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Manual Excel Basico PDF
Manual Excel Basico PDF
com
Fecha de creacin
NIVEL BSICO Pgina 1 de 46 17/02/2010
13:50:00
Manual de contenidos:
Microsoft Excel 2007
Nivel Bsico
Revisin : 01
Revis : Adecco
NDICE
INTRODUCCIN................................................................................................................................. 3
1. HOJAS DE CLCULO ............................................................................................................... 4
1.1. PRIMERA VISTA A UN DOCUMENTO EXCEL ........................................................... 4
1.2. MANTENCIN DE UNA HOJA DE CLCULO ............................................................. 4
1.3. NAVEGACIN POR LA HOJA DE CLCULO ........................................................... 11
1.4. INTRODUCCIN DE INFORMACIN ........................................................................ 12
1.5. ACTIVACIN DE HIPERVNCULOS .......................................................................... 13
1.6. SELECCIN DE CELDAS Y RANGOS ...................................................................... 16
1.7. SERIES ....................................................................................................................... 18
1.8. ORDENES DEL SUBMEN ........................................................................................ 19
1.9. SALIDA DE EXCEL ..................................................................................................... 20
2. FORMATOS DE HOJA DE CLCULO .................................................................................... 22
2.1. FORMATO DE CELDAS ............................................................................................. 22
2.2. CAMBIO DE ALINEACIN ......................................................................................... 22
2.3. CAMBIO DE FORMATO DE LOS NMEROS ........................................................... 24
2.4. CAMBIO DE LAS FUENTES ....................................................................................... 24
2.5. BORDES Y SOMBREADO ......................................................................................... 25
2.6. ANCHO Y ALTO DE LAS CELDAS ............................................................................ 27
2.7. CREACIN DE ESTILOS PROPIOS .......................................................................... 27
3. ORGANIZACIN DE LA INFORMACIN................................................................................ 29
3.1. ADMINISTRACIN DE LAS HOJAS DE CLCULO .................................................. 29
3.2. VNCULO ENTRE LIBROS DE TRABAJO ................................................................. 29
3.3. PROTECCIN DE HOJAS DE CLCULO Y LIBROS DE TRABAJO ........................ 30
4. FORMULAS Y FUNCIONES .................................................................................................... 32
4.1. CREACIN Y COPIADO DE UNA FORMULA ........................................................... 32
4.2. UTILIZACIN DE OPERADORES MATEMTICOS .................................................. 33
4.3. FUNCIONES PREDEFINIDAS .................................................................................... 34
5. GRFICOS ................................................................................................................................ 36
5.1. PLANIFICACIN DE UN GRFICO ........................................................................... 36
5.2. CREACIN DE UN GRFICO .................................................................................... 37
5.3. ELEMENTOS DE UN GRFICO ................................................................................. 38
5.4. FORMATO DEL GRFICO ......................................................................................... 38
5.5. CAMBIO DE TTULOS, RTULOS Y LEYENDA ...................................................... 39
6. LISTAS Y AUTOFILTROS ........................................................................................................ 40
6.1. USO DE UNA LISTA DE CELDAS COMO BASE DE DATOS ................................... 40
6.2. USO DE FORMULARIOS PARA INGRESO DE DATOS ........................................... 40
6.3. USO DE FILTROS AUTOMTICOS PARA ENCONTRAR REGISTROS .................. 41
6.4. CREACIN DE UN FILTRO AUTOMTICO PERSONALIZADO .............................. 42
7. MACROS....................................................................................................................................... 44
7.1. QUE ES UNA MACRO ................................................................................................ 44
7.2. COMO HABILITAR UNA MACRO ............................................................................... 44
7.3. GRABACIN DE MACROS ........................................................................................ 45
7.4. EJECUCIN DE UNA MACRO ................................................................................... 46
INTRODUCCIN
El presente documento desarrolla el contenido integro del curso bsico de Excel 2007 dictado
en la empresa Adecco en el segundo semestre del ao 2010 por el profesor Guillermo Daz
Sanhueza.
Las presentaciones del curso han sido desarrolladas en Microsoft PowerPoint y publicadas, al
igual que el contenido adicional del curso, en el sitio web personal del profesor:
www.guillermodiaz.com, con el fin de establecer un medio interactivo de comunicacin con los
estudiantes.
1. HOJAS DE CLCULO
1.1. PRIMERA VISTA A UN DOCUMENTO EXCEL
Un documento en formato Excel es un libro de clculo, el cual a su vez est compuesto por una
o ms hojas de clculo (por defecto tres), sobre las cuales se puede ingresar y manipular
informacin, ya sea de forma directa (ingreso desde teclado), o mediante funciones, formulas
y/o vnculos a otras hojas.
Al abrir por primera vez un libro de clculo, se visualizar un esquema de la siguiente forma:
Lo anterior corresponde a:
La nueva hoja creada aparecer con un nombre equivalente a Hoja y el nmero correlativo
correspondiente a la ltima existente. Por ejemplo, si tenemos tres hojas en el libro,
aparecer como Hoja 4.
Para crear o insertar una hoja de clculo, se puede seguir uno de los siguientes cuatro
mtodos:
Mediante el men Insertar > Insertar hoja (para Excel 2003 y anteriores).
Haciendo click con el botn derecho sobre el nombre de la hoja actual y seleccionando
Insertar y luego Hoja de clculo en la ventana emergente:
El copiado o movimiento de una hoja puede realizarse mediante uno de los dos siguientes
mtodos:
Haciendo click con el botn derecho sobre la hoja que se desee copiar o mover y
seleccionando la opcin Mover o copiar. Luego se selecciona al lugar donde se desea
mover y si se desea hacer una copia:
A travs del men Edicin > Mover o copiar hoja (para Excel 2003 y anteriores):
Posterior a eso, la hoja se mover al lugar elegido. De haber seleccionado Crear una
copia, se colocar un duplicado en el lugar seleccionado, con un nombre indicativo:
Para cambiar el nombre a una hoja, se debe hacer click con el botn derecho del mouse
sobre la que se desee modificar y seleccionar la opcin Cambiar nombre, para luego
ingresar con la ayuda del teclado el nuevo nombre. Para guardar los cambios, se debe
presionar Enter en el teclado o bien hacer click en algn lugar de la hoja de clculo:
Para eliminar una hoja de clculo se debe hacer click con el botn derecho sobre la hoja
que se desea quitar y seleccionar la opcin Eliminar.
Para guardar un documento Excel, se debe seguir alguno de los siguientes tres mtodos:
En el caso de que sea la primera vez que se guarde el documento, se pedir un nombre
para asignar.
Para guardar el documento con un nombre o sobre una versin distinta de la que se est
trabajando, se deben seguir los mismos pasos anteriores, seleccionando Guardar como en
vez de Guardar.
El formato a seleccionar depender tanto del tipo de documento con el que estamos
trabajando, como las versiones de Excel que debern visualizarlo en algn momento.
Una hoja de clculo est compuesta de una matriz, es decir, contiene filas (definidas por
nmeros, del 1 en adelante) y columnas (definidas por letras, de la A en adelante). Cada
combinacin de una fila y una columna forman una celda, definida con un nombre
correspondiente a su ubicacin. Por ejemplo, la primera celda, ubicada en la primera fila
(nmero 1) y primera columna (letra A), recibe el nombre de celda A1.
La navegacin a travs de una hoja de clculo implica el movimiento entre las distintas celdas
que la componen, la cual se puede realizar de las siguientes formas:
Para ingresar datos en una celda, se debe seleccionar e ingresar la informacin con la ayuda
del teclado:
Los datos que se van ingresando en una celda, aparecern paralelamente en la barra de
formulas.
Para guardar los cambios realizados sobre aquella celda, se debe mover hacia otra dentro de
la hoja, ya sea mediante las teclas direccionales, Enter, Tab o seleccionando otra con el botn
izquierdo del mouse.
Para editar el contenido de una celda, basta con posicionarse sobre ella y reemplazar su
contenido directamente de la misma forma que se ingres, o bien editar parcial o totalmente a
travs de la barra de formulas.
Comentarios: Pueden ser aadidos como pequeas anotaciones a cada celda, solo
visibles al posicionarse sobre la celda comentada. Para ingresar, se debe hacer click
con el botn derecho del mouse sobre la celda y seleccionar la opcin Insertar
comentario.
Se utilizan para crear un acceso directo a una referencia que se cree dentro de la informacin,
con el fin de que el usuario que vaya a utilizar el documento Excel tenga acceso a cualquier
tipo de dato mencionado.
Para activar un hipervnculo en una celda cualquiera, se debe seguir el siguiente mtodo:
Para el caso de este ejemplo, considerando que se activa un hipervnculo a una celda para
dirigirla a un sitio en Internet, se rellena el campo Direccin de la opcin Archivo o pgina
Web existente con la informacin correcta.
La seleccin de celdas comprende el marcado de una en particular dentro del documento para
su visualizacin en la barra de formulas y/o posterior manipulacin.
Para elegir una celda en particular, se puede seleccionar directamente posicionndose sobre
ella con ayuda del mouse, o bien navegando hasta la posicin con la ayuda de las teclas
direccionales, Enter o Tab, tal como fue visto en la seccin NAVEGACIN POR LA HOJA DE
CLCULO.
Celda seleccionada
Los rangos, por su parte, estn compuestos de un grupo de celdas y trabajan bajo la notacin
CI:CF, donde CI indica la celda inicial y CF la celda final que incluye tal rango.
Existen tres tipos de rangos de celdas con los que se puede trabajar:
Rango A1:E1
Rango A1:A6
Rango A1:D9
Adicionalmente, al seleccionar el rtulo de una columna (la letra que la define) es posible crear
un rango vertical que incluye esa columna y todas las filas de la hoja de clculo. Lo mismo
sucede al seleccionar el rtulo de una fila, pero en este caso incluyendo la fila y todas las
columnas de la hoja.
El rango mximo de celdas puede ser obtenido al seleccionar todas las filas y columnas de la
hoja, mediante la seleccin del rtulo ubicado entre la primera fila y primera columna:
1.7. SERIES
Las series en Excel corresponden a listas de datos ordenados, creadas a partir de un factor o
patrn comn, rellenando el resto de los componentes de forma automtica. (Ej. Si se inicia
una serie a partir de celdas con los valores 1 y 2, se crear una enumeracin automtica del
largo que se indique).
Para crear una serie en Excel, se debe seguir alguno de los siguientes tres mtodos:
Escribir los 2 primeros valores para la serie, uno en cada celda, luego seleccionar
ambas celdas y posteriormente posicionar el puntero del mouse en la esquina inferior
derecha de la segunda celda (el puntero cambiar de una cruz blanca a una cruz
negra). A continuacin, con el botn izquierdo del mouse presionado, arrastrar a travs
de las celdas hasta completar la serie deseada.
Excel agrupa mediante una barra de men (en Excel 2003 y anteriores) y una serie de
pestaas (en Excel 2007), acciones para manipular o visualizar los libros de clculo con los que
se trabaja. A su vez, cada accin de la barra de men o pestaas, contiene una serie de
acciones relacionadas a ella, las cuales pueden ser accedidas a travs de submens y botones
de acceso rpido.
Para salir de Excel y dejar de trabajar con los documentos, se debe seguir uno de los dos
siguientes mtodos:
En caso de que se haya realizado algn cambio posterior a la ltima vez que se guard el
documento, Excel preguntar si se desea guardar nuevamente antes de salir.
El formato de celdas corresponde a la forma en que una celda particular se visualizar por
parte del usuario que tenga acceso al libro de clculo. Los formatos pueden ser modificados
con el fin de ajustar, destacar, diferenciar o resaltar cierta informacin.
Entre los ajustes que se pueden realizar al formato de una celda, se encuentran:
Adicionalmente se pueden definir estilos como tablas, formatos condicionales e incluso crear
estilos personalizados.
Para acceder a los ajustes de formato se debe seguir uno de los siguientes tres mtodos:
Existen dos tipos principales de alineacin: horizontal y vertical. A su vez, cada uno de ellos
presenta una serie de opciones. Para el caso de la alineacin horizontal, las ms utilizadas
son:
Adicionalmente, las herramientas de alineacin de Excel permiten cumplir tres tareas tiles
como son el ajuste de texto, combinacin de celdas y orientacin del texto.
Finalmente, la orientacin del texto permite redefinir la posicin inicial y final de la informacin
de una celda, desde su definicin por defecto (izquierda a derecha), hacia la deseada. Entre las
opciones se puede elegir:
ngulo ascendente.
ngulo descendente.
Texto vertical.
Girar texto hacia arriba.
Girar texto hacia abajo.
La opcin Nmero de la pestaa Inicio, permite el ajuste del formato con el que se
visualizarn valores numricos ingresados a las celdas:
Para cambiar el formato de valores numricos, se debe seleccionar la celda que contiene la
informacin y partir por seleccionar el tipo de dato que es (segn lo indicado en la imagen
anterior). Luego de eso es posible realizar ajustes especficos de acuerdo a su tipo como
nmero de decimales y tipo de moneda, entre otros.
Una fuente representa el tipo de letra con el que se escriben datos en una celda. Con el fin de
diferenciar de otras, es posible ajustar tanto el tipo de celda, como su tamao, color y/o nfasis
(negrita, cursiva, subrayado). Esto es posible hacerlo directamente a travs de la seccin
Fuente de la pestaa Inicio (Excel 2007) o bien men Formato > Formato de celdas o
botones de acceso rpido (Excel 2003 y anteriores):
nfasis de la fuente
Color de la fuente
Al igual que es posible realizar ajustes de formato en el contenido de las celdas, tambin se
puede hacer sobre estas, principalmente en dos reas: bordes y relleno o sombreado.
El ajuste de bordes de una celda implica el marcado de ella con un contorno especial que le
permite diferenciarse de las otras. El ajuste de bordes puede realizarse tanto sobre una celda
como un grupo de ellas.
Existen varios tipos de ajustes de bordes para las celdas, entre ellos:
Adicionalmente es posible definir el grosor, el color y el estilo (punteado, liso, etc.) del borde.
Para ajustar bordes a una o un grupo de celdas, se deben seleccionar y luego ir a la opcin
Borde para hacer los cambios deseados:
Por su parte, mediante los ajustes de sombreado o relleno de una celda, es posible aplicar un
color al fondo de la misma o a un grupo de ellas (distinto al blanco que viene por defecto).
Para aplicar, solo se debe seleccionar la o las celdas y posteriormente ir a la opcin Color de
relleno en la seccin Fuente de la pestaa Inicio o mediante alguno de los otros mtodos
indicados en el inicio de este captulo.
Es posible hacer un ajuste del tamao de las celdas de una hoja, tanto en su ancho como en
su altura. Los cambios deben realizarse a travs de la opcin Formato en la seccin Celdas
de la pestaa Inicio (para Excel 2007) o a travs del men Formato (para Excel 2003 y
anteriores).
Adicionalmente es posible hacerlo mediante click derecho del mouse sobre un rtulo de
columna o fila y seleccionando Alto de columna o Alto de fila respectivamente, o bien
posicionando el mouse en el borde derecho de un rtulo (para columnas) o en el rtulo inferior
(para filas) y arrastrar presionando el botn izquierdo del mouse.
Finalmente, Excel permite la creacin de estilos propios, en donde se pueden generar todos los
ajustes descritos con anterioridad en un formato personalizado para utilizar.
Es posible definir un estilo propio mediante el men Formato > Estilos (para Excel 2003 y
anteriores) o mediante la opcin Nuevo estilo de celda en la seccin Estilos de la pestaa
Inicio (para Excel 2007)
3. ORGANIZACIN DE LA INFORMACIN
3.1. ADMINISTRACIN DE LAS HOJAS DE CLCULO
Es fundamental para obtener mayor provecho a los libros de Excel, as como tambin, para
ordenar de mejor forma nuestras planillas utilizar distintas hojas para registrar nuestros datos.
En el primer captulo de este manual se explica la estructura de los libros de Excel, y como
insertar nuevas hojas.
Para entender con claridad cmo podemos relacionar distintas hojas de trabajo a continuacin
desarrollaremos un ejemplo:
Considerando que en las hojas denominadas como Semestre registraremos informacin de las
notas de Lenguaje y Matemtica de un alumno, con el objetivo de obtener su promedio anual
en la ltima hoja del libro.
Generamos un libro con 3 hojas e ingresamos los datos cmo se presentan en la imagen.
Sin embargo, en esta oportunidad, en vez de ingresar los valores de las notas manualmente,
buscaremos la informacin en la hoja Semestre 1 para la Nota 1 y en la hoja Semestre 2 para
la Nota 2.
Una herramienta muy til de Excel es proteger la informacin de las planillas de clculo,
pudiendo restringir las acciones y privilegios de un usuario, permitiendo por ejemplo:
Usted debe escoger las celdas que desea proteger, seleccionar formato de celda, y en la ltima
vieta (Proteger) podr elegir una de las siguientes opciones:
Paso 2: Para que las opciones seleccionadas en el paso 1 queden activas usted debe proteger
la hoja (o el libro).
Esta operacin se realiza desde la ficha Revisar, grupo Cambios, botn Proteger hoja (men
que se presenta en la imagen a continuacin).
Al escoger la opcin de proteger hoja usted podr elegir que privilegios tendr el usuario
revisor, posteriormente deber ingresar una contrasea (2 veces), para quitar o cambiar la
proteccin en el futuro en el caso de ser necesario.
4. FORMULAS Y FUNCIONES
4.1. CREACIN Y COPIADO DE UNA FORMULA
A continuacin realizaremos un ejemplo, sumando los valores que se encuentran en las celdas
B3, B4 Y B5.
Para sumar los valores mencionados debemos ingresar la siguiente frmula en la celda B9
(celda en la cual queremos mostrar el resultado):
=B4+B5+B6
En la siguiente imagen podemos ver el desarrollo del ejercicio:
Suma de 3 valores
Es fundamental entender del ejercicio que todas las frmulas deben comenzar con el signo
igual (=).
Luego de crear una frmula podemos copiarla, no obstante, debemos recordar que los valores
escogidos cambiarn si no fijamos las celdas, en el ejemplo se ha copiado la celda B9, y se ha
pegado en la celda E9, el resultado que obtenemos es 0, debido a que al no fijar las celdas, se
sumarn las celdas E4+E5+E6, las cuales son estn vacas.
A continuacin se presenta un nuevo ejemplo para sumar, sin embargo, en esta oportunidad
utilizaremos la funcin de suma integrada en Excel.
+ SUMA
- RESTA
* MULTIPLICA
/ DIVIDE
^ EXPONENCIACIN
Funcin SI:
Descripcin: La funcin SI, nos permitir mediante una prueba lgica, realizar una
comparacin, si el resultado de esta comparacin es verdadero, nos entregar un resultado, y
si el resultado es falso, nos entregar otro resultado.
Descripcin de la sintaxis:
Ejemplos: A continuacin se presentan mltiples ejemplos de la funcin SI, cabe destacar que
los colores servirn para guiar al lector
Ejemplo 3: Cmo se puede apreciar en el siguiente frmula hemos incorporado una frmula en
la prueba lgica, evaluando si la primera letra del nombre es a.
Ejemplo 4: Tal cmo en el ejemplo anterior incorporamos una frmula en la prueba lgica, en
el siguiente ejemplo, incorporaremos una frmula en el caso que la prueba lgica sea
verdadera.
De este modo, y segn los valores ingresados en las celdas A1 y A2, si la prueba lgica es
verdadera realizar la multiplicacin de B2*10, en el caso que A2 sea mayor que A1, mostrar
la palabra falso.
Ejemplo 6: Cmo la funcin SI, es una frmula general, podramos inclusive reemplazar los
valores verdaderos o falsos por una nueva funcin SI (considerando siempre que todas las
funciones deben mantener su sintaxis.
Como puede apreciar en el siguiente ejemplo el parntesis de color negro se abre despus del
SI inicial, y se cierra al final de la frmula, respecto al sintaxis.
Ejemplo 7: A partir del ejemplo 6, podemos desprender entonces que podemos anidar
frmulas en reiteradas ocasiones, como se muestra a continuacin:
Funcin Y:
Funcin O:
5. GRFICOS
Una de las actualizaciones ms sustanciales de Microsoft Excel 2007, respecto a su versin
2003, es la amplia gama de grficos y estilos que presenta, lo que nos permite desarrollar
informes completos en contenido y visualmente atractivos.
Si bien los grficos nos ayudan a presentar la informacin con mayor claridad, es fundamental
planificar que tipo de grfico utilizaremos, y evaluar si efectivamente genera un valor agregado
a nuestro informe.
Excel incorpora 11 categoras de grficos, destacando cmo las ms utilizadas, los grficos de
columnas, barras y circulares (tortas). Ubicados en el men superior insertar.
Para crear un grfico el primer paso es ingresar la informacin que se desea graficar en
columnas o celdas paralelas, cmo podemos apreciar en la siguiente imagen:
Alumnos Notas
Felipe 70
Carlos 50
Cristian 40
Luego de crear su grfico, usted podr acceder a una nueva opcin del men superior,
denominada Herramientas de Grficos, compuesta por 3 sub-secciones: diseo, presentacin
y formato.
Si bien existen colores predeterminados, usted podr escoger entre una gran variedad de
opciones, o en su defecto, personalizar su diseo desde la opcin: Estilos de diseo.
Desde la opcin presentacin, usted podr ingresar in nuevo ttulo al grfico, cambiar los
rtulos de los ejes, leyendas, etc.
6. LISTAS Y AUTOFILTROS
Uno de los problemas ms recurrentes en los informes de Excel, es que los usuarios no
ingresan la informacin de forma correcta, las listas han sido creadas para que los usuarios
solo puedan ingresar la informacin permitida por el creador del libro, o en su defecto, slo
tengan la posibilidad de escoger opciones desde un men desplegable.
Para crear una lista debemos seleccionar un rango de datos e insertar un nombre en el cuadro
de nombres, ubicado en la parte superior-izquierda de nuestra hoja (en la imagen se ingres el
nombre Alumnos, luego de seleccionar el rango de nombres).
Luego de crear las listas podemos crear formularios o celdas con opciones desplegables. Para
esto debemos posicionarnos en una celda y acceder la opcin validacin de datos, ubicada
en el men Datos.
De esta forma la celda selecciona presentar una lista desplegable de opciones para que el
usuario pueda escoger slo valores de la lista permitida.
Criterios: Condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el
conjunto de resultados de una consulta o un filtro
Tipos de filtros
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir
el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizar, ni ordenar la informacin.
Para poder filtrar la informacin debemos tener una tabla de datos, con los ttulos definidos,
luego seleccionamos la opcin Filtro, ubicada en el men Datos.
Automticamente, aparecer un tringulo invertido al lado de cada ttulo, utilizando este botn
podremos ordenar y filtrar la informacin que deseemos relacionada a cada columna en
particular.
Podemos utilizar los filtros predefinidos o crear nuestros propios filtros, para ello debemos
seleccionar la opcin de filtro personalizado, dentro del men de cada filtro creado, cmo se
presenta en la imagen a continuacin:
El filtro personalizado nos presentar una serie de opciones que podemos combinar mediante
Y/O.
7. MACROS
7.1. QUE ES UNA MACRO
Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de
control y una letra. Por ejemplo, todos los das empleo frecuentemente en mis celdas los
mismos pasos: Tamao de Fuente (Tamao de la letra), Negrita, Fuente (Tipo de letra) y Color
de Fuente (Color de Letra), para no estar repitiendo estos pasos los puedo almacenar en una
macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que yo
lo desee.
Las macros son herramientas muy tiles, cuando son bien empleadas. Sin embargo, una
macro mal configurada, o mal dimensionada, solo podra hacernos perder tiempo.
El men de macros no viene habilitado por defecto en Excel 2007, por lo tanto, deben acceder
al botn de Excel, opciones, y habilitar la opcin que dice: Mostrar ficha Programador en la
cinta de opciones.
Cmo podemos apreciar en la siguiente imagen, se aadir una nueva opcin a nuestro men:
Programador, desde aqu grabaremos y administraremos nuestras macros.
La descripcin queda a libertad del usuario, es un texto optativo, que servir de utilidad si usted
ha creado muchas macro con funcionalidades smiles.
Al aceptar, Excel comenzar a grabar todas las acciones que realicemos, hasta que
seleccionemos detener grabacin.
De esta forma nuestra macro quedar guardada y disponible para ser ejecutada cuando lo
necesitemos.
Para ejecutar una macro, debemos acceder a la opcin Macros, desde el men Programador.
De esta forma se abrir una ventana de opciones, donde podremos modificar las macros que
hemos creado, o en su defecto, ejecutarla directamente.