DISTRIBUCION

1. La distribucin de los terminales para exhibicin la desarrollar nicamente la Gerencia de Logstica con autorizacin
de la Gerencia de Terminales, rea nica para dar la aprobacin de la distribucin.
2. La Gerencia de Logstica tendr una base de la trazabilidad de los despachos y recogidas de los equipos de
exhibicin que se generan hacia los PDV de los canales.
3. El acceso a la base de trazabilidad ser nicamente utilizada por la Jefatura Desarrollo Comercial y la Gerencia de
Logstica.
4. El canal debe dejar claras las particularidades comerciales que existan en los puntos de venta al momento de pedir
los equipos de exhibicin a la Gerencia de Terminales, para que esta lo tenga en cuenta en la asignacin de las
referencias.
5. Los equipos para exhibicin despachados por logstica a los PDV deben llegar al destino marcados con un sticker
que diga EQUIPO DE EXHIBICIN.
De igual manera, estos equipos deben llegar con la gua del Operador Logstico, en la cual se especifica que son de
exhibicin y quien la reciba, deber constatar en la ficha de exhibicin dicho equipo.
6. La persona (asesor del agente o coordinador del centro de experiencia) que reciba los equipos de exhibicin en los
puntos de venta debe registrar en la gua de entrega la siguiente informacin:
Nombre completo legible (no firma).
Nmero de cedula.
Fecha de recibido.
SOLICITUD Y RECEPCION DE EQUIPOS (CANALES)
7. La Direccin Comercial o el canal ser responsable de hacer la solicitud de exhibicin al profesional de Trade
Marketing de la Jefatura Desarrollo Comercial, este a su vez har la solicitud a la Gerencia de Terminales. Aplica
para los Canales Retail y Agentes.
El Canal ser responsable (despus de haber validado la exhibicin con la Gerencia de Terminales), de hacer la
solicitud de dicha exhibicin ante la Jefatura de Desarrollo Comercial para los canales C.E y Centros Comerciales.
8. Los terminales solicitados para exhibicin deben cumplir los lineamientos de acuerdo con el Manual de Exhibicin y
Distribucin, los cuales determinan el modo de ubicacin de los equipos en el mobiliario del punto de venta de
acuerdo a su gama, precios, referencias, rotacin, al tamao y tipo de vitrinas o muebles de exhibicin, el material
POP a usar en la exhibicin como (Infocard Portaprecios PortaCelular).
9. Los formatos de solicitud de equipos para exhibicin debern ser diligenciados con nombre, firma y cedula clara por:
CE: Director 2 Ventas, agentes y CE.
CI: Gerente del Canal.
Gerencia de Terminales.
Jefatura de Desarrollo Comercial.
Director 2 Marca.
10. La informacin que se diligencie en los formatos ser responsabilidad del canal y de la Jefatura de Desarrollo
Comercial.
11. El tiempo de atencin de la Jefatura de Desarrollo Comercial para tener el suministro de la exhibicin en el punto
despus de hacer la solicitud es de 15 das hbiles.
12. Una vez los equipos sean destapados en el punto de venta, ser responsabilidad del Agente Comercial o del
coordinador del Centro de Experiencia su debida exhibicin en los mdulos definidos, as como la conservacin y el
buen estado de las cajas y accesorios de dichos equipos. Por tratarse de equipos de exhibicin, el agente o el
coordinador, ser responsable por prdida o dao funcional y as se estipular en el comodato suscrito. El dao
cosmtico se considera consecuencia del uso definido.
13. El agente comercial o el coordinador del Centro de Experiencia tendrn 24 horas hbiles despus de recibidos los
equipos de exhibicin, para reportar al canal algn dao o imperfecto que tengan dichos equipos; si pasado este
tiempo no se recibe ninguna informacin de anomala, se dar por entendido que los equipos llegaron en perfectas
condiciones para su exhibicin y ser su responsabilidad el buen uso y manejo de los mismos a partir de ese
momento.
14. La Gerencia de Logstica debe garantizar que los equipos y las series (IMEI) reportadas como equipos de exhibicin
en el acta de comodato y en la gua de entrega del operador logstico, sean los mismos que se entreguen en los
puntos de venta.
15. Toda la informacin que sea requerida por los canales o por otras reas acerca de la entrega y recambios de
equipos de exhibicin deber ser solicitada a la Jefatura Desarrollo Comercial a travs del correo electrnico.
16. El tiempo de respuesta para cada rea despus de haberse gestionado la solicitud de Exhibicin es:
Gerencia de Terminales: 2 das hbiles.
Gerencia Logstica: 1 da hbil para reportar las series de los equipos de exhibicin a la Jefatura Desarrollo
Comercial.
3 das hbiles para despachar y entregar los equipos de Exhibicin e PdV.
ADMINISTRACION, EXHIBICION Y CUSTODIA
17. Para el caso de los Canales: Agentes, Retail y Centros Comerciales se informar al agente comercial travs del acta
de comodato las referencias para la exhibicin en cada punto de venta.
El rea de logstica despachar a cada punto de venta, los terminales de exhibicin relacionados en el acta de
comodato. Estos equipos estarn marcados como exhibicin.
La Gerencia de Soporte de Administracin de Canales junto con el canal asegurar la firma del comodato respectivo,
por cada PdV, con el detalle de los IMEI de los equipos que se entregarn para exhibicin. Todas las actas de
comodato estarn en custodia de la misma rea. A su vez, las reas involucradas tendrn copia soporte de los
mismos.
Las Actas de Comodato realizadas por la Jefatura Desarrollo Comercial, deben estar diligenciadas en su totalidad,
firmadas por el Representante Legal del Agente Comercial, autenticadas por notaria y contar con el ticket de
radicado en Colombia Telecomunicaciones S.A. ESP. con su respectivo consecutivo (suministrado con anterioridad
por el Profesional de Administracin de Canales). (Ver formato de acta de comodato).
Los equipos de exhibicin entregados a los Agentes Comerciales no tienen transferencia de propiedad y deben ser
devueltos a Colombia Telecomunicaciones en el momento que le sean solicitados.
18. El agente comercial tendr un plazo mximo de tres (3) das hbiles para legalizacin y radicacin del acta de
comodato ante Colombia Telecomunicaciones (Gerencia Soporte de Administracin de Canales), ese plazo ser
comunicado al agente comercial por administracin de canales una vez le sea enviada el acta de comodato. El
incumplimiento de este requisito es causa de retraso y no entrega de los equipos de exhibicin.
Si pasados los seis (6) das hbiles despus del envo del acta de comodato al agente comercial para su
formalizacin, la Gerencia de Logstica no ha recibido dicho documento legalizado para realizar el despacho, se
proceder a liberar las series reservadas, esto ocasiona el reproceso de la solicitud de los equipos de exhibicin por
parte de la Direccin Comercial y la anulacin del acta de comodato anteriormente generada.
19. Las referencias de los equipos de exhibicin para los puntos de Venta del canal Agentes, debern corresponder a las
mismas referencias que tenga cada punto de venta en su inventario corriente.
20. El profesional comercial del canal deber garantizar que todo punto de venta que tenga una referencia de equipos de
exhibicin real no solicite ni tenga dummies de la misma referencia para exhibicin simultneamente.
21. En el mueble de exhibicin, todos los equipos deben estar asegurados con el soporte de seguridad y no debe haber
equipos sin soporte o soporte sin equipo real.
22. En los canales Agentes, Retail y Centros Comerciales ser el profesional comercial a cargo del PDV, quien deber
garantizar la totalidad de la exhibicin de los equipos entregados y registrar la inconformidad o inconsistencia que se
presente en el reporte regional que realiza el rea de Desarrollo Comercial.
23. El coordinador del centro de experiencia deber garantizar tanto en la apertura como en el cierre del punto que los
sistemas de seguridad estn en perfecto funcionamiento, que el inventario de los equipos de exhibicin est
completo y debidamente asegurado.
24. No se debe hacer traslado de equipos de exhibicin entre centros de experiencia ni entre los puntos de Agentes
Comerciales, Retail o Centros Comerciales.
CAMBIO DE EQUIPOS
25. El cambio de terminales se realizar en los puntos de venta y bajo las siguientes condiciones:
Nueva oferta de terminales en el mercado.
Obsolescencia o desactualizacin de los terminales en los puntos de venta.
Mejoramiento del perfil del PDV (remodelacin de un local en CC a tienda Digital o remodelacin de un centro de
experiencia para exhibicin de reales).
Dao en el terminal que no permita su funcionamiento normal tanto en hardware como en software, previa validacin
del canal responsable del punto y la accin de porqu del dao.
Prdida o robo: Para el caso de centros experiencia la responsabilidad ser del coordinador del punto y/o de la
empresa de seguridad dependiendo del resultado de la investigacin. Para el caso de los canales indirectos la
responsabilidad total es del agente comercial.
26. Cada vez que surja la necesidad de hacer un cambio de equipos de exhibicin en un punto de venta, de acuerdo con
las causas descritas, se tendr que elaborar una nueva acta de comodato en la cual se dejar el registro de los
equipos que continan en exhibicin y los nuevos por ingresar. Esta nueva acta de comodato sustituye la anterior y
quedar como soporte de recogida de los equipos, el acta del Operador Logstico.
Cuando el cambio se solicite por causa de dao en el funcionamiento de un equipo, el Profesional del Canal deber
reportarlo con mximo tres das hbiles, para evitar la penalizacin al Agente Comercial y para realizar el cambio del
equipo tanto en el Canal como en el CE.
27. Los primeros cinco (5) das hbiles de cada mes, el canal deber revisar y definir, (dependiendo de la informacin
recibida de la Gerencia de terminales, de la auditoria, de los profesionales o coordinadores), si se debe o no hacer
cambio de equipos en exhibicin a los puntos de venta y realizar la solicitud a la Jefatura Desarrollo Comercial de
acuerdo al procedimiento definido.
28. La informacin de los equipos para cambio, perdidos, daados, para penalizacin y recoleccin, debe ser entregada
por el profesional comercial a la Jefatura Desarrollo Comercial por medio de correo electrnico o a travs de la
aplicacin Empresa en Lnea. No se recibir informacin de ninguna otra fuente.
29. En caso de presentarse dao en el equipo, la Gerencia de Terminales proceder a validar si se lleva a cabo la
revisin del equipo por Servicio Tcnico.
RECOLECCION DE EQUIPOS. USO DE EQUIPOS RECOGIDOS.
30. La nica rea autorizada a realizar recoleccin de equipos de exhibicin obsoletos, desactualizados o averiados es
la Gerencia Logstica por medio del operador logstico autorizado para todos los canales; El retiro de equipos de
exhibicin en puntos de venta por personal diferente a Logstica, ser entendido como una actividad fraudulenta.
31. La recoleccin de los equipos de exhibicin se har en los siguientes casos:
Cuando aplique las condiciones de cambio de las referencias de exhibicin (ya descritas).
Cuando la operacin del PDV es tomada por otro agente.
Cuando se le da terminacin al contrato del agente comercial.
Para el caso de Retail, cuando la cadena decide reducir el espacio que Colombia Telecomunicaciones tiene para
exhibicin en el PDV.
32. Cuando haya recoleccin de equipos de exhibicin, estos debern ser entregados al operador logstico en las cajas
originales y se har un comunicado informando su recoleccin.
Se debe entregar como mnimo el equipo con su cargador y batera.
33. La Gerencia de Logstica deber hacer una seleccin, para saber el estado de los equipos y deber realizar el envo
de los equipos con dao cosmtico a Servicio Tcnico.
Estos equipos, deben ser entregados con la Gua de Entrega del Operador Logstico, en el cual se especifican la
referencia y las series de los equipos entregados con sus elementos y debern ser devueltos por la Jefatura de
Servicio Tcnico con los mismos elementos a la Gerencia de Logstica.
El costo del Servicio Tcnico deber ser asumido por la Gerencia de Terminales.
34. La Gerencia de Terminales define el uso final de los equipos de exhibicin, tanto antes como despus del
diagnstico que de Servicio Tcnico.
REPORTES Y GESTION POR DAO, PERDIDA.
35. Para los canales indirectos, el robo, la prdida o dao funcional de los equipos de exhibicin son conceptos
facturables a aplicar al agente comercial a travs de una factura SD, emitida por Colombia Telecomunicaciones, por
el valor registrado en el acta de comodato, de los equipos que hayan presentado la novedad. Dicha facturacin la
realiza la Gerencia de Logstica.
Para los centros de experiencia, el cobro de la prdida o dao funcional de los equipos de exhibicin, estar sujeta a
investigacin y segn el caso se proceder a ejecutar los procesos disciplinarios que la Direccin Gestin de
Recursos Humanosapoyada por la Gerencia de Seguridad corporativa tenga establecidos para estas situaciones.
36. La investigacin previa y levantamiento del informe correspondiente para los casos que se presenten en los centros
de experiencia por el robo, la prdida o dao funcional de los equipos de exhibicin, es responsabilidad de la
Jefatura de seguridad corporativa. Esta tendr cinco (5) das hbiles para pasar el resultado a quien lo requiera.
37. El coordinador del CE o el profesional comercial segn aplique para cada canal, debe diligenciar la Ficha establecida
en donde indique la exhibicin de Equipos Reales y Dummies que tenga el PdV. La ficha deber contener fotos
claras en donde se evidencie la referencia de los equipos que han sido exhibidos en el mobiliario, asegurados en el
dispositivo de Seguridad. (Ver ficha).
38. Una vez realizada la investigacin por la Jefatura de Seguridad Corporativa y se valide el grado de responsabilidad
del personal de vigilancia del centro de experiencia, la empresa de seguridad contratada se har responsable de
acuerdo al proceso que se tenga establecido en el rea de seguridad corporativa.
39. La Jefatura Desarrollo Comercial realizar una vez cada tres (3) meses el Reporte Regional, por el cual se
preguntar al Profesional Comercial del Canal y a los Jefes de Zona (en el caso de C.E) sobre la visibilidad de la
exhibicin. Tambin se dispone de un espacio abierto en el micro-sitio
http://intranettelecom/micrositios/DesarrolloComercial/default.aspx para los canales y regionales, en el cual debern
registrar la informacin que el profesional comercial evidencie en el punto de venta del estado de la exhibicin.
40. En el caso que exista robo de los equipos de Exhibicin en un Centro de Experiencia, el presupuesto para el
reemplazo de los mismos, deber ser descargado del CECO del Canal.
41. En los casos en donde despus de realizar todos los procesos de control (reporte regional, procesos de recursos
humanos, investigaciones de seguridad y actas de comodato,) no se encuentre un responsable de los terminales de
exhibicin la gerencia de terminales deber asumir la prdida de este costo.