Actividades de control

Las actividades de control son acciones, respaldadas por las polticas y los
procedimientos, que cuando se ejecutan a tiempo y de forma apropiada mitigan o
previenen los riesgos.
De la misma forma que en la evaluacin de los riesgos, la responsabilidad de disear,
implementar y monitorizar las actividades de control tambin recae en la Direccin de la
organizacin.
Estas actividades de control pueden ser realizadas con dos objetivos distintos. Uno de
estos fines es el de prevenir que actuaciones no deseables tengan lugar (preventivas), y
el otro objetivo es el de detectar estas actuaciones una vez ya han sucedido (detectivas).

Controles preventivos
Los controles preventivos son controles diseados para prevenir que un error, omisin o
acto negativo ocurra. Por tanto, todo control que mitigue la posibilidad de ocurrencia de un
riesgo es un control preventivo. Estos controles son los mejores que se pueden
implementar, puesto que por medio de stos, los actos negativos, errores u omisiones no
deberan tener lugar.
Por ejemplo, cerrar una puerta con llave es un control preventivo, dado que previene que
la puerta se abra por un tercero no deseado.

Controles detectivos
Los controles detectivos se implementan para tratar de detectar aquellas acciones no
deseadas por las organizaciones. stos, aportan la evidencia de que una prdida ha
tenido lugar pero no previenen que una prdida ocurra.
Siguiendo con el ejemplo del apartado anterior, una alarma en la puerta sera un control
detectivo, puesto que te avisa en el momento que la puerta ha sido abierta pero no te
previene que sta sea abierta y alguien pase a travs.
Adems de tratarse de controles detectivos, tambin se consideran disuasorios, dado que
si los empleados saben que existe un control que permite detectar acciones
malintencionadas o no permitidas, en algunos casos se abstendrn de hacer dichas
acciones.

Actividades de control relevantes

En este apartado veremos una serie de actividades de control, detectivas, preventivas o
mixtas que se consideran bsicas.
Aprobaciones o autorizaciones (Preventiva)
Dentro de este grupo de actividades tenemos:
Polticas y procedimientos escritos.
Autoridad limitada.
Documentacin de soporte.
Requerimiento de firma.
Se trata de una actividad de control muy importante. La autorizacin o aprobacin es la
delegacin de la autoridad (global o especfica). Un ejemplo de autorizacin global sera
un permiso a nivel departamental para gastar fondos.
Por otra parte, la autorizacin especfica est relacionada con transacciones individuales,
como por ejemplo que una transaccin en particular deba ser aprobada por la persona
que tenga autoridad para ello. Esto implicar que la persona que aprueba dicha
transaccin ha revisado la documentacin de soporte y cree oportuno el uso de dicha
transaccin de acuerdo con las leyes, polticas y procedimientos escritos.
Por tanto, aquellas personas responsables de la aprobacin, deben revisar la
documentacin de soporte, cuestionarse aquellos tems poco usuales y asegurarse que
se dispone de toda la informacin necesaria que justifica el uso de dicha transaccin.
Recalcar que nunca deberan firmar formularios en blanco.
Bajo ninguna circunstancia un responsable debe otorgar a un tercero la capacidad de
firmar autorizaciones en su nombre, o en caso de poder ser firmado electrnicamente,
ste, jams difundir sus contraseas.

Conciliaciones (Detectiva)
Un ejemplo de conciliacin sera la llevada a cabo mensualmente por las organizaciones
en el departamento de administracin, donde se realiza la comprobacin de las
posiciones bancarias comparadas con los extractos y movimientos comunicados por el
banco.
El elemento clave de la conciliacin es la resolucin de las distintas diferencias que
aparezcan durante el proceso. No sirve de nada detectar diferencias si estas no son
resueltas. Las diferencias deben ser identificadas, investigadas, argumentadas y paliadas
en la medida de lo posible.
Dichas conciliaciones deben ser documentadas y aprobadas por la direccin de la
organizacin.

Revisiones (Detectiva)
Dentro de este grupo de actividad tenemos:
Comparacin entre el presupuesto y la realidad.
Comparacin entre el periodo actual y el anterior.
Indicadores de resultados.
Seguimiento de resultados inesperados o de tems no usuales.
La revisin de los informes, declaraciones, conciliaciones y otros tipos de informacin por
la direccin de las organizaciones es una importante actividad de control. La direccin
debe revisar dicha informacin para determinar su razonabilidad y consistencia. Adems,
deben ser documentadas de forma que se pueda realizar un seguimiento de las mismas.

Seguridad de los recursos (Detectiva y preventiva)

Dentro de este grupo de actividad tenemos:
Seguridad de los recursos fsicos e intelectuales.
Medidas de seguridad fsicas.
Actualizacin de los registros.
Inventariado fsico peridico.
Comparacin entre el inventario fsico y los registros.
Investigacin / correccin de las diferencias entre ambos.

Segregacin de funciones (Detectiva y preventiva)

Dentro de este grupo de actividad tenemos, a modo de ejemplo, el siguiente conjunto de
acciones que en el caso de que un trabajador realice dos de ellas se generara un
incumplimiento de segregacin de funciones:
Iniciar una transaccin.
Aprobar una transaccin.
Registrar una transaccin.
Conciliar balances.
Manejar recursos.
Revisar informes.
La segregacin de funciones es un elemento crtico para que las organizaciones puedan
gozar de un control interno efectivo, puesto que ste, reduce el riesgo de que sucedan a
la vez dos o ms acciones inapropiadas.
En trminos generales, la funcin de aprobar, la funcin de conciliacin, y la custodia de
los recursos, entre otros, deben de estar segregadas entre los empleados. En caso que
no se pueda realizar dicha segregacin, se deber realizar una supervisin detallada de
forma que se compense la falta de actividad de control.
A continuacin se presenta algn ejemplo de segregacin de funciones para hacer ms
claro este concepto:
La persona que realiza los pedidos de bienes o servicios no debe ser la misma que
aprueba la compra.
La persona que aprueba la compra de bienes o servicios no debe ser la misma que
concilia mensualmente los informes financieros.

BIBLIOGRAFA:

Cfr. Collado 2010: 15

Es para la forma corta en la referencia y la forma larga para el final en la

bibliografa

COLLADO, Jess (2010) Diseo de objetivos de control para el mdulo de

recursos humanos SAP (Proyecto final de carrera) Barcelona: Universidad
Politcnica de Catalunya.