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Manual de organizacin de documentos en archivos de oficina

Archivo General de la Regin de Murcia
Consejera de Cultura y Turismo

Reservados todos los derechos. De acuerdo con la legislacin vigente, y bajo las sanciones en ella previstas, queda totalmente prohibida la reproduccin y/o transmisin
parcial o total de este libro, por procedimientos mecnicos o electrnicos, incluyendo
fotocopia, grabacin magntica, ptica o cualesquiera otros procedimientos que la tcnica permita o pueda permitir en el futuro, sin la expresa autorizacin por escrito de los
propietarios del copyright.

Depsito Legal: MU 2526-2009

Imprime: Imprenta Regional

ndice
1. INTRODUCCIN ................................................................................. 3
2. ARCHIVO DE OFICINA ......................................................................... 4

2.1. Definicin ...................................................................................... 4

2.2. Principios bsicos de su organizacin........................................... 4

2.2.1. Documentos de apoyo informativo...................................... 5

2.2.2. Documentos administrativos................................................. 6

2.2.2.1. Expedientes administrativos/Expedientes

no reglados.................................................................. 6

2.2.2.2. Correspondencia......................................................... 10

2.2.2.3. Registros..................................................................... 11

2.2.2.4. Documentos simples................................................... 12

3. SERIE DOCUMENTAL.......................................................................... 12
4. TRANSFERENCIAS............................................................................... 14
5. PRSTAMOS ADMINISTRATIVOS........................................................ 18
6. INSTALACIN Y CONSERVACIN..................................................... 19
7. GLOSARIO DE TRMINOS ARCHIVSTICOS....................................... 21
8. ANEXOS

................................................................................... 29

Anexo I: Recomendaciones para la ordenacin alfabtica ............... 29

Anexo II: Solicitud de prstamo de documentos . ............................ 32

9. BIBLIOGRAFA .................................................................................... 33

1. INTRODUCCIN
La Ley 6/1990, de 11 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental
de la Regin de Murcia, en su artculo 1.3 define los archivos como los conjuntos orgnicos de documentos o la agrupacin de varios de ellos reunidos por cualesquiera instituciones y entidades pblicas y personas fsicas o
jurdicas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilizacin para
la gestin administrativa, la investigacin, la cultura y la informacin.
Como tambin seala la Ley, en su artculo 1.1 el patrimonio documental de la Regin de Murcia es parte del patrimonio documental espaol, sealando en su artculo 2 a) que forman parte de ese patrimonio los
documentos de cualquier poca producidos por los rganos institucionales propios de la Comunidad Autnoma, o por los rganos, servicios,
entidades autnomas y empresas pblicas que dependan de ellos, o por
las personas jurdicas en que participen aqullas, o por las personas fsicas
y jurdicas gestoras de esos servicios pblicos, y en su artculo 11, seala
la obligatoriedad por parte de la Administracin, de conservar dicha documentacin debidamente organizada y a disposicin de los ciudadanos.
El archivo de oficina, como parte integrante de la red de archivos de
la Administracin Regional, es base y pieza clave para el buen funcionamiento del sistema, ya que del correcto tratamiento dado a los documentos en la oficina depender la realizacin de una gestin gil y facilitar
el buen desarrollo en las siguientes fases, hasta llegar como documentos
histricos al Archivo General.

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

2. ARCHIVO DE OFICINA
2.1. DEFINICIN
Es el que rene la documentacin en trmite o sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa. El archivo de oficina est formado
por los documentos producidos y recibidos por una unidad administrativa, en el desarrollo de sus funciones y actividades. Debe encontrarse
reunido de forma organizada para garantizar la gestin y consulta, tanto
de la institucin productora como de los ciudadanos.
As pues, entre sus funciones estn:
-

Formacin de expedientes y correcta ordenacin de las series documentales que produce la propia oficina.

Elaboracin de instrumentos de control e informacin

(ficheros, bases de datos).

Servicio de consulta administrativa.

Preparacin de las transferencias al Archivo Central.

2.2. PRINCIPIOS BSICOS DE SU ORGANIZACIN

Cada unidad administrativa ha de mantener su archivo correctamente organizado. Para ello debe tener:

Un responsable del archivo, que se encargue de todas las tareas

relacionadas con su gestin.

Un espacio adecuado, con el mobiliario necesario, para una correcta instalacin y conservacin.

El primer paso a seguir, en la organizacin del archivo de oficina,

es el de separar los documentos de apoyo informativo de aquellos
otros que forman parte del trmite administrativo.

2.2.1. Documentos de apoyo informativo

Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y
podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestin administrativa.
Pertenecen a este grupo:
-

Textos legales

Boletines oficiales

Publicaciones

Folletos

Catlogos comerciales

Circulares

Dossieres informativos

Revistas
Esta documentacin no ha sido producida por la oficina y, en general,

no es original, conservndose slo mientras resulta til en la gestin. Nunca se transfiere al Archivo Central.
Normas bsicas de organizacin

Los documentos de apoyo informativo deben separarse de los documentos administrativos.

Los documentos de apoyo informativo se instalarn, preferentemente, en carpetas colgantes ordenadas por materias, mientras que para
los libros, revistas o catlogos, se utilizan estanteras o revisteros.

Una forma til de organizar esta documentacin es la creacin de

dossieres temticos, de forma que los documentos queden ordenados por asuntos.
5

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

2.2.2. Documentos administrativos

Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos
por una unidad administrativa en el ejercicio de una funcin y como desarrollo de una actividad.
Los documentos de archivo tienen carcter seriado. Se producen en
el ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo, dando lugar a las distintas series documentales.
Dentro de los documentos administrativos se pueden establecer cuatro grandes grupos:
2.2.2.1. Expedientes administrativos/Expedientes no reglados

El expediente administrativo est formado por un conjunto de documentos que formalizan los actos administrativos encaminados a
resolver un asunto; es, en definitiva, la formalizacin de un procedimiento administrativo. Por ello, un expediente debe agrupar todos los documentos generados en las distintas fases de un procedimiento, desde la iniciacin, de oficio o a instancia de parte, hasta la
ejecucin, incluyendo incluso la documentacin relativa a revisiones,
suspensiones, revocaciones o recursos, que la resolucin del procedimiento pudiera generar.

Dentro de este grupo estaran, tambin, los expedientes no reglados,

que son los que materializan cualquier actividad de una oficina, en la
que no se pretende la resolucin administrativa de un asunto. Responden a actividades que tienen como objeto el estudio de un determinado asunto, a efectos de estadstica, constancia e informacin.

Ejemplo:
-

Expediente informativo sobre la situacin de los centros de proteccin

de menores en la Comunidad Autnoma de la Regin de Murcia.

Normas bsicas de organizacin

Todos los documentos que genere un expediente se guardarn en su

correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trmite
del procedimiento administrativo, e indicando en la portada los siguientes datos:

Unidad administrativa

N. Referencia

N. de expediente

Serie documental

Ttulo del expediente

Fecha de inicio

Fecha de resolucin

Observaciones

Ejemplo:
-

Archivo General de la Regin de Murcia

43430/2009 (SIGEPAL)

3/2009

Expedientes de gastos

Servicio de limpieza de los locales y dependencias de la Administracin Regional para el ejercicio 2009

07/01/2009

29/05/2009

Contratacin bianual
7

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

Es recomendable realizar un ndice de los documentos que componen el expediente, en el que se indicarn, como mnimo, los siguientes
datos: nmero de orden del documento, fecha del documento y asunto.
Es importante cumplimentarlo a la vez que se incorporan los documentos
dentro de la carpetilla.
Ejemplo: Expediente de subvencin.
N.

FECHA

ASUNTO

Informe sobre convocatoria de subvenciones

Memoria justificativa

Memoria econmica

Propuesta de necesidad y oportunidad de convocatoria

de subvenciones

Borrador de la orden de convocatoria

Documento contable A

Informe del Servicio Jurdico

Solicitudes y documentos anexos

Informe sobre solicitudes

10

Acta de la Comisin de Evaluacin de Subvenciones

11

Resolucin provisional

12

Propuesta de resolucin definitiva de concesin

13

Orden de concesin

14

Notificaciones de resolucin a los interesados

15

Relacin A de perceptores y cuanta para el pago de

subvenciones

16

Propuesta de orden de pago

17

Orden de pago

18

Justificaciones

Durante su tramitacin, los expedientes se instalarn, preferentemente, en carpetas colgantes o en cajas de cartn, siempre agrupados por el tipo de expediente.

Una vez concluidos, los expedientes se archivarn dentro de sus respectivas cajas ordenados segn el criterio de ordenacin elegido:
cronolgico, numrico, alfabtico, etc. El ao del expediente se considerar el de la fecha de iniciacin, aunque su finalizacin sea en
otro.

Siempre que por parte de la misma unidad administrativa se extraiga

de su sitio algn expediente o documento original, se dejar constancia de ello mediante un testigo (hoja en papel), en el que se indicarn los datos del funcionario que lo extrajo (nombre y apellidos),
del documento (n. ref. / n. de expediente) y de la fecha en que lo
tom, adems de inscribirse en el Registro de control de salida de
documentos que llevar la persona encargada del archivo.

Los datos bsicos del Registro de control de salida de documentos son:

- Nombre y apellidos:

- Ttulo del expediente:

- N. Ref. / N. de expediente:

- Fecha de la salida:

- Fecha de la devolucin:

- Observaciones:

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

Nunca se archivarn los documentos del expediente en orden inverso al trmite administrativo; es decir, del documento ms reciente al
ms antiguo, y si as fuera para comodidad del trmite, el expediente
deber ser ordenado correctamente para su transferencia al Archivo
Central.
Nunca se mezclarn en una misma caja diferentes tipos de
expedientes o series documentales.
Se evitar el amontonamiento de documentos aislados que estn
pendientes de introducir en el expediente que le corresponda, as
como la disgregacin y dispersin de los expedientes por no haber
sido guardados en su caja o carpeta adecuada.
Se evitar, en lo posible, extraer documentos originales de los expedientes en trmite o de los conclusos. En caso de ser preciso se
utilizarn fotocopias compulsadas.
2.2.2.2. Correspondencia

La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con otros rganos o con personas fsicas o jurdicas,
pblicas o privadas, en el mbito de sus actividades.

Dentro de la correspondencia se incluyen diferentes tipos documentales utilizados por la Administracin para comunicarse, como son:
oficios, cartas, notas de rgimen interior, saludas, faxes, correos electrnicos.

10

Normas bsicas de organizacin

Se organiza uniendo cada respuesta al documento que la origin

y agregando aquellos a los que vaya dando lugar en una carpetilla
individualizada.

Si los escritos tratan o son parte del trmite de un expediente, se incorporarn al mismo.

La correspondencia se ordenar cronolgicamente por anualidades

y, dentro de cada ao, se podr agrupar por: organismos, lugares,
etc.

En caso de que la correspondencia sirva como elemento enlace de

otros tipos documentales (facturas, informes...), se archivar en funcin de la informacin adjunta y no en correspondencia.
Nunca se archivar por tipos documentales (notas interiores, cartas,
oficios, etc.), ni se separar la correspondencia de entrada de la de
salida.
2.2.2.3. Registros

Los registros son instrumentos de control y garanta externa e interna

de actuaciones administrativas, en los que se extractan actos de diferente naturaleza, como son padrones, inventarios, entradas y salidas
de documentos, etc.

El registro confiere valor jurdico a la informacin que contiene, aunque no se conserve el documento.

Normas bsicas de organizacin

Independientemente de su formato, sea electrnico o no, deben ser

conservados adecuadamente.
11

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

2.2.2.4. Documentos simples

A diferencia de los expedientes, las unidades documentales simples son las formadas por un solo documento y materializan actuaciones nicas en la Administracin. Dentro de este grupo estaran,
por ejemplo, las actas, las nminas, las certificaciones, etc.

Normas bsicas de organizacin

Los documentos simples se archivarn atendiendo al tipo documental. Por ejemplo, los informes emitidos por un servicio siempre que
no formen parte de un expediente se archivarn juntos.

3. SERIE DOCUMENTAL
Constituye el segundo nivel de agrupacin de los documentos en
los archivos de oficina. Es el conjunto de documentos producidos por una
unidad administrativa en el desempeo de una funcin, como desarrollo
de una misma actividad administrativa y regulada por una norma jurdica
o de procedimiento. Por tanto, los diferentes tipos de expedientes y de
documentos simples constituiran las distintas series documentales.
Ejemplo:
Unidad
Administrativa

Funcin

Tipo de
Documento

Serie

Agrupar todos los documenServicio

+ Expediente
tos relacionados con la vida
de Personal +
de Personal
laboral de cada empleado

= Expedientes
de Personal

Servicio
Jurdico +

= Informes
Jurdicos

12

Realizar informes
de carcter jurdico

+ Informe

Una vez agrupadas las series documentales, es necesaria su ordenacin, eligiendo el criterio ms adecuado para la localizacin y recuperacin de los documentos en sus correspondientes cajas.
Los principales tipos de ordenacin son los siguientes:
-

Alfabtica1, tomando el nombre de la persona, entidad, lugar o

asunto ms significativo como referencia. Se utiliza para expedientes
que se forman segn una individualizacin por persona o entidad.
Tambin para documentacin que no sigue ningn procedimiento
administrativo y el elemento de unin puede concretarse en una
materia.

Cronolgica, es la que se basa en la fecha de los documentos. Se utiliza para documentacin que tiene un tratamiento anual o mensual.
Por ejemplo: nminas, actas de inspeccin, etc.

Numrica, la que ordena por una secuencia de nmeros. Esta numeracin puede ser significativa o no. En el primer caso, estaramos
ante una numeracin de expedientes del tipo 1/87, en el que indica
el expediente nmero uno del ao 1987. El otro tipo sera el que se
utiliza, por ejemplo, en documentos generados por programas informticos, en el que el propio programa asigna un nmero consecutivo
a cada expediente.

Mixta, es la combinacin de alguno de los anteriores tipos.

Ver Anexo I: Recomendaciones para la ordenacin alfabtica.

13

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

4. TRANSFERENCIAS
La transferencia es el procedimiento habitual y normalizado de ingreso de fondos en los archivos del Sistema Archivstico, el cual se realiza
mediante el traslado de las fracciones de series documentales una vez
que han cumplido el plazo de permanencia fijado en el estudio de valoracin. Con la transferencia se delega la responsabilidad jurdica de lo que
se entrega, por lo que es necesario cumplimentar una Hoja de remisin
de fondos o Relacin de entrega que es el instrumento jurdico en el
que se relaciona la documentacin transferida y se traspasa la responsabilidad sobre su custodia, as mismo sirve de control y garanta de la
transferencia.
ESTRUCTURA ORGNICA DEL SISTEMA ARCHIVSTICO DE LA ADMINISTRACIN
ARCHIVO
DE
OFICINA

ARCHIVO
DE
OFICINA

ARCHIVO
DE
OFICINA

ARCHIVO
DE
OFICINA

ARCHIVO
CENTRAL

ARCHIVO
CENTRAL

ARCHIVO
INTERMEDIO
ARCHIVO
GENERAL
ARCHIVO
DE LA
HISTRICO
REGIN DE MURCIA

14

ARCHIVO
DE
OFICINA

ARCHIVO
DE
OFICINA

Normas de transferencia desde el archivo de oficina al Archivo Central

o al Archivo Intermedio
El primer paso, antes de preparar la transferencia cuyo objetivo
es evitar la aglomeracin de documentos en las oficinas, descargndolas
de aquellos que no son de uso frecuente, logrando que reciban el tratamiento adecuado en el archivo correspondiente, es contactar con el
responsable del Archivo Central o del Archivo Intermedio, en el caso de
que la Consejera no disponga de Archivo Central, que dar las pautas
para la formalizacin. En las consejeras, organismos autnomos o empresas pblicas donde existan archivos centrales, las transferencias desde
las oficinas debern realizarse a los mismos, sirviendo estas normas como
marco de referencia.
Previamente a la transferencia se habrn eliminado en las oficinas:
-

Las copias y duplicados innecesarios, siempre que se conserven los

originales.

Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboracin de un documento definitivo.

Cualquier otro elemento que haya sido til durante la gestin pero
que no forme parte del expediente (notas, post-it, etc.).

La documentacin de apoyo informativo (folletos, textos normativos,

boletines oficiales, etc.).

Los archivadores de anillas, las carpetillas colgantes, A/Z, camisas

de plstico, las cajas en mal estado, las gomas, clasificadores de
plstico, grapas y clips metlicos que puedan oxidarse o afectar a
la conservacin de los documentos (si existe peligro de dispersin
de los mismos, se pueden recoger con clips de plstico, en carpetas
15

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

de cartn con cierres, en carpetas de cartn rgidas o en legajos de

tapas de cartn con cinta de algodn).
Desde el Archivo General se facilitarn las cajas archivadoras necesarias para realizar la transferencia as como una copia de la base de datos
que se ha de cumplimentar y que se enviar previamente a la remisin de
las cajas.
Los criterios para determinar qu documentacin se transfiere son
los siguientes:
-

Slo se puede remitir documentacin cuya tramitacin haya concluido completamente, haya causado todos sus efectos administrativos y
sea de consulta poco frecuente.

Se remitir primero la documentacin de ms antigedad y progresivamente la ms reciente.

Junto a la documentacin que se transfiere se enviar cualquier instrumento de descripcin de la misma (bases de datos, ndices, etc.) que
pueda existir en la oficina.
La documentacin deber estar debidamente organizada segn su

trmite especfico, siendo el primer documento el que inicia el procedimiento y el ltimo la resolucin o el documento que finaliza el trmite.
Cada expediente se colocar dentro de una carpetilla o una carpeta en la
que se indicar en su parte exterior la unidad productora, el nmero de
expediente, la fecha y el ttulo del mismo, as como cualquier informacin
que se considere relevante. Se agruparn los documentos por tipo de
expediente y se ordenarn segn el criterio ms adecuado: alfabtico,
cronolgico o numrico. Posteriormente, los expedientes se introducirn
16

en las cajas proporcionadas por el Archivo General siguiendo el criterio de

ordenacin elegido, con el lomo de las carpetas hacia abajo y procurando
que no queden ni muy llenas ni muy vacas2. Las cajas se numerarn en el
frontal de las mismas, por el orden de llenado desde el 1 en adelante.
Los materiales en soporte informtico irn acompaados de un informe sobre las caractersticas de los programas, datos que contienen y requisitos tcnicos para su funcionamiento.
El procedimiento de transferencia se llevar a cabo a travs de una
aplicacin proporcionada por el Archivo General de la Regin de Murcia.

En cada caja slo habr expedientes de un solo tipo (serie documental). Slo excepcionalmente, siempre de acuerdo con el Archivo, se podrn introducir distintos tipos de
expedientes en una misma caja.

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MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

5. PRSTAMOS ADMINISTRATIVOS
El prstamo es la accin que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusin cultural3.
La documentacin transferida al Archivo siempre estar a disposicin
de los organismos productores. Adems de la oficina productora tambin
podrn solicitar un prstamo de documentos:
-

Otro organismo debidamente autorizado por la oficina productora.

Los tribunales de justicia

El prstamo se realizar por medio de la Solicitud de prstamo de documentos (Anexo II).

Diccionario de terminologa archivstica. Madrid: Ministerio de Cultura, Subdireccin

General de los Archivos Estatales, 1995, p. 47.

18

6. INSTALACIN Y CONSERVACIN
Para elegir correctamente el tipo de instalacin de la documentacin
en la oficina hay que tener en cuenta:
-

La naturaleza y caractersticas de la documentacin

La frecuencia de consulta

El volumen y espacio disponibles

Recomendaciones para la conservacin de los documentos

Sistemas de instalacin:
-

Sistema de carpetas colgantes o bandejas clasificadoras apilables: es

recomendable para la documentacin en trmite y de uso frecuente.

Sistema vertical: una vez finalizado el trmite administrativo o cuando el volumen sea considerable, se instalarn en cajas de archivo,
aconsejndose el tamao folio prolongado (390 x 275 x 115 mm.).

Sistema horizontal: es recomendable para documentos de formatos

especiales, como planos, carteles, etc.
Utilizar los siguientes materiales:

Materiales de papelera de pH neutro, que no transmitan acidez al

papel (carpetillas, cajas de cartn, etc.).

Grapas inoxidables.

Clips enfundados.

Cintas de algodn para atar, en vez de gomas, especialmente cuando se preparen las transferencias.

Materiales plsticos inalterables (mylar o acetato).

19

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

Dependiendo del soporte:

-

Documentos grficos: mapas, planos, dibujos: fundas abiertas.

Fotografas: sobres, cajas y lbumes neutros.

Disquetes, CD-Rom y DVD: disqueteras.

Medidas de control ambiental:

Contra la luz: no situar los documentos junto a las ventanas ni cercanos a los fluorescentes. La luz no debe incidir directamente sobre el
papel.

Contra la humedad: no archivar documentos en zonas cercanas a

tuberas o donde existan humedades.

Contra el polvo: utilizar los contenedores de documentos (camisas,

carpetillas, etc.) para protegerlos.

Contra el calor: evitar la exposicin a fuentes de calor, como aparatos de calefaccin, zonas de incidencia de sol.

20

7. GLOSARIO DE TRMINOS ARCHIVSTICOS 4

ACCESO:
Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental,
de acuerdo con la normativa vigente.
ARCHIVO:
La Ley del Patrimonio Histrico Espaol (art.59.1) define los archivos
como los conjuntos orgnicos de documentos o la reunin de varios de
ellos, reunidos por las personas jurdicas, pblicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilizacin para la investigacin, la
cultura, la informacin y la gestin administrativa.
Asimismo, se entienden por archivos las instituciones culturales donde se renen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente
mencionados dichos conjuntos orgnicos.
ARCHIVO CENTRAL:
Es el encargado de recibir la documentacin que le transfieren los
distintos archivos de oficina, una vez finalizado el trmite de la documentacin y su consulta no es constante.
ARCHIVO DE OFICINA:
Es el que rene la documentacin en trmite y/o sometida a continua utilizacin y consulta administrativa. Tambin se denomina archivo de
gestin.

La mayor parte de las definiciones estn tomadas del Diccionario de terminologa

archivstica, 2. edicin Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 1995.

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MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

ARCHIVO GENERAL DE COMUNIDAD AUTNOMA:

Vienen regulados en su respectiva legislacin autonmica. En el caso
de Murcia aparece, por primera vez, en el Decreto 62/1996, de 2 de agosto, por el que se establece la estructura orgnica de la Consejera de Cultura y Educacin, con la denominacin de Archivo General de la Regin
de Murcia.
ARCHIVO INTERMEDIO:
Es el que rene la documentacin enviada por los Archivos Centrales. Dicha documentacin, despus de haber sido valorada, ser eliminada o transferida, en caso de tener valor histrico, al archivo que ejerza
las funciones de archivo histrico. En el caso de la Regin de Murcia, la
documentacin se transfiere al Archivo General de la Regin de Murcia.
CONSERVACIN:
Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por
una parte, la preservacin o prevencin de posibles alteraciones fsicas de
documentos, y, por otra, la restauracin de stos cuando la alteracin se
ha producido.
DOCUMENTO:
La Ley del Patrimonio Histrico Espaol (art. 49.1) lo define como
toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.

22

ELIMINACIN:
Destruccin fsica de unidades o series documentales que hayan
perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de
derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea desarrollar valores
histricos. Esta destruccin se debe realizar por cualquier mtodo que
garantice la imposibilidad de reconstruccin de los documentos.
EXPEDIENTE:
Son un conjunto de documentos que formalizan los actos administrativos encaminados a resolver un asunto, es, en definitiva, la formalizacin de un procedimiento administrativo. Por ello, un expediente debe
agrupar todos los documentos generados en las distintas fases de un procedimiento desde la iniciacin, de oficio o a instancia de parte, hasta la
ejecucin, incluyendo la documentacin relativa a revisiones, suspensiones, revocaciones o recursos, que la resolucin del procedimiento pudiera
generar.
EXPURGO:
Vase Eliminacin
FRACCIN DE SERIE:
Cada una de las divisiones cronolgicas de una serie, que resultan
del establecimiento de plazos concretos de transferencia y eliminacin
y que constituyen, por tanto, la base de operaciones de transferencia y
seleccin.

23

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

IDENTIFICACIN:
Fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y
sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en que se
sustenta la estructura de un fondo.
INSTRUMENTO DE CONTROL:
Es aquel que se elabora en las fases de identificacin y valoracin.
Por lo tanto, son instrumentos de control los siguientes: ficheros de organismos, repertorios de series, cuadros de clasificacin, registros topogrficos, registro grfico de depsitos; y en la fase de valoracin: relaciones,
calendarios de conservacin, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminacin, informes/propuestas de eliminacin, relaciones de testigos resultantes de muestreos, etc.
INSTRUMENTO DE INFORMACIN:
Cualquier instrumento que posea la unidad administrativa y que sirva
para la recuperacin de la informacin contenida en las series documentales generadas por la oficina. Son, esencialmente, los ndices, tanto manuales como electrnicos (bases de datos con campos ndices).
ORDENACIN:
Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin,
que consiste en establecer secuencias dentro de las categoras y grupos,
de acuerdo con las series naturales cronolgicas y/o alfabticas.

24

ORGANIZACIN:
Adaptacin material o fsica de un fondo a la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificacin. Incluye las fases de clasificacin y ordenacin.
PATRIMONIO DOCUMENTAL:
Segn la Ley de Patrimonio Histrico Espaol (art. 49, apartados 2,
3 y 4) constituyen el Patrimonio Documental la totalidad de documentos
de cualquier poca generados, conservados, o reunidos en el ejercicio de
su funcin por cualquier organismo o entidad de carcter pblico, por las
personas jurdicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado
u otras entidades pblicas y por las privadas, fsicas o jurdicas, gestoras
de servicios pblicos en lo relacionado con la gestin de dichos servicios.
Tambin los documentos con una antigedad superior a los cuarenta aos,
generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por
las entidades y asociaciones de carcter poltico, sindical o religioso y por
las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carcter privado. Por ltimo, integran el Patrimonio Documental los documentos con una antigedad superior a cien aos, generados, conservados o
reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fsicas.
PRSTAMO DE DOCUMENTOS:
Accin que implica la salida temporal de documentos de un archivo
con fines administrativos o de difusin cultural.

25

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

REGISTRO:
1.- Accin administrativa y jurdica de control de la expedicin, salida, entrada y circulacin de los documentos.
2.- Instrumento resultante de una accin administrativa en el que
se materializa el efecto de registrar, normalmente en forma de
volumen, y que contiene la inscripcin, generalmente numerada en orden cronolgico, de informaciones consideradas de suficiente inters como para ser exacta y formalmente asentadas.
Estas informaciones pueden proceder directamente de actos
administrativos (por ejemplo, el Registro Civil), o de actos administrativos reflejados ya en otros documentos a los que jurdicamente el registro puede sustituir.
3.- Oficina en la que se realiza generalmente la accin administrativa de registrar y que se designa con el mismo nombre.
RELACIN DE ENTREGA:
Lista de las fracciones cronolgicas de las series documentales que
se transfieren y que acompaa a stas en los traslados reglamentarios.
SELECCIN:
Operacin intelectual y material de localizacin de las fracciones de
serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoracin.

26

SERIE DOCUMENTAL:
Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo
de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma
jurdica y/o procedimiento.
SISTEMA ARCHIVSTICO:
Conjunto de normas e instituciones que participan en la direccin,
seguimiento, coordinacin e inspeccin de los programas para la conservacin, tratamiento y difusin del Patrimonio Documental. Componen el
sistema archivstico los archivos, los servicios archivsticos, la Administracin de archivos, la legislacin archivstica y el personal.
TIPO DOCUMENTAL:
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de
una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y
cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos.
TRANSFERENCIA:
Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante
traslado de las fracciones de serie documentales, una vez que stas han
cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la
valoracin para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.
UNIDAD DOCUMENTAL:
Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.

27

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

VALORACIN:
Fase de tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando
los plazos de transferencia, acceso, y conservacin o eliminacin total o
parcial.

28

8. ANEXOS
Anexo I:
RECOMENDACIONES PARA LA ORDENACIN ALFABTICA
Nombres de personas
1. La alfabetizacin se hace palabra por palabra y dentro de ella letra
por letra.
Abad, Vicente
Abad Rico, Jos
Acosta Torres, Francisco
2. Las consonantes dobles ch, ll y rr no se consideran letras
diferentes, sino como dos letras; es decir, la ch se ordena en la
c, la ll en la l.
3. La ordenacin alfabtica de nombres de persona se realiza por
los apellidos, seguido del nombre de la persona separado por
coma.
Apellido1 Apellido2, Nombre
4. Se posponen las preposiciones que preceden a los apellidos, vayan solas, acompaadas del artculo o sean contraccin de preposicin y artculo.
Higuera, Manuel de la
Salas, Javier de
Ro, ngel del
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MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

5. Se anteponen los artculos sin preposicin que preceden al apellido, ya vaya solo, o unido a ste, bien sea directamente o mediante
guin.
Las Torres, Ricardo
Lafuente, Mara
Nombres de entidades
Se entiende por entidad, cualquier organizacin, ya sea pblica o privada,
como son:
a)

Organismos de la Administracin Pblica (Ministerios, Consejeras, Organismos Autnomos, Empresas Pblicas, Ayuntamientos, etc.)

b)

Organismos judiciales con jurisdiccin nacional o inferior.

c)

Organismos legislativos de carcter nacional o inferior.

d)

Entidades de la Iglesia Catlica de mbito jurisdiccional de dicesis y archidicesis.

e)

Organizaciones de carcter privado, como asociaciones, empresas, etc.

1. Para la eleccin del nombre de una entidad se utilizar, como regla

general, el nombre por el cual es comnmente identificada.
Ayuntamiento de Murcia
Consejera de Presidencia
Tribunal Supremo de la Regin de Murcia
2. La alfabetizacin se hace palabra por palabra y dentro de ella
letra por letra.
30

3. Las abreviaturas, siglas y acrnimos se desarrollarn siempre, a no

ser que la entidad sea ms conocida por la abreviatura, sigla o acrnimo. Si se utiliza este ltimo caso, alfabetiza tal y como est escrita,
independiente que utilice cualquier puntuacin.
Instituto Nacional de la Seguridad Social
Issorm
4. En caso de entidades dependientes, se consignar primero la
entidad principal, seguida de sus unidades dependientes, separada
cada una de ellas por punto.
Consejera de Educacin y Cultura. Direccin General de Cultura. Archivo General de la Regin de Murcia
Consejera de Hacienda. Direccin General de Tributos

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Anexo II
SOLICITUD DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS
N. de registro: __ /____
Fecha: __/__/____
DATOS DEL PETICIONARIO
Consejera:
Secretara / Direccin General / Org. Autnomo:
Unidad administrativa:
PETICIONARIO:

DATOS DE LA DOCUMENTACIN
SERIE:
EXPEDIENTE:
FECHA:
SIGNATURA ORIGINARIA:
N. CAJA:
OBSERVACIONES:
Entregado
EL DIRECTOR DEL ARCHIVO

Fdo.

Recibido
EL PETICIONARIO

Fdo.

=================================================
=========================
Fecha de devolucin: ______________
Recibido
EL DIRECTOR DEL ARCHIVO

Fdo.

32

Entregado
EL PETICIONARIO

Fdo.

9. BIBLIOGRAFA
ACTAS de las Primeras Jornadas sobre metodologa para la identificacin
y valoracin de fondos documentales de las administraciones pblicas (Madrid, 20, 21 y 22 de marzo de 1991). Madrid: Direccin de los
Archivos Estatales, 1992.
ARCHIVO de oficina. Madrid: Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte,
Subdireccin General de Informacin y Publicaciones, Ministerio de
Administraciones Pblicas, 2003.
BONAL ZAZO, J.L; GENERELO LANASPA, J.J; TRAVES DE DIEGO, C.
Manual de descripcin multinivel : propuesta de adaptacin de las
normas internacionales de descripcin archivstica. [Valladolid]: Junta
de Castilla y Len, Consejera de Educacin y Cultura, 2000.
COMISSI NACIONAL DAVALUCI I TRIA DE DOCUMENTACI. Normes y procediments de valoraci documental per a arxius pblics:
taules davaluaci documental codis 1 a 154. Barcelona: Generalitat
de Catalunya, Departament de Cultura, 1997. (Normativa Arxivstica;
4)
COMISSI NACIONAL DAVALUCI I TRIA DE DOCUMENTACI. Taules
davaluaci documental codis 223-310. Instruccions per a lelaboraci
de propostes davaluci documental. Resultats enquest dopini sobre evaluaci documental. Barcelona: Generalitat de Catalunya, Departament de Cultura, 2000.
CONDE VILLAVERDE, M. L. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1992. (Normas
tcnicas de la Direccin de Archivos Estatales; 2)

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CRUZ MUNDET, J.R. Manual de archivstica. Madrid: Fundacin Germn
Snchez Ruiprez, D.L. 1994.
CRUZ MUNDET, J.R. y MIKELARENA PEA,F. Informacin y documentacin administrativa. Madrid: Tecnos, 1998.
CUEVAS SNCHEZ, M. Proyecto de gestin documental de archivos andaluces (GDA). En Actas del VI Congreso Nacional de ANABAD
(Murcia, 1996). Murcia: ANABAD-Murcia, 1997, pp. 229-234.
DICCIONARIO de terminologa archivstica, 2. edicin Madrid: Subdireccin General de Archivos Estatales, 1995. (Normas tcnicas de la
Subdireccin General de los Archivos Estatales; 1)
DUPL DEL MORAL, A. Manual de archivos de oficina para gestores: Comunidad de Madrid. Madrid: Consejera de Educacin y Cultura, Ediciones Jurdicas Marcial Pons, 1997.
ENTRADA y salida de documentos en los archivos. Madrid: Subdireccin
General de los Archivos Estatales, 1996. (Normas tcnicas de la Subdireccin General de los Archivos Estatales; 2)
FERNNDEZ GIL, P. Manual de organizacin de archivos de gestin en las
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HEREDIA HERRERA, A. Archivstica general: teora y prctica. Sevilla: Diputacin Provincial, 1991.
HEREDIA HERRERA, A. El sistema Andaluz de Archivos: elementos y estructura. La identificacin y la valoracin, primeras funciones de la
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MANUAL de archivo de oficina. [Valladolid]: Junta de Castilla y Len,
2006.
MESA DE TRABAJO DE ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIN LOCAL.
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MOLINA NORTES, J. y LEYVA PALMA, V. Tcnicas de archivo y tratamiento de la documentacin administrativa. Guadalajara: ANABAD
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SANCHS MORENO, F.J. Los archivos de oficina: una sntesis para su gestin. Valencia: Tirant lo Blanch, 1999.
TORREBLANCA LPEZ, A y CONDE VILLAVERDE, M. L. Sistemas de eliminacin de documentos administrativos. Murcia: Comunidad Autnoma de la Regin de Murcia, Consejera de Educacin y Cultura,
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