CONSERVACIN DE LA BIODIVERSIDAD EN LAS ZONAS DE CULTIVOS DE PALMA

ATN/FM-13216-CO
TRMINOS DE REFERENCIA

TERMINOS DE REFERENCIA
CONSULTORIA PARA LA ACTUALIZACIN E IMPLEMENTACIN DE LA
ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES PARA EL PROYECTO GEF PAISAJE
PALMERO BIODIVERSO - PPB
I. ANTECEDENTES
Que la cooperacin tcnica ATN/FM-13216-CO: Conservacin de la
Biodiversidad en las Zonas de Cultivos de Palma, es financiada por el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID) con Fondos del Fondo para el Medio
Ambiente Mundial (FMAM) y ejecutado por la Federacin Nacional de
Cultivadores de Palma - FEDEPALMA.
Que el objetivo del Proyecto es contribuir a la conservacin de la biodiversidad
en las zonas de cultivo de palma y a un manejo sostenible de los ecosistemas
palmeros, mediante una mejor planificacin de los cultivos y la adopcin de
prcticas agroecolgicas en zonas de expansin de la actividad palmera.
Que para la consecucin de los alcances del proyecto definidos en la matriz de
resultados, se cuenta con un plazo hasta julio de 2018 y un presupuesto global
de US $ 18,580,000 (incluye aporte del FMAM, contrapartida y cofinanciamiento).
Que las entidades socias del proyecto son Fedepalma, Cenipalma, el Instituto
Humboldt y WWF Colombia. Las cuatro entidades socias direccionan
estratgicamente el proyecto y podrn apoyar tcnicamente y co-financiar
algunas de sus temticas o productos especficos. Como entidades
cooperantes, el proyecto ya cuenta con el IDEAM, Parques Nacionales y cuatro
corporaciones autnomas regionales, y espera contar tambin con el apoyo de
los Ministerios de Ambiente y Desarrollo Sostenible, y de Agricultura y
Desarrollo Rural. Por su parte, el proyecto se est implementando en seis
ncleos palmeros beneficiarios.
Que para la ejecucin de esta iniciativa, Fedepalma conform una Unidad
Coordinadora del Proyecto (UCP), conformada por el Coordinador Nacional del
Proyecto, tres coordinadores tcnicos, un Analista Asistente Administrativo y
Financiero y un Especialista de Seguimiento y Evaluacin.
Que el proyecto est estructurado en los siguientes componentes tcnicos: (i)
Planificacin y manejo ambientalmente adecuado de los sistemas palmeros, (ii)
Conservacin y valoracin de servicios ambientales en sistemas palmeros, (iii)
Usos y mercados diferenciados para productos que contribuyen a la

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biodiversidad (iv) Seguimiento, comunicacin y evaluacin de impactos, y (v)

Coordinacin. Cada uno de estos, est asociado a unas temticas definidas y a
una matriz de productos y resultados. Sin embargo, es importante destacar
que la UCP hizo una revisin de la propuesta inicial de ejecucin y present una
nueva PIP (Propuesta de Implementacin del Proyecto) que ya est en
ejecucin.
Que la distribucin de actividades, productos y resultados a cargo de los tres
coordinadores tcnicos se est haciendo con base en las tres escalas de
intervencin planteadas: Regin, Paisaje-Ncleo y Ncleo-finca y las temticas
que estn directamente relacionadas.
Que para la socializacin, visibilizacin y posicionamiento del Proyecto
(avances, resultados e impactos), se requiere contratar un profesional senior
en el rea de comunicaciones para la actualizacin y reforzar la implementacin
de la estrategia de comunicaciones internas (dirigida a Fedepalma y
Cenipalma) y externas, enfocada en los socios y actores claves del proyecto,
medios de comunicacin, entre otros pblicos que sean identificados como
objetivo. Lo anterior incluye el apoyo y acompaamiento a la implementacin
de la estrategia de sistematizacin y gestin del conocimiento del proyecto, la
cual debe articularse y ser complementaria a la estrategia de comunicaciones.
II.

OBJETO

Apoyar la actualizacin e implementacin y ejecucin de la estrategia de

comunicaciones del proyecto GEF Paisaje Palmero Biodiverso, en su
componente interno, institucional, y con sus grupos de inters.
III. ACTIVIDADES
EL CONSULTOR prestar sus servicios de consultora, en el marco del Proyecto
GEF Paisaje Palmero Biodiverso. Especficamente se le podrn encargar las
siguientes tareas entre otras actividades que tengan relacin con el objeto
contractual:
1.

Con apoyo de la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), organismo

ejecutor y entidades socias, revisar la estrategia de comunicacin, los
mensajes claves y los mecanismos de comunicacin que actualmente
usa el proyecto, identificando los principales obstculos y retos que ha
tenido la implementacin de la Estrategia de comunicaciones con las

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2.
3.
4.

5.

principales audiencias objetivo y proponer e implementar acciones de

mejora.
Actualizar el anlisis de los grupos claves con quienes se debe
establecer comunicacin, y as poder determinar los intereses y
motivaciones que tienen para involucrarse en el PPB.
Actualizar la Estrategia de comunicaciones (Hoja de ruta) del PPB, de
manera coordinada con el grupo de comunicaciones de Fedepalma y el
Equipo del PPB, y alineada con el plan de trabajo y metas del Proyecto.
Definir y socializar con la UCP, socios y consultores del proyecto un
protocolo de comunicaciones para las actividades del proyecto (con
especial nfasis en el trabajo en campo) y pautas para el manejo de
medios.
Actualizar el plan de implementacin de la estrategia de
comunicaciones, que incluya cronograma de actividades, presupuesto
asociado, indicadores de avance y la elaboracin de instrumentos que
hagan posible dicha implementacin, entre los cuales pueden estar:
a)
b)
c)

d)

e)

f)

Proponer acciones que fortalezcan las alianzas, trabajo y visibilidad

del PPB con los ncleos palmeros y productores beneficiarios.
Diseo de una pgina web para el proyecto y generacin de
contenido peridico para actualizarla.
Buscar alianzas con medios de comunicaciones nacionales,
regionales y/o locales, con el objetivo de comunicar acciones en
coordinacin con la oficina de comunicaciones de Fedepalma y
diseminar actividades y resultados del PPB.
Coordinar la elaboracin de publicaciones y materiales de visibilidad
del proyecto mediante la elaboracin de trminos de referencia o
especificaciones tcnicas, revisin de propuestas y apoyo en la
seleccin de proveedores; adems de la supervisin de los informes
de avances y productos finales.
Disear e implementar un plan de trabajo para documentar
(imgenes y videos) los casos de xito en las diferentes
intervenciones del componente 1, 2 y 3. Por ejemplo: certificacin
RSPO del ncleo, plan finca, planeacin ambiental y productiva
regional, apicultura, etc. En el caso de videos, esto incluye la
elaboracin del guin, coordinacin de la produccin, filmacin y
edicin as como la estrategia de diseminacin.
Establecer alianzas internas y externas, por ejemplo, con redes de
organizaciones para transmitir informacin de los estudios a pblicos
de inters en distintas localidades del pas, a travs de la estructura
de comunicacin que estas organizaciones tienen. Adicionalmente,
deber establecer un plan de trabajo para coordinar y articular

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g)

h)
i)

j)
k)

6.
7.
8.

9.

10.
11.

acciones con los equipos de comunicacin y prensa de los socios

involucrados
Actualizar constantemente la base de datos de entidades
involucradas directamente con el proyecto y/o con inters actual o
potencial, como lo son: ministerios, corporaciones, ncleos
palmeros, entidades socias, ONG, CARs, universidades, comunidades
indgenas, periodistas, acadmicos, lderes de opinin, movimientos
polticos, dirigencia regional y local, gremios, entre otros.
Coordinar la divulgacin de los resultados del PPB con los diferentes
medios de comunicacin, incluyendo a las empresas Ancla
beneficiarias, los socios y grupos de inters relevantes.
Desarrollar un boletn digital mensual o bimestral, con noticias de
avances clave, impactos e historias de xito del Proyecto, para ser
transmitidos por el medio de comunicacin que se defina como
idneo para alcanzar los objetivos de socializacin y visibilizacin
tanto al interior de Fedepalma y Cenipalma, como con socios y
pblicos de inters.
Apoyar la actualizacin las redes sociales de Fedepalma y asociadas
al proyecto, a travs de la generacin de contenidos.
Identificar eventos de carcter local, regional o nacional, donde sea
estratgico y relevante para el proyecto presentar los resultados
alcanzados y sus acciones futuras.

Coordinar la puesta en marcha de la estrategia actualizada una vez haya

sido aprobada por las instancias requeridas.
Apoyar y supervisar la implementacin de la estrategia de
sistematizacin y gestin del conocimiento, y promover su articulacin
con la estrategia de comunicaciones.
Coordinar y preparar el contenido y la metodologa para desarrollar un
taller de capacitacin al equipo del PPB en el manejo de los trminos,
mensajes y conceptos clave, con el fin de que la divulgacin en los
medios de comunicacin sea fiel al contenido de los resultados del PPB y
acorde a los lineamientos de Fedepalma y el BID.
Apoyar al equipo del PPB en el diseo e implementacin de Talleres y
Foros, a nivel local, regional y Nacional. Estos eventos deben contar con
la participacin de los diferentes socios (Humboldt, IAvH, Cenipalma,
Fedepalma, BID) y actores involucrados activamente en el proyecto y
sus diferentes actividades.
Asistir a las reuniones relevantes para el ptimo ejercicio de sus
obligaciones contractuales.
Disear Trminos de referencia y apoyar los procesos de contratacin de
las entidades y/o profesionales para la implementacin de actividades

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14.

de la estrategia (diseadores, produccin audiovisual, publicaciones,

etc).
Realizar reportes de avance de la estrategia.
Los dems que se le asignen en desarrollo del objetivo contractual.
Seguimiento al consultor o consultores encargados de realizar la
sistematizacin de informacin del proyecto.

IV.

PRODUCTOS

En el primer mes de contrato el/la consultor/a deber presentar un plan

estratgico de ejecucin con su cronograma de actividades que indique
claramente los tiempos, actividades y productos. Este plan ser acordado
conjuntamente con el Coordinador Nacional del Proyecto y la UCP.
Entre los productos esperados en el marco de la consultora se encuentran:
a. Un documento de Comunicacin y hoja de ruta diseados con los siguientes
elementos bsicos:
- Qu audiencias necesitan ser alcanzadas por el componente de
comunicacin?
- Cules son los cambios de comportamiento requeridos?
- Qu mensajes son los ms apropiados?
- Qu canales de comunicacin son los ms efectivos?
- Cmo se seguir el proceso de comunicacin al finalizar el proyecto?
b. Informe de los resultados esperados de la implementacin de la estrategia
de comunicacin y plan de accin con presupuesto asociado:
- Actividades de difusin, movilizacin de apoyo social y comunicacin para
el desarrollo (incluyendo acciones dirigidas a las poblaciones
participantes) incluyendo herramientas y actividades de comunicacin
bsicas, como ser: Spots publicitarios, radiales, de TV y otros.
- Identificacin y generacin de noticias, informes, noticias de avances,
impacto y buenas prcticas, entre otras.
- Preparar los textos para las publicaciones dirigidas a los diferentes
pblicos-local, regional, nacional e internacional; incluyendo la
actualizacin del brochure del proyecto.
- Organizacin de entrevistas, y otros productos de comunicacin para los
medios incluyendo programas radiales, videos, noticias de prensa, afiches
y otros.

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c. Piezas de comunicacin establecidas en la estrategia de comunicaciones del

proyecto, las cuales deben ser diseadas con base a la informacin entregada
por la UCP.
d. Guiones / narraciones en off para al menos dos (2) videos del proyecto, los
cuales se disearn en conjunto con el equipo de consultores del proyecto. El
consultor apoyar el proceso de contratacin de la produccin con un
proveedor externo.
e. Pgina web diseada y actualizada peridicamente con contenidos del
Proyecto, los cuales se elaborarn y actualizarn con el apoyo de la UCP, de
manera peridica y segn requerimiento.
f. Boletn mensual o bimestral del proyecto el cual incluir noticias, testimonios
columnas, noticias, fotografas, mapas, etc. Se redactar bimestralmente o
cuando sea requerido por la UCP,
g. Canales de comunicaciones en redes sociales (twitter, Facebook y Youtube)
con generacin de cpsulas de contenido basado en la informacin recopilada
de las actividades realizadas en el marco del proyecto y bajo la revisin de la
UCP.
h. Responder los comentarios o preguntas que se realicen en las redes sociales
del proyecto, basado en la opinin dada por la UCP, bajo el visto bueno del
Coordinador General.
i.

Reporte mensual de impacto de los mensajes en las redes sociales

j. Directorio actualizado bimestralmente de medios de comunicacin a nivel

nacional y local (zona norte y oriental) relevantes para el Proyecto.
k. Cronograma anual de eventos del sector o afines, con la respectiva
descripcin y estrategia de participacin (costos, inscripcionesetc). Este
cronograma deber ser actualizado trimestralmente.
l. Ronda con medios de comunicacin, la cual el consultor debe disear, con el
objeto de presentar el proyecto y sus resultados, con medios nacionales y
locales (zona oriente y zona norte).
m. Talleres, foros y/o desayunos lobby de alto nivel para el posicionamiento del
proyecto a diferentes escalas.

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n. Publicacin de noticias en medios locales, regionales y/o nacionales

(incluyendo medios escritos, piezas radiales, televisin).
o.

Plan de comunicaciones para la fase final del proyecto.

V. CARACTERSTICAS DE LA CONSULTORA
Tipo: Consultora Individual
Lugar de trabajo: El trabajo del Consultor se desarrollar en la ciudad de
Bogot, con viajes a las zonas de implementacin del proyecto o donde se
requiera el apoyo del profesional en comunicaciones. Para los casos de
desplazamientos fuera de la ciudad de Bogot, dichos gastos sern cubiertos
con recursos del proyecto.
VI.

PERFIL

Se evaluar y calificar a los consultores que cumplan con la totalidad de los

siguientes requisitos:
Formacin Acadmica
Profesional en Comunicacin Social y Periodismo o afines.
Es deseable postgrado en comunicacin social, mercadeo, publicidad, diseo
grfico o afines.
Experiencia General
Mnimo 6 aos de experiencia general.
Experiencia Especfica
- Experiencia mnima de tres (4) aos en la formulacin e implementacin de
campaas pblicas de sensibilizacin y gestin de estrategias de comunicacin.
- Experiencia en comunicacin interna y externa organizacional.
- Experiencia en manejo de medios de comunicacin.
- Experiencia en redaccin y edicin periodstica y publicitaria.
- Experiencia en el diseo de piezas de comunicacin (boletines, multimedia,
audiovisual, radio, entre otras).
- Habilidad y experiencia de trabajo interinstitucional.
- Capacidad de gestin y de trabajo bajo presin y por resultados.
- Capacidad comprobada para
trabajar
en equipos con grupos
interdisciplinarios.

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- Excelentes capacidades comunicacionales, relacionales, interculturales y

profesionales.
VII. CRITERIOS DE CALIFICACIN
Las hojas de vida de los consultores que cumplan los criterios mnimos
anteriormente indicados sern calificadas as:
CRITERIO
FORMACIN
ACADMICA
EXPERIENCIA
PROFESIONAL

EXPERIENCIA
ESPECFICA
OTROS

PUNTAJE
MXIMO

Hasta 5 puntos por Especializacin en comunicacin

social, mercadeo, publicidad, diseo grfico o afines.
Hasta 15 puntos por Maestra en estos temas
5 aos = 0;
5 puntos por cada dos aos adicionales de
experiencia profesional
3 aos = 0;
5 puntos por cada ao de experiencia adicional en la
formulacin e implementacin de campaas pblicas
de sensibilizacin y gestin de estrategias de
comunicacin, comunicacin interna y externa
organizacional, redaccin y edicin periodstica y
publicitaria, diseo de piezas de comunicacin,
manejo de medios.
Hasta 10 puntos por cada proyecto/programa que
haya dirigido o coordinado

ENTREVISTA
TOTAL

15

10

25

30
20
100

El objetivo de la entrevista es profundizar en el conocimiento de la experiencia

laboral de los candidatos seleccionados frente a las especificaciones del cargo
referidas en los Trminos de Referencia. Las entrevistas sern presenciales, en
Fedepalma, y contar con la participacin de un nmero impar de evaluadores
(mnimo 3). En la entrevista se evaluar la experiencia profesional en general y
la especfica en comunicaciones externas e internas, manejo de medios de
comunicacin, diseo de piezas de comunicacin y gestin de estrategias de
comunicacin.
Adicionalmente, a los candidatos que sean seleccionados a entrevista, se les
solicitar el envo de piezas y/o materiales de comunicacin que hayan
elaborado y/o coordinado su elaboracin (artculos, publicaciones, pginas web,
piezas radiales, etc). Lo anterior, con el objetivo de evaluar los conocimientos y

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grados de destreza de los candidatos principalmente en redaccin, gestin de

estrategias de comunicacin, conocimiento en software y herramientas para la
generacin de diferentes piezas de comunicacin.
VIII. VALOR DEL CONTRATO, DURACIN Y FORMA DE PAGO
El valor del contrato es de noventa y tres millones quinientos mil pesos
($93.500.000) con una duracin de diecisiete (17) meses. El 100% del valor
total del contrato se realizar mediante pagos mensuales de cinco millones
quinientos mil ($5.500.000) contra informes de actividades adelantadas y
entrega a satisfaccin de productos que sean acordados de acuerdo al plan
estratgico de ejecucin de la consultoria y previo concepto favorable del
mismo por parte del supervisor.
Nota: Se entiende por entrega a satisfaccin el hecho que debe contar con la
aprobacin del supervisor del contrato.
IX.

SUPERVISIN Y SEGUIMIENTO

La supervisin del contrato estar a cargo del Lder Ambiental de Fedepalma,

con apoyo del Coordinador Nacional del Proyecto GEF.