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(Procedimiento) Concepto DIAN 14505. Software

aplicativos de facturacin deben estar autorizados
por la DIAN mediante Resolucin.
Publicado el Mircoles, 17 Junio 2015 08:26
Concepto 14505 DIAN 15 de Mayo de 2015

Software aplicativos de facturacin deben estar autorizados por la DIAN mediante Resolucin.
indica usted que solicit informacin acerca de qu autorizaciones por parte de la DIAN deba tener un
fabricante de software de facturacin tipo P.O.S para realizar su comercializacin. As mismo manifiesta, que
de acuerdo con el concepto que recibi a vuelta de correo, debe estar, autorizado mediante resolucin de la
DIAN, en virtud de lo cual requiere saber si esa normatividad est vigente y, en caso afirmativo, cul es el
procedimiento a seguir para solicitar la resolucin de autorizacin para comerciar el software.
Se observa en primer lugar, que el Concepto 051930 de 1998, remitido para su informacin, en el problema
jurdico No. 1, sobre el cual se llam su atencin, para efectos de la pregunta formulada, plantea como
problema jurdico, si: "Los usuarios de mquinas registradoras que utilizan el sistema de punto de venta P. O.
S, deben pedir autorizacin de rango de numeracin de los tiquetes expedidos?"
No obstante, ser ese el problema jurdico objeto de anlisis, en el inciso final de la respuesta al mismo, se
indica lo siguiente:
"Sin embargo de conformidad con la Resolucin No. 3316 de 1997, artculo 3, a partir del 1 de agosto de
1998, quienes facturen con el sistema P.O.S deben hacerlo a travs del software aplicativo de facturacin
autorizado por la DIAN mediante Resolucin."
Al respecto, es necesario realizar las siguientes precisiones:
El Estatuto Tributario en el artculo 615, establece que todas las personas o entidades que tengan la calidad
de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a stas, o enajenen bienes
producto de la actividad agrcola o ganadera, debern expedir factura o documento equivalente, y conservar
copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de
contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
El inciso segundo delartculo 616 -1 ibdem, seala que:
"Son documentos equivalentes a la factura de venta: el tiquete de mquina registradora, la boleta de ingreso a
espectculos pblicos, la factura electrnica y los dems que seale el Gobierno Nacional."

En desarrollo de esta disposicin, el Decreto 1165 de 1996 en el artculo 5, reglamenta los documentos
equivalentes a la factura de venta y, entre ellos, en el numeral 1 seala los tiquetes de mquina registradora,
para indicar luego en el artculo 6, los requisitos que deben llenar los documentos equivalentes, especificando
en el literal a) aquellos que deben cumplir los expedidos a travs de mquinas registradoras con sistema
P.O.S.

De otra parte, a travs de la Resolucin 3878 de 1996, modificada por la Resolucin 5709 del mismo ao, se
adopta la numeracin autorizada por la DIAN para la facturacin, como sistema tcnico de control de la
actividad productora de renta. Indicando adems que: "Para ejercer dicho control, tambin se tendrn en
cuenta los comprobantes que resuman las operaciones diarias generados por la utilizacin de mquinas
registradoras que cumplan los requisitos tcnicos sealados en esta resolucin."
El artculo 7 de la Resolucin 3878 se refiere a los tipos de mquina registradora as:
"ARTICULO 7.- Tipos de mquinas registradoras,
Los responsables del rgimen comn del impuesto sobre las ventas podrn utilizar alguno de los siguientes
desarrollos tecnolgicos en las mquinas registradoras:
1.
2.
3.

1.
2.
3.

El denominado punto de venta (P.O.S)

Por artculo con departamentos (P.L. U)
Por departamentos.

1. Mquina registradora con sistema P.O.S.

El sistema P.O.S. es el conjunto de Hardware y Software que interacta perritiendo la programacin, control
y ejecucin de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisin de tiquetes, facturas,
comprobantes, notas crdito, notas dbito, programacin de departamentos, cdigos (PLUS), grupos, familias,
o subfamilias.
Quienes utilicen el sistema de facturacin por computador, para la entrega de tiquetes los cuales llenan los
requisitos del articulo 6 del Decreto 1165 de 1996 no estn obligados a conservar una copia fsica de cada
factura que expidan, deben conservar la tirilla."
El artculo 8 de esta resolucin precisa los controles a las ventas a travs de mquinas registradoras P.O.S y
factura por computador, agrupndolos en controles tcnicos y fiscales, precisando en forma detallada a los
usuarios de estas formas de facturacin aquellos aspectos que deben cumplir en la expedicin de la factura o
documento equivalente y son objeto de control por la DIAN.
En el artculo 10 de la Resolucin 3878, se advierte que la no adopcin o el incumplimiento del sistema
tcnico de control conllevan la aplicacin de la sancin prevista en el artculo 684-2 del Estatuto Tributario.
Ahora bien, el inciso segundo del artculo 2 de esta misma resolucin dispona que:

"Quienes utilicen el sistema de facturacin por computador deben solicitar autorizacin de software..."
Posteriormente, a travs del artculo 6 de la Resolucin 5709 de 1996, se estableci que quienes utilicen
sistema de facturacin por computador, deban solicitar la autorizacin del software a partir del 1 de julio de
1997.
Luego, la Resolucin 3316 de junio 1997, en el artculo 3, estableci que: "Las personas obligadas a expedir
factura o documento equivalente, que utilicen el sistema de facturacin por computador, o la expedicin de
tiquetes de venta mediante sistemas P. O.S. a partir del 1 de agosto de 1998, debern hacerlo utilizando
Software Aplicativo de Facturacin (SAF), debidamente autorizado por la Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales mediante resolucin." (Subrayado fuera de texto)
La Resolucin 2002 de octubre 1997, defini adems el software aplicativo de facturacin autorizado,
indicando que debe ser utilizado en la emisin de facturas de venta por computador o la generacin de
tiquetes de venta en los Sistemas de Punto de Venta (P.O.S).
Es decir, que estas dos resoluciones indican claramente que el software aplicativo de facturacin autorizado
aplica a la factura por computador y a los tiquetes expedidos mediante mquinas registradoras P.O.S, fijando
una fecha para el inicio de esta obligacin.
No obstante, con la expedicin de la Resolucin 8998 de diciembre 1998, la utilizacin del software aplicativo
de facturacin aprobado por la DIAN, dej de ser obligatorio y pas a ser optativo. En efecto, esta resolucin
en el artculo 1, seala:
"Utilizacin optativa del Sistema Aplicativo de Facturacin.
Las personas que utilicen el mecanismo de facturacin por computador o mquina registradora P.O.S.,
tendrn las siguientes opciones, a partir del 1 de enero de 1999:
a)
Continuar aplicando los mecanismos de facturacin por computador o mquina registradora
P.O.S, que venan utilizando, sin que requieran para ello de autorizacin del software por parte de la DIAN.
b)

Utilizar el Software Aplicativo de Facturacin debidamente aprobado por la DIAN."

Precisamente, entre otros, en conceptos como los Nos. 065053 de 1999 y 045948 de 2000, la DIAN manifest
que:
"La emisin de facturas de venta por computador y la emisin de tiquetes de ventas por P.O.S, constituyen
documentos que soportan los hechos econmicos de los contribuyentes. Al respecto, la Resolucin 3878 de
1996 dispuso que quienes utilizarn los mencionados sistemas de facturacin deberan solicitar autorizacin
del Software Aplicativo de Facturacin.
Posteriormente, con la expedicin de la Resolucin 8998 de 1998, la utilizacin del software aplicativo de
facturacin debidamente aprobado por la DIAN, dej de ser obligatorio y paso a ser optativo por parte de
quienes utilicen facturacin por computador o expidan tiquetes de venta mediante el sistema P.O.S.
No obstante la no obligatoriedad de la autorizacin, el software deber cumplir las especificaciones tcnicas
sealadas en las Resoluciones 3316 v 2002 de 1997 expedidas por fa DIAN." (Subrayado fuera de texto)

En efecto, las resoluciones 3316 de 1997 y 2002 del mismo ao, definen como software aplicativo de
facturacin "...todo tipo de software o programa de computador en el cual, el usuario, identifica el cdigo del
producto y la cantidad vendida, como informacin fundamental para que mediante la asociacin o relacin con
los datos previamente almacenados en el sistema de facturacin, el software aplicativo, genere los requisitos
obligatorios de la factura o documento equivalente, algunos de los cuales pueden estar preimpresos, dado
que son constantes para un conjunto de transacciones ."
A su vez, la Resolucin 2002 define el software aplicativo de facturacin autorizado, bien sea, el autorizado
automticamente o por el procedimiento de evaluacin tcnica, como " ...aquel que ha cumplido los
requerimientos y especificaciones tcnicas solicitadas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, y
ha sido autorizado mediante resolucin por la Unidad competente a solicitud del fabricante, comercializador o
distribuidor autorizado del mismo, para ser utilizado en la emisin de facturas de venta por computador o la
generacin de tiquetes de venta en los Sistemas de Puntos de Venta (P.O.S)."
As mismo, la Resolucin 2002 de 1997, en el artculo 5, establece los requerimientos que debe reunir el
software aplicativo de facturacin y, en el artculo 8 seala el contenido del archivo cinta testigo magntico
(equivalente a la tirilla fsica - cinta de auditora) que contiene la informacin necesaria para recuperar o
generar nuevamente el documento equivalente, la factura de venta y comprobante de informe diario; y en el
artculo 11, esta resolucin establece todo lo concerniente a la "Autorizacin", clasificndola en "Automtica" y
por "Evaluacin tcnica", aspectos que puede consultar en los documentos que se anexan.
En este contexto, como lo indican los conceptos 065053 de 1999 y 045948 de 2000, en todo caso, el software
de facturacin debe cumplir con lo dispuesto en las Resoluciones 3316 y 2002 de 1997, independientemente
que los productores, distribuidores y comercializadores del mismo, opten por la autorizacin, como quiera que
a travs de las mismas se define, en general, el software aplicativo de facturacin y, en particular, en la ltima
se precisan los requerimientos y especificaciones que ste debe contemplar para efectos de la expedicin de
la factura por computador y/o tiquetes de mquinas registradora P.O.S, de modo que se contemplen los
requisitos de contenido as como las condiciones tcnicas y fiscales que permitan dar cumplimiento por parte
de los usuarios al sistema tcnico de control establecido por la DIAN para las ventas registradas a travs de
estos sistemas de facturacin, acorde con el Decreto 1165 de 1996 y la Resolucin 3878 del mismo.
Finalmente, se observa que el concepto 101018 de 2008, que se remiti en anterior oportunidad, incluye
algunos aspectos relacionados con la factura por computador y la factura electrnica, aspectos sobre los
cuales no se profundiza, toda vez que su inquietud est relacionada con los tiquetes de mquina registradora
P.O.S.
En los anteriores trminos se absuelve su inquietud y cordialmente le informamos que tanto la normatividad
en materia tributaria, aduanera y cambiaria como los conceptos emitidos por la Direccin de Gestin Jurdica
en este mbito pueden consultarse en nuestra base de datos jurdica ingresando a la pgina electrnica de la
DIAN: www.dian.gov.co, siguiendo los conos: "Normatividad"- "tcnica" y seleccionando "Doctrina" y Direccin
de gestin jurdica".