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Contabilidad Prctica (1/5).

Organizaciones. Sociedades.
Cuentas
Autor: javier suarez simahan

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Presentacin del curso

Este curso de contabilidad estudia los conceptos de organizaciones, sociedades
y cuentas. La contabilidad es esencial para todo negocio, por tanto es
imprescindible el conocimiento de ella para la realizacin de una buena
organizacin tanto personal como empresarial. Realizado desde el prisma de
Colombia.
Buscamos que, adems de aprender algunas teoras referentes a la
contabilidad, aprendamos a manejar un software contable, sepamos definir los
parmetros de interface (lo que en su estructura interna realiza este software), y que
luego de alimentarlo con datos que se digitaran con soportes o documentos
contables (comprobantes), nos arrojen algunos informes tales como: Estados
Financieros, Auxiliares, etc.
El sistema contable utilizado en este libro es el Sistema Contable por
Computador, que nos permitir llevar a cabo una serie de operaciones que den
origen a movimientos contables, ahorrndonos mucho tiempo y mejorando la
organizacin de la labor contable. Te recordamos que sta es la primera parte del
curso (de cinco en total), la cual estar centrada en los aspectos generales de la
contabilidad; el marco terico sobre las organizaciones, las empresas, las
sociedades, los comerciantes; lo propio en torno a las cuentas, esto es, concepto,
estructura, clasificacin, etc.

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1. Contabilidad prctica. Introduccin

CONTABILIDAD PRCTICA
(Contabilidad Prctica Versin 1.0)
Introduccin
La contabilidad es esencial para todo negocio, por tanto es imprescindible el
conocimiento de ella para la realizacin de una buena organizacin tanto personal
como empresarial, por tal razn esta herramienta facilita de manera prctica el
aprendizaje de la contabilidad.
Contabilidad Prctica, con ella podemos aprender de manera prctica y sencilla los
conocimientos necesarios para el manejo de la contabilidad por computador;
adems, incluiremos en esta documentacin un software contable, el cual le servir
para poner en prctica todos los conocimientos adquiridos a travs de este libro.
De la misma forma se crearan unas plantillas en Excel, las cuales le ayudaran para
realizar algunos ejercicios, tales como la realizacin de Balances Generales, Estados
de Ganancias y Prdidas, plantillas para la elaboracin de Anlisis Financieros, Flujos
de Caja, etc.
Con todo esto buscamos que, adems de aprender algunas teoras referentes a la
contabilidad aprendamos a manejar un software contable, saber definir los
parmetros de interface, lo que en su estructura interna realiza este software, y que
luego de alimentarlo con datos los cuales se digitaran con soportes o documentos
contables (comprobantes), nos arrojan algunos informes tales como: Estados
Financieros, Auxiliares, etc.
El sistema contable utilizado en este libro es el Sistema Contable por Computador,
el cual se caracteriza por usar una herramienta computarizada, esta es utiliza para
llevar a cabo una serie de operaciones que dan origen a movimientos contables,
adems, nos ahorrar tiempo y tenemos mejor organizada la labor contable.

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2. Contabilidad. Aspectos generales

Capitulo 1 - Introduccin a la Contabilidad
1.1 Aspectos Generales
LA CONTABILIDAD
Desde que el hombre surge en la tierra ve la necesidad de tener por decirlo de
alguna forma, la prioridad de guardar algunos registros de sus bienes, posesiones o
actos de comercio, debido a que no tena la capacidad de mantener en su memoria
todos estos bienes y transacciones, entonces La Contabilidad surge como respuesta
a la necesidad de llevar un control financiero, pues sta proporciona suficiente
material informativo sobre un desenvolvimiento econmico y financiero, lo que
permite tomar decisiones que llevan a un manejo ptimo del negocio.
Los mtodos utilizados para llevar a cabo la contabilidad y la tenedura de libros,
creados tras el desarrollo del comercio, provienen de la antigedad y de la edad
media. La contabilidad de doble entrada se inici en las ciudades comerciales
italianas; los libros de contabilidad ms antiguos que se conservan, procedentes de
la ciudad de Gnova, datan del ao 1340, y muestran que, para aquel entonces, las
tcnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los
primeros formularios de tesorera y de los bacos, durante los primeros siglos de
nuestra era, permiti el progreso de las tcnicas contables en Oriente. El primer
libro contable publicado fue escrito en 1494 por el monje veneciano Fray Luca
Paciolo. A pesar de que la obra de Paciolo, ms que crear, se limitaba a difundir el
conocimiento de la contabilidad, sus libros sintetizaban principios contables que han
perdurado hasta la actualidad.
La Revolucin Industrial provoc la necesidad de adaptar las tcnicas contables para
poder reflejar la creciente mecanizacin de los procesos, las operaciones tpicas de
las fbricas y la produccin masiva de bienes y servicios. Con la aparicin, a
mediados del siglo XIX, de las corporaciones industriales, propiedad de accionistas
annimos y gestionadas por profesionales, el papel de la contabilidad adquiri an
mayor importancia.
La tenedura de libros, parte esencial de cualquier sistema completo, ha ido
informatizndose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez
ms, corresponde a los ordenadores o computadoras la realizacin de estas tareas.
El uso generalizado de los equipos informticos permiti sacar mayor provecho de
la contabilidad utilizndose a menudo el trmino procesamiento de datos, y
actualmente el concepto de tenedura ha cado en desuso.
La informacin contable se puede clasificar en dos grandes categoras: la
contabilidad financiera o contabilidad externa y la contabilidad de costes o
contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la informacin que se
facilita al pblico en general, y que no participa en la administracin de la empresa,
como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los
sindicatos y los analistas financieros, entre otros, aunque esta informacin tambin
tiene mucho inters para los administradores y directivos de la empresa. Esta
contabilidad permite obtener informacin sobre la posicin financiera de la

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empresa, su grado de liquidez (es decir, las posibilidades que tiene para obtener
con rapidez dinero en efectivo) y su rentabilidad.
La contabilidad de costes estudia las relaciones coste-beneficio-volumen de
produccin, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificacin y el
control de la produccin, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la
poltica de capital. Esta informacin no suele difundirse al pblico.
Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genrico facilitar al
pblico informacin sobre la situacin econmico-financiera de la empresa, la
contabilidad de costes tiene como objetivo esencial facilitar informacin a los
distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan
desempear sus funciones.
El Estado ejerce un control sobre las empresas a travs de la contabilidad; por ello
exige llevar libros de contabilidad. Esto se manifiesta en los siguientes artculos del
Cdigo de Comercio: Art. 19, numeral 3: es obligacin de todo comerciante "llevar
contabilidad de sus negocios conforme a las prescripciones legales"; Art. 48: "todo
comerciante conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y
estados financieros en general, a las disposiciones del cdigo y dems normas sobre
la materia".
La Contabilidad es la ciencia y tcnica que ensea a recopilar, clasificar y registrar
de una forma sistemtica y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por
una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados,
permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

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3. Contabilidad. Objetivos. Definicin. Transacciones

comerciales
Objetivos de la Contabilidad
Tener en cualquier momento una informacin ordenada y sistemtica sobre el
desenvolvimiento econmico y financiero de la empresa.
Determinar en trminos monetarios, la cuanta de los bienes, deudas y el patrimonio
que posee la empresa.
Tener un adecuado control de todos los ingresos y egresos.
Suministrar la planeacin, ya que no solamente da a conocer los efectos de una
operacin mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.
Determinar las utilidades o prdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.
Usar de fuente fidedigna informacin ante terceros (los proveedores, los bancos y el
Estado).
1.2 Que se entiende por contabilidad
La Contabilidad es el proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y
comunica la informacin econmica de una organizacin o empresa, con el fin de
que los gestores puedan evaluar la situacin de la entidad. La tenedura de libros se
refiere a la elaboracin de los registros contables, por lo que es la que permite
obtener los datos, ajustados a principios contables, utilizados para evaluar la
situacin y obtener la informacin financiera relevante de una entidad.
El Artculo 1. Del Decreto 2649 de Diciembre 29 de 1993
Expresa "De conformidad con el artculo 6 de la ley 43 de 1990, se entiende por
principios a normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el
conjunto de conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al registrar e
informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o
jurdicas".
Apoyndose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar,
interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente econmico, en
forma clara, completa y fidedigna.
1.3 Quienes estn obligados a llevar contabilidad
Es obligacin de todo comerciante llevar contabilidad regular de sus negocios
conforme a las prescripciones legales. La ley sanciona la inexistencia o insuficiencia
de la contabilidad, cuando exista la obligacin de llevarla por ser necesario para
efectos econmicos o impositivos, de tal manera que conforme a las caractersticas
propias de cada negocio o actividad, permita ejercer un control efectivo y reflejar, la
situacin econmica y financiera de la empresa; su aplicacin es necesaria tambin
para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como

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para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como
prueba.
1.4 Transacciones Comerciales
Se entiende por transaccin comercial todo acto que implique la adquisicin de
bienes o servicios de forma onerosa con destino a enajenarlo en igual forma, dicho
de otra forma, una transaccin comercial es todo aquello que ocurre cuando hay un
intercambio financiero correspondiente a la compra o venta de un bien o servicio.
Las transacciones financieras producen documentos fuentes de informacin, los
cuales constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar
los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La
informacin contenida en estos documentos es trasladada a los libros contables, el
diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas por
la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las
distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores,
etctera; esto es lo que llamamos asientos contables, por medio del cual
registramos todas las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de
contabilidad.
En el Registro Contable se Pueden Presentar dos Tipos de Asientos
Asiento Simple: cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un
dbito y a un crdito. Ejemplo: se compra al contado, un computador para uso de la
empresa por $2'800.000. Las cuentas efectuadas son dos EQUIPOS DE
COMPUTACION Y COMUNICACIN, cuenta de Activo que por aumentar, se debita; y
BANCOS, cuenta de Activo que por disminuir, se acredita.
Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan ms de dos cuentas, pueden
ser una cuenta deudora y dos o ms cuentas acreedoras, o dos o ms cuentas
deudoras y una acreedora.

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4. Partida doble. Mtodo de contabilizacin de los

hechos contables
1.5 La Partida Doble
Qu es la partida doble?
La contabilizacin de los hechos contables se realiza basndose en el mtodo de la
Partida Doble que nos dice que "todo hecho contable afecta como mnimo a dos
cuentas". Los hechos contables se reflejan en la empresa en forma de asientos.
En qu consiste el sistema de la partida doble?
La Partida doble significa doble anotacin, es decir, este sistema consiste en
registrar simultneamente las 2 partes contrapuestas (causa y efecto) que aparecen
como mnimo en todo hecho contable. El sistema se basa en los siguientes
principios:
- En todo hecho contable siempre hay un deudor o deudores por el importe de la
operacin y un acreedor o acreedores por el mismo importe.
- En toda operacin contabilizable es deudor el elemento patrimonial que recibe, y
acreedor aquel que entrega.
- En todo hecho contable, la suma del valor adeudado a uno o varios elementos
patrimoniales, ha de ser igual a la suma del valor abonado a otros.
- En cualquier momento la suma del debe ha de ser igual a la suma del haber. En el
sistema de la partida doble el resultado del ejercicio se puede hallar de dos maneras
diferentes:
a. Resultado es igual a activo menos pasivo.
b. Resultado es igual a ingresos menos gastos.
- As llegamos a la ecuacin fundamental del sistema, activo igual a pasivo ms
patrimonio (ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO) tambin activo ms gastos es igual a
pasivo ms ingresos (ACTIVO + GASTOS = A PASIVO + INGRESOS).
QU SON LOS ASIENTOS CONTABLES?
Un asiento no es ms que la forma de representar un hecho contable. Continuando
con el ejemplo anterior en el que EL SEOR CIFUENTES nos ha pagado $50.000
pesos de los $100.000 pesos que nos deba. En el momento del cobro del dinero,
debemos reflejar ese hecho a travs de un asiento. Observa detenidamente la
estructura de un asiento:

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Observa que las dos cuentas utilizadas son de ACTIVO; pero una aumenta (CAJA) y la
otra disminuye (CLIENTES). Observa tambin que se cumple la norma de la partida
doble; el asiento afecta a dos cuentas como mnimo.
EN QU CONSISTE EL SISTEMA DE PARTIDA DOBLE?
En primer lugar veamos la funcin de la contabilidad: Los fines que se asignan a la
contabilidad financiera son reflejar el patrimonio de la unidad econmica, captar el
autntico resultado obtenido y suministrar a los gestores de la empresa y los dems
usuarios de la informacin contable, la informacin adecuada para la toma de
decisiones. As la contabilidad financiera tiene como objetivo fundamental reflejar la
imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la
empresa. La contabilidad financiera representa la situacin inicial del patrimonio de
la empresa y las variaciones que ste haya experimentado a lo largo del ejercicio
econmico, procediendo al final a ordenar la informacin para calcular el beneficio o
prdida del ejercicio y para informar sobre el valor del patrimonio en ese momento.
La informacin as obtenida se resume en las cuentas anuales tambin llamadas
ESTADOS CONTABLES que comprenden entre otros: el balance, el estado de
resultados o de prdidas y ganancias (PYG), estado de flujo de efectivo, etc.
El balance: Representa la situacin econmica (activo) y financiera (pasivo), de la
empresa en un momento determinado.
El estado de prdidas y ganancias (PYG): O Tambin de gastos e ingresos. Informa
del resultado contable de la empresa que se obtiene por comparacin entre los
ingresos y los gastos generados en el ejercicio.
El estado de flujo de efectivo: Facilita datos complementarios y aclaraciones sobre
las informaciones contenidas en las dos anteriores. La contabilidad es un sistema
que facilita informacin objetiva a la direccin de la empresa y a terceras personas
como accionistas, inversores, acreedores, trabajadores... La imagen fiel se consigue
aplicando correctamente los principios contables recogidos en el plan general de
contabilidad.

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5. Contabilidad Legislacin Colombiana. Decreto

2649, Captulos I y II
1.6. Decreto 2649 de diciembre 29 de 1993
Principios de Contabilidad Generalmente aceptados dentro de la Legislacin
colombiana.
En este apartado presentamos los artculos del Decreto 2649 de 1993 (diciembre
29), por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios
o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia referentes a los
principios.
TTULO PRIMERO - Marco conceptual de la contabilidad
CAPTULO I - De los principios de contabilidad generalmente aceptados
Art. 1o. Definicin. De conformidad con el Artculo 6 de la Ley 43 de 1990, se
entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia, el conjunto de conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al
registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas
naturales o jurdicas. Apoyndose en ellos, la contabilidad permite identificar,
medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones
de un ente econmico, en forma clara, completa y fidedigna.
Art. 2o. mbito de aplicacin. El presente decreto debe ser aplicado por todas las
personas que de acuerdo con la ley estn obligadas a llevar contabilidad. Su
aplicacin es necesaria tambin para quienes sin estar obligados a llevar
contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.
CAPTULO II - Objetivos y cualidades de la informacin contable
Art. 3o. Objetivos bsicos. La informacin contable debe servir fundamentalmente
para:
1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las
obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el perodo.
2. Predecir flujos de efectivo.
3. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los
negocios.
4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito.
5. Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico.
6. Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico.
7. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas.
8. Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional, y
9. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad
econmica de un ente represente para la comunidad.
Art. 4o. Cualidades de la informacin contable. Para poder satisfacer
adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe ser comprensible y til.
En ciertos casos se requiere, adems, que la informacin sea comparable.

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- La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de entender.
- La informacin es til cuando es pertinente y confiable.
- La informacin es pertinente cuando posee valor de realimentacin, valor de
prediccin y es oportuna.
- La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual
represente fielmente los hechos econmicos.
- La informacin es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.
Art. 5o. Definicin. Las normas bsicas son el conjunto de postulados, conceptos y
limitaciones, que fundamentan y circunscriben la informacin contable, con el fin de
que esta goce de las cualidades indicadas en el Artculo anterior.
Art. 6o. Ente econmico. El ente econmico es la empresa, esto es, la actividad
econmica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de
los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de
otros entes.
Art. 7o. Continuidad. Los recursos y hechos econmicos deben contabilizarse y
revelarse teniendo en cuenta si el ente econmico continuara o no funcionando
normalmente en perodos futuros. En caso de que el ente econmico no vaya a
continuar en marcha, la informacin contable as deber expresarlo. Al evaluar la
continuidad de un ente econmico debe tenerse en cuenta que asuntos tales como
los que se sealan a continuacin, pueden indicar que el ente econmico no
continuara funcionando normalmente:
1. Tendencias negativas (prdidas recurrentes, deficiencias de capital de trabajo,
flujos de efectivo negativos).
2. Indicios de posibles dificultades financieras (incumplimiento de obligaciones,
problemas de acceso al crdito, refinanciaciones, venta de activos importantes) y,
3. Otras situaciones internas o externas (restricciones jurdicas a la posibilidad de
operar, huelgas, catstrofes naturales).
Art. 8o. Unidad de medida. Los diferentes recursos y hechos econmicos deben
reconocerse en una misma unidad de medida. Por regla general se debe utilizar
como unidad de medida la moneda funcional. La moneda funcional es el signo
monetario del medio econmico en el cual el ente principalmente obtiene y usa
efectivo.

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6. Contabilidad Legislacin Colombiana. Decreto

2649, Captulo III (1/2)
CAPTULO III - Normas Bsicas
Art. 9o. Perodo.
El ente econmico debe preparar y difundir peridicamente estados financieros,
durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de
acuerdo con las normas legales y en consideracin al ciclo de las operaciones. Por lo
menos una vez al ao, con corte al 31 de diciembre, el ente econmico debe emitir
estados financieros de propsito general.
Art. 10. Valuacin o medicin.
Tanto los recursos como los hechos econmicos que los afecten deben ser
apropiadamente cuantificados en trminos de la unidad de medida.
Con sujecin a las normas tcnicas, son criterios de medicin aceptados el valor
histrico, el valor actual, el valor de realizacin y el valor presente.
Valor o costo histrico es el que representa el importe original consumido u
obtenido en efectivo, o en su equivalente, en el momento de realizacin de un
hecho econmico. Con arreglo a lo previsto en este decreto, dicho importe debe ser
re-expresado para reconocer el efecto ocasionado por las variaciones en el poder
adquisitivo de la moneda.
Valor actual o de reposicin es el que representa el importe en efectivo, o en su
equivalente, que se consumira para reponer un activo o se requerira para liquidar
una obligacin, en el momento actual. Va de realizacin o de mercado es el que
representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en que se espera sea
convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios. Se
entiende por valor neto de realizacin el que resulta de deducir del valor de
mercado los gastos directamente imputables a la conversin del activo o a la
liquidacin del pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte y empaque.
Valor presente o descontado es el que representa el importe actual de las entradas o
salidas netas en efectivo, o en su equivalente, que generara un activo o un pasivo,
una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada o, a falta de esta, a
la tasa efectiva promedio de captacin de los bancos y corporaciones financieras
para la expedicin de certificados de depsito a trmino con un plazo de 90 das
(DTF), la cual es certificada peridicamente por el Banco de la Repblica.
Art. 11. Esencia sobre forma.
Los recursos y hechos econmicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo
con su esencia o realidad econmica y no nicamente en su forma legal.
Cuando en virtud de una norma superior, los hechos econmicos no puedan ser
reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe
indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposicin sobre la

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indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposicin sobre la
situacin financiera y los resultados del ejercicio.
Art. 12. Realizacin.
Solo pueden reconocerse hechos econmicos realizados. Se entiende que un hecho
econmico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como
consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externo s, el ente
econmico tiene o tendr un beneficio o un sacrificio econmico, o ha
experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente
cuantificables.
Art. 13. Asociacin.
Se deben asociar con los ingresos devengados en cada perodo los costos y gastos
incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultneamente
en las cuentas de resultados.

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7. Contabilidad Legislacin Colombiana. Decreto

2649, Captulo III (2/2)
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y
se concluya que no generara beneficios o sacrificios econmicos en otros perodos,
debe registrarse en las cuentas de resultados en el perodo corriente.
Art. 14. Mantenimiento del patrimonio. Se entiende que un ente econmico
obtiene utilidad, o excedentes, en un perodo nicamente despus de que su
patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros
entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recuperado. Esta
evaluacin puede hacerse respecto del patrimonio financiero (aportado) o del
patrimonio fsico (operativo).
Salvo que normas superiores exijan otra cosa, la utilidad, o excedente, se establece
respecto del patrimonio financiero debidamente actualizado para reflejar el efecto
de la inflacin.
Art. 15. Revelacin plena. El ente econmico debe informar en forma completa,
aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar
correctamente su situacin financiera, los cambios que esta hubiere experimentado,
los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para
generar flujos futuros de efectivo.
La norma de revelacin plena se satisface a travs de los estados financieros de
propsito general, de las notas a los estados financieros, de informacin
suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores
sobre la situacin econmica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control
interno.
Tambin contribuyen a ese propsito los dictmenes o informes emitidos por
personas legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la informacin
con sujecin a las normas de auditora generalmente aceptadas.
Art. 16. Importancia relativa o materialidad. El reconocimiento y presentacin de
los hechos econmicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa.
Un hecho econmico es material cuando, debido a su naturaleza o cuanta, su
conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo
rodean, puede alterar significativamente las decisiones econmicas de los usuarios
de la informacin.
Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relacin al
activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de
trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, segn corresponda.
Art. 17. Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera
confiable y verificarle un hecho econmico realizado, se debe optar por registrar la
alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los
ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

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Art. 18. Caractersticas y prcticas de cada actividad. Procurando en todo caso la
satisfaccin de las cualidades de la informacin, la contabilidad debe disearse
teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las
caractersticas y prcticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus
operaciones, su ubicacin geogrfica, su desarrollo social, econmico y tecnolgico.
Hasta aqu, lo que el decreto 2649 de 1993 establece en cuanto a los principios de
contabilidad en Colombia.
Nota: Con esto concluimos la presentacin del decreto en cuestin. Para redondear
esta primera unidad de nuestro curso de contabilidad prctica, veamos el siguiente
apartado.
1.7 Asientos Contables
Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos econmicos
se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble.
Pueden registrarse varias operaciones homogneas en forma global, siempre que su
resumen no supere las operaciones de un mes.
Las operaciones deben registrarse cronolgicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto
en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a ms
tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado.
Dentro del trmino previsto en el inciso anterior, se deben resumir los movimientos
debito y crdito de cada cuenta y establecer su saldo.

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8. Las organizaciones. Empresas. Clasificacin (1/3)

Capitulo 2 - Las Organizaciones
2. Las Empresa
Se entender por empresa toda actividad econmica organizada para la produccin,
transformacin, circulacin, administracin o custodia de bienes, o para la
prestacin de servicios. Dicha actividad se realizara a travs de uno o ms
establecimiento de comercio. Art. 25 del Cdigo de Comercio.
Dentro de la organizacin empresarial existen tres tipos de factores necesarios para
realizar sus operaciones, estos son las personas que se encuentra representado por
los propietarios, los gerentes, los administradores y todos los empleados que
laboran en los procesos administrativos y operativos de la empresa, el capital que
est constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa y puede
estar representado en dinero en efectivo, en mercancas, en maquinaria, en muebles
o en cualquier otro aporte de bienes y el trabajo que es la actividad que realizan las
personas para lograr el objetivo primordial de la empresa que puede ser la
produccin de bienes, la comercializacin de mercancas o la prestacin de algn
servicio.
2.1 Como se clasifican las empresas
Las empresas se pueden clasificar segn los siguientes criterios: Por la actividad que
realizan, por su tamao, por el origen de su capital, su tamao, conformacin de su
capital, por la explotacin y conformacin de su capital, por los impuestos, por el
nmero de propietarios, por la funcin social.
POR LA ACTIVIDAD
Extractivas:
Son las empresas cuyo objetivo primordial es la explotacin de recursos que se
encuentran en el subsuelo, como ejemplo estn las empresas de petrleos,
aurferas, de piedras preciosas y de otros minerales.
Comerciales:
Son las empresas que se dedican a la compra y venta de productos naturales,
semi-elaborados y terminados a mayor precio del comprado, obteniendo as una
utilidad. Un ejemplo de este tipo de empresa es un supermercado.
Industriales:
Son las dedicadas a transformar la materia prima en productos terminados o
semi-elaborados como las fbricas de telas, de muebles, de calzado, etc.
Servicios:
Son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la

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comunidad, ya sea de salud, educacin, transporte, recreacin, servicios pblicos,
seguros y otros varios.
Agropecuaria:
Son aquellas que explotan en grandes cantidades los productos de origen agrcola y
pecuario. Dentro de los ms comunes encontramos las granjas agrcolas, las granjas
porcinas, avcolas, apcolas, invernaderos, haciendas de produccin agrcola etc.

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9. Las organizaciones. Empresas. Clasificacin (2/3)

POR SU TAMAO
Grande:
Es la de mayor organizacin, posee personal especializado en cada una de las reas
de trabajo, se observa una gran divisin del trabajo y las actividades mercantiles se
realizan en un porcentaje elevado.
Mediana:
En este tipo de empresa se observa una mayor divisin y delimitacin de funciones
administrativas y operacionales. La inversin y los rendimientos obtenidos son
mayores que los de la pequea empresa.
Pequeas empresas:
Son aquellas que manejan muy poco capital y poca mano de obra, se caracteriza
porque no existe una delimitacin clara y definida de funciones entre el
administrador y/o el propietario del capital de trabajo y los trabajadores; por ello
existe una reducida divisin y especializacin del trabajo. Se dividen a su vez en:
Pequea: Su capital, nmero de trabajadores y sus ingresos son muy reducidos.
Micro: Su capital, nmero de trabajadores y sus ingresos solo se establecen en
cuantas muy personales.
Famiempresa: Es un nuevo tipo de explotacin en donde la familia es el motor del
negocio convirtindose en una unidad productiva.
POR EL ORIGEN DEL CAPITAL
Oficiales o Pblicas: Su capital proviene del Estado.
Privadas: Son aquellas en que el capital proviene de personas particulares.
Economa Mixta: El capital proviene una parte del Estado y la otra de personas
particulares.
POR LA EXPLOTACIN Y CONFORMACIN DE SU CAPITAL.
Multinacionales: En su gran mayora el capital es extranjero y explotan la actividad
en diferentes pases del mundo (globalizacin).
Grupos Econmicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen
al mismo grupo de personas o dueos.
Nacionales: El radio de atencin es dentro del pas normalmente tienen su principal
en una ciudad y sucursales en otras.

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Locales: Son aquellas en que su radio de atencin es dentro de la misma localidad.

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10. Las organizaciones. Empresas. Clasificacin (3/3)

POR LOS IMPUESTOS
Personas Naturales Declarantes: Estn obligados a presentar declaracin del
Impuesto de Renta y Complementarios.
Sucesiones Ilquidas: En este grupo corresponde a las herencias y legados que se
encuentran en proceso de liquidacin.
Rgimen Simplificado del Impuesto a las Ventas (IVA): Pertenecen al rgimen
Simplificado del IVA la sociedades y personas naturales que seale la las normas
legales.
Para efectos fiscales los responsables del rgimen simplificado no estn obligados a
llevar libros de contabilidad, hallndose s obligados a llevar el libro fiscal de
registro de operaciones diarias. El artculo 499 del E.T., precisa que pertenecen al
rgimen simplificado del IVA, entre otras, las personas naturales comerciantes de
menores ingresos, sealamiento que independientemente de su calidad de
comerciantes es lo que permite atribuirles, para efectos fiscales, determinados
derechos y obligaciones.
Art. 499 del E.T. Dice: "Al Rgimen Simplificado del Impuesto sobre las Ventas
pertenecen las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean
minoristas o detallistas; los agricultores y ganaderos, que realicen operaciones
gravadas, as como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan
entre otras las siguientes condiciones:
- Que tengan mximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o
negocio donde ejercen sus actividades.
- Que no sean usuarios aduaneros.
- Que no hayan celebrado en el ao inmediatamente anterior ni en el ao en curso
-contratos de venta de bienes o prestacin de servicios gravados por valor
individual y superior a sesenta millones de pesos ($60.000.000)."
Es as como el artculo 506 del mismo ordenamiento, dentro de las obligaciones
fiscales atribuidas a los responsables del rgimen simplificado no formula exigencia
legal alguna de llevar contabilidad en los trminos y condiciones dispuestos por el
Cdigo de Comercio.
Una interpretacin sistemtica de las normas reguladoras del impuesto al valor
agregado permite precisar claramente el manejo fiscal que la ley atribuye a los
responsables del rgimen simplificado. Cuando el pargrafo del artculo 437 del
E.T., previene que, a las personas que pertenezcan al rgimen simplificado, que
vendan bienes o presten servicios, les est prohibido adicionar al precio suma
alguna por concepto del impuesto sobre las ventas, sopena de cumplir ntegramente
las obligaciones predicables de quienes pertenecen al rgimen comn, con ello est
delimitando las obligaciones predicables del rgimen simplificado no en razn de su
calidad de comerciantes sino en razn de su actuar frente al rgimen fiscal, lo que
de suyo le imprime un tratamiento especial a este tipo de responsables.

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Rgimen Comn del Impuesto a las Ventas (IVA): Pertenecen al rgimen comn
del IVA la sociedades y personas naturales que seale la las normas legales. Art .
437 E.T.
Los comerciantes y quienes realicen actos similares a los de ellos y los importadores
son sujetos pasivos.
Son responsables del impuesto:
- En las ventas, los comerciantes, cualquiera que sea la fase de los ciclos de
produccin y distribucin en la que actan y quienes sin poseer tal carcter,
ejecuten habitualmente actos similares a los de aquellos;
- En la venta de aerodinos, tanto los comerciantes como los vendedores ocasionales
de stos;
- Los importadores;
- Los contribuyentes del Rgimen Comn del Impuesto sobre las Ventas, cuando
realicen compras o adquieran servicios gravados con personas pertenecientes al
rgimen simplificado, por el valor del impuesto retenido, sobre dicha transacciones.
Gran Contribuyente: Contribuyentes que por los ingresos y patrimonio que
administran son clasificados por la DIAN como grandes contribuyentes, competencia
que le es dada a la DIAN por las normas legales.
SEGN EN NUMERO DE PROPIETARIOS
Empresas Individuales: denominadas tambin empresas unitarias o de propietario
nico. En ellas, aunque una persona es la duea, la actividad de la empresa se
extiende a ms personas, quienes pueden ser familiares o empleados particulares.
Ejemplos: Almacn don PATRICIO, de propiedad exclusiva de don PATRICIO ROMERO.
Sociedades: son las empresas de propiedad de dos o ms personas llamadas
socios. Ejemplo: ROMERO & ROMERO, Ca. Ltda., de propiedad de PATRICIO ROMERO
y JUAN ROMERO.

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11. Las sociedades. Contrato. Clasificacin

Sociedades de Personas
2.2 LAS SOCIEDADES
2.2.1 Contrato de Sociedad
Las personas se agrupan por medio de un contrato de sociedad. Segn el Cdigo de
Comercio Art. 98 "por el contrato de sociedad dos o ms personas se obligan a
hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el
fin de repartirse entre s las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social".
La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurdica distinta de
los socios individualmente considerados.
La capacidad de la sociedad se circunscribir al desarrollo de la empresa o actividad
prevista en su objeto. Se entendern incluidos en el objeto social los actos
directamente relacionados con el mismo y los que tengan como finalidad ejercer los
derechos o cumplir las obligaciones, legales o convencionalmente derivados de la
existencia y actividad de sociedad. (Art. 99 C del Co.)
2.2.2 Clasificacin de las Sociedades
De acuerdo con la forma como se asocian, las sociedades pueden ser:
Sociedades de Personas
Se clasifican en:
Sociedad Colectiva:
Se constituye por dos o ms personas, los socios pueden aportar dinero o bienes y
su responsabilidad es ilimitada y solidaria. La razn social se forma con el nombre y
/ o apellidos de uno o varios socios seguido de la expresin & Compaa, Hermanos,
e Hijos u otra anloga (Art. 303 C. de Co.). Ejemplo: ROMERO, PARRA & Compaa.
La razn o firma social slo podr ser utilizada por las personas facultadas para
representar a la sociedad. Esta, a su vez, slo se obligar por las operaciones que,
adems de corresponder al objeto social, sean autorizadas con la razn o firma
social. (Art. 306 C. de Co).
La administracin de la sociedad colectiva corresponder a todos y cada uno de los
socios, quienes podrn delegarlas a sus consocios o en extraos, caso en el cual los
delegantes quedaran inhibidos para la gestin de los negocios sociales. Los
delegados tendrn las mismas facultades conferidas a los socios administradores
por la ley o por los estatutos, salvo las limitaciones que expresamente se les
impongan. (Art. 310 C. de Co)
Sociedad en Comandita Simple:
Se forma por dos o ms personas, de las cuales por lo menos una tiene
responsabilidad ilimitada. Los socios con responsabilidad ilimitada se denominaran
socios gestores, y los de responsabilidad limitada socios comanditarios. (Art. 323 C.

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socios gestores, y los de responsabilidad limitada socios comanditarios. (Art. 323 C.
de Co.); en la razn social debe figurar el nombre o apellido de los socios que tienen
responsabilidad ilimitada, seguido de la expresin & Ca. S. en C. (Art. 324 C.de Co.)
Ejemplo: Torres & Ca. S. en C.
La administracin de la sociedad estar a cargo de los socios colectivos, quienes
podrn ejercer directamente o por sus delegados, con sujecin a lo previsto para la
sociedad colectiva (Art. 326 C. de Co). Los comanditarios no podrn ejercer
funciones de representacin de la sociedad sino como delegado de los socios
colectivos y para negocios determinados. En estos casos debern indicar, al hacer
uso de la razn social, que obran por poder, so pena de responder solidariamente
con los gestores por las operaciones sociales que celebren o ejecuten. (Art. 327 C.
de Co).
Sociedad en Comandita por Acciones:
En el acto constitutivo de la sociedad no ser necesario que intervengan los socios
comanditarios; pero la escritura siempre se expresar el nombre, domicilio y
nacionalidad de los suscriptores, el nmero de acciones suscritas, su valor nominal
y la parte pagada. La sociedad en comandita por acciones no podr constituirse ni
funcionar con menos de cinco accionistas. (art 343 C. de Co). El capital de esta
sociedad estar representado en ttulos de igual valor. Mientras las acciones no
hayan sido ntegramente pagadas sern necesariamente nominativas. (Art. 344 C. de
Co).

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12. Las sociedades. Clasificacin Sociedades de

Capital (1/2)
Sociedades de Capital:
Se clasifican en:
Sociedad Annima:
Esta sociedad se formar por la reunin de un fondo social suministrado por
accionistas responsables hasta el monto de sus respectivos aportes; ser
administrada por gestores temporales y revocables. (Art. 373 C de Co.) Se forma con
un mnimo de cinco socios (Art. 374 C. de Co.). El Capital aportado est
representado en acciones (Art. 375 C. de Co.). La razn social se forma con el
nombre que caracteriza a la empresa seguido de la expresin S. A. Ejemplo: Galletas
Tostaditas S.A. Al constituirse la sociedad deber suscribirse no menos del
cincuenta por ciento del capital autorizado y pagarse no menos de la tercera parte
del valor de cada accin de capital que se suscriba. (Art. 376 C. de Co).
Sociedades de Economa Mixtas:
Son de economa mixta las sociedades comerciales que se constituyen con aportes
estatales y de capital privado.
Las sociedades de economa mixta se sujetan a las reglas de derecho privado a la
jurisdiccin ordinaria, salvo la disposicin legal en contrario. (Art. 461 C. de Co) En
el acto de constitucin de toda sociedad de economa mixta se sealaran las
condiciones que para la participacin del Estado contenga la disposicin que
autorice su creacin; el carcter nacional, departamental o municipal de la sociedad;
as como su vinculacin a los distintos organismos administrativos, para efecto de la
tutela que debe ejercerse sobre la misma. (Art. 462 C. de Co).
Sociedad de Responsabilidad Limitada:
Los socios pueden ser mnimos dos, mximo veinticinco (Art. 356 C. de Co.). El
capital est dividido en cuotas de igual valor (Art. 354 C. de Co.). La razn social
est seguida de la palabra Limitada o de su abreviatura Ltda. (Art. 357 C. de Co.).
Ejemplo: Almacn el Estudiante, Ca. Ltda. En las compaas de responsabilidad
limitada los socios respondern hasta el monto de sus aportes.
En los estatutos podr estipularse para todo o alguno de los socios una mayor
responsabilidad o prestaciones accesorias o garantas suplementarias, expresndose
su naturaleza, cuanta, duracin y modalidades. (Art. 353 C. de Co).
La representacin de la sociedad y la administracin de los negocios sociales
corresponden a todo y a cada uno de los socios; estos tendrn adems las
siguientes atribuciones:
1 . Resolver sobre todo lo relativo a la cesin de cuotas, as como a la admisin de
nuevos socios.

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2 . Decidir sobre el retiro y exclusin de socios.
3 . Exigir de los socios la prestaciones complementarias o accesorias, si hubiere
lugar;
4 . Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores, el
Representante Legal, el Revisor Fiscal o cualquier otra persona que hubiere
incumplido sus obligaciones u ocasionado dao o perjuicio a la sociedad, y
5 . Elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designacin le corresponda.
La junta de socios podr delegar la representacin y la administracin en un
gerente, estableciendo de manera clara y precisa sus atribuciones.
Sociedad sin nimo de Lucro:
Son las entidades que persiguen exclusivamente fines sociales, culturales,
deportivos y de servicios, sin nimo de lucro.
Ejemplo: el Club el Remanso, de propiedad de un fondo de empleados.

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13. Las sociedades. Clasificacin Sociedades de

Capital (2/2)
Escritura de Constitucin de una Sociedad "La sociedad se constituir por
escritura pblica en la cual se expresar":
1. El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el
nombre de las personas naturales deber indicarse su nacionalidad y documento de
identificacin legal; con el nombre de las personas jurdicas, la ley, decreto o
escritura de que se deriva su existencia.
2. La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado
como se dispone en relacin con cada uno de los tipos de sociedad que regula este
cdigo.
3. El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en
el mismo acto de constitucin.
4. El objeto social, esto es, la actividad o negocio de la sociedad, haciendo una
enunciacin clara y completa de las actividades principales. Ser ineficaz la
estipulacin en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades
enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relacin directa con aquel.
5. El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada
asociado en el acto de la constitucin. En las sociedades por acciones deber
expresarse, adems, el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las
acciones representativas del capital, la forma y trminos en que debern cancelarse
las cuotas debidas, cuyo plazo no podr exceder de un ao.
6. La forma de administrar los negocios sociales, con indicacin de las atribuciones
y facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las
asambleas de socios, conforme a la regulacin legal de cada tipo de sociedad.
7. La poca y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en
sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos
en los asuntos de su competencia.
8. Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales y la forma en
que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con
indicacin de las reservas que deban hacerse.
9. La duracin precisa de la sociedad y las causales de disolucin anticipada de la
misma.
10. La forma de hacer la liquidacin, una vez disuelta la sociedad, con indicacin de
los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las
condiciones en que, a falta de dicha indicacin, puedan hacerse distribuciones en
especie.
11. Si las diferencias que ocurran con los asociados entre s o con la sociedad, con
motivo del contrato social, han de someterse a decisin arbitral o de amigables

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motivo del contrato social, han de someterse a decisin arbitral o de amigables
componedores y en caso afirmativo, la forma de hacer la designacin de los rbitros
o amigables componedores.
12. El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar
legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta
funcin no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o a algunos de los
asociados.
13. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo est previsto en
la ley o en los estatutos.
14. Los dems pactos que, siendo compatibles con la ndole de cada tipo de
sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el
contrato (Art. 110 C. de Co).
Copia de la escritura social ser inscrita en el registro mercantil de la Cmara de
Comercio con jurisdiccin en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio
principal. Si se abren sucursales o se fijan otros domicilios, dicha escritura deber
ser registrada tambin en las Cmaras de Comercio que correspondan a los lugares
de dichas sucursales, si no pertenecen al mismo distrito de la Cmara del domicilio
principal. (Art. 111 C. de Co).

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14. Los comerciantes. Obligaciones

2.3 LOS COMERCIANTES
"Se denominan comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en
alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante
se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado,
intermediario o interpuesta persona". (Art. 10 C. de Co). Las personas que ejecuten
ocasionalmente operaciones mercantiles no se consideran comerciantes, pero
estarn sujetas a las normas comerciales en cuanto a dichas operaciones. (Art. 11 C.
de Co).
2.3.1 Quines son Comerciantes?
Se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos:
Cuando se halla inscrita en el Registro Mercantil.
Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto y
Cuando se anuncia al pblico como comerciante por cualquier medio. (Art. 13 C.
de Co).
Obligaciones de los Comerciantes
Matricularse en el Registro Mercantil.
Inscribir en el Registro Mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de
los cuales la ley exige esa formalidad.
Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.
Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y dems documentos
relacionados con sus negocios o actividades.
Denunciar ante el juez competente la cesacin en el pago corriente de sus
obligaciones mercantiles.
Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. (Art. 19 C. de Co).
Licencia de funcionamiento.
Los comerciantes legalmente establecidos, o sea matriculados en la Cmara de
Comercio, deben adquirir la licencia de funcionamiento a travs de la Alcalda
Municipal.
La licencia de funcionamiento es el documento que permite a un comerciante ejercer
el comercio de acuerdo con las normas del municipio. Cada municipio tiene
facultades (Acuerdo No. 42 del 31 de agosto de 1984) para determinar los trmites
y requisitos que puede exigir para otorgar la licencia de funcionamiento en su
jurisdiccin municipal.
Para obtener la licencia de funcionamiento, los comerciantes deben presentar los

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siguientes documentos, expedidos por la entidad correspondiente al domicilio de la
empresa:
Copia del Registro Mercantil expedido por la Cmara de Comercio.
Paz y salvo de la Tesorera Municipal por el pago de impuestos de industria y
comercio.
Patente de sanidad expedida por el Servicio de Salud Pblica.
Certificado del Cuerpo de Bomberos y Certificados expedidos por las Oficinas de
Planeacin Municipal y de Obras Pblicas, de acuerdo con la actividad u objeto
social del comerciante. Paz y salvo de Sayco y Acinpro.

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15. Las cuentas. Qu son. Concepto

Capitulo 3 - Las Cuentas
3.1. Las Cuentas - Conceptos
QU SON LAS CUENTAS?
Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que
diariamente realiza una empresa.
Al dar un nombre a una cuenta, ste debe ser tan claro, explcito y completo que por
el solo nombre se identifique lo que representa.
La cuenta es el componente ms elemental y bsico de la Contabilidad.
Es como una ficha de anotacin individual donde se anotan todos los movimientos
econmicos (contables) como por ejemplo tenemos las cuentas de: CAJA, CLIENTES,
BANCOS, etc.
QU PODEMOS ENTENDER POR CUENTAS?
La aproximacin a la idea de cuenta la podemos hacer por dos vas, la del concepto
y el de la estructura.
CONCEPTO DE CUENTA:
La cuenta es un instrumento de representacin y medida de un elemento
patrimonial que capta la situacin inicial de ste y las variaciones que
posteriormente se vayan produciendo en el mismo.
Cada cuenta nos ofrece una visin del elemento patrimonial que representa con
independencia de los dems que componen el patrimonio y la coordinacin de todas
ellas nos la da una visin global del patrimonio de la empresa.
A parte de representar elementos del patrimonio, las cuentas tambin pueden
referirse a funciones administrativas o a resultados.
Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una
fecha determinada; as mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un perodo
determinado.
De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance,
nominales o de ganancias y prdidas, y de orden.

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16. Cuentas. Clasificacin: Reales o de balance

3.1.2. Clasificacin de las cuentas:

Cuentas Reales o de Balance

Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y las deudas;
forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser
de Activo, Pasivo o Patrimonio.
Activo: representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad
de la empresa. Se entienden por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos,
las mercancas, los muebles y los vehculos; y por derechos, las cuentas por cobrar y
todos los crditos a su favor.
Caractersticas:
Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.
Estar bajo el control de la empresa.
Generar un derecho de reclamacin.
Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos, Clientes, Acciones, Terrenos
y otras que para su conocimiento y manejo encontrar usted, en forma detallada, en
el Plan nico de Cuentas, un poco ms adelante.
Pasivo: representa todas las obligaciones contradas por la empresa para su
cancelacin en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.
Caractersticas:
La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago.
Existe una deuda con un beneficiario cierto.
Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y aumentan su
movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su
saldo es crdito.

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A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con Bancos Nacionales,
Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, y otras que usted aprender a manejar
con el Plan nico de Cuentas.
Patrimonio: matemticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el
Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueo o dueos para constituir la
empresa y adems incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo
a favor de los dueos de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las
cuentas de Pasivo.
Caractersticas:
- Est constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueos de la
empresa.
- Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las prdidas del ejercicio
contable.
- Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas
del Pasivo.

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17. Cuentas. Clasificacin: Nominales, de resultado o

transitorias
Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias
Las cuentas nominales son llamadas tambin de resultado porque al final de un
ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; y son transitorias
porque se cancelan al cierre del perodo contable. Comprende las cuentas del
Estado de Ganancias y Prdidas: de Ingresos, Gastos Costo de Ventas.
Ingresos:
Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio
con el fin de obtener una ganancia.
Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y aumentan en el
Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo.
Gastos:
Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su
buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una prdida porque esos valores
no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios
pblicos y otros.
Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y aumentan en el
Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es dbito.
Costo de Ventas:
Representa el valor de adquisicin de los artculos destinados a la venta.
Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas empiezan y aumentan
en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; normalmente no se acreditan; su
saldo es dbito.
Cuentas de orden:
Hay dineros, documentos y bienes que estn en poder de la empresa y no son de su
propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o
negociacin.
Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de orden
deudoras se manejan como las cuentas de Activo, por lo tanto su saldo es dbito.
Ejemplo, Bienes y Valores Entregados en Custodia en Garanta.
Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociacin constituyen el
grupo de cuentas de orden acreedoras, stas se manejan como cuentas de Pasivo,
por lo cual su saldo es crdito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en
Custodia.

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Custodia.
Es importante destacar que este grupo de cuentas no afectan ni el Activo, ni el
Pasivo, ni el Patrimonio.

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18. Estructura de la cuenta

3.1.2. ESTRUCTURA DE LA CUENTA:
La cuenta se divide en 2 partes; una de ellas se destinan a recoger los aumentos de
valor y la otra recoge las disminuciones. El esquema de la cuenta se representa por
una T. La parte izquierda es la "debe", la derecha "haber", pero no tiene ninguna
relacin con el significado propio de la palabra.
Las anotaciones en el debe o en el haber se pueden sumar y ambas sumas
representan la dinmica de cada cuenta. Su diferencia o saldo revela la posicin
esttica de dicha cuenta.
3.1.3. EN QU FORMA SE HACE LA CUENTA?
La cuenta se representa en forma de T y tiene la siguiente estructura:
Sobre la barra horizontal se inscribe el nombre de la cuenta, en las dos columnas de
la misma se anotan los valores numricos, en la columna de la izquierda el debe
(Del verbo latino debere) y en la de la derecha el haber (del verbo latino habere) o
crdito (Pecuniam habens, habet omnem rem quem vult habere (tener dinero
significa tener todo lo que valga la pena tener).

Cuando en una cuenta anotamos una cantidad en el DEBE, se dice que estamos
haciendo un CARGO. Cuando es en el HABER, se dice que estamos haciendo un
ABONO.
Por ejemplo, vamos a realizar un CARGO en la cuenta de CAJA de 100.000 pesos.

Ahora un ABONO de 50.000 pesos en la misma cuenta:

Adelante diremos que dependiendo de la naturaleza de la cuenta, las cantidades se

colocarn en el DEBE o en el HABER. Cada cuenta slo puede ser de: ACTIVO,
PASIVO, INGRESOS o GASTOS. Por ejemplo, la cuenta de CAJA que estamos
utilizando es una cuenta de ACTIVO, por lo que las entradas en caja (ingresos de
dinero) se sitan en el DEBE. En nuestro caso prctico, hemos realizado un ingreso
de 100.000 pesos y una extraccin de 50.000 pesos.

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19. Saldo de una cuenta (1/2)

3.2. SALDO DE UNA CUENTA
Saldo de una cuenta.- Se denomina saldo de una cuenta a la diferencia entre el DEBE
y el HABER de la misma.
Existen tres tipos de saldo: DEUDOR (el Debe es mayor que el Haber), ACREEDOR
(el Haber es mayor que el Debe) y saldo NULO (ambos saldos son iguales.)
Obsrvese estos tres ejemplos:
SALDO DEUDOR

SALDO ACREEDOR

SALDO NULO

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20. Saldo de una cuenta (2/2)

EN QU MOMENTO SE HACEN LOS ASIENTOS (CANTIDADES MONETARIAS) EN
EL DEBE O EN EL HABER?
En otras palabras Cmo sabemos si la cantidad la tenemos que colocar en el DEBE o
en el HABER?, Por ejemplo en la cuenta de PROVEEDORES por qu se hizo as? Todo
depender del tipo de cuenta que sea. Obsrvese el siguiente esquema:

Las cuentas que hacen parte del Balance General o cuentas Reales son el Activo de
naturaleza debito, las cuentas del Pasivo y Patrimonio son de naturaleza crdito, las
cuentas nominales como el Gasto y el costo son de naturaleza debito y la del
Ingreso es de naturaleza crdito. Slo debemos conocer la naturaleza de la cuenta
para saber si debemos asentar la cantidad en el DEBE o en el HABER. Por ejemplo, la
cuenta BANCOS es una cuenta de ACTIVO, as que si ingresamos dinero, debemos
colocarlo en el DEBE, y si sacamos, en el HABER. Segn el esquema anterior, BANCOS
es una cuenta de ACTIVO y su aumento se reflejara segn el grfico:

Ejemplo de saldo
Supongamos que un cliente nuestro, JAVIER GONZALEZ, nos debe una factura con
una cuanta de $100.000 pesos. Lo primero que hacemos es abrir la cuenta del
cliente y CARGAR el importe en la parte correspondiente:

Ahora supongamos que el seor GONZALEZ nos hace un primer pago de $30.000
pesos.
Apuntaremos lo siguiente:

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De esta forma, el saldo de nuestro cliente es de $70.000 pesos, es decir, NOS DEBE
esa cantidad.
Debe tenerse en cuenta que el marco terico en el cual se desarrolla esta teora es la
ciencia econmica y que es a partir de los hechos contables (hechos econmicos)
que tienen valides estos conceptos.

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21. Hechos contables. Concepto y clasificacin

3.3. QU SON LOS HECHOS CONTABLES?
Los hechos contables son el proceso de identificar y registrar o incorporar
formalmente en la contabilidad los hechos econmicos realizando aquellos sucesos
puntuales que hacen variar las cuentas de la empresa.
Un hecho contable puede ser, por ejemplo, una venta, un pago, una compra, una
devolucin, etc.
Los hechos econmicos deben ser apropiadamente clasificados segn su naturaleza,
de manera que se registren en las cuentas adecuadas, esta clasificacin se debe
hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente econmico.
En desarrollo de las normas bsicas, las normas tcnicas regulan el ciclo contable. El
ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos
econmicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la
informacin (Art. 46 Decreto 2649 de 1993).
En nuestro ejemplo anterior, el seor GONZALEZ nos ha pagado $30.000 pesos. Ese
pago se puede contabilizar como un hecho contable con fundamento en
comprobantes debidamente soportados, los hechos econmicos se deben registrar
en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble.
3.3.1. CMO CLASIFICAMOS LOS HECHOS CONTABLES?
Se pueden definir como aquellos acontecimientos que afectan o pueden afectar el
patrimonio de la empresa. Segn las modificaciones que se produzcan en el activo,
en el pasivo y neto o en los resultados, podemos clasificar los hechos contables en:
Permutativos:
Son los hechos que se pueden alterar (activo, pasivo o neto) pero sin afectar a los
resultados. Por ejemplo la compra de un vehculo al contado, o el ingreso de
efectivo en el banco. Se cambia un elemento de activo que sube por otro que baja.
Modificativos:
Son hechos que alteran los resultados, bien aumentando o bien disminuyendo el
activo o el pasivo. Por ejemplo, el pago de una reparacin al contado, o el abono de
intereses de una cuenta corriente.
Mixtos:
Son hechos que son a la vez Permutativos y modificativos. Por ejemplo la venta al
contado de un coche usado por ms o menos su coste.

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22. Funcionamiento de la cuenta

3.4. CMO ES EL FUNCIONAMIENTO DE LA CUENTA?
En resumen: Si es una cuenta de activo el valor inicial se apunta a la izquierda, al
igual que los aumentos. Las disminuciones a la derecha. Si es una cuenta de pasivo
o Patrimonio, el valor inicial a la derecha, los aumentos a la derecha y las
disminuciones a la izquierda. Si es de gastos, slo tienen anotaciones (valor inicial y
aumentos) a la izquierda. Si es de cualquier tipo de ingresos al revs que la de
gastos.
Una vez definido lo que son hechos contables, el prximo paso consiste en indicar
la forma en cmo dejar una historia de estas transacciones, la cual consiste en llevar
libros para estos fines, el cual conocemos con el nombre de tenedura de libros por
partida doble.
Si bien, el Estatuto Mercantil clasifica los libros de comercio en obligatorios y
auxiliares, (Art. 49). Tratndose de libros obligatorios de contabilidad, la Corte
Constitucional precis que le corresponde al legislador determinarlos, siempre y
cuando se est de acuerdo con lo dispuesto sobre la materia en el Cdigo de
Comercio, de manera que las normas contables no contienen una clasificacin
rigurosa de cules son los libros que deben tener las personas obligadas a llevarlos.
En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la Superintendencia de
Sociedades se ha pronunciado reiteradamente manifestando que al no haber fijado
la ley de manera expresa cuales son, estos deben sujetarse a los lineamientos
establecidos en el art. 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los arts.
50, 52 y 53 del Estatuto Mercantil, de donde se desprende que para que la
contabilidad sea comprensible y til y las operaciones sean registradas en estricto
orden cronolgico, bien sea de manera individual o por resmenes globales no
superiores a un mes, es necesaria la utilizacin de los llamados libros Diario y Mayor.
En el Libro Diario se anotan las transacciones diarias en orden cronolgico, esto es,
se anotan todos los actos de comercio de tal forma "como si fuera nuestro diario
personal", anotamos los acontecimiento de nuestra vida diaria; de la misma manera
se hace con el libro diario comercial.
En el Mayor se registran los saldos en resumen cuenta por cuenta, de las
transacciones realizadas y anotadas en el diario, esta informacin es la base para
realizar los estados financieros.
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables segn el tipo de acto
de que trate, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes, de
origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes
intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o,
dejando constancia en estos de tal circunstancia. Art. 123 del Decreto 2649 de
1993. Los estados financieros deben elaborarse con fundamento en los libros en los
cuales se hubieren asentado los comprobantes. Art. 125 del Decreto 2649 de 1993.
Realicemos algunos ejemplos:

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1. La empresa Servicios Ltda., dedicada a prestar servicio de lavandera, se
constituye con un Capital (aporte social) de $100.000.000, esta empresa inicia
operaciones el da 1 de enero de 2007.
2. El da primero alquila un local por $200.000 mensuales, para el funcionamiento
de la lavandera.
3. El da 2 de enero abre una Cuenta Corriente en el Banco Nacional con
$80.000.000.=
4. El da 3 de enero compra equipo de lavandera por valor de $25.000.000, de lo
cual paga en efectivo $20.000.000 y gira un cheque por $5.000.000.
5. El da 4, compra un computador por $1.500.000, gira un cheque por $500.000 y
el saldo a crdito a 4 meses.
6. El da 5, compra 3 escritorios por valor de $150.000 y tres sillas por $60.000,
para lo cual gira cheque.
7. El da 6, Compra con cheque vehculo por $13.000.000, para reparto y
recoleccin de ropa para lavandera.
8. El da 6 de enero realiza contrato por servicios a 3 empleados, para pagarles
mensual $500.000 a cada uno.
9. El da 7, compra implementos de aseo para el lavado de la ropa por $300.000 con
cheque
10. El da 8, realiza servicio de lavado por $1.600.000 de contado
11. El da 9, realiza servicio de lavado a crdito por $1.000.000 al Hotel el
Caminante.
12. El da 10, compra chequera por $60.000
13. El da 14, paga servicio de Agua por $30.000 y telfono por $100.000. con
cheque
14. El da 15, paga la primera quincena de sueldo a los tres empleados.
15. El da 16, realiza factura No.0005 por servicio de lavandera al seor Pedro
Prez, por $1.800.000.
16. El da 25, paga servicio de electricidad por $150.000 con cheque.
17. El da 27, compra papelera por $50.000. paga con cheque
18. El da 28, compra tiles de aseo y cafetera por $80.000 en efectivo.
19. El da 30, el dueo del local le pide el favor le sea pagado el mes de arriendo del
local, la empresa gira un cheque.
20. El da 30, se paga la segunda quincena a los tres trabajadores, con cheque.
Con toda esta informacin se pide: Realizar los asientos en el Libro Diario y el Libro
Mayor.
Nota: En los siguientes captulos ofrecemos ejemplos hechos del Libro Diario y Libro
Mayor.

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23. Libro Diario. Ejercicio

Nota: para este ejercicio utilizaremos las cuentas "T", para representar el Libro
Mayor, adems, no utilizaremos los cdigos contables en este ejercicio.

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Notas:
En el numeral 9. El da 7, compra implementos de aseo para el lavado de la ropa por
$300.000 con cheque, se lleva al gasto el cual es un error voluntario, debido a que
este se manejarse como un gasto Diferido el cual trataremos ms adelante.
El numeral 12, gasto de chequera es un gasto financiero cuenta 53. No Operacional.
El numeral 17, compra de papelera se maneja como gasto diferido el cual
trataremos ms adelante.
El numeral 20, pago de arriendo, este tiene una causacin especial, debido a que
este tipo de transacciones maneja Impuestos el cual esta vez pasamos por alto de
manera voluntaria, debido a que los impuestos sern tratados ms adelante.(La
sumatoria de los valores debito deben ser igual a la sumatoria de los valores crdito,
por lo cual se verifica la partida doble.)

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24. Libro Mayor. Ejercicio

Asientos en el Libro Mayor:
Los movimientos realizados en el Libro Diario se trasladan al mayor de manera
resumida, utilizando para ello una cuenta "T", por cada una de las cuentas que se
afectaron o tuvieron movimiento.

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NOTA: Con este captulo hemos llegado al final del curso en su primera parte.
Recuerda que ste consta de cinco partes en total, que puedes cursar cuando desees.

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