Seguimiento de vehculos: Lo mejor de ambos mundos

Los dispositivos de modo dual satlite-celular para el seguimiento de vehculos fusionan la

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redes celular y satelital para el seguimiento, monitoreo y control altamente confiable y rentable
de los bienes mviles.

Diseo de un sistema de control, seguimiento y evaluacin de las rdenes de compras internacionales

RESUMEN
La empresa GERENPRO C.A, es una empresa dedicada a la construccin y el acarreo
de materiales nacida en el 2003, actualmente cuenta con 4 obras a nivel regional y 7 a nivel
nacional, en una economa y poltica fluctuante e impredecible y una competencia importante es
de imperativa necesidad ejercer las funciones de control de gestin. El Departamento
de Compras Internacionales tiene la funcin de ejecutar todas las compras de materiales,
repuestos e insumos que el Departamento de Compras Nacionales determine no disponibles en
el mercado nacional, existen rdenes de pocos tems sumamente costosos como ordenes de
cientos de tems de menor valor, con un gran volumen de informacin que debe estar
involucrada en el proceso de control. Mediante un estudio proyectivo, a travs
de entrevistas semi-estructurada y revisin documental directamente con el rea involucrada y
con la utilizacin de un diagrama de Ishikawa y una matriz FODA se identificaron los
principales causantes de las deficiencias en el Departamento y disear estrategias de mejora; Por
tanto
se
procedi
a
establecer
los Objetivos Departamentales
con
sus
respectivos indicadores para la construccin de un Sistema que permita hacer posible seguir,
evaluar y controlar la informacin clave respecto a la rdenes de Compra, posteriormente
el diseo fsico, lgico y conceptual de un Software que permita registrar, procesar, consultar y
hacer reportes bsicamente de todos los productos y ordenes de compras internacionales, con lo
que se espera hacer viable y eficiente la funcin control de gestin departamental de una forma
ms automatizada; es decir, medir y corregir posibles fallas en eldesempeo de la misma.
Palabras Claves: Diseo, sistema, gestin, ordenes de compras internacionales

INTRODUCCIN
La empresa Gerenpro C.A. fundada en el 2003 es una empresa dedicada al ramo de la
construccin y el servicio de acarreo de materiales, un rea que en la regin de Guayana posee
una competencia importante y se encuentra en un contexto econmico complejo, marcado por
una crisis de las principales empresas de la regin; Sin embargo la empresa en cuestin ha
experimentado una importante expansin de sus operaciones, de hecho hoy en da se habla de
una empresa de alcance nacional.
La empresa posee una flota importante de equipos de carga pesada por su misma naturaleza,
elementos de los cuales dependen todas sus operaciones, las necesidades de repuestos e insumos
es continua y su flujo tambin debe serlo para asegurar la operatividad; Sin embargo, en un
contexto econmico regido por un control cambiario cuyas polticas no establecen a los
repuestos como prioridad para importacin, es por esta razn que el mercado nacional no posee
en mucho de los casos los productos necesarios para satisfacer las necesidades de la empresa,
por lo cual se opta por la va de la importacin directa, competencia del Departamento de
Compras Internacionales.

Es evidente la importancia e incidencia del funcionamiento del departamento de compras

internacionales sobre el rea de produccin de la misma organizacin; Sin embargo, el
departamento no est adaptado al volumen de informacin que actualmente maneja y que
seguir en aumento si se mantienen dichas condiciones, desnudando una oportunidad del
departamento para normalizar sus operaciones y organizar, resumir y sintetizar la informacin
que maneja para implementar un sistema de control de gestin.
La presente investigacin nace para dar respuesta a dicha oportunidad a travs de
las tcnicas del interrogatorio y la revisin de documentos se crea un diagrama de flujo que
describe el proceso de compras internacionales que es competencia del departamento y se crea
una base de datos que registra, organizar y analiza la informacin clave para dar pie a un
sistema de control de gestin de Ordenes de Compras Internacionales.
En el captulo I se desarrolla el planteamiento del problema del departamento y lo que se
pretende lograr con la investigacin, en el capitulo segundo se describen todos los aspectos
generales de la empresa, en el captulo tercero los basamentos tericos que dan sustento a la
investigacin, en el captulo cuarto los aspectos metodolgicos y herramientas utilizados en la
investigacin, para el capitulo quinto se muestra el diagnostico esquematizando las causales del
problema y las caractersticas internas y externas del departamento y por ltimo el captulo VI
adems de las posibles estrategias a emplear, contiene la propuesta completa de Software a
desarrollar para el seguimiento y control de las ordenes de compras, para su
posterior traduccin a cdigo fuente, pero tambin una hoja de clculo que se diseo como
sistema temporal hasta cumplir con lo anterior.

CAPTULO I

EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
Gerenpro, C.A es una empresa que nace en el ao 2003, como resultado de cubrir la necesidad
insatisfecha en un nicho de mercado aprovechando la experiencia acumulada por sus socios en
diversas ramas y especialidades durante aos de trabajo, dentro de la Industria de la
Construccin. Durante su corta vida, la empresa ha tenido la oportunidad de demostrar sus
capacidades en la Gerencia y Construccin de Proyectos de alto grado de exigencia, en
estndares de Seguridad y Calidad, y ofreciendo a sus clientes una total satisfaccin de sus
necesidades y requerimientos, que le permitan consolidarse como empresa lder en el mercado
en el que participa.
La empresa est conformada por una junta directiva como mximo rgano de direccin. La
Gerencia est agrupada en seis (6) bloques o Gerencias Corporativas, de las cuales est la
Gerencias Corporativa de Gestin que a su vez se sub divide en tres (5) dependencias, entre las
cuales est la de Compras Internacionales
Constantemente, se estn generando dentro de la empresa requerimientos de productos que
tienen un constante aumento y que es proporcional al crecimiento de la empresa, estos son en

primera instancia, solicitados a proveedores nacionales debido a los factores tiempo, practicidad
y simplicidad.
Sin embargo, Las polticas econmicas han presionado a los suplidores habituales y
tradicionales, quienes se inhiben de suministrar repuestos y materiales que en el pasado suplan,
debido a la implementacin de polticas restrictivas que desestimulan la importacin de rubros
para la re- venta. Ello obliga a Gerenpro a incursionar con mayor frecuencia y cuanta en el
mercado de importacin a fin de cubrir sus requerimientos que permitan una operacin normal.
Dichas negociaciones se hacen mientras se van generando las necesidades, por lo tanto, se
pueden dar un gran nmero de rdenes De Compra Internacional (OI) a diversos proveedores
en distintas ubicaciones geogrficas a nivel mundial gestionndose en forma paralela. Aparte de
esta situacin, es comn que estas rdenes no sean enviadas en un nico despacho, sino que
sean necesarias varias recepciones para completarlas.
Ahora bien, lo anteriormente expuesto dibuja un panorama bastante complicado a la hora de
realizar el seguimiento de todos y cada uno de los productos de importacin a lo largo de cada
etapa del proceso, que es una funcin necesaria para asegurar la eficiencia del trabajo del
Departamento de Compras Internacionales, ms an, se trata en su mayora de repuestos que
pueden detener los procesos productivos generando importantes prdidas econmicas por cada
unidad de tiempo de parada.
Si bien es cierto, la empresa cuenta con el Sistema de Administracin Integral dentro de l
dispone del mdulo especial para Compras, este carece de algunas funciones especiales de
control y seguimiento tales como: determinar los costos unitarios de cada producto, ubicar las
requisiciones, rdenes de compra y productos en determinadas etapas del proceso, emitir
reportes de ordenes por enviar, ordenes por recibir, tiempos promedios por etapas del proceso y
hacer un calendario de posibles fechas de recepcin de rdenes.
De no poder responder de manera correcta al aumento del volumen de productos requeridos, a
ser adquiridos a travs del proceso de importacin se corre el riesgo de incurrir en retrasos en el
abastecimiento de los mismos a las unidades requisitantes, resultando en incremento de los
costos de operacin de las mismas.
Objetivos
General
Disear un sistema de control, seguimiento y evaluacin de las rdenes de compras
internacionales de la empresa Gerenpro C.A.

Especficos
1. Diagnosticar la situacin actual del Departamento de Compras internacionales
2. Describir el proceso completo de compras internacionales a travs de un flujograma
3. Establecer los objetivos departamentales e indicadores de gestin asociados a cada uno de
ellos

4. Determinar los requerimientos de informacin del sistema.

5. Disear el modelo conceptual, lgico y fsico del sistema de seguimiento y control y
evaluacin de rdenes de compras internacionales

Justificacin
El presente estudio tiene justificacin en la medida en la cual se d respuesta a los siguientes
puntos: Cul es realmente la situacin actual del seguimiento de las rdenes de Compra
Internacionales? Cmo es el proceso de importacin desde su inicio hasta la entrega final a la
unidad requisitante? Cunto tiempo se dedica al seguimiento y control de las rdenes y cun
efectivo es el trabajo, cun confiable es la informacin y cmo se hace el seguimiento a los
costos asociados a todo el proceso?
Qu mejoras en la efectividad de la Departamento de Compras Internacionales y disminucin
de la carga de trabajo podra generar el diseo de un software de seguimiento y control de OI?
Cuando se crea una requisicin de materiales por parte de una unidad, se sobre entiende la
necesidad del mismo para su funcionamiento ptimo, por tanto es clave no solo reducir el
tiempo que transcurre entre la generacin de la requisicin y la entrega final a la unidad
sobretodo en el caso de las compras internacionales que es el caso especifico que se estudia en
este trabajo, sino tambin ser capaz de generar reportes de dichos tiempos, costos asociados y de
ubicacin de productos especficos en cualquiera de las etapas del proceso de importacin entre
otras tareas que sean requeridas por el usuario en determinado momento para ejercer la funcin
de control. Lo que se busca entonces es facilitar y reducir la carga de trabajo para el personal del
Departamento de Compras Internacionales a la vez que se incrementa la eficiencia del mismo y
se reducen los costos asociados a los retrasos en la adquisicin de productos en moneda
extranjera, quienes sern los que tendrn acceso y conocimientos sobre el uso del software.
Delimitacin
El presente estudio trata sobre el diseo conceptual, lgico y fsico de un sistema de control y
seguimiento de las rdenes de compra internacionales para el Departamento de Compras
Internacionales de la empresa Gerenpro C.A.; a desarrollarse en 16 semanas.

CAPTULO II
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
El presente capitulo describe los principales valores y principios de la empresa Gerenpro C.A.
as como las principales caractersticas de su almacn de taller central y de los diferentes
procesos.

Resea histrica de la empresa

Gerenpro es una empresa que naci en el ao 2003, como una necesidad de competir en un
mercado en el cual las empresas tradicionales no muestran inters dejando un nicho importante,
aprovechando la experiencia acumulada por sus socios en diversas ramas y especialidades
durante muchos aos, dentro de la Industria de la Construccin. Es as como se unen sus
conocimientos y experiencias para darle forma a una empresa del Nuevo Siglo, con Capacidad
de Ejecucin, dentro de una Gerencia Moderna, que ofrece Calidad y Competitividad dentro del
exigente mercado Venezolano.
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