Workflow o flujo de trabajo consiste en el estudio de aspectos operacionales de

una actividad de trabajo, esto es, cmo se realizan y estructuran las tareas,
cul es su orden correlativo, cmo se sincronizan, cmo fluye la informacin y
cmo se hace su seguimiento.

Una de las aplicaciones de workflow consiste en automatizar la secuencia de

tareas, acciones o actividades para ejecutar el proceso, con el consiguiente
seguimiento del estado de las etapas y las herramientas que son necesarias
para gestionar esto. Esto a nivel real es muy sencillo y por eso es muy utilizado
por las empresas.

Existen tres tipos de actividad en los flujos de trabajo: actividades

cooperativas, actividades colaborativas y actividades de coordinacin. Tambin
existen dos tipos de workflow principales: workflow ad hoc y workflow
procedimental.

Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su

propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de
cooperacin entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos
si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.

Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un

mismo repositorio de datos para obtener un resultado comn. Tiene
entidad el trabajo de cada uno de ellos en s mismo.

Actividades de coordinacin: un conjunto de usuarios trabajan encorrelacin sobre un

punto en particular coordinando sus actividades.

El principal objetivo de los flujos de trabajo consiste en reducir el tiempo y

acelerar la realizacin de un trabajo mediante el acercamiento de procesos,
personas y mquinas, incluso permitiendo trabajar en equipo desde diferentes
lugares. Adems de esto, puede facilitar la movilidad del personal, mecanizar y
automatizar mtodos y organizacin en la informacin, ofrecer mecanismos de
control y seguimiento de procedimientos de la empresa, agilizar el proceso de
intercambio de informacin y toma de decisiones de la empresa, independizar
el flujo de trabajo y mtodo de quien lo realiza, etc. Puede ser muy interesante
en el trabajo de gestin de stocks o control de existencias as como tambin en
la gestin documental.

Principalmente, el workflow busca seguir la realizacin y consecucin de las

tareas o trabajos por medio de una secuencia de tareas del proceso de

negocio. De esta manera organiza y controla recursos, tareas y las reglas para
completar este proceso buscando una mayor agilidad y la descentralizacin de
actividades comerciales y administrativas principalmente.

Con esto se puede conseguir un control de todas las etapas a la vez que la
automatizacin de los procesos de trabajo, por lo cual las tareas, informacin y
documentos pasan por los participantes mediante unos procedimientos que se
han establecido. Para ello en muchos casos se recurre a muchas aplicaciones
informticas y software que ayudan a controlar el flujo de trabajo en todos sus
aspectos.

Como podemos ver, es una labor que facilita mucho los procesos de trabajo
mediante su automatizacin y control, por lo que muchas empresas lo utilizan,
de hecho muchas de ellas cuentan con aplicaciones para la realizacin de los
procesos de trabajo en la empresa ya que esto consigue en un mayor
crecimiento de la empresa que puede derivar en una mayor competitividad y
mejores resultados.

Objetivos de un sistema de workflow

Reflejar, mecanizar y automatizar los mtodos y organizacin en elsistema de
informacin.
Establecer los mecanismos de control y seguimiento de losprocedimientos
organizativos.
Independizar el mtodo y flujo de trabajo de las personas que loejecutan.
Facilitar la movilidad del personal.
Soportar procesos de reingeniera de negocio.
Agilizar el proceso de intercambio de informacin y agilizar la toma
dedecisiones de una organizacin, empresa o institucin.