GUA

PARA LA MEJORA DE LA GESTIN PREVENTIVA

Modelos de gestin
y documentacin de la actividad preventiva

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GUA
PARA LA MEJORA EN LA GESTION PREVENTIVA
MODELOS DE GESTIN
Y DOCUMENTACIN DE LA ACTIVIDAD PREVENTIVA

ndice
Introduccin

Modelos de gestin preventiva

Documentacin

Marco legal

Obligacin general del empresario

Documentacin de las actuaciones bsicas

GUA PARA LA MEJORA EN LA GESTIN PREVENTIVA

Introduccin
Esta gua recoge dos aspectos clave en la gestin de la prevencin de riesgos
laborales: la seleccin de un modelo de gestin preventiva y el apartado de la
documentacin.El modelo de gestin determinar la adecuacin de los medios
materiales y humanos en prevencin a nuestra realidad empresarial y por tanto
de ello depender la eficacia de este sistema.
Por otra parte, la documetnacin es una obligacin, pero a la vez es el fiel
reflejo de un cumplimiento escrupuloso de las obligaciones empresariales en
materia de seguridad y salud.

Modelos de gestin preventiva

Recordemos que las modalidades posibles en organizacin de recursos para el
desarrollo de las actividades preventivas son:
Asumiendo el empresario personalmente tal actividad
Designando a uno o varios trabajadores para llevarla a cabo
Constituyendo un Servicio de Prevencin Propio
Recurriendo a un Servicio de Prevencin Ajeno. Es decir subcontratando tal actividad
Antes de pasar a ver cada una de las modalidades recordemos algunos
conceptos:
Servicio de Prevencin Propio es el conjunto de medios
humanos y materiales de la empresa necesarios para la realizacin
de las actividades en prevencin.
Servicio de Prevencin Ajeno es el prestado por una entidad

Modelos de gestin y documentacin de la actividad preventiva

especializada que concierte con la empresa la realizacin de

actividades en prevencin, el asesoramiento y apoyo que precise en
funcin de los tipos de riesgos o ambas actuaciones conjuntamente.
Los Servicios de Prevencin tendrn carcter multidisciplinar,
entendiendo por tal la conjuncin coordinada de dos o ms
disciplinas tcnicas o cientficas en materia de Prevencin de Riesgos
(Seguridad en el trabajo, Higiene industrial, Psicosociologa y
Ergonoma aplicada y Vigilancia de la Salud)
El anexo I relaciona las actividades de especial peligrosidad como puedan ser
Trabajos con radiaciones ionizantes, trabajos con agentes cancergenos, txicos construccin,
manipulacin de productos qumicos de alto riesgo, manipulacin de explosivos, manipulacin
de agentes biolgicos de los grupos 3 y 4, trabajos de minera, actividades subacuticas,
construccin, siderurgia, produccin gases comprimidos, licuados o disueltos, trabajos en alta
tensin, trabajos con gran cantidad de polvo silceo
La formacin en materia de Prevencin de Riesgos se divide en 3 niveles:
Nivel Bsico (duracin del programa 30 50 horas)
Nivel Intermedio (duracin del programa 300 horas)
Nivel Superior ( duracin del programa parte comn 350 horas y para cada una de las
especialidades 250 horas, no se incluye vigilancia de la salud)
Asuncin personal por el empresario de la actividad preventiva
Con la excepcin de la vigilancia de la salud, esta modalidad ser posible
cuando:
La empresa sea de menos de seis trabajadores
Que las actividades desarrolladas por la empresa no estn incluidas en el anexo I
Que el empresario desarrolle de forma habitual su actividad en el centro de trabajo
Que tenga la capacidad correspondiente a las funciones preventivas que va a desarrollar. (Nivel
bsico, nivel intermedio o nivel superior)

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Designacin de trabajadores
La designacin de trabajadores ser posible cuando:
El nmero de trabajadores designado as como los medios que el empresario ponga a su
disposicin y el tiempo de que dispongan para el desempeo de su actividad sean los necesarios
para desarrollar sus funciones
La capacidad de los trabajadores sea la adecuada a las funciones a desempear (nivel bsico,
nivel intermedio, nivel superior)
La actividad preventiva se deber someter a una auditora externa inicialmente y cada 5 aos o
cuando la autoridad laboral lo solicite
Servicio de prevencin propio

El empresario deber constituir un servicio de prevencin propio cuando

concurra alguno de los siguientes supuestos:
Que se trate de empresas que cuenten con ms de 500 trabajadores
Que, tratndose de empresas de entre 250 y 500 trabajadores, desarrollen alguna de las
actividades incluidas en el Anexo I
Que, tratndose de empresas no incluidas en los apartados anteriores, as lo decida la Autoridad
laboral, previo informe de la Inspeccin de Trabajo y Seguridad Social y, en su caso, de los
rganos tcnicos en materia preventiva de las Comunidades Autnomas, en funcin de la
peligrosidad de la actividad desarrollada o de la frecuencia o gravedad de la siniestralidad en la
empresa, salvo que se opte por el concierto con un Servicio de Prevencin Ajeno
Servicio de prevencin ajeno
El empresario deber recurrir a uno o varios servicios de prevencin ajenos,
que colaborarn entre s cuando sea necesario, cuando concurra alguna de
las siguientes circunstancias:

Modelos de gestin y documentacin de la actividad preventiva

Que la designacin de uno o varios trabajadores sea insuficiente para la realizacin de la

actividad de prevencin y no concurran las circunstancias que determinan la obligacin de
constituir un servicio de prevencin propio
Cuando la Autoridad Laboral determine la necesidad de constituir Servicio de Prevencin Propio
o recurrir a uno Ajeno
Que se haya producido una asuncin parcial de la actividad preventiva, bien en caso de Servicio
de Prevencin Propio como cuando se asuma la actividad preventiva (vigilancia de la salud)

Documentacin

Marco legal

obligaciones

De forma general las

que tiene el empresario en
cuanto a la documentacin de las actividades preventivas estn recogidas en
la Ley 31/1995 de Prevencin de Riesgos Laborales.
Existen otra serie de requisitos documentales derivados de las mltiples
disposiciones en materia de seguridad y salud existentes, que vienen a
ampliar y completar el deber general de documentacin recogido en la Ley
31/95.

Obligacin general del empresario recogida en el art. 23 de la ley de

prevencin de riesgos laborales
Las obligaciones generales del empresario vienen establecidas en la
31/95 de Prevencin de Riesgos Laborales. En particular en su artculo 23 se
concreta qu documentacin debe el empresario elaborar y conservar a

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disposicin de las Autoridades correspondientes.

LEY 31/95 ART. 23
El empresario elaborar y conservar a disposicin de la autoridad
laboral:
Evaluacin e los riesgos para la seguridad y salud en el trabajo y planificacin de las
actividades preventivas
Medidas de proteccin y prevencin a adoptar
Resultado de los controles peridicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los
trabajadores
Prctica de los controles del estado de salud de los trabajadores
Relacin de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que causen incapacidad
superior a un da

notificar

El empresario deber
por escrito a la autoridad laboral y
poner a disposicin de la autoridad sanitaria los daos para la salud de los
trabajadores a su servicio que se hubieran producido con motivo del desarrollo
de su trabajo. Toda esta documentacin deber ponerse a disposicin de la
Autoridad Sanitaria.

Evaluacin de riesgos y planificacin de la actividad preventiva

La evaluacin de riesgos es un documento elaborado por el servicio de
prevencin o los trabajadores designados en la empresa que recoge los
resultados del anlisis y valoracin de los riesgos existentes en el puesto de
trabajo. Como mnimo debe contener:
La identificacin del puesto de trabajo
Los riegos existentes y la relacin de trabajadores afectados
El resultado de la evaluacin y las medidas de prevencin y proteccin a adoptar
Los criterios y procedimientos de evaluacin empleados y en caso de realizarse mediciones el
mtodo de medicin empleado
Deber elaborarse y conservarse tanto la evaluacin inicial de riesgos como

Modelos de gestin y documentacin de la actividad preventiva

las sucesivas actualizaciones y revisiones peridicas.

periodo

Los planes de prevencin se elaboran para un

de tiempo
determinado. En caso de que este periodo sea superior al ao deber
establecerse un programa anual de actividades. Los planes de prevencin
deben contemplar:
El modelo organizativo a adoptar y la atribucin de funciones dentro de la empresa
Los medios materiales y humanos necesarios y los recursos econmicos a asignar
Las medidas preventivas a adoptar, contemplando todas las actuaciones preventivas bsicas as
como los procedimientos de informacin, consulta y participacin de los trabajadores
Las prioridades y plazos de ejecucin
La asignacin de responsabilidades
El control peridico de su cumplimiento

Medidas de prevencin y proteccin

evaluacin

Como ya se ha indicado la propia

de riesgos
determinar las medidas de prevencin y proteccin a adoptar. El plan de
prevencin integrar estas medidas estableciendo prioridades en su ejecucin
en funcin de la magnitud del riesgo existente y del nmero de trabajadores
expuestos.

Resultados de los controles peridicos de las condiciones de trabajo y de la

actividad de los trabajadores
Los resultados obtenidos en la evaluacin de riesgos pueden determinar para
aquellos puestos en los que exista un mayor riesgo potencial la necesidad de
practicar una serie de controles o inspecciones peridicas, dichos

controles debern ser documentados y archivados por la empresa.

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Prctica de los controles del estado de salud de los trabajadores

controles

Los
del estado de salud de los trabajadores son realizados
por el personal mdico del Servicio de Prevencin. El empresario deber
conservar la documentacin elaborada y remitida por dicho Servicio, en la
cual constar informacin relativa a:
Tipos de controles realizados y relacin de trabajadores a los que se les han practicado
Metodologa y protocolos aplicados
Periodicidad
Conclusiones o resultados de los mismos, pero no el contenido de la informacin mdica que
es de carcter confidencial

Relacin de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que causen

incapacidad superior a un da
En caso de accidentes, graves, muy Graves y leves que afecten a ms de 4
trabajadores la empresa est obligada a:
Elaborar relacin de accidentes y enfermedades profesionales que causen baja superior a un
da de trabajo
Notificar los daos a la salud producidos a travs del parte oficial de accidente que ser
entregado a la entidad gestora, sta a su vez deber remitirlo en un plazo de 10 das hbiles
a la Autoridad Laboral y a la Direccin de Informtica y Estadstica del Ministerio de Trabajo
Se realizar adems una comunicacin urgente a la Autoridad Laboral en un plazo de 24
horas
Documentacin de las actividades bsicas

Organizacin de la prevencin

actividad

La empresa en funcin de la peligrosidad de su

y de su
nmero de trabajadores podr optar por uno o una combinacin de los

Modelos de gestin y documentacin de la actividad preventiva

modelos organizativos previstos en la Ley de Prevencin de Riesgos Laborales y

el Reglamento de los Servicios de Prevencin:

Documentacin
En caso de designacin de trabajadores:
Documento acreditativo de la designacin
Justificantes de la formacin de los trabajadores designados
Informes de resultados de las auditoras del sistema de prevencin
elaborados por Entidades Auditoras
En caso de concertacin con un Servicio de Prevencin Externo:
Contrato de Servicio de prevencin en el que se especifique:
Identificacin de la entidad que acte como Servicio de
Prevencin
Identificacin de la entidad destinataria, especificando los
centros para los que se realiza el concierto
Especificacin de las actuaciones preventivas a desarrollar
Actuaciones de vigilancia de la salud, en su caso duracin del
concierto
Condiciones econmicas
Documento de Memoria y Programacin Anual remitido por el Servicio de
Prevencin Externo
En caso de constitucin de un Servicio de Prevencin Propio:
Documentacin acreditativa de las instalaciones y medios con que cuenta
el Servicio
Acreditacin de la capacitacin tcnica de los tcnicos de prevencin.
Memoria y programaciones anuales del Servicio.
Informes de resultados de las auditoras del sistema de prevencin
elaborados por Entidades Auditoras

Informacin, consulta y participacin de los trabajadores

obliga

La actual normativa en prevencin

a establecer una sistemtica
de informacin, consulta y participacin con los trabajadores. En las empresas
en las cuales existan representantes de los trabajadores la participacin se
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realizar a travs de stos, en concreto a travs de los Delegados de

Prevencin, que son los representantes con funciones especficas en Prevencin
de Riesgos Laborales.
Documentacin
Acta de eleccin de los Delegados de Prevencin por y entre los representantes de los
trabajadores
En las empresas con ms de 50 trabajadores, acta de constitucin del Comit de Seguridad y
Salud
Certificados de la formacin recibida por los Delegados de Prevencin o miembros del Comit
de Seguridad y Salud
Notas informativas a los representantes de los trabajadores a efectos de consulta sobre las
cuestiones que afecten a la seguridad y salud de los trabajadores

Formacin de los trabajadores

Conforme a lo dispuesto en la Ley 31/95, los trabajadores recibirn
formacin en materia preventiva:
Al ingreso en la empresa
A consecuencia de un cambio de puesto de trabajo
Debido a cambios tecnolgicos
Peridicamente
Documentacin
Certificados de cursos en materia preventiva impartidos por empresas externas
Certificados de cursos en materia preventiva impartidos por personal de la empresa
Planes de formacin de Prevencin de Riesgos Laborales

Medidas de emergencia

analizar

El empresario, deber
las posibles situaciones de
emergencia y adoptar las medidas necesarias en materia de primeros auxilios,

10 Modelos de gestin y documentacin de la actividad preventiva

lucha contra incendios y evacuacin de los trabajadores.

Documentacin
Revisiones de las instalaciones de proteccin contra incendios
Plan de medidas de emergencia que contemple las diversas posibles situaciones de
emergencia estableciendo:
Pautas de actuacin para el personal
Ubicacin de los elementos de lucha contraincendios y otro material de
proteccin
Telfonos de emergencia y Centros sanitarios a los que se deba acudir
Certificados de informacin/formacin a los trabajadores miembros de los equipos de
emergencia

Investigacin de daos para la salud de los trabajadores

salud

Cuando se produzca algn dao para la

de los trabajadores o se
detecte a travs de los controles mdicos de vigilancia de la salud de los
trabajadores que las medidas de prevencin estn siendo insuficientes la
empresa adems de cumplir con sus obligaciones de notificacin deber
realizar una investigacin al respecto.
Documentacin
Informe de investigacin de accidentes de trabajo, que incluya como mnimo:
Datos de la empresa
Datos del accidentado
Datos del accidente
Causas del mismo
Conclusiones y medidas preventivas propuestas para evitar su repiticin
Informe de investigacin de enfermedad profesional que incluya
Datos de la empresa
Datos proporcionados por el Servicio de Prevencin
Causas
Medidas a adoptar

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11

Ejemplo: Informe interno de investigacin de accidente leve.

Equipos de trabajo
Los equipos de trabajo debern cumplir con la normativa que les sea
de aplicacin, debiendo quedar en todo momento garantizada la
seguridad de los trabajadores al utilizarlos.
Documentacin
Manual de instrucciones del equipo
Resultados de las comprobaciones iniciales y revisiones peridicas efectuadas
Marcado CE / Declaracin de conformidad
Informes relativos al cumplimiento del R.D 1215/97
Esta documentacin deber conservarse durante todo el periodo de
vida til del equipo.

12 Modelos de gestin preventiva. Documentacin

Equipos de proteccin individual

evitar

Cuando existen riesgos que no se pueden

o controlar mediante
otro tipo de medidas el empresario deber proporcionar a los trabajadores los
equipos de proteccin individual adecuados y velar porque los utilicen.
Documentacin
Folleto informativo y manual de instrucciones del fabricante
Ficha de registro y control de las operaciones de mantenimiento
Justificante de la entrega del equipo y las instrucciones relativas a su utilizacin y
mantenimiento con el correspondiente recib del trabajador
Justificante de la informacin y formacin proporcionadas al trabajador en relacin con los
riesgos del puesto y el uso del EPI
Ejemplo: Ficha de registro y control de las operaciones de mantenimiento.

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Utilizacin de productos qumicos

documentacin

El empresario deber disponer de la

relativa
a los productos qumicos utilizados a fin de conocer los riesgos asociados a
los mismos.

Documentacin
La ficha de seguridad del producto, tanto para sustancias como para preparados
Dependiendo de la cantidad de productos qumicos que almacene el empresario
deber tener un proyecto que se adecue a la correspondiente Instruccin Tcnica
Correspondiente

Coordinacin de actividades empresariales

concurran

Cuando
trabajadores de distintas empresas en un mismo
centro de trabajo stas tienen la obligacin de coordinarse para dar
cumplimiento a la normativa sobre prevencin de riesgos laborales. La
empresa titular deber hacer llegar a las dems empresas la informacin sobre
los riesgos, medidas preventivas y de emergencia relativas al centro de
trabajo.
Cuando exista una relacin contractual de forma que los trabajadores de las
empresas subcontratistas operen en centros de trabajo o con equipos
pertenecientes a la empresa principal, sta deber vigilar el cumplimiento de
la normativa en prevencin por parte de dichas empresas subcontratistas.

Documentacin
EMPRESA TITULAR:
Documento de informacin a las dems empresas sobre los riesgos existentes, medidas de
emergencia y medidas preventivas a adoptar
En caso de subcontratacin de la actividad, documentacin justificativa del
cumplimiento por parte de las subcontratistas de las normas de prevencin:

14 Modelos de gestin y documentacin de la actividad preventiva

Contrato de Servicio de Prevencin o documentacin de trabajadores

designados.
Evaluaciones de riesgos
Justificantes de formacin de los trabajadores
Justificantes de la prctica de los reconocimientos mdicos
Recibs de los EPIs cuando sea necesario su uso
EMPRESAS QUE OPERAN EN EL CENTRO DE TRABAJO O CON EQUIPOS DE TRABAJO
PERTENECIENTES A LA EMPRESA TITULAR:
Documento de informacin proporcionado por la empresa titular sobre los riesgos
existentes, medidas de emergencia y medidas preventivas a adoptar

Relaciones de trabajo temporales

contratados

Los trabajadores
temporalmente, deben disfrutar de
los mismos niveles de proteccin en seguridad y salud que los trabajadores
fijos.

Documentacin
DOCUMENTACIN A SUMINISTRAR A LA EMPRESA DE TRABAJO TEMPORAL:
ANTES DE LA CONTRATACIN:
Informacin sobre:
Caractersticas del puesto a cubrir
Cualificacin y capacidades requeridas para el mismo
Formacin en prevencin de riesgos laborales requerida
Medidas de vigilancia de la salud necesarias
Evaluacin de riegos del puesto a cubrir y medidas preventivas a adoptar

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DURANTE LA CONTRATACIN
Informacin sobre daos a la salud producidos al trabajador
Resultados de las evaluaciones de riesgos del puesto realizadas con posterioridad a la
Incorporacin del trabajador
DOCUMENTACIN QUE DEBE PROPORCIONAR LA ETT
Certificado mdico de aptitud del trabajador para el puesto de trabajo
Certificado de cualificacin del trabajador
Justificantes de la formacin en prevencin de riesgos impartida al trabajador
Certificacin de que el trabajador ha sido debidamente informado de las caractersticas y
requerimientos del puesto y de los resultados de la evaluacin de riesgos

16 Modelos de gestin y documentacin de la actividad preventiva

CONSELLERIA DECONOMIA, HISENDA I OCUPACI

Diagnstico y Control de Salud Laboral S.l.