Crculos de Calidad

Definicin

Es un pequeo grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar en

un rea de trabajo comn, y que trabajan para el mismo supervisor, que se
renen voluntaria y peridicamente, y son entrenados para identificar,
seleccionar y analizar problemas y posibilidades de mejora relacionados con su
trabajo, recomendar soluciones y presentarlas a la direccin, y, si sta lo
aprueba, llevar a cabo su implantacin.

Atributos del Crculo de Calidad

-La participacin en el Crculo de Calidad es voluntaria.

-Son grupos pequeos, de 4 a 6 personas en talleres pequeos, de 6 a 10 en

talleres medianos y de 8 a 12 en talleres grandes.

-Los miembros del Crculo de Calidad realizan el mismo trabajo o trabajos

relacionados lgicamente, es decir, suelen formar parte de un equipo que tiene
objetivos comunes.

-Los Crculos de Calidad se renen peridicamente para analizar y resolver

problemas que ellos mismos descubren o que le son propuestos a su jefe.

-Cada Crculo de Calidad tiene un jefe que es responsable del funcionamiento

del Crculo. Dicho jefe es, por lo general, un supervisor que recibe formacin
especial relativa a las actividades del Crculo.

-La junta de gobierno de la direccin establece los objetivos, poltica y pautas

de las actividades de los Crculos de Calidad, y sustenta el sistema de los
Crculos mediante los recursos adecuados y el inters de la direccin.

Todo aquel que participa en un programa de Crculos de Calidad recibe

formacin o informacin acorde con el grado de participacin que tenga en el
sistema.

Propsitos de los Crculos de Calidad

-Contribuir a desarrollar y perfeccionar la empresa. No se trata nicamente de

aumentar la cifra de ventas sino de crecer en calidad, innovacin, productividad
y servicio al cliente, crecer cualitativamente, en definitiva, es la nica forma de
asentar el futuro de la empresa sobre bases slidas.

-Lograr que el lugar de trabajo sea cmodo y rico en contenido. Los Crculos
aspiran a lograr que el lugar de trabajo sea ms apto para el desarrollo de la
inteligencia y la creatividad del trabajador.
-Aprovechar y potenciar al mximo todas las capacidades del individuo. El
factor humano es el activo ms importante y decisivo con que cuenta la
empresa. Su potenciacin constante provoca un efecto multiplicador cuyos
resultados suelen sobrepasar los clculos y estimaciones ms optimistas.

Principios de los Crculos de trabajo

-Reconocimiento a todos los niveles de que nadie conoce mejor una tarea, un
trabajo o un proceso que aquel que lo realiza cotidianamente.

-Respeto al individuo, a su inteligencia y a su libertad.

-Potenciacin de las capacidades individuales a travs del trabajo en grupo.

-Referencia a temas relacionados con el trabajo.

Condiciones de los Crculos de trabajo

-Participacin voluntaria. El trabajador debe involucrarse libre y decididamente.

-Formacin. El reciclaje de las personas debe ser continuo y nunca rutinario. La

formacin no slo debe enriquecer al trabajador, sino, en esencia al ser
humano en su plenitud ya que el conocimiento es una de las necesidades y
motivaciones bsicas de todo individuo.

-Trabajo en grupo. El espritu de equipo favorece una sana competencia entre

los distintos Crculos, y sta se traduce en una superacin constante tanto en
las ideas como en las soluciones aportadas.

-Grupo democrtico. Debe elegirse democrticamente a un lder.

-Respeto al compaero. Mritos colectivos y nunca individuales. Las ideas y

mejoras surgidas como fruto del trabajo de los Crculos son patrimonio del
equipo, y no de un individuo aislado.

-Grupo reducido. Funcionan mejor aquellos Crculos compuestos por pocos

individuos.

-Reuniones cortas y en tiempo de trabajo.

-Respetar el horario, una vez fijado ste.

Actividades de un Crculo de Calidad

-Solucin de problemas. Fundamentalmente el Crculo es un grupo

solucionador de problemas. El proceso de solucin de problemas se convierte
en una secuencia integrada de acciones y empleo de tcnicas. Para solucionar
dichos problemas hay que pasar por unas etapas:
Identificar una lista de posibles problemas a tratar. Se suele emplear la tcnica
de "brainstorming" para obtener un listado lo suficientemente amplio que
permita dar una visin ajustada del estado actual del rea de trabajo.

Seleccionar un problema a resolver. De la lista previamente elaborada el

Crculo elige un problema que tratar de solucionar; se puede comenzar
reduciendo la lista previa llegando a un consenso sobre los problemas ms
importantes. La evaluacin de los problemas muchas veces requiere que
previamente se realice una recogida y anlisis de informacin y el empleo de
algunas tcnicas como el anlisis de Pareto.

Clarificar el problema. Se trata de que todos los miembros comprendan por

igual el significado e implicaciones del problema seleccionado. Con tal fin
puede ser til responder a cul es el problema, y dnde y cundo se produce.

Identificar y evaluar causas. Hay que atacar al origen de ste; dirigido a

eliminar la causa que lo produca. Las posibles causas se organizan en un
diagrama causa-efecto. Esta tcnica permite ver grficamente de qu modo y
desde qu rea del trabajo pueden actuar las posibles causas.

Identificar y evaluar soluciones. El Crculo tratar de confeccionar un listado de

soluciones potenciales que, posteriormente, sern evaluadas por el grupo en
funcin de determinados criterios.

Decidir una solucin. Con todos los datos disponibles, el Crculo inicia una
discusin para llegar a un consenso sobre qu solucin parece en principio
mejor que las dems.

Desarrollar un plan de implantacin de la solucin. Este plan debe explicar

cmo ser ejecutada la solucin elegida.

Presentar el plan a la direccin. Es recomendable incluir un clculo aproximado

de los beneficios que se esperan conseguir con el plan propuesto.

Implantar el plan. Si la direccin aprueba el plan presentado, los miembros del

Crculo se responsabilizarn de su implantacin en su rea de trabajo.

Evaluar los resultados de la solucin propuesta. Desde su implantacin el

Crculo recoge y analiza informacin sobre los resultados que el plan de
implantacin de la solucin depara. No se trata de averiguar si a corto plazo la
solucin funciona, sino que es conveniente realizar un seguimiento a largo
plazo de sus efectos.

Optimizar los resultados de la solucin. No se trata de nicamente de

solucionar problemas, sino de prever su ocurrencia en zonas que an no los
han sufrido

Aspectos tcnicos de los Crculos de Calidad

Las tcnicas principales y bsicas que se utilizan en este contexto son:

 -"Brainstorming" o generacin espontnea de ideas. Esta es una tcnica
donde se procura que los participantes den el mximo nmero de ideas
sobre un tema propuesto, importando no la calidad de las mismas sino
su cantidad, y procurando que las ideas sean originales y creativas.
-Tcnicas de registro de la informacin, principalmente la hoja de
registro ("checksheet") y el muestreo.

Hoja de registro. Este instrumento permite al Crculo organizar la informacin

obtenida en un formato que puede ser fcilmente entendido y analizado. En la
parte izquierda se anotan los elementos, tems, caractersticas o medidas a
observar. La columna siguiente sirve para tabular; esto es, para anotar una
marca cada vez que se contraste el fenmeno correspondiente. La ltima
columna se destina a las frecuencias totales de cada tem.

Muestreo. Sirve para economizar al trabajar con una muestra representativa,

en lugar de con toda la poblacin de elementos. Existen dos tipos de muestreo:
simple y sistemtico.

-Tcnicas de anlisis de problemas, donde sobresale el diagrama causa-efecto.

Este diagrama es una representacin grfica de la relacin que existe entre las
causas potenciales de un problema o efecto y el problema o efecto mismo.

Evaluacin de la viabilidad de un programa de Crculos de Calidad

La evaluacin de la viabilidad se basa en el supuesto de que "los Crculos de

Calidad no son aptos para cualquier organizacin" y, por tanto, para reducir el
riesgo de fracaso habr que evaluar la compatibilidad de la organizacin con
los supuestos de la tcnica.

Fitzgerald y Murphy proponen un mtodo para evaluar la receptividad de la

organizacin al cambio en base a tres niveles:

Nivel de mantenimiento. Hace referencia al grado de satisfaccin de la

direccin con la forma en que la organizacin opera actualmente. Una
organizacin en crisis acepta el cambio en un esfuerzo por encontrar una
solucin a sus problemas, mientras que la organizacin que funciona
satisfactoriamente es ms probable que se resista a los esfuerzos de cambio
que implican los Crculos de Calidad.

Nivel sinrgico. Se pretende medir la condicin que existe cuando los

individuos han encontrado formas de trabajar en armona. Las actitudes
organizacionales positivas y la existencia de grupos de trabajo armoniosos
facilitarn el cambio.

Nivel ambiental. Hace referencia a la influencia que ejercen las fuerzas

externas a la organizacin Cuanto mayores son las presiones ambientales
externas, mayor es la probabilidad del cambio

Puntos focales de los Crculos de Calidad

-Calidad. Se puede considerar como el gran objetivo de los Crculos; los
mercados son cada vez ms competitivos y los clientes tienen un mayor nivel
de educacin y exigencia lo que provoca que la calidad sea una preocupacin
central para la mayor parte de las empresas.

-Productividad. Los crculos pueden colaborar a incrementar la productividad en

un sentido ms amplio y en todas las reas de la empresa. Viene a ser la
resultante de una correcta aplicacin del conjunto de los recursos de la
empresa, un ndice fiable de que todos los recursos estn bien dirigidos y
administrados.

-Mejora de costes. El conocimiento de los costes evita el despilfarro y la mala

administracin de los recursos. Los Crculos de Calidad pueden colaborar
decisivamente a la hora de reducir los costes de todo tipo: administrativos,
comerciales, transportes, etc...

-Motivacin. Gracias a los Crculos de Calidad se puede conseguir motivar de

una forma constante a los trabajadores, ofrecindoles oportunidades de
participar en los objetivos de la empresa, y de sentirse valorados por el trabajo
bien hecho.

-Integracin. Los Crculos de Calidad facilitan la ruptura de los compartimentos

estancos, y hacen que sus integrantes conozcan el trabajo de los dems y
comprendan mejor sus necesidades y problemas.