Creacin de Reportes con Crystal Reports en Visual Studio 2005/2008

Este pequeo tutor de como crear un reporte en Crystal Reports desde Visual Studio
2005/2008, lo hago porque he recibido muchas consultas de como hacerlo de la mejor
forma, quizs hiera algunas susceptibilidades, pero espero que entiendan que tambin
hay otras maneras de hacer las cosas.

En primer lugar en este tutor les voy a indicar como crear el reporte de la manera mas
larga, pero tambin, es la mejor manera para tener el control total sobre lo que queremos
mostrar en el reporte.

La manera mas fcil de crear un reporte es agregar al proyecto un nuevo tem de tipo
reporte de Crystal Reports, y conectarse a la base de datos desde el explorador de
servidores del Visual Studio, seleccionar las tablas y arrastrarlas sobre el diseador del
reporte.

Si, esta es la manera mas fcil, pero tambin la que mas problemas nos puede dar al
momento de empezar a cambiar campos a mostrar o al tratar de agregar una condicin o
filtro a los datos que queremos mostrar en el reporte.

La anterior es una buena tcnica, siempre y cuando el reporte sea sencillo y detectemos
que no tendr cambios.

A continuacin describo la manera en yo creo mis reportes tanto para web como para
windows. A muchos les parecer mas larga pero les aseguro que no tendrn problemas
en el futuro pues tienen todo controlado ustedes.

Voy a utilizar un proyecto Windows Forms y una base de datos Sql Server 2008, pero se
van a dar cuenta que lo pueden hacer con cualquier tipo de base de datos.

No voy a entrar en detalles del tipo de conexin a la base de datos ni las instrucciones
para traer los datos.

A continuacin muestro la forma con los datos que vamos a utilizar para nuestro reporte:
Bueno la idea de nuestro proyecto es que poder tener un reporte con estos datos, lo
primero que vamos a hacer es agregar a nuestro proyecto un objeto dataset, que es el
que nos va a servir para poder crear nuestro reporte en Crystal Reports.
Clic derecho en el nombre del proyecto, del men seleccionamos la opcin Add, y luego
New Item para que nos aparezca la siguiente pantalla y poder escoger el objeto a
adicionar a nuestro proyecto.
Escogemos adicionar un objeto dataset que nos servir como fuente de datos para el
reporte y poder crear nuestro reporte como queremos. Le damos un nombre a nuestro
dataSet, por lo general yo lo llamo igual que el reporte con el prefijo ds, entonces nuestro
dataset se va a llamar dsPersonas.xsd

Al darle clic al boton Add nos muestra la ventana de diseo en la cual vamos a agregar un
datatable con sus respectivos campos que son los que necesitamos para dibujar el
reporte. Al estar aqu, damos clic derecho sobre la superficie para poder agregar el
datatable :
Nos muestra el datatable creado, podemos cambiar el nombre que coloca por defecto,
haciendo clic sobre el nombre y se coloca en modo de edicion para poder cambiarlo.

Para agregar los diferentes campos de nuestro datatable, seguimos los siguientes paso:

1. Clic derecho en el rea de los campos del datatable y los vamos agregando.
2. al seleccionar Agregar Columna:

nos permite colocarle el nombre a la columna, este

nombre DEBE ser igual al nombre que vamos a devolver en nuestra consulta SQL a la
Base de datos.

3. En la ventana de propiedades de la columna

que estamos agregando, podemos asignar el tipo de campo y su longitud en caso de ser
una cadena ( String) y que sea requerido. Mi recomendacin es que se apeguen a los
mismos tipos de datos que estn definidos en la base de datos.
4. En proceso de agregar los campos necesarios para el reporte:

Si me preguntan si es se pueden agregar campos que no se van a utilizar en el reporte, la

respuesta es SI, porque es posible que ya tengamos la consulta realizada que nos sirve
para nuestro reporte y solo es crearlo a partir de la consulta que ya existe, y como la
consulta nos devuelve datos que no vamos a colocar ene l reporte, de todas formas
tenemos que crear esos campos en nuestro datatable.

5. Aqui esta nuestro datatable completo para empezar a generar nuestro reporte:
Quizs me pensaran: es mucho trabajo pero piensen en esto, este sistema si mas tarde
necesitan agregar un nuevo campo es simplemente venir agregar el campo y actualizar la
fuente de datos del reporte para tener acceso a ese nuevo campo que acabamos de
crear, por el otro mtodo, eso no es tan fcil, es mejor agregar el campo y volver a crear el
reporte. Aclaracin: yo, particularmente, no he sabido, o no he logrado como hacerlo
cuando lo intente.

6. Creamos el reporte en crystal reports, nuevamente clic derecho en el nombre del

proyecto, Add, New Item.., en la ventana que aparece, seleccionamos Reporting y
escogemos el tipo de reporte Crystal Report:
Asignamos un nombre al reporte que se guarda con la extensin .rpt, y clic al botn Add
para crear el reporte en nuestro proyecto.
Aparece la siguiente pantalla para seleccionar el tipo de reporte a crear, en la parte
izquierda sealado en el circulo rojo aparece una nueva barra de herramientas con la cual
vamos a trabajar al adicionar los campos al reporte, en la parte derecha, he resaltado en
el circulo rojo que se agregan al proyecto de manera automtica las referencias
necesarias para que funcionen los reporte de Crystal Reports en nuestro proyecto.

De la ventana, seleccionamos la segunda opcin, crear un reporte en blanco As a Blank

Report

Al darle clic al boton OK de la pantalla anterior nos muestra el reporte en blanco como
aparece en la imagen anterior.

La seccin de Report Header, colocaremos lo que queremos que aparezca solo en la

primera hoja del reporte.

En la seccin Page Header, colocaremos los que queremos se muestre en la cabecera

de todas las paginas del reporte, aqu colocaremos los ttulos de las columnas, por
ejemplo.

En la seccin Details, colocaremos el detalle de las columnas del reporte

La seccin Report Footer, es la contraparte de la del Page Header, aqu podramos

colocar los nmeros de pagina del reporte, por ejemplo.

La seccin Page Footer es la contraparte de Report header.

Ya teniendo claro esto, lo siguiente es seleccionar la fuente de datos de nuestro reporte,
aqu es donde entra a jugar el dataset que creamos en pasos anteriores, pues no
necesitamos tener la conexin a la base de datos abierta para disear nuestro reporte.

Damos Clic derecho en el Field Explorer en la entrada Database Field, al aparecer el

men contextual de la imagen seleccionamos Database Expert para ir a seleccionar
nuestra fuente de datos.
En esta ventana, expandimos Project Data, luego ADO.NET DataSets, aqu nos van a
aparecer todos los dataset que tengamos creados en nuestro proyecto, en nuestro caso
solo aparece dsPersonas, que es el que hemos creado en pasos anteriores.

Seleccionamos el datatable y damos clic en el botn para pasar los datos a la

parte derecha de la ventana en la cual va a exponer los campos del datable para poder
incluirlos en nuestro reporte.
Hacemos clic en el botn OK para empezar a disear nuestro reporte. Al hacer esto, ya
contamos con los campos del dataset en el Field Explorer:
Ahora simplemente es arrastrar los campos al rea del reporte y colocarlos de la manera
como deseamos se vea el reporte.
Seleccionamos la Toolbox (barra de herramientas de crystal) y de all escogemos el
control text object y lo arrastramos a la seccin de page header para colocar el titulo del
reporte all, en la imagen estn seleccionados en crculos rojos todos los controles
mencionados.
Al arrastrar un campo del datatable y soltarlo en la seccin de detalle de manera
automtica coloca un control de texto para el titulo del control que acabamos de arrastrar.

Para corregir el texto del titulo, lo

seleccionamos, le damos clic derecho al control y escogemos del men la opcin Edit
Text Object, lo que nos permite cambiar el texto del titulo.
La imagen nos muestra como queda nuestro reporte, no es el alcance de este tutor,
indicar como colocar los diferentes atributos de presentacin grafica del reporte.

En nuestro formulario windows (web forms) o en nuestro formulario web (web forms)
agregamos un control CrystalReportViewwer , el cual nos servir para mostrar nuestro
reporte en pantalla y poder imprimirlo o exportarlo a algn formato como PDF o Excel.

En el boton Imprimir de nuestro formulario, el codigo que voy a colocar para ir a la base
de datos, realizar la consulta de los datos, colocarlos en un datatable y este datatable
pasarlo a la propiedad datasource del reporte.

A continuacion el codigo del boton imprimir:

Private Sub btnImprimir_Click(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles btnI

Dim oCnn As New OleDbConnection Objeto de conexion a la base de datos
Dim daDatos As New OleDbDataAdapter Objeto Adaptador para leer datos de la Base de datos
Dim cmdExec As New OleDbCommand objeto comando para ejecutar sentencias sql
Dim dtDatos As New DataTable datatable para recibir los datos de la base de datos
Dim sbQuery As New StringBuilder StringBuilder para armar cadenas
Try

oCnn.ConnectionString = "Provider=SQLNCLI10;Server=ralvarado;Database=MiBD;Uid=sa; Pwd=X

oCnn.Open()
cmdExec = oCnn.CreateCommand
cmdExec.Connection = oCnn

sbQuery.Append("SELECT Consecutivo ")

sbQuery.Append(" ,IdentificacionPersona ")
sbQuery.Append(" ,TipoPersona ")
sbQuery.Append(" ,Grupo ")
sbQuery.Append(" ,PrimerNombre ")
sbQuery.Append(" ,PrimerApellido ")
sbQuery.Append(" ,SegundoApellido ")
sbQuery.Append(" ,Sexo ")
sbQuery.Append(" ,Profesion ")
sbQuery.Append(" ,Direccion1 ")
sbQuery.Append(" ,Direccion2 ")
sbQuery.Append(" ,TelFijo1 ")
sbQuery.Append(" ,TelFijo2 ")
sbQuery.Append(" ,TelMovil ")
sbQuery.Append(" ,PaginaWeb ")
sbQuery.Append(" ,ZonaPostal ")
sbQuery.Append(" ,Fax ")
sbQuery.Append(" ,Email1 ")
sbQuery.Append(" ,Email2 ")
sbQuery.Append(" ,FechaNacimiento ")
 sbQuery.Append(" FROM Persona ")
cmdExec.CommandText = sbQuery.ToString

daDatos = New OleDbDataAdapter(cmdExec)

daDatos.Fill(dtDatos)

Dim CrReport As New CrystalDecisions.CrystalReports.Engine.ReportDocument

' Asigno el reporte
CrReport = New CrystalDecisions.CrystalReports.Engine.ReportDocument()
CrReport.Load(Application.StartupPath & "\crPersonas.rpt")
CrReport.SetDataSource(dtDatos)

CrystalReportViewer1.ReportSource = CrReport

Catch ex As Exception
MessageBox.Show("excepcion: " & ex.Message, "Mostrando Reporte")
End Try

End Sub

Observen que al llenar los datos en dtDatos, simplemente debo asignarle este objeto al
Reporte en su mtodo SetDataSource. Con esto puede ser cualquier base de datos,
siempre y cuando los datos correspondan a la estructura del dataset creado como fuente
de datos del reporte.

Si en algn momento nuestro reporte cambia que hay que agregarle un nuevo campo,
simplemente vamos a nuestro dataset y le agregamos el campo, luego vamos al reporte y
lo abrimos y verificamos nuestra fuente de datos para que nuestro nuevo campo aparezca
en al lista, luego es simplemente incluirlo en el reporte.
Bueno espero haber sido claro en como crear un reporte con Crystal Report y les aseguro
que no van a tener problemas al momento de modificaciones en el reporte.

Hasta la prxima!!!!!!.