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Revisar Viabilidad Económica PDF
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Contenido
1.Introduccin
2.ElEstudiodeViabilidad
3.Anlisisdecoste/beneficio
4.Bibliografa
5.Actividadespropuestas
6.Ejercicios
Estetematratalosestudiosdeviabilidad,unodelosconocimientosnotcnicosms
importantes que debera tener cualquier analista de sistemas. Los analistas son los
encargados de vender los cambios en los sistemas, y deben evaluar con
minuciosidadtodaslassolucionesalternativasantesderecomendardichoscambios.
Aqu se discute cmo analizar y documentar dichas alternativas sobre la base de
cuatrocriteriosdeviabilidad:operativa,tcnica,defechasyeconmica(estaltima
recibeaveceselnombredeanlisisdecostesybeneficios).Finalmentenoscentramos
enlastcnicasutilizadasparallevaracaboelanlisisdecostesybeneficios.
1 Introduccin
Como paso previo y necesario para organizar un proyecto, debemos considerar la
propiaexistenciadelmismo.Ladecisindellevarloacabopuedeserconsecuenciade
una nueva necesidad de informatizar una funcin, o bien de mejorarla debido a la
propia evolucin de la empresa. En cualquier caso, esta decisin debe considerarse
estratgica, puesto que puede influir en el funcionamiento y, por tanto, en la
rentabilidad de la empresa. Un proyecto siempre tiene como objetivo un beneficio,
pero no necesariamente econmico, si bien los dems beneficios (de servicio, de
imagen,etc.)suelenteneralargoplazorepercusioneseconmicas.
Siempre que se considere la posibilidad de abordar un proyecto, se deben tener
en cuenta los recursos, tanto tcnicos como humanos, de los que se disponen o se
puededisponer.Estantocomoevaluarsuviabilidad,esdecir,iniciarlocongaranta
definalizarloconxito.
Si es viable, quien tenga poder de decisin suficiente debe considerar si es
rentable: debe valorarse la rentabilidad, estableciendo la relacin entre los costes
(equipo fsico y equipo humano) y el beneficio esperado. Si el proyecto es viable, y
ademsesrentable,podemostomarladecisindeiniciarelproyecto.
En la prctica, la rentabilidad no es valorada suficientemente, ni siquiera en las
grandesempresas.Enocasiones,simplementenosetieneencuentaelesfuerzo(que
en definitiva supone un coste) necesario para obtener un objetivo, aunque suele ser
consecuencia del desconocimiento de este esfuerzo o coste, de las dificultades que
30PlanificacindeSistemasInformticos
puedanexistir(comounvolumenexcesivoparaelsistemadequesedispone),delas
limitaciones de la informacin disponible, e incluso desconocimiento del resultado
del trabajo (como obtener un listado que debido a su enorme tamao permanecer
intilmenteenalgndespachooalmacndebidoaquesugestinesimposible).
Otro elemento que influye negativamente en la rentabilidad, en las grandes
organizaciones, es la dispersin de jefaturas, que da lugar a que cada jefe tenga
atribuciones para pedir nuevos trabajos, no siempre necesarios y muchas veces
redundantes con los solicitados por otros. En empresas de tamao considerable es
convenienteestablecerunfiltrodepeticiones,atravsdeuncomitquelascanalicey
tengaautoridadparaorientar,adaptareinclusonegarsolicitudesnoconvenientes.
Sobrelarentabilidadincidendirectamenteeltiempodedesarrolloyeltiempode
explotacin, que se traducen en un coste y que, en empresas con un centro
informticopropio,nosueleservalorado,puestoquealdepartamentosolicitantele
salegratis,aunquesquesuponeuncosteparalaempresa.
Por esto, es prctica recomendable facturar los trabajos a cada departamento,
dentrodelaempresa,paraqueestnacargodesupropiopresupuesto,conelobjeto
de que se evalen las necesidades con criterio ms estricto y racional y se dejen de
solicitartrabajosquenoestnplenamentejustificados.
2 ElEstudiodeViabilidad
Formalmente,podemosdefinirlaviabilidadyelanlisisdeviabilidadcomo:
Laviabilidadeslamedidadelbeneficioobtenidoenunaorganizacin
graciasaldesarrollodeunsistemadeinformacin.
Elanlisisdeviabilidadeselprocesoporelcualsemidelaviabilidad.
2.1 Puntosdecontroldeviabilidadenelciclodevida
La viabilidad debera controlarse a lo largo de todo el ciclo de vida. El mbito y la
complejidad de un proyecto aparentemente viable pueden cambiar despus de
analizar en profundidad los problemas y las oportunidades o despus de haber
diseado el sistema. Por tanto, un proyecto viable en un momento dado puede
hacerseinviableposteriormente.
Curso2008/2009
EstudiosdeViabilidad31
Anlisisdesistemas
Fasedeinspeccin
Fasedeestudio
Fasededefinicin
Diseodesistemas
Fasedeseleccin
Fasedeaprovisionamiento
Fasedediseo
2.2 PasosaseguirenelEstudiodeViabilidad
El estudio de viabilidad se puede organizar en distintos pasos que se describen a
continuacinyquesereflejanenlafigura2.1.
PREPARACIN
DEL ESTUDIO
DE VIABILIDAD
DEFINICIN
DEL
PROBLEMA
Figura2.1.Pasosdelestudiodeviabilidad.
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32PlanificacindeSistemasInformticos
Paso1.PreparacindelEstudiodeViabilidad
En primer lugar, hay que comprobar que los trminos de referencia son
completos y precisos. Tambin se llevar a cabo una evaluacin inicial de la
complejidadymbitodelSistemaInformticopropuesto.Porltimo,sehace
unplandetalladoquedeberseguirseduranteelrestodelEstudiodeViabili
dad.Enestepaso,debenparticipareljefedeproyecto,directivosyusuarios.
Paso2.Definicindelproblema
Elobjetivoprincipalesobtenerunacomprensinmsdetalladadelaempresa
ydelasnecesidadesdeinformacinquestatiene.Seidentificanlosproble
masasociadosconelentornoactualqueelnuevosistematendrqueresolver,
ascomolosserviciosadicionalesqueproporcionar.Adems,sedefinenlos
usuariosdelnuevosistema.Comoresultado,sedebegeneraruninformedela
definicindelproblema.Participarnelequipodelestudiodeviabilidadylos
usuarios.
Paso3.Seleccindelasopcionesdeviabilidad
EnestepasosedesarrollaunconjuntodeOpcionesdeviabilidadquesatisfa
cenlosrequisitosdefinidosydelascualeshabrqueelegiruna.Dichaselec
cinsercompetenciadelosusuarios.Conello,sepretendeasegurarquelos
usuariosseresponsabilicendelosresultadosdelestudio,hacindolespresen
taraladireccinlasOpcionesdeViabilidadyparticiparenlaseleccindela
opcin preferida. Los analistas, sin embargo, debern recomendar cul es el
proyecto o proyectos preferidos, para implantar cada opcin de viabilidad.
Tambinseproducirn losplanesdedesarrollogeneralesparaelproyectoo
proyectosseleccionados.
Paso4.Construccindelinformedeviabilidad
En este paso se asegura la integridad del Estudio de Viabilidad y se edita el
InformedeViabilidadcomodocumentoformal.Noseaplicaningunatcnica
en particular, puesto que se trata simplemente de unir todos los resultados
obtenidosdelestudioenunnicodocumento.Enestepasoparticipatodoel
equipodelestudiodeviabilidad.
2.3 Esquemadelestudiodeviabilidad
El estudio de viabilidad puede documentarse como un informe aparte para la alta
gestin e incluir como apndice a la especificacin del sistema. El estudio de
viabilidadesrevisadoprimeroporeljefedelproyecto(paravalorarlafiabilidaddel
contenido)yporladireccin(paravalorarelestadodelproyecto).Elestudiodebera
concluirenunadecisinadelante/abandonamos.Hayqueresaltarquesetomarn
otras decisiones de este tipo durante los pasos de planificacin, especificacin y
desarrollotantodeingenierahardwarecomosoftware.
Alfinaldeesteestudio,ladireccintienequetomarunaseriededecisionessobre:
Si se va a proceder de forma distinta a la propuesta en el Documento de
IniciacindelProyecto.
Sisevanaseguiradelanteconeldesarrollosoftware.
Aunque el formato que se utilice para el estudio de viabilidad puede variar, el
siguienteesquemacubrelostemasmsimportantes:
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EstudiosdeViabilidad33
Esquemadelestudiodelaviabilidad
I.Introduccin.
A.Declaracindelproblema.
B.Entornodeimplementacin.
C.Restricciones.
II.Resumendegestinyrecomendaciones.
A.Objetivosimportantes.
B.Comentarios.
C.Recomendaciones.
D.Impacto.
III.Alternativas.
A.Configuracionesalternativasdelsistema.
B.Criteriosempleadosenlaseleccindelenfoquefinal.
IV.Descripcindelsistema.
A.Exposicinabreviadadelmbito.
B.Viabilidaddeloselementosasignados.
V.Anlisisdecoste/beneficio.
VI.Evaluacindelriesgotcnico.
VII.Consideracioneslegales.
VIII.Otrostemasespecficosdelproyecto.
2.4 Criteriosdeviabilidad
Durante la ingeniera de producto, centramos nuestra atencin en cuatro reas
principalesdeinters:
La viabilidad operativa. Es una medida del correcto funcionamiento de una
posiblesolucinalosproblemasdentrodeunaorganizacin.Tambinesuna
medidadelasreaccionesqueprovocaunsistemaounproyectoenlasperso
nasqueenlparticipan.
La viabilidad tcnica. Un estudio de funcin, rendimiento y restricciones que
puedan afectar a la consecucin de un sistema aceptable, as como de la
disponibilidaddelosrecursosyconocimientostcnicosnecesarios.
Laviabilidaddefechas.Esunamedidaqueindicasiunproyectoesrazonableen
elcumplimientodesucalendario.
Laviabilidadeconmica.Esunaevaluacindelcostededesarrollosopesadocon
losingresosnetosobeneficiosobtenidosdelproductodesarrollado.Amenu
dosuelerecibirelnombredeanlisisdecostesybeneficios.
Aunquetambinseestudialaviabilidadtcnica,losestudiosdeviabilidadsecentran
cada vez ms en los requisitos de la empresa, dejando a un lado aspectos aislados
referentes a la tecnologa de implantacin, en un intento de independizar el
desarrollo de la tecnologa disponible. Esto sedebe a quelos criterios de viabilidad
operativa y tcnica miden los mritos de un problema o una solucin, pero la
viabilidadoperativaestorientadaalaspersonasmientrasque latcnicaseorienta
msalosordenadores.
Laviabilidadeconmicatienequeverconloscostesybeneficiosdelsistemade
informacin. En realidad, hay pocos sistemas que no seanviables. Ms bien existen
opciones ms o menos viables que otras. Examinemos ms de cerca los cuatro
criteriosdeviabilidad.
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34PlanificacindeSistemasInformticos
Viabilidadoperativa
Los criterios de viabilidad operativa miden la urgencia del problema (durante las
primeras fases del proyecto) o laaceptabilidad de lasolucin (en fasesposteriores).
Paraestablecerunamedidadelaviabilidadoperativa,sedebentenerencuentados
aspectos:
Merecelapenaresolverelproblemaofuncionarlasolucinpensadaparael
problema?.
Qu opinan los usuarios finales y los directivos sobre la solucin al
problema?.
Viabilidadtcnica
Es el rea ms difcil de valorar en esta etapa del proceso. Como los objetivos,
funcionesyrendimientosonpococlaros,cualquiercosapareceposiblesisehacenlas
suposicionescorrectas.Esesencialqueelprocesodeanlisisydefinicinserealiceen
paraleloconunavaloracindelaviabilidadtcnica.Deestamanerasepuedenjuzgar
especificacionesconcretasamedidaqueseestablecen.
La viabilidad tcnica slo puede evaluarse despus de terminar las fases en las
quesetenganqueresolvercuestionestcnicas(sobretodo,lasfasesdeevaluaciny
diseodenuestrociclodevida).Enlaactualidad,apenasnadaesimposibledesdeel
punto de vista tcnico. En consecuencia, la viabilidad tcnica analiza lo que ser
prcticoorazonabledeimplantar.
Lasconsideracionesestnasociadasnormalmenteconlaviabilidadtcnicason:
Riesgodedesarrollo.Puededisearseelelementodelsistemademaneraque
se consigan la funcin y rendimiento necesario dentro de las restricciones
descubiertasduranteelanlisis?
Disponibilidadderecursos. Tenemos disponible una plantilla cualificada para
desarrollarelelementodelsistemaencuestin?Tenemosdisponiblesotros
recursosnecesarios(hardwareysoftware)paraconstruirelsistema?
Tecnologa. Ha progresado la tecnologa respectiva hasta un punto que sea
capazdesoportarelsistema?
Viabilidaddefechas
Aunquetengamoslosconocimientostcnicosnecesarios,sonrazonableslosplazos
del proyecto? Algunos proyectos arrancan ya con plazos fijados. As, hay que
determinarsilosplazossonobligatoriosodeseables.Porejemplo,unproyectopara
desarrollar un sistema que satisfaga las nuevas normativas de informes enviados a
lasinstanciasgubernativaspuedetenerunplazoquecoincidaconelmomentoenque
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EstudiosdeViabilidad35
entranenvigordichasnormativas.Lasmultasasociadasalincumplimientodeestos
plazospuedenhacerlosobligatorios.Silosplazosnosonobligatoriossinodeseables,
elanalistapuedeproponeruncalendarioalternativo.
Suele ser preferible entregar un sistema que funcione correctamente con dos
mesesderetrasoqueentregaratiempounsistemadeinformacinintilypropensoa
errores. No cumplir con los plazos es una contrariedad. Pero es peor entregar
sistemasinadecuados.Setrata,enestecaso,deelegirelmenordeestosdosmales.
Viabilidadeconmica
Noesnecesariounestudiodeviabilidadparasistemasenquelajustificacineconmica
es obvia, el riesgo tcnico es bajo, se esperan pocos problemas legales y no existe
ningunaalternativarazonable.
Sin embargo, si falla alguna de las condiciones anteriores, se debera hacer un
estudio del rea en cuestin. La justificacin econmica es generalmente la
consideracinfundamentalparalamayoradesistemas,eincluyeunaampliagama
deaspectosatenerencuentacomosonelanlisisdecoste/beneficio,lasestrategias
deingresosdelaempresaalargoplazo,elimpactoenotrosproductosocentrosde
beneficios,costederecursosnecesariosparaeldesarrolloycrecimientopotencialdel
mercado.
Lacuestindefondo:elestudiodealternativas
Hemos visto que es posible evaluar soluciones alternativas con ayuda de cuatro
criterios: operativo, tcnico, de fechas y econmico. Cmo elegir entonces la mejor
solucin?. No siempre es fcil. A menudo, las cuestiones operativas y econmicas
estn en conflicto. Por ejemplo, la solucin con impacto operativo ptimo desde la
perspectiva de los usuarios finales puede ser tambin la ms cara y, por tanto, la
menosviableeconmicamente.
La decisin final se tomar dialogando con los usuarios, revisando los datos y
optando por la mejor alternativa global. El grado con que se consideran las
alternativasestamenudolimitadoporrestriccionesdetiempoycostes.
3 AnlisisdeCoste/Beneficio
Lapartealaquesesueleprestarmsatencinduranteunestudiodeviabilidadesel
anlisiseconmicodecoste/beneficio.Susconclusionesserndeterminantesparaque
ladireccintomeladecisindeseguiradelanteocancelarelproyecto.
El anlisis coste/beneficio permite seleccionar la alternativa ms beneficiosa y
preverlasnecesidadesfinancieras.Unbuenanlisisdebetenerencuentanoslolos
elementos tangibles, que se pueden valorar directamente (como gastos de equipo,
tiempoempleadoeneldesarrollo,salariospagados,etc.),sinotambinloselementos
intangibles (no se pueden valorar con precisin, por lo que suelen ser subjetivos) y
que,enmuchoscasos,constituyenlaclavedelaviabilidaddelosproyectos.
Pero, cmo pueden estimarse los costes y beneficios?, y cmo pueden
compararsedichoscostesybeneficiosparadeterminarlaviabilidadeconmica?.En
general, el anlisis de coste/beneficio se suele representar en forma de tabla: en las
columnasaparecenlosaosdevidadelproyecto,yenlasfilaslosdistintosconceptos
de gasto y beneficio del proyecto. A continuacin, se ofrece una visin sobre los
costesybeneficiosaconsiderar,ydelastcnicasparaestimarlos.
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36PlanificacindeSistemasInformticos
3.1 Anlisisdecostes
Los costes pueden encuadrarse en dos categoras. Existen costes asociados al
desarrollo del sistema y costes asociados al funcionamiento del sistema. El primero
puedecalcularsedesdeeliniciodelproyectoydeberaserajustadoalfinaldecada
unadesusfases.Elsegundoslopuedecalcularseunavezdefinidaslassoluciones
informticasespecficas.
Costesdedesarrollo
Loscostesdedesarrollodeunsistemadeinformacinpuedenclasificarseenfuncin
delafaseenlaquetienenlugar.Loscostesdedesarrolloocurrenunavezdurantela
ejecucineldesarrollodelproyectoynovuelvenaproducirseunavezcompletado.
Muchasorganizacionesutilizancategorasestndardecostesquedebenevaluar.En
ausenciadeunacategoradeestetipo,podraservirnosdeayudalasiguientelista:
Costes de personal. Sueldos de los analistas, programadores, consultores,
operadoresdeentradadedatos,operadoresinformticos,personaldeadmi
nistracin y restantes personas que trabajan en el proyecto. Como estas
personaspuedeninvertirsutiempoenvariosproyectos,sussalariosdeberan
prorratearseparareflejarladedicacinalproyectoqueseestestimando.
Usoinformtico.Tiempodeordenadorqueseutilizarparaunaomsdelas
actividades de programacin, pruebas, conversin, tratamiento de textos,
mantenimiento del diccionario de proyectos, prototipos, carga de nuevos
archivos de datos, etc. Si existe un centro informtico encargado del uso de
recursosinformticos,deberaestimarsetambinsucoste.
Formacin.Sielpersonalinformticoolosusuariosfinalestuvieranquerecibir
formacin,loscursosdeformacinsupondrngastos.
Costesdesuministros,duplicacionesyequipos.
Costedecualquiernuevoequipoinformticoosoftware.
Costesdefuncionamiento
Casi nadie olvida los presupuestos de desarrollo de sistemas cuando detalla los
costes. Pero, por otra parte, es fcil olvidar que a un sistema se asociarn costes
despusdehabersidopuestoenfuncionamiento.Losbeneficiosobtenidosalolargo
de la vida del sistema deben recuperarse, tanto en lo que se refiere a costes de
desarrollocomoacostesdeoperacinofuncionamiento.Adiferenciadeloscostesde
desarrollo, los costes de operacin suelen repetirse a lo largo de la vida til del
sistema, y pueden clasificarse en fijos y variables. Los costes fijos se producen a
intervalosregularesyenrelacionesrelativamentefijas,comoporejemplo:
Pagosdealquilerodelicenciasdesoftware.
Sueldos prorrateados de los operadores de sistemas de informacin y del
personaldesoporte.
Loscostesvariablesseproducensegnciertosfactoresdeutilizacin,como:
Costes de uso de ordenadores (tiempo de CPU, de conexin, o cantidad de
almacenamientoutilizado),quevaraenfuncindelacargadetrabajo.
Suministros(comoformularios,papeldeimpresora,discos,yotrosmateriales
fungibles),quevaransegnlacargadetrabajo.
Costes generales prorrateados (como utilidades, mantenimiento y servicio
telefnico), que pueden asignarse a lo largo de todo el tiempo de vida del
sistemamedianteelempleodetcnicasestndardecontabilidaddecostes.
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EstudiosdeViabilidad37
3.2 Anlisisdebeneficios
Los beneficios por lo general aumentan las ganancias o reducen los costes; ambas
caractersticasmuyimportantesparatodonuevosistemadeinformacin.Sepueden
clasificarentangibleseintangibles,ysedescribenacontinuacin.
Beneficiostangibles
Sesuelenmedirentrminosdeahorrosmensualesoanuales,odelasgananciasdela
empresa.Tambinsepuedenmedirentrminosdeahorroogananciaporunidadde
coste.Ejemplosdebeneficiostangiblesson:
Menoserroresdeproceso.
Mayorproductividad.
Menostiempoderespuesta.
Eliminacindetareas.
Reduccindegestos.
Aumentodelasventas.
Mejorescrditos.
Reduccindeprdidasdecrditos.
Beneficiosintangibles
Son aquellos que se piensa que sern difciles o imposibles de cuantificar. A menos
que estos beneficios sean, como mnimo, identificados, existe la posibilidad de que
muchosproyectosnofueranviables.Algunosdeestosbeneficiosintangiblesson:
Mejorsatisfaccindelcliente.
Mejoradelamoraldelosempleados.
Mejorservicioalacomunidad.
Mejorestomasdedecisin.
Por desgracia, si un beneficio no pudiera cuantificarse (o su cuantificacin es
excesivamente subjetiva), sera difcil aceptar la validad del anlisis de costes y
beneficios asociado, que estara basado en datos incompletos. Algunos analistas
rebatenlaexistenciadebeneficiosintangibles.Dicenquetodoslosbeneficiospueden
cuantificarse;simplemente,algunosconmsdificultadqueotros.
3.3 Expresindecostesybeneficiosdelsistema
Si se produjeran de forma instantnea todos los costes del sistema, y todos los
beneficios se observaran de forma instantnea, sera relativamente sencillo
representarelvalordelsistemacomoladiferenciaentrecostesybeneficios.Perolos
gastos se hacen usualmente en el transcurso de varios aos. As, probablemente
habrquedemostrarloscostesybeneficiosdelsistemaalolargodeciertoperiodode
tiempo.Existentresconocidastcnicasparahaceresto:
Anlisisdeamortizacin.
Rentabilidaddelainversin.
Valoractualneto.
Laeleccindeunadeestastcnicasdebetenerencuentalaspersonasquelasllevarn
acabo.Unconceptoquedeberaaplicarseacualquieradeestastcnicaseselajuste
decostesybeneficiosparareflejarelvalordeldineroconelpasodeltiempo,como
veremosacontinuacin.
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38PlanificacindeSistemasInformticos
Elvalordeldineroconelpasodeltiempo
Normalmente,porefectodelainflacin,eldinerodehoyvalemsqueeldinerode
untiempofuturo.Estoprovocaquevalgamstenerlamismacantidaddedinerohoy
que dentro de un ao. Este concepto se puede aplicar a los costes y beneficios del
sistema.
Algunoscostesdeunsistemaaumentarndespusdelaimplantacin.Adems,
todos los beneficios del nuevo sistema aumentarn en el futuro. Antes de hacer un
anlisis de costes y beneficios, deberan traducirse estos costes a dinero actual. Por
ejemplo:sidentrodedosaosseprevobtenerbeneficiode1.000culeselvalor
actualdeleuroparadichobeneficio?.
Elvaloractualdelbeneficioeslacantidaddedineroquenecesitamosinvertirhoy
para tener 1.000 dentro de dos aos. Suponiendo una rentabilidad actual de las
inversionesdel10%,bastaraunainversinde82645paraobtener1.000dentrode
dosaos.Esteclculoserealizautilizandolasiguientefrmula1:
Valor neto
Valor actual = n
t
1 +
100
dondeneselaodeaplicacin,ytlatasadedescuento(enporcentaje).
Este mismo ajuste podra hacerse para los costes previstos en el futuro. Por
ejemplo,supongamosquesehaprevistouncostede1.000paradentrode2aos.El
valoractualdelcosteeslacantidaddedineroquetendramosqueinvertirhoypara
tenerquepagarelcostede1.000dentrodedosaos.Suponiendodenuevoquela
rentabilidad de las inversiones actuales es del 10%, deberamos tener 82645 hoy
paralos1.000quenecesitaremosen2aos.
Esta frmula se utiliza de esta forma cuando la tasa de descuento es igual para
todoslosaos.Encasodeexistirunatasadistintaparacadaao,enlugardeutilizar
la expresin elevada al nmero del ao, se realizar el producto de las expresiones
correspondientesalatasadetodoslosaosanteriores.Porejemplo,silatasaparael
primer ao es del 5%, y para el segundo del 7%, para calcular el valor actual en el
segundoao,laexpresinsera:
Valor neto
Valor actual =
5 7
1 + 1 +
100 100
Aunque parezca algo engorroso, este sistema es muy utilizado, porque permite
compararentresproyectoscondiferentesduraciones.As,lastcnicasdeanlisisdel
valoreneltiemposesuelenutilizarparamejorarlastcnicasdeanlisisdecostesy
beneficios.
Anlisisdeamortizacin
Esunmtodosencilloymuypopularparadeterminarsiunainversincubrirono
sus propios gastos y cundo lo har. Como los costes de desarrollo de los sistemas
tienen lugar mucho antes de que empiecen a percibirse sus beneficios, debe pasar
algntiempoantesdequelosbeneficiossuperenaloscostes.
1Enlabibliografa,sepuedeencontrarestafrmulaconunexponenten1.Estose
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EstudiosdeViabilidad39
Para expresar las cantidades relativas a los costes y los beneficios, se utilizar una
tablaenlaquelascolumnascorrespondenalosaos(elao0correspondealperiodo
detiemponecesarioparaeldesarrollo,yelrestoalosaosdeutilizacindelamisma,
tambin denominado explotacin) y en las filas se indicarn los distintos costes y
beneficios,lostotalesdeestoscostesybeneficios,yfilasadicionalesparaelbeneficio
neto(diferenciaentreelbeneficioyelcoste)yelbeneficionetoacumulado(sumadel
beneficionetoacumuladodelaoanterior,mselbeneficionetodeeseao).
Ennuestroejemplo,losresultadosseran:
Ao 0 1 2 3 4
Esdecir,comenzaramosaobtenerbeneficiosapartirdelsegundoaodedesarrollo.
Sinembargo,paracalcularelperododeamortizacin,sedebenajustarloscostes
ylosbeneficiosalvalordeldineroconelpasodeltiempo.Paraello,sedebeteneren
cuentaqueelvaloractualdeldineroenelaondependedelatasadedescuento,que
esunporcentajesimilaralastasasdeintersquepuedendisfrutarseenlascuentas
deahorro.
2 23.437=31.250(sueldopersona/ao)x0,75(9mesesoperativo)
3 9.504=44dasx8horasx27/hora
4 1.202=2personasx(31.250(sueldo/ao)/52semanas)x1semanasdeformacin
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40PlanificacindeSistemasInformticos
En la mayora de los casos, la tasa de descuento de un negocio es el coste de
oportunidad de ser capaz de invertir en otros proyectos (incluida la posibilidad de
invertir en bolsa, fondos de inversin, obligaciones y similares). Alternativamente,
unatasadedescuentopodraserloquelaempresaconsideracomounarentabilidad
aceptableparasusinversiones.Aveces,seasociaestatasaconelvalordelainflacin.
El valor actual se calcula utilizando la frmula del apartado anterior. Debemos
aadir a la tabla filas para calcular los valores ajustados del beneficio total y coste
total de cada ao, para despus calcular el valor del beneficio neto y del beneficio
netoacumulado.
En nuestro ejemplo, y suponiendo una tasa del 10% anual, obtendramos los
siguientesresultados:
Ao 0 1 2 3 4
Es decir, el beneficio neto ajustado al final del proyecto ser de 50.740 , y no los
73.481 calculados inicialmente. Significa esto que vamos a obtener menos
beneficio?. No, simplemente estamos expresando el beneficio final en trminos del
valorajustadodelamoneda(los50.740dehoyequivalenalos73.481dedentrode
cuatroaos).
Una vez aplicados los descuentos a los costes y beneficios, podemos completar
nuestro anlisis de amortizacin. Veamos los costes y beneficios acumulados a lo
largodelavidatildelsistema.Loscostesaumentarngradualmentealolargodel
perododetiempo,debidoaloscostesdeoperacin.Perotambinsepuedeobservar
que los beneficios a lo largo del ciclo de vida aumentan a gran velocidad. Los
beneficiosenelciclodevidasuperarnaloscostesenunperodocomprendidoentre
unoydosaos.
Porextrapolacin,podemoscalcularqueelpuntodeinflexinseproducirenun
aomsunplazodetmesesenelsegundoaoquecumpleque:
t t
13.127 = 25.826 2.479 t = 6,75 meses
12 12
teniendoencuentaquequedanporrecuperar13.127delaoanterior,quelosgastos
mensualesajustadosdelsegundoaoson2.479/12,yquelosbeneficiosmensuales
ajustadosduranteelsegundoaoson25.826/12.
Este periodo de tiempo, uno de los parmetros ms utilizados en la valoracin
econmica de los proyectos, y que corresponde con el plazo de amortizacin
necesario para recuperar el dinero invertido, se conoce como ROI (return of
investment).
Una vez conocido el periodo de amortizacin, habr que estudiar si estamos
estudiando una buena o mala inversin. Esto depender de las directrices que
marquelaempresaencuantoasusinversiones.Esimportanteresaltarquerealizarel
clculodelperiododeamortizacinsinactualizarlosvaloresdeldineroconelpaso
deltiempo,daralugaraestimacionesdemasiadooptimistas.
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EstudiosdeViabilidad41
Anlisisderentabilidaddeinversiones
Latcnicadeanlisisderentabilidaddeinversionescomparalarentabilidad,alo
largodesutiempodevida,delasdiferentesalternativasdesolucionesoproyectos.
Elanlisisderentabilidaddeinversionesdeunasolucinoproyectoesunndiceque
midelarelacinexistenteentrelacantidadqueobtieneunaempresadeunainversin
y la cantidad invertida. El anlisis de rentabilidad de inversiones de una posible
solucinoproyectosecalculadelmodosiguiente:
Ao 0 1 2 3 4
91.956 41.216
ARI = = 1,23 123 %
41.216
Estaeslarentabilidaddelainversineneltiempodevida,nounarentabilidadanual.
Dividiendoporeltiempodevida,obtendremoslarentabilidadanual.Estasolucin
puede entonces compararse con la de otras soluciones alternativas. Sin embargo,
como en el caso del anlisis de amortizacin, la empresa puede haber definido un
mnimoaceptablederentabilidadparasusinversiones.Silassolucionesalternativas
alcanzan o superan el estndar mnimo, no sern viables desde el punto de vista
econmico.
Denuevo,calcularlarentabilidadsinaplicarlosajusteseneltiemponosllevara
aobtenerunresultadoengaosoderentabilidad.
Valoractualneto
Elvaloractualnetodeunaalternativadeinversineslatcnicadeanlisisdecostes
y beneficios preferida por muchos directivos. Una vez ms, lo primero que ha de
hacerse es determinar los costes y beneficios para cada ao del tiempo de vida del
sistema,ydenuevo,habrqueajustareneltiempodichoscostesybeneficios.
Despus de aplicar la tasa de descuento a todos los costes y los beneficios, se
calculaladiferenciaqueexisteentrelasumadelosbeneficios(conlosdescuentos)y
lasumadeloscostes(conlosdescuentos)paradeterminarelvaloractualneto.Sies
positiva,setratardeunabuenainversin.Siesnegativa,seharunamalainversin.
En comparacin de las diferentes soluciones o proyectos, la mejor inversin ser
aquella que tenga un valor actual neto ms alto (esta comparacin funciona incluso
cuandolasalternativascorrespondenadistintosperiodosdevida).
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42PlanificacindeSistemasInformticos
Ao 0 1 2 3 4
Comoresultadodenuestroejemplo,obtenemosunvaloractuanetode50.986.Esto
quiere decir que si invirtiramos 50.986 a un 10% durante cuatro aos,
obtendramoslasmismasgananciasquesiimplantamosestasolucindesistemade
informacin.
3.4 Anlisisderiesgo
La viabilidad y el anlisis de riesgo estn relacionados de muchas maneras. Si el
riesgo del proyecto es alto (por alguna de las razones tratadas anteriormente), la
viabilidaddeproducirsoftwaredecalidadsereduce.
Comopartedeunanlisisdecoste/beneficio,debeestardispuestoallevaracabo
un anlisis de riesgos del nuevo sistema, porque no podemos suponer con certeza
queselograrnlosbeneficiosestimados,niqueseincurrirenlosgastosestimados.
Lascosaspuedensermejores,peroesmspreocupantequepuedanserpeores.
Laadministracingeneralmentedesearsaberlasconsecuenciasdequelascosas
salgan mal durante el proyecto; y desearn saber cules pueden ir mal.
Especficamente,querrnsaberbajoqucondicionesloscostesestimadospodranser
significativamente mayores, as como las condiciones bajo las cuales los beneficios
fueranbastantemenoresdeloestimado.
Cmo pueden ser los costes mayores de lo estimado?. He aqu algunas
posibilidades, y deberemos identificar los riesgos especficos inherentes a su propio
proyecto:
Elvendedordelhardwarepodraquebrar.
Elequipodelproyectopudierasufriruncambiobrusco,uotrosproblemas.
La tecnologa usada para el proyecto podra no funcionar como se anunci,
sobretodosijamssehabausadoantes.
Podraperderselaoportunidad;porejemplo,elsistemapodranoestarlisto
parasuinstalacinenelmomentoquelasleyesobliguenaello.
Pueden surgir problemas polticos o de contrato con sindicados, contratistas
externos,etc.
El equipo de proyecto podra no tener el conocimiento necesario de la
aplicacin, u otras deficiencias que lleven a una productividad menor de la
esperada.
Circunstancias econmicas o de negocios turbulentas podran obligar a
cancelarelcontrato.
Puede surgir una diversidad de gastos ocultos, como por ejemplo costes
extrasotrmitesquenofueronnecesariosenelsistemaanterior.
Curso2008/2009
EstudiosdeViabilidad43
Para tratar estos riesgos, a menudo resulta ser buena idea considerar el peor
escenarioposible,elmejoryelesperado.Sermejorcuantomsprecisoyrealista:no
tiene sentido engaarse a uno mismo y a la administracin con suposiciones
innecesariamenteoptimistasconrespectoaloscostosybeneficios.
Demanerasimilar,aunquenadieesperaquelasituacindelpeorcasoocurra,es
importantequelaadministracinentiendacuanmalassepodranponerlascosas.
Tambin se debe tener en cuenta que muchas veces la administracin sabe de
muchos ms riesgos que nosotros (por ejemplo, una potencial fusin entre su
compaayotra,quevolverintilalsistema).Ellospuedenevaluardichosriesgos,y
a menudo ni siquiera se los comunicarn; a nosotros nos necesitan para evaluar los
riesgostcnicosdelproyecto.
4 Bibliografa
Acontinuacinsedetallanreferenciasbibliogrficasypginaswebrelacionadascon
losestudiosdeviabilidadylosanlisisdecoste/beneficio.
4.1 Referenciasbibliogrficas
Lassiguientessonreferenciasrelacionadasconlosestudiosdeviabilidad:
ManualparalaconfeccindeEstudiosdeViabilidad
VctorAmors
Gestin2000,SA,1991
Metodologadeplanificacinydesarrollodesistemasdeinformacin.Mtrica
Versin3
MinisterioparalasAdministracionesPblicas
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44PlanificacindeSistemasInformticos
4.2 Enlacesdeinters
A continuacin se detallan algunas direcciones de Internet en las que encontrar
informacinyrecursossobreplanificacindeproyectosdesoftware.
Elsiguienteenlacehacereferenciaaundocumentoquecontieneunalistade
comprobacin que se puede utilizar en el proceso de evaluacin del estudio
deviabilidad:
http://www.hud.gov/offices/cio/sdm/devlife/tempchecks/fschecklist.doc
5 Actividadespropuestas
Enestetema,hemostratadolosaspectosrelacionadosconlosestudiosdeviabilidad,
yunatcnicaconcretaparallevarlosacabo,elanlisiscoste/beneficio.Paracompletar
laformacinenestosaspectos,seproponenlassiguientesactividades:
Consultar la bibliografa del tema para tener una visin general de los
estudiosdeviabilidadenelmbitodelosproyectosdedesarrollodesoftware.
Buscarinformacinsobreotrastcnicasdistintasalanlisisdecoste/beneficio
que permitan desarrollar estudios de viabilidad. Una actividad relacionada
podra ser realizar una comparativa con las caractersticas de las tcnicas
encontradas.
AccederalainformacinsobrelametodologaMtricaVersin3,yconsultar
lastcnicassoportadasparalosestudiosdeviabilidad:
http://www.csi.map.es/csi/metrica3
AccederalapginadelaedicininglesadellibrodeIngenieradelSoftware
de Presuman para localizar informacin y recursos disponibles sobre los
estudiosdeviabilidad(feasibilityanalysis):
http://www.rspa.com/
6 Ejercicios
1. Es preciso desarrollar un nuevo sistema de informacin sobre planificacin de
produccindelaempresaXYZconuncostede75.120.Loscostesnetosde
operacin estimados y los beneficios netos estimados en los prximos seis
aosdefuncionamientoseranlossiguientes:
Curso2008/2009
EstudiosdeViabilidad45
Ao TotalCostes TotalBeneficios
0 75.120 0
1 2.100 15.620
2 2.820 20.430
3 3.300 24.640
4 3.780 33.050
5 4.200 39.660
Suponiendoquesetieneunatasadedescuentodel12%:
Culseraelperododeamortizacindeestainversin?
Culeslarentabilidaddelainversin?
Culeselvalornetodelainversin?
Primeraalternativa:Elsistemalomanejarunsloempleado,loquesupondr
unahorrodedostrabajadores(costeparalaempresa1.200porem
pleado/mes);costedelsistema90.000,ms5.000anualesdemante
nimiento desde el primer ao; el curso de formacin debe pagarlo el
empleado y se desarrolla fuera del horario laboral, aunque su sueldo
aumentaren300brutosmensuales.Sehaplanificadolautilizacin
deestesistemadurante4aos.
3.Unaempresahadecididoautomatizarsugestindealmacnmedianteunsistema
informtico.Elsistema,desarrolladoamedida,tieneuncostedeadquisicin
de50.000,msuncostedemantenimientodesdeelprimeraode2.000.Se
haprevistoqueelsistemaestoperativodurante5aos.Laintroduccindel
sistemasupondrunahorroanualde600enformularios,ylaliberacinde
uno de los tres empleados actuales para otras tareas (coste anual para la
empresadecadatrabajadorson21.000).Adems,sernecesarioquelosdos
usuarios del nuevo sistema reciban un curso de formacin (valorado en
1.200)yquerealizarnfueradelhorariolaboral.
Sedebecalcularelperiododeamortizacindelainversin,suponien
dounatasadedescuento(paracalcularlosvaloresajustadosdeldinero)del
4%anual.
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46PlanificacindeSistemasInformticos
4.Paraeldesarrollodelsistemadegestinparaunaempresa,debemoselegirentre
dos alternativas. Ambas alternativas estn planificadas para su utilizacin
durante4aos,enlosquelastasasdeinflacinprevistasson3,5%,3%,2,5%y
3,5% respectivamente. Desarrollar un anlisis completo de coste/beneficio, e
indicaryjustificarqualternativaseseleccionadeacuerdoconlosresultados.
a) El sistema lo manejar un empleado, lo que supondr un ahorro de
dos(costeparalaempresa1.500porempleado/mes);costedelsiste
ma 85.000 , ms 5.000 anuales de mantenimiento desde el primer
ao; el curso de formacin debe pagarlo el empleado y se desarrolla
fueradelhorariolaboral,aunqueelsueldodelempleadoaumentara
partirdeesemomentoen300brutosmensuales.
b) El sistema lo manejarn dos empleados, suponiendo el ahorro de un
trabajador;elsistemacostar40.000,ms3.500anualesdemante
nimiento desde el primer ao; el curso de formacin es a cargo de la
empresaysedesarrollafueradelhorariolaboral,conuncostede500
porempleado.
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