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Manual Excel2007 PDF
Manual Excel2007 PDF
MS Excel 2007
Contenido
INTRODUCCIN A MS Excel 2007 ....................................................................................................... 7
INICIAR EXCEL ........................................................................................................................................ 7
ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL ............................................................................................... 8
TIPOS DE DATOS ................................................................................................................................ 10
FRMULAS ........................................................................................................................................... 10
Formatos ........................................................................................................................................... 11
Formato de celdas ............................................................................................................................. 11
Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel ................................................................ 11
Cdigos bsicos de formato de nmero ........................................................................................... 11
Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros ........................................................ 12
FORMATO CONDICIONAL .................................................................................................................... 14
Borrar el formato condicional ............................................................................................................. 18
Destacar grficamente el valor de cada celda ..................................................................................... 19
FILTRADO DE UNA LISTA ................................................................................................................... 21
FILTRAR CON EL FILTRO AUTOMTICO. .............................................................................................. 22
CRITERIOS PERSONALIZADOS DE FILTRO AUTOMATICO. .................................................................... 23
FILTRADO AVANZADO ....................................................................................................................... 24
Copiar a otro lugar ............................................................................................................................ 27
FORMATO CONDICIONAL .................................................................................................................... 30
Borrar el formato condicional ............................................................................................................. 33
Destacar grficamente el valor de cada celda ..................................................................................... 34
DEFINICIN DE NOMBRES................................................................................................................. 36
Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de clculo ............................... 36
Ing. Patricia Acosta, MSc.
acostanp@gmail.com
MS Excel 2007
Definir un nombre mediante una seleccin de celdas de la hoja de clculo ...................................... 36
Definir un nombre mediante el cuadro de dilogo Nombre nuevo .................................................... 37
Administrar nombres mediante el cuadro de dilogo Administrador de nombres ............................ 37
Cambiar un nombre ............................................................................................................................. 37
Eliminar uno o ms nombres ............................................................................................................... 38
USO DE LOS HIPERVNCULOS ............................................................................................................ 41
Definicin y funcionamiento de una direccin URL ........................................................................ 41
Crear un hipervnculo a un archivo nuevo........................................................................................... 42
Crear un hipervnculo a un archivo o pgina Web existente............................................................... 43
Crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de un libro ............................................................. 43
Crear un hipervnculo a una direccin de correo electrnico ............................................................. 44
Crear un vnculo de referencia externa a los datos de una hoja de clculo en la Web....................... 45
Establecer la direccin base para los hipervnculos de un libro .......................................................... 45
Eliminar un hipervnculo ...................................................................................................................... 46
VALIDACIN DE DATOS ..................................................................................................................... 47
CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS .......................................................................................... 47
MENSAJE ENTRANTE............................................................................................................................ 50
MENSAJE DE ERROR............................................................................................................................. 51
Grficos ............................................................................................................................................. 53
Auditar una hoja de Clculo .............................................................................................................. 53
VALIDAR DATOS CON LISTAS DE OTROS LIBROS ............................................................................... 59
CREAR GRFICOS ............................................................................................................................... 61
CAMBIAR TIPO DE GRFICO .............................................................................................................. 64
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AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS ...................................................................................................... 67
MODIFICAR EL TAMAO DE UN GRFICO ........................................................................................ 70
SUBTOTALES ...................................................................................................................................... 70
ESQUEMAS ........................................................................................................................................ 75
Creacin automtica de esquemas ..................................................................................................... 75
Creacin manual de esquemas ............................................................................................................ 78
Borrar y ocultar un esquema ............................................................................................................... 78
Ocultar un esquema. ....................................................................................................................... 79
VER UNA HOJA EN VARIAS VENTANAS.............................................................................................. 79
CONSOLIDAR DATOS ......................................................................................................................... 81
PLANTILLAS........................................................................................................................................ 87
Rellenar la plantilla. ............................................................................................................................. 89
Crear plantillas ..................................................................................................................................... 89
FUNCIONES........................................................................................................................................ 89
Funcin SUMA ................................................................................................................................... 91
Funcin PROMEDIO .......................................................................................................................... 93
FUNCION MAXIMO............................................................................................................................ 94
FUNCION MINIMO ............................................................................................................................ 96
FUNCION MODA ................................................................................................................................ 97
FUNCIONA MEDIANA ........................................................................................................................ 97
FUNCION CONTAR ............................................................................................................................. 98
Funcin CONTARA ........................................................................................................................... 100
FUNCION CONTAR.SI ....................................................................................................................... 100
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FUNCION Concatenar ...................................................................................................................... 102
FUNCION MAYUS ............................................................................................................................ 105
FUNCION MINUSC ........................................................................................................................... 106
FUNCION ESPACIOS ......................................................................................................................... 106
FUNCION LOGICA SI ........................................................................................................................ 110
Funciones de Bsqueda y Referencia ................................................................................................ 111
Funcin BUSCARV .............................................................................................................................. 112
Ejercicios propuestos: ..................................................................................................................... 117
Funciones Lgicas ............................................................................................................................ 118
Funcin Y............................................................................................................................................ 118
Funcin SI........................................................................................................................................... 118
Funciones de Informacin ............................................................................................................... 121
Funcin ESERROR............................................................................................................................... 121
Ejercicios propuestos ......................................................................................................................... 122
Funciones Anidadas......................................................................................................................... 122
Funciones anidadas dentro de funciones .......................................................................................... 122
Exportacin de datos....................................................................................................................... 123
Exportar de Excel a .txt.................................................................................................................... 123
Importar un archivo .txt a Excel ..................................................................................................... 125
Como recuperar en Excel un archivo con un separador diferente ................................................. 128
.xls a web (.html) ............................................................................................................................. 130
HERRAMIENTAS DE ANLISIS .......................................................................................................... 131
Buscar Objetivo ................................................................................................................................. 131
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MS Excel 2007
Anlisis con mltiples objetivos. ..................................................................................................... 134
Escenario ......................................................................................................................................... 134
Modificar un Escenario ...................................................................................................................... 137
Hojas de resumen............................................................................................................................ 138
Solver ................................................................................................................................................. 140
Instalando el Solver ........................................................................................................................... 140
EJERCICIO DE APLICACIN .............................................................................................................. 142
Tablas Dinmicas ............................................................................................................................. 145
Grfico dinmico ............................................................................................................................. 149
FORMULAS EN TABLAS DINAMICAS ................................................................................................ 152
TABLAS DINMICAS CON FUENTE EXTERNA (ARCHIVO DE EXCEL) ................................................ 153
EJEMPLO .......................................................................................................................................... 154
Modificar un origen de conexin en una tabla dinmica con fuente externa ................................ 164
Actualizar la tabla dinmica cuando se aumenta una columna (nuevo campo) ............................ 164
Error de conexin ............................................................................................................................ 169
PROTECCIN DE UNA HOJA DE CLCULO QUE CONTIENE FRMULAS O FUNCIONES .................. 170
Prctica: ........................................................................................................................................... 171
COLOCAR CONTRASEA A UN ARCHIVO DE EXCEL ......................................................................... 175
BIBLIOGRAFA .................................................................................................................................. 178
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MS Excel 2007
INTRODUCCIN A MS Excel 2007
Una de las aplicaciones informticas ms utilizadas en las empresas son las hojas de
clculo, que permiten al usuario manipular cualquier dato o informacin.
El objetivo bsico de las hojas de clculo es proporcionar un entorno simple y uniforme
para generar tablas de nmeros y a partir de ellos obtener mediante frmulas nuevos
valores. Las hojas de clculo permiten a los usuarios manipular grandes cantidades de
informacin de forma rpida y fcil que permiten ver los efectos de distintas suposiciones.
El rea de aplicacin ms importante ha sido hasta ahora el anlisis profesional y ha
servido para desarrollar modelos de gestin, entre los que se puede citar la planificacin
de proyectos y el anlisis financiero, el anlisis contable, el control de balances, la gestin
de personal, etc. En cualquier caso, los lmites de este tipo de aplicaciones dependen de
la utopa del usuario.
Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las necesidades
particulares de cada usuario. El interesado puede decidir lo que desea hacer y escribir su
propio programa aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de clculo, con lo
que se convierte en una herramienta de investigacin aplicada, de especial inters para
economistas, investigadores, financieros, directivos, ingenieros o incluso para el hogar.
INICIAR EXCEL
Excel se puede iniciar de las maneras siguientes:
1.
Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio.
2. Ir al men de Inicio
Programas
Microsoft Office
Seleccionar Microsoft Office Excel 2007.
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MS Excel 2007
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MS Excel 2007
1.Botn de Office
2.Barra de Ttulo
3.Barra de Men
4.Barra de frmulas
5.Grupo del Portapapeles
6.Grupo de Fuente
7.Grupo de Alineacin
8.Grupo de Formato de Nmero
9.Grupo de Estilos
10.Grupo de Celdas
11.Grupo de Modificar
12.Barra de Herramientas de acceso rpido
13.Barras de desplazamiento
Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS Excel 2007
14.Zoom
15.Botones de presentacin
16.Hojas del libro
17.Barra de estado
18.Celda activa
19.Botn Minimizar
20.Botn Restaurar
21.Botn Cerrar
22.Filas
23.Columnas
24.Cuadro de nombres
25 Celdas
La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre
de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo, la
primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Celda activa: es aquella sobre la que tiene efecto las rdenes y funciones de celda que se
puedan activar posteriormente.
Un Rango de celdas, es un bloque de una o ms celdas que Excel trata como una unidad.
Los rangos son importantes en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se
realizan a base de rangos.
La versin de Excel 2007 cuenta con hojas de trabajo formadas de celdas, dispuestas por
16.384 columnas y 1.048.576 filas.
TIPOS DE DATOS
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS
Es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -,
Sen, Cos, etc.
En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar
siempre por el signo =.
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Formatos
Formato de celdas
Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto de
las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto y
forma de visualizar nmeros en la celda.
Haga clic en
Smbolos de moneda
Estilo de moneda
Estilo porcentual
Reducir decimales
####,#
#.000
0,#
#,0#
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Para ver
alineados
5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los # ???/???
smbolos de divisin alineados
Tabla 2: Cdigos bsicos de formato de nmero
Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un nmero
mediante un mltiplo de mil, incluya un punto en el formato de nmero.
Para ver
#,###
12000 como 12
#,
0.0,,
Tabla 3: Visualizacin de cdigos bsicos
Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre del color
entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la seccin.
[NEGRO]
[AZUL]
[AGUAMARINA]
[VERDE]
[MAGENTA]
[ROJO]
[BLANCO]
[AMARILLO]
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4.
Se visualiza:
5.
Seleccione la pestaa Nmero
6.
En Categora seleccione: Personalizada.
7.
Para esto escriba un valor en la celda, por ejemplo, si desea verlo en color azul
escriba entre corchetes. Ejemplo: [Azul]
Ing. Patricia Acosta, MSc.
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8.
Observe que los valores ingresados en las celdas se visualizarn en color azul.
9.
Si adems desea ingresar una condicin, por ejemplo, que se visualicen en color
azul todos nmeros con 2 decimales cuyos valores mayores o iguales a 10, caso
contrario que se visualicen en color rojo. Las condiciones se escribirn as:
[Azul][>=10]#,00;[Rojo] #,00.
Para separar una condicin de otra se usa el separador de listas que se sugiere sea el
punto y coma.
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al
cumplimiento o no de reglas lgicas. Soporta hasta 64 condiciones.
Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo y trama amarilla para las notas menores a 7
de la columna nota1.
Para iniciar activar el men Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato Condicional
y por ltimo Administrar reglas. Excel ofrece algunas alternativas:
acostanp@gmail.com
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2. Despliega:
acostanp@gmail.com
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3.
4.
En Aplicar formato a las celdas que son MENORES QUE: digite el valor de 7.
En con de clic en la lista desplegable y elija Formato personalizado
5.
Seleccione en Fuente el color rojo.
6.
En Relleno seleccione la trama de color amarillo.
7.
Clic en Aceptar.
Si elige Administrar reglas, se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
Dentro de esta pantalla se pueden colocar las condiciones, para crear una nueva regla de
clic en Nueva regla
Seleccionar la opcin Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan
Se tiene la siguiente pantalla:
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MS Excel 2007
Seleccione las condiciones que desea aplicar al valor de la celda y para aplicar el formato
de clic en el botn Formato
Se visualiza:
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MS Excel 2007
Para aadir otra condicin basta con presionar la opcin Nueva Regla
Para Modificar las condiciones de clic en Editar regla
Para eliminar de clic en Eliminar regla
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3. Borrar reglas
4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
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Ilustracin 14: Uso de barras de colores para destacar grficamente el valor de cada celda
Ilustracin 15: Uso de escalas de colores para destacar grficamente el valor de cada celda.
Por ltimo selecciona otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn
Formato Condicional selecciona la opcin Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango
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de iconos que quiere utilizar ilustracin 17.
Ilustracin 16: Uso de iconos para destacar grficamente el valor de cada celda.
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Una vez que se ha filtrado los datos, puede editar, ordenar, imprimir y crear un grfico a
partir de la informacin filtrada.
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Seleccione la etiqueta Departamento de lista.
Coloque un visto en Marketing
De clic en Aceptar.
En la columna filtrada se visualiza el icono
Para borrar un filtro de clic en la columna que contiene el filtro, y de clic en Borrar filtro de
Nombre de la columna que contiene el filtro.
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2.
Seleccione un operador lgico de la lista desplegable que aparece a la izquierda
de los cuadros de elementos a buscar.
3.
FILTRADO AVANZADO
Con el filtrado avanzado se introducen los criterios de bsqueda directamente dentro de
las celdas de la hoja.
Partamos del siguiente ejemplo:
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Ir a la pestaa Datos.
En el grupo Ordenar y filtrar.
Seleccionar Avanzadas.
Despliega:
Si deseas Copiar los datos en otro lugar selecciona Copiar a otro lugar.
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Rango de la
lista
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Las condiciones colocadas en filas corresponden a un AND, es decir deben si son dos condiciones
debe cumplir las dos. Para el ejemplo tomamos las condiciones en columnas que corresponden a
un OR
En Rango de criterios: marcar el rango que contiene la condicin $B$1: $B$2. La celda que
contiene las condiciones debe estar con el mismo nombre del rango de lista: por ejemplo Campo
1
Rango de lista rango de criterios:
Campo 1
Campo 1
1 <8
2
3
4
5
6
7
8
9
10
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En Rango de criterios: marcar el rango que contiene las condiciones $B$1: $C$2. La celda que
contiene las condiciones debe estar etiquetadas con el mismo nombre del rango de lista: por
ejemplo Campo 1
Rango de lista rango de criterios:
Campo 1
Campo 1
1 <8
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Campo 1
>3
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FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al
cumplimiento o no de reglas lgicas. Soporta hasta 64 condiciones.
Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo y trama amarilla para las notas menores a 7
de la columna nota1.
Para iniciar activar el men Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato Condicional
y por ltimo Administrar reglas. Excel ofrece algunas alternativas:
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2. Despliega:
8.
9.
En Aplicar formato a las celdas que son MENORES QUE: digite el valor de 7.
En con de clic en la lista desplegable y elija Formato personalizado
10.
Seleccione en Fuente el color rojo.
11.
En Relleno seleccione la trama de color amarillo.
12.
Clic en Aceptar.
Si elige Administrar reglas, se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
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Dentro de esta pantalla se pueden colocar las condiciones, para crear una nueva regla de
clic en Nueva regla
Seleccionar la opcin Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan
Se tiene la siguiente pantalla:
Seleccione las condiciones que desea aplicar al valor de la celda y para aplicar el formato
de clic en el botn Formato
Se visualiza:
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MS Excel 2007
Para aadir otra condicin basta con presionar la opcin Nueva Regla
Para Modificar las condiciones de clic en Editar regla
Para eliminar de clic en Eliminar regla
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3. Borrar reglas
4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
Ilustracin 25: Uso de barras de colores para destacar grficamente el valor de cada celda
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identificar la informacin numrica global.
Seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional selecciona la opcin Escalas de color y dentro de ella el rango de colores
que se visualiza en la ilustracin 16,
Ilustracin 26: Uso de escalas de colores para destacar grficamente el valor de cada celda.
Por ltimo selecciona otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn
Formato Condicional selecciona la opcin Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango
de iconos que quiere utilizar ilustracin 17.
Ilustracin 27: Uso de iconos para destacar grficamente el valor de cada celda.
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DEFINICIN DE NOMBRES
Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de
clculo
1.
Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a los que
desee poner un nombre.
2.
Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de frmulas .
Cuadro Nombre
3.
Escriba el nombre que desea utilizar para referirse a su seleccin. Los nombres
pueden tener hasta 255 caracteres de longitud.
4.
Presione ENTRAR.
Definir un nombre mediante una seleccin de celdas de la hoja de clculo
Puede convertir rtulos existentes de filas y columnas en nombres.
1.
Seleccione el rango al que desea poner nombre, incluidos los rtulos de las filas y
columnas.
2.
En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Crear desde la
seleccin.
3.
En el cuadro de dilogo Crear nombres a partir de la seleccin, designe la
ubicacin que contiene los rtulos al activar la casilla Fila superior, Columna izquierda,
Fila inferior o Columna derecha.
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Definir un nombre mediante el cuadro de dilogo Nombre nuevo
1.
2.
En el cuadro de dilogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre, escriba el nombre
que desea utilizar para su referencia.
3.
Para especificar el mbito del nombre, en la lista desplegable mbito, seleccione
Libro o el nombre de una hoja de clculo del libro.
4.
De forma opcional escriba un comentario descriptivo de hasta 255 caracteres en el
cuadro Comentario.
5.
Cambiar un nombre
Si cambia un nombre definido o un nombre de tabla, tambin se cambian todos los usos
de ese nombre en el libro.
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1.
En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Administrador
de nombres.
2.
En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que
desea cambiar y, a continuacin, en Modificar.
Sugerencia Tambin puede hacer doble clic en el nombre.
3.
En el cuadro de dilogo Editar nombre, en el cuadro Nombre, escriba el nuevo
nombre de la referencia.
4.
En el cuadro Se refiere a, cambie la referencia y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
5.
En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, en el cuadro Se refiere a,
cambie la celda, la frmula o la constante representada por el nombre.
Para cancelar los cambios no deseados o accidentales, haga clic en Cancelar
o presione ESC.
Para guardar los cambios, haga clic en Ejecutar
o presione ENTRAR.
2.
En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que
desee cambiar.
3.
Seleccione uno o ms nombres mediante uno de los siguientes procedimientos:
Para seleccionar un nombre, haga clic en l.
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MS Excel 2007
Para seleccionar ms de un nombre en un grupo contiguo, haga clic y
arrastre los nombres, o bien presione Mays y haga clic con el botn del mouse en cada
nombre del grupo.
Para seleccionar ms de un nombre en un grupo no contiguo, presione
CTRL y haga clic con el botn del mouse en cada nombre del grupo.
4.
Haga clic en Eliminar. Tambin puede presionar SUPR.
5.
Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminacin.
Crear el nombre ciudad.
Seleccionar los datos.
Seleccionar la ficha frmulas.
Haz clic en Administrador de nombres.
Se visualiza:
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acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo.
3.
4.
5.
En Cundo modificar, haga clic en Modificar documento nuevo ms adelante o en
Modificar documento nuevo ahora para especificar cundo desea abrir el archivo nuevo para
modificarlo.
6.
En el cuadro Texto para mostrar, escriba el texto que desea usar para representar el
hipervnculo.
7.
Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga
clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla.
8.
Haga clic en Aceptar.
Ing. Patricia Acosta, MSc.
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
Crear un hipervnculo a un archivo o pgina Web existente
1.
En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo.
2.
Sugerencia Asimismo, puede hacer clic con el botn secundario del mouse en la celda o
el objeto y despus elegir Hipervnculo en el men contextual, o bien, presionar
CTRL+ALT+K.
3.
4.
Cuadro Nombre
3.
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
2.
En una hoja de clculo del libro de origen, haga clic en la celda en la que desea crear un
hipervnculo.
3.
En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervnculo.
4.
Para establecer un vnculo a una ubicacin del libro actual, haga clic en Lugar de este
documento.
Para establecer un vnculo a una ubicacin de otro libro, haga clic en Archivo o pgina
Web existente, busque y seleccione el libro con el que desea crear el vnculo y, a continuacin,
haga clic en Marcador.
1.
En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo.
2.
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
3.
4.
5.
6.
En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo.
7.
Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga
clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla.
8.
Haz clic en Aceptar.
Abra el libro de origen y seleccione la celda o el intervalo de celdas que desee copiar.
En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
3.
Cambie a la hoja de clculo donde desee colocar la informacin y, a continuacin, haga clic
en la celda donde desee que aparezca la informacin.
4.
En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegado especial.
5.
Haga clic en Pegar vnculo.
Excel crea un vnculo de referencia externa para la celda o cada celda en el rango de
celdas.
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MS Excel 2007
3.
4.
Eliminar un hipervnculo
Para eliminar un hipervnculo, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para eliminar un hipervnculo y el texto que lo representa, con el botn secundario del
mouse, haga clic en la celda que contiene el hipervnculo y elija Borrar contenido en el men
contextual.
Para eliminar un hipervnculo y el grfico que lo representa, mantenga presionada la tecla
CTRL, haga clic en el grfico y, despus, presione la tecla SUPR.
Para desactivar un nico hipervnculo, haga clic en l con el botn secundario del mouse y
elija Quitar hipervnculo en el men contextual.
Para desactivar varios hipervnculos a la vez, haga lo siguiente:
1.
En una celda en blanco, escriba el nmero 1.
2.
Haga clic en la celda con el botn secundario del mouse y, a continuacin, haga
clic en Copiar en el men contextual.
3.
Mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona cada uno de los
hipervnculos que desea desactivar.
5.
6.
7.
acostanp@gmail.com
46
MS Excel 2007
VALIDACIN DE DATOS
CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS
Esta herramienta permite que Excel supervise el ingreso de informacin en una hoja de
clculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos.
Puede crear una lista de entradas que se aceptarn en una celda de la hoja de clculo y a
continuacin, restringir la celda para que acepte nicamente las entradas de la lista
mediante el comando del men Datos opcin Validacin. El usuario que introduzca los
datos puede hacer una seleccin en la lista.
Ejemplo:
El usuario que introduzca los datos puede hacer una seleccin en la lista.
Crear una lista de entrada en la misma hoja, por ejemplo:
1707180889001
1707180889002
1707180889003
1707180889004
1707180889005
1707180889006
1707180889007
1707180889008
1707180889008
1802452944001
Para trabajar con Validacin de datos los datos deben estar en la misma hoja, debe
seleccionar la o las celdas a validar. Para este ejemplo se validar una celda que permita
seleccionar el nmero de RUC.
1.
2.
Ir a la pestaa Datos
acostanp@gmail.com
47
MS Excel 2007
3.
4.
5.
Se visualiza:
6.
7.
En la pestaa Configuracin en Criterio de validacin en la opcin Permitir:
seleccionar Lista.
8.
Se visualiza:
acostanp@gmail.com
48
MS Excel 2007
9.
10.
Por ejemplo:
11.
De clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
49
MS Excel 2007
12.
Al dar clic en
MENSAJE ENTRANTE
Para crear un mensaje entrante haga lo siguiente:
1.
Marcar la celda en la que desea se cree el Mensaje entrante
2.
Ir a la pestaa Datos
3.
En el Grupo Herramientas de datos
4.
De clic en la opcin Validacin de datos
5.
Seleccione la pestaa Mensaje de entrada
En Ecuador, para efectos de la declaracin de impuestos, toda persona natural o empresa es identificado por el Estado mediante un
cdigo denominado Registro nico de Contribuyentes (RUC).
acostanp@gmail.com
50
MS Excel 2007
6.
7.
MENSAJE DE ERROR
Para crear un mensaje de error haga lo siguiente:
1.
Ir a la pestaa Datos
2.
En el Grupo Herramientas de datos
3.
De clic en la opcin Validacin de datos
4.
Seleccione la pestaa Mensaje de error
5.
acostanp@gmail.com
51
de
MS Excel 2007
6.
En la opcin Estilo:
7.
8.
En Mensaje de error: Escriba el mensaje de error que desea que se despliegue si
se introducen datos no vlidos
acostanp@gmail.com
52
MS Excel 2007
9.
Ejemplo:
Si se ingresa un nmero de RUC no vlido mayor de 13 dgitos
Despliega lo siguiente:
Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su
interpretacin.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier
otro objeto.
Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las
hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
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53
MS Excel 2007
Cuando busca las celdas precedentes, debe seleccionar la celda de la frmula antes de
que programa pueda aplicar las flechas. De igual forma, primero debe seleccionar una
celda o el rango de celdas que contiene los datos para buscar las celdas dependientes.
Si dentro de la celda aparece un mensaje de error, como #DIV/0! o #VALUE!, debe
seleccionar la celda antes de que el programa pueda encontrar un error.
Al buscar los errores puede utilizar las opciones que se encuentran en
1.
2.
Pestaa Frmulas
Grupo Auditora de frmulas
3.
Debe seleccionar una celda que contenga la frmula antes de que empiece a
Debe seleccionar la celda o el rango de celdas que contienen los datos o que
proporcionan
dependientes.
Ejemplo: Validar las celdas que permitan valores mayores a 500
Por didctica he pintado el grupo de celdas en color amarillo, para indicar que ese grupo
de celdas sern validadas. Seleccione las celdas a validar
Celdas a validar
acostanp@gmail.com
54
MS Excel 2007
Ilustracin 41: Celdas a validar
1.
2.
3.
Pestaa Frmulas
Grupo Auditora de frmulas
Despliega:
4.
5.
6.
7.
8.
acostanp@gmail.com
55
MS Excel 2007
En Estilo: Seleccionar Advertencia, para que deje pasar previa confirmacin valores
diferentes a la condicin validada.
En Ttulo: digitar Advertencia
En Mensaje de error: digitar Desea ingresar un valor diferente a la condicin
La pantalla configurada se visualizar de la siguiente manera:
acostanp@gmail.com
56
MS Excel 2007
Dar clic en S para que permita ingresar el valor de 40
Ingresar los valores que se muestran en la pantalla siguiente:
Dar clic en S para que se ingresen los valores que no cumplen la condicin validada.
Calcular la suma en de cada una de las columnas y rastrear sus respectivas precedentes
Para esto se debe visualizar el Grupo de Auditora de frmulas
Con lo que se tendr la siguiente pantalla:
Se visualiza:
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
Ir a la pestaa Datos
2.
3.
acostanp@gmail.com
58
MS Excel 2007
VALIDAR DATOS CON LISTAS DE OTROS LIBROS
Para aplicar este tipo de validacin deben estar abiertos los dos libros.
Se puede utilizar la validacin de la forma siguiente:
Ingresa los nombres de las ciudades en el libro datos.xlsx en la hoja ciudad.
Prepara la hoja en la que aplicars la validacin de datos. En este caso abre el libro validar.xlsx y
la hoja formulario.
Selecciona la celda a validar, para el ejemplo selecciona la celda B3.
Haz clic en la ficha Datos, selecciona Validacin de datos
En Permitir elige Lista
En origen digita: = [datos.xlsx]ciudad!$A$2:$A$5
Se visualiza:
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MS Excel 2007
En Permitir elige
Lista
En
origen
digita:
=[datos.xlsx]ciudad
!$A$2:$A$5
Haz
acostanp@gmail.com
60
clic
en
Aceptar.
MS Excel 2007
CREAR GRFICOS
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin
Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.
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MS Excel 2007
Se visualiza:
acostanp@gmail.com
62
MS Excel 2007
En el grupo Estilo de diseo.
Selecciona el diseo que deseas.
Se visualiza:
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
CAMBIAR TIPO DE GRFICO
Para cambiar el tipo de grfico selecciona el grfico en la pestaa Diseo, en el grupo
Tipo, haz clic en Cambiar tipo de grfico.
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MS Excel 2007
Se visualiza:
acostanp@gmail.com
65
MS Excel 2007
Para mover el grfico a otra hoja, haz clic en Mover grfico, se visualiza:
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
Se visualiza:
acostanp@gmail.com
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Se visualiza:
Selecciona en Porcentaje.
Haz clic en Cerrar.
Se visualiza:
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MS Excel 2007
MODIFICAR EL TAMAO DE UN GRFICO
Tambin puedes seleccionar un elemento del grfico para modificarlo.
Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que
explicaremos a continuacin:
Los controles cuadrados
establecen el ancho y largo del
objeto, haz clic sobre ellos y
arrstralos para modificar sus
dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los
controles circulares
podrs
modificar
su
tamao
manteniendo el alto y ancho que
hayas establecido, de esta forma
podrs escalar el objeto y hacerlo ms grande o pequeo.
Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta forma podrs
hacer clic y arrastrarlo a la posicin deseada.
SUBTOTALES
Ir a Datos seccin esquema
Los datos deben estar ordenados por categora y las columnas etiquetadas:
Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS Excel 2007
Ir a:
Se visualiza:
Ing. Patricia Acosta, MSc.
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Se visualiza:
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acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
Se visualiza:
acostanp@gmail.com
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ESQUEMAS
Un esquema puede ser un ndice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el
libro, el mismo que est estructurado por niveles de profundizacin sobre un tema en
concreto.
Sugerencias:
Asegurar de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados
para crear un esquema puede tener una jerarqua o disponer de una estructura por
niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las ventas realizadas a lo largo del ao en
Algunas provincias de Ecuador, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema.
En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener ms de un esquema sobre los
mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.
Para crear esquemas automticamente debemos preparar lo hoja con un formato
adecuado.
Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2007: Manual y Automtica.
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MS Excel 2007
Puedes observar que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B17, C17,
D17 y la columna E est llena de subtotales correspondientes a las filas donde se
encuentran. En las celdas B18, C18, D18 y E18 son los totales de los subtotales.
En este ejemplo puedes hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que
se ha organizado los subtotales de cada comunidad autnoma (filas) y se ha calculado los
subtotales de cada trimestre (columnas).
Por tanto, como ya tienes los datos vas a realizar el esquema.
Para ello te sugiero situar sobre una celda cualquiera y seleccionar la opcin Autoesquema
del men Agrupar que se encuentra en la pestaa Datos.
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MS Excel 2007
Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a
continuacin:
En la imagen anterior puedes observar que ahora aparecen unas lneas en la zona
izquierda de las celdas y otra lnea sobre las columnas de la tabla.
Adems, observa en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos
niveles tiene el esquema.
Por columnas podemos ver que existen dos niveles:
La tabla desplegada por completo
y la tabla con los datos trimestrales.
Por filas tenemos tres niveles:
La tabla desplegada completamente.
Por provincias.
y solo por Ecuador.
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MS Excel 2007
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
Ocultar un esquema.
Al ocultarlo lo que haces es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer un
esquema, pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con
presionar las teclas Ctrl+8 y automticamente desaparecen las marcas del esquema,
para volverlas a mostrar volvemos a pulsar la combinacin de teclas Ctrl+8.
Para ver las dos ventanas al mismo tiempo haz clic en Organizar todo y seleccionas
Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de como estn situados los datos
en la hoja.
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CONSOLIDAR DATOS
Aplicaras el siguiente ejemplo:
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Selecciona la celda B5 de la hoja 1er Trimestre.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic en Consolidar.
Se visualiza:
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Se visualiza:
Para crear vnculos entre los datos activa la opcin Crear vnculos con los datos de origen.
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Se visualiza:
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de clculo.
Puede incluir tanto datos como formatos.
Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:
Seleccionar el Botn Office.
Elegir la opcin Nuevo...
Hacer clic sobre la categora Plantillas instaladas en el cuadro de dilogo Nuevo Libro.
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MS Excel 2007
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
Rellenar la plantilla.
Al guardar nuestro modelo, nos aparecer el cuadro Guardar como para tener siempre la
plantilla original.
Crear plantillas
Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos:
Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que sern comunes a todos
los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla.
Seleccionar el Botn Office.
Elegir la opcin Guardar como...
Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.
En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se
abra la lista desplegable y elegir la opcin Plantilla de Excel.
FUNCIONES
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos
su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos
resultar ms fcil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una funcin en una celda:
1.
Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
2.
Hacer clic en la pestaa Frmulas.
3.
Elegir la opcin Insertar funcin.
Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS Excel 2007
4.
5.
Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve
descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin
hacer clic sobre el botn
las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar
una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categora del cuadro combinado O seleccionar una categora: esto har que en el cuadro
de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista.
Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.
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MS Excel 2007
Funcin SUMA
Sumar las celdas que estn en azul:
Escogemos el icono
OTRA FORMA:
Dar clic en
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
Seleccionar los valores a sumar
Funcin PROMEDIO
Calcula la media aritmtica, pertenece a la categora de funciones Estadsticas.
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
Este es el resultado:
FUNCION MAXIMO
Permite encontrar el valor mximo de una lista de valores.
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
acostanp@gmail.com
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FUNCION MINIMO
Encuentra el valor mnimo de una lista de valores.
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
FUNCION MODA
Encuentra el valor que se repite con ms frecuencia
FUNCIONA MEDIANA
Se consideran los casos:
IMPARES:
Devuelve el valor central
PARES:
Devuelve el promedio de los valores centrales
VALORES PARES:
acostanp@gmail.com
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FUNCION CONTAR
Cuenta todos lo valores de tipo numrico de un conjunto de datos
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acostanp@gmail.com
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Funcin CONTARA
Cuenta las celdas no vacas de un rango.
FUNCION CONTAR.SI
Cuenta los datos que cumplen un determinado criterio.
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MS Excel 2007
Ejercicio:
Contar de la lista los valores mayores a cero.
Clic en contar.si
acostanp@gmail.com
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FUNCION Concatenar
Une varios elementos de textos en uno solo.
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
FUNCION MAYUS
Cambia de minsculas a maysculas:
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
FUNCION MINUSC
FUNCION ESPACIOS
Ing. Patricia Acosta, MSc.
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
Permite eliminar los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras.
Sealamos:
Este es el resultado.
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MS Excel 2007
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
Fijmonos en la columna:
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MS Excel 2007
FUNCION LOGICA SI
Si las notas son mayores o iguales a 7 indique que aprob el curso caso contrario que reprob
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
Funcin BUSCARV
Busca un valor especfico en la columna ms a la izquierda de una matriz y devuelve el
valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_columnas;ordenado)
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MS Excel 2007
Al digitar el nmero de RUC, con la funcin BUSCARV se debe desplegar el nombre del
cliente, que debe ser buscado de en la hoja Clientes. El mismo ejercicio lo pues realizar
si los datos de la hoja cliente se encuentra en otro libro de MS Excel.
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MS Excel 2007
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
De clic en Aceptar
Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
En Matriz_buscar_en
Marque la hoja clientes, como se visualiza:
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
Ejercicios propuestos:
Aplique la funcin BUSCARV para encontrar la Direccin y el telfono del cliente.
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
Funciones Lgicas
Funcin Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si
uno o ms argumentos son FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1;valor_lgico2; ... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que
pueden ser VERDADERO o FALSO.
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos (VERDADERO O FALSO), o los
argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, esos valores se
pasan por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de
error #VALOR!
Ejemplos
Y(VERDADERO; VERDADERO) es igual a VERDADERO
Y(VERDADERO; FALSO) es igual a FALSO
Y(2+2=4; 2+3=5) es igual a VERDADERO
Si B1:B3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces:
Y(B1:B3) es igual a FALSO
Si B4 contiene un nmero entre 1 y 100, entonces:
Y(1<B4; B4<100) es igual a VERDADERO
Funcin SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es Verdadero y otro valor si dicho
argumento es Falso.
Se utiliza para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Pruba_logica es cualquier valor o expresin que puede evaluarse como
Ing. Patricia Acosta, MSc.
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
VERDADERO o FALSO
Valor_si_Verdadero es el valor que se devolver si prueba_logica es VERDADERO
Valor_si_falso es el valor que se devolver si prueba_logica es FALSO
Observaciones: Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumento
Valor_si_verdadero y Valor_si _ falso para construir formulas mas elaboradas
Ejemplo:
Para este ejemplo utilizar la hoja Factura, para validar datos si la forma de pago es al
CONTADO realice un descuento del 20%, se utilizar la funcin lgica S.
1.
2.
acostanp@gmail.com
119
MS Excel 2007
3.
4.
Seleccione SI
5.
De clic en Aceptar
6.
acostanp@gmail.com
120
MS Excel 2007
7.
Funciones de Informacin
Funcin ESERROR
Devuelve como VERDADERO si Valor es cualquier valor de error ( #N/A, #VALOR!,
#REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO)
Ejemplo
Color
Rojo
Verde
Cantidad
7
12
Precio
unitario Precio total
12
aa
acostanp@gmail.com
121
MS Excel 2007
Ejercicios propuestos
Validar con la funcin s de tal forma que si existe el error se visualice la celda en blanco,
caso contrario que se muestre la operacin.
Funciones Anidadas
Funciones anidadas dentro de funciones
En algunos casos, puede que tenga que utilizar una funcin como uno de los argumentos
de otra funcin. Por ejemplo, la frmula utiliza una funcin PROMEDIO anidada y
compara el resultado con el valor 50.
Devoluciones vlidas Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber
devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el
argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver
VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel mostrar el valor de error
#VALOR!
Lmites del nivel de anidamiento Las funciones anidadas utilizan una funcin como uno
de los argumentos de otra. Puede anidar hasta 64 niveles de funciones.
Ejemplo: Para el ejercicio anterior aplicar lo siguiente
Si la forma de pago el al CONTADO y es MAYORISTA realice el descuento del 20%.
Si la forma de pago el al CONTADO y es MINORISTA realice el descuento del 10%.
Si la forma de pago el al CREDITO y es MAYORISTA realice el descuento del 15%.
Caso contrario sin descuento.
Para solucionar aplicaremos el anidamiento de funciones.
Dentro de la funcin lgica SI insertaremos un Y para unir las dos condiciones:
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MS Excel 2007
Exportacin de datos
Obtener datos desde Excel a formatos como .txt, .csv, y .html
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
Ir al botn de office en el caso de Excel 2007 en Excel 2003 debera ir a archivo guardar como.
acostanp@gmail.com
124
MS Excel 2007
Guardar como tipo: texto(delimitado por tabulaciones)(*.txt)
Clic en Guardar
Clic en NO.
acostanp@gmail.com
125
MS Excel 2007
Pero no observa los archivos de tipo texto, cambie tipo de archivo a todos los archivos.
acostanp@gmail.com
126
MS Excel 2007
Clic en abrir.
Se visualiza:
Clic en siguiente
acostanp@gmail.com
127
MS Excel 2007
Chequear que el separador sea el tabulador.
Clic en siguiente.
Clic en finalizar.
Pero no observa los archivos de tipo texto, cambie tipo de archivo a todos los archivos.
acostanp@gmail.com
128
MS Excel 2007
Clic en abrir.
Se visualiza:
acostanp@gmail.com
129
MS Excel 2007
acostanp@gmail.com
130
MS Excel 2007
HERRAMIENTAS DE ANLISIS
Buscar Objetivo
Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
anlisis. En el caso de que conozca el resultado deseado de una frmula sencilla, pero no la
variable que determina el resultado, podr utilizar la funcin Buscar objetivo.
Para utilizar esta herramienta haz clic en el men
Herramientas
Opcin Buscar objetivo
Al realizar una bsqueda de objetivo, Microsoft Excel vara el valor de celda especfica
hasta que una frmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado.
Para esto partamos del siguiente ejemplo:
acostanp@gmail.com
131
MS Excel 2007
En la celda que contiene el Beneficio la frmula es
Precio*Cantidad - (Costes Fijos + Coste variable unitario * Cantidad)
Calcular la cantidad que se debe vender para obtener beneficios de : 1000
En Definir la celda: marque la celda que contiene la frmula por ejemplo, B14.
En con el valor: digite el valor que requiere que sea su objetivo por ejemplo 1000.
En para cambiar la celda: marque la celda a cambiar por ejemplo la celda $B$15.
El cuadro de dilogo contendr:
acostanp@gmail.com
132
MS Excel 2007
Cuando termine y buscar objetivo haya encontrado una solucin de clic en Aceptar, se
visualizarn los siguientes resultados:
PRECIO
RENTABILIDAD
Obtener el umbral de rentabilidad para valores de 5000
con la celda cambiante para el costo fijo
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
Con los siguientes datos el estudiante requiere conocer cuanto debe obtener en el examen para
que su nota total sea de 7/10.
DEBERES
1,5
ASISTENCIA
PRUEBA
EXAMEN
TOTAL
4,5
Escenario
Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir
automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un
modelo de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de
clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos
resultados.
Para esto parta del ejemplo
MAXIMO
SUGERIDA
DEBERES
1,5
ASISTENCIA
2,5
PRUEBA
1,5
EXAMEN
2,5
10
8,0
TOTAL (objetivo)
Celda cambiante
acostanp@gmail.com
134
MS Excel 2007
Y los datos obtenidos gurdelo en el escenario de nombre nota7
Para esto haga lo siguiente:
Marque los datos
Ir al men Herramientas
Opcin Escenarios
Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
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Modificar un Escenario
Para modificar un escenario haga lo siguiente:
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Opcin Escenarios
Se visualiza:
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Haz clic en el botn Aceptar.
Se visualiza:
Hojas de resumen
Para visualizar el Administrador de escenarios guardados, haga clic en el men Herramientas,
opcin Escenarios
Se visualiza:
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Resumen
MS Excel 2007
Solver
Con Solver, puede buscarse el valor ptimo para una celda, denominada celda objetivo, en
una hoja de clculo. Solver funciona en un grupo de celdas que estn relacionadas, directa o
indirectamente, con la frmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores en las celdas
cambiantes que se especifiquen, denominadas celdas ajustables, para generar el resultado
especificado en la frmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones para
restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden
hacer referencia a otras celdas a las que afecte la frmula de la celda objetivo.
Instalando el Solver
Haz clic en el botn de Office
Opciones de Excel.
Selecciona Complementos.
Haz clic en el botn Ir.
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La herramienta se instalar en la pestaa Datos.
Grupo Anlisis.
EJERCICIO DE APLICACIN
Calcular cunto se debe vender en las ciudades de Ambato y Quito en el ao 2010 para alcanzar
un total de 30000 dlares en ventas.
Para aplicar Solver se requiere conocer el objetivo, en este caso el monto de 30000 dlares,
adems la celda objetivo contiene la frmula:
Las celdas cambiantes estn relacionadas con las ventas del ao 2010 correspondientes a las
ciudades de Ambato y Quito.
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Haz clic en Solver.
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Se visualiza:
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Se obtiene el resultado:
Tablas Dinmicas
Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes
volmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinmica para analizar datos numricos
en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos.
Un informe de tabla dinmica est especialmente diseado para:
1.
usuario.
2.
hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las reas de inters.
4.
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MS Excel 2007
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Por ejemplo si se requiere un reporte dinmico de los empleados por el mes, Nombre,
departamento, ingresos y egresos se tendra:
Para agregar los datos a la tabla dinmica basta con arrastrarlos y colocarlos en su
estructura de diseo o seleccionarlos con un visto en la casilla de verificacin del campo
que desea agregar.
Ing. Patricia Acosta, MSc.
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Las herramientas de la tabla dinmica:
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Grfico dinmico
Para realizar grficos se cuenta con la herramienta Grfico dinmico.
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Para actualizar datos de la tabla dinmica basta con hacer un clic derecho sobre la tabla
dinmica
Se visualiza:
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Automticamente se colocarn los **** en la celda que contenga el error.
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3.
Y Diseo:
Permite mostrar u ocultar subtotales, opciones de estilo de tabla dinmica, estilos de tabla
dinmica.
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Conocer el Tipo de archivo, que me permite determinar el controlador a usar en la
conexin.
El archivo de la fuente externa debe estar cerrado
EJEMPLO
Archivo roles que se lo renombro como datos externos .xls
Contiene:
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Opcin de otras fuentes
Desde Microsoft Query
Se visualiza:
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En el paso 1, ingresar el nombre del origen de datos
Por ejemplo conexin roles Excel
Se visualiza:
Seleccionar el tipo de controlador, esto depende del tipo de archivo, en nuestro caso el
controlador es para MS Excel 2003 se selecciona
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Para activar las tablas del sistema ir a opciones y colocar un visto en la opcin tablas del sistema:
Al activar esa opcin se visualizarn todas las tablas incluidas las del sistema.
Para seleccionar todos los datos hacia las Columnas en la consulta de un clic en la punta de flecha
que apunta hacia la derecha
Se visualiza:
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MS Excel 2007
Clic en siguiente
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MS Excel 2007
Se visualiza:
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MS Excel 2007
Se visualiza
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MS Excel 2007
De un clic derecho sobre la tabla dinmica
Opciones de tabla dinmica
Pestaa mostrar
Active con un visto la opcin
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MS Excel 2007
Modificar un origen de conexin en una tabla dinmica con
fuente externa
Abrir la base o el archivo de fuente externa, en vuestro caso datos externos.xls
Aumentar una nueva columna al archivo de fuente externa, se aumenta la columna Estado
Ir a Conexiones
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Opcin propiedades de conexin
Se visualiza:
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MS Excel 2007
Clic en Editar consulta
Clic en Siguiente
Ing. Patricia Acosta, MSc.
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
Se visualiza
Clic en siguiente
Siguiente
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MS Excel 2007
Clic en Finalizar
Clic en Aceptar
Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS Excel 2007
Se visualiza
Error de conexin
Se sugiere Examinar la conexin de su archivo, se debe volver a conectar
Clic en examinar
Seleccionar la conexin utilizada para enlazar el archivo de fuente externa
Ing. Patricia Acosta, MSc.
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MS Excel 2007
Clic en Abrir
NOTA: La actualizacin de datos es posible realizar si se la hace en la base de fuente externa con la
que realiz la conexin. Si actualiza otra base es imposible realizar la actualizacin de una tabla
dinmica con fuente externa.
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MS Excel 2007
Prctica:
Todas las celdas en color amarillo quedarn libres para el ingreso de datos.
Para proteger las celdas que contiene las frmulas realice lo siguiente:
Seleccionar toda la hoja.
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Se visualiza:
Clic en Proteger
Activar con un visto
Bloqueada y oculta
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MS Excel 2007
Ir a Revisar.
Opcin Proteger hoja.
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MS Excel 2007
Clic en Aceptar.
Volver a reingresar la contrasea.
Clic en Aceptar.
Guardar el archivo.
Ir a Herramientas.
Opciones generales.
Se sugiere activar Crear siempre una copia de seguridad.
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MS Excel 2007
Clic en Aceptar.
Se visualiza:
Clic en Guardar.
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MS Excel 2007
Clic en S.
Salir de Excel.
Probar el funcionamiento. Al abrir el archivo protegido se visualiza:
Ingresar la contrasea.
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MS Excel 2007
BIBLIOGRAFA
1. Ayuda de Microsoft Excel 2007.
2. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos relacionados con la
Validacin de datos en Excel.
3. http://office.microsoft.com/es-hn/excel/HA010346573082.aspx
En este sitio encontrars ejemplos sencillos acerca de la validacin de datos en
Excel.
4. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP100725993082.aspx
Este es un sitio en lnea de Microsoft para el rea de Excel que presenta
ejemplos e informacin ms detallada que incluye las diferentes versiones de
Excel desde el 2000 hasta el 2007.
5. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos
relacionados con funciones en Excel.
6. http://www.uv.mx/iip/enrique/sistemasII/apuntesexcel.pdf
Es un sitio del Instituto Tecnolgico Autnomo de Mxico en donde encontrars
generalidades de Excel y reglas para el uso de las bibliotecas de funciones.
7. http://www.mat21.etsii.upm.es\ayudainf\aprendainf\Excel2000\Excel2000.pdf
Es un sitio de la Universidad Politcnica de Madrid, que contiene un archivo .pdf que
permite aprender Excel desde lo bsico e introduce a la utilizacin de frmulas y
funciones en Excel.
8. http://www.eumed.net/libros/finanzas.htm
En este sitio encontraras libros gratuitos con funciones financieras.
9. http://office.microsoft.com/
Este es un sitio en lnea de Microsoft para el rea de Excel en el que podrs consultar
informacin ms detallada sobre cualquier tpico de MS Excel.
10. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP052047113082.aspx?pid=CH062528393082
Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel
11. http://support.microsoft.com/kb/213740/es
Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel
Ing. Patricia Acosta, MSc.
acostanp@gmail.com
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MS Excel 2007
12. http://ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/01_macro/macro03.htm
Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel
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