Administracin del proyecto

Todo proyecto, es un diseo, indica los

aspectos y problemas del tema y adems
debe contemplar los aspectos logsticos del
mismo es decir, los mtodos para lograr la
realizacin del proyecto que se planea
hacer en la cuan se indica el manejo de
recursos, presupuesto, tiempo para el buen
desarrollo del proyecto.
Los aspectos cientifio-tecnicos dan
referencia a los elementos estructurales
propios de la investigacin los cuales estn
contenidos en su definicin, los aspectos
de administracin y control hacen
referencia a la estrategia operativa del
proyecto. Ah se programa todo: las
actividades, los recursos humanos, el
tiempo todo.

Cronograma
Un cronograma es el desarrollo de las
actividades con relacin al tiempo, lo que

implica el desarrollo de las actividades con

precisin
Se tienen en cuenta los recursos y el
personal y se reparten los trabajos con un
plazo para el desarrollo de las mismas,
tambin se debe tener tolerancia para los
trabajadores.
Para presentar los cronogramas el mtodo
mas comn son los diagramas, en el que
se aprecia los tiempos para las actividades
Los diagramas de barras son los mas
utilizados y se utilizan para trabajos
sencillos. Para trabajos mas complejos se
utilizan los diagramas de flechas
Para los proyectos que son relativamente
sencillos se trabajan con diagramas de
barras. Consiste en un grfico de
coordenadas cartesianas, en el cual las
actividades a realizar se listan en el eje de
las ordenadas.

Cronograma de actividades (en

meses)

La actividad B que dura un mes y se puede

comenzar simultneamente con la
actividad C que dura dos meses solo a
terminacin de esta se pueden empezar
las siguientes
Las actividades D y E pueden realizar
simultneamente y duran cada una un mes
Al trmino de estas se puede empezar con
la actividad F que es la ltima y tiene una
duracin de un mes.
otras formas comunes de cronogramas

En el grafico anterior se puede apreciar

como el proyecto tendr duracin de seis
meses y consta de las actividades A, B ,C,
D ,E y F
La actividad A es la primera y tiene
duracin de dos meses. La actividad
parece ser prerrequisito para las dems
actividades posteriores

La barra anterior es la ms comn ya que

facilita el trabajo del investigador, es
relativamente sencilla.

Duracin meses

1 2 3 45 6 7 8 9 1 1 1 1

N actividad
es

0 1 2 3

El mtodo CMP
El primer paso para la elaboracin de
diagramas con sentido crtico es la
identificacin de las diferentes actividades.
En segundo lugar debemos identificar o
resaltar la relacin o la secuencia que
existen entre las actividades, respondiendo
las preguntas: Qu actividades proceden?
Qu actividades siguen? Cules pueden
realizarse simultneamente?

Es de lgica que existen diversas

alternativas para la programacin de un
proyecto. Al hablar de una programacin
lineal de actividades, estamos hablando de
una mayor duracin del proyecto; por esta
razn el anlisis de la simultaneidad de
acciones permite evitar programaciones
lineales y, por lo tanto optimizar los
recursos y el tiempo. Para realizar este
paso en de mucha conveniencia realizar
una tabla de anlisis de secuencia; en la
tabla de anlisis de secuencia colocaremos
en la columna del centro las actividades
que tenemos planificadas y en las
columnas de la derecha y de la izquierda
se sealan la olas actividades que, segn
la lgica del proceso, sean posteriores o
anteriores a ella.
Supongamos que despus de sealar los
aspectos cientficos del proyecto, debemos
elaborar una lista de las actividades que
vamos a realizar y el tiempo determinado
que vamos a gastar para llevarla a cabo:

A.

Disear la encuesta ( 4 meses )

B.
Imprimir formulario piloto ( 1
semana )
C.

Realizar estudio piloto ( 1 semana )

D.

Redisear la encuesta ( 2 semanas )

E.
Imprimir formulario definitivo ( 2
semanas )
F.
Establecer cifras con personal de la
muestra ( 8 semanas )
G. Seleccionar los encuestadores ( 1
semana )
H.

Entrenar encuestadores ( 2 semanas )

I.

Aplicar la encuesta ( 3 semanas )

J.

Codificar informacin ( 2 semanas )

K.

Efectuar los anlisis ( 5 semanas )

L.

Redactar informe final ( 3 semanas )

En nuestra lgica del proceso las

actividades A, F y G no tienen
prerrequisitos, sin embargo la actividad A
debe realizarse lgicamente antes de la B,
la actividad F en cualquier momento
anterior a I y la actividad C mucho antes de
la H.
Al programar las distintas actividades se
nos presentan diversas opciones lgicas,
nosotros debemos escoger la que mas le
convenga a nuestro proyecto. Lgicamente

la duracin de proyecto depender del

tiempo que necesite cada actividad para
ser realizada.

De otra parte, el anlisis nos indica que

para poder emprender la aplicacin de la
encuesta debe haberse realizado
anteriormente como prerrequisitos de las
actividades E,F y H.
Despus de efectuar el anlisis de
secuencia de las actividades, se procede a
efectuar el diagrama de flechas o la red,
para ello debemos tener en cuenta las
siguientes reglas:
- En los diagramas CPM, un nuevo evento
es el instante en el cual comienza o
termina una actividad, este evento no
involucra tiempo ni recursos. En el
diagrama CMP los eventos son
representados por crculos y se enumeran

los dgitos en la parte superior dentro del

circulo
- los diagramas CMP son diseados y se
leen de izquierda a derecha y parten de un
evento inicial trazando una ruta para llegar
a un evento final

PERT la duracin de cada actividad se

calcula matemticamente. Los dems
pasos son idnticos. Con la tcnica PERT,
tambin se puede calcular la probabilidad
de que la programacin efectuada se
cumpla.
El calculo de la duracin de cada actividad
se efecta asignndole con base en las
experiencias anteriores, tres valores:
tiempo optimista (to), es decir, en el
mejor de los casos la actividad durara,
un tiempo medio probable (tm); y un
tiempo pesimista (tp), es decir, en el peor
de los casos la actividad durara.

La tcnica PERT
El segundo tipo de diagramas de flechas es
la tcnica PERT. La forma de disearlo es
semejante a la de CPM. La principal
diferencia consiste en que en la tcnica

Si graficamos los datos asignados a

cualquiera de las actividades, notamos que
se tiene una distribucin semejante a la del
grafico que presentarnos, es decir que a
esto lo denominaremos como distribucin
beta. En la distribucin beta la curva
siempre se inclinara hacia los tiempos
malos o tiempos pesimistas

Basados en la distribucin beta de los

valores se ha establecido una formula para
calcular el valor de la actividad. La frmula
es la siguiente
Valor esperado de duracin de actividad:

Donde to es el tiempo optimista asignado,

tm es el tiempo medio asignado y tp es el
tiempo pesimista
El diagrama PERT se disea de forma muy
parecida al CMP, pero por el debajo de la
flecha se indican los valores esperados de

duracin de cada actividad. La ruta critica

y el valor esperado de terminacin del
proyecto se calculan siguiendo la tcnica
de los momentos mas tempranos y tardos,
tal como nos dice el mtodo CMP.

Desviacin estndar del valor esperado de

terminacin del proyecto; podemos
establecer las siguientes formulas:

Pues bien, si el numero de la ruta critica es

suficientemente grande, de acuerdo con la
teora del lmite central, podemos construir
una curva normal de distribucin de
frecuencias sobre el valor esperado de
terminacin del proyecto.

Ya estos procedimientos estadsticos son

de gran ayuda para la programacin de las
actividades. la tcnica PERT nos permite,
adems , saber la varianza de cada una de
las actividades criticas as como la

Elaboracin del presupuesto

Elaborar un presupuesto significa , efectuar
el cmputo de los gastos o ingresos, o de
unos y otros, que necesaria o
probablemente han de resultar al
realizarse una actividad.
El procedimiento para la elaboracin del
presupuesto sigue ese mismo orden:
inicialmente se hace el clculo detallado
de cada uno de los rubros y renglones de
gasto. En segundo lugar, y terminada la
operacin anterior, se procede a la
distribucin de los costos por fuentes de
financiacin o entidades a las cuales se
considere pertinente presentarles solicitud.
El criterio para la distribucin no puede ser
otro que las polticas y normas fijadas por
cada una de esas entidades, so pena de no
obtener los recursos a ellas solicitados.
En el desarrollo de una investigacin
cientfica interviene dos tipos de gastos:

unos costos imputables al proyector, y

unos costos indirectos.
Los costos directamente imputables al
proyecto son fcilmente identificables,
pues son producidos en el desarrollo de las
actividades especficas de la investigacin.
Ellos son: el personal investigativo de
planta que lleva a cabo las actividades del
proyecto; los elementos de consumo; los
equipos cientficos necesarios para realizar
esas actividades; y una serie de gastos
varios por servicios especficos
presentados por la institucin, o que se
contratan con personas naturales o
jurdicas diferentes a ella, para llevar a
cabo las tareas del proyecto.
El clculo de los rubros directos es
relativamente fcil viene dados por
parmetros objetivos y claros, tales como
cotizaciones comerciales, contratos de
prestacin y servicio, cuantas de cobro o
facturas de funciones y salaros

formalmente establecidos por la

institucin, as como unas actividades
investigativas planteadas en el proyecto.
Es muy comn encontrar que los costos
indirectos o no se tienen en cuenta, o se
calculan de una manera subjetiva,
cobrando un porcentaje arbitrario (0,1%,
1%, 10%, 50%...) del valor total del
proyecto. Hecho que desdice de la calidad
del mismo, pues formular un proyecto es
sinnimo de planificar objetiva y
cuidadosamente. Adems un clculo tan
subjetivo y arbitrario no conviene a las
instituciones que financian proyectos, por
no presentar parmetros validos de
evaluaciones de esos porcentajes; ni
conviene a la institucin que realiza el
proyecto, que de todas formas deber
recibir ingresos correctos para cubrir
exactamente esos gastos.
El rubro o capitulo de salarios del personal
investigativo de planta en la institucin,

est compuesto bsicamente por los

siguientes renglones: un investigador
principal, que es el orientador y
responsable de los diferentes aspectos del
proyecto; unos con-investigadores; y unos
auxiliares de investigacin. El clculo de
costo de salarios en cada uno de estos
renglones esta determinado por los
siguientes cuatro factores: nmero de
personas de ese rengln(n); salario
mensual devengado (s); dedicacin real de
tiempo al proyecto (t); y la duracin total
de su trabajo (d). El costo (c) imputable al
proyecto es el producto de esos factores.
Costo salarial del personal investigativo
c=n.s.t.d
Veamos un ejemplo hipottico.
Supongamos que un investigador de una
institucin cualquiera, que devenga un
salario mensual de $1.600.000.00 se
dedicara por las tardes durante seis meses
a un proyecto de investigacin. Entonces el

costo salarial imputable a ese proyecto

ser:
C=1X1.600.000X1/2X6=4.800.000
Quiere decir que aunque ese investigador
reciba de su institucin por concepto de
salarios durante los seis meses una suma
de $9.600.000 al proyecto no se puede
imputar sino la mitad, pues por las
maanas el cumple en la institucin otras
labores diferentes al proyecto, (quiz dicta
clases o se dedica a otro proyecto
diferente)
Es conveniente advertir que al captulo de
personal investigativo no pertenece, ni el
personal de la institucin que no cumple
funciones de investigacin (secretarias,
porteros, mensajeros, administradores,
etc.), ni aquellas personas que no son de
planta de la institucin y a las cuales se
contrata para prestar un servicio
especfico. En sentido estricto, estos gastos
deben reportarse en el rubro de costos

indirectos y el rubro de gastos varios por

servicios, respectivamente.
El rubro o capitulo de los elementos de
consumo, como su nombre lo indica, est
compuesto por todos aquellos materiales
fungibles o que se acaban en desarrollo del
proyecto, tales como papelera, reactivos,
alimentos para animales, cintas para
grabadoras, rollos fotogrficos, as como
aquellos utensilios, cosas o incluso
animales que siendo empleados en el
proyecto se acaban, o quedan inservibles
despus. Su clculo esta dado por el
producto entre el nmero de unidades (n) y
el precio unitario (p) y siempre debe ir
acompaado por cotizaciones que lo
respalden, las cuales se anexan al proyecto
Costos de los elementos de consumo
c=n.p
El rubro de equipos est constituido por
aquellos instrumentos que no se consumen
durante la realizacin del proyecto, pero

cuyo uso temporal es indispensable. Estos

pueden ser microscopios, grabadoras,
filmadoras, espectrofotmetros, moto
niveladora, gras o incluso animales, parte
de cuyo costo es recuperable despus del
proyecto.

necesariamente su conservacin por

mltiples razones. Su uso ms comn es
en proyectos de experimentacin con
animales de valor comercial significativo y
que son susceptibles de ser vendidos
despus del proyecto.

El costo imputable al proyecto, en

sentido estricto, esta dado por el tiempo de
uso en el proyecto (t) y el precio promedio
comercial del uso del instrumento o del
equipo por una unidad de tiempo
cualquiera (p) (horas, das, meses, etc).
Tambin se calcula por la diferencia entre
el precio de compra (PC)= y el precio de
venta (pv) luego de su uso

En ocasiones, algunas entidades de

fomento y financiacin de investigaciones
como es el caso particular del ICFES, como
una manera de contribuir al desarrollo de
la infraestructura investigativa tcnica de
las instituciones, admiten solicitar la
compra de quipo, que posteriormente es
donado o dejado en usufructo. En este caso
particular, el costo es establecido por el
nmero de unidades y el precio unitario de
las mismas, segn las cotizaciones
comerciales mas favorables, como se
explico para los elementos fungibles. En
estos casos la entidad financiadora
especificara la propiedad de ese equipo.

Costo por uso de equipos c=t.p. c=PCpv

Esta segunda formula elemental de clculo
es particularmente utilizada cuando,
debindose comprar un equipo
indispensable para el desarrollo de la
investigacin, se considera que no es

En el rubro de gastos varios por servicios,

se comprenden todos aquellos pagos por
servicios especficos para el desarrollo del
proyecto, prestados por la institucin, o por
personas naturales o jurdicas diferentes a
ella, tales como: servicios por tabulacin
de informacin; por hospedaje y
alimentacin; por impresin de materiales;
por asesora cientfica o tcnica; por pago a
encuestadores, promotores, etc.,
contratados por el proyecto.
El costo de todos estos servicios
especficos se establecen,
generablemente, por el producto entre el
nmero de unidades y el pre4cio unitario
comercial, cuando es prestado por
perso0nas naturales o jurdicas diferentes
o no pertenecientes a la entidad, deber
adjuntarse cotizaciones o contratos.

As por ejemplo de CPU para anlisis de

informacin a $80.000 cada registro, paras
un promedio de 20.000 registros igual a $
1.600.000.000.
costo tres horas de CPU para anlisis de
datos a $500.000 hora de CPU, igual a
$1.500.000
pago por aplicacin de 7.500 encuestas a
$4.000 encuesta, igual a $30.000.000
pago de un asesor tcnico para
entrenamiento en el manejo del quipo que
se adquiera, igual a $1.800.000
pago de sus tiquetes areos en la ruta
Bogota-monteria, a razn de $300.000
promedio por unidad, igual a $1.800.000
pago por alojamiento y comida para dos
personas durante dos das, a razn de
$80.000.000 da igual a $320.000.000
Insistimos en que el rubro o capitulo de
gastos por pago de servicios debern ir

registrados los pagos a personal cientfico

o tcnico no especifico. Esto no solo es
conveniente por la definicin misma de los
rubros, sino para facilitar el clculo de los
costos indirectos del proyecto.
Los costo indirectos son llamados en ingles
overead, es decir una sobrecarga a la
cabeza de cada investigador. La forma
objetiva ms adecuada para su clculo es
por medio del factor multiplicador de
costos indirectos propio de cada
institucin. Este factor multiplicador es
aplicable a los salarios del personal
investigativo del proyecto. Es calculado por
la institucin y proporcionado al
investigador para la formulacin de los
proyectos. En seguida indicaremos los
principios bsicos para su clculo.
Veamos un ejemplo: si hechos los clculos,
una institucin encuentra que por
conceptos de gastos administrativos
totales (secretaria, administracin,

servicios generales, etc.) y por concepto de

prestaciones sociales y transferencias, que
son los dos componentes bsicos de los
costos indirectos, por cada salario del
personal investigativo se incurre en gastos
equivalentes a 2,5) a cada uno de los
renglones del personal investigativo se
pagan estos montos por costos indirectos.
Planteemos los salarios del personal
investigativo de un proyecto hipottico de
la siguiente forma, y calculemos en
consecuencia los costos indirectos.
1.
investigador principal $1.600.000 de
salario dedicacin medio tiempo, trabajo
seis meses costos indirectos
2.
con-investigadores $1.200.000 de
salarios dedicacin medio tiempo, trabajo
c/u 3 meses costos indirectos
3.
auxiliar investigacin (laborista)
$500.000 salario, tiempo completo, 4
meses costos indirectos(multiplicador 2.5)

Reiteremos que dentro del multiplicador de

costos indirectos esta contenido el pago de
las secretarias, aseadoras, mensajeros,
servicios generales y de administracin, as
como las prestaciones sociales y
transferencias o pagos de ley a las
instituciones de bienestar social. Por tal
razn, no deben cobrarse nuevament5er
en forma aparte.
De esta forma hemos cumplido el clculo
de los costos indirectos. En segundo paso
en la elaboracin del presupuesto es
plantearse una estrategia general, para
conseguir la financiacin
Veamos como quedara el presupuesto de
un proyecto hipottico al cual se busca
financiacin de una sola entidad
Pero si suponemos que los proponentes de
este proyecto hipottico hubieran decidido
que lo ms conveniente era buscarte la
cofinanciacin del proyecto por parte de la

entidad que lo realizara (una universidad

por ejemplo) el ICFES y el laboratorio
farmacutico, entonces se estudian las
normas financieras de estas entidades,
asignndoles a cada uno de los rubros y
renglones que probablemente financiaran.
Es muy importante dejar consignado en el
documento del proyecto la distribucin de
los costo., con la finalidad de hacerla
conocer de todas las entidades a las cuales
se dirige la solicitud de financiacin. De
esa forma cada entidad sabe que le ha sido
solicitado y que montos financiaran las
otras. Dados los costos cada vez mas
elevados de los proyectos de investigacin
y la relativa escasez de recursos de las
diferentes entidades financieras de
proyectos, ante la creciente demanda por
parte de los investigadores, la estrategia
de confianzas de los costos es cada vez
ms necesaria.

Por otra parte, debe tenerse en cuenta

que, si bien existen entidades
especializadas en el fomento y financiacin
de investigaciones, no debemos olvidar
que nosotros podemos convertir a
cualquier entidad gubernamental o
privada, de servicios de produccin, en
entidades que financien total o
parcialmente propuestas de investigacin.
Quizs una de las funciones ms
importantes de redactar un buen
documento de proyecto, adems de servir
de gua para la ejecucin de la
investigacin consiste en garantizar la
consecucin de los necesarios recursos
financieros para llevar a feliz trmino la
bsqueda de nuevos conocimientos.
Como se puede apreciar, la estrategia fue
LAN siguiente: a la institucin que realiza
el proyecto (una universidad) se le
cargaron todos los costos indirectos; al
ICFES se le solicita la totalidad de los

costos de materiales y equipos (que dentro

de sus polticas de financiacin de
investigacin den docentes universitarios
es lo prioritario); y a los laboratorios y se
les solicita financiar los salarios del
personal investigativo.

El factor multiplicador de costos indirectos

El factor multiplicador de costos indirectos

es, como su nombre lo indica, una
sobrecarga diferente a los costos
directamente causados por las actividades
del proyecto, pero que debe cubrirse como
condicin para que esas actividades se
puedan llevar a cabo.
Los costos indirectos estn bsicamente
constituidos por: las prestaciones sociales
legales y extralegales que amparan al
personal investigativo; y los costos de
administracin, secretara y de servicios
generales y de operacin de la institucin.
La forma de calcularlos es
porcentualmente. Para ello se toman como
base los salarios del investigador,
equivalentes al 100%.
Veamos inicialmente un ejemplo para el
clculo del porcentaje de las prestaciones
sociales.

Cada ao hay que pagar una prima legal

de navidad, que equivale a una duodcima
parte (1/12) del total de los sueldos
devengados por el trabajador en el ao,
ms los factores salariales tales como
auxilio de alimentacin, de transporte,
gastos de representacin, etc.
La frmula para su clculo seria:

Dada la simplicidad del ejemplo, tomemos

solo los sueldos como el 100%, sin
considerar el porcentaje a que equivalen
en un caso especfico cualquiera los
factores salariales. Entonces tendramos
que la prima de navidad equivale a un
mnimo de

De forma similar se calculan los

porcentajes de las diferentes prestaciones
sociales. Las principales serian:

cada rubro frente al promedio general de

los costos salariales del personal
investigativo.

a. Prima legal de navidad

As por ejemplo, si la nmina mensual

promedio del personal investigativo de una
institucin es de $24.000.000, oo. Y los
costos de arrendamiento son de
$3.600.000, oo mensuales, stos
representan el 15% de los salarios de los
investigadores. Este ser entonces el
porcentaje que se carga sobre los salarios
del personal investigativo por concepto de
pago de arrendamientos. De forma
semejante se calculan los dems costos.

b. Prima semestral
c. Cesanta anual
d. Pago empresarial (transferencia) por
Seguros Sociales (ISS o Caja Nacional)
e. Pago empresarial (transferencia) por
subsidio familiar y SENA
f. Pago empresarial (transferencia) para el
Instituto ICBF
g. Pago de subsidio de alimentacin,
transporte y otros subsidios (sin contar
gastos de transporte)
h. Prima de vacaciones
El porcentaje de los costos de operacin se
calcula comparando los costos totales de

Veamos el caso hipottico de una empresa

con los porcentajes mnimos por ella
calculados.
a. Costos por pago de arrendamiento
15%

b. Costos por servicios generales, dotacin

y mantenimiento de oficinas
20%
Discriminada as:
Agua, luz, telfono
4.0% Papelera y tiles de oficina
1.0% Mantenimiento oficinas
0.5% Mantenimiento equipos
5.0% Documentacin tcnica y
suscripciones de revistas 2.0% Seguros
personales, incendio y robo
1.0% Transporte local del personal
1.0% Depreciacin equipos
5.5%
c. Costos del personal administrativo, de
secretara, de aseo, de vigilancia, de
mantenimiento y aquellos no facturados
como personal investigativo.
30%
d. Costos de preparacin y edicin de
propuestas
5%

e. Costo de plizas de garantas y

cumplimiento, as como de legalizacin de
los contratos
5%
f. Fondo para asistencia a eventos,
pasantas de trabajos y apoyo al personal
investigativo
10%
.
TOTAL: 85%

Tendramos as que las bases para calcular

el factor multiplicador de esa empresa
seran 50% como sobrecarga por
prestaciones sociales y 85% por gastos
generales y de administracin, es decir un
total de 135%. Lo que significa que esa
empresa hipottica trabaja con un factor
multiplicador de costos equivalente a 1.35.
Este multiplicador se aplica a los salarios
del personal investigativo de planta.

El detalle del clculo de este factor se

adjunta, generalmente, como un
componente de la informacin de los
aspectos infraestructurales de la
institucin, que trataremos a continuacin.
A continuacin se presentan los formatos
que para elaboracin de presupuestos
adjunta Colciencias en su forma S-1
(solicitud de financiamiento), bajo el ttulo:
Formulario de Solicitud de Financiacin de
Proyectos, el cual fue distribuido en
universidades y centros de investigacin
con motivo del Plan de Concentracin
Nacional de Ciencias y Tecnologa para el
Desarrollo.