Captulo 2 Influencia de la organizacin y ciclo

de vida del proyecto.

En esta seccin se tratarn los siguientes aspectos:
1.Influencia de la organizacin en la direccin de proyectos
2.Interesados del proyecto y gobernabilidad
3.Equipo del proyecto
4.Ciclo de vida del proyecto

1) Influencia
proyectos

de

la

organizacin

en

la

direccin

de

Es comn encontrar proyectos desarrollados por una sola organizacin, que

impregna en s sus caractersticas de direccin, control, inspeccin, cultura y
estilo en sus obras. Sin embargo, tambin puede existe el caso que 2 o ms
organizaciones se unan para gestar el desarrollo de un proyecto comn, y aqu
entra a jugar un papel importante el tema de cmo se incluyen caractersticas
de ambas organizaciones, que deben coexistir para asegurar el xito del
proyecto en marcha.
Seguidamente analizaremos las secciones que describen las caractersticas, los
factores y los activos de la organizacin dentro de una empresa susceptibles de
influir en el proyecto.

Culturas y estilos de organizacin

Las organizaciones son estructuras sistemticas de entidades (personas y/o
departamentos)
destinados
a
lograr
un
objetivo,
generalmente
emprendimiento de proyectos.
La cultura y el estilo de una organizacin influyen directamente en la forma
que administran sus proyectos, y se consideran fenmenos de tipo grupal,
llamados normas culturales. Estas normas incluyen diferentes puntos de vista
para llevar a cabo los proyectos, tanto iniciarlos como planificarlos, ejecutarlos
y la forma en que se toman decisiones.
Algunas experiencias comunes que conforman la cultura de una organizacin
son:

Visin, misin, valores, creencias y expectativas compartidas

Normas, polticas, mtodos y procedimientos
Sistemas de motivacin e incentivos
Tolerancia al riesgo

Percepcin del liderazgo, jerarqua y relaciones de autoridad

Cdigo de conducta, tica laboral y horario de trabajo
Entornos operativos

Comunicaciones en la organizacin
Las capacidades de comunicacin dentro de la organizacin tienen gran
influencia en la forma en que se llevan a cabo los proyectos. Es importante la
utilizacin de los recursos actuales para favorecer una buena comunicacin
entre los directores de proyecto y dems interesados influyentes dentro de la
estructura operativa de la organizacin.

Estructuras de la organizacin
Las estructuras abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura
orientada a proyectos, con una variedad de estructuras matriciales entre ellas.

Una organizacin funcional clsica, consiste en una jerarqua donde cada

empleado tiene un superior claramente definido

Las organizaciones matriciales, reflejan una mezcla de caractersticas de las

organizaciones funcionales y de las orientadas a proyectos. Pueden ser dbiles,
equilibradas y fuertes, en dependencia del nivel de influencia que se aporte
entre gerentes funcionales y directores de proyecto.

En una organizacin orientada a proyectos, los miembros del equipo a menudo

estn ubicados en un mismo lugar. La mayor parte de los recursos de la
organizacin estn involucrados en el trabajo de los proyectos y los directores
de proyecto tienen bastante independencia y autoridad. Las organizaciones
orientadas a proyectos suelen contar con unidades organizacionales

denominadas departamentos, sin embargo, pueden reportar directamente al

director del proyecto o bien prestar servicios de apoyo a varios proyectos.

Las organizaciones compuestas, presentan todas estas estructuras a diferentes

niveles.

Muchas estructuras organizacionales incluyen los niveles estratgicos, de

mandos intermedios y operativo. El director del proyecto puede interactuar con
los tres niveles, dependiendo de factores tales como:

La importancia estratgica del proyecto

La capacidad de los interesados para influir en el proyecto
El grado de madurez en la direccin de proyectos
Los sistemas de direccin de proyectos
Las comunicaciones en la organizacin

Esta interaccin determina caractersticas del proyecto, tales como:

El grado de autoridad del director del proyecto

La disponibilidad y la gestin de los recursos
La entidad que controla el presupuesto del proyecto
El rol del director del proyecto
La composicin del equipo del proyecto

Activos de los procesos de la organizacin

Estos son los planes, procesos, polticas, procedimientos y bases de
conocimientos; elementos especficos de una organizacin ejecutora y
utilizados por la misma. Estos activos pueden agruparse en 2 categoras:
procesos y procedimientos, y base de conocimientos corporativa.
Procesos y procedimientos
Incluyen:

Inicio y planificacin:
o Guas y criterios para adaptar el conjunto de procesos y
procedimientos estndar de la organizacin con el fin de que
satisfagan las necesidades especficas del proyecto
o Estndares especficos de la organizacin, tales como: polticas
(p.ej., polticas de recursos humanos, polticas de seguridad y
salud, polticas de tica, y polticas de direccin de proyectos),
ciclos de vida del producto y del proyecto, polticas y
procedimientos de calidad (p.ej., auditoras de procesos, objetivos
de mejora, listas de verificacin y definiciones estandarizadas de
procesos para su uso en la organizacin)
o Plantillas (p.ej., plantillas de registro de riesgos, de estructura de
desglose del trabajo, de diagramas de red del cronograma del
proyecto y de contratos).

Ejecucin, monitoreo y control:

o Procedimientos de control de cambios, con la descripcin de las
etapas durante las cuales se modificarn los estndares, polticas,
planes y procedimientos de la organizacin ejecutora (o cualquier
otro documento del proyecto), y cmo se realizar la aprobacin y
validacin de cualquier cambio

o
o

Procedimientos de control financiero (por ejemplo, informes de

tiempo, revisiones requeridas de gastos y desembolsos, cdigos
contables y provisiones contractuales estndar)
Procedimientos para la gestin de incidentes y defectos que
definen los controles, la identificacin, y las acciones de
seguimiento a realizar para los mismos;
Requisitos de comunicacin de la organizacin (p.ej., tecnologa
especfica de comunicacin disponible, medios de comunicacin
autorizados, polticas de conservacin de registros y requisitos de
seguridad)
Procedimientos para asignar prioridad, aprobar y emitir
autorizaciones de trabajo
Procedimientos de control de riesgos, que incluyen categoras de
riesgos, plantillas de declaracin de riesgos, definiciones de
probabilidad e impacto, y la matriz de probabilidad e impacto;
Guas, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluacin de
propuestas y criterios para la medicin del desempeo
estandarizados.

Cierre:
o Guas o requisitos de cierre del proyecto (p.ej., lecciones
aprendidas, auditoras finales del proyecto, evaluaciones del
proyecto, validaciones del producto y criterios de aceptacin).

Base de conocimiento corporativa

La base de conocimiento de la organizacin para almacenar y recuperar
informacin incluye, entre otros elementos:

Bases de conocimiento de la gestin de configuracin, que contienen las

versiones y lneas base de todos los estndares, polticas y
procedimientos de la organizacin ejecutora, as como cualquier otro
documento del proyecto
Bases de datos financieras con informaciones tales como horas de
trabajo,
costos
incurridos,
presupuestos
y
cualquier
dficit
presupuestario del proyecto;
Informacin histrica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas
(p.ej., registros y documentos del proyecto, toda la informacin y
documentacin de cierre del proyecto, informacin relacionada con los
resultados de las decisiones de seleccin y desempeo de proyectos
previos, e informacin de las actividades de gestin de riesgos);
Bases de datos de incidentes y defectos que contienen el estado estos,
informacin de control, y su resolucin;
Bases de datos para la medicin de procesos, utilizadas para recopilar y
tener disponibles las medidas realizadas sobre procesos y productos; y

Archivos de proyectos anteriores (p.ej., lneas base del alcance, costo,

cronograma y medicin del desempeo, calendarios de proyecto,
diagramas de red del cronograma del proyecto, registros de riesgos,
acciones de respuesta planificadas e impacto del riesgo definido).

Factores ambientales de la empresa

Los factores ambientales de la empresa varan ampliamente en cuanto a tipo o
naturaleza. Los factores ambientales de la empresa, incluyen entre otros:

La cultura, estructura y gobierno de la organizacin;

La distribucin geogrfica de instalaciones y recursos;
Los estndares de la industria o gubernamentales (p.ej., reglamentos del
organismo de control, cdigos de conducta, estndares de producto,
estndares de calidad y estndares de fabricacin);
Las infraestructuras (p.ej., instalaciones existentes y bienes de
capital);
Los recursos humanos existentes (p.ej., habilidades, disciplinas y
conocimientos como los relacionados con el diseo, el desarrollo, las
leyes, las contrataciones y las compras);
La gestin de personal (p.ej., pautas de seleccin y retencin de
personal, revisin del desempeo de los empleados y registros de
capacitacin, poltica de incentivos y horas extras y registro de horas
trabajadas);
Los sistemas de autorizacin de trabajos de la compaa;
Las condiciones del mercado;
La tolerancia al riesgo por parte de los interesados;
El clima poltico;
Los canales de comunicacin establecidos en la organizacin;
Las bases de datos comerciales (p.ej., datos para estimacin
estandarizada de costos, informacin de estudios de los riesgos de la
industria y bases de datos de riesgos); y
El sistema de informacin para la direccin de proyectos (p.ej.,
herramientas automticas, tales como una herramienta de software para
programacin, un sistema de gestin de configuraciones, un sistema de
recopilacin y distribucin de la informacin o las interfaces web a otros
sistemas automticos en lnea).

2) Interesados y gobierno del proyecto

Un interesado es un individuo, grupo u organizacin que puede afectar, verse
afectado, o percibirse a s mismo como afectado por una decisin, actividad o
resultado de un proyecto.
La gobernabilidad del proyectola alineacin del proyecto con las necesidades
u objetivos de los interesadosresulta fundamental para la gestin exitosa de
la participacin de los interesados y para el logro de los objetivos de la
organizacin

Interesados del proyecto

Los interesados incluyen todos los miembros del equipo del proyecto, as como
todas las entidades interesadas, ya sea internas o externas a la organizacin.

La identificacin de los interesados es un proceso continuo a lo largo de todo el

ciclo de vida del proyecto. Son crticos para el xito de un proyecto la
identificacin de los interesados, la comprensin de su grado relativo de
influencia en el proyecto y el equilibrio de sus demandas, necesidades y
expectativas. Si esto no se consiguiera, puede conducir a retrasos, aumento de
los costos, incidentes inesperados y otras consecuencias negativas, incluyendo
la cancelacin del proyecto.

Algunos ejemplos de interesados del proyecto:

Patrocinador: Un patrocinador es la persona o grupo que provee recursos

y apoyo para el proyecto y que es responsable de facilitar su xito.
Clientes y usuarios: Los clientes son aquellas personas u organizaciones
que aprobarn y gestionarn el producto, servicio o resultado del
proyecto. Los usuarios son aquellas personas u organizaciones que
utilizarn el producto, servicio o resultado del proyecto.
Vendedores: Los vendedores, tambin llamados proveedores, suplidores
o contratistas, son compaas externas que celebran un contrato para
proporcionar componentes o servicios necesarios para el proyecto.
Socios de negocio: Los socios de negocios son organizaciones externas
que tienen una relacin especial con la empresa, obtenida en ocasiones

mediante un proceso de certificacin. Los socios de negocios

proporcionan experiencia especializada o desempean un rol especfico,
tales como una instalacin, personalizacin, capacitacin o apoyo.
Grupos de la organizacin: Los grupos de la organizacin son interesados
internos que se ven afectados por las actividades del equipo del
proyecto; se incluyen marketing y ventas, recursos humanos, rea legal,
finanzas, operaciones, produccin y servicio al cliente.
Gerentes funcionales: desempean el rol de gestores dentro de un rea
administrativa o funcional de una empresa, tal como recursos humanos,
finanzas, contabilidad o compras/adquisiciones. El gerente funcional
puede aportar al proyecto su experiencia en la materia, o bien su funcin
puede proporcionar servicios al proyecto.
Otros interesados: tales como entidades contratantes, instituciones
financieras, organismos reguladores, expertos en la materia, consultores
y otros, pueden tener inters financiero en el proyecto, realizar
contribuciones al proyecto o tener inters en el resultado del proyecto.

Gobernabilidad del proyecto

La gobernabilidad del proyecto es una funcin de supervisin que est alineada
con el modelo de gobierno de la organizacin y que abarca el ciclo de vida del
proyecto.
La PMO tambin puede tener un rol decisivo en trminos de la gobernabilidad
de un proyecto. La gobernabilidad del proyecto involucra tanto a los
interesados como a las polticas, los procedimientos, los estndares, las
responsabilidades y las autoridades documentadas. Los ejemplos de elementos
del marco de gobernabilidad de un proyecto incluyen:

Los criterios de xito del proyecto y de aceptacin de los entregables;

El proceso para identificar, escalar y resolver incidentes que surjan
durante el proyecto;
La relacin entre el equipo del proyecto, los grupos de la organizacin y
los interesados externos;
El organigrama del proyecto que identifica los roles del mismo;
Los procesos y procedimientos para la comunicacin de informacin;
Los procesos para la toma de decisiones del proyecto;
Las guas para alinear la gobernabilidad del proyecto con la estrategia
de la organizacin;
El enfoque del ciclo de vida del proyecto;
El proceso para la revisin de fases o cambios de etapas;
El proceso para la revisin y aprobacin de cambios al presupuesto, al
alcance, a la calidad y al cronograma que estn fuera de la autoridad del
director del proyecto; y
El proceso para alinear a los interesados internos con los requisitos de
los procesos del proyecto.

xito del proyecto

Dado que los proyectos son de naturaleza temporal, el xito de un proyecto
debe medirse en trminos de completar el proyecto dentro de las restricciones
de alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo, tal y como se aprob por
los directores del proyecto conjuntamente con la direccin general. El director
del proyecto es responsable y rinde cuentas por el establecimiento de lmites
realistas y alcanzables para el proyecto y por la ejecucin del proyecto dentro
de las lneas base aprobadas.

3) Equipo del proyecto

El equipo del proyecto incluye al director del proyecto y al grupo de individuos
que actan conjuntamente en la realizacin del trabajo del proyecto para
alcanzar sus objetivos.
Los equipos de proyecto incluyen roles tales como:

Personal de direccin de proyectos. Son los miembros del equipo que

realizan actividades de direccin del proyecto tales como elaboracin del
cronograma, preparacin del presupuesto, presentacin de informes y
control, comunicaciones, gestin de riesgos y apoyo administrativo. Este
rol puede ser realizado o apoyado por una oficina de direccin de
proyectos (PMO).
Personal del proyecto. Son los miembros del equipo que llevan a cabo el
trabajo de crear los entregables del proyecto.
Expertos de apoyo. Los expertos de apoyo realizan actividades
requeridas para desarrollar o ejecutar el plan para la direccin del
proyecto. stas pueden incluir roles tales como contratacin, gestin
financiera, logstica, asuntos legales, seguridad, ingeniera, pruebas o
control de calidad. Dependiendo del tamao del proyecto y del nivel de
apoyo requerido, los expertos de apoyo pueden asignarse para trabajar
a tiempo completo o simplemente participar en el equipo cuando se
requieren sus habilidades especficas.
Representantes del Usuario o del Cliente. Los miembros de la
organizacin que aceptarn los entregables o productos del proyecto
pueden designarse como representantes o enlaces para asegurar la
coordinacin adecuada, asesorar acerca de los requisitos o validar la
aceptabilidad de los resultados del proyecto.
Vendedores. Los vendedores, tambin llamados proveedores, suplidores
o contratistas, son compaas externas que celebran un contrato para
proporcionar componentes o servicios necesarios para el proyecto. A
menudo se asigna al equipo del proyecto la responsabilidad de
supervisar el desempeo y la aceptacin de los entregables o servicios
de los vendedores. Cuando los vendedores asumen una gran parte del
riesgo asociado a la entrega de los resultados del proyecto pueden tener
un rol significativo en el equipo del proyecto.
Miembros de empresas socio. Se puede asignar como miembros del
equipo del proyecto a miembros de los socios de negocios para
garantizar una coordinacin adecuada.

Socios de negocios. Los socios de negocio son tambin compaas

externas, pero tienen una relacin especial con la empresa, obtenida en
ocasiones mediante un proceso de certificacin. Los socios de negocios
proporcionan experiencia especializada o desempean un rol especfico,
tales como una instalacin, personalizacin, capacitacin o apoyo.

Composicin de los equipos de proyecto

Pueden ser:

Dedicado: En un equipo dedicado, la asignacin de todos o de la mayor

parte de los miembros del equipo del proyecto es para trabajar a tiempo
completo en el mismo. El equipo del proyecto puede estar ubicado en un
mismo lugar o ser virtual y normalmente reporta de forma directa al
director del proyecto. Esta es la estructura ms sencilla para un director
de proyecto, ya que las lneas de autoridad son claras y los miembros del
equipo pueden concentrarse en los objetivos del proyecto.
Tiempo parcial: Algunos proyectos se establecen como trabajo adicional
temporal, en estos tanto el director del proyecto como los miembros del
equipo trabajan en el proyecto, pero permanecen en sus respectivas
organizaciones y continan llevando a cabo sus funciones normales. Los
gerentes funcionales mantienen el control sobre los miembros del equipo
y los recursos asignados al proyecto, y el director del proyecto suele
continuar realizando otras tareas de gestin. Los miembros de equipos a
tiempo parcial tambin pueden ser asignados a ms de un proyecto al
mismo tiempo.

4) Ciclo de vida del proyecto