Cmo llevar un inventario

2 mtodos:Enfoque general para llevar un inventarioDesignaciones y etiquetado del inventario

Mantener un inventario es una tarea importante en muchas empresas, ya que

comprende la cantidad total de los bienes disponibles y el proceso de
contabilizarlos. Muchas empresas llevan a cabo controles de inventario para
asegurarse de no quedarse sin los artculos ms populares, mientras que otras
hacen coincidir la cantidad total de bienes solicitados llevando a cabo un conteo
fsico. Si este proceso da lugar a un exceso o escasez de artculos, sabrs que
hay un problema, como el control incorrecto del inventario o un posible robo.

Mtodo 1
Enfoque general para llevar un inventario
1.

1
 Encuentra un buen lugar con el espacio suficiente para mantener un
inventario.Puede ser un armario vaco, una oficina pequea o una bodega.
o Asegrate de que el espacio que elijas est limpio, seco y bien
iluminado.
o Asegrate de que haya espacio y estantera suficiente para
colocar el inventario.
o Protege el inventario al cerrar la puerta con llave al final del da.

2
Desarrolla un sistema de inventarios que funcione para ti. Los sistemas de
inventarios pueden variar desde uno muy simple hasta uno elaborado.
o Organiza las existencias importantes al frente para que puedas
acceder fcilmente a ellas.
o Si los artculos del inventario son los mismos, almacnalos juntos.
Por ejemplo, si almacenas una variedad de cartuchos de impresora, gurdalos
en un solo estante y organzalos por marca y por nmero de modelo.
 o Etiqueta cada estante, contenedor y caja haciendo que los
artculos del inventario sean fciles de encontrar.

3
Determina el mtodo de control de inventario que funcione mejor para
ti. Existe una serie de alternativas que puedes elegir.
o Si tienes una cantidad pequea de inventario, podra ser ms fcil
llevar un control manualmente.
o Elige un programa con el que te sea fcil trabajar, como Excel, o
descarga una versin gratuita de un software para el control de inventario.
o Crea una hoja de clculo con suficientes filas y columnas para
identificar cada artculo del inventario. Incluye el artculo junto con su
descripcin, cdigo, estilo o nmero de modelo. Anota la fecha en la que lo
recibiste, su precio, la cantidad y la fecha en la que lo utilizaste o lo vendiste.


4
Registra el inventario. Al organizar los artculos puedes hacer que sea ms
fcil contarlos y registrar las cosas que tienes a tu disposicin.


5
Verifica el conteo del inventario. Si el conteo inicial del inventario no es
exacto, ser imposible que lo hagas coincidir con el conteo del inventario final.


6
No olvides registrar todos los artculos del inventario en ambas
direcciones:los artculos que entran y los que salen.


7
Realiza un inventario fsico, cuenta y registra cada artculo de manera
regular.Puedes programarlo de forma mensual, trimestral o anual.

Mtodo 2
Designaciones y etiquetado del inventario
1.

1
Organiza todos los artculos por tipo. Crea una categora.
2.

2
Agrupa artculos similares en subcategoras.
3.

3
Designa un prefijo para la categora.
4.

4
Designa una letra para la subcategora.
5.

5
Empaca y etiqueta todos los artculos por prefijo, subcategora, letra y
lote o nmero de caja.
6.

6
Crea una lista que defina todas las designaciones de inventario
asignadas.
7.

7
Crea un archivo con la ubicacin de almacenamiento y con los contenidos
y cantidades detallados y fotografiados.

Consejos
Si necesitas mantener un inventario ms complejo, considera la
posibilidad de optar por un sistema profesional para el control del inventario.
Al aceptar mercanca nueva, asegrate de recibir la cantidad exacta de
cajas que se detalla en el recibo de entrega.
 Si hay ms de una persona que administra el inventario, ten una copia
de los procedimientos a la mano para todo el personal.

Inventario
Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el animo de volverlos a
vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y
vendidos como tales.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su principal funcin y la que
dar origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante informacin resumida y
analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancas en trnsito
Mercancas en consignacin
Inventario (final)
El inventario es el documento ms simple en contabilidad. Nos sirve para ver, de forma general, con lo
que cuenta la empresa para desarrollar su actividad.Fundamentalmente se divide en tres puntos, que son:
activo, pasivo y capital.
El activo es todo lo que tiene la empresa que le genera dinero.
El pasivo es todo lo que tiene la empresa que le genera prdida de dinero.Por ejemplo, un ordenador es
un activo para una empresa ya que es una herramienta que ayuda a hacer el trabajo ms rpido, y eso se
traduce en ms dinero.
Un pasivo puede ser una deuda con un proveedor, ya que es algo que nos da prdida; lo debemos. El
capital, por su parte, es la diferencia entre todo el activo que posee la empresa y todo el pasivo que tiene
que soportar. Es un valor que nos dice el valor de una empresa de forma muy general. En la prctica, se
suele decir que el capital es lo que la empresa realmente tiene.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos88/elaboracion-y-pasos-hacer-inventario/elaboracion-y-

pasos-hacer-inventario.shtml#ixzz4XYu0QgRC

Sin lugar a dudas hacer inventario es una de esas tareas tediosas que
ms pereza dan a todo emprendedor. Por desconocimiento o por no ser
una actividad digamos, divertida, muchas veces no se hace con la
suficiente continuidad y se pospone demasiado. Los emprendedores
dedicados a servicios y no a la venta de productos tambin deben hacerlo
ya que de est manera saben cunto patrimonio tienen invertido.
 A continuacin os damos unos consejos para enfrentarse al temido
inventario y los beneficios que conlleva el control de los bienes.

1. Cundo hago el inventario?

Se debe realizar por lo menos una vez al ao, puedes aprovechar el final del
ejercicio econmico para ello. El problema que conlleva es que se debe parar la
actividad econmica, por este motivo el emprendedor puede optar por un
inventario cclico a lo largo del ao, de esta manera con el fin del ao ya tendr
todos sus datos.

Consejo: haz inventario de una manera ms sistemtica y peridica.

2. Cmo empezar?
Antes de iniciar el inventario se debe saber qu se tiene que contabilizar. Para
empezar se cuentan todos los activos, tanto los circulantes (material de oficina,
bombillas) como fijos (ordenadores, telfonos, vehculos). Para que sea un
proceso ms sencillo se puede clasificar por rangos de precios y
posteriormente tambin codificar su ubicacin en el almacn.

El inventario es un sistema de control, no se debe pensar que es una cosa

fcil de hacer por muy poco material de oficina que se tenga. Debemos ser
metdicos con este procedimiento para no tener luego sorpresas
desagradables.

3. Qu herramientas utilizar?
El avance tecnolgico y los programas de gestin de stock agilizan el proceso
del inventario. Tambin es conveniente disponer de una base de datos para
 ir rellenando las existencias reales. Luego se puede comparar estos datos
con los archivos de control. Si no cuadran los nmeros, es decir, que hay una
desviacin, se debe realizar una regularizacin.

4. Qu ventajas o informacin til ofrece el inventario?

La informacin es poder y con el inventario se consigue mucha y adems
valiosa para el emprendedor, sobre todo para los que se dediquen al comercio
de productos. Con esta tarea se conoce con exactitud todos los activos que
se poseen y se pueden descontar as los daados y los sustrados por
hurtos. Es necesario que conozcamos cul es el material exacto con el que
contamos, y no pensar que tenemos algo que no tenemos. Otra de las ventajas
es saber qu productos son los ms demandados, poder tener datos para
previsiones de stock o poder hacer liquidaciones y ofertas, entre otras ventajas.

En definitiva, el inventario es una tarea til y necesaria que es aconsejable

realizarla de forma peridica y escalonada y as al final del ejercicio contable
anual no se nos vendr todo encima y ya casi lo tendremos realizado.

Cmo hacer el inventario de una

tienda
Paso a paso

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tugestionONline
Fuente: www.soyentrepreneur.com

Llevar a cabo el proceso de hacer inventario es una tarea

obligada para todo aqul que est al frente de una tienda o
comercio, pues es clave para su buen funcionamiento. Un
inventario actualizado ayuda a estar al tanto da a da de
la situacin financiera de un negocio, tener controlado el
stock y conocer a ciencia cierta las necesidades de los
clientes. Para conocer ms detalles al respecto, en el
siguiente artculo de unComo te contamos cmo hacer el
inventario de una tienda.
Tambin te puede interesar: Cmo hacer el inventario
en un bar
Instrucciones:
La tarea de realizar el inventario en cualquier comercio es
1
conveniente llevarla a cabo de forma peridica. Aunque
muchas empresas esperan al finalizar el ejercicio
econmico anual para hacerlo, no es aconsejable esperar
tanto si nos interesa estar informados sobre la viabilidad
econmica de nuestro negocio en todo momento. Lo mejor
es establecer la frecuencia de realizar el inventario en
funcin de nuestro volumen de ventas y productos.
El inventario es exactamente un sistema de control que
2
debe ser lo ms preciso posible. La tarea consiste
bsicamente en gestionar el stock y llevar a cabo
el recuento de todas las existencias fsicas reales, es
decir, de todas las unidades que tengamos de cada uno de
los productos para despus introducirlas en la aplicacin
 informtica que utilizamos para gestionar las ventas. Esto
nos permitir comparar los datos y comprobar si cuadran
los nmeros o existen desviaciones (faltan o sobran
productos) que deben regularizarse.
Para realizar un inventario de forma adecuada y exitosa
3es recomendable llevar a la prctica algunos mtodos
como los que mencionamos a continuacin.
El primero es contar con un sistema de cdigos
distinto para cada uno de los productos, as ser mucho
ms fcil contabilizarlos y diferenciarlos entre ellos.
Confeccionar una lista tanto de los productos que ms
se hayan vendido como de los que no han tenido tanto
xito y llevan mucho tiempo guardados en el almacn.
Esto nos permitir saber qu productos debemos tener en
todo momento en la tienda, cules requieren una mayor
promocin para ser vendidos, si es necesario ajustar los
precios, etc.
Por todo ello, mantener el inventario actualizado es
clave en el buen funcionamiento del negocio. Nos permitir
tomar las decisiones ms acertadas, examinar con detalle
las exigencias de nuestro clientes y ofrecerles aquellos
productos o servicios que ms demandan.

Proceso de toma de inventario

Este proceso es uno de los mas importantes del sistema, ya que con l usted podr:

Cargar el sistema con las existencias fsicas actuales

Asegurarse que no haya diferencias entre las existencias del sistema y las
existencias fsicas reales
Los pasos para realizar la toma de inventario son:
1. Contar las existencias fsicas de todos los artculos
2. Inicializar el archivo que va a almacenar los documentos de toma de
inventario
3. Capturar los documentos de inventario
4. Transferir informacin de una lectora porttil a SAIT
5. Obtener reportes (valuacin y diferencias de inventario)
6. Ajustar las existencias del sistema con el inventario capturado

Contar existencias fsicas

Para empezar la toma de inventario, es necesario realizar el conteo de existencias

fsicas de los artculos, dicho conteo puede realizarse de dos maneras:

Manual
Con lectora porttil
Conteo de existencias de forma manual

Para realizar el conteo de existencias fsicas de forma manual debe:

Imprimir el reporte auxiliar para la toma de inventario

En el men vaya a Inventario|Reportes|Inventario Fsico
Seleccione el reporte Auxiliar en toma de inventario
Haga clic en Imprimir
Reparta las hojas entre las personas que contaran el inventario
Las personas que contaran los artculos, debern anotar las existencias de
cada artculo

Conteo de existencias con lectora porttil

Tambin puede realizar el conteo de existencias y almacenarlo en una lectora

porttil, con la ventaja que la identificacin del producto es usando el cdigo de
barras.

Para realizar el conteo de existencias usando una lectora porttil:

Este proceso vara para cada modelo de lectora

Inicialice el archivo o la memoria de la lectora
Para cada artculo:
Pase por el escner el cdigo de barras
Escriba la existencia del articulo usando el teclado de la lectora
Al terminar descargue la informacin de la lectora en un archivo de texto

Inicializar el archivo de documentos de toma de inventario

Este paso consiste en borrar todos los documentos de toma de inventario, con el fin
de poder almacenar los nuevos documentos.
 En el men vaya a Inventario|Proceso de Inventario|Iniciar inventario
Aparece la ventana que se muestra abajo
Haga clic en Iniciar

Capturar documentos de toma de inventario

Si realiz el conteo de artculos en forma manual deber capturar cada hoja en el

sistema.

Llamaremos "documento de toma de inventario" a cada una de las hojas en donde

se escribieron las existencias fsicas.

A cada documento usted deber asignarle un folio.

Para agregar un documento de toma de inventario
En el men vaya a Inventario |Proceso de Inventario|Captura de existencias
fsicas
Escriba el folio o nmero del documento nuevo
Para cada articulo del documento:
Escriba la clave
Escriba la cantidad contada
La descripcin y unidad aparecen automticamente
Al terminar de capturar todos los documentos haga clic en Procesar

Para modificar un documento de toma de inventario

En el men vaya a Inventario |Proceso de Inventario|Captura de existencias
fsicas
Escriba en el campo Nmero de documento el folio que desea modificar
Aparecen los datos registrados para ese documento
Haga las modificaciones que sean necesarias
Haga clic en Procesar

Transferir informacin de una lectora porttil a SAIT

Si el conteo de artculos se llevo a cabo mediante una lectora porttil deber

transferir la informacin de la lectora a un archivo de texto (ASCII), y despus
generar un documento de toma de inventario en base a ese archivo.

El formato del archivo deber ser:

Cdigo de barras del primer artculo

Cantidad del primer artculo

Cdigo de barras del segundo artculo

Cantidad del segundo artculo

Cdigo de barras del ltimo artculo

Cantidad del ltimo artculo

Para generar un documento de toma de inventario desde un archivo texto
En el men vaya a Inventario |Proceso de Inventario|Capturar desde archivo
Aparece la ventana que esta abajo
Haga clic en el botn Cargar
Seleccione el archivo a cargar
Aparecen los artculos del archivo
Haga clic en Transferir
El sistema pregunta el folio del documento de toma de inventario a generar
Escriba el folio del documento a generar

Los registros invlidos son los que el sistema marca con color azul y son aquellos
que no estn dados de alta en el Catlogo de artculos.

Para detectar registros invlidos

Haga clic en el botn Invlidos
El sistema mostrar el primer registro invalido capturado por la lectora
Verifique el que artculo este dado de alta en Catlogo de artculos
Verifique que este escrito correctamente el cdigo de barras

Obtener reportes de toma de inventario (valuacin y diferencias)

 En el men vaya a: Inventario |Proceso de Inventario|Reportes
Aparece la ventana de abajo
En el campo Reporte elija el Reporte que desea imprimir
Haga clic en Imprimir

Ajustar Existencias

Este paso es muy importante, ya que es ltimo para la realizacin de la toma de

inventario.

Es necesario que se lleve a cabo despus de que se hayan terminado de capturar

todos los documentos, pues es donde se transfieren las existencias capturadas en
los documentos de toma de inventarios al catlogo de artculos.

Adems se realizan los movimientos necesarios al inventario mediante las entradas

y salidas por ajuste.

Es importante mencionar que si un artculo se captura en dos documentos

diferentes, el sistema considera la suma de las existencias como una existencia
total.

Para ajustar existencias de un inventario parcial

En el men vaya a Inventario|Proceso de Inventario|Ajustar existencias
Aparece la ventana de abajo
 Asegrese que este en blanco la casilla: "Ajustar a cero la existencia de los
artculos no capturados"
Haga clic en Ajustar Existencia

Para ajustar existencias de un inventario total

En el men vaya a Inventario|Proceso de Inventario|Ajustar existencias
Asegrese de activar la casilla: "Ajustar a cero la existencia de los artculos
no capturados"
Haga clic en Ajustar Existencia

CLAVES CONCRETAS PARA REALIZAR

UN BUEN INVENTARIO FSICO
El momento de hacer un inventario comienza semanas e incluso meses antes
de su anlisis cuantitativo , sobre todo cuando se trata del inventario final de
cada ao.

Hacer inventario no es contar de manera impulsiva las existencias de un

almacn, sino una labor premeditada que requiere de planificacin y orden.

A continuacin encontrarn diez pautas bsicas para lograr un buen resultado

en las labores de conteo:

1. Discrimine sus existencias. Debe contar con areas especficas para cada tipo
de inventario: materia prima, productos en proceso y productos terminados.
Antes de seguir planificando su conteo, chequee que cada tem est en el
almacn que le corresponda.

2. Organice y ordene sus existencias por tipo de producto. Por ejemplo, en un

almacn de materia prima de una empresa que elabora calzados se
determinarn areas especificas para pieles, suelas, pegamentos, trenzas, etc.
Se debe tomar en cuenta que el almacenaje de productos voltiles,
combustibles y/o que revistan algn tipo de peligrosidad deber ser efectuado
por personal calificado que garantice su adecuado tratamiento.

En este momento deber realizar dos actividades que son de gran importancia:
determinar qu productos estn vencidos, obsoletos y/o daados, y verificar
que los empaques efectivamente contienen lo que dicen contener y no son
cajas vacas. Una vez efectuadas ests labores se deber consultar con los
directores y/o asesores contables de la empresa qu tratamiento administrativo
y legal se le dar a estas mermas de inventario.

3. Una vez que se tenga la mercanca organizada por tipo de producto debemos
analizar cada artculo en particular, verificando que todos los tems iguales se
encuentren agrupados y que no haya productos dispersos en otros sectores.

Siguiendo con nuestra empresa de calzado y tomando como ejemplo las pieles,
verificaremos que todas las pieles del tipo A y color A1 estn agrupadas. De la
misma forma, en el almacn de productos terminados se chequear que el
modelo X33 se encuentre todo junto en el mismo sector, organizado por tallas.

4. Establezcamos las unidades y el mtodo de conteo. Este aspecto que parece

tan obvio, a veces tiene sus complicaciones o puede ser visto por pticas muy
diferentes. Lo importante es determinar una medida uniforme y lgica de
conteo, a fin de evitar que una persona cuente litros y otra galones, para un
mismo producto, o que un grupo utilice ocho horas contando un rubro que no
tiene la mayor importancia.

Se debe tener en consideracin que cada producto debe ser medido de una
manera especfica, respetando, en lo posible, las unidades establecidas por el
fabricante o creando otras que sean adecuadas para cada caso. Veamos varios
ejemplos:

a. Pegamento industrial: su presentacin es en bidones de 50 litros, pero al

momento del inventario haba 2 bidones cerrados y uno abierto donde solo
quedan 15 litros. La lgica nos lleva a determinar que la medida adecuada para
este caso sern los litros y no los bidones, aunque esta sea la presentacin
original del fabricante.

b. Productos de escaso valor pero gran cantidad que adems son despachados
al detal. Se buscar establecer un mtodo de medicin rpido y que guarde
relacin con la materialidad del bien contado. Con una sencilla regla de tres
podremos determinar las existencias. Es obvio que el monto no ser 100%
exacto, pero la aproximacin ser muy buena y rpida, para un tem que tiene
un valor relativo muy pequeo dentro de nuestro inventario.

Es muy importante que la unidad de medida est visible para cada artculo y
que los tems que tienen tamaos diferentes para cada paquete (por ejemplo
los rollos de piel) tengan en su parte externa las medidas individuales. Por
favor, no se olvide de habilitar la balanza para el da del inventario!

5. Muchas empresas tienen reas especficas donde mantienen en espera las

devoluciones de clientes no procesadas o las compras no verificadas antes de
colocarlas en el almacn respectivo. Verifiquemos que esa rea est vaca y no
existan productos pendientes por incluir en los anaqueles respectivos.

6. Los movimientos internos de insumos, as como la venta de productos finales

a los clientes, deben ser canceladas por los menos dos das antes del conteo,
chequeando que no quedan partidas en trnsito entre departamentos o ventas
pendientes por entregar. Es muy comn ver inventarios donde la venta de
mercanca segua mientras los desesperados empleados contaban las
existencias

7. Una vez que tenga organizadas todas sus existencias por tipo, modelo y talla
y establecidas todas las unidades de conteo, se debern imprimir las etiquetas
de conteo. Es oportuno aclarar que este paso no es necesario para las empresas
que dispongan de lectores de cdigos de barra, u otros sistemas de captacin
automatizada de datos, donde la captura de las existencias se realiza a travs
de sistemas pticos o similares.

Las etiquetas de conteo debern ser generadas por el software que maneja el
inventario y es una excelente oportunidad para revisar que todos los tems
estn incluidos en el sistema. Las etiquetas contarn con original y copia y
debern ser colocadas con cinta adhesiva en cada uno de los productos que
maneja la compaa. Para los casos de productos con talla, se debern
desglosar las casillas correspondientes para cada talla de manera que el conteo
sea detallado para cada medida.

En las etiquetas se detallaran los siguientes aspectos: nombre y ubicacin del

almacn donde se realiza el conteo, fila y columna que identifique el anaquel,
descripcin del producto, unidad de medida (unidad, pies, litros, kilos),
casillas individuales para el caso de tallas, nombre y firma de las personas que
contaron, fecha y hora del conteo, nombre y firma del supervisor.

8. El conteo se realizar por parejas. As, mientras un empleado cuenta el otro

anota. Una vez se termine con un rubro, se arrancar la primera etiqueta y se
dejar la segunda para que la utilice otra pareja diferente. No se comenzar con
la segunda ronda de conteo hasta que la primera est finalizada. Una vez que
se termina la primera ronda y no quedan etiquetas de primer conteo anexas a
la mercanca, se rotarn las parejas y comenzar la segunda vuelta.

9. Se establecern jefes de conteo por almacn y/o seccin dependiendo del

volumen de la empresa. Los jefes de conteo, adems de aclarar dudas e
imprimir alguna etiqueta que pudiera faltar, deber verificar que el primer y el
segundo conteo de cada tem coinciden, no solo en cantidades totales sino en
tallas. Cuando existan discrepancias entre el primer y segundo conteo se
realizar un tercero para chequear que cantidad es la correcta. Es importante
recalcar que cada conteo ser realizado por una pareja de operarios diferente.

10. Antes de dar por finalizado un inventario fsico se verificar que no

quedaron artculos pendientes de chequeo y que todos los conteos
coincidan. Los rubros que tienen un peso especfico muy grande dentro del total
del inventario debern ser chequeados de manera especial, al igual que
aquellos que tienen muy poco movimiento. Lo ideal es contar con auditores
externos que puedan dar un aval extra a las cifras reportadas.

Como se puede ver, el llevar a cabo estas labores es una tarea programada y
concienzuda. Sin embargo, los resultados son muy satisfactorios y eficientes.
Aplique estos pasos y comprobar como sus cifras son mucho ms fiables y el
inventario fsico se realiza de manera mucho ms rpida y organizada.

Procedimientos en las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar

1. 1. 10 PROCEDIMIENTOS EN LAS CUENTAS POR COBRAR Y LAS CUENTAS

POR PAGAR (Consideraciones Generales)
2. 2. PROCEDIMIENTOS EN LAS CUENTAS POR COBRAR Y LAS CUENTAS POR
PAGAR CONTENIDO Introduccin Cuentas por cobrar Concepto Origen
Clasificacin Presentacin en estados financieros Modelo de la cuenta por
cobrar Tramites Registros Factura tramitada como cuenta por cobrar
Cuentas incobrables Cuentas por pagar Concepto Modelo Cuenta en el mayor
Tramites Registros Relacin de cuentas por pagar Eliminacin de las
cuentas personales Pagos y cobros con descuento Cuentas liquidadas en
partidas Errores y contrapartidas Comprobantes originales como cuenta por
pagar Procedimientos de auditoria Procedimientos de auditoria-cuentas por
cobrar Procedimientos de auditoria-cuentas por pagar Conclusiones Preguntas
de Auto evaluacin INTRODUCCIN. Las Normas y Procedimientos de Auditora,
tienen tal importancia que conjuntamente con los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados, rigen la Contabilidad en General. En esta obra vamos a
observar como se aplican los procedimientos de Auditora especficamente en las
 Cuentas por Pagar y las Cuentas por Cobrar. Las normas contables son dinmicas.
Se van adaptando a los cambios experimentados en el entorno, bajo el cual
desarrollan su actividad las empresas, por lo que la siguiente obra perder al paso
del tiempo la vigencia con la que debe contar.
3. 3. Los empresarios y contadores o tenedores de libros, estn obligados moral y
legalmente a llevar la contabilidad estrictamente con la verdad, como un medio
mas de engrandecer al pas. Mi mejor deseo es que esta memoria pueda servir a
algunas personas para aumentar sus conocimientos y los ayude a ganarse la vida
honradamente. 1. CUENTAS POR COBRAR. 1.1 CONCEPTO. Las Cuentas por
Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados,
otorgamiento de prestamos o cualquier otro concepto anlogo. 1.2 ORIGEN.
Atendiendo a su origen, se pueden formar dos grupos de Cuentas por Cobrar: A
cargo de clientes. A cargo de otros deudores. Dentro del primer grupo se deben
presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la entidad, derivados de
la venta de mercancas o prestacin de servicios, que representen la actividad
normal de la misma. En el caso de servicios, los derechos devengados deben
presentarse como Cuentas por Cobrar aun cuando no estuvieren facturados a la
fecha de cierre de operacin de la entidad. En el segundo grupo, debern
mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores,
agrupndolas por concepto y de acuerdo con su importancia. Estas cuentas se
originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales fue constituida la
entidad tales como prestamos a accionistas y a funcionarios y empleados,
reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en exceso, etc. si los
montos involucrados no son de importancia pueden mostrarse como otras Cuentas
por Cobrar. Las cuentas a cargo de compaas tenedoras, subsidiarias, afiliadas y
asociadas deben presentarse en rengln por separado dentro del grupo Cuentas
por Cobrar, debido a que frecuentemente tienen caractersticas especiales en
cuanto a su exigibilidad. Si de considera que estas cuentas no son exigibles de
inmediato y que sus saldos mas bien tienen el carcter de inversiones por parte de
la entidad, debern clasificarse en capitulo especial del activo no circulante. 1.3
CLASIFICACION. Los saldos acreedores en las Cuentas por Cobrar deben
reclasificarse como Cuentas por Pagar si su importancia relativa lo amerita.
4. 4. Los intereses por cobrar no devengados que hayan sido incluidos formando
parte de las Cuentas por Cobrar, deben presentarse deducindose del saldo de la
cuenta en la que fueron cargados. Cuando el saldo en Cuentas por Cobrar de una
entidad incluya partidas importantes a cargo de una sola persona fsica o moral, su
importe deber mostrarse por separado dentro del rubro genrico Cuentas por
Cobrar o en su defecto, revelarse a travs de una nota a los estados financieros.
Cuando existan Cuentas por Cobrar y por pagar a la misma persona fsica o moral,
debern cuando sea aplicable compensarse para efecto de presentacin en el
balance general, mostrando el saldo resultante como activo o pasivo segn
corresponda. 1.4 PRESENTACION EN ESTADOS FINANCIEROS. Las
estimaciones para cuentas incobrables, descuentos, bonificaciones, etc. deben ser
mostradas en el balance general como deducciones a las Cuentas por Cobrar. En
caso de que se presente el saldo neto, debe mencionarse en nota a los estados
financieros el importe de la estimacin efectuada. Debe quedar claramente
 establecido en el Balance General, o en las notas a los estados financieros, la
situacin de las Cuentas por Cobrar con respecto a gravmenes de cualquier tipo
que recaigan sobre ella, restricciones que tengan por estar condicionada su
recuperabilidad a terminacin de obras, prestacin de servicios, etc. Cuando
existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deber revelarse
este hecho en el cuerpo del balance general o en una nota a los estados
financieros. Ventajas de registrar en Cuentas por Cobrar. Por la ndole de sus
operaciones, algunas empresas tienen necesidad de expedir recibos para el cobro
de determinados renglones de ingreso. Entre ellos se encuentran: El cobro de
rentas a los usurarios de bienes inmuebles o muebles. El cobro de servicios
prestados, como por ejemplo: reparacin en talleres, de auto transportes y otras
mquinas; suministro de energa elctrica; suministro de servicio telefnico; cobro
de fletes y pasajes a grandes embarcadores; anuncios en la prensa; prestacin de
servicios profesionales, etctera. Cobro peridico de intereses sobre inversin de
capitales a largo plazo. De esta necesidad ha nacido la Cuenta por Cobrar, que es
una documento mas completo que el simple recibo y cuyas caractersticas y
ventajas son: A travs de ella se contabiliza el ingreso devengado, con
oportunidad, crendose paralelamente el activo correspondiente. Se controla la
entrada de fondos previamente, pues el documento es una orden de cobro al
cajero.
5. 5. En la mayora de los casos se evita el llevar cuenta personal a los deudores.
La Cuenta por Cobrar es necesariamente personal El sistema de Cuentas por
Cobrar se emplea con ventaja absoluta y elimina las cuentas personales
especialmente en aquellos casos en que se prestan servicios a clientes no
regulares. 1.5 MODELO DE LA CUENTA POR COBRAR. Las Cuentas por Cobrar
son plizas que pueden adoptar varias formas, pero fundamentalmente se expiden
por duplicado, sirviendo el original de recibo para el cliente y el duplicado al carbn
como documento contabilizado, razn por la cual la copia contiene espacio para
aplicacin solamente a cuentas de crdito (pues representa sistemticamente un
cargo a la cuenta de mayor Cuentas por Cobrar, razn por la que en ella no se
indica cuenta de cargo). Algunas empresas, especialmente de servicios pblicos,
expiden las Cuentas por Cobrar por triplicado, sirviendo el original como recibo al
usuario; el duplicado como aviso de cobro a Contadura, y el triplicado
debidamente archivado, como cargo al cliente, evitndose con ello llevarle cuenta
personal por debe y haber. 1.6 TRAMITES DE LA CUENTA POR COBRAR. Los
tramites de la Cuenta por Cobrar son los siguientes, suponindola por duplicado:
Se expide tomando los datos de cualquiera de estos antecedentes. Calendario de
vencimientos. Presupuesto aprobado por el cliente previamente, en caso de
servicio de reparaciones. La orden del cliente para la prestacin del servicio, de
acuerdo con tarifas establecidas. Reporte de consumo mensual, calculado
tambin de acuerdo con tarifas, como en el caso de suministro de energa elctrica
Convenios celebrados con el cliente. La tira de la caja registradora para dar
entrada a las ventas al contado en tienda. Se anexan los documentos
comprobatorios, si los hubiere. Se le asigna numeracin consecutiva y se pasa a
revisin y aprobacin. El original se enva al cajero como orden de cobro, quin lo
guarda en el archivo cronolgico alfabtico. El duplicado se anota en el registro
 que viene a ser un diario, as como en los auxiliares y en el ndice de Cuentas por
Cobrar. Se enva el duplicado al cajero, quien lo archiva por numeracin
consecutiva.
6. 6. Al efectuarse el cobro de la Cuenta por Cobrar, el cajero anota su libro de caja,
estampando el sello fechador de cobrado al duplicado y lo devuelve a la
Contadura, despus de haberle anotado el numero de entrada a caja. La
Contadura anota en el rengln respectivo del registro de Cuentas por Cobrar, la
fecha de cobro, anotacin que tambin hace en el ndice respectivo. Se archiva el
duplicado en gabinete, por el mtodo alfabtico, juntando con un broche todas las
cuentas de un mismo cliente, mediante lo cual se conoce el volumen de sus
operaciones con la empresa. 1.7 EL REGISTRO DE CUENTA POR COBRAR.
Debemos advertir que las Cuentas por Cobrar estn controladas por una cuenta de
mayor, de activo circulante, que se carga del importe de las cuentas expedidas, se
abona del valor de las cuentas cobradas, y su saldo representa el monto de las
cuentas pendientes de cobro. El registro de Cuentas por Cobrar, es un diario que
sirve para anotar las expedidas y de las que se toman datos para cargar la cuenta
del libro mayor. tiene las siguientes columnas: Fecha, a cargo de, numero
consecutivo, numero de caja, Cuentas por Cobrar Debe, fecha de cobro. Varias
columnas de haber, para acreditar las cuentas de mayor, por las que se origine la
Cuenta por Cobrar. Observaciones: Cada mes se suman las columnas del registro
y el total de cada una pasa al libro mayor. Puede correrse en el diario general un
asiento, tomando estos totales de cargo a Cuenta por Cobrar y abonos a varias
cuentas, para de ah pasar este asiento al libro mayor, tal asiento es solamente el
de cargo, pues el de abono se toma del libro de caja. 1.8 LA FACTURA
TRAMITADA COMO CUENTA POR COBRAR. El objeto de la Cuenta por Cobrar
es controlar y contabilizar los ingresos procedentes de la prestacin de servicios y
no los que originen las ventas a crdito. Sin embargo, en algunos casos resulta
prctico que para evitar se lleven cuentas personales a los clientes, las facturas a
su cargo, se tramiten como Cuentas por Cobrar. En tales casos las facturas que se
expidan a cargo de clientes se harn cuando menos en dos copias: el original para
el cliente y el duplicado como documento contabilizado, ambos ejemplares tendrn
el mismo trmite que ya se ha expuesto para el original y duplicado de la Cuenta
por Cobrar, con la variante de que en el registro debe adicionarse una columna de
haber para acreditar la cuenta de costo y ventas. 1.9 CUENTAS INCOBRABLES.
La Ley del Impuesto Sobre la Renta contempla a las cuentas incobrables, en sus
artculos 22-VI y 24-XVII. En los cuales considera a estas cuentas, como una
deduccin autorizada, cuando se trate de perdidas por crditos incobrables,
considerndose realizadas cuando se consuma el plazo de prescripcin que
corresponda, o antes, si fuera notoria la imposibilidad practica
7. 7. de cobro, amplindonos el concepto de cuentas incobrables, el Reglamento de
esta ley nos dice los siguiente: Art. 25 RISR Las perdidas por crditos incobrables
sealadas en la fraccin XVII DEL artculo 24 de la Ley, se deducirn en el ejercicio
en que se consuma la prescripcin en los trminos de las leyes aplicables o se de
la notoria imposibilidad practica de cobro. Se considera que existe notoria
imposibilidad practica de cobro de un crdito, entre otros, en los siguientes casos:
Cuando el deudor no tenga bienes embargables. Cuando el deudor haya fallecido
 o desaparecido sin dejar bienes a su nombre. Cuando se trate de crdito cuya
suerte principal al da de su vencimiento no exceda del equivalente de 60 veces el
salario mnimo general del rea geogrfica correspondiente al Distrito Federal y no
se hubiera logrado el cobro dentro de los dos aos siguientes a su vencimiento.
Cuando se compruebe que el deudor ha sido declarado en quiebra, concurso o en
suspensin de pagos. En el primer supuesto, debe existir sentencia que declare
concluida la quiebra por pago concursal o por falta de activo. En el caso sealado
en la fraccin III, la deduccin, proceder en el ejercicio en el que se cumpla el
plazo a que la misma se refiere. El crdito incobrable se contabilizara en un peso.
En todos los caso, el saldo de Cada Cuenta considerada como crdito incobrable
deber quedar registrado en contabilidad con importe de un peso, por un plazo
mnimo de cinco aos y conservar la documentacin que demuestre el origen del
crdito. A veces, las empresas en su esfuerzo por aumentar las ventas conceden
crdito con demasiada liberalidad o no se muestran muy diligentes en el cobro de
las deudas de los clientes. Tales prcticas pueden generar costos innecesarios
que, en perodos de recesin, tal vez representen la lnea divisoria entre la
supervivencia y la quiebra. Por lo es recomendable, el cambio de polticas para
conceder los crditos, as mismo hacer una estimacin Contable para Cuentas
Incobrables. Estimacin Contable para Cuentas Incobrables La Comisin de
Principios de Contabilidad, hace mencin de las estimaciones Contables, cuando
comenta que formando parte de las operaciones normales de una entidad, existen
eventos cuyos efectos, a la fecha de presentacin de los estados financieros, no
son susceptibles de cuantificarse con exactitud, estando es este caso las cuentas
por pagar. Frecuentemente, esta estimacin se hace en condiciones de
incertidumbre en cuanto al resultado de los eventos que han ocurrido o con
probabilidad de que ocurran y que, por lo tanto, involucran el uso del juicio.
8. 8. Para la Estimacin contable se debe tomar en cuenta lo siguiente. Verdadera
necesidad de registrar la estimacin contable y establecimiento de polticas
adecuadas al respecto. Compilacin de informacin relevante, suficiente y
confiable para respaldar la estimacin contable. Participacin de personal
capacitado en la preparacin de la estimacin contable. Evaluacin de la
estimacin a travs de comparaciones con resultados reales posteriores o de la
congruencia con los planes de operacin de la entidad. 2. LA CUENTA POR
PAGAR. 2.1 CONCEPTO. Las cuentas por pagar representan las obligaciones a
cargo del ente econmico originadas en bienes o en servicios requeridos. Esta
cuenta registrar los saldos no documentados, a cargo de los almacenes,
pendientes de pago. Subcuentas: Retenciones En esta subcuenta debern
registrarse las retenciones de impuesto sobre la renta, seguridad social, formacin
profesional, embargos judiciales, cuotas alimenticias y otras retenciones al
personal. Dividendos En esta subcuenta se registrarn los dividendos declarados,
pendientes de pago. Proveedores Registrar los compromisos a favor de
proveedores por adquisiciones de bienes o servicios. Otros Se registrar el importe
de otras Cuentas por Pagar, cuyos conceptos no encajen dentro de las subcuentas
anteriores. La Cuenta por Pagar se representa por una pliza de forma especial
que tiene como finalidades: Servir de orden de pago al cajero en todos los casos
de erogacin de fondos. Contabilizar los pagos por efectuar, con indicacin de las
 cuentas que deban ser cargadas por esta causa. Registrar oportunamente el
pasivo circulante a cargo de la empresa, el cual debe ser liquidado en breve plazo.
9. 9. Evitar en la mayora de los casos la apertura de cuentas personales a los
proveedores y acreedores diversos. 2.2 MODELO DE LA CUENTA POR PAGAR.
Las Cuentas por Pagar son de carcter individual, pues se expide una para cada
proveedor por cada factura que presente, o a cada persona a quien deba hacerse
un pago. Los datos que debe contener son: Denominacin de la empresa, la
mencin de ser Cuenta por Pagar, fecha de su expedicin, numero de orden.
Numero de asiento en caja, a favor de quien se expide. Su domicilio. La cuenta y
subcuenta que deba ser cargada (indicndola generalmente por su smbolo
numrico de identificacin. El concepto del pago. Importe del mismo espacio para
asentar las firmas de quien la formule, revise, apruebe, registre en diario y registre
en auxiliares. Espacio para asentar la cantidad recibida y firma de quien cobre. En
el documento no se indica la cuenta de abono, pues queda sobreentendido que es
Cuenta por Pagar, algunas empresas imprimen al reverso de este documento una
lista de las cuentas que se carguen, con columna para cantidad. La Cuenta por
Pagar puede expedirse por duplicado, envindose el original al cajero, anexos los
comprobantes, y sirviendo el duplicado para correr los asientos en libros
principales, auxiliares e ndice de Cuentas por Pagar. 2.3 CUENTA EN EL MAYOR
CUENTAS POR PAGAR. En el libro mayor debe abrirse una cuenta de pasivo
circulante, con este titulo que recibe como: abonos, el importe de las Cuentas por
Pagar expedidas; cargos, el valor de las Cuentas por Pagar pagadas; su saldo
representa el valor de las cuentas expedidas pendientes de pago, y ser siempre
acreedor. El asiento de crdito de esta cuenta proviene del registro de Cuentas por
Pagar y el de cargo del libro de caja. 2.4 TRAMITES DE LA CUENTA POR PAGAR.
Los tramites de las Cuentas por Pagar son los siguientes, suponindolas por
duplicado: Para formularla se toman los datos de cualquiera de estos
antecedentes: Las notas de remisin o facturas que presenten los proveedores
por ventas que hagan al contado comercial (plazo mximo de 30 das). Los
recibos que presenten todas aquellas personas a quienes por cualquier causa
debe efectuarse un pago. La relacin de pagos hecha por el cajero menor, quien
anexando los comprobantes, recibe nueva dotacin de fondos por su importe.
Notas de proveedores que vendieron a crdito, para hacerles pagos parciales o
totales.
10. 10. En caso de remesas a proveedores forneos por cuenta de mayor cantidad,
las notas de compra de giros. Se expide por duplicado, con indicacin de cuentas
de cargo, anexando los documentos comprobatorios al original. Se le asigna
numeracin consecutiva y se pasa a revisin y aprobacin. El original se enva al
cajero como orden de pago, quien lo guarda en archivo cronolgico alfabtico.
Con el duplicado se anota el registro de Cuentas por Pagar (que viene a ser un
diario), as como los auxiliares de las cuentas de cargo y el ndice de plizas. Se
archiva el duplicado por numeracin consecutiva, en carpeta separada del original.
Al efectuarse el pago, el cajero estampa el sello fechador de pagado, tanto en la
cuenta como en los comprobantes anexos, y anota la salida de fondos en el libro
de caja. Si el pago no se hace en efectivo, sino mediante cheque (que siempre
deber ser nominativo), el cajero expide adems el cheque anotando su numero,
 tanto en la Cuenta por Pagar como en el libro de caja, y enva la cuenta y el
cheque a la Contadura, quien anota en el registro la fecha de pago, gestiona las
firmas del cheque y enva este al departamento de correspondencia. Anexando la
carta remesa que formule. Se registra el pago en el ndice de Cuentas por Pagar,
archivando el original de la pliza en gabinete o carpeta, por numeracin
consecutiva, pasando la carta al expediente de la persona interesada. Como una
nota sobre este tramite, debemos manifestar que cuando las cuentas se archivan
en gabinete, su guarda, aun cuando en orden consecutivo, es independiente: por lo
cual si bien hay mayor flexibilidad en el archivo para caso de consulta, hay tambin
mayores posibilidades de extravo de alguna. Debido a esto, algunos contadores
prefieren archivarlas en carpetas sujetas con broches, en juegos de 50 o 100. la
posibilidad de extravo de algunas plizas es otra razn que justifica su expedicin
por duplicado, adems de la divisin del trabajo 2.5 EL REGISTRO DE CUENTAS
POR PAGAR. Este libro es un diario que sirve para registrar las Cuentas por Pagar
expedidas y contiene como columnas: Fecha, a favor de, numero de la cuenta,
numero del cheque, fecha de pago, numero de caja, Cuentas por Pagar haber.
Varias columnas de debe para las cuentas que deben cargarse con motivo de su
expedicin abriendo columna solo a las de mas movimiento. Una columna para
titulo y otra para importe en los casos de cargo a cuentas de poco movimientos.
Mensualmente este registro produce un asiento de concentracin, de cargo a
varias cuentas con abono a Cuentas por Pagar, por el importe de las expedidas en
el mes. Este asiento puede hacerse directamente en el libro mayor o bien pasando
por el diario general previamente. El asiento por el pago se toma
11. 11. tambin mensualmente del libro de caja, bien sea para el mayor o pasando por
el diario general previamente. el asiento por el pago se toma tambin
mensualmente del libro de caja, bien sea para el mayor o pasando por el diario
general 2.6 ELIMINACIN DE LAS CUENTAS PERSONALES. En las empresas se
lleva tanto a los clientes y deudores como a los proveedores y acreedores, una
subcuenta personal en donde se registran las transacciones con cada uno. Este
procedimiento es conveniente, pues con ello se conserva una historia de las
operaciones efectuadas, que en algunos casos sirve para solicitar o conceder
descuentos, si el volumen de las transacciones lo justifica. Sin embargo, mantener
el mayor auxiliar significa trabajo que puede evitarse expidiendo en cada caso de
cobro o pago una cuenta con lo cual la contabilidad se simplifica, pues se eliminan
tales mayores auxiliares. Contra esta evidente ventaja que disminuye el trabajo,
existe el inconveniente de perderse la historia de las operaciones y, adems,
cuando se tienen frecuentes transacciones a crdito con una persona, la
determinacin de su saldo solo puede hacerse sumando las cuentas que estn
pendientes de liquidacin, lo que a veces es laborioso, tanto mas si son
numerosas. Por esta causa algunos contadores emplean las Cuentas por Cobrar y
por Pagar dadas las innegables ventajas que ofrecen para control de cobros y
pagos y registro oportuno de activo y pasivo; pero llevando al mismo tiempo dos
libros auxiliares de las respectivas cuentas de mayor: Cuentas por Cobrar y
Cuentas por Pagar, abriendo una tarjeta o subcuenta a cada persona, donde se
registren tanto las cuentas expedidas como las liquidadas, con lo que se conoce en
todo tiempo el saldo a su favor o cargo. En todo caso, cuando las transacciones
 con personas son a crdito y con liquidaciones parciales, aun cuando se emplee el
sistema de Cuentas por Cobrar y por pagar, debe abrirse cuentas personales a los
deudores y acreedores. 2.7 COBROS Y PAGOS CON DESCUENTO. Las Cuentas
por Cobrar y por pagar se expiden para ser liquidadas ntegramente por su valor
nominal, por lo que al hacerse efectivas con descuento habr necesidad de hacer
ajustes. Algunos autores opinan que cuando se paga una Cuenta por Pagar con
descuento debe darse salida en caja por su valor integro, expidindose una Cuenta
por Cobrar por el descuento, la que a su vez servir para dar la entrada a caja. en
mi opinin tambin puede seguirse otro procedimiento que consiste en: Anotar
sobre el original y duplicado de la Cuenta por Pagar el descuento obtenindose el
importe neto, y rubricando ambos ejemplares el funcionario que lo apruebe.
Registrar estos descuentos con nmeros rojos en el registro de Cuentas por Pagar,
en el primer rengln disponible, dndole a la partida el nmero de
12. 12. referencia del rengln anterior (bis) que tambin como referencia se indicar
tanto en la pliza como en el rengln de la cuenta descontada. Anotar tambin en
rojo esta operacin en los auxiliares e ndices de plizas. La cuenta de abono en el
registro ser la original de cargo o la de gastos y productos financieros si el
descuento fue por pronto pago. Tratndose de descuentos en Cuentas por Cobrar
puede seguirse el mismo procedimiento, con asientos inversos. 2.8 CUENTAS
LIQUIDADAS EN PARTIDAS. Al expedirse las cuentas se tiene el propsito de que
sean liquidadas en una sola partida de modo que cuan la liquidacin se hace e
varias, la operacin contable se complica. Algunos autores recomiendan asentar
en caja el pago parcial, entrerrenglonando el registro en la columna de fecha de
cobro pago, la cantidad liquidada, pero dado que la ley prohbe
entrerrenglonaduras, el procedimiento no es debido. Otros autores solucionan la
dificultad en la siguiente forma: En el registro, rengln de la cuenta original y
columna de fecha de liquidacin, anotan la palabra cancelada. Expiden tantas
cuentas nuevas como vayan a ser los pagos parciales anotndolas en el registro
respectivo. Cada cuenta produce un asiento de Cuentas por Pagar a Cuentas por
Pagar o Cuentas por Cobrar a Cuentas por Cobrar, toda vez que la aplicacin a
las cuentas debidas ya se hizo al expedir la cuenta sustituida y los nuevos asientos
solamente se registran para mayor facilidad en los tramites posteriores de
cancelacin. En mi opinin puede seguirse un tercer procedimiento. Se expide al
deudor una nota de crdito por su pago parcial, en caso de Cuentas por Cobrar. Se
expide al acreedor una nota de dbito por su cobro parcial (o se le pide un recibo)
en caso de Cuentas por Pagar. El duplicado de las notas de dbito o crdito
servirn de documentos contabilizadores para correr asientos en el libro de caja,
anotando como referencia tanto l nmero de la nota expedida como el de la
cuenta que parcial ente se liquida. En las Cuentas por Cobrar o por pagar se anota
el reverso la liquidacin parcial con indicacin de su fecha, numero de la nota y
saldo insoluto. En los registros respectivos, en la columna de observaciones del
registro se indica pagos parciales
13. 13. Los duplicados de las notas se anexan a las Cuentas por Cobrar o por pagar. El
inconveniente inevitable de este procedimiento consiste en que para comprobar el
saldo de las Cuentas por Cobrar o por pagar, al sumar los renglones por las
cuentas vivas en los registros, deben examinarse las que se estn liquidando
 parcialmente, para considerarlas solamente por su saldo. 2.9 ERRORES Y
CONTRAPARTIDAS. Puede presentarse los siguientes casos: Cometer error en
la cuenta y advertirlo antes de registrarla. Se corrige destruyendo la cuenta y
formulando una correcta. Cometer error en la cuenta y registrarla con dicho error.
Se corrige cancelando la cuenta mediante asiento en el registro en nmeros rojos y
expidiendo una nueva cuenta con el mismo numero. En el asiento errado se
indicara con correccin, y en la contrapartida se indicara anulacin, anotando en
el rengln inmediato siguiente el nuevo asiento que produce la pliza correcta.
Expedir correctamente una pliza pero registrarla errneamente. Se corrige
corriendo el mismo asiento errneo con cantidades en rojo, como cancelacin
corriendo el asiento correcto en el rengln siguiente en negro, pero cuidando de
hacer las referencias cruzadas en el asiento errado y su correccin. 2.10 LOS
COMPROBANTES ORIGINALES MANEJADOS COMO CUENTAS POR PAGAR.
Las ventajas de la expedicin de las Cuentas por Pagar, son servir de orden de
pago controlando la salida de fondos y registrando obligacin o pasivo previamente
a su pago, con eliminacin de cuentas personales. estos fines pueden lograrse sin
necesidad de expedir materialmente la Cuenta por Pagar, para lo cual se procede
como sigue: A los documentos originales se les anotan las cuentas de cargo con
su importe, dndoles numeracin consecutiva. Se anotan en el registro como si
fueran las plizas. Se siguen los dems tramites ya descritos para la Cuenta por
Pagar. En el caso de pagos de caja menor, se tomara como comprobante la
relacin que para reembolso presenta el cajero menor, anexas las constancias de
pago. El nico inconveniente del procedimiento ser que los documentos
contabilizadores. No este tipificados como lo esta la Cuenta por Pagar, sino que
adoptan formas distintas, con diversas dimensiones.
14. 14. COMPAA LA COSTEA S.A. DE C. V. BALANCE GENERAL AL 31 DE
DICIEMBRE DE 2010 ACTIVO PASIVO Circulante prestamos a corto plazo $
3,333.00 efectivo $ 88,388.00 proveedores 10,000.00 inversiones temporales
20,000.00 prestamos a largo plazo 25,000.00 cuentas por cobrar 6,000.00 total
pasivo $ 38,333.00 inventarios 5,000.00 total activo circulante $119,388.00 capital
contable Fijo capital social $150,000.00 terreno $ 33,633.00 actualizacin de
capital y utilidades retenidas 13,260.00 equipo de transporte 56,055.00 resultado
del ejercicio 3,933.00 depreciacin - 934.00 retanm 2,732.00 total activo fijo
88,754.00 total capital contable 169,809.00 total activo $208,142.00 total pasivo y
capital $208,142.00 3. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OBJETIVOS DE
AUDITORIA. Los objetivos de los procedimientos de Auditora relativos a Cuentas
por Cobrar, son los siguientes: Comprobar la autenticidad de las Cuentas por
Cobrar. Comprobar la valuacin de las Cuentas por Cobrar, incluyendo el registro
de las estimaciones necesarias para cuentas de dudosa recuperacin.
Determinar los gravmenes y contingencias, que pudieran existir, considerando
que las empresas realicen operaciones financieras en las que se involucren las
Cuentas por Cobrar, de las que se deriven obligaciones contingentes para la propia
empresa y/o que limitan la disposicin de las mismas, como es el caso del
descuento de documentos. La cesin de adeudos, la obtencin de prestamos con
garanta de las Cuentas por Cobrar, etc. Verificar que las Cuentas por Cobrar
estn registrados en la contabilidad, comprobando que estos correspondan a
 transacciones y eventos efectivamente realizados durante el periodo, y que se
hayan determinado en forma razonable y consistente. Comprobar la adecuada
presentacin y revelacin en los estados financieros. 3.1 PROCEDIMIENTOS DE
AUDITORA DE CUENTAS POR COBRAR. PLANEACION. El auditor deber
efectuar una planeacin del trabajo para llevar a cabo una estrategia que conduzca
a decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, oportunidad y alcance del trabajo
de Auditora en las reas de Cuentas por Cobrar, considerando siempre los
aspectos de importancia relativa y riesgo de Auditora. En la planeacin, el auditor
debe obtener informacin sobre las principales caracterstica de las Cuentas por
Cobrar, tales como poltica para la determinacin de la estimacin para cuentas de
dudosa recuperacin, etc.
15. 15. Dichas caractersticas incluyen la forma en que opera la empresa, condiciones
jurdicas, sistemas de informacin (Manual o PED), estructura y calidad de la
organizacin, segregacin de funciones, definicin de lneas de autoridad y
responsabilidad, etc. As mismo, la planeacin debe incluir la determinacin en su
caso, de posibles limitaciones que puedan afectar el alcance de su trabajo y
opinin. REVISION ANALTICA. Para conocer la importancia de la relacin de las
Cuentas por Cobrar dentro de la estructura financiera, identificar cambios
significativos o transacciones no usuales, etc., el auditor puede aplicar, entre otras,
las siguientes tcnicas: Comparacin de cifras con las de ejercicios anteriores,
tomando como referencia los ndices de inflacin generales y/o especficos,
fluctuaciones en precios, cambiarias, etc., para juzgar si las variaciones (o su
ausencia) y las tendencias son lgicas. Anlisis de razones financieras tales como
rotacin de Cuentas por Cobrar, etc., para identificar variaciones y tendencias, as
como para juzgar la razonabilidad de estas con base en el conocimiento general
del negocio y de su entorno. Obtener explicaciones de variaciones importantes e
investigar cualquier relacin no usual o inesperada entre el ao actual y anterior,
contra presupuestos, etc., en cuanto a: Rotacin de Cuentas por Cobrar
Antigedad de las cuentas por cobrar Clculos globales de los ingresos por
Cuentas por Cobrar. De ser posible, comparacin de cifras con la informacin
disponible de empresas del ramo. ESTUDIO Y EVALUACION PRELIMINAR DEL
CONTROL INTERNO. Llevar a cabo el estudio y evaluacin preliminar del control
interno contable existente y la localizacin de controles clave para el manejo de las
Cuentas por Cobrar, incluyendo la evaluacin de los controles internos en
ambientes de PED, particularmente en aplicaciones importantes donde la
informacin se procesa sin dejar huellas visibles. En su caso, deber determinarse
y documentarse la justificacin del enfoque de la revisin, ya sea alrededor o a
travs del computador. Habindose determinado, en forma preliminar, la confianza
que se puede depositar en el sistema de control contable a travs del seguimiento
y observacin de las transacciones y de la existencia de los controles clave, y
considerando la importancia relativa y el riesgo de Auditora en las reas de
ingresos y Cuentas por Cobrar, el auditor estar en posicin de definir la naturaleza
de los procedimientos de Auditora, tanto de cumplimiento como sustantivos, con el
alcance y oportunidad que consideren necesarios en las circunstancias.
16. 16. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO. Desarrollar pruebas de cumplimiento que
proporcionen el grado de seguridad razonable de que los procedimientos de control
 interno existen y se aplican eficazmente. Dichas pruebas son necesarias ya que se
relacionan con procedimientos clave de control que han sido considerados en la
determinacin de la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas.
En trminos generales las pruebas de cumplimiento se enfocan a corroborar el
funcionamiento de los controles internos claves, por lo tanto, como cualquier
procedimiento de Auditora deben disearse en funcin a las circunstancias
particulares de cada entidad. Algunas de las pruebas de cumplimiento aplicables al
rea de Cuentas por Cobrar, cuya ejecucin se realiza mediante la aplicacin de
las tcnicas de Auditora ya conocidas, son las siguientes: Comprobacin de la
autorizacin apropiada y documentada respecto de los sistemas, mtodos y
procedimientos usados. Verificacin de que la funcin de recepcin de efectivo se
mantenga independiente de cualquier otra funcin de registro. Revisin de la
existencia de procedimientos de control adecuados que clasifique peridicamente y
por fecha de vencimiento las Cuentas por Cobrar. Verificacin de que existan
conciliaciones entre el libro mayor con sus auxiliares correspondientes.
Verificacin de los procedimientos para determinar las estimaciones relativas a
Cuentas por Cobrar y juzgar si estas son adecuadas en las circunstancias
PRUEBAS SUSTANTIVAS. Tomando en consideracin la planeacin de la
Auditora, el estudio y evaluacin del control interno y los factores de importancia
relativa y riesgo de Auditora, el auditor deber establecer la naturaleza de las
pruebas sustantivas con el alcance y oportunidad que considere necesarios en las
circunstancias. Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia respecto a la
valuacin, integridad, existencia y exactitud sobre los ingresos y las Cuentas por
Cobrar. Es recomendable que los procedimientos de Auditora se coordinen con
aquellos relacionados con efectivo, inventarios y costo de ventas, ya que esto le
dar al auditor una mayor eficiencia en el desarrollo de su trabajo. Inspeccin de la
documentacin que ampara las cuentas por cobrar con objeto de verificar su
propiedad, o bien revisin de cobros posteriores. Confirmacin de Cuentas por
Cobrar. La confirmacin directa al auditor de los adeudos se considera el
procedimiento ms efectivo para comprobar la autenticidad de las Cuentas por
Cobrar. Por ello, es un procedimiento de Auditora que, salvo casos justificados de
excepcin, invariablemente debe de aplicarse. Verificacin de cobros posteriores.
17. 17. Comprobacin de los anlisis de antigedad de saldo con la documentacin de
respaldo. Evaluacin, mediante examen documenta, de los resultados de la
confirmacin de saldos, discusin con los funcionarios responsables de la cartera,
informacin de abogados, agencias de cobranzas, etc., de la recuperacin de las
Cuentas por Cobrar y evaluacin de la estimacin creada para cuentas de dudosa
recuperacin. Verificacin de impuestos causados. Como parte de la revisin de
ingresos y Cuentas por Cobrar, el auditor debe verificar simultneamente, la
correccin de los impuestos que se determinan tomando como base dichos
ingresos Revisin analtica. Tambin es factible comprobar la razonabilidad de las
cifras de Cuentas por Cobrar a travs de la aplicacin de tcnicas de revisin
analtica. Verificar el calculo de los ingresos por intereses, comisiones etc. Revisar
que los efectos de la inflacin sobre la informacin financiera requeridos por el
boletn B-10 y sus adecuaciones inherentes a Cuentas por Cobrar, se hayan
determinado conforme lo establece el principio contable. DECLACIONES DE LA
 ADMINISTRACIN. Obtencin de declaraciones de la administracin. Cerciorarse
que en la carta de declaraciones de la Administracin se indique los aspectos
relevantes Cuentas por Cobrar. PRESENTACION Y REVELACION EN LOS
ESTADOS FINANCIEROS. Cerciorarse de que exista revelacin y presentacin
adecuada en los estados financieros. El auditor debe cerciorarse que en los
estados financieros y sus notas, los ingresos y Cuentas por Cobrar se presenten
de conformidad con principios de contabilidad y se efecten las revelaciones que
sealan los mismos. Las principales relaciones en los estados financieros respecto
de los ingresos y las Cuentas por Cobrar, son las siguientes: Clasificacin
apropiada Gravmenes en caso de existir Operaciones y saldos con partes
relacionadas. Clientes principales Compromisos de ventas futuras. Importe de
las Cuentas por Cobrar en moneda extranjera Presentacin de cifras actualizadas
en los estados financieros, en funcin de las disposiciones normativas vigentes de
principios de contabilidad. 3.2 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA EN LAS
CUENTAS POR PAGAR.
18. 18. 1. Revise la seccin relativa del cuestionario de control interno y a base de
pruebas selectivas. Asegrese que los procedimientos indicados han sido
observados. 2. Obtenga o prepare relacin de Cuentas por Pagar y haga el
siguiente trabajo. a) a) Verifique la suma y comprela con el saldo del mayor b) b)
Coteje la relacin con los auxiliares de Cuentas por Pagar 3. Investigue los saldos
individuales importantes revisando facturas, estados de cuentas y otros
comprobantes para cerciorarnos de que el pasivo exista en la fecha del balance. 4.
Solicite confirmacin, con la amplitud que el supervisor juzgue necesario, de los
saldos importantes. Si hubiramos recibido contestaciones inconformes se debern
investigarse y proporcionar los ajustes que procedan. 5. Examine los registros y las
notas de entrada al almacn por un periodo anterior a la fecha del balance para
asegurarnos que se hayan registrado los pasivos correspondientes. 6. Revise y
extracte los contratos o compromisos de compra importantes, en casos de que
existan. 7. Compruebe que el pasivo por prestaciones al personal, por conceptos
de participacin de utilidades, gratificaciones por pagar, etc. Se hayan calculado de
acuerdo con lo que establezca la ley, el contrato de trabajo o las decisiones del
consejo de administracin. 8. Revise los pagos posteriores de Cuentas por Pagar y
determine si se han liquidado pasivo no registrado, o por cantidades diferentes a
las que muestran los libros. 9. Reclasifique los saldos que no sean a favor de
proveedores, as como los saldos deudores, para efectos de presentacin de
estados financieros. CONCLUSIONES. El Contador Pblico, debe conocer muy
bien el giro de la empresa en la que labore, as como sus polticas que esta tenga,
ya que en esto se debe basar para llevar la contabilidad adecuada, y as mismo
tiene que implementar procedimientos para un trabajo eficiente y fcil, para el
departamento de contabilidad, as como a quienes se sirvan de este. En cuanto a
las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, cada empresa lleva sus polticas
internas, las cuales varan de una de otra, pero en lo general se llega a un mismo
fin. BIBLIOGRAFA. Contabilidad General Anzures Impresos Nacionales S. A. DE
C. V. Mxico, D. F. 1997 Principios de Contabilidad Generalmente aceptados
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A. C. Dcima Edicin Mxico, D. F.
19. 19. Normas y Procedimientos de Auditoria Instituto Mexicano de Contadores
Pblicos, A. C. Dcima Octava Edicin Mxico, D. F. Ley del Impuesto Sobre la
Renta Ediciones Fiscales Isef Mxico, D. F. Reglamento de la Ley del Impuesto
Sobre la Renta Ediciones Fiscales Isef Mxico, D. F. Auto evaluacin 1.- Cmo se
originan las Cuentas por Cobrar? 2.- Cmo se registran los intereses devengados
de Cuentas por Cobrar? 3.- Cmo se presenta en los Estados Financieros las
cuentas incobrables, descuentos y bonificaciones? 4.- Cmo se registran las
Cuentas por Cobrar? 5.- Que procede cuando existen Cuentas por Cobrar y
Cuentas por Pagar a una misma persona fsica o moral? 6.- Que ventajas tiene el
manejo de Cuentas por Cobrar? 7.- Qu finalidad tiene la pliza de Cuentas por
Pagar? 8.- Qu procedimiento se lleva a cabo cuando se hacen cobro o pagos
con descuento? 9.- Qu procedimiento se sigue cuando las cuentas por pagar o
por cobrar son liquidadas es partidas? 10.- Cmo se registran las Cuentas por
Pagar en el libro mayor? 11.- Qu ventaja existe al tener subcuentas personales
de clientes y deudores, as como de proveedores y acreedores? 12.- Qu se
considera una cuenta incobrable?