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1 funciones de almacen
Tambin se le da al almacn la altura que debe de tener dentro de la organizacin en la seleccin de su personal: desde el
puesto ejecutivo de jefe del almacn o de control de inventarios, hasta el ltimo puesto de mozo o cargador. Se estudia
cientficamente su localizacin, las medidas adecuadas de su rea y la divisin de sus espacios, los medios de
almacenamiento y manejo de productos y materiales, los diseos ms indicados de estantera y, muy especialmente, los
procedimientos y prcticas administrativas que han de normar su funcionamiento econmico y eficiente. Todo esto debe
partir de la definicin y establecimiento de objetivos y polticas.
La gestin se define como la administracin y direccin de una empresa atendiendo a una serie de
procedimientos y reglas que, mediante la coordinacin y organizacin de los recursos disponibles,
persigue cumplir los objetivos prefijados de la manera ms eficaz posible.
El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la informacin precisa y comprensible de tales objetivos
para que l y su personal orienten sus esfuerzos hacia ellos, y para que puedan delinear las funciones del almacn.
Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de
almacenes:
3. Almacenamiento de materiales.
5. Despacho de materiales.
4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)
2. abastecimiento parcial
a) Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las existencias fsicas (cantidad real
en existencia).
b) Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores monetarios.
c) Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el
inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal.
1. El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el libro de inventario, conforme
la legislacin.
2. El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la
aproximacin del consumo real.
Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener tres reas en el almacn, como base
de su planeacin.
Recepcin
Almacenamiento
Entrega
El tamao y distribucin de estas reas depende del volumen de operaciones y de la organizacin de cada empresa en lo
particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien dentro de un solo local
cerrado. Cuando se presenta este ltimo caso, basta con sealar las reas en el piso o levantar divisiones.
REA DE RECEPCIN:
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de la correcta planeacin
del rea de recepcin y de su ptima utilizacin.
2. Espacio de maniobras
La carretilla neumtica
La carretilla manual
Los contenedores
ZONA DE INSPECCIN:
El flujo rpido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio ptimo para descarga y almacenamiento provisional,
para revisin y cotejo con la remisin del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentacin de entrada.
REA DE ALMACENAMIENTO
La planeacin del rea de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de materiales o mercancas con
caractersticas similares, requiere un conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo,
proteccin y manejo. En seguida se dan algunas recomendaciones:
a) aislar los productos inflamables como cartn, papel, estopa, trapo, telas, tintas, tner, pintura, etc.
b) Prevenir la combustin de espontnea de estopa, trapo o papel impregnados de aceite o grasa oxidante. Se
requiere un lugar aparte, con recipientes a prueba de fuego, y donde haya una libre ventilacin.
e) e. Despejar los pasillos de acceso a los extinguidores; separar los materiales de fcil combustin con un espacio
mnimo de 45 cm.
A. Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la tubera de agua o vapor.
D. Alejar los productos y materiales de los recipientes con cidos que despidan gases corrosivos.
E. Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz especial.
evitar que los productos sean golpeados unos contra otros, especialmente cuando se almacenan en grandes
tambores o recipientes, o por los equipos de manejo de materiales
Los materiales de cristal o frgiles deben quedar lejos de mquinas o trfico dentro del rea de almacenamiento
Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la entrada y salida de los estantes con alguna tela.
a. Proteger de la luz de las ventanas o guardad en lugares con poca iluminacin los materiales o productos que se
decoloren con la luz.
REA DE ENTREGA:
La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega debe:
b. Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin, una factura o una factura remisin.
c. Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercanca con el documento de salida.
d. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacn de material auxiliar, con
suficiente anticipacin y cantidad.
e. Las mesas, la bscula y las herramientas de fleje, de engomado, y tiles necesarios debern tener un
rea ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y de empaque.
REGISTRO DE INVENTARIO
Existen dos mtodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que cuando compramos los artculos que
van a componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes:
1. Sistema de registro de Inventario Peridico o Fsico: la mercanca que entra se registra en la cuenta de compra
con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada.
2. Sistema de registros de Inventario Perpetuo: la mercanca que entra se registra a la cuenta de Inventario
directamente. En este mtodo de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la
existencia y el importe o valor de los artculos en existencia, es decir, los cargos o crditos, o ms bien, las compras
y las ventas de inventarios se registran segn vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.
5.2 localizacion y registro de inventario
Los almacenes tienen como objetivo principal en brindar a los materiales una proteccin
adecuada. El principal recurso de los almacenes es el espacio, por lo que se busca cubrir
el objetivo principal del almacn aprovechando al mximo el espacio disponible, para lograr
este es indispensable una cuidadosa planeacin.
Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea
el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas compaas, el departamento
de conservacin constituye las estanteras, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen
con madera ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanteras de acero se han hecho ya, de
uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una
gran variedad de modelos y tamaos.
Funcin de Recepcin:
Importancia:
La recepcin adecuada de materiales y de otros
artculos es de vital importancia, ya que una gran
parte de las empresas tienen como resultado de
su experiencia centralizada la recepcin total bajo
un departamento nico, las excepciones
principales son aquellas grandes empresas
con plantas mltiples. La recepcin est
estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo
la responsabilidad del departamento de compra.
Proceso:
De Manera Similar: El material que recibe una instalacin de la compaa tambin debe ser
sometido a una inspeccin preliminar, antes de introducirles en el rea de almacenamiento, en el
caso de que en la inspeccin inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas
condiciones se le debe rechazar.
Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento, origen, condiciones fsicas y
situacin legal:
Por su Naturaleza:
a. Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o medios para el desarrollo de las
actividades que se realizan en el Instituto, que tienen una vida til prolongada y que puedan inventariarse y
resguardarse individualmente, por lo que deben ser incorporados al patrimonio del Instituto.
b. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilizacin en el desarrollo de las actividades que se
realizan en el Instituto, tienen un desgaste parcial, total que tienen un periodo de vida corto y que adems no
pueden ser inventariados en forma individual.
Por su aprovechamiento:
Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las actividades (escritorios, sillas
papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren de algn dispositivo para su operacin.
Equipo: Bienes que se utilizan en forma ms directa para el desarrollo de las actividades y que requieren de
dispositivos para su operacin (computadoras, cmaras fotogrficas y de vdeo, mquinas de escribir, calculadoras,
etc.)
Por su Origen:
1) Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del patrimonio y que fueron incorporados a
travs de su adquisicin con recursos federales o con recursos de proyectos externos, donados al Instituto por
terceros o producidos por la misma institucin.
2) Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero (personas fsicas y morales) y que a travs de un
contrato o convenio. Transitoriamente estn a disposicin del Instituto para su uso y aprovechamiento.
3) Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores pblicos del Instituto para su uso
personal, (radios, cmaras fotogrficas, computadoras, etc.) y que el Instituto no adquiere ninguna responsabilidad
sobre ellos.
a) Bien til: Mobiliario y equipo que todava permite su uso y operacin con seguridad.
b) Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas mnimas de seguridad para su
operacin.
c) Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su rehabilitacin es mayor o casi igual
que su valor de reposicin o que su mantenimiento es muy alto.
d) Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones fsicas prcticamente deplorables y que ya
no es posible su rehabilitacin.
1. Bien extraviado: Mobiliario y equipo del que el usuario desconoce su ubicacin por extravo, y cuya causa puede
ser imputable a l.
2. Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o sin violencia.
3. Bien siniestrado: Mobiliario y equipo que sufri un deterioro a causa de un accidente y que puede ser reclamada
su indemnizacin a la compaa de seguros.
5.2
La localizacin de las instalaciones es el proceso de elegir un lugar geogrfico para realizar las operaciones de una emp
las decisiones de localizacin en el caso de nuevas plantas manufactureras:
CONSIDERACIONES DE ALMACENES
Las consideraciones siguientes, de aplicacin general, son ms importantes en un almacn que en cua
1. La carga del piso debe ser adecuada para las condiciones ms adversas.
2. Los almacenes requieren ser seguros, no permitir la entrada de otro personal que no sea el del almacn.
3. La impermeabilizacin debe ser particularmente buena en un almacn, la gotera puede estar en una zona oculta que
antes de que sea descubierta.
4. Equipo especial, ganchos, elevadores, sierras y guillotinas motorizadas pueden estar compartidos con otros departamentos.
5. La estantera en los almacenes evitar el movimiento normal de aire con lo que la distribucin de la temperatura se puede afectar seriamente
6. Los pasillos tienen que ser lo suficientemente anchos como para permitir la circulacin.
7. Los artculos de uso frecuente tienen que estar lo ms cerca de las ventanillas de distribucin.
8. Los artculos pesados o voluminosos hay que almacenarlos tan bajo como sea posible.
9. Los anaqueles y compartimientos no debern ser tan profundos teniendo as un acceso fcil a la parte posterior.
10. Hay que proporcionar un rea de recepcin donde los artculos se puedan separar y desempacar antes que distribuir.
11. Las cintas de medir, que se empleen siempre que sea posible, se protegern de las corrientes de aire.
12. Es esencial un sistema de localizacin que haga posible conocer la posicin de cualquier artculo que cambie frecuentemente de lugar. Un sis
a cada lnea de compartimientos y numerar stos en forma consecutiva a partir de uno de los extremos.
13. El almacenamiento es esencialmente un problema volumtrico, esto es, depende tanto de la altura como del rea del piso. La altura til pued
modernos montacargas con el elevador vertical junto con cestas especiales.
PRINCIPIOS DE LA DISTRIBUCIN DE ALMACENES
Los artculos pesados deben estar ubicados de tal manera que minimicen el trabajo de manipulacin en el almacn.
5.3
4.3 Seleccin de Mobiliario y Equipo de Almacen
Estrategias y cajas o casilleros: Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los
procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado.
PROCESO DE SELECCIN
ajas son minimizar las prdidas de inventario, le reducir los costos operativos, incrementar la capacidad del almacn y
xactitud del inventario, un control de operacin en tiempo real, e incrementar el nivel del servicio al cliente. Debe
e que los sistemas pueden ser independientes o hacer parte de un sistema de planificacin de recursos empresariales y
incluir una tecnologa compleja como la identificacin por radiofrecuencia y reconocimiento de voz. Sin embargo, el
ipio bsico del sistema de almacenamiento sigue siendo la misma, que es proporcionar informacin para permitir un
control eficaz de los elementos ubicados en el almacn.
estin Integrada de Inventarios: El objetivo es tener la mercadera adecuada en el sitio apropiado en el momento
io. Mediante unidades de almacenamiento de inventario (SKU) se registran los artculos a su llegada a la tienda y en el
to de su venta. Con una simple lectura del cdigo de barras en el punto de compra, el nmero de SKU, el nombre del
producto, el precio de venta y el costo se registran en las bases de datos de la empresa.
izacin Dinmica de Inventarios (ODI): Es una tcnica altamente eficaz en el manejo de las existencias. Que permite
ministrar y controlar stocks de productos terminados que se adquieren para ser usados o vendidos, y que tienen la
caracterstica de tener una demanda futura incierta.
arehouse Management System (WMS): Este sistema permite conducir en forma organizada todos los movimientos de
eras de uno o varios almacenes, incluyendo almacenes de terceros, lo que garantiza la optimizacin de las tcnicas de
naje y de los recursos tecnolgicos y humanos involucrados en el proceso. Para ello, el software debe estar integrado a
ntas tales como lectoras lser de cdigo de barra, terminales de transmisin de datos por radio frecuencia y contar con
integracin de accesos va Internet.
Sistemas de Planeamiento y Programacin avanzados (APS): Son herramientas informticas que consisten en la
ilizacin de tcnicas de optimizacin para obtener una solucin inteligente en la administracin de cadena de
astecimiento. Para esto, los programas utilizan tcnicas tales como la programacin lineal, la clasificacin ABC de
inventarios, modelos heursticos y el enfoque de la teora de las restricciones, entre otros.