CONTROL DE CAMBIOS

No existe un proyecto sin cambios en el alcance original. Un cambio al alcance es

cualquier modificacin al alcance acordado del proyecto tal como se define por el
WBS aprobado. Los controles al alcance muchas veces requieren ajustes al costo,
tiempo y calidad u otros objetivos del proyecto (por ejemplo, funcionalidad o
caractersticas del producto a desarrollar).

Para controlar y manejar los cambios al alcance del proyecto se debe usar un
sistema de control de cambios. Un sistema de control de cambios define los
procedimientos por los cuales se aprobarn o rechazarn los cambios en el
proyecto. Esto generalmente incluye una bitcora de incidentes (Issue Log)
compartida y accesible por todos los involucrados, un sistema de seguimiento de
los cambios aprobados, y un mecanismo de niveles de aprobacin para autorizar
los cambios, como as tambin un sistema para actualizar el plan original del
proyecto con los cambios agregados en la ejecucin.

Solicitud de cambio

El cliente deber solicitar formalmente el cambio indicando la siguiente

informacin en un documento:

Solicitante/cargo
Fecha de solicitud
Nivel de urgencia del cambio
Importancia del cambio
Descripcin del cambio

Solicitud de correccin

Ante el descubrimiento de un error o anomala, ste deber ser reportado

formalmente, describiendo la siguiente informacin en un documento:

Reportante
Fecha de reporte
Grado de importancia del proceso involucrado
 Circunstancias que condujeron al error
Frecuencia del error

Priorizacin de atencin

El jefe del proyecto registrar la solicitud y evaluar el grado de urgencia e

importancia, de acuerdo a la realidad del proyecto en el instante de la solicitud y la
disponibilidad de recursos, asignando una fecha para la evaluacin de la solicitud.
El resultante ser un documento, el cual contendr la siguiente informacin:

Nmero de solicitud
Solucin alterna
Nivel de urgencia
Nivel de importancia
Fecha de evaluacin

Anlisis de Impacto

El Jefe del Proyecto deber hacer una proyeccin sobre el impacto de implantar el
cambio, para lo cual debe completar la informacin especificando lo siguiente:

Esfuerzos de implantacin requeridos

Horarios para implementar los cambios (si el sistema est en produccin)
Horarios de detenimiento del sistema (si est en produccin)
Fecha posible de inicio
Fecha posible de trmino
Alteraciones en el cronograma general del proyecto (si est en desarrollo)

Propuesta de Cambio

El Gerente har la evaluacin econmica y evaluar el impacto en el cronograma

general, determinando el costo del cambio segn los recursos y tiempos
especificados.

Independientemente del costo a incurrirse, el Gerente evaluar la aplicacin de un

descuento parcial o total sobre la tarifa por el cambio a efectuarse, de acuerdo a la
naturaleza del cambio y/o anomala.

Cualquiera sea la decisin del gerente, deber emitir una propuesta de cambio al
cliente, indicando todos los pormenores al cliente, y determinar en caso de existir
un error, no se cotizar econmicamente el cambio, pero se comunicar al cliente
la evaluacin y el impacto del mismo, como sustento de los posibles cambios al
cronograma y aplicativo. Esto dar lugar al documento propuesta de cambio
que contendr:

Solicitud de Cambio o Correccin

Anlisis de Impacto
Presupuesto de Implementacin
Propuesta

Aprobacin

El documento anterior deber ser firmado y aceptado formalmente por el Lder

usuario, o quien tenga poder de decisin sobre los aspectos funcionales
y econmicos del proyecto. La aprobacin deber consignar:

Fecha de Aprobacin Funcional

Nombre del aprobador funcional
Firma del aprobador funcional
Fecha de aprobacin tcnica
Nombre del aprobador tcnico
Firma del aprobador tcnico

Actualizacin al cronograma
El Jefe del Proyecto proceder con el documento de propuesta de cambio, a
modificar el cronograma detallado de la fase vigente y el cronograma general del
proyecto, remitiendo una copia al Gerente del Proyecto y otra copia al Lder
usuario.

LECCIONES APRENDIDAS

Las lecciones aprendidas de un proyecto son el conjunto de xitos y errores que el

equipo ha logrado manejar y sortear durante su realizacin.

El aprendizaje que se logre durante su tratamiento debe documentarse, debido a

que si conocemos de las causas de ambos, podremos procurar evitar los errores y
volver a provocar los xitos.

Una forma de documentar es la siguiente:

Elaborado por:
Fecha:
Nombre del proyecto:
Patrocinador del proyecto:
Gerente de Proyecto:
Fechas y tiempos estimados:
Fechas y tiempos reales:
Costos estimados:
Costos reales:
1. Alcanzo el proyecto las metas de tiempo, costos y alcance?
2. Cul fue el criterio de xito listado en el documento del alcance del proyecto?
3. Reflexione sobre si alcanzo o no los criterios de xito del proyecto.
4. En trminos de gerencia de proyectos, cules fueron las principales lecciones
que el equipo aprendi?
5. Describa las situaciones de lo que sali bien en el proyecto.
6. Describa las situaciones de lo que sali mal en el proyecto.
7. Qu haran diferente en un prximo proyecto basado en su experiencia de
trabajo del actual proyecto?

Firma: Gerente del Proyecto

Copia: PMO, Patrocinador, Gerentes de otros Proyectos