METODOLOGA PARA LA GESTIN POR PROCESOS

CON MS EXCEL Y BIZAGI

Exp: Ing. Rene Delgado Sandoval

rene.delgado@pucp.pe
Lima-Per , Jun-2015
CONTENIDO

SESIN 2 :

METODOLOGA PARA LA GESTIN POR PROCESOS

I. Identificacin y Clasificacin de Procesos

Identificacin de Procesos
Jerarquizacin de Procesos
Clasificacin por Tipo de Procesos
Elaboracin del Mapa de Procesos

II. Descripcin y Representacin de Procesos

III. Seguimiento y Medicin de Procesos

IV. Mejora Continua de Procesos

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Modelo de Gestin por Procesos

Identificacin y Descripcin y Seguimiento y

Clasificacin Representacin Medicin

Mejora Continua

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I. Identificacin y Clasificacin de Procesos

Conceptos y Definiciones:

Mapa de Procesos: Es una representacin grfica que define y refleja la

estructura y relacin de los diferentes procesos del sistema de gestin de una
organizacin, relaciona el propsito de la organizacin con los procesos que lo
gestionan. Permite tener una visin global y comprensible de todos los
procesos que existen en una organizacin y su interrelacin entre ellos.

Matriz de Identificacin de Procesos: Es la representacin escrita de los

macroprocesos, procesos y/o subprocesos, con sus entradas de proveedores y
salidas para clientes. Aportan el detalle descriptivo de los procesos principales
de una organizacin.

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I. Identificacin y Clasificacin de Procesos

Pasos para la Identificacin y Clasificacin de los Procesos:

PASOS
1. Identificar los Procesos
2. Jerarquizar los Procesos
3. Clasificar los Procesos
4. Representar el Mapa de
Procesos
5. Validar el Mapa de
Procesos
ACTIVIDADES
Hacer un inventario de todos los procesos de la
organizacin.
Asegurarse de que estn incluidas la totalidad de
procesos que se realizan.
Relacionar, agrupar y renombrar los procesos.
Jerarquizar los procesos en niveles: Macroproceso,
Proceso y/o Subproceso.
Clasificar los procesos segn tipo en: Procesos
Estratgicos, Misionales y de Soporte.
Establecer la secuencia e interaccin de los procesos.
Graficar el Mapa de Procesos.
Revisar y aprobar el Mapa de Procesos con los
Responsables de los Procesos (Alta Direccin)

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I. Identificacin y Clasificacin de Procesos
Paso 1: Identificacin de Procesos
Factores a analizar para la identificacin de procesos en una organizacin:
o Objeto Social de la empresa
o Planeamiento Estratgico: Visin - Misin Objetivos
o Manual de Operaciones y/o funciones, Organigrama Estructura
o Necesidades y Expectativas de los Clientes Interno Externo
o Cumplimiento de Requisitos Legales o Reglamentarios.
o Efectos en la calidad del producto/servicio
o Utilizacin intensiva de recursos
o Productos/Servicios: A partir de los productos/servicios generados se
indaga de dnde viene, cmo ha sido realizado, quin lo ha hecho , y
as, sucesivamente.
o Inventariar los Macroprocesos, Procesos y/o Subprocesos, basado en
la Matriz de Identificacin de Procesos, utilizar la lluvia de ideas en
equipo para poder identificar todos los procesos de la organizacin
independientemente de su tamao, jerarqua o importancia.

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 I. Identificacin y Clasificacin de Procesos

Matriz de Identificacin de Procesos

MATRIZ DE IDENTIFICACION DE PROCESOS

Participantes: Fecha Elab:

ENTRADAS Y PROVEEDORES PROCESOS SALIDAS Y CLIENTES RESPONSABLE

(Insumos de Proveedores) (Macroprocesos, Procesos y/o Subprocesos) (Productos y/o Servicios para Clientes) (Puesto a cargo del Proceso)

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 I. Identificacin y Clasificacin de Procesos

Ejemplo de Llenado de Matriz de Identificacin de Procesos

ENTRADAS Y PROVEEDORES PROCESOS SALIDAS Y CLIENTES RESPONSABLE

(Insumos de Proveedores) (Macroprocesos, Procesos y/o Subprocesos) (Productos y/o Servicios para Clientes) (Puesto a cargo del Proceso)

1. Gestin de Recursos Humanos Jefe de la Oficina de RRHH

Planeacin y Organizacin

Planes Estrategicos Planificacin de RRHH Planes de RRHH

Presupuestos Desarrollo de Politicas y Procedimientos Politicas y Procedimientos de RRHH

Descripciones y Perfiles de Puestos (MPP) Manual de Perfiles de Puestos

Requerimiento de Personal Reclutamiento y Seleccin de Personal Candidato Seleccionado

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I. Identificacin y Clasificacin de Procesos

Paso 2: Jerarquizacin de Procesos en Niveles

Establecer la jerarqua de los procesos en niveles:

Macroproceso: Gestin de Recursos Humanos

Procesos / Subprocesos:
Administracin de Personal
o Administracin de contratos
o Administracin de legajos
o Planilla de pagos de personal
Reclutamiento y Seleccin
o Reclutamiento de Personal
o Seleccin de Personal
o Contratacin e Induccin de Personal
Capacitacin y Desarrollo
o Capacitacin de personal
o Evaluacin del desempeo
o Planeacin de carrera y sucesin
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I. Identificacin y Clasificacin de Procesos

Paso 3: Clasificacin por Tipo de Proceso

Clasificar los procesos segn tipo, utilizar el Formato de Catalogo de Procesos:
PE Procesos Estratgicos:
PE.1 Planificacin estratgica
PE.2 Gestin de la calidad
PM Procesos Misionales u Operativos
PM.1 Diseo de productos y servicios.
PM.2 Elaboracin de productos y servicios
PM.3 Atencin y servicio al cliente
PM.4 Gestin de ventas

PS Procesos de Soporte o de Apoyo

PS.1 Gestin de Recursos Humanos
PS.1.1 Planeacin y Organizacin
PS.1.2 Reclutamiento y Seleccin
PS.2 Tecnologa de la informacin
PS.3 Gestin logstica
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 I. Identificacin y Clasificacin de Procesos
Ejemplo de Catalogo de Procesos

Clasificacin Cod.Macro Macroproceso Cod.Pro Procesos Cod.SubPro Subprocesos Responsable

ESTRATEGICO PE.1 Planificacin Estratgica PE.1.1 Formulacin del Plan Estrategico PE.1.1.1 Diagnostico Estrategico Gerencia General

ESTRATEGICO PE.2 Gestin de Calidad PE.2.1 PE.2.1.1 Jefe de Calidad

MISIONALES PM.1 Diseo de Productos PM.1.1 PM.1.1.1 Gerente de Produccin

MISIONALES PM.2 Elaboracin del Producto PM.2.1 PM.2.1.1 Gerente de Produccin

MISIONALES PM.3 Atencin y Servicio al Cliente PM.3.1 PM.3.1.1 Jefe de Servicio al Cliente

MISIONALES PM.4 Gestin de Comercializacin y Ventas PE.1.1 PE.1.1.1 Gerente de Ventas

SOPORTE PS.1 Gestin de Recursos Humanos PS.1.1 Planeacin y Organizacin PS.1.1.1 Planificacin de RRHH Jefe de RR.HH

SOPORTE PS.1 Gestin de Recursos Humanos PS.1.1 Planeacin y Organizacin PS.1.1.2 Desarrollo de Politicas y Procedimientos Jefe de RR.HH

SOPORTE PS.1 Gestin de Recursos Humanos PS.1.1 Planeacin y Organizacin PS.1.1.3 Descripciones y Perfiles de Puestos Jefe de RR.HH

SOPORTE PS.1 Gestin de Recursos Humanos PS.1.2 Reclutamiento y Seleccin de Personal PS.1.2.1 Reclutamiento de Personal Jefe de RR.HH

SOPORTE PS.1 Gestin de Recursos Humanos PS.1.2 Reclutamiento y Seleccin de Personal PS.1.2.2 Seleccin de Personal Jefe de RR.HH

SOPORTE PS.1 Gestin de Recursos Humanos PS.1.2 Reclutamiento y Seleccin de Personal PS.1.2.3 Contratacin e Induccin de Personal Jefe de RR.HH

SOPORTE PS.1 Gestin de Recursos Humanos PS.1.3 Capacitacin y Desarrollo Humano PS.1.3.1 Capacitacin de Personal Jefe de RR.HH

SOPORTE PS.1 Gestin de Recursos Humanos PS.1.3 Capacitacin y Desarrollo Humano PS.1.3.2 Evaluacin del Desempeo del Personal Jefe de RR.HH

SOPORTE PS.1 Gestin de Recursos Humanos PS.1.3 Capacitacin y Desarrollo Humano PS.1.3.3 Planeacin de Carrera y Sucesin Jefe de RR.HH

SOPORTE PS.1 Gestin de Recursos Humanos PS.1.3 Capacitacin y Desarrollo Humano PS.1.3.4 Clima y Cultura Organizacional Jefe de RR.HH

SOPORTE PS.1 Gestin de Recursos Humanos PS.1.4 Administracin de Personal PS.1.4.1 Administracin de Contratos Jefe de RR.HH

SOPORTE PS.1 Gestin de Recursos Humanos PS.1.4 Administracin de Personal PS.1.4.1 Administracin de Legajos Jefe de RR.HH

SOPORTE PS.1 Gestin de Recursos Humanos PS.1.4 Administracin de Personal PS.1.4.1 Administracin de Planillas y pagos Jefe de RR.HH

SOPORTE PS.1 Gestin de Recursos Humanos PS.1.4 Administracin de Personal PS.1.4.1 Bienestar Social Jefe de RR.HH

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I. Identificacin y Clasificacin de Procesos

Paso 4: Representacin del Mapa de Procesos

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I. Identificacin y Clasificacin de Procesos
Ejemplo: Mapa de Procesos Entidad Servicios de Salud

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I. Identificacin y Clasificacin de Procesos

Ejemplo: Mapa de Procesos Empresa de Transmisin de Energa

DIRECCIONAMIENTO ESRATEGICO

GESTIONAR
CLIENTES
GESTIONAR EL ABASTECIMINENTO

GESTIONAR LA GENTE
GESTIONAR S.A.S. (SOCIAL, AMBIENTAL, SERVIDUMBRES)

GESTIONAR LA REGULACIN Y LEYES

GESTIONAR LAS FINANZAS

CONTROLAR LA GESTIN

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I. Identificacin y Clasificacin de Procesos

Ejemplo: Mapa de Procesos de una Universidad

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 I. Identificacin y Clasificacin de Procesos
Ejemplo: Modelo de Mapa de Procesos

PROCESOS ESTRATGICOS
Necesidades de los Clientes

Satisfaccin de los Clientes

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE SOPORTE
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I. Identificacin y Clasificacin de Procesos

Paso 5: Validar el Mapa de Procesos

En la reunin de validacin del Mapa de Procesos, se realiza las siguientes

actividades:

Los Responsables de los Procesos (Alta Gerencia y Gerencia General),

revisa y aprueba el Mapa de Procesos.

El Responsable del proceso en caso tenga observaciones al Mapa de

Procesos, se realiza las correcciones respectivas.

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CONTENIDO

SESIN 3:

METODOLOGA PARA LA GESTIN POR PROCESOS

I. Identificacin y Clasificacin de Procesos

II. Descripcin y Representacin de Procesos

Descripcin de las Caractersticas del Proceso
Representacin de los Diagramas de Procesos
Estndar de Modelado de Procesos BPMN
Modelador de Procesos BIZAGI

III. Seguimiento y Medicin de Procesos

IV. Mejora Continua de Procesos

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