© coo seococio Lacompania Alimex, quese encuentraen Iain- ‘dustria alimentaria, es una empresa mediana, ‘que hasta antes de 1990 no contaba con teeno- ogias de informacién de apoyo a sus procesos ‘organizacionales. En 1990]a direccién general ‘empezé a analizar Ia posibilidad de implantar ‘nuevas formas operativas, ya que muchas ac- tividades se debian repetir debido a que cada departamento trabajaba en forma aislada, lo cual significaba que la informacion generada ‘no tenfa una distribuci6n uniforme en toda la ‘organizaci6n. Los ejecutivos se percataron de ‘esta situacién y legaron ala conclusion de que ‘era necesario invertir en sistemas de informa- cion computarizados. En 1993 la empresa tomé la decisién de implantar un sistema de informacién, para lo ‘cual se formé un comité que evaluaria la me- jor alternativa de adquisicién, Concluido este proceso, se opts por contratar a una casa es- pecializada en software, que se dio a la tarea de hacer un “traje ala medida’: En ese entonces el equipo de computo era subutilizado, pues por lo general s6la se usaba como procesador de palabras. Cabe mencionar que para el de- sarrollo del proyecto hubo una completa inte- gmecién y cooperaciénentrelacasa de software ‘los distintos departamentos participantes en Iatarea de automatizar sus procesos. La solu- ion ala que se Ilegé fue una red Novell y una serie de médulos desarrollados en Fox Pro para DOS. Los médulos que se establecieron fueron ‘ventas, embarques, cuentas por cobrar, pro- ducci6n, control de calidad, compras, inven- tarios de materia prima, inventarios de pro- ducto terminado, inventario de refacciones, contabilidad, ndmina y cuentas por pagar. Los primeros médulos que se desarrollaron fueron Jos de contabilidad, némina y ventas, debido.a que eran las tinicas areas semiautomatizadas, aunque en formaindependiente. Unavezpues- tas en funcionamiento estas éreas se prosiguid con el resto. Durante este tiempo se revisaron muchas de las actividades Mevadas a caboen los ‘departamentos, lo que result6 en Ia simplifica- cion de procesos y, en algunos casos, Ia reubi- cacion de personal Debidoala automatizacion de procesos se produjo un cambio sustancial en la empresa; por ejemplo, antes dela implan- ‘tacién de sistemas de informacién computari- zados, el departamento de compras claboraba a méquina las érdenes de compra, enlascuales Yaciaba los datos requeridos (niimero de or- den, nombre del proveedor, condiciones de ago, fecha de entrega, precio unitario de cada Producto, subtotales, impuestos ytotales).Una ‘er llenada Ia orden, se enviaba al proveedor para que la surtiese. EL almacén recibia el material, elaboraba ‘manualmente la entrada de las mereancias en un formato preimpreso y foliado. En ese for- mato el almacenista escribia el nombre del proveedor, la cantidad recibida de material, firmaba y lo remitia a contabilidad. La seccién de costes de este departamento revisaba las formas recibidas y hacfa una evaluaciGn de loscostos de cada uno delos materiales. Deaquise enviabala relaci6nal éreade cuentas por pagar, en done se hacia una programacion semanal para tesorerfa. Por dikimo, en el sistema para Ia emisin de cheques se capturaban todos los datos dela factura. ‘Como resultado de la automatizacién de procesos, la empresa hizo un cambio drastico en su forma de trabajar. En la actualidad el de- partamento de compras recibe en forma auto- itica las requisiciones (orden de compra) de parte del almacén,cuando el material llega un punto de reorden (debido al eficiente sistema de inventarios). En el sistema de inventarios se registra qué cuenta contable afectara a cada uno de los materiales que se adquieren, lo que ahorra trabajo a contabilidad. Compras efec- ttia la cotizacién de materiales, captura en la orden de compra el precio y las condiciones de pago, y a envia al proveedor que suministrara Jos materiales. El proveedor hace su entrega: el almacén, en donde se verifica lo que se va a entrogar contra la orden que tiene en el siste- ‘ma, entonces se firma de recibido y revisado y se enviaa contabilidad la papeleria. La seccién de costos de contabilidads6lo verifica que el al- ‘macén haya firmado, pues los datos de control ‘ya estén en el sistema. Cuentas por pagar s6lo programa la factura para ser pagadaen su fecha de vencimiento, paraello modifica la fecha de pago enel sistemay efectita el asiento contable. Finalmente, tesoreria sélo imprime los che- ‘ques de acuerdo con el programa depagos que definié cuentas por pagar. ‘Recientemente se ha puesto en marcha un proyecto para evaluar laalternativade cambiar los sistemas de informacién existentes; basica- mentesecontemplan dos opciones: adquirirun sistema integral deadministracion ocambiar 2 ‘una basede datos central y convertir lasaplica- cciones en un lenguaje de cuarta generacion. La implantacién de sistemas en Alimex le hha permitido ser mucho mseficiente, ahorrar ‘encostosdeoperaciénpero, sobre todo,contar ‘con informacién para toma de decisiones. Preguntas del caso de estudio 1. 2Oué tipo de sistemas de informacion identifica en la empresa? Explique su res- puesta. 2. GA qué nivel de la organizacion apoyan esos sistemas? 3. ,Qué ventajas ha obtenido la empresa con los nuevos desarrollos tecnolégicos? 4, ;Considera necesario cambiar la platafor- ‘ma de sistemas de la empresa? ;Por qué? 5. Para la implementacion del sistema inte- gral de administracién, ;qué problemas organizacionales y teenolégicos enfrenta- ré la empresa? 6. Investigne qué opciones de sistemas inte- rales de administracién (ERP) puede im- plementar la empresa.