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Manual de Supervision e Interventoria Final PDF
Manual de Supervision e Interventoria Final PDF
CONTENIDO
1. OBJETIVO .................................................................................................................................................. 5
1.1. Objetivo principal. ....................................................................................................................................... 5
1.2. Objetivos especficos.................................................................................................................................. 5
2. DESTINATARIOS ....................................................................................................................................... 6
3. GLOSARIO ................................................................................................................................................. 7
4. REFERENCIAS. ....................................................................................................................................... 10
5. GENERALIDADES ................................................................................................................................... 11
5.1. PRINCIPIOS ORIENTADORES DEL PRESENTE MANUAL. .................................................................. 11
6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES ............................................................... 12
6.1. DEFINICIONES, ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL SUPERVISOR Y DEL
INTERVENTOR ........................................................................................................................................ 12
6.1.1. DEFINICIN DE SUPERVISIN Y SUPERVISOR PARA EL PRESENTE MANUAL............... 12
6.1.1.1. Supervisin ................................................................................................................................ 12
6.1.1.2. Supervisor ................................................................................................................................. 13
6.2. DEFINICIN DE INTERVENTORA E INTERVENTOR PARA EL PRESENTE MANUAL. ..................... 13
6.2.1. Interventora ............................................................................................................................................. 13
6.2.2. Interventor ................................................................................................................................................ 13
6.3. CARACTERSTICAS PROPIAS DEL INTERVENTOR. ........................................................................... 13
6.3.1. Naturaleza jurdica del contrato de Interventora. ...................................................................... 13
6.3.2. Respecto de las capacidades para ser Interventor. ................................................................... 14
6.4. REQUISITOS MNIMOS EXIGIDOS PARA SER INTERVENTOR Y PARA SER SUPERVISOR. ........... 14
6.4.1. Requisitos exigidos al Interventor. ............................................................................................. 15
6.4.2. Requisitos exigidos al Supervisor. ............................................................................................. 15
6.4.3. Requisitos exigidos tanto a los Supervisores como a los Interventores. ................................... 15
6.5. CRITERIOS PARA DETERMINAR CUNDO SE REQUIERE INTERVENTOR. ..................................... 16
6.5.1. Por la naturaleza jurdica del contrato principal objeto de la Interventora................................. 16
6.5.2. Por las especificaciones tcnicas del contrato principal objeto de Interventora. ...................... 16
6.5.3. Por razones de conveniencia de la Entidad............................................................................... 17
6.6 FUNCIONES DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR. .................................................................... 17
6.6.1. ASPECTOS FUNCIONALES DE LAS ACTIVIDADES DE SUPERVISIN Y DE INTERVENTORA. ..... 17
Elaborado por: Revisado y Aprobado por: Aprobacin Metodolgica por:
Nombre: Liliana Riao Amaya. Nombre: Juan David Duque Botero - Nombre: Giselle Johanna Castelblanco
Cargo: Coordinadora Grupo de Pedro Felipe Tapia M. Muoz.
Trabajo de Contratacin Cargo: Director Administrativo - Cargo: Representante de la Direccin
Fecha: 2014-01-17 Secretario General para el Sistema de Calidad
Firma: (Original firmado) Fecha: 2014-01-17 Fecha: 2014-01-17
Firma: (Original firmado) Firma: (Original firmado)
Cualquier copia impresa, electrnica o de reproduccin de este documento sin la marca de agua o el sello de control de documentos, se
constituye en copia no controlada.
SC01-F02 Vr1 (2012-11-21)
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INTRODUCCIN
Las entidades estatales tienen la competencia para la direccin general y la obligacin de ejercer el control y
vigilancia de la ejecucin de los contratos y convenios para lograr el cumplimiento de stos en los trminos de los
artculos 3, 4, 5 y 14 de Ley 80 de 1993.
De conformidad con lo establecido en el artculo 82 de la Ley 1474 de 2011 mediante la cual se dictan normas
orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la
efectividad del control de la gestin pblica, se seala la responsabilidad civil, fiscal, disciplinaria y penal que
recae en los asesores, consultores e interventores tanto por el cumplimiento de las obligaciones que se deriven del
contrato por ellos celebrado como por conductas que les fueren imputables y que causasen perjuicios a las
entidades ocasionados por la celebracin y ejecucin de los contratos sobre los cuales se ejerci o se ejercen las
funciones de Interventora, asesora o consultora.
De conformidad con lo establecido por el artculo 83 de la Ley 1474 de 2011, el objetivo de la Supervisin e
Interventora en los contratos estatales es proteger la moralidad administrativa, con el fin de prevenir la
ocurrencia de actos de corrupcin y tutelar la transparencia de la actividad contractual.
Igualmente, son sujetos de responsabilidad respecto del suministro oportuno de la informacin que solicite el
contratista o cualquier rea de la Superintendencia de Industria y Comercio.
La responsabilidad a ellos imputable debe propender por el cumplimiento del objeto contractual, buscando
satisfacer las necesidades y exigencias de la entidad pblica contratante.
Guardando directa relacin con lo previamente manifestado, el Decreto 1510 de 2013 mediante el cual por
el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacin pblica, consagra en su artculo 160 como
uno de los principales deberes de las entidades estatales que se encuentran sujetas al Estatuto de
Contratacin de la Administracin Pblica, el contar con un manual de contratacin el cual debe cumplir
con los lineamientos que para el efecto seale Colombia Compra Eficiente.
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Es por ello que se presenta este manual para las actividades de Supervisin e Interventora de la Superintendencia
de Industria y Comercio de Colombia (SIC) dentro del contexto jurdico que impone el Estado constitucional y
social de derecho en el marco del Estatuto General de la Contratacin de la Administracin Pblica atendiendo los
principales parmetros de nuestra jurisprudencia para servir de herramienta de apoyo para servidores pblicos y
contratistas en la consecucin de los fines pretendidos por la SIC a travs de sus procesos de contratacin.
En virtud de lo manifestado por la reciente jurisprudencia, los manuales de contratacin deben reglamentar y
desarrollar los aspectos de la contratacin estatal que las normas jurdicas generales vigentes han regulado y
reglamentado anteriormente, y aplicarlos al caso concreto de la respectiva entidad pblica, con el fin de desarrollar
el principio de auto organizacin.
Habida cuenta de ello es menester adoptar un Manual de Supervisin e Interventora de los contratos y convenios
que celebre la Superintendencia de Industria y Comercio debidamente actualizado a la normatividad y
jurisprudencia vigente.
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1. OBJETIVO
El presente manual tiene como propsito primordial brindar tanto a los contratistas interventores como a los
funcionarios de la Superintendencia de Industria y Comercio una herramienta normativa de fcil entendimiento que
los oriente respecto de las actividades de Interventora y Supervisin que deben desarrollar. En ese orden de
ideas, el manual de contratacin de la Entidad y el presente Manual de Supervisin e Interventora sern la
principal y primera fuente de interpretacin de los contratos estatales que celebre la SIC.
En caso de discrepancia o discordancia entre alguno de estos dos (Manual de Contratacin y Manual de
supervisin e Interventora) prevalecer lo dispuesto en la ley.
Las pautas dispuestas en el presente Manual buscan igualmente dar pleno cumplimiento a los principios
orientadores de la funcin pblica consagrados en la Constitucin Poltica as como a los propios de la
contratacin estatal.
Este documento est compuesto por normas bsicas y procedimientos de carcter general, de igual forma
contiene definiciones de trascendental importancia para el desarrollo de las actividades de supervisin e
interventora sin confundir cada una de las actividades, fijar los criterios, responsabilidades, obligaciones y
prohibiciones en el ejercicio de la supervisin e interventora de los contratos y convenios suscritos por la
Superintendencia de Industria y Comercio SIC-.
Las actividades de interventora o supervisin implican por su naturaleza misma una posicin imparcial o neutral
para poder desarrollar sus funciones, por lo tanto, en la interpretacin del contrato y en la toma de decisiones la
interventora o supervisin deben cumplir con los objetivos de su funcin sealados a continuacin:
- Verificar. Este objetivo est directamente relacionado con la necesidad de establecer la verdadera situacin y
nivel de cumplimiento del contrato, para lo cual se requiere la realizacin de visitas permanentes, reuniones,
control de calidad de los bienes y servicios, aplicacin de correctivos, solucin de los problemas y toma de
decisiones motivadas y argumentadas pero oportunas, absolucin de dudas y dems actividades pertinentes para
determinar el cumplimiento de los compromisos contractuales adquiridos, respetando siempre la autonoma de los
contratistas para ciertos aspectos y para evitar la no extralimitacin de las competencias otorgadas para el efecto.
- Exigir. Si dando cumplimiento a las funciones de interventora y/o supervisin, se evidencia que el desarrollo
contractual no se est ejecutando conforme a lo pactado en el contrato estatal vigilado, es obligacin del
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Interventor y/o del Supervisor, segn sea el caso, informar y exigir a las partes el adecuado y oportuno
cumplimiento con las clusulas contractuales, so pena de solicitar y/o emprender el inicio de los procedimientos
sancionatorios, conminatorios, compensatorios e indemnizatorios conducentes para tal fin.
- Prevenir. Toda vez que las funciones de Supervisin e Interventora estn directamente relacionadas con la
consecucin de un correcto desarrollo del contrato, su actividad no debe estar nicamente dirigida a sancionar el
incumplimiento de las obligaciones contractuales, sino a buscar la gil y adecuada correccin de los errores que se
presenten dentro de los parmetros legales logrando la efectiva ejecucin del contrato, siempre dentro de la ley y
de los compromisos contractuales que lo rigen.
- Absolver: en virtud del principio de mediacin, el Supervisor y/o Interventor del contrato, se encargarn
de atender y absolver todas las dudas que se presentan en cuanto a la ejecucin de los contratos, ya que
la comunicacin entre las partes es un aspecto fundamental en el desarrollo de la relacin contractual y
teniendo en cuenta que el contratista no cuenta con autonoma absoluta y la Entidad no puede
desprenderse del desarrollo del contrato.
- Colaborar: El Supervisor y/o Interventor y el contratista, conforman un equipo que en conjunto debern
resolver todos los problemas o dificultades que se presenten a nivel tcnico, jurdico, administrativo y
financiero. El Supervisor o Interventor en consecuencia debe tener claro que para un adecuado desarrollo
de su labor, deber integrarse a dicho equipo sin que ello signifique algn tipo de variacin en las
responsabilidades de las partes.
- Solicitar: Esta facultad se materializa cuando el Supervisor y/o Interventor solicita al contratista de
manera oportuna, que corrija o subsane prontamente, aquellas fallas que no afectan la validez del contrato.
De igual manera ejerce esta facultad cuando solicita se impongan sanciones al contratista por
incumplimientos contractuales, o emite su concepto respecto a la viabilidad de prorrogar, modificar o
adicionar el contrato, entre otros temas.
2. DESTINATARIOS
El presente manual es un documento de obligatoria consulta y aplicacin permanente para todos los efectos de
planeacin, desarrollo, ejecucin, trmite y liquidaciones de los contratos estatales de la SIC as como de la
presentacin de informes por parte de quien ejerce la funcin de control y seguimiento de los contratos de la
Entidad, ya sea mediante la Supervisin o a travs de un contrato de Interventora.
As las cosas, este manual se aplicar a todo proceso de contratacin de Supervisin e Interventora que adelante
la Superintendencia de Industria y Comercio en cumplimiento de sus funciones constitucionales, legales y
reglamentarias.
Habida cuenta de la naturaleza del presente conjunto normativo, el Manual de Supervisin e Interventora de
Contratos y Convenios que celebre la Superintendencia de Industria y Comercio es de obligatorio cumplimiento por
parte de los destinatarios del mismo.
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3. GLOSARIO
Las expresiones utilizadas en el presente Manual con mayscula inicial deben ser entendidas con el
significado que a continuacin se indica o con el que establece el Decreto 1510 de 2013. Los trminos
definidos son utilizados en singular y en plural segn lo requiera el contexto en el cual son utilizados. Los
trminos no definidos a continuacin deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.
Acta. Documento donde se describe un evento del contrato o lo tratado en una reunin, dejando
constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas.
Tipos de actas:
1. Acta de anticipo. Documento mediante el cual se deja constancia que el anticipo a entregar al
contratista corresponde al porcentaje pactado en el contrato y cuenta con el amparo de manejo y
correcta inversin en la pliza nica de cumplimiento, cuando se requiera.
2. Acta de entrega de bienes y/o equipos. Documento mediante el cual se formaliza el recibo y la
entrega de bienes y/o equipos por parte del contratista a la Superintendencia de Industria y
Comercio.
3. Acta de inicio. Documento en el cual se estipula la fecha de iniciacin del contrato. A partir de
dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo de ejecucin y se establece la fecha de
terminacin de lo pactado en el objeto del contrato, cuando aplique.
4. Acta de liquidacin del contrato. Documento donde constan los acuerdos, conciliaciones y
transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al contrato y poder declararse a paz y
salvo, cuando aplique. Incluye un balance final del contrato.
6. Acta de recibo final. Documento mediante el cual se deja constancia por parte del supervisor
que el contratista hace entrega y la Superintendencia de Industria y Comercio recibe a
satisfaccin y cuantificados los bienes, las obras, o los servicios objeto del contrato dentro de la
vigencia del mismo.
10. Acta de terminacin anticipada. Documento mediante el cual el ordenador del gasto deja
constancia con el contratista que se termina el objeto contratado dentro del plazo de ejecucin.
Cuenta de Anticipo. Es la cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del anticipo que
entrega la Superintendencia de Industria y Comercio, para ser manejada por el contratista con la
vigilancia y control del Interventor. Los rendimientos que genere esta cuenta pertenecern al Tesoro
Nacional. De conformidad con el artculo 91 de la ley 1474 de 2011, en los contratos de obra, concesin,
salud, o los que se realicen por licitacin pblica, el contratista deber constituir una fiducia o patrimonio
autnomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a ttulo de anticipo, salvo que el contrato
sea de menor o de mnima cuanta.
Das Hbiles. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 4 de 1913 y en la Ley 51 de 1983, y para los
efectos de los trminos en las actuaciones frente a las Cmaras de Comercio relacionados con el
Registro nico de Proponentes, entindase por das hbiles y horarios laborales nicamente los das de
lunes a viernes no feriados de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. as haya atencin al pblico en horarios o das
distintos.
que surjan a su cargo, por razn de la celebracin, ejecucin y liquidacin de un contrato estatal. Debe
contener entre otros y de acuerdo a la naturaleza del contrato, los amparos de correcta inversin y buen
manejo del anticipo; calidad del bien o servicio suministrado; pago de salarios, prestaciones e
indemnizaciones; estabilidad de la obra, provisin de repuestos y accesorios y todos los dems riesgos de
que trata el ordenamiento jurdico.
Modificacin de Contratos. Documento contentivo de una modificacin, adicin, prrroga y/o aclaracin
a las clusulas estipuladas inicialmente en el contrato. Debe ser firmado por las mismas personas que
firman el contrato original, o quienes hagan sus veces.
Certificado de Cumplimiento a Satisfaccin. Documento a travs del cual se ordena el pago por parte
de la Superintendencia de Industria y Comercio al contratista, por las actividades ejecutadas durante el
perodo respectivo, de acuerdo con la modalidad de pago estipulada en el contrato.
Pago Anticipado. Son recursos pblicos pagados en la forma adelantada por la Superintendencia de
Industria y Comercio al contratista, los cuales representan una verdadera forma de pago por la ejecucin
del contrato y pueden ser invertidos libremente por el contratista, sin perjuicio de su obligacin de cumplir
con el objeto contratado y del deber del Estado de velar por tal cumplimiento.
Perfeccionamiento del contrato: El contrato se perfecciona con la firma de las partes, con la aceptacin
de la orden de compra, o con la aceptacin de oferta.
Plazo de ejecucin del contrato. Es el perodo entre la fecha de iniciacin y el vencimiento del trmino
estipulado en el contrato para la ejecucin del objeto contratado.
Precios del mercado. Para efectos del presente Manual se entender por precio del mercado aquellos
que consultan las condiciones especficas del lugar en el que se ejecutar el contrato, entre los cuales se
encuentra: Los gastos de administracin, los gastos de transporte, el valor de la mano de obra, los
impuestos, la distancia de transporte de los materiales, la temporada en la que se va a ejecutar el
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contrato, adems de las exigencias y condiciones especficas establecidas por la SIC tales como la forma
de pago, las garantas y los requisitos de calidad.
Es obligacin de la SIC y de los contratistas, contratar nica y exclusivamente mediante precios del
mercado, entendiendo que stos son los nicos ajustados a la realidad del mercado.
Pliza de responsabilidad civil. Amparo autnomo que debe ser constituido por los contratistas en
contratos de obra y en los dems que considere necesario la SIC, con el que se cubre la responsabilidad
civil frente a daos a terceros, derivados de la ejecucin del contrato respectivo.
Requisitos de ejecucin del contrato: Para que el contrato pueda iniciar su ejecucin deber
aprobarse la garanta que deba constituir el contratista y firmar el acta de inicio entre el supervisor
y el contratista.
4. REFERENCIAS.
Jerarqua
Numero/Fecha Ttulo Artculo Aplicacin Especfica
de la norma
Deberes de los interventores y
supervisores
Competencia y obligacin de
Por la cual se expide el
ejercer control y vigilancia de la
Estatuto General de Arts. 5, 14 y
Ley 80 de 1993 ejecucin de contratos.
Contratacin de la 26
Responsabilidad de los
Administracin Pblica
empelados designados como
interventores y supervisores de
contratos y convenios
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5. GENERALIDADES
Al igual que el Manual General de Contratacin Estatal de la Entidad, el presente Manual pretende acomodarse a
la jurisprudencia nacional vigente sobre la materia, para lo cual tiene por principio ser un documento hecho a la
medida de la Superintendencia de Industria y Comercio y, por lo mismo, evitar innecesarias y perjudiciales
repeticiones y glosas normativas suficientemente reguladas por el legislador y reglamentadas por el gobierno
nacional.
En consecuencia, este Manual se regir por los principios generales de la funcin administrativa y de la
contratacin estatal y por los siguientes:
Principios constitucionales
- Legalidad
- Debido proceso
- Libre competencia
- Igualdad.
- Moralidad.
- Eficacia.
- Economa.
- Celeridad.
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- Imparcialidad.
- Publicidad.
- Buena fe
- Enriquecimiento sin justa causa
- Abuso del Derecho
- Otros
- Planeacin
- Transparencia
- Responsabilidad,
- Seleccin objetiva
- Economa
- Equilibrio econmico del contrato
De conformidad con la Ley 1474 de 2011 las actividades de Supervisin e Interventora convirtieron a los sujetos
que realizan el control de los contratos estatales en responsables tanto fiscal, civil, disciplinaria como penalmente
de las conductas que ocasionen perjuicios graves al Estado.
Para no dejar ningn asomo de duda respecto de cada una de la naturaleza jurdica el presente Manual definir las
funciones de Supervisin y de Interventora.
6.1.1.1. Supervisin
Para los efectos del presente manual, entindase por supervisin una actividad inherente al proceso contractual
consistente en el seguimiento y la vigilancia tcnica, administrativa, financiera, contable y jurdica para el adecuado
inicio, ejecucin y liquidacin de un contrato o convenio determinado, ejercida por la SIC a travs de funcionarios
de la misma Entidad cuando no se requieren conocimientos especializados o, cuando se presenten las situaciones
especiales descritas en este manual.
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6.1.1.2. Supervisor
Para los efectos del presente manual, entindase por Supervisor la persona natural que en calidad de funcionario
de la SIC lleva a cabo las actividades de seguimiento tcnico, administrativo, financiero, contable, y jurdico para el
adecuado inicio, ejecucin y liquidacin de un contrato o convenio determinado cuando no se requieren
conocimientos especializados o, cuando se presenten las situaciones especiales descritas en este Manual.
6.2.1. Interventora
Para efectos del presente manual, entindase por Interventora una actividad inherente al proceso contractual
consistente en el seguimiento y vigilancia tcnica, administrativa, financiera, contable y jurdica para el adecuado
inicio, ejecucin y liquidacin de un contrato o convenio determinado, ejercida por una persona natural o jurdica
contratada por la SIC para tal fin cuando el seguimiento del contrato requiera conocimientos especializados o,
cuando se presenten las situaciones especiales descritas en este Manual.
As las cosas, esta Entidad diferencia la Interventora de la supervisin. Para la SIC el Interventor es un contratista
externo a la Entidad cuando la Entidad encuentre justificada su contratacin de acuerdo a la complejidad del
asunto y al objeto del contrato o cuando la ley as lo exija. Por el contrario, las funciones de Supervisin se
desarrollarn con personal de la SIC.
6.2.2. Interventor
Para los efectos del presente Manual entindase por Interventor la persona natural o jurdica externa a la Entidad
contratada exclusivamente para llevar a cabo las actividades de seguimiento y vigilancia tcnica, para el adecuado
inicio, ejecucin y liquidacin de un contrato o convenio determinado cuando el seguimiento del contrato requiera
conocimientos especializados o, cuando se presenten las situaciones especiales descritas en este Manual.
Cuando la SIC lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podr contratar el
seguimiento administrativo, tcnico, financiero, contable, jurdico del objeto o contrato dentro de la Interventora.
De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993 al hablarse de Interventores se hace mencin a personas
independientes a la Entidad contratante y al contratista objeto de Interventora, el cual tiene la obligacin de
responder por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los trminos establecidos en el artculo 53 de la
misma Ley1.
1 Artculo 53.-De la Responsabilidad de los Consultores, Interventores y Asesores. Modificado por el artculo 82, Ley
1474 de 2011. Los consultores, interventores y asesores externos respondern civil y penalmente tanto por el cumplimiento de
las obligaciones derivadas del contrato de consultora, interventora, o asesora, como por los hechos u omisiones que les
fuere imputables y que causen dao o perjuicio a las entidades, derivados de la celebracin y ejecucin de los contratos
respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultora, interventora o asesora.
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Los Interventores son entonces contratistas del Estado, escogidos, como regla general, mediante concurso de
mritos2, los cuales tienen la obligacin de llevar a cabo un seguimiento y vigilancia tcnica, jurdica, econmica,
financiera, ambiental, social y predial especial, sobre un contrato estatal determinado.
Los contratos de Interventora estn vinculados con el control y seguimiento de otros contratos estatales, con lo
cual, prima facie, se colige su naturaleza accesoria.
De igual forma el contrato de Interventora busca que los intereses de la administracin pblica y objetivos del
Proceso de Contratacin se materialicen dentro de los trminos del contrato principal.
Se entender que cuentan con capacidad para ser Interventores en los trminos establecidos en el presente
Manual, en virtud de lo establecido por el artculo 6 de la Ley 80 de 1993 las personas legalmente consideradas
como capaces, adems de los consorcios y las uniones temporales y las sociedades futuras.
Pargrafo: A diferencia de los Supervisores, los Interventores pueden ser personas jurdicas.
6.4. REQUISITOS MNIMOS EXIGIDOS PARA SER INTERVENTOR Y PARA SER SUPERVISOR.
De conformidad con lo manifestado en el numeral 6.2 del presente Manual, si bien las funciones de seguimiento
pueden resultar siendo las mismas tanto para el Supervisor como para el Interventor, su rgimen de contratacin y
su designacin es a todas luces diferente toda vez que el Supervisor tiene la calidad de funcionario pblico de la
Entidad mientras que el Interventor es una persona externa al ente, contratada mediante un proceso de seleccin
regido por el Estatuto de Contratacin para la Administracin Pblica exclusivamente para el cumplimiento de sus
actividades frente a contratos y convenios determinados.
Es por ello que aunque se asemejan en funciones para poder desarrollar las actividades de seguimiento tcnico,
administrativo, financiero, jurdico y contable, cuentan con exigencias diferentes respecto de su contratacin y
requisitos previos para la ejecucin de las actividades encomendadas.
Para ejercer la actividad de Interventor la persona contratada, debe, como mnimo, reunir lo siguiente:
1. Deber haber sido contratado en los trminos del Estatuto de Contratacin para la Administracin Pblica
y del Manual de Contratacin de la Entidad.
2. Deber no haber celebrado un contrato estatal con la SIC de obra pblica, de concesin, suministro de
medicamentos y de alimentos o su cnyuge, compaero o compaera permanente, pariente hasta el
segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil o sus socios en sociedades
distintas de las annimas abiertas, con las entidades a que se refiere el artculo 2o de la Ley 80 de
1993, durante el plazo de ejecucin y hasta la liquidacin del mismo, en virtud de lo dispuesto por el
artculo 5 de la ley 1474 de 2011.
3. Para la ejecucin de los contratos de Interventora es obligatoria la constitucin y aprobacin de la
garanta de cumplimiento hasta por el mismo trmino de la garanta de estabilidad del contrato principal,
en virtud de lo establecido por el artculo 85 de la Ley 1474 de 2011 y conforme a la normatividad en
seguros vigente.
Pargrafo: Previo a la apertura del proceso de seleccin o firma del contrato cuando se trate de contratacin
directa, debe contarse con la elaboracin de estudios, diseos y proyectos que motiven la contratacin en virtud de
lo estipulado por el artculo 87 de la Ley 1474 de 2011.
Para ejercer la actividad de Supervisin el servidor pblico debe, como mnimo, reunir lo siguiente:
Para ejercer la actividad de Supervisor o Interventor, el servidor pblico de la SIC, en el primer caso, o la persona
contratada, en el segundo caso, debe como mnimo reunir las siguientes calidades:
1. El perfil del Supervisor debe estar acorde con el rea y/u objeto en que se va a ejecutar el contrato para
efectos de estar en capacidad de verificar el cumplimiento contractual resolver los problemas y
dificultades que se presenten durante la ejecucin y liquidacin del contrato.
2. El perfil del Interventor deber corresponder con la naturaleza del contrato debido a que debe
estar en capacidad de verificar el cumplimiento del contrato, resolver los problemas y dificultades
que se presenten durante la ejecucin y liquidacin del contrato.
3. El interventor deber estar en capacidad para interpretar el plano, diseo y/o proyecto con el fin de velar
porque ste se ejecute fielmente conforme a los criterios de quienes lo elaboraron o proyectaron sin
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cambiar o permitir que cambien el original de los mismos salvo que medie la celebracin de otro s entre
las partes.
4. El supervisor e interventor deber tener la capacidad de prever los problemas tcnicos y no permitir que
los trabajos se ejecuten con imperfecciones y/o requerir sus correcciones.
6. El supervisor e interventor no deber tener parentesco, afecto o inters econmico con el contratista, y en
general, cualquier clase de motivacin o conflicto de inters que impida una intervencin objetiva.
7. El supervisor e interventor deber colaborar con el contratista en la buena ejecucin del contrato sin
interferir con el trabajo mismo.
Para los efectos del presente Manual se establecen los criterios que deben ser tenidos en cuenta por la Entidad
para determinar la necesidad de contratar a un Interventor toda vez que la regla general es que no se requerirn
Interventores para la vigilancia y control de los contratos de la SIC.
Para todos los contratos estatales que por disposiciones legales se determina expresamente la necesidad de
contratar un Interventor.
Por ejemplo:
- Contrato de obra. En virtud del numeral 1 del artculo 32 de la Ley 80 de 1993, cuando se est frente a un
contrato de obra pblica se requerir la contratacin de una Interventora, es decir, una persona natural o jurdica
ajena e independiente a SIC, la cual responder por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los
trminos previstos en la ley y en el presente Manual.
6.5.2. Por las especificaciones tcnicas del contrato principal objeto de Interventora.
Cuando mediante acto administrativo motivado de trmite expedido por el Secretario General, previo requerimiento
del rea solicitante y, por la complejidad o por las cualidades en las especificaciones tcnicas del objeto del
contrato objeto de Interventora.
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Cuando as lo decida la Entidad mediante acto administrativo de trmite suficientemente motivado expedido por el
secretario general de la SIC.
Las funciones de Supervisin e Interventora se debern ejercer de forma integral y se circunscriben desde el inicio
del contrato supervisado hasta su terminacin y/o liquidacin, segn corresponda.
Aspecto Tcnico.
Comprende las labores encaminadas a determinar si las obras, servicios o bienes, se ajustan a las cantidades,
especificaciones y calidades establecidas en los trminos de referencia y/o en el contrato.
Aspecto Administrativo.
Es el eje principal de la debida coordinacin entre la Entidad y el contratista con respecto a la ejecucin y
liquidacin del contrato y comprende todas las actividades encaminadas a impulsar la ejecucin del contrato y
verificar el cumplimiento por parte del contratista de los trmites y diligencias que debe realizar.
Aspecto Financiero.
Tiene por objeto el seguimiento del presupuesto de los contratos en aras a que los desembolsos y pagos se lleven
a cabo en los trminos y por lo valores acordadas en el contrato, buscando as evitar que se realicen pagos no
ajustados al soporte presupuestal y a la realidad del contrato. En otras palabras, comprende las actividades
dirigidas a controlar el buen manejo e inversin de los recursos del contrato.
Aspecto legal.
Est directamente relacionado con la revisin y la verificacin del cumplimiento del marco legal, reglamentario y
contractual en que se ejecuta el contrato principal.
Guardando directa relacin con los aspectos previamente mencionados y sin perjuicio de las obligaciones que se
establezcan con posterioridad y las que correspondan a la naturaleza del objeto especifico del contrato o de la
delegacin o del encargo, los Supervisores e Interventores tendrn a su cargo, adems de las funciones
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designadas en el contrato sobre el cual ejerce la supervisin, o se celebra la interventora, las siguientes
funciones a la hora de llevar a cabo sus actividades de Supervisin e Interventora:
e. Exigir, revisar, aceptar y controlar programas para la ejecucin de la obra, bien o servicio.
j. Vigilar la expedicin y vigencia de las plizas de garanta de cumplimiento del contrato, inversin
del anticipo, etc.
l. Consignar en actas las reuniones de comit, acuerdos, convenios, etc y llevar toda la trazabilidad
del contrato.
m. Firmar las actas de iniciacin, recibo, suspensin, recibo final, liquidacin, etc.
n. Verificar el pago por parte del contratista de los salarios, prestaciones sociales y aportes
parafiscales.
e. Suscripcin de acta de iniciacin y todas aquellas que se requieran.(Acta recibo fina GA01-F10l,
Cumplido a satisfaccin mensual GA01-F08, Informe de supervisin GA01-F09)
l. Informe final.
a. Autorizar pagos.
c. Examinar los extractos contables para verificar que los rendimientos que llegaren a producir los
recursos entregados como anticipo.
a. Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo, montos, calidades y dems trminos
establecidos por las partes y por la ley.
b. Verificar y exigir que las garantas contractuales constituidas por el contratista se ajusten a las
disposiciones legales vigentes durante el desarrollo del contrato, as mismo solicitar las
modificaciones que sean necesarias.
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d. Analizar, aprobar y decidir sobre la viabilidad de las adiciones, prrrogas y modificaciones que
requiera el contrato objeto de Supervisin.
e. Velar por que el contratista cumpla con las obligaciones fiscales y laborales, relacionadas con el
contrato supervisado.
h. Dar traslado oportuno a la administracin de las solicitudes y peticiones que le haga el contratista
en relacin con el desarrollo del contrato y advertir a esta sobre el vencimiento del trmino para
resolver, prestando especial atencin a los trminos fijados por la ley respecto del silencio
administrativo positivo.
j. Informar al Ordenador del Gasto del incumplimiento del contratista y solicitar la aplicacin de
sanciones correspondientes de manera motivada, y aportando las pruebas oportunas,
pertinentes y necesarias.
k. En general verificar y dirigir el cumplimiento por parte del contratista y la SIC, de todas las
obligaciones contradas en virtud del contrato supervisado.
Pargrafo: Todas las anteriores funciones son enunciativas y mnimas de manera que las mismas se entendern
incorporadas al contrato de Interventora y a las funciones del Supervisor sin perjuicio de la asignacin de ms
funciones.
La Entidad deber establecer de forma expresa, clara y escrita en cada contrato de Interventora todas y cada una
de las actividades a desarrollar respecto del contrato principal sobre el cual recaern las funciones de
Interventora.
No obstante ello, dichas funciones estarn directamente relacionadas con las funciones generales sealadas en el
presente manual relativas a las funciones de naturaleza tcnica, jurdica, administrativa y financiera de los
Supervisores e Interventores.
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De conformidad con lo establecido en el artculo 83 de la Ley 1474 de 2011, por regla general, las funciones de
Supervisin e Interventora en relacin con un mismo contrato no sern concurrentes ni se permitir ningn tipo de
imbricacin funcional.
Sin perjuicio de ello, en los casos en donde la SIC considere conveniente dividir la vigilancia de un contrato
determinado entre un Supervisor y un Interventor, la Entidad deber, en el contrato de Interventora respectivo,
indicar de forma expresa las actividades a cargo del Interventor, entendindose por lo tanto, que las actividades
que no se encuentren establecidas en el contrato de Interventora y que estn relacionadas con las actividades de
Interventora y Supervisin estarn a cargo de la Entidad a travs del Supervisor.
La Supervisin podr constituirse desde la fase precontractual, de manera que asegure la participacin y el
conocimiento del proyecto a intervenir. La participacin del Supervisor en la fase precontractual, cuando a ello
hubiere lugar, tendr carcter consultivo y podr participar en el proceso de evaluacin de las propuestas. Si la
Supervisin se constituye en la etapa contractual, se seleccionar el Supervisor en el mismo contrato y se
comunicar mediante memorando interno.
La designacin del Supervisor estar a cargo del Ordenador del Gasto de la Superintendencia de Industria y
Comercio o quien haga sus veces, directamente o por solicitud de GTC.
En caso de ausencias temporales o absolutas del Supervisor ser remplazado por la persona o funcionario que
seleccione el secretario general.
A ms tardar dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes al cumplimiento de los requisitos de
legalizacin y/o aprobacin de las garantas del contrato se comunicar su designacin, sin perjuicio de su
designacin en el contrato.
La designacin del Supervisor es de forzosa aceptacin, salvo en caso de fuerza mayor o caso fortuito
debidamente motivado y autorizado por el Ordenador del Gasto, o se encuentre incurso en las causales de
inhabilidad o incompatibilidad
El Ordenador del Gasto, con base en los estudios previos, en cualquier momento de la etapa previa y siempre
antes de celebrar el contrato supervisado, determinar la necesidad de contratar una Interventora para el contrato
con fundamento en los criterios establecidos en el presente Manual y en el Manual de Contratacin.
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La ejecucin del contrato de Interventora deber iniciarse simultneamente con la firma del Acta de Inicio
del contrato objeto de la Interventora.
Actividades Principales: Los Interventores y/o Supervisores de los contratos que celebre la Superintendencia de
Industria y Comercio, debern:
CONTRACTUAL
Revisar la documentacin requerida para la Interventor y/o
legalizacin del contrato Supervisor
Firmar el acta de inicio del contrato junto con el Interventor y/o Acta de inicio y/o
INICIO DEL Contratista cumplidos los requisitos de Supervisor. registro y/o
CONTRATO legalizacin o ejecucin del contrato, deba aprobacin de las
iniciarse el contrato. garantas, segn
corresponda.
Avalar y dar visto bueno con su firma a todos los Interventor y/o
papeles de trabajo, formatos, actas, Supervisor.
comunicaciones, requerimientos, solicitudes y
dems documentos que se originen con ocasin
del desarrollo contractual, los cuales remitir en
copia al Grupo de Trabajo de Contratacin
quien los conservar en perfecto estado y orden
cronolgico de acuerdo con las etapas del
proceso de contratacin en la carpeta respectiva
de cada contrato en particular
SUSPENSIN
DEL CONTRATO Suscribir el Acta de Suspensin con el Interventor y/o Acta de
ordenador del gasto y el contratista detallando el Supervisor suspensin
trmino y las causales de la suspensin. Contratista del contrato
Ordenador del
Gasto
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LIQUIDACIN Elaborar dentro del mes siguiente a la Interventor y/o Acta de liquidacin
DEL terminacin del contrato, el acta Supervisor del
CONTRATO de liquidacin final del mismo, siguiendo Representante Contrato
para tal efecto el modelo suministrado por la Legal del
Coordinacin Grupo de trabajo de Contratista
Contratacin, el cual deber remitirse dentro Ordenador de
del mes siguiente a la terminacin del Gasto
contrato a la mencionada Coordinacin para
ser revisada y aceptada por sta y proceder
al trmite de firmas. (Cuando aplique).
.
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Sin perjuicio de los deberes consagrados en el artculo 5 de la Ley 80 de 1993, para el debido cumplimiento de las
funciones a su cargo, quien ejerza la funcin de control y seguimiento del contrato tendr los siguientes deberes:
1. Suministrar toda la informacin normativa y tcnica disponible para la ejecucin del contrato, as
como tambin, brindar el apoyo administrativo y logstico que se requiera.
2. Supervisar tcnica, administrativa y legalmente la ejecucin del contrato, lo que le permite acceder en
cualquier momento a las instalaciones fsicas en donde se desarrollen las actividades del
CONTRATISTA y a los documentos e informacin relacionada con la ejecucin del contrato.
3. Exigir al CONTRATISTA la informacin que considere necesaria para verificar la correcta ejecucin del
contrato y para ejercer de manera general el control del mismo.
5. Verificar directamente que EL CONTRATISTA cumpla con las condiciones de ejecucin del contrato
segn los trminos pactados, para lo cual tendr la facultad de requerirlo por escrito, con el fin de que
corrija el incumplimiento en el que est incurriendo o pueda incurrir.
6. Verificar mediante visitas o mediante el examen de los documentos que el supervisor considere
pertinente, las condiciones de ejecucin del objeto contratado.
7. Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones con el Sistema de Seguridad Social
Integral, de conformidad con lo establecido en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002 y en el artculo 23 de
la Ley 1150 de 2007, ley 1562 de 2012 y decretos reglamentarios. En caso contrario deber dar aviso de
esta circunstancia al competente contractual.
8. Cualquier modificacin que se debe realizar al plazo de ejecucin del contrato debe ser previamente
autorizada por el competente contractual.
9. El Supervisor deber resolver todas las consultas presentadas por EL CONTRATISTA y hacer las
observaciones que estime conveniente. Si durante la ejecucin del contrato se presentan dudas o
diferencias que no puedan ser resueltas por el Supervisor, ste deber remitirlas mediante oficio,
dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la ocurrencia de las mismas, al competente contractual
para su consulta y decisin, con copia a la Coordinacin de Contratacin.
10. Expedir el certificado de cumplimiento al CONTRATISTA respecto de las obligaciones objeto del
presente contrato, previa entrega de la factura por parte del mismo (si a ello hubiere lugar) y la copia
del documento que acredite el pago por parte del CONTRATISTA al Sistema de Seguridad Social
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Integral. La documentacin anterior deber remitirla a la Direccin Financiera para el trmite de pago
correspondiente.
11. Informar al ordenador del gasto cualquier demora e incumplimiento en las obligaciones del
CONTRATISTA.
12. El Supervisor deber constatar a la fecha de vencimiento del contrato su total cumplimiento. Si llegare
a tener observaciones o inquietudes sobre la ejecucin del mismo, no podr expedir el certificado de
cumplimiento final hasta tanto no sean clarificadas.
13. Elaborar dentro del mes siguiente a la terminacin del contrato, el acta de liquidacin final del mismo,
siguiendo para tal efecto el modelo suministrado por la Coordinacin Grupo de trabajo de
Contratacin, el cual deber remitirse dentro del mes siguiente a la terminacin del contrato a la
mencionada Coordinacin para ser revisada y aceptada por sta y proceder al trmite de firmas.
(cuando aplique).
La obligacin aqu establecida, slo se entender cumplida por el Supervisor, una vez se encuentre
suscrita el Acta Final de Liquidacin por EL CONTRATISTA y el competente contractual.
14. El supervisor debe, si es necesario, solicitar la suspensin temporal de la ejecucin del contrato por
circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, justificando plenamente las circunstancias de tiempo,
modo y lugar que originan los hechos de la suspensin, ante el competente contractual mediante
documento escrito, para que ste emita su autorizacin. La suspensin del contrato no prorrogar en
ningn caso el plazo, solo lo interrumpir.
15. Verificar que las garantas que amparan el cumplimiento total del contrato se encuentren vigentes, e
informar en su oportunidad al competente contractual sobre los inconvenientes presentados.
16. Presentar los informes de ejecucin que le sean requeridos en virtud de la ejecucin del contrato.
17. Presentar informes sobre la ejecucin del contrato y un informe final sobre la ejecucin del contrato,
de lo cual enviar copia al Grupo Interno de Trabajo de Contratacin.
18. Las dems inherentes a la funcin asignada y las contempladas en el manual de supervisin e
interventora vigente.
19. Adoptar las medidas que conduzcan a evitar la paralizacin temporal o definitiva de la ejecucin del
presente contrato.
20. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones que puedan
presentarse y en general se obliga a cumplir con lo establecido en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007,
y sus decretos reglamentarios.
21. Responder por sus actuaciones y omisiones de conformidad con lo establecido en la Leyes 80 de
1993, 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios y la Ley 1474 de 2011.
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23. Presentar copia de los informes de Supervisin o Interventora al GTC conforme a la ejecucin del
contrato, y en forma trimestral enviar al GTC una copia del informe de avance del contrato en el
trimestre o fraccin.
24. Atender con la debida diligencia y profesionalismo la labor que la ha sido encomendada de Supervisin.
25. Abstenerse de realizar actos que perturben o puedan perturbar la ejecucin contractual, y, en general, que
impliquen abuso o uso indebido de su funcin.
26. Poner en conocimiento de la Entidad los hechos que afecten el logro del objeto contratado, que observe en
ejercicio de sus funciones, y proponer los correctivos que estime conducentes.
27. Ejercer su labor con la imparcialidad y objetividad que demanda el cumplimiento de las labores
encomendadas.
29. Colaborar con las entidades pblicas en el cumplido desempeo de sus funciones, y facilitar a los organismos
de control y a los funcionarios judiciales el acceso a la informacin que a ese efecto requieran, conforme a
los lineamientos legales que regulen la informacin.
31. Entregar por escrito las instrucciones y sugerencia en el desarrollo del objeto contractual.
32. El Supervisor o Interventor debe presentar la terminacin del contrato, un informe al Coordinador del Grupo de
Trabajo de Contratacin, sobre su gestin de vigilancia y control y de las actividades desarrolladas por el
contratista o los contratistas a fin de constatar el cumplimiento del contrato bajo su Supervisin e igualmente
evidenciar los avances o mejoras que dicha contratacin aport a su rea en el desarrollo del plan de accin
correspondiente. Este informe se presentar en el formato que para el efecto se establezca.
Pargrafo. El Ordenador del Gasto podr solicitar al Supervisor o Interventor durante la vigencia del contrato
principal, informes sobre la gestin de vigilancia y control.
6.9.1.2.1. Deberes.
a. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 6 del Decreto Ley 019 de 2012, los Interventores debern
establecer trmites sencillos, eliminando todo tipo de complejidad innecesaria, los cuales debern tender
a estandarizarse, estableciendo requisitos similares para trmites similares.
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b. Debern aplicar en su integridad el ordenamiento jurdico vigente, en especial la ley 1474 de 2011.
c. Debern informar al ordenador del gasto de la SIC a la mayor brevedad posible cualquier tipo de hecho,
acto, actuacin, conducta u omisin dentro de la ejecucin y liquidacin del contrato Supervisado que
pueda constituir un delito.
a. En atencin a lo establecido en el artculo 9 del Decreto Ley 019 de 2012, los Interventores no podrn
exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la SIC.
b. En virtud a lo sealado por el artculo 25 del Decreto Ley 019 de 2012, los Interventores no podrn exigir
la presentacin, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias
autenticados.
c. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 36 del Decreto Ley 019 de 2012, los Interventores no
podrn exigir autenticacin de las firmas de los contratistas que les presenten documentos de naturaleza
privada a excepcin de los que la ley determine como necesarios de autenticacin.
6.9.1.3.1. Deberes.
a. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 6 del Decreto Ley 019 de 2012, los Supervisores
debern establecer trmites sencillos, eliminando todo tipo de complejidad innecesaria, los
cuales debern tender a estandarizarse, estableciendo requisitos similares para trmites
similares.
c. Debern informar al ordenador del gasto de la SIC a la mayor brevedad posible cualquier tipo de
hecho, acto, actuacin, conducta u omisin dentro de la ejecucin y liquidacin del contrato
supervisado que pueda constituir un delito.
a. En atencin a lo establecido en el artculo 9 del Decreto Ley 019 de 2012, los Supervisores no
podrn exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen
en la SIC.
b. En virtud a lo sealado por el artculo 25 del Decreto Ley 019 de 2012, los Supervisores no
podrn exigir la presentacin, suministro o entrega de documentos originales autenticados o
copias o fotocopias autenticados.
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c. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 36 del Decreto ley 019 de 2012, los Supervisores
no podrn exigir autenticacin de las firmas de los contratistas que les presenten documentos de
naturaleza privada a excepcin de los que la Ley determine como necesarios de autenticacin.
Sin perjuicio de las disposiciones que regulan las inhabilidades, las incompatibilidades, las prohibiciones, los
conflictos de inters y los deberes y prohibiciones especiales de que trata el presente Manual, quienes ejerzan la
funcin de Supervisor y/o Interventor, les est prohibido:
De acuerdo con lo dispuesto en las normas de presupuesto est expresamente prohibido legalizar hechos
cumplidos.3 Los hechos cumplidos consisten en la legalizacin de los actos omitidos.4
Se consolidan cuando se adquieren obligaciones sin que medie soporte legal y presupuestal que los
respalde y cuando antes de su ejecucin no se han cumplido requisitos mnimos y legales, como la
reserva presupuestal previa o cuando en la ejecucin de un contrato se adicionan bienes o servicios no
incluidos desde el inicio.
Corresponde a los coordinadores del rea interesada en el proyecto, al Interventor y al Supervisor del
contrato vigilar por que no se inicie la prestacin de servicios o la entrega de bienes mientras no se haya
expedido la afectacin presupuestal correspondiente.
La adquisicin del compromiso sin disponibilidad previa y registro presupuestal crea responsabilidad
personal y pecuniaria a cargo de quien asume la obligacin. (L.179/94 Art. 49 inc. 5).
La accin defectuosa o la omisin en el seguimiento a la gestin contractual por parte de los funcionarios
encargados de ejercerla, as como de quienes sean contratados externamente para este fin, los podr hacer
responsables civil, fiscal, penal y disciplinariamente.
2. Respondern penalmente cuando la accin u omisin del Supervisor o Interventor se constituya en delito.
En caso, por ejemplo, del inters indebido en la celebracin de contratos, o cuando se tramite, celebre o
liquide un contrato sin el cumplimiento de los requisitos legales.
As mismo y dando cumplimiento a lo dispuesto en el artculo 82 de la Ley 1474 de 2011, los Interventores sern
responsables por sus conductas en los siguientes casos:
1. Respondern civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones
derivadas del contrato de Interventora como por los hechos u omisiones que les sean imputables y que
causen dao o perjuicio a la SIC, derivados de la celebracin de los contratos respecto de los cuales
hayan ejercido o ejerzan las actividades de Supervisin o Interventora.
2. Respondern disciplinariamente por las falta gravsimas consagradas en los numerales 2, 3, 14, 15, 16,
18, 19, 20, 26, 27, 28, 34, 40, 42, 43, 50, 51, 52, 55, 56, y 59, pargrafo 4o, del artculo 48 de la Ley 734
de 2002 cuando resulten compatibles con la funcin.
Durante la ejecucin del contrato se pueden presentar ciertas inconformidades entre las partes respecto del
adecuado desarrollo del contrato y respecto de las rdenes que el interventor o el Supervisor, segn el caso, le
den al contratista, por lo tanto, para absolver dichos inconvenientes se deber seguir el siguiente procedimiento
interno:
a. El Supervisor o el Interventor, segn el caso, deber darle todas las instrucciones que considere
necesarias para la correcta ejecucin del contrato de forma escrita al contratista y deber fijar un plazo
determinado para que ste d respuesta a las mismas.
b. El contratista deber presentar sus objeciones a dichas rdenes de forma escrita, manifestando las
razones de su inconformidad debidamente sustentadas al Supervisor o Interventor dentro del plazo fijado
para ello en el contrato o en la instruccin del supervisor o interventor.
c. El Supervisor o Interventor, segn el caso, deber fijar fecha y hora para la realizacin de una reunin
para discutir los temas con el contratista, reunin en la cual se har necesario levantar un acta en donde
se sealen los temas discutidos, los acuerdos parciales o totales que se logren, dejando sentado los
temas sobre los cuales no se lleg a un arreglo y si se iniciar o no un debido proceso e informar al
ordenador del gasto.
En aras de garantizar un correcto ejercicio de las funciones de Supervisin y/o Interventora por parte de los
funcionarios pblicos o contratistas segn el caso, es menester dejar de presente algunas recomendaciones a
tener en cuenta a la hora de desarrollar dichas actividades:
El Supervisor y/o el Interventor segn sea el caso, de manera previa al inicio del contrato objeto de Supervisin o
Interventora, una vez haya sido celebrado y debidamente legalizado deber verificar minuciosamente la existencia
y la conducencia de los diseos, estudios previos, planos, licencias y especificaciones tcnicas.
Solamente una vez efectuadas las verificaciones mencionadas en el subnumeral 6.12.1 y corroborada la
conducencia y pertinencia de cada uno de los documentos para la correcta ejecucin del contrato, el Supervisor
y/o el Interventor segn sea el caso, debern proceder a la elaboracin del Acta de Inicio y su correspondiente
firma, de la cual deber enviar copia al GTC, para el archivo en la carpeta contractual.
El Interventor y/o el Supervisor, segn el caso, debern cumplir a cabalidad con las funciones de tipo
administrativo, tcnicas, jurdicas, financieras y contables, so pena de la imposicin de las sanciones legales,
reglamentarias y contractuales correspondientes.
El Interventor y/o Supervisor, segn el caso, no podr abandonar sus funciones sino hasta que haya sido
contratado o designado segn el caso, su remplazo, salvo en casos de fuerza mayor o caso fortuito.
Si la falta es absoluta o existe caso fortuito; fuerza mayor o, abandono del cargo por parte del Interventor,
se modificar el supervisor y se establecer el reemplazo del mismo. Todo lo anterior sin perjuicio de las
consecuencias jurdicas que se sigan y sin perjuicio de aplicar las clusulas contractuales conducentes
del contrato de Interventora o de las derivadas del nombramiento del supervisor.
El contratista, el Interventor y el Supervisor, a lo largo de la ejecucin del contrato, podrn elaborar, suscribir y
firmar de manera conjunta todas las actas que determinen el desarrollo del contrato, con el fin de obtener una
adecuada documentacin que permita conocer de forma escrita los sucesos, compromisos, avances y
recomendaciones llevados a cabo por los suscribientes en el desarrollo del contrato. Igualmente el supervisor
deber presentar informes de cumplimiento del contratista en la peridiocidad que se seale, y por lo
menos uno trimestral acompaado de los informes del contratista. De estos documentos, deber allegar
copia al GTC.
Los asistentes a las reuniones de verificacin en especial el Interventor y/o Supervisor y el contratista-
debern elaborar y firmar un acta de cada reunin de verificacin que se lleve a cabo en la ejecucin del
contrato, en el que se identifique al menos la siguiente informacin:
a) fecha;
b) identificacin del contrato supervisado y del contrato de Interventora;
c) participantes
d) objeto de ambos contratos;
e) temas desarrollados en la reunin;
f) acuerdos, compromisos y recomendaciones producto de la reunin;
g) firma de los participantes.
El Supervisor y el Interventor debern responder de manera eficiente, gil y escrita las consultas y solicitudes
presentadas por el contratista durante la ejecucin del objeto contractual, lo anterior teniendo en cuenta que no
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responderlas a tiempo adems de ocasionar responsabilidades en cabeza del mismo Supervisor e Interventor y de
la misma Entidad, podra comprometer el correcto desarrollo del contrato.
7. DIAGRAMA DE FLUJO.
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