INSTRUCTIVO DE TRABAJO

RECEPCIN, REGISTRO Y PROCESO

FSICO DE LIBROS ADQUIRIDOS POR
COMPRA
IT-TESE-04

1. Nombre: Recepcin, registro y proceso fsico de libros adquiridos por compra

2. Objetivo: Establecer lineamientos para el registro y proceso fsico del material bibliogrfico que por
compra ingresan al Centro de Informacin, del TESE, a fin de establecer el correspondiente control y el uso
adecuado.
3. Alcance: Aplica al personal del rea de procesos fsicos.
4. Referencias: Disposiciones para el Uso y Funcionamiento del CIDTTESE, (Disposiciones aprobadas
durante la Quinta Sesin Ordinaria de la H. Junta Directiva del TESE, el 30 de abril de1992). Vigentes
Manual General de Organizacin del Tecnolgico de Estudios Superiores de Ecatepec. (Funciones del
Centro de Informacin autorizado el 31 de Marzo de 2005).
Reglamento Interior del Tecnolgico de Estudios Superiores de Ecatepec (Publicado el 9 de Septiembre del
2005).
5. Responsabilidades: El Jefe del Centro de Informacin emitir las principales lneas a seguir para la
consecucin de las metas programadas.
El Jefe de Proyecto / Jefe de Oficina coordinarn todas las acciones para la ejecucin de las actividades,
supervisar el proceso e integrar los informes correspondientes.
Los bibliotecarios de rea de procesos fsicos ejecutaran las acciones para la recepcin, registro y proceso
fsico de materiales documentales.
6. Definiciones:
Acervo bibliogrfico: Conjunto de libros, documentos, etc.; que constituyen una biblioteca.
Cdigo de Barras: Serie de datos numricos o alfanumricos codificados en forma de lneas o barras finas
y gruesas, que sirve para identificar el libro.
ISBN (International Standard Book Number): Nmero de identificacin de cada libro, as como de
sus distintos volmenes y formas de presentacin. Es asignado por agencias nacionales existentes en los
distintos pases.
Proceso Fsico o Proceso Menor: Los Libros y dems materiales en una Biblioteca deben prepararse
fsicamente para su colocacin en los estantes y para su circulacin por lo que se deber identificar el libro
con su nmero de adquisicin en la portada, colocar etiquetas de nmero de adquisicin en la cubierta del
libro, aplicar sellos en portada, cantos y hojas internas, realizar la proteccin del libro y colocar cdigo de
barras
Nmero de Adquisicin: Nmero consecutivo irrepetible que permite identificar a un libro dentro de la
coleccin propia del Tecnolgico.
Revisin Fsica del libro: Actividad que se realiza con el fin de determinar si el libro presenta algn dao
como: Maltrato en las cubiertas, desprendimiento de hojas, hojas rotas, mala compaginacin, defectos en la
impresin (Hojas en blanco o incompletas), manchas en alguna parte del libro y todas aquellas que no
permita la lectura adecuada del libro
7. Insumos: Libros comprados, Catlogo electrnico, papelera especializada para el proceso fsico del
material incluyendo lo necesario para su identificacin, proteccin y utensilios para su aplicacin.

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8. Resultado: Recepcin organizada de libros por compra, aumento del acervo bibliogrfico del Centro de
Informacin del TESE.
9. Interaccin con otros procedimientos: Catalogacin y clasificacin del acervo documental IT-
TESE-05, Recepcin, registro y proceso fsico de libros adquiridos por donacin IT-TESE-06.
10. Polticas:
No se reciben libros de compra sin factura, (proporcionada por el proveedor), ni pedido de compra
de libros (proporcionada por el departamento de recursos materiales), ambos documentos debern
ser proporcionados en copia simple para su cotejo durante la recepcin, de la cual en el centro de
informacin solo se tendr copia de la factura que durante la recepcin sea entregada, como
referencia del material.
En la recepcin, se deber revisar la coincidencia de los datos del libro contra la factura y el pedido
de compra de libros.
No se reciben libros daados.
No se reciben libros sellados por otra institucin.
La recepcin de libros de compra solo se efectuar de las 9:00 a las 14:00 y 15:00 a 18:00 horas de
lunes a viernes.
Revisin de cada libro para constatar que el libro no tenga defectos de impresin.
Los libros con defecto se separan para efectuar el cambio correspondiente.
nicamente se firmar la factura original en el momento en que se entregue completo el pedido, que
el material corresponda a lo solicitado y que no tenga defectos.
El nmero de adquisicin se conforma de 6 dgitos.
Todos los libros debern estas protegidos

PROCESO FSICO

Se folia en una etiqueta No. 5 (25mm * 25mm) el nmero de adquisicin asignado al libro con
numeracin arbiga, etiqueta que deber ser colocada en la parte superior de la cubierta y se
proteger con cinta adhesiva transparente.
Se genera e imprime en formato CODE 39 el nmero de adquisicin asignado al Libro en dos tantos
(Cdigo de Barras).
Se adhiere el nmero de adquisicin en formato CODE 39 en el interior de la cubierta principal del
libro y se anexa el segundo tanto en la pgina 10 (numeracin arbiga) del libro para uso del
siguiente proceso.
Se sellan los cantos, con el sello No. 1 en caso de que el libro no lo permita por el espesor se
utilizara el sello No. 4

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La portada del libro se sellara con el sello No. 1

El reverso de la portada del libro se sellara en la parte superior con el sello No. 2 y en la parte
inferior con el sello No. 3 en caso de que por cuestiones de impresin no se permita realizar este
ltimo sellado se colocara en la siguiente pgina que lo permita.
Se sellaran con el sello No. 4, las pginas con numeracin arbiga 9, 29 y ltima terminada en nueve,
y en caso de que no contenga esta numeracin, se inicia contando 9 paginas a partir de la primera
hoja del documento, para identificar interiormente la propiedad del libro de la Institucin.
El esquinero que sostendr la tarjeta de prstamo, se colocara en la parte interior de la
contracubierta, de acuerdo al cdigo de color siguiente: blanco, azul y amarillo, tomando como base
los artculos 4, 5 y 6 de Disposiciones para el Uso y Funcionamiento del Centro de Informacin
del TESE, vigentes.
Sobre el sello No. 2 (ubicado en el reverso de la portada) se colocara la fecha y se foliara el
nmero de adquisicin y este ultimo tambin se colocara en la pgina 31
Se incluyen tarjeta de prstamo, y papeleta de devolucin en las ltimas pginas del libro
Se aplica la proteccin del libro.

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Plantilla de sellos para llevar a cabo el proceso fsico

SELLO 1

SELLO 2

SELLO 3

SELLO 4

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Tarjeta y papeleta para llevar a cabo el proceso fsico de los documentos.

Tarjeta de prstamo Papeleta de devolucin

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11. Desarrollo:
No. Unidad Actividad
Administrativa / Puesto
1. Proveedor Se presenta en el centro de informacin en el horario
acordado con los libros solicitados para la entrega, adems
presenta copia de la factura y del pedido de compra de libros.
2. Bibliotecario Recibe material documental por compra en presencia del
proveedor y del representante del almacn del TESE.
Se coteja copia de factura contra el pedido de compra de
libros, comparando los datos de los libros, y se recibe a vistas
(sujeto a revisin).
3. Se procede a llevar a cabo la revisin fsica del Libro. (Ver
definiciones).
4. Si la revisin NO es satisfactoria se notifica de forma escrita
con el listado de material defectuoso FO-TESE-CIN-15
indicando el dao o defecto correspondiente, al departamento
de recursos materiales para que proceda a la reclamacin
correspondiente con el proveedor. Pasa actividad 1.
5. Si la revisin es satisfactoria, se procede a notificar con llamada
telefnica al departamento de Recursos Materiales y se firmar
de recibido en las facturas y el(los) vale(s) de salida del almacn
correspondientes.
6. Asigna el nmero de adquisicin, de acuerdo con el nmero
consecutivo que corresponda. ste se escribe en la primera
hoja del libro y se realiza el Proceso Fsico del libro.
7. Si el libro pertenece a la coleccin de consulta, se coloca
esquinero amarillo y Tarjeta de prstamo marcado con el
nmero de adquisicin del libro. Pasa actividad 9.
8. Si el libro NO es de la coleccin de consulta se coloca Papeleta
de devolucin con el nmero de adquisicin del libro, se coloca
esquinero (azul o Blanco) y Tarjeta de prstamo marcado con
el nmero de adquisicin del libro.
9. Realiza el registro de los materiales en el inventario de acervo
bibliogrfico FO-TESE-CIN-13. Capturando en esta los datos
bsicos del libro, y los datos del proveedor.
No. Unidad Actividad
Administrativa / Puesto

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10. Bibliotecario Turna el material procesado fsicamente, para el proceso de

catalogacin y clasificacin del acervo documental a travs del
formato Entrega de libros a procesos tcnicos FO-TESE-CIN-
04 para que el bibliotecario de procesos tcnicos lo firme.
11. Se resguarda formato Entrega de libros a procesos tcnicos
FO-TESE-CIN-04 para su consulta.

12. Genera copia de cartula con los nmeros asignados de

compra FO-TESE-CIN-16 que se archiva en el expediente de
adquisiciones.
13. Peridicamente elabora, Imprime y entrega para firma al
encargado del rea el formato Inventario de acervo
bibliogrfico FO-TESE-CIN-13, en donde se integran los
materiales que se han adquirido.
14. Jefe de Centro de Revisa la impresin de inventario de acervo bibliogrfico FO-
Informacin y Jefe de TESE-CIN-13 y firma.
Proyecto/Oficina
15. Bibliotecario Reporta semanalmente la adquisicin, en el formato reporte
semanal FO-TESE-CIN-01.

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12. Diagramacin:
Jefe de Centro de Informacin y
Bibliotecario Proveedor Jefe de Proyecto/Oficina

Inicio

2 3 1

Recibe material documental por

Se procede a llevar a cabo la Se presenta en el centro de
compra en presencia del proveedor
revisin fsica del Libro. informacin en el horario
y del representante del almacn acordado con el total de los
del TESE. libros solicitados para la
Se coteja copia de factura contra el entrega de libros, adems
pedido de compra de libros, presenta copia de la factura y
comparando los datos de los libros, del pedido de compra de libros.
y se recibe a vistas (sujeto a
revisin).

Si La revisin es
satisfactoria?

No

Se notifica de forma escrita con el

listado de material defectuoso FO-
TESE-CIN-15 indicando el dao o
defecto correspondiente, al
departamento de recursos materiales
para que proceda a la reclamacin
correspondiente con el proveedor.
Pasa actividad 1.

Si la revisin es satisfactoria y
se cumpli con el total del
pedido de compra de libros, se
procede a notificar con llamada
telefnica al departamento de
Recursos Materiales y se firmar
de recibido en las facturas y los
vales de almacn
correspondientes.

Asigna el nmero de adquisicin,

de acuerdo con el nmero
consecutivo que corresponda.
ste se escribe en la primera
hoja del libro y se realiza el
Proceso Fsico del libro.

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A consulta?
8 9
Coloca Papeleta de devolucin con
el nmero de adquisicin del libro, se
coloca esquinero (azul o Blanco) y
Tarjeta de prstamo marcado con el
nmero de adquisicin del libro
11
Se resguarda formato Entrega de
libros a procesos tcnicos FO-
TESE-CIN-04 para su consulta.
15
Reporta semanalmente la
adquisicin, en el formato reporte
semanal FO-TESE-CIN-01.
Fin
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Bibliotecario
Jefe de Centro de Informacin
y Jefe de Proyecto/Oficina
Si
Es de
Coleccin de
7
No
Coloca esquinero amarillo y Tarjeta de
prstamo marcado con el nmero de
adquisicin del libro. Pasa actividad 9.
10
Turna el material procesado
Realiza el registro de los materiales fsicamente, para el proceso de
en el inventario de acervo catalogacin y clasificacin del
bibliogrfico FO-TESE-CIN-13. acervo documental a travs del
Capturando en esta los datos formato Entrega de libros a procesos
bsicos del libro, y los datos del tcnicos FO-TESE-CIN-04 para que
proveedor. el bibliotecario de procesos tcnicos
lo firme.
12 13
Peridicamente elabora,
14
Genera copia de cartula con los
nmeros asignados de compra Imprime y entrega para firma
FO-TESE-CIN-16 que se archiva al encargado del rea el
en el expediente de formato Inventario de acervo
adquisiciones. bibliogrfico FO-TESE-CIN-
13, en donde se integran los Revisa la impresin de
materiales que se han inventario de acervo
adquirido. bibliogrfico FO-TESE-CIN-13
y firma.
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13. Medicin:

Indicador para medir la Productividad:

% Documentos
procesados Nmero de documentos procesados en el mes.
contra los = X 100
recibidos Nmero de documentos recibidos en el mes.

Registro de evidencias.

Los procesos elaborados quedan registrados en:

- Reporte semanal FO-TESE-CIN-01
- Formato Entrega de libros a procesos tcnicos FO-TESE-CIN-04
- Inventario de acervo bibliogrfico FO-TESE-CIN-13.
- Libro procesado fsicamente
- Cartula con los nmeros asignados de compra FO-TESE-CIN-16.
- Copia de Factura.
- Papeleta de Devolucin.
- Tarjeta de Prstamo.
- Listado de material defectuoso FO-TESE-CIN-15

PRODUCTO NO CONFORME:

Pasar al rea de procesos tcnicos, libros que no tengan completo el proceso fsico.

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