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GUIA DE APRENDIZAJE 4

PRESENTADO POR:
Yurany Nayibe Ortiz Osorio C.C. 53.113.971
Henry Eduardo Garzn Rincn C.C. 1.073.682.210
Anderson Johan Franco Baena T.I. 98.043.057.308
Angie Paola Umaa Amezquita C.C. 1.024.541.878
Anglica Milena Viasus Zamudio C.C. 1.073.687.629
Yeimmi Tatiana Ruiz Hernndez C.C. 1.012.425.143

PRESENTADO A:
Instructora Mara Margarita Baracaldo Can

Organizar la Documentacin teniendo en cuenta las normas legales de la legalizacin

Soacha, 1 de Junio del 2016

Centro Industrial de Desarrollo Empresarial
SENA

PRESERVACIN Y CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

Por medio del archivo general de la nacin, se da a conocer la preservacin y conservacin de

los documentos tomando pautas regidos por un acuerdo 48 del ao 2000, 49,50, y la ley 594 del
2000 llamada la ley general de archivos para Colombia, estos acuerdos acompaados de esta ley
especifica 10 aspecto importantes para la conservacin de tan importantes documentos como:
1.

Capacidad de Almacenamiento

Aqu en esta parte se analiza la ubicacin de los documentos de la compaa segn el orden de
la tabla de retencin se verifica el espacio que se manejara y que se deber tener en cuenta los
documentos a futuro que ingresaran en el archivo.
2. Condiciones Ambientales
Las personas encargadas del archivo de la compaa como los de gestin documental son las
encargadas de ver que se cumplas las normatividades de cada archivo y que cumpla con la
ventilacin, e iluminacin, que garanticen su integridad fsica y funcional.
3. Ventilacin
La ventilacin interna es la que verifica que las condiciones ambientales sean ptimas en el
espacio y depsito para que as se garantice la conservacin de los documentos. Los estantes
deben tener su espacio debido entre s para que halle la ventilacin requerida.

4. Iluminacin
En la iluminacin se recomienda que no le d luz solar directamente, si no es posible evitar el
contacto de la luz directa se deben colocar cortinas oscuras en las ventanas, la luz debe ser
blanca, la luz para el archivo de la empresa debe ser de 100 lux, tambin indica que si se necesita
de luz artificial se le debe colocar luz fluorescente de baja intensidad.
5. Condiciones Ambientales
La norma del archivo general la que se encuentra vigente indica que los martiriales
documentales, de fotografa, de grabaciones, y los microfilm. En los documentales en las reas
de depsitos de esta se recomienda temperatura 15 C a 20 C, tambin segn la norma deben
tener una fluctuacin diaria de 4c, se recomienda segn la norma tambin que los depsitos de
los archivos mantengan una humedad relativa entre 45% y 60 % fluctuacin diaria del 5%, en
el material fotogrfico temperatura de 15 a 20c la humedad entre 40 y 50c si la foto es a
blanco y negro y si es a color la temperatura debe ser 10c y la humedad entre 25 y y 35%, en las
grabaciones temperatura de 10 y 18C y la humedad relativa debe ser 40 y 50 %, en el
microfilm la temperatura debe ser 17 y 20C.
6. Soporte
En el soporte segn la normatividad del archivo general de la nacin el papel que se manejara
como archivo permanente tiene unas recomendaciones como el gramaje entre 75 y 90g/m2. Que
se encuentre libre de cido exento de ligina cuyo valor del pH este a rango de acuerdo con los
aspecto complementados en la NTC, adicional no se recomienda el uso de micro puntas o
esferos de tinta hmeda para el uso los documentos conservacin documental.

7. Unidades de Conservacin
se recomienda que las carpetas, deban ser de material de yute que sea desacificada en tamao
oficio preferiblemente con unas medidas de 240 g/m2, para la transferencia de los documentos
preferiblemente para los documentos histricos se utiliza carpetas de 4 aletas se puede utilizar
gancho legajado de plstico para las carpetas de almacenamiento y se utilizan cajas X-100 con
unas medidas correspondientes segn la normas de 12 x 16 x 42, las cajas son suministradas por
gestin documental nicamente, la norma tambin indica que si lo que vamos a almacenar en el
archivo es material digital como rollos de micro flim y cinematogrficos, estos se deben
almacenar en sobres individuales y cajas de pH neutro y no emplear material plstico queda
anulada las AZ por su anillo metlico es daar el papel, los rollos de microfilm se deben
mantener en su carrete lo que es DVD O CD podrn contar con una unidad de conservacin
plstica en polipropileno u otro polmero equivalentemente estable y que no deprenda vapores
cidos que contengan molculas.
8. Mantenimiento de las instalaciones
Las personas encargadas de mantener la informacin y hacer los recorridos respectivos para
observar si los depsitos estanteras se mantengan en excelentes condiciones de aseo y
seguridad segn lo establecido por las norma del archivo general de la nacin.
9. Condiciones funcionales
Las condiciones funcionales son las que se encargan de verificar el estado de las estanteras y que
estas no vallan a presentar ningn mnimo dao a los documentos:

El diseo de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que contendr,

evitando bordes o aristas que produzcan daos sobre los documentos.

Se recomienda que los estantes sean construidos en lminas metlicas slidas, resistentes

y estables con tratamiento anticorrosivo.

Se recomienda que la estantera no est recostada sobre los muros y se deje un espacio

mnimo de 20 cm, entre stos y la estantera.

Se recomienda que los estantes tengan capacidad de soportar un peso de 100kg/mt lineal.
Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se deben utilizar los
parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se debern

anclar los estantes con sistemas de fijacin a piso.

La balda superior debe estar a un mximo de 180 cm, para facilitar la manipulacin y el

acceso del operario a la documentacin.

La balda inferior debe estar por los menos a 10 cm del piso.
La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior debe ser mnimo

de 4 cm.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de

documentos ni de ningn otro material.

El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un mnimo de 70 cm, y

un corredor central mnimo de 120 cm.

La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la documentacin acorde

con la signatura topogrfica.

Para unidades de conservacin como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo
de separadores metlicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformacin de la

documentacin
9.1 Mobiliario
Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en materiales
estables para la conservacin de documentos y proyectarse de acuerdo con la produccin

documental.
Para la documentacin de imagen anloga como microfilmacin, cintas fonogrficas,
cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa entre otros y digital como disquetes,

CD, principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como

gabinetes, armarios o estantes con diseos desarrollados acordes con las dimensiones y
tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestticos a que haya
lugar.
9.2 Condiciones de seguridad
Los funcionarios del Grupo de Gestin Documental son los nicos autorizados para el

ingreso permanente a las instalaciones del Archivo Central.

Para el personal ajeno al Grupo de Gestin Documental que requiera ingresar a las
instalaciones del Archivo Central, se debe contar con autorizacin expresa del

Coordinador del Grupo de Gestin Documental.

En cada dependencia, los funcionarios son responsables de velar por la seguridad y
accesibilidad a los documentos del Archivo de Gestin. (Ver G-GD-02 Gua para la
Clasificacin de la Informacin de acuerdo a sus niveles de seguridad).
10. Conservacin de Documentos Electrnicos

Todas las directrices para la conservacin de los documentos electrnicos estn establecidas en el
Manual de la Poltica para la Tecnologa de Informacin y Comunicaciones - Tics -M-TI-01.
Todas las directrices para la conservacin de los documentos electrnicos estn establecidas en el
Manual de la Poltica para la Tecnologa de Informacin y Comunicaciones - Tics -M-TI-01.

Mapa Mental, limpieza de estantera

Esta limpieza se realiza en

seco o en hmedo

Se debe realizar una

limpieza al mes

La limpieza debe ser

permanente y
peridica
Una vez al realizar la
desinfeccin utilizar siempre
alcohol al 70%

Se utiliza dotacin como:

Overoles
Tapabocas
Gorros desechables
Guantes desechables
Gafas protectoras
Jabn antibacterial
Suero fisiolgico
Gel antibacterial

Se debe tener preparacin

ante cualquier situacin de
microorganismos

LIMPIEZA DE ESTANTERA
Suciedad en estantera
genera microorganismos,
manchas en la
documentacin

Hacer inspeccin visual en el

estado de la conservacin de
la documentacin y
estantera
Se debe tener en cuenta la
cantidad de metros de
documentacin para as calcular
el tiempo de desinfeccin o
limpieza

Prevenir deterioros en
bienes documentales

Se debe tener en cuenta

el campo de
conservacin
preventiva
Se debe verificar
constantemente cargas
de polvo en la estantera

Para realizar esto se debe

tener en cuenta formatos y

cronogramas
Para ello se debe tener en
cuenta el suficiente recurso e
insumo para ejecutar la
limpieza
Se identifica el personal
capacitado para estas labores
de desinfeccin

Mapa Conceptual Proceso de desinfeccin del archivo

Infeccin de un microorganismo a un documento,
Se identifica:

Causa del Deterioro

Debilitamiento y pulverizacin de
los documentos reblandecimientos
d encolados, manchas,
deformacin y decoloracin de los
soportes acumulacin de suciedad
y xido
.

Se examinan y se identifican
con una lupa o un microscopio

Existen aproximadamente 300

microorganismos unicelulares que

producen variedad de daos en los
archivos
Se prueba con un pincel, si es
polvoriento est inactivo si es
hmedo est activo

Se use mscara con un filtro

HEPA, no use una simple.

Se utilizan:
Se usa guantes desechables
Se usan gafas o anteojos protectores
Use traje guardapolvo, o bata de laboratorio preferiblemente
desechable
Guantes
En caso de infeccin o contagio
Limpie los respiradores o
mscaras con isopropanol,
alcohol desnaturalizado

Asle el material infectado se

colocan en bolsas plsticas o
papel cristalflex y ubquelos en
un lugar seco

En caso de brote mayor,

declare el lugar en
cuarentena, reduzca los
niveles de ingreso de aire

Procesos para desinfeccin

Primero pase la aspiradora y despus un trapo mojado con
fungicida
Se asegura que Halla ventilacin
Se debe tener en cuenta que se seque completamente
Estabilizar el ambiente
Se utiliza
para lavar
un documento
detergente industrial neutro
Utilizar
alcohol
70%
en agua,
se iniciaun
en trapo
lavado
ense
cuestin
de segundos y se ponen
Utilizar
que
pueda desechar
a secar en ventiladores inmediatamente.

Limpie completamente el sitio de almacenamiento

(Estantes, paredes, pisos)