PROPUESTA DE MEJORA AL SISTEMA DE INVENTARIO DE LAS TIENDAS

TRAFFIC Y PAPARAZZI

JUAN DIEGO CHALARCA MARQUEZ

INSTITUCIN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO

FACULTAD DE PRODUCCIN Y DISEO
INGENIERIA EN PRODUCCIN INDUSTRIAL
MEDELLN
2016

PROPUESTA DE MEJORA AL SISTEMA DE INVENTARIO DE LAS TIENDAS

TRAFFIC Y PAPARAZZI

JUAN DIEGO CHALARCA MARQUEZ

Trabajo presentado y dirigido para obtener el ttulo de Ingeniero Industrial

Asesor
Banessa Osorio Castao
Economista, Especialista en Gerencia Financiera

INSTITUCIN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO

FACULTAD DE PRODUCCIN Y DISEO
CARRERA INGENIERIA INDUSTRIAL
MEDELLN
2016

Nota de Aceptacin:

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Firma del presidente del jurado

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Firma del jurado

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Firma del jurado

AGRADECIMIENTOS
El autor expresa un gran agradecimiento a:
Nombre, Tipo de asesor o vinculacin en el proyecto. Ttulo profesional o carrera.

CONTENIDO
Pg.

LISTA DE TABLAS

Pg.
Tabla 1Tabla de inventario....................................................................................31
Tabla 2Formato de guia de visitas a las tiendas Traffic y Paparazzi................43
Tabla 3Pautas a evaluar sobre el proceso de inventario de las tiendas Traffic
y Paparazzi.............................................................................................................43
Tabla 4Gua de encuesta para grupo de trabajo de cada tienda (se responde
por empleado)........................................................................................................44
Tabla 5Tabla de recursos para llevar a cabo el proyecto..................................45
Tabla 6Cronograma de actividades para el desarrollo del proyecto...............45

LISTA DE ILUSTRACIONES
Pg.

Ilustracin 1Tienda Traffic....................................................................................18

Ilustracin 2Tienda Paparazzi..............................................................................19
Ilustracin 3Tienda Paparazzi..............................................................................19
Ilustracin 4Zapatos Reebok................................................................................20
Ilustracin 5 Zapatos Converse...........................................................................21
Ilustracin 6Zapatos Diesel..................................................................................21
Ilustracin 7Zapatos Palladium............................................................................22
Ilustracin 8Zapatos Caterpillar...........................................................................22
Ilustracin 9Zapatos Timberland.........................................................................23
Ilustracin 10Zapatos Nike...................................................................................23
Ilustracin 11Zapatos Bates.................................................................................24
Ilustracin 12Zapatos Jordan...............................................................................24
Ilustracin 13Zapatos Adidas...............................................................................24
Ilustracin 14Ejemplo de estado de prdidas y ganancias al 31 de diciembre
.................................................................................................................................33
Ilustracin 15Ejemplo de un balance de una empresa comercial....................34

LISTA DE ANEXOS
Pg.
Anexo A

24

Anexo B

25

GLOSARIO

Abastecimiento: Es una actividad que consiste en satisfacer, en el tiempo

apropiado y de la forma adecuada, las necesidades de las personas en lo
referente al consumo de algn recurso o producto comercial.

Algoritmo: Grupo finito de operaciones organizadas de manera lgica y

ordenada que permite solucionar un determinado problema.

Anaquel: Es un estante o a una repisa que se dispone de modo horizontal

para que puedan apoyarse objetos sobre su superficie.

Bit: En informtica y otras disciplinas, unidad mnima de informacin, que

puede tener solo dos valores (cero o uno).

Bovino: De la vaca, el toro o el buey, o relacionado con ellos.

Codificacin: Cualquier operacin que implique la asignacin de un valor

de smbolos o caracteres a un determinado mensaje verbal o no verbal con
el propsito de transmitirlo a otros individuos o entidades que compartan el
cdigo.

Concerniente: Que atae, afecta o interesa a algo o alguien.

Cotejar: Comparar y examinar una cosa para apreciar sus diferencias o

semejanzas.

Curtiembre: Lugar donde se realiza el curtido o lo que es lo mismo el

proceso mediante el cual las pieles de diversos animales son convertidas
en
cuero.

Diversificacin: Se refiere a hacer que aquello que tena uniformidad o

que careca de variantes, pase a ser variado y heterogneo.

ERP: Software de gestin integrada, y se define como un grupo de mdulos

conectados
a
una
nica
base
de
datos.
El ERP es un paquete de software que permite administrar todos los
procesos operativos de una empresa, integrando varias funciones de
gestin en un nico sistema.

Estandarizar: Se refiere a un modo o mtodo establecido, aceptado y

normalmente seguido para realizar determinado tipo de actividades o
funciones.

Fiable: Digno de confianza, que es probable que funcione bien o sea

segura.

Fluctuacin: Es la prdida monetaria que se produce por la reduccin de

una determinada cantidad de mercancas o por la actualizacin del stock.
Se trata de la diferencia entre lo que reflejan los libros de inventarios y la
existencia real (fsica) de los bienes.

Hardware: Conjunto de elementos fsicos o materiales que constituyen una

computadora o un sistema informtico.

Incertidumbre: Falta de seguridad, de confianza o de certeza sobre algo,

especialmente cuando crea inquietud.

Interfaz: Es una conexin entre dos mquinas de cualquier tipo, a las

cuales les brinda un soporte para la comunicacin a diferentes estratos.

Intermitente: Que se interrumpe y se reactiva, generalmente en intervalos

regulares.

Liquidez: Capacidad que tiene una persona, una empresa o una entidad
bancaria para hacer frente a sus obligaciones financieras.

Maquilas: Las maquilas son zonas en las que las empresas se pueden
establecer pagando un costo mnimo de impuestos, donde la explotacin
exclusivamente se ve en las mujeres y en los nios pagndoles muy poco e
injustamente.

Materia prima bruta: Es aquella que se obtiene directamente de la

naturaleza y no pasa por las manos del hombre.

Operaciones mercantiles: Las operaciones mercantiles dentro de una

empresa es el principal eje de los problemas que forman las actividades
administrativas. En l se encuadran: clculos financieros, matemticas
comerciales, clculos de intereses, pagares, letras de cambio, manejo de
descuento en documentos bancarios, vencimiento de documentos, perdidas
sobre el costo y la venta de mercaderas.

Perpetuo: Una cosa que dura de manera eterna, es decir, para siempre.

Provisional: Que no es definitivo, sino solo por un tiempo.

Transparencia: Cualidad de transparente que presenta una cosa, una

persona, un objeto

WMS: Es una aplicacin de software que da soporte a las operaciones

diarias de un almacn. Los programas WMS permiten la gestin
centralizada de tareas, como el seguimiento de los niveles de inventario y la
ubicacin
de
existencias.

INTRODUCCIN

Toda empresa u organizacin tiene como objetivo fundamental elevar su

competitividad y buscar rentabilidad en el mercado, esto se logra si hay calidad en
el producto o servicio que se ofrece y si se tiene un buen control de estos
(fabricacin, ventas, almacenaje, etc.), evitando perdidas y gastos por perdida. Los
costos de toda empresa son parte fundamental de su rentabilidad, es decir, se dice
que una empresa es rentable cuando genera suficiente utilidad o beneficio,
cuando sus ingresos son mayores que sus gastos, y la diferencia entre ellos es
considerada como aceptable.
El inventario como herramienta principal de control, fija las entradas y salidas de
materias y productos, estableciendo una relacin detallada, ordenada y valorada
dentro de su almacenamiento, para la bsqueda de reduccin de los costos por
pedidos y costos por perdidas. Para que esto sea posible las empresas que llevan
inventarios deben de conocer cul es el tipo de sistema de inventario que ser de
utilidad, para conocer y satisfacer el nivel de produccin de cada pedido de sus
clientes. Contar con un sistema de inventario en una empresa es sumamente
benfico, porque siempre se necesitara una organizacin con respecto a las
existencias de los productos.
Si en una empresa las prdidas de un producto o material no son frecuentes o no
se dan, es porque el sistema de inventario que poseen es ptimo y fiable. La
mayora de organizaciones usan sistemas de inventario basados en software,
porque estos llevan el control de la produccin y de los productos de una manera
ms segura, porque lo que son ventas, almacenamiento, garantas y dems estn
guardadas en bases de datos y la informacin es ms concreta, y de una forma
eficaz porque la informacin es ms sencilla de manipular.
Las empresas, grandes o pequeas, siempre buscaran mejorar en sus procesos,
en los servicios que ofrecen, se trata de una mejora constante donde participa
toda la organizacin en general, desde los trabajadores hasta los respectivos
dueos. Una mejora en cualquier aspecto de una empresa tiene como fin aportar a
su integridad, a su posicin en el comercio y a su futuro en el mercado.
En el presente trabajo se dar a conocer la situacin que viven las Tiendas de
zapatos Traffic y Paparazzi con el tema del inventario, y se plasmaran las bases
para proponer una mejora en el sistema con el objetivo de reducir perdidas y
fortalecer el control de los productos.

1.1

PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Traffic y Paparazzi son tiendas que comercializan zapatos de marcas reconocidas:

Adidas, Nike, Disel, Timberland, Caterpillar, Bates, Palladuim, Reebok, Jordn y
Converse. Son 18 tiendas en total, ubicadas en centros comerciales (Premium
Plaza, Santaf, Florida, Aventura, El Tesoro, Mayorca, Puerta del norte, El palacio
nacional, etc.) de Medelln, Bello, Itag, Envigado, Manizales y Rio negro.
Cada tienda tiene asignada tres asesores comerciales y un administrador,
encargado de registrar las ventas en una caja de facturas que genera recibos de
pago que se le dan al cliente validando la compra.
El sistema de inventario que aplican las tiendas Traffic y Paparazzi es un sistema
poco fiable. Los administradores llevan un seguimiento documentado de ventas,
traslados y garantas del producto, que debe coincidir con el reporte de conteo de
zapatos que se hace cada mes dado por el supervisor (mismo para todas las
tiendas) a la alta administracin. Si hay prdidas de zapatos en la tienda se vuelve
una gran problemtica, porque no se conocen las causas de perdida, originando
disgustos y diferencias entre el grupo de trabajo y el supervisor. Los empleados
responden monetariamente por las prdidas. Ha habido quejas por parte de los
clientes sobre la demora que se da al traer los zapatos de las dems tiendas y de
su bsqueda en la bodega donde se almacenan. Los gastos aumentan, porque se
debe invertir en la compra de zapatos para abastecer la tienda que sufri las
prdidas del producto, y disminuyen ganancias, porque el tiempo de espera a que
importen los zapatos es de varias semanas.
En la actualidad, los sistemas de inventario computarizados (Software) tienen
mayor aplicacin en comparacin con el sistema de inventario que lleva aplicando
las tiendas Traffic y Paparazzi desde sus inicios.
Observando lo anterior es necesario implementar un nuevo sistema de inventario,
mejorando el conteo del producto, la calidad del servicio y reduccin de costos. El
proceso de inventario ser mucho ms rpido y confiable y contribuir al buen
manejo de las tiendas por parte de los trabajadores.

1.2

FORMULACIN DEL PROBLEMA

Sera posible contribuir con el mejoramiento y el desarrollo de las tiendas Traffic y

paparazzi en cuanto a su documentacin de ventas, conteo del producto e
informacin de almacenaje aplicando un nuevo sistema de inventario?

2
2.1

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Proponer la implementacin de un nuevo sistema de inventario en las Tiendas

Traffic y Paparazzi mejorando su situacin en conteos de producto,
documentacin de ventas e informacin de almacenaje con el fin de evitar
prdidas.
2.2

OBJETIVOS ESPECIFICOS
-

Identificar las falencias del sistema de inventario actual de las tiendas.

Demostrar que el sistema de inventario que estn aplicando las tiendas

Traffic y Paparazzi est causando complicaciones que se pueden evitar.

Comparar ambos sistemas de inventario (actual y propuesto) destacando el

que se va a proponer para que se utilice.

Determinar los beneficios que traer consigo la utilizacin del nuevo

sistema de inventario.

JUSTIFICACIN

El presente proyecto pretende mejorar la organizacin y el control de inventario de

las tiendas Traffic y Paparazzi, ya que cuentan con un sistema anticuado y poco
benfico para llevar el conteo del producto, la informacin de almacenaje y el
registro de ventas, originando perdidas y complicadas situaciones laborales al
interior de la tienda.
Acorde a lo anterior es importante tomar medidas de cambio e implementar un
nuevo sistema de inventario, donde el proceso de control de la produccin sea
ms eficaz, rpido y confiable, beneficiando a los empleados frente a sus
responsabilidades con la tienda.
Aplicando el nuevo sistema de inventario, el mbito econmico y social de las
tiendas se elevara, aumentando la demanda, ya que la calidad en el servicio
tambin ser beneficiada. Los gastos por perdidas sern menos, incluso no
podran volver a suceder. El avance de las tiendas relacionado con su integridad
en los procesos de venta seria grande y su posicin en el mercado podra mejorar.

4. MARCO REFERENCIAL

4.1 MARCO CONTEXTUAL

4.1.1. Sector comercial de calzado en Colombia.
Se encontr (Villegas & Zapata, 2007) citados por (Serrada Bautista & Fierro
Porto, 2013) quienes dicen que el sector de calzado es un importante sector de la
economa Colombiana, aportando desarrollo, empleo, crecimiento y bienestar
social.
Colombia ha logrado la aprobacin de varios acuerdos de libre comercio
importantes: TLC con Estados Unidos, TLC con Canad, y con el Tringulo Norte
(Guatemala, Honduras, y El Salvador), Mercosur (Argentina, Brasil, Paraguay y
Uruguay), Chile, la CAN y la Asociacin Europea de Libre Comercio (EFTA). En la
actualidad se estn llevando a cabo negociaciones con Turqua, Corea del Sur,
Panam, y en un futuro cercano con Israel y Japn.
En cuanto al mercado local, el gobierno colombiano con el fin de fortalecer la
institucionalidad, y para incrementar los estndares de eficiencia, eficacia, equidad
y transparencia de la industria nacional, llev a cabo una modificacin en las
regalas, promulg del estatuto del consumidor, y la ley anti trmites; y finalmente
se establecieron los diversos lineamientos para el aparato productivo colombiano,
y se establecieron diversas estrategias para incrementar la productividad y
competitividad de la industria colombiana a nivel mundial, entre los cuales se
encuentra la alianza pblico-privada, mediante el Programa de Transformacin
Productiva.
La industria del calzado y su importancia para la economa.
Se encontr (Dinero, 2011) citados por (Serrada Bautista & Fierro Porto, 2013)
quienes dicen que en Colombia, el sector de cuero, calzado y sus manufacturas
contiene una amplia cantidad de empresas, especialmente mi pymes, las cuales
en su mayora son dependientes del cuero como insumo principal, y por ende del
sacrificio de ganado bovino. En el ao 2011 el sector, y especficamente la
industria de calzado, presentaron unos ndices positivos de crecimiento y
consumo, sin dejar de lado problemas como la baja tecnificacin de las empresas,
el contrabando, las importaciones de zapatos chinos bajo el precio de referencia
de la DIAN, la revaluacin del peso, entre otros.

Especficamente la industria del calzado en los ltimos aos ha presentado un

crecimiento importante, y su participacin en el PIB y la generacin de empleo son
de vital importancia para la economa nacional.
Ahora bien, en Colombia la industria del calzado representa un 0,27% del PIB
nacional y 2,17% en el PIB manufacturero5 generando aproximadamente 100.000
empleos, de los cuales dada la alta tasa de informalidad laboral en el pas
aproximadamente 60.126 son trabajadores formales. En cuanto a la produccin de
Calzado en el pas, se present un crecimiento del 11% entre enero y septiembre
de 2010; del mismo modo, las ventas totales, y las ventas al mercado interno, se
incrementaron en un 8,3% y un 7,3% respectivamente. Sin embargo, de acuerdo
con la encuesta de Opinin Industrial Conjunta, el 41,7% de los empresarios de la
industria consultados, consider que su rentabilidad ha disminuido, a pesar que un
55,8% considera que en general la situacin del sector es buena. En parte, este
fenmeno de disminucin en la rentabilidad se debe a la fuerte competencia que
experimenta la industria por la creciente entrada de calzado y sus partes al pas
con importaciones que corresponden a $190,9 millones de dlares, con un
incremento del 17% respecto a 2009, debido en su mayora a un crecimiento del
15% de las importaciones de calzado chino, 58% en el panameo, una reduccin
del 6% en el ecuatoriano. Especficamente, las importaciones de calzado
terminado ascendieron a 184,1 millones de dlares, presentando un crecimiento
del 15.3% en valores y de 9% en pares para un volumen de 27.2 millones de
pares. Las importaciones de partes de calzado evidenciaron un incremento de
96% ascendiendo a 6.7 millones de dlares.6, siendo las principales ciudades
importadoras de calzado en Colombia Bogot y Cundinamarca con un crecimiento
en sus exportaciones en volumen del 32%, Nario con un crecimiento del 20%,
Valle del Cauca con un 13% y Antioquia con un 10%. En cuanto a las
importaciones de insumos para la industria del calzado, los principales
importadores son: Bogot y Cundinamarca con un 62% del total, Valle del Cauca
con un 24% y Antioquia con un 11%, siendo los principales proveedores de dichos
insumos Chile con un 25%, Estados Unidos y Puerto Rico con un 13%, Uruguay
con un 12%, e Italia con un 11%.
la industria colombiana de calzado cuenta con un gran reconocimiento a nivel
internacional por la calidad de sus productos, especialmente los fabricados en
cuero, los costos de produccin competitivos y la mano de obra barata,
permitiendo a Colombia tener algunas ventajas frente a sus competidores
internacionales. Adicionalmente, gracias a la aparicin de la industria auxiliar de
partes y componentes, se ha hecho ms competitiva la fabricacin, agilizando los
procesos. Otro aspecto importante a mencionar son las maquilas presentadas en
la regin dados los bajos costos salariales y el ambiente de los negocios, lo cual
en ltimas da lugar a la transferencia de tecnologa. las exportaciones de
tecnologa para calzado tradicional hacia Amrica Latina present un incremento
del 6% en el ao 2000 destacndose Italia como uno de los mayores proveedores

de maquinaria y materiales para las industrias del calzado y del cuero para este
continente. De igual manera, las exportaciones de mquinas para curtiembres
crecieron en un 6% y Mxico, Brasil y Argentina son los principales clientes de
maquinaria de calzado en Centro y Sur Amrica. Finalmente, la tendencia actual
se centra en la utilizacin de tecnologas limpias con bajo impacto ambiental.

4.1.2. Tiendas Traffic y Paparazzi

Traffic y Paparazzi son tiendas que comercializan zapatos de marcas reconocidas:
Adidas, Nike, Disel, Timberland, Caterpillar, Bates, Palladuim, Reebok, Jordn y
Converse. Son 18 tiendas en total, ubicadas en centros comerciales (Premium
Plaza, Santaf, Florida, Aventura, El Tesoro, Mayorca, Puerta del norte, El palacio
nacional, etc.) de Medelln, Bello, Itag, Envigado, Manizales y Rio negro.
Ilustracin 1Tienda Traffic.

Fuente: elaboracin propia.

Ilustracin 2Tienda Paparazzi

Fuente: elaboracin propia.

Ilustracin 3Tienda Paparazzi

Fuente: elaboracin propia.

Antes de crearse estas tiendas, su nico dueo y propietario comercializaba
discos de msica popular aqu en el municipio de Medelln, era un gran negocio ya
que sus ingresos le generaban un nivel socioeconmico alto. Decidi invertir y
asociarse con un comerciante de zapatos, sus ingresos aumentaron. Tiempo
despus abandono la venta de discos y creo su propia tienda de zapatos, con el
nombre Paparazzi. Traffic surgi cuando el negocio se extendi a otros municipios
de Antioquia.

Misin:
Ofrecer un servicio comercial con altos estndares de calidad en la venta de
zapatos, satisfaciendo las necesidades y los gustos del cliente frente al calzado.
Visin:
Extender nuestras tiendas por todo el municipio de Antioquia y convertirnos en la
preferencia de los clientes a la hora de comprar calzado.

4.1.3. Lneas que manejan las tiendas:

Traffic y Paparazzi comercializan zapatos deportivos para hombres y mujeres
(Adidas, Nike, Disel, Reebok, Jordn y Converse) y tambin manejan algunos
zapatos de tipo formal (Timberland, Caterpillar, Bates, Palladuim).
Ilustracin 4Zapatos Reebok.

Fuente: elaboracin propia.

Ilustracin 5 Zapatos Converse.

Fuente: elaboracin propia.

Ilustracin 6Zapatos Diesel.

Fuente: elaboracin propia.

Ilustracin 7Zapatos Palladium

.

Fuente: elaboracin propia.

Ilustracin 8Zapatos Caterpillar.

Fuente: elaboracin propia.

Ilustracin 9Zapatos Timberland.

Fuente: elaboracin propia.

Ilustracin 10Zapatos Nike.

Fuente: elaboracin propia

Ilustracin 11Zapatos Bates.

Fuente: elaboracion propia.

Ilustracin 12Zapatos Jordan.

.
Fuente: elaboracin propia.
Ilustracin 13Zapatos Adidas.

Fuente: elaboracin propia

4.2. MARCO TEORICO

4.2.1. QUE ES UN INVENTARIO?
Segn (Garca Cant, 2012, pg. 127) un inventario es una lista detallada de los
bienes de la compaa; esta lista se clasifica contablemente en fijo y circulante.
El inventario del activo fijo de la compaa comprende los bienes que no se
consumen durante la prctica diaria de las operaciones de la oficina o de la
produccin, como muebles, equipo y maquinas; el del activo circulante comprende
los bienes que se gastan o consumen en las operaciones de oficina o de
produccin como la papelera, los tiles de trabajo de la oficina o los materiales
que entran en produccin o se usan para el mantenimiento del equipo y la
maquinaria.
4.2.1.1. Tipos de inventario

Segn (Sastra, 2009, pg. 5) estos son los tipos de inventario:

Inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las

exigencias en el almacn. Por medio de un registro detallado que puede
servir tambin como auxiliar, donde se llevan los importes en unidades
monetarias y las cantidades fsica. Lo registros perpetuos son tiles para
preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o provisionales.
Tambin este tipo de inventario ofrece un alto grado de control, porque los
registros de inventarios estn siempre actualizados.
Inventarios intermitentes: este inventario se puede efectuar varias veces
al ao. Se recurre a l, por razones diversas no se pueden introducir en la
contabilidad del inventario contable permanente al que se trata de cumplir
en parte.
Inventario final: es te inventario se realiza al termino del ejercicio
econmico, generalmente al finalizar el periodo y puede ser utilizado para
determinar un nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de
efectuadas las operaciones mercantiles de dichos periodos.
Inventario inicial: es el que se realiza al dar comienzos de las
operaciones.
Inventario fsico: es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar
todas y cada una de las diferentes clases de bienes. Que se hallen en

existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas.

Se realiza como una lista detallada y valoradas de las exigencias.
Inventario mixto: es de una clase de mercancas cuyas partidas no se
identifican o no pueden identificarse con un lote en particular Inventarios de
productos terminados: este tipo de inventario es para todas las mercancas
que un fabricante es producido para vender a su cliente.
Inventario en trnsito: es utilizada con el fin de sostener las operaciones
para sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a las
compaas con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existe
porque un material debe moverse de un lugar a otro, mientras el inventario
se encuentra en camino, no puede tener una funcin til para las plantas y
los clientes, existen exclusivamente por el tiempo de transporte.
Inventario de materia prima: en l se representan existencias de los
insumos bsicos de los materiales que habr de incorporarse al proceso de
fabricacin de una compaa.
Inventarios en procesos: son existencias que se tienen a medida que se
aade mano de obra, otros materiales y de ms costos indirectos a la
materia prima bruta, la que se llegara a conformar ya sea un sub.-ensamble
o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso
de fabricacin, ha de ser inventarios en procesos.
Inventarios en consignacin: es aquella mercadera que se entrega par
ser vendida pero el ttulo de propiedad lo conserva el vendedor. Inventario
mximo: debido al enfoque de control de masas empleados, existe el riesgo
que el control de inventario pueda llegar demasiado alto para algunos
artculos. Por lo tanto se establece un control de inventario mximo. Se
mide en meses de demanda pronosticada. Inventario mnimo: es la
cantidad mnima del inventario a ser mantenida en el almacn.
Inventario disponible: es a aquel que se encuentran disponibles para la
produccin o venta.
Inventario en lnea: es aquel que aguarda a ser procesado en la lnea de
produccin.
Inventario agregado: se aplica cuando al administrar las exigencias del
nico artculo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo
en la administracin del inventario, los artculos se agrupan ya sea en
familia u otros tipos de clasificacin de materiales de acuerdo a su
importancia econmica.
Inventario en cuarentena: es aquel que debe de cumplir con un periodo
de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de
consumo, generalmente comestible u otros.

Inventario de previsin: se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura

permanente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en
que los de previsin se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con
certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
Inventario de seguridad: son aquello que existen en un lugar dado de la
empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de
unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a
materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuacin de
proveedores debido a factores con el tiempo de espera, huelgas,
vacaciones o unidades que al ser de la mala calidad no podrn ser
aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones
inciertas de la demanda.
Inventario de anticipacin: son los que se establecen con anticipacin a
los periodos de mayor demanda, a programas de produccin comercial o a
un periodo de cierre de la planta.
Inventarios permanentes: es un mtodo seguido en el funcionamiento de
algunas cuentas en general representativas de existencias, cuyo saldo ha
de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.

4.2.1.2. Requisitos para el inventario

Segn (Garca Cant, 2012, pg. 128) el inventario debe partir de un programa
de trabajo en el que se tendr en cuenta que los inventarios sean:
-

Completos en momentos previamente seleccionados.

Selectivos por muestra al azar.
Por periodos de orden de adquisicin.

Tambin se determinar de qu productos se har el inventario:

-

Materias primas del almacn central.

Materiales auxiliares de produccin.
Materiales auxiliares de aseo.
Materias primas de los subalmacenes de produccin.
Productos semiterminados o materiales en proceso.
Refacciones y herramientas.
Productos terminados.
Materias primas y materiales obsoletos.
Papelera y tiles de oficina.

4.2.1.3. Conceptos bsicos

Segn (Garcia Cant, 2010, pg. 16) estos son los conceptos bsicos del control
de inventarios:
Ventas:
1. La administracin moderna se enfrenta al reto de coordinar la distribucin y
la produccin.
2. La naturaleza del volumen de artculos producidos obedece a la demanda
del mercado cuando las operaciones de venta tienen utilidades atractivas.
3. Los artculos producidos deben llegar oportunamente al lugar de consumo
ms apropiado.
4. Los artculos deben venderse a un menor precio por la calidad que se
ofrece, de acuerdo con las necesidades del mismo mercado y de las ofertas
de la competencia.
5. Los costos de promocin, ventas y distribucin deben ser proporcionales a
los beneficios que aportan al estado final de utilidades.
6. Las ventas no deben exceder la capacidad de produccin de la planta.
7. Los compromisos de entregas a clientes deben ajustarse a la programacin
de la produccin, o bien a las existencias en almacn de productos
terminados.
8. Las polticas de ventas afectan directamente a las operaciones de
produccin, abastecimiento y control de los inventarios.
9. Las polticas de produccin deben ser congruentes con las de ventas y
deben basarse en las siguientes variaciones:
a) Produccin de una o varias unidades para un solo cliente, de acuerdo
con las especificaciones, el diseo, los planos y las muestras
proporcionadas por dicho cliente o diseadas en especial para l. Los
materiales y las partes componentes se compran despus de recibido el
pedido.
b) Productos de lnea que se fabrican despus de recibir el pedido de un
cliente o los pedidos de varios clientes para un mismo modelo.
c) Produccin intermitente de lotes para una existencia de productos
terminados: requiere un control de las existencias de materiales y partes
componentes correlacionadas con los pronsticos de ventas, con
estudios de lotes econmicos y puntos de reorden.
d) Produccin contina programada en volumen y tiempo (petrleo,
productos qumicos, etc.). Se requiere llevar un control de las
existencias de materiales de acuerdo con los programas de produccin.
e) Produccin peridica de muestras o pruebas de nuevos productos

f) Produccin intermitente o continua de lotes por temporadas o estaciones

del ao.
Produccin:
Los conceptos bsicos de produccin que afectan directamente a la
administracin de los inventarios son:
1. Se produce para satisfacer necesidades de ventas.
2. No pueden realizarse ventas que superen la capacidad de produccin, ni
tampoco producirse en exceso con respecto a la demanda que pronostica
el departamento de ventas.
3. Hasta donde el mercado, la capacidad financiera de la empresa y el tipo de
maquinaria y facilidades de produccin lo permitan, debe haber un mnimo
de diversificacin en los productos, pues a mayor diversificacin mayores
son los problemas de abastecimiento y mayor la inversin en inventarios.
4. Los productos deben estandarizarse hasta donde sea posible cuando son
de lnea, para almacenarse antes de su venta. Los cambios de diseo o
ingeniera afectan directamente los planes de abastecimiento y las
existencias en los almacenes.
5. Clasificacin y codificacin de los productos, as como de sus componentes
en partes y materiales, son tcnicas en que se basa el buen control de la
produccin. Este control de clasificacin y codificacin en produccin es
indispensable para el control de las existencias.
6. El sistema de clasificacin y codificacin debe ser idntico en almacenes,
produccin, contabilidad de costos y control de inventarios. Cada empresa
adopta su propio sistema, considerando que debe servir al mayor nmero
de personas dentro y fuera de la empresa.
7. El sistema de codificacin debe ser tan sencillo que pueda ser comprendido
por el personal no especializado. Debe evitarse todo misterio y cualquier
complejidad en su diseo y aplicacin; hasta el simple estibador o ayudante
de almacn debe comprenderlo con facilidad.
8. La produccin debe planearse con anticipacin, de acuerdo con los
pronsticos de ventas y con las tendencias de demanda que acusen los
consumos de almacn, de productos terminados.
9. La programacin detallada debe ser conocida con bastante anticipacin por
el departamento de compras, o bien por el ejecutivo que lleva el control de
los inventarios.
10. Las producciones deben programarse para reducir los costos de
preparacin, estudiando los lotes ms econmicos de produccin.

11. Los cambios en produccin que por circunstancias imprevistas haya que
hacer respecto de lo programado, deben darse a conocer al departamento
de programacin, al departamento de compras y al directivo encargado del
control de los inventarios.
Control de inventarios:
El control de los inventarios ciertamente merece la atencin de la alta direccin
de una empresa; especialmente cuando se encuentra est en una etapa de
crecimiento y de expansin de sus actividades en el mercado.
La direccin puede y debe alarmarse cuando encuentre una gran parte de su
capital de trabajo invertido en materias primas, materiales en proceso y
productos terminados. Examinando el activo circulante de los balances de
ciertas compaas, algunas de tamao mediano, otras grandes, no resulta raro
descubrir entre 25 y 30 % del capital total, invertido en los inventarios. Si la
compaa est fuertemente respaldada en lo econmico puede decirse que
este exceso es un desperdicio de esfuerzo y de costo de intereses sobre el
capital. Si la empresa se encuentra escasa de fondos y en apuros econmicos
para cumplir con otros compromisos de operacin del negocio, un exceso en
inventarios la pone en riesgo de operar con prdidas o, cuando menos, en un
plan esttico, sin porvenir en el creciente mercado que otros aprovechan.
Tamao de inventario:
Para la empresa es de vital importancia el volumen del inventario de materiales
y productos, porque su valor total ejerce una poderosa influencia sobre su
rentabilidad, su fluidez econmica, su capital de trabajo y su capital total
contable. Esto solo demuestra el activo circulante del balance general y el
estado de prdidas y ganancias. Es ah donde el inventario ocupa, con alguna
frecuencia, el mayor valor.

Tabla 1Tabla de inventario

Fuente: (Capecchi Martnez, 2009)

4.2.1.4. Definicin de los conceptos administracin y control

Administracin
Segn (Garca Cant, 2012) administrar es dirigir los recursos fsicos, materiales y
humanos, con una orientacin definida, hacia las metas y objetivos del negocio.
La administracin moderna se ordena en los siguientes pasos dados en una
secuencia lgica:
Planeacin: todas las funciones y operaciones de la compaa se deben
planear antes de su ejecucin y desarrollo. La planeacin comprende
bsicamente el establecimiento de metas a corto, mediano y largo plazo, la
planeacin de objetivos de operacin para cada departamento y la
planeacin de estrategias para el cumplimiento de cada uno de estos
objetivos.
Organizacin: las funciones departamentales deben definirse en una
estructura orgnica integrada por un sistema de comunicacin que permita
la interaccin total de sus operaciones. La organizacin comprende la
actualizacin de los sistemas y procedimientos que habrn de normar las
operaciones de la compaa.
Aplicacin: no bastara con una excelente planeacin y una organizacin
actualizada y bien definida en un manual de administracin si todos sus
componentes no han sido aplicados, es decir, si no funcionan con normas
de eficiencia establecidas.
Direccin: es de esperar que lo planeado, organizado y aplicado tenga
variaciones en su desempeo. La direccin toma las decisiones
oportunamente para corregir el rumbo de la ejecucin cada vez que estas

variaciones se presentan. Es responsabilidad del jefe dirigir las operaciones

de su rea hacia los resultados esperados.
Control
El concepto de control ha cambiado: el antiguo consista en controlar cosas y
gente, el nuevo concepto controla resultados; es decir, coteja las metas deseadas
en la planeacin, organizacin, aplicacin y direccin con los resultados obtenidos.
Evaluacin: a travs del control de los resultados se evala el progreso, en
porcentaje, de las metas y objetivos establecidos en las fases de
planeacin, organizacin, aplicacin, direccin, control y evaluacin. Al
terminar el ciclo se vuelve a planear y seguir todas las dems fases hasta
una nueva evaluacin. A este crculo se le llama proceso administrativo;
mientras gire en su ciclo completo se dice que la empresa est viva, cuando
se estanca, la empresa no puede sobrevivir en el mundo actual de los
negocios, que avanza de forma continua.
4.2.2. Estados financieros.
Segn (Garcia Cant, 2010, pg. 45) los inventarios producen gran impacto en los
estados financieros y, como consecuencia, en la liquidez, los rendimientos y las
utilidades del negocio.
Cuando no se lleva un buen control puede suceder que se excedan las existencias
y as se infle el valor del inventario, y este, infle el activo circulante en el balance y
desinfle el estado de prdidas y ganancias. Las utilidades as reportadas engaan,
pues el exceso lo compone lo que tiene poco o nada de movimiento, lo obsoleto y
la chatarra inservible; esto eleva el valor anotado de los inventarios, en los estados
financieros, adems ocupa espacio y eleva los costos de almacenamiento.
4.2.2.1. Los indicadores.
Juzgamos el desempeo de las acciones y operaciones de nuestra empresa por
medio de los estados financieros que nos presenta nuestro contador al final de un
ejercicio contable. Estos son indicadores que deben haber sido medidos
previamente como meta a realizar, para que podamos evaluar el resultado de
nuestro desempeo en actividades y operaciones, durante el periodo del ltimo
ejercicio contable.
4.2.2.1.1. Estado de prdidas y ganancias

El estado de prdidas y ganancias es una poderosa herramienta para la toma de

decisiones sobre las estrategias que pueden aplicarse al control de los inventarios.
Un estado de prdidas y ganancias, que nos presenta el contador, nos permite
deducir a simple vista, si algo anda mal en el control de los inventarios y causo
perdida o, lo que tambin es probable, si las estrategias de ese control
equilibraron las existencias de mercanca con las ventas y as redujeron los costos
de administracin y de ventas, lo que causo ganancia.

Ilustracin 14Ejemplo de estado de prdidas y ganancias al 31 de diciembre

Fuente: (Garcia Cant, 2010)

4.2.2.1.2. Balance general

Segn (Moreno de Len, 2009, pg. 6) el balance general es un documento
contable que refleja la situacin patrimonial de una empresa en un momento del
tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los elementos
patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero.
La legislacin exige que este documento sea imagen fiel del estado patrimonial de
la empresa.
El activo suele subdividirse en inmovilizado y activo circulante. El primero incluye
los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura fsica de la empresa,
y el segundo la tesorera, los derechos de cobro y las mercaderas. En el pasivo
se distingue entre recursos propios, pasivo a largo plazo y pasivo circulante. Los
primeros son los fondos de la sociedad (capital social, reservas); el pasivo a largo

plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (emprstitos, obligaciones), y el

pasivo circulante son capitales ajenos a corto plazo (crdito comercial, deudas a
corto). Existen diversos tipos de balance segn el momento y la finalidad. Es el
estado bsico demostrativo de la situacin financiera de una empresa, a una fecha
determinada, preparado de acuerdo con los principios bsicos de contabilidad
gubernamental que incluye el activo, el pasivo y el capital contable. Es un
documento contable que refleja la situacin financiera de un ente econmico, ya
sea de una organizacin pblica o privada, a una fecha determinada y que permite
efectuar un anlisis comparativo de la misma; incluye el activo, el pasivo y el
capital contable.
Se formula de acuerdo con un formato y un criterio estndar para que la
informacin bsica de la empresa pueda obtenerse uniformemente como por
ejemplo: posicin financiera, capacidad de lucro y fuentes de fondeo.

Ilustracin 15Ejemplo de un balance de una empresa comercial

Fuente: (Garcia Cant, 2010)

4.2.2.1.3. Rotacin de inventarios
Segn (Garcia Cant, 2010, pg. 51) la rotacin de los inventarios es un clculo
de las veces que un material o producto tiene que ser reabastecido por compras o
por su fabricacin en la planta. Esta informacin la obtiene su contador del sistema
manual o computarizado de inventario perpetuo y del registro de las compras
realizadas en un periodo determinado. La informacin que este sistema
proporciona satisface a varios intereses de la direccin. Al empresario o accionista
le interesa conocer qu tanto y qu tan rpido recupera, con alguna utilidad, su
inversin en la mercanca comprada y almacenada; al gerente de compras la
informacin le es indispensable para programar justo a tiempo sus actividades de

abastecimiento, y a la persona que informa sobre los puntos de reorden se les

facilita su clculo matemtico y estadstico.
Ya podemos darnos cuenta de la importancia de la informacin que el sistema nos
proporciona. Por ejemplo, si un artculo tiene una rotacin de una vez al ao,
tendramos que esperar todo un ao para recuperar nuestra inversin y
tendramos que soportar los costos de almacenamiento todo ese tiempo. Nadie
quiere tener su dinero dormido en los anaqueles de un almacn, cuando puede
aprovecharlo en otras inversiones como en intereses que paga el banco, o en
renovar la maquinaria y el equipo para incrementar la produccin, las ventas y las
utilidades.
Sin embargo, si consideramos el otro lado de la moneda, una rotacin demasiado
frecuente paradjicamente, reduce los costos de almacenaje; pero, a la vez,
incrementa los costos de abastecimiento, por el mayor nmero de veces que se
tienen que activar y registrar las costosas operaciones de compras.
4.2.3. QUE ES UN SOFTWARE?
Segn (Pressman, 2010, pg. 2) en la actualidad, el software tiene un papel dual.
Es un producto y al mismo tiempo es el vehculo para entregar un producto. En su
forma de producto, brinda el potencial de cmputo incorporado en el hardware de
cmputo o, con ms amplitud, en una red de computadoras a las que se accede
por medio de un hardware local. Ya sea que resida en un telfono mvil u opere
en el interior de una computadora central, el software es un transformador de
informacin produce, administra, adquiere, modifica, despliega o transmite
informacin que puede ser tan simple como un solo bit o tan compleja como una
presentacin con multimedios generada a partir de datos obtenidos de decenas de
fuentes independientes. Como vehculo utilizado para distribuir el producto, el
software acta como la base para el control de la computadora (sistemas
operativos), para la comunicacin de informacin (redes) y para la creacin y
control de otros programas (herramientas y ambientes de software). El software
distribuye el producto ms importante de nuestro tiempo: informacin. Transforma
los datos personales (por ejemplo, las transacciones financieras de un individuo)
de modo que puedan ser ms tiles en un contexto local, administra la informacin
de negocios para mejorar la competitividad, provee una va para las redes
mundiales de informacin (el internet) y brinda los medios para obtener
informacin en todas sus formas.
4.2.3.1. Dominios de aplicacin del software
Actualmente, hay siete grandes categoras de software de computadora que
plantean retos continuos:

1. Software de sistemas: conjunto de programas escritos para dar servicio a

otros programas. Determinado software de sistemas (por ejemplo,
compiladores, editores y herramientas para administrar archivos) procesa
estructuras de informacin complejas pero deterministas.4 Otras
aplicaciones de sistemas (por ejemplo, componentes de sistemas
operativos, manejadores, software de redes, procesadores de
telecomunicaciones) procesan sobre todo datos indeterminados. En
cualquier caso, el rea de software de sistemas se caracteriza por: gran
interaccin con el hardware de la computadora, uso intensivo por parte de
usuarios mltiples, operacin concurrente que requiere la secuenciacin,
recursos compartidos y administracin de un proceso sofisticado,
estructuras complejas de datos e interfaces externas mltiples.
2. Software de aplicacin: programas aislados que resuelven una necesidad
especfica de negocios. Las aplicaciones en esta rea procesan datos
comerciales o tcnicos en una forma que facilita las operaciones de
negocios o la toma de decisiones administrativas o tcnicas. Adems de las
aplicaciones convencionales de procesamiento de datos, el software de
aplicacin se usa para controlar funciones de negocios en tiempo real (por
ejemplo, procesamiento de transacciones en punto de venta, control de
procesos de manufactura en tiempo real).
3. Software de ingeniera y ciencias: se ha caracterizado por algoritmos
devoradores de nmeros. Las aplicaciones van de la astronoma a la
vulcanologa, del anlisis de tensiones en automviles a la dinmica orbital
del transbordador espacial, y de la biologa molecular a la manufactura
automatizada. Sin embargo, las aplicaciones modernas dentro del rea de
la ingeniera y las ciencias estn abandonando los algoritmos numricos
convencionales. El diseo asistido por computadora, la simulacin de
sistemas y otras aplicaciones interactivas, han comenzado a hacerse en
tiempo real e incluso han tomado caractersticas del software de sistemas.
4. Software incrustado: reside dentro de un producto o sistema y se usa
para implementar y controlar caractersticas y funciones para el usuario final
y para el sistema en s. El software incrustado ejecuta funciones limitadas y
particulares (por ejemplo, control del tablero de un horno de microondas) o
provee una capacidad significativa de funcionamiento y control 3 (funciones
digitales en un automvil, como el control del combustible, del tablero de
control y de los sistemas de frenado).
5. Software de lnea de productos: es diseado para proporcionar una
capacidad especfica para uso de muchos consumidores diferentes. El
software de lnea de productos se centra en algn mercado limitado y

particular (por ejemplo, control del inventario de productos) o se dirige a

mercados masivos de consumidores (procesamiento de textos, hojas de
clculo, grficas por computadora, multimedios, entretenimiento,
administracin de base de datos y aplicaciones para finanzas personales o
de negocios).
6. Aplicaciones web: llamadas webapps, esta categora de software
centrado en redes agrupa una amplia gama de aplicaciones. En su forma
ms sencilla, las webapps son poco ms que un conjunto de archivos de
hipertexto vinculados que presentan informacin con uso de texto y grficas
limitadas. Sin embargo, desde que surgi Web 2.0, las webapps estn
evolucionando hacia ambientes de cmputo sofisticados que no slo
proveen caractersticas aisladas, funciones de cmputo y contenido para el
usuario final, sino que tambin estn integradas con bases de datos
corporativas y aplicaciones de negocios.
7. Software de inteligencia artificial: hace uso de algoritmos no numricos
para resolver problemas complejos que no son fciles de tratar
computacionalmente o con el anlisis directo. Las aplicaciones en esta rea
incluyen robtica, sistemas expertos, reconocimiento de patrones (imagen y
voz), redes neurales artificiales, demostracin de teoremas y juegos.
4.2.3.2. Importancia del software para el manejo y control de inventario
Segn (Mora Garca, 2011, pg. 208) actualmente y en casi todas las empresas
encontramos mnimamente equipos de cmputo. La creciente necesidad de datos
rpidos y exactos, parece estar fuera del alcance de los seres humanos, para que
puedan satisfacerla por s solos. La gente necesita mquinas que le ayuden.
Control de responsabilidad
Los frecuentes cambios o adiciones de productos debido a mejoras tecnolgicas,
cambios de estilo, nuevo empaquetado, seleccin ms amplia de los clientes, etc.,
aumentan la dificultad para establecer controles apropiados de responsabilidad.
Hay tantas oportunidades de que se cometan errores en las anotaciones y
mantener al corriente los registros de estos productos, que es difcil y a veces
imposible realmente cuales deben ser los recuentos de inventario. Si hay alguna
probabilidad de que los registros estn equivocados, es impracticable y aun injusto
esperar que el personal de la bodega haga que sus inventarios fsicos concuerden
con los registros de inventario. El uso eficaz del equipo para el procesamiento de
datos, permite un alto grado de exactitud en los registros mucho mayor de la que
puede obtenerse con sistemas manuales.

Control de inventarios.
La administracin ptima de los inventarios, requiere informacin rpida y exacta,
compilada en una forma que permita tomar las decisiones apropiadas. La mejor
utilizacin de los inventarios, es una de las principales razones para que el
almacenamiento utilice el procesamiento de datos. La justificacin econmica de
la instalacin del equipo, probablemente se basa en el mejor control de los
inventarios que en cualquier otra cosa.
Explosin de la informacin.
La capacidad de tomar decisiones rpidas basadas en datos confiables es
indispensable en las empresas modernas. En las empresas pequeas la
informacin necesaria para tomar decisiones apropiadas, pueden retenerse en la
mente o acumularse rpidamente mediante el trabajo de varias personas, y no
ser igualmente confiable hasta que no se hagan las verificaciones, lo que genera
un gasto de recurso humano innecesario. En las grandes compaas, y
especialmente en las que manejan operaciones nacionales con bodegas e
inventarios en distintos sitios geogrficos, se necesita alguna forma de
procedimiento rpido de los datos para lograr una administracin eficaz. La
compaa que tenga los medios ms rpidos de acumulacin de informacin
confiable, tendr una importante ventaja frente a sus competidores, porque puede
reaccionar ms rpidamente a las condiciones cambiantes. Los factores
relacionados con el almacenamiento, sus ubicaciones, disponibilidad en
cantidades, referencias y costos desempean papeles muy importantes en las
muchas decisiones gerenciales. El procesamiento electrnico de datos,
proporciona los medios de acumular y diseminar esa informacin con la
oportunidad necesaria.
Estandarizacin.
En un sistema de bodegas de localidades mltiples, uno de los problemas que se
presentan constantemente, es la individualidad que tiende a asumir cada una de
estas localidades. Si no hay un control centralizado eficaz, cada bodega reflejar
muy pronto las capacidades y debilidades de su propio administrador. Algunas
cosas se harn muy bien, y otras bastante mal, dependiendo de la capacidad y
conocimientos de cada uno. Un sistema uniforme de procedimiento de datos
utilizado por todas las bodegas que formen la cadena de distribucin, ayudar
mucho a resolver los problemas. En un sistema que solo tenga una bodega hay
menos problemas relacionados con la falta de uniformidad, pero sin embargo hay
algunos otros. Los cambios de personal y aun los cambios de la salud y de las
actitudes mentales del mismo personal, dificultan que los procedimientos se
ejecuten diariamente del mismo modo. Puede confiarse en que la parte de los
procedimientos de procesamiento de datos que pueda automatizarse,

permanecer igual hasta que se cambie fsicamente. Los seres humanos, por otra
parte, estn sujetos a constantes cambios, tanto mentales como fsicos.
Incremento en los costos de oficina.
La proporcin de los costos de oficina a los costos directos de mano de obra sigue
aumentando; los adelantos tecnolgicos de las mquinas y de los sistemas han
sido mucho mayores en el manejo de materiales, que en las funciones
administrativas y de oficina. Los ahorros en los costos de oficina, por lo menos en
reduccin de personal, son considerables cuando se tiene un sistema adecuado a
las necesidades para el manejo de materiales. La capacidad de los computadores
para calcular e imprimir a velocidades muy superiores a las capacidades
humanas, constituyen una slida base para la reduccin de costos. Adems los
computadores nos permiten emplear repetidas veces la misma informacin en
formas distintas, que proporcionan ahorros adicionales.
La personalizacin a la hora de elegir un software.
Algunas organizaciones eligen su propia solucin interna, utilizando numerosos
recursos para desarrollarla y controlarla, mientras que otras optan por adquirir un
sistema externo. En muchos casos, algunas utilizan una solucin tipo ERP que no
es especfica para la actividad y que, por lo tanto, carece de muchas funciones
necesarias para controlar de forma eficaz sus operaciones. La instalacin de un
sistema tipo ERP requiere de mucho tiempo y recursos, sobre todo cuando el
sistema se desarrolla de forma interna o necesita un alto grado de
personalizacin. Por eso, en el momento de evaluar nuevos sistemas, una
empresa debe considerar el costo de formacin, instalacin, personalizacin y
mantenimiento. Al momento de tomar la decisin de implementar el sistema,
algunas empresas cometen el error de considerar nicamente el costo del
desarrollo, olvidando el de mantenimiento, que necesitar solucin interna en el
futuro.
Cada empresa debe determinar sus necesidades y el nivel de personalizacin
deseado. Los sistemas que deben ser personalizados presentan algunos
inconvenientes, ya que necesitan un equipo de administracin para controlarlos, lo
que aumenta el costo de personal. Adems, implican un aumento significativo del
costo de instalacin y formacin y en caso de actualizaciones y cambios del
sistema, operativo suponen un costo de mantenimiento elevado. Dado el impacto
del software en los procesos cotidianos de la organizacin y la inversin que debe
hacerse en trminos econmicos, el proceso de seleccin de la herramienta es un
tema delicado. A ste se suma el hecho de que se espera un determinado retorno
de la inversin en trminos monetarios y de tiempo de uso.
4.2.3.3. Tipos de software

Tan sencillo como se desee o tan completo como se requiera, al definir el software
para la administracin del almacenamiento, podemos utilizar desde una hoja en
Excel hasta un WMS, lo importante es mantener los registros al da en el momento
que ocurra cualquier movimiento de entrada o salida de la bodega; adicionalmente
este software debe ser integrado a toda la cadena logstica o a la ERP.
Las hojas electrnicas en Excel son de mucha utilidad en el registro y control de
inventarios, pero son muy vulnerables en su seguridad ya que las modificaciones
no dejan huella de quien realiz el asiento, pero pueden ser una herramienta
sencilla y econmica, lo importante es dejar registro de todos los movimientos;
adjunto, el diseo de una sencilla hoja con la informacin bsica.
Ya para operaciones que requieran mucho grado de detalle, seguridad y control
hay varios diseos de software especializado como el WMS. Un WMS es un
sistema de ejecucin transaccional en lnea, que maneja y optimiza: Inventario,
Gente, Equipos y Espacio dentro de las 4 paredes del Centro del Distribucin.

5. DISEO METODOLGICO
5.1.

TIPO DE INVESTIGACION

El tipo de investigacin segn su alcance ser de tipo descriptivo, ya que

pretende describir los problemas y dificultades que hay en el sistema de inventario
de las tiendas traffic y paparazzi en cuanto al conteo del producto, documentacin
de ventas e informacin de almacenaje, identificando causa-efecto de las
problemticas, para luego generar soluciones determinantes que ayuden a la
mejora del sistema de inventario.
El tipo de investigacin segn su enfoque seria de tipo mixto, el cual va a permitir
identificar, clasificar, describir y analizar las causas que afectan el ordenamiento
interno y econmico de las tiendas debido a la utilizacin de un anticuado sistema
de inventario, creando una necesidad de cambio y mejora con respecto al control
de sus productos.
5.2.

ETAPAS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO

El proyecto de investigacin se desarrollara de la siguiente manera:

Etapa 1. Investigacin
En la x semana se visitan las tiendas recolectando informacin relacionada con el
funcionamiento del sistema de inventario que actualmente poseen: registro de
ventas, conteos de producto, datos de almacenamiento, etc. Una de las visitas se
realiz cuando las tiendas estaban en inventario, y se llev un formato con una
serie de pautas a evaluar relacionadas con el proceso de inventario. Tambin se
busca informacin sobre los sistemas de inventario basados en un software para
socializar lo encontrado con el dueo de las tiendas y sus respectivos
administradores.
En la x semana se programara una charla con el grupo de trabajo de las tiendas
con el fin de conocer su punto de vista frente al sistema de inventario actual y que
opinin tienen sobre las mejoras propuestas.
En esta etapa del proyecto la idea es obtener la suficiente informacin
(caractersticas, ventajas, desventajas, aporte al ambiente laboral, etc.) sobre el
sistema de inventario que poseen las tiendas para compararlo con el sistema de
inventario propuesto.
Etapa 2. Desarrollo.

Para esta etapa el objetivo es tener toda la informacin necesaria para conocer a
profundidad todo lo relacionado con el sistema de inventario aplicado por las
tiendas y planear aquellas mejoras que se conseguirn con el cambio del sistema
por uno basado en software, garantizando un mejor control sobre los productos:
ventas, conteo, almacenamiento, productividad, etc. Y beneficiar a los empleados
frente al tema de las prdidas de producto.
Etapa 3. Resultados.
En esta etapa dado a que ya se tiene demostrado que el sistema de inventario que
aplican las tiendas es anticuado y poco viable; la propuesta de mejora ya se
encuentra realizada y ya la conoce las tiendas, debe esperarse la aprobacin tanto
de la Institucin Universitaria Pascual Bravo como de las tiendas Traffic y
Paparazzi.
5.3. TCNICAS
INFORMACIN

INSTRUMENTO

PARA

LA

RECOLECCION

DE

5.3.1. Fuentes de informacin.

Fuentes primarias: La informacin por observacin directa fue obtenida a

travs de las constantes visitas que se le hizo a las tiendas, y de las charlas
con el personal de trabajo.
Fuentes secundarias: Las bases de datos de las que se extrajo la
informacin es por pginas web, informacin dada por las tiendas Traffic y
Paparazzi, biblioteca E-libro disponible en la pgina institucional, libros
fsicos encontrados en la biblioteca de la universidad, referenciados en todo
el documento.

5.3.2. Tcnicas para recoleccin de informacin.

La tcnica que utilice para recolectar la informacin fue a travs de visitas a las
tiendas, entrevista al personal de trabajo, formato de evaluacin del proceso de
inventario de las tiendas y recopilacin de datos mediante observacin directa.
5.3.3. Instrumentos para registro de informacin.
Con los siguientes instrumentos se hizo posible la extraccin de datos para la
investigacin:

Tabla 2Formato de guia de visitas a las tiendas Traffic y Paparazzi

FORMATO DE GUIA DE VISITAS A LAS TIENDAS TRAFFIC Y PAPARAZZI
DIA

MES

HORA

FIRMA
ADMINISTRADOR

Fuente: Elaboracin propia

Tabla 3Pautas a evaluar sobre el proceso de inventario de las tiendas Traffic
y Paparazzi
PAUTAS A EVALUAR: PROCESO DE INVENTARIO DE LAS
TIENDAS TRAFFIC Y PAPARAZZI
Utilizan sistemas de cmputo?
La documentacin de ventas, traslados y garantas se
hace en cuadernos, cuadernillos, libretas, etc.
El supervisor tiene copias de las colillas de venta y de
los reportes que dan los administradores de cada
tienda?
Todo el grupo de trabajo de cada tienda interfiere en el
proceso de inventario?
Se tardan ms de 6 horas en realizar el inventario?

SI

El conteo del producto en la tienda se hace a mano?

El inventario en las tiendas se hace en turno laboral?

Ha habido prdidas en el conteo del producto?

Pagan horas extras nocturnas?

Ha tocado hacer el conteo del producto ms de 3

veces?

Fuente: Elaboracin propia

NO

Tabla 4Gua de encuesta para grupo de trabajo de cada tienda (se responde
por empleado)
PREGUNTAS DEL 1 AL 8

RESPUESTA

1. Crees que para un mejor

control de ventas y
almacenamiento hace falta un
sistema de cmputo? Explique
2. A veces se te hace
desesperante el hecho de tener
que trasnochar contado zapatos
una y otra vez? Explique
3. Alguna vez has pensado en
cambiar de trabajo por como es
el sistema de inventario de la
tienda? Explique
4. Te parece justo pagar por
zapatos que no has botado ni
robado? Explique
5. Has pensado en como seria tu
trabajo si cambiaran el sistema
de inventario? Explique
6. Ests de acuerdo con la idea
de mejorar el sistema de
inventario en las tiendas?
Explique
7. Crees que esta mejora
beneficiaria a tus compaeros de
las dems tiendas? Explique
8. Si se te asigna escribir una carta
al dueo de las tiendas
redactando la necesidad que se
tiene de que mejoren el sistema
de inventario Lo haras? Por
qu?
Fuente: Elaboracin propia
6. RECURSOS DEL PROYECTO

Tabla 5Tabla de recursos para llevar a cabo el proyecto.

RECURSOS DEL PROYECTO
CLASIFICACIN

DESCRIPCIN
GENERAL

PRESUPUESTO

Recursos Humanos

$0

Recursos Tcnicos

Informacin dada por

empleados de las tiendas
Traffic y Paparazzi.
Pgina web y biblioteca
de la Institucin
Universitaria Pascual
Bravo.

Costos Operativos

Gastos de transporte

$16.000,00

Total
Fuente: Elaboracin propia.

7. CRONOGRAMA

$0

$16.000,00

Tabla 6Cronograma de actividades para el desarrollo del proyecto.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROPUESTA DE MEJORA AL SISTEMA DE
INVENTARIO DE LAS TIENDAS TRAFFIC Y PAPARAZZI
ETAPAS

ACTIVIDADES

MES 1

MES 2

MES 3

MES 4

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1.
Investigacin

2. Desarrollo

1. Crear formato de visita.

2. Visitar tiendas.
3.
Recorrer
tiendas:
counter de caja de pago,
bodega, etc.
4. Llevar y resolver formato
de evaluacin de proceso
de inventario.
5.
Encuesta
a
los
empleados.
6. Anlisis de informacin y
propuestas de mejora.
7. Construccin de plan de
mejora.
8. Mostrar propuesta de
mejora a empleados.

9.
Aprobacin
de
empleados.
10. Anlisis comparativo de
los sistemas de inventario
(actual y propuesto).
11. Organizar plan de
mejora para su anlisis
final.
12. Mostrar propuesta de
mejora al dueo de las
3. Resultados
tiendas y a la Institucin
Universitaria
Pascual
Bravo.
13. Esperar aprobacin de
propuesta de mejora del
sistema de inventario en
las
tiendas Traffic
y
Paparazzi.

Fuente: Elaboracin propia.

7. BIBLIOGRAFA

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