Los secretos de una Implementacin de SAP exitosa

Traducido de Evolutionary Consulting, Inc.

http://www.evolutionary.netfirms.com/

Febrero de 2006

Muchos se preguntan que constituye una Implementacin de SAP1 exitosa. Todos

queremos tener una gran historia de xito para hablar de ella, desde la alta direccin al
consultor de implementacin. El xito es un trmino relativo.
Usted oir: "Sali en vivo exitosamente en la fecha planeada y en presupuesto"

Usted debe preguntar, sin embargo, si el alcance inicial fue completado o si ellos
tuvieron que sacar procesos comerciales del alcance para lograrlo.

Usted tambin debe preguntar Cmo son las cosas ahora que usted sali en vivo?
Puede usted llegar a sus clientes sin ningn problema? Est funcionando bien el
sistema? Estn los usuarios finales totalmente entrenados y estn haciendo bien su
trabajo? Necesita usted todava el apoyo de consultora para mantener el da a da
de su negocio?

Slo una vez que usted puso estas preguntas en perspectiva usted realmente puede
definir una Implementacin de SAP exitosa en muchas formas y muchos niveles.

Factores de xito
Aqu est una lista de factores que determinan el xito relativo de un proyecto
como se expres arriba.

Comunicacin
Para una implementacin exitosa de un proyecto SAP el factor nmero uno es
la comunicacin buena entre los miembros de equipo de proyecto. Cada uno
de ellos demanda tener comunicadores buenos. Y ciertamente tenemos la
tecnologa para mantener una comunicacin constante con telfonos fijos y
telfonos celulares, correo electrnico, vdeo conferencia y chat, aunque
tambin es cierto que ellos no son usados a su mxima capacidad.
Por ejemplo, cuando hay un problema que necesita ser comunicado a mltiples
personas, normalmente uno manda el e-mail a varias personas que realmente
deben ser involucradas. Es sumamente molesto y frena la cadena de
comunicacin cuando alguien slo contesta al remitente del e-mail sin incluir el
resto de los miembros.
SAP es una aplicacin tan integrada que constantemente tiene puntos de
encuentro entre los mdulos. Como tal, la integracin constante entre los
equipos es de importancia superior.

R/3 de SAP.

No slo la comunicacin constante es importante, sino la comunicacin

BUENA es importante. Las personas deben estar muy claras sobre lo que ellas
estn hablando. Hay una pequea frase: "Mara tena un pequeo cordero" estas cinco palabras cortas pueden crear tal confusin y pueden resultar en
numerosos significados diferentes:
-

Mara tuvo un cordero pero ya no

Mara tena un pequeo cordero que ahora ha crecido y es grande
Mara "tena" (es decir comi) un pequeo cordero

Estamos seguros de que usted puede agregar muchas otras interpretaciones

de esta frase pequea
Ahora imagine, si esta frase pequea puede causar tal confusin, qu enredo
se creara cuando trata con procesos de negocio complejos, mide por palmos a
travs de varias secciones dentro de una organizacin e involucra en cualquier
parte de cincuenta a miles de empleados, usuarios finales, gerentes,
consultores.
La clave es que la comunicacin sea buena, exacta, especfica y oportuna.
Clarifique las cosas varias veces. Explquelas como si usted estuviera
hablando con nios pequeos.
Para lograr este tipo de comunicacin buena entre el equipo, los miembros
deben tener sus lugares de trabajo fsicamente juntos. En muchos casos la
empresa Consultora, en orden a "minimizar" los costos para el cliente,
tercerizan muchos de los Desarrollo ABAP, trabajo de programacin fuera de
de la ciudad, del pas y en la mayora de los casos a otros continentes.
Basado en todas las cosas arriba expresadas, cmo puede lograrse la
comunicacin buena?. No es posible simplemente crear por escrito una
especificacin del programa con una descripcin y esperar a que un
programador localizado en el otro lado del planeta para deducir lo que el
Proceso Comercial es, y lo que hara trabajar al programa segn los requisitos
del cliente.
Algunas empresas consultoras que hacen esta prctica defendern que "es
posible y ellos tienen historias de xito para contar". Bien, recuerde que al
principio de este artculo nosotros hablamos sobre "xito".
Se da testimonio de este tipo de "xito" cuando se entra a resolverle los
problemas del mtodo de implementacin. Se ha dado testimonio de las horas
de consultora sin fin que el cliente tiene que pagar debido a este mtodo de

aplicacin. A menudo el cliente es hecho firmar un contrato en el que dice algo

como "cuando el programa est completo (pero no realmente trabajando
segn los requisitos del cliente - esto no se declara en cualquier parte)
cualquier cambio a l sera considerado cambio de alcance". Tal prctica
fuerza al cliente a, o abandonar el esfuerzo de fabricacin del programa de
trabajo debido al cambio en el alcance es costo extra, o sigue pagando ms
por intentar hacer al programa trabajar.
Estas tcticas son injustas para los clientes y dan un mal a nombre la industria
de Consultora.
El cliente necesita encargarse de estas situaciones. Haga las reglas de
comunicacin buena. Haga las reglas del tipo de consultores que usted quiere
tener. Mantenga la infraestructura fsica y tecnolgica para la base de
comunicacin buena. No permita compaas "consultoras" para esconder
detrs de un "Gran" nombre corporativo.
Los clientes merecen lo mejor para las cantidades grandes de dinero de un
costo Implementacin de SAP. Comunique bien, tome el control de su proyecto
y no se venda por palabras al aire.

Apoyo Total de la Direccin Corporativa

Nada pasar, nada se mover, a menos que la Direccin lo apoye. Debe haber
compromiso total y absoluto y apoyo para el proyecto. Si la Direccin no
muestra tanto en palabras como en hechos que la Implementacin de SAP es
importante para los miembros del equipo, usuarios finales y as sucesivamente,
no estar a bordo, no se dedicar. Sin dedicacin el proyecto est destinado
para fallar.
Las maneras en que la administracin provee apoyo al proyecto es por
participacin activa en la planificacin y direccin del proyecto. Proactivamente
no slo se involucra a la lnea de alto nivel y toma de decisin, sino tambin al
nivel ms bajo y as como en las actividades importantes y en las actividades
diarias del proyecto. Mantenga contacto con los miembros de equipo de
proyecto, conozca y est interesado sobre su trabajo y donde ellos estn
parados. Esto motivar y mantendr a las personas comprometidas.
Cuando la direccin est comprometida se resuelven problemas ms
fcilmente, el conflicto se supera ms rpidamente, porque la direccin conoce
los detalles de lo que est pasando. Cmo se logra esto? Revisando el
estado semanalmente y teniendo reuniones de comunicacin (recuerda

comunicacin?). Estas reuniones no son juzgar o interrogar a alguien. Ellas se

hacen que para que todos los miembros estn informados acerca de lo que
est pasando, manteniendo el pulso del proyecto.
La direccin debe ayudar al proyecto a avanzar, no lo impida con demasiados
procedimientos burocrticos. Mantenga reuniones cortas y al punto. Mantenga
un reporte de estado, no 15 informes diferentes. Tenga procedimientos pero no
los haga demasiado al punto donde el proyecto se pone inflexible y consume
tiempo en tomar una decisin o tomar una accin correctivo. Maneje el
proyecto y proporcione a las personas bastante libertad para hacer su trabajo.
Esto se apreciar.

El Plan del Proyecto y la Metodologa son Pautas y Herramientas de

Ayuda, No Reglas
Haga un plan bueno. Haga un plan Realista. La mayora de los proyectos no
tienen un plan realista. Las personas piensan que todo realmente puede ser
rpido. Ellos no dejan suficiente tiempo para las partes imprevistas de los
proyectos. Los vendedores que tardan para entregar el hardware, haciendo
espacio en disco, el tiempo de entrenamiento real toma mucho ms tiempo, los
usuarios necesitan ms entrenamiento o ellos se cargan excesivamente con su
propio trabajo del da que no pueden asistir a entrenamiento y mucho ms.
Los datos maestros estn corruptos y nosotros necesitamos a un nuevo Cliente
SAP. Nosotros podemos hacer una copia. Nosotros planeamos un da para la
copia, pero por qu siempre que hay una copia de cliente de SAP siempre
falla y el la resultante toma dos o tres das?.
Recuerde, si algo puede salir mal, saldr mal. Destine suficiente tiempo en su
plan para tiempo de viaje, para fiestas pblicas, para vacacin. Hay muchos
gerentes de proyecto que planean salir en vivo en 1 de enero, puede ser
impropio e irrespetuoso al trabajo y dedicacin de las personas. Siempre que
cualquier fiesta importante est cerca, reduzca la velocidad dramticamente, y
sobre todo las ltimas dos semanas del ao en que todos estn bajo a un
agotamiento. Tenga en cuenta estas pocas del ao.
Si usted no puede salir en vivo segn el plan entonces NO salga en vivo. Es
mejor, ms barato y ms seguro tardar en salir en vivo y pudiendo servir a sus
clientes; mejor que salir en vivo slo para hacer un gran anuncio corporativo
como se plane pero que luego todos corremos alrededor como pollos acfalos
que intentan arreglar problemas, ayudar a los usuarios, corregir errores, a
servir a sus clientes.

Permita tiempo para errores. Siempre tenga planes de contingencia. Qu si la

salida en vivo falla?. Asegrese que usted tiene una manera para retroceder al
sistema anterior para poder funcionar propiamente como un negocio.
Una de las Metodologas de Implementacin de SAP ms conocida es ASAP o
SAP Acelerado. Los Consultores deben ser Certificados por SAP. Seguir esta
metodologa puede ser muy til y realmente acelera sus procesos. Tambin
puede ser un inhibidor y factor retardante si consigue sobre usarlo. ASAP
contiene una cantidad grande de herramientas, plantillas e instrucciones de
cmo llevar a cabo SAP. Use sentido comn. No hay ninguna razn para
intentar usar cien por ciento la metodologa ASAP. Use slo las partes que lo
ayudan. Hay plantillas excelentes para la documentacin, documentos de
procesos de negocio, entrenamiento y prueba de documentos que tomaran
mucho tiempo para crear desde el principio.

Haga un Alcance apropiado

Qu partes de SAP implementar usted?. A menudo los miembros del equipo
se ponen demasiado entusiastas y quieren implementar el cien por ciento de
los procesos que SAP ofrece. No es posible. SAP debe ser implementado
segn los procesos y necesidades del negocio.
Sea realista. Porque que SAP puede hacer casi todo no significa que usted
debe implementar casi todo. Usted debe asegurarse que sus usuarios estn
tecnolgicamente avanzados, la computadora suficientemente equipada y que
ellos entienden los procesos de negocio que les permitirn comprender y
manejar el cambio que semejante aplicacin traer.

Motive, Aprecie, y Premie a sus personas

Puede sonar un clich, pero debe hacerse. No lo haga slo para ser
polticamente correcto. Hgalo porque usted lo quiere decir, ponga su alma en
l, hgalo personal. sta es una de las pocas cosas que alguien debe tomar
personalmente en los negocios. Las personas trabajarn dos veces muy duro
si ellos son apreciados. En orden a ser capaz de conocer que usted est
interesado por las personas, usted debe estar involucrado en su negocio da a
da, aqu regresa el punto de Apoyo Total de la Direccin Corporativa
mencionado ms arriba. Un "gracias" va de muy buena manera.

Maneje el Cambio

Uno de los factores ms importantes es cmo la organizacin maneja los

cambios. sta es una de las partes ms arriesgadas de este negocio. Hacer a
sus personas entender que el cambio es una cosa buena. Hacer aceptacin
del cambio y hacer que suceda.
Este desafo es cumplido con todos los puntos mencionados anteriormente, es
decir,
- El Apoyo Total de la Direccin Corporativa
- La Comunicacin
- La Planificacin del Proyecto y la Metodologa
- Un Alcance apropiado
- Motive, Aprecie, Premie a sus personas
Si stos se siguen y se ejecutan con xito, las personas apreciarn y aceptarn
los prximos cambios. Reconocidamente cosa, muy, muy difcil de lograr por
muchas razones. La naturaleza humana es evitar el cambio. Por consiguiente,
yendo contra la naturaleza humana est empezando de mala manera. Las
personas tienen miedo del cambio en los negocios porque a menudo ellos
tienen miedo de su seguridad en el trabajo - desgraciadamente a menudo es
as.

Poltica
Cada proyecto tiene polticas en algn grado. Asegrese de que la poltica y
las agendas ocultas no descarrilen su proceso de implementacin. Localice y
ventile las diferencias ms temprano que tarde. No permita que las personas
con agendas ocultas encaminen el proyecto a la direccin equivocada.
Detenga esto pronto y detngalo con dureza. Las polticas no deben tolerarse
sino que deben repartirse firmemente y diplomticamente al mismo tiempo.

Encuentre a los mejores Recursos

El cliente, la direccin, deben estar involucrados en el proceso de la
contratacin de Consultora. No confe simplemente en la empresa consultora.
Asegrese que los consultores saben su trabajo. Asegrese los consultores no
tienen "capas" de intermediarios antes de que ellos lo localicen. A ms capas,
la proporcin por capas de Consultoras se reduce, lo que a su vez significa que
el consultor que est deseoso de trabajar por la proporcin ms baja
normalmente es el conocedor. En la vida usted consigue aquello por lo que
usted paga - y aunque usted como un cliente podra estar pagando

amistosamente por el consultor, esas muchas capas reducen la proporcin del

consultor y por consiguiente la calidad.
Sea cauto al usar a cazadores de cabeza / reclutadores que no saben cosa
alguna sobre SAP para ir a encontrarle a usted un Consultor. Permita a
alguien con conocimiento del proyecto de dentro de su organizacin buscar los
recursos de Consultora, entrevstelos y aprubelos.
Proyectos de Implementacin de SAP exitosos!. Semejante trmino relativo
que considera todos los factores anteriores. La prxima vez que alguien diga
"nosotros tuvimos un proyecto exitoso", que analice los hechos primero para
determinar el grado de xito. Algunas empresas Consultoras (para no
mencionar nombres), cuando su xito relativo de un proyecto es bastante bajo,
"declaran victoria y dejan el proyecto"; anuncian al mundo el "xito" del
proyecto y luego dejan al cliente para sufrir las consecuencias en el negocio y
en trminos de costo.