5 |- Decisién sobre los objetivos PLANIFICACION |- Definicién de planes para alcanzarlos |- Programacion de Actividades - Recursos y Actividades para alcanzar los objetivos ORGANIZACION - Organos y Cargos - Atribucién de autoridades y responsabilidad 7 - Designacién de cargos DIRECCION - Comunicacién, liderazgo y motivacién de Personal. - Direccién para los objetivos - Definicién de estandares para medir el desempeiio. desviaciones y garantizar que se realice la planeacion CONTROLAR zc El proceso administrativo en las organizaciones Las [unciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el praceso administrative, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificacién, Organizacin, Direcci6n y Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Contr olar) en un enfoque global de interaceién para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo. | Decisién sabre los abjetivos |- Definicién de planes para alcanzarlos |. Programacién de Actividades PLANIFICACION - Recursos y Actividades para alcanzar los objetivos }- Organos y Cargos - Atribucion de autoridades y responsabilidad ORGANIZACION - Designacién de cargos - Comunicacién, liderazgo y motivacién de Personal, - Direccién para los objetivos DIRECCION - Definicién de estandares para medir el desempefio, - Corregir desviaciones y garantizar que se realice la planeacion CONTROLARPLANIFICACION eéQue se vaa aELaoLeg ORGANIZACION ~Como se vaa Y hacer? CONTROL ¢~Como se ha realizado? DIRECCION Hacer que se haga?La planeacion trata de crear el futuro La organizacion combina el trabajo deseado decidiendo con que los individuos o grupos deben anterioridad que, como, efectuar con los recursos cuando, donde, necesarios para hacerlo quién y con qué se va ahacer ET CUT} El control comprueba ‘ 3 que se estan ejecutando Wy A tab. hoe eee 2 lasacciones y programas “SAN ig a: i erate ae : planificados, se estan obteniendo 2 Ue IES Re tO OSA RIE SE organizacién a traves de la comunicacion, la motivacion y elliderazgo onc los objetivos propuestos y plantea medidas de correccién y mejora ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVOEl Proceso Administrativo Fases del Proceso Administrativo El Proceso Administrativo -En sentido practico -dice Juan Carlos-, tengo la im- presi6n que administrar un negocio consiste ademas de contar con recursos econémicos, en reunir a per- sonas, materiales y mAquinas, para lograr un objeti- vo; ademas de producir cosas buenas y a costos ac- cesibles, para que se puedan vender: Y es el admi- nistrador quien debe obtener estos resultados. -Suena bien, pero zy eso cémo lo logran? -pregunta Maria-. -Aqui veremos la importancia de la administraci6n -contesta Don Pancho- y el proceso administrativo, déjame intentar explicarlo: Como vimos, la escuela iniciada por Henry Fayol concibe la administraci6n como una sucesi6n de ac- tividades destinadas a obtener un fin previamente establecido; es decir, como un proceso. Su enfoque central consiste en la identificacién de esas activida- des o funciones donde se engloban la previsi6n, la organizaci6n, el comando y el control. A partir de aceptar como tradicional o fundamental en el proce- so administrativo los siguientes factores: Planeaci6n, Organizaci6n, Direcci6én y Control, don- de se definen el problema e investigaci6n de solucio- nes previas, asi como un programa detallado de ac- ci6n, tomando en cuenta los objetivos de la empresa y sus recursos. En forma te6rica -continGéa Don Pancho- y para su 79 El hombre nunca sabe de lo que es capaz hasta quelo intenta. Charles Dickensbiecio jo acuqeLcusoe’ CQUIO qrefupmeuIOe Joe brogncroe’ qqu- uoe AS ¥ cousbist’ cngufo Oe AS g COetsL JO bioqnciqo’ s dag iecm2oe’ bsis esprepscer dng ucceaiqsq’ cu dng weicsqo’ dnigu alcucu wncpse bicBnurse: Sdng asuoe gs pscet’ qguqe’ cou dng D6eqe6 jncBo jo buwe1o dnc psd dne pscet ce bysuest A sdny Bysuescyqu 2G psBsj ¥ SCQWO 26 GefY LESPISIUGOS Y 2M AGS JS qiLGccIQU Mbouqus !dac 2G AS F PICGLS! 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UO psu Opectasgo dne Gu Js pIpyIo- enubys ayers boqusu byes. qcesbexcipiqse: bor elewsbyo’ sdny cu UI[ICT AGL COU CMIqsqo’ Cou UNIUNCIOZIqsq GUCOULLSL Coese die + psig bysuest ce ueccesu0 Opeciast A jcBo bicact: opectast 218- woe Bcucisuqo myiqsqce bsty joe 2ocioe qc js Gubic2s5 qs JocsyIssicusoe js bysurs’ jse opcruse’ cu cnguro pcusbo Gersic- T\ Biesiqo Csury pse crsbs2 qe] qeesLoyjo squiurersAo’ bsB-]q" ]S2 COUqICIOUGe [NINLs2""ps2IT GEIELUNIUSL JO2 qIAGL2O2 CMLe0e qc o18surew0 2ocig] A [¥ waGepBscigu A AS|OLSCIQU qc CNYy]ce ecLgU [ECUICSUIGUIG Les]INSqs’ qc JO dne ec qcees JoBLs1 bor weqio qe,Planeacién acci6n posibles. Mientras que la planeaci6n consisti- 14 en la determinaci6n del curso concreto de accién que se habra de seguir fijando principios que lo ha- bran de presidir y orientar, la secuencia de operacio- nes necesarias para alcanzarlos y la fijacién de tiem- pos, unidades, etc., para su realizaci6n”. Un plan es un curso de accién basado en el andlisis de un problema, por lo que hay que concretar sus partes, de modo que sea posible lograr una soluci6n programada. Se puede decir que un plan o programa es una secuencia de metas predeterminadas. Natural- mente que el éxito de una empresa no s6lo depende del plan o programa trazado, sino que necesita ade- mis de un conjunto de requisitos y una actuacién efectiva. Por lo tanto, los planes o programas son instrumentos o medios para alcanzar una meta u ob- jetivo. La planeacién representa una actividad principal en el proceso administrativo debido a que permite con- solidar la estructura jerarquica, y en su caso, contri- buye a su modificacién para hacer frente a situacio- nes diferentes. La planeaci6n es un proceso racional que busca pre- ver posibilidades o condiciones futuras y tomar una serie de decisiones para llegar a ellas. La planeaci6n requiere el establecimiento de objeti- vos y de politicas, asi como la fijaci6n de programas y la determinacién de métodos y procedimientos es- pecificos. La planeacién es un proceso en si misma que puede realizarse siguiendo entre otros, los siguientes pasos: identificar el problema; seleccionar las necesidades prioritarias; especificar los resultados que se esperan; determinar los requisitos y alternativas de solucién y; seleccionar la estrategia de solucién que se considere mas adecuada. La planificaci6n es un proceso continuo donde se identifican las siguientes fases: a) preparacién; b) pla- 81 El que se domina a si mismo irradia un ser tal que sin esfuerzo disipa las dudas de quienes estén a su alrededor. O.S. Marden82 Fases del Proceso Administrative nificaci6n de los fines; c) planificaci6n de los medios; d) planifi- caci6n de los recursos; e) disefio de puesta en prictica y; f) disefio de controles. -Como vimos -dice Maria-, después de planear sigue organi- Zar, gesto que significa? Organizaci6n -Mira -responde Don Pancho-, aqui se trata de dividir el trabajo segtin lo que va a hacer cada uno; es decir, ;cudntos y quienes trabajaran en la fabrica y en las oficinas, cual seré el sistema de contrataci6n y control del personal, el perfil de los puestos, el horario de trabajo, en que orden se ejecutard la produccién, qué proceso es primero, qué niveles jerarquicos se deben establecer, cémo interactuaran las dreas de finanzas, produccién, ventas, cobranzas, etc.? La organizaci6n es un sistema que permite una utilizaci6n equi- librada de los recursos y su propésito es establecer una relacién entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar. Todas las instituciones deben organizarse de manera que puedan ejercerse las funciones jerarquicas de direccién, control, asesora- miento y operaci6n. En todo caso, la organizaci6n es un proceso en donde se deter- mina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad esta- blecida o planeada, dividiendo las actividades necesarias en seg- mentos lo suficientemente pequefios para que puedan ser de- sempefiadas por una persona, suministrando los medios para la coordinacién, de modo que no se desperdicien esfuerzos y los miembros de la organizacién no interfieran unos con otros. La organizaci6n “se refiere a la estructuraci6n técnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquias, funciones y obli- gaciones individuales (y colectivas) necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia”. Organizar es agrupar las actividades necesarias para lograr un 18 Russell L. Ackoff, Capsulas de Ackoff, pag. 200. 19 Ricardo Canti, Ibid.Direccién objetivo comtin. También es un proceso que puede seguir los siguientes pasos: a) definir con claridad los objetivos y politicas; b) definicién clara de las tareas y funciones de cada puesto de trabajo, de cada uni- dad organizativa y de los niveles jerarquicos; c) de- terminar con precisién los procedimientos, sistemas y técnicas para el desarrollo de las diversas activida- des y; d) especificar los canales de comunicaci6n y de los circuitos de informaci6n y de las interrelacio- nes entre los diversos departamentos. Direccién -Un tercer elemento -explica Don Pancho-, del pro- ceso administrativo es la direccién. Quien asegura que dirigir es facil esta equivocado, ya que no se trata simplemente de ordenar 0 mandar, se requiere que haya congruencia en lo que se est4 haciendo, que se conozca el objetivo y que haya liderazgo en quien dirige. Por ejemplo, quien esté en la planta debe conocer muy bien todos los procesos y tener maes- tria y habilidad suficiente para que reconozcan su competencia quienes con él colaboren. Quien dirige tiene que ser lider carismAtico cuya finalidad es hacer que un grupo acttie con mis eficacia y rapidez en la consecucién de un objetivo, proceso en donde la motivaci6n y la comunicacién son indispensables. El propésito principal de la direcci6én consiste en es- tablecer la estructura formal de la instituci6n vigilan- do ademas la administracién de acuerdo con las pro- yecciones establecidas por los niveles de autoridad localizados en esta funcién; fijaci6n y evaluacién de objetivos por parte del consejo de administraci6n y fijacién y evaluacién de politicas por parte de la ge- rencia o administracién general. El segundo nivel jerarquico de la direcci6n est4 rep- resentado por el presidente, administrador, director © gerente general. Estos ejecutivos son quienes im- 83 Control significa ser el amo de tu propio destino, ser la inica persona que decide cémo vas a vivir, a reaccionar y a sentir en todas las situaciones que la vida presenta. W.W.Dyer84 Fases del Proceso Administrativo pulsan y coordinan todos los recursos de la empresa para alcan- zar sus objetivos. Un trabajo continuo de la direcci6n, es evaluar la efectividad de sus estrategias para tratar de obtener mejores resultados, revisar la estructura del mercado dentro del cual se opera, para deter- minar los cambios que deban introducirse, con el fin de preser- var la misi6n 9 funcién bisica del negocio. Ricardo Canta”? dice “Por direccién entendemos las actividades para impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de una organizaci6n social, con el fin de que el conjunto de todos ellos realice, del modo mas eficaz, los planes sefiala- dos”. La direcci6n también es un proceso para lograr los objetivos planificados mediante el liderazgo, comunicacié6n, motivacién, desarrollo y capacitaci6n, e integracién de equipos. La direccién requiere de seleccionar un buen equipo de colabo- radores; aprender a negociar participativamente los objetivos de cada grupo y de cada persona; delegar adecuadamente; facilitar los recursos necesarios; saber motivar y buscar la capacitacién del personal; intervenir constructivamente en los conflictos y diferencias entre personas y grupos. Control -Don Pancho ahora les explica que para algunos autores el cuar- to elemento de este proceso es el control y les indica que desde la planeaci6n, se establecen pautas de referencia e indicadores que al paso del tiempo deben verificarse para saber si se va por el rumbo correcto. Por ejemplo, si se planea producir 10 mil articulos en un afio v a la mitad de éste se llevan quinientos. habra que revisar todo el proceso para encontrar posibles fallas; es muy probable que atin se esté a tiempo para hacer ajustes y es obvio que no se deba esperar a que concluya el afio para, con sorpresa, enterarse que las metas no estén cumplidas. La teoria de la administracién define al control como /a fase del 20 Ricardo Cantd, Ibid.Control 85 proceso administrativo que efectiia la medicién de los resultados actuales y pasados en relaci6n con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. El control es la apreciacién del resultado de la acci6n. Para ejercer un buen control, es conveniente que cada uno de los integrantes de la empresa controle su esfuerzo propio analizando su actuaci6n. En las ocasiones que sea posible, se solicitara esta opinién por escrito, pero siempre deberd el interesado expli- car las causas de desviacién del programa que se le encomend6. El control requiere de una serie de actividades que tienen por objeto comparar un estado actual, como consecuencia de la accién, con otro estado planifica- do. Visto asi, el control permite determinar las dife- rencias existentes entre estos dos estados. Se trata por tanto, de evaluar lo que se ha conseguido res- pecto a los objetivos planeados; para ello, se requiere el establecimiento de sistemas de informacién opor- tunos con el propésito de corregir las desviaciones a las metas planeadas. Segtin Pichardo Pagaza 1 «et control. | funcionalmente hablando, implica una verificaci6n para determinar que lo realizado se apega a un plan, a un programa o bien a una politica previamente establecida’. Especificamente, el control se encamina a detectar las variaciones o desviaciones que registre una acci6n en la practica mas que los aciertos logrados. Concreci6n real de la conformaci6n realizada frente a lo progra- mado, se da cuando es posible corregir tales desvia- ciones de manera oportuna y efectiva. Debe existir una permanente relacién entre planea- ci6n y control para estar en posibilidades de detectar 2 21 Ignacio Pichardo Pagaza, Introducci6n a la Administraci6n Publica en México, pags. 118, 119. Unadulto controlado, organizado, correctoy entregadoa su trabajo, deberia ser capaz también de desinhibirse, bromear y ser comoun nifio pequenio cuando las circunstancias lo permiten. W.W. Dyer86 Fases del Proceso Administrativo desviaciones del plan, saber qué ocurri6 y por qué ocurrid, asi como tomar las medidas necesarias para que eviten su repetici6n en los nuevos planes. sistemas coordinados establecidos por la direcci6n de una insti- tuci6n, para ayudar a que dicha direcci6n alcance el objetivo de cerciorarse, dentro de confines practicos, de que las operaciones se realizan en forma ordenada y eficiente. -Maria dice, por todo lo que hemos visto, yo creo que este proceso administrativo puede aplicarse a la sociedad, a la fami- lia, a las organizaciones y a las naciones ¢no creen? -Creo que si -dice Juan Carlos- pero gpor qué no me dan algunos ejemplos?.