Unidad de Innovacin

MOOC
Tema 3
Grupo de procesos de planificacin (II)

Avda. Teniente Flomesta, 5. Edif. Convalecencia. 30003 Murcia

T. 868 88X XXX F. 868 88X XXX www.um.es

Contenido
Introduccin ................................................................................................................................... 3
rea de Alcance ............................................................................................................................ 3
rea de Tiempo ............................................................................................................................. 8
rea de Costos ............................................................................................................................ 14

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Introduccin
En este tema vamos a ver algunos de los procesos de planificacin que es una de
las principales fases de cualquier tipo de proyecto. La planificacin ayuda a
determinar la viabilidad del proyecto y especfica cmo ser gestionado y
desarrollado para cumplir con los requisitos y alcanzar los objetivos planteados.
Estos procesos constituyen un trabajo iterativo e incremental que ser crtico para
determinar el xito del proyecto.
En concreto, vamos a ver los procesos del rea de alcance, los de tiempo y los de
costes.

rea de Alcance
1.- Planificar la gestin del alcance
El alcance del proyecto es una descripcin del trabajo estrictamente necesario
para llevar a cabo el proyecto y poder entregar el producto o servicio esperado.
Esta definicin se utiliza para delimitar qu trabajos quedan dentro o fuera de las
fronteras del proyecto. Es importante recordar que las tareas de gestin y direccin
del proyecto siempre se consideran parte del alcance.
Es importante distinguir el concepto de alcance del producto del de alcance del
proyecto. El alcance del producto se refiere exclusivamente a la definicin de las
caractersticas y funciones del producto o servicio que se va a generar como
resultado de llevar el proyecto a buen trmino.

El alcance del proyecto abarca el alcance del producto y es el trabajo que el

proyecto realizar para generar el producto o servicio resultado del proyecto, es
decir, incluye nos solo el producto sino tambin todas las actividades de
planificacin, gestin y seguimiento que garantizan la consecucin del producto o
servicio que genera el proyecto.

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El objetivo del proceso de planificar la gestin del alcance es la creacin de un

plan de gestin para documentar cmo se va a definir, desarrollar, monitorizar y
controlar el alcance a lo largo del proyecto. Para ello se parte del Acta de
Constitucin del Proyecto, los datos histricos de los archivos de la organizacin y
cualquier otro factor relevante para el proyecto.
Las herramientas utilizadas durante este proceso son las reuniones y los juicios de
expertos.
El plan de gestin del alcance formar parte del plan de direccin del proyecto, y
una de sus principales contribuciones es reducir el riesgo de corrupcin del
alcance a lo largo del proyecto.
Adems del plan de gestin del alcance, otra salida de este proceso es el plan de
gestin de requisitos, que nos ayudar en el proceso de analizar, documentar y
gestionar los requisitos.
2.- Recopilar requisitos
El objetivo de la toma de requisitos es determinar, documentar y gestionar las
necesidades y expectativas de los interesados para cumplir con los objetivos del
proyecto. De este modo, se establece la base sobre la que definir y gestionar el
alcance del proyecto (incluyendo el alcance del producto).
Es necesario asegurarse de que todos los requisitos apoyen y estn en
consonancia con el caso de negocio definido en el acta de constitucin del
proyecto.
Algunas de las herramientas que pueden utilizarse para llevar a cabo este proceso
son entrevistas, talleres, tcnicas grupales de toma de decisiones, cuestionarios,
mapas mentales, prototipos, etc
Al finalizar el proceso, obtendremos como salidas tanto la documentacin general
de los requisitos como una matriz de trazabilidad de requisitos que nos permitir
identificar relaciones y dependencias entre ellos, as como realizar un seguimiento
de los mismos y sus solicitudes de cambios, a lo largo del proyecto.
Un ejemplo de matriz de trazabilidad de requisitos es el siguiente:

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3.- Definir el alcance

El principal propsito en el proceso de definir el alcance es proporcionar una
descripcin detallada tanto del producto o servicio como del proyecto.
Las entradas a este proceso son el acta de constitucin del proyecto, el plan de
gestin del alcance y la documentacin de requisitos.
Mediante tcnicas de anlisis de producto, identificacin de alternativas o juicio de
expertos, se establecen los lmites del producto, servicio o resultado, y se indican
claramente qu requisitos se van a llevar a cabo y cules se descartarn.
El resultado es un documento denominado enunciado del alcance del proyecto,
que recoge los requisitos a considerar, las restricciones y asunciones,
las exclusiones del proyecto y tambin los entregables y sus criterios de
aceptacin.
Es importante destacar que se trata de un proceso iterativo, y que por tanto por lo
que se puede ir ampliando a lo largo de todo el proyecto.
4.- Crear la EDT
Crear la EDT es el proceso de dividir el proyecto en partes ms pequeas y por lo
tanto ms fciles de manejar con el objetivo de hacer ms sencilla la planificacin
del trabajo. La EDT, o estructura de descomposicin del trabajo, refleja la
descomposicin jerrquica del alcance, y nos sirve para organizar, visualizar y
comunicar el trabajo a realizar en el proyecto. Para llevarla a cabo necesitamos el
enunciado del alcance y la documentacin de requisitos.

La herramienta que se utiliza para la creacin de la EDT es la descomposicin.

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El nivel ms bajo de la estructura se llama paquete de trabajo y agrupa productos

o entregables cuya realizacin se gestiona de forma conjunta. Adems, en la EDT
se identifican las cuentas de control (que es un trmino que puedes encontrar en el
examen), que permiten llevar el control del tiempo, costo y alcance de un conjunto
de paquetes de trabajo.

Para facilitar la comprensin de la EDT, es necesario acompaarla del diccionario

de la EDT, un documento donde se describen de una forma ms detallada todos
los trminos de los componentes de la EDT.

La EDT, junto con su diccionario y el enunciado del alcance, forman la lnea base
del alcance y son las salidas de este proceso.

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Algunos de los beneficios de la EDT son:

- Ayuda a mejorar la comunicacin con el equipo
- Ayuda a proporcionar al equipo una visin completa y una ubicacin de las
distintas piezas del proyecto.
- Ayuda a prevenir que el trabajo se omita
- Ayuda a identificar riesgos, a prevenir cambios,
- Provee una base para las estimaciones de costo, tiempo y recursos,
- Etc

rea de Tiempo
1.- Planificar la gestin del cronograma
Planificar la gestin del cronograma es el proceso con el que se establecen los
procedimientos, normas y documentos necesarios para planificar, desarrollar,
ejecutar y controlar el cronograma del proyecto. Por lo tanto, este proceso implica
documentar como realizars estas acciones.
Para llevar a cabo este proceso es necesario tener en cuenta el plan de direccin,
el acta de constitucin y la EDT del proyecto.
Las herramientas a utilizar son:
- Juicios de expertos
- Tcnicas analticas y
- Reuniones
El resultado es el plan de gestin del cronograma, que se integra en el plan de
direccin del proyecto. Este plan, dar respuesta a algunas de las siguientes
cuestiones:
- Que herramientas y software utilizaremos para la realizacin del cronograma
- Que reglas se utilizarn para realizar las mediciones de tiempos
- Como se gestionar la creacin de los informes de avance y cuando se
presentarn
- Que tcnicas se utilizarn para medir con la lnea base del cronograma
- Cules sern los procedimientos de control de cambios del cronograma, etc
2.- Definir las actividades
El objetivo de este proceso es definir detalladamente cada una de las actividades a
realizar en el proyecto. Las actividades son las acciones que se deben llevar a
cabo para conseguir los entregables del proyecto y se obtienen desglosando los
paquetes de trabajo de la EDT. En muchas ocasiones esto no se hace como un
proceso independiente sino que se realiza al mismo tiempo que la elaboracin de
la EDT, bajando un nivel ms y definiendo las actividades de cada paquete de
trabajo.

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Para llevar a cabo este proceso tenemos las siguientes entradas:

- Plan de gestin del cronograma
- Lnea base del alcance
Entre las herramientas que podemos utilizar, encontramos la descomposicin, la
planificacin gradual (que planifica al detalle el corto plazo pero deja a ms alto
nivel de planificacin el trabajo del largo plazo) y el juicio de expertos.
Al finalizar el proceso obtenemos una lista de las actividades con sus atributos y
una lista de hitos.

Un hito es un evento significativo que ocurre durante el proyecto y que suele

coincidir con la terminacin de un entregable importante del proyecto. Representan
un momento del tiempo.
3. Secuenciar las actividades
El objetivo del proceso es el de secuenciar las actividades y determinar las
dependencias que existen entre ellas.
Para llevar a cabo este proceso hacen falta las siguientes entradas:
- Plan de gestin del cronograma
- Lista de actividades, sus atributos e hitos
- Enunciado del alcance
Entre las herramientas que se pueden utilizar, encontramos la diagramacin por
precedencia (PDM), la determinacin de dependencias y la tcnica de adelantos y
retrasos.
La salida del proceso es el diagrama de red del cronograma, que incluye todas las
actividades del proyecto y su secuencia desde el comienzo y hasta el fin.

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El diagrama de red es una representacin grfica de las relaciones lgicas o

dependencias entre las actividades del proyecto.

4. Estimar los recursos de las actividades

El objetivo de este proceso es el de calcular los recursos necesarios (tanto en
materiales, personas, equipos o suministros) para la realizacin de las actividades,
lo que nos permitir estimar el costo y la duracin de una manera ms precisa.

Para llevar a cabo este proceso necesitamos el calendario de recursos, un

documento que recoge los distintos recursos del proyecto y su disponibilidad.

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Algunas de las herramientas para llevar a cabo este proceso son:

- Juicio de expertos
- Anlisis de alternativas
- Datos publicados de estimaciones
- Estimacin ascendente
- Software de gestin de proyectos
Al final del proceso obtenemos la cantidad y el tipo de recursos para cada
actividad y la estructura de desglose de recursos.

La estructura de desglose de recursos es una representacin jerrquica de los

recursos por categoras y tipos. Por categoras entendemos la mano de obra, el
material y los equipos, etc... y por tipos podemos clasificar en funcin del nivel de
habilidad, formacin, etc..

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Este proceso est muy relacionado con el proceso de estimar los costos.
5.- Estimar la duracin de las actividades
Uno de los grandes retos de los proyectos es hacer una buena estimacin de la
duracin de las actividades con los recursos que han sido asignados.
Para llevar a cabo este proceso necesitamos contar, entre otras cosas, con el
registro de riesgos identificados en el proyecto, con el fin de hacer un clculo
realista de los tiempos medios que van a durar las actividades teniendo en cuenta
los riesgos detectados. Adems, haremos uso de la lista de actividades y sus
atributos, los recursos que le han sido asignados, el calendario de recursos, el
enunciado del alcance, etc
Las herramientas que pueden utilizarse para realizar este proceso son:
Juicio de expertos.
Estimacin paramtrica, que utiliza parmetros numricos basndose en
informacin histrica de otros proyectos y otras variables (como nmero de
metros, etc).
Estimacin anloga, que realiza la estimacin en funcin de datos histricos
reales de otras actividades similares realizadas con anterioridad. Se utiliza
sobre todo cuando hay poca informacin de detalle del proyecto.
Estimacin por tres valores, que consiste en considerar tres escenarios de
estimacin: pesimista, optimista y ms probable.
Tcnicas grupales de toma de decisiones.

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Anlisis de reservas, para aadir reservas de contingencias para tener en

cuenta la incertidumbre del cronograma.

Al final del proceso obtenemos la duracin de cada una de las actividades

individuales del proyecto.
6.- Desarrollar el cronograma
En este proceso se realiza la integracin de las salidas de los cuatro procesos
anteriores en un nico documento: el cronograma, que es un modelo de
programacin que incorpora todas las fechas planificadas para completar las
actividades del proyecto. Este proceso suele ser un proceso iterativo y puede
requerir, en algunos casos, la revisin de las estimaciones de duracin y recursos
de las distintas actividades del proyecto.
Para llevar a cabo esta integracin, las herramientas que podemos utilizar son:
- El mtodo de la ruta crtica.
- La optimizacin de recursos.
- La compresin del cronograma.
- Anlisis de red del cronograma
- Tcnicas de modelado, etc
En concreto el mtodo de la ruta crtica nos permite conocer la duracin mnima
del proyecto as como el nivel de flexibilidad de los caminos, ya que la ruta est
integrada por el conjunto de actividades que tienen una mayor duracin entre ellas.
Es importante tener claras las actividades de la ruta crtica, ya que un retraso en
cualquiera de ellas retrasara irremediablemente la fecha de finalizacin del
proyecto.

Al final de este proceso se obtiene la lnea base del cronograma, el propio

cronograma del proyecto con todos los datos que lo acompaan y los calendarios
del proyecto.

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rea de Costos
En el rea de gestin de costos, hay algunos conceptos que es importante
conocer, como son:

Costos del ciclo de vida: no deben tener en cuenta solo los costes del
proyecto sino los involucrados en todo el ciclo de vida del producto o
servicio.
Anlisis de valor o ingeniera de valor: que implica analizar si se puede
hacer lo mismo de forma menos costosa.
Costos hundidos: costos que ya fueron ejecutados y que no cambian
aunque ya no se haga el proyecto. Es importante tener en cuenta que estos
costos no se consideran en la evaluacin econmica del proyecto.
Costos fijos y variables.
Costos directos e indirectos.

1.- Planificar la gestin de los costos

El objetivo de este proceso es establecer y documentar las polticas y
procedimientos que se van a llevar a cabo para gestionar los costos a lo largo del
proyecto.
Las herramientas y tcnicas que se pueden utilizar en este proceso son los juicios
de expertos, las tcnicas analticas y las reuniones.
La salida del proceso es el Plan de gestin de costos que se incorpora al plan de
direccin del proyecto y que puede incluir:
- Informacin sobre las necesidades de gestin en funcin del presupuesto
- La precisin y exactitud de las estimaciones de costos, as como las unidades
de medida
- Lmites y desviaciones permitidos.
- Reglas para la medicin del desempeo, etc...
2.- Estimar los costos
Este proceso est muy relacionado con el proceso de estimar los recursos de las
actividades, ya que se estima el costo de cada uno de esos recursos especificados
con anterioridad. Es posible que la primera vez que se realiza este proceso no
contemos con toda la informacin necesaria pero al ser un proceso iterativo, se
perfeccionar conforme se vaya completando la informacin del resto de reas.

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Las herramientas ms utilizadas son:

- La estimacin anloga, basada en la comparacin con proyectos similares
anteriores.
- La estimacin paramtrica, que utiliza datos estadsticos histricos de otros
proyectos.
- Y la estimacin ascendente, que primero estima el costo individual de cada
paquete de trabajo al mayor nivel de detalle posible y luego acumula estos costos
en los niveles superiores con fines de seguimiento y control.
- Estimacin por 3 valores, el optimista, el pesimista y el ms probable.
- Anlisis de reservas de contingencias, que se aaden a las estimaciones de
costos para tratar de disminuir el grado de incertidumbre sobre la ejecucin de los
costes.
El resultado de este proceso es la estimacin de los costos de las actividades y la
base de estas estimaciones, que es una explicacin de cmo se obtuvieron estos
costos.
3.- Determinar el presupuesto
Determinar el presupuesto es el proceso mediante el cual se realiza una
agregacin de los costos de todas las actividades y paquetes de trabajo para
determinar un presupuesto global que la organizacin necesita emplear para este
proyecto. Este presupuesto constituye la principal salida de este proceso y
contiene los fondos autorizados para llevar a cabo el proyecto.
Adems, deber estar realizado de tal manera, que sirva a la direccin para que
pueda controlar los costos a medida que se va realizando el trabajo del proyecto.
El presupuesto forma parte de la lnea base del costo, la cual servir para medir el
desempeo del proyecto.

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En este proceso, se calcula tanto el coste de las actividades como las reservas
de contingencias y las de gestin. Las reservas de contingencia sirven para paliar
el impacto de los riesgos detectados durante la planificacin mientras que las de
gestin, son fondos adicionales para cubrir imprevistos que puedan ocasionarse a
lo largo del proyecto. Estas ltimas no forman parte del presupuesto, por lo que
tampoco formar parte de la lnea base del costo.

Otra salida del proceso son los requisitos de financiacin del proyecto, necesarios
para financiarlo durante su desarrollo.

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