MANUAL DEL

PARTICIPANTE

CONTENIDO
LECCIN 1: Conocimiento de las bases de la gestin de proyectos.................2
LECCIN 2: Aprendizaje de las bases de Microsoft Project...............................10
LECCIN 3: Manejo de las tareas de proyectos.....................................................12
LECCIN 4: Establecimiento de vnculos entre tareas........................................15
LECCIN 5: Esquematizacin del proyecto............................................................17
LECCIN 6: Gestin de los recursos del proyecto................................................21
LECCIN 7: Modificacin del horario laboral..........................................................27
LECCIN 8: Programacin con recursos.................................................................29
LECCIN 9: Gestin de las cargas de trabajo de recursos.................................37
LECCIN 10: Aplicacin de filtros de proyecto y ordenacin............................41
LECCIN 11: Manejo de varios proyectos...............................................................44
LECCIN 12: Impresin de presentaciones e informes.......................................49
LECCIN 13: Ajuste de los costos del proyecto....................................................62
LECCIN 14: Programacin de las delimitaciones de tareas.............................64
LECCIN 15: Seguimiento del progreso y la ruta crtica.....................................66

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PROJECT

LECCIN 1: Conocimiento de las bases de la gestin de proyectos

QUE ES MICROSOFT PROJECT.
Microsoft Project es una poderosa aplicacin de gestin de proyectos que puede ser usada para
plantear, planificar, y representar grficamente informacin de proyectos para su gestin.
Qu es un Proyecto?
Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a
alcanzar un objetivo claro, y realizados por personas dentro de unos parmetros establecidos, tales
como tiempo, costo, recursos y calidad. Un proyecto es algo diferente de lo que hacemos todos los
das, porque el objetivo de un proyecto es un evento especfico y no rutinario. Al no ser rutinario, un
proyecto requiere alguna planificacin. La cantidad de planificacin que se necesita depende de la
complejidad del proyecto. A mayor complejidad del proyecto, ser necesario una mayor
planificacin. Algunos ejemplos de proyectos para los que puede ser de gran ayuda el uso de un
software de gestin de proyectos.
mbito
construccin

Ejemplos de proyectos
edificar una casa
edificar un rascacielos
desarrollo de un centro comercial

planificacin de eventos

coordinar una fiesta de despedida

desplazarse a una nueva ubicacin
apertura de un nuevo comercio
puesta en marcha de una maratn

desarrollo de productos

desarrollar un nuevo juguete

producir una aplicacin de software
crear un plato preparado congelado comercial

publicaciones

producir una revista mensual

escribir un libro
crear un manual de empleo
escribir una gua de usuario de software
publicar una revista

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CURSO DE MICROSOFT PROJECT

Fijacin de los objetivos del proyecto
Cuando se encuentre a punto de comenzar un proyecto, empiece sus preparativos con la
determinacin del objetivo del proyecto. Sea tan especfico como pueda. La siguiente tabla le
ofrece algunos ejemplos de cmo hacer que objetivos generales resulten ms especficos para
facilitar la planificacin.
Demasiado general
Desplazar una empresa a unas
nuevas instalaciones
Coordinar una fiesta de jubilacin para
Julia Martnez
Instalar un nuevo sistema de informes
financieros

Mejor

Desplazar oficina y almacn a las nuevas

instalaciones el 15 de diciembre
Fiesta de jubilacin en la empresa para la directiva a
celebrar el 21 de octubre
Pasar al departamento de finanzas y jefes de
departamento al nuevo sistema de informes
financieros como fase piloto. Convertir toda la
organizacin para finales de ao.

Observe que los objetivos ms especficos clarifican el alcance o extensin del proyecto, la gente o
grupos afectados y el marco temporal.
Evale su proyecto y defina un objetivo
En este momento, una pequea planificacin le ayudar para cuando llegue el momento de usar
Microsoft Project en su proyecto. Complete los siguientes pasos para un proyecto que est
gestionando actualmente o del que est preparando su gestin.
1. Considere que su proyecto es complejo y requerir bastante planificacin. Requiere el
proyecto mucha gente, utilizacin de nuevos procedimientos o tecnologas, costos muy
controlados, muchas variables, pasos que dependen de otros pasos, o varias fases que
necesitan coordinacin.
O su proyecto requerir menos planificacin porque es relativamente pequeo? Requiere el
proyecto nicamente una o dos personas, procedimientos familiares, presupuestos flexibles, o una
simple secuencia de eventos.
2. Escriba los parmetros o restricciones dentro de los que deber trabajar para llevar a cabo
su proyecto.
Asegrese de identificar los costos, plazos, u otras restricciones de tiempo y las personas de las
que necesita aprobacin.
3. Defina el objetivo de su proyecto.
Asegrese de que ese objetivo incluye el alcance, quin o cuntos sern afectados, y el marco de
tiempo. Considere criterios de identificacin que determinarn la finalizacin del proyecto.

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PROJECT

Desarrollo de las partes de un proyecto

Tras definir el objetivo del proyecto, su prximo trabajo es desarrollar los detalles de cmo y
cundo alcanzar ese objetivo. Un proyecto tpico se compone de las siguientes partes o bloques
de elaboracin: tareas, hitos y recursos. Todo proyecto considerable puede ser dividido en una
serie de tareas bien definidas. Cada tarea conlleva un cierto tiempo para ser completada. Algunas
tareas pueden realizarse simultneamente, mientras que otras necesitan ser ejecutadas en
secuencia, una despus de la otra. Tambin debe definir algunos objetivos intermedios, o hitos,
que pueden ser utilizados para controlar el progreso del proyecto antes de que finalice. Adems,
cada tarea requiere de la disponibilidad de los recursos adecuados: gente, herramientas o
facilidades.
Definicin de las tareas del proyecto
Los pasos requeridos para completar un proyecto reciben el nombre de tareas. Las tareas se llevan
a cabo en una secuencia determinada por la naturaleza del proyecto. Algunas tareas ocurren
secuencialmente, mientras que otras se pueden llevar a cabo de forma paralela con otra. La
siguiente tabla identifica algunas tareas tpicas que puede encontrar en diferentes clases de
proyectos.
mbito del proyecto
construccin

Ejemplos de tareas
nivelar el terreno
transportar materiales de construccin
instalar sistema de seguridad
verter asfalto para aparcamiento

planificacin de eventos

conseguir proveedores
empaquetar equipos
instalar estanteras
pintar marcas de ruta

desarrollo de productos

probar colores
desarrollar especificaciones de usuario
hacer anlisis de mercado

publicaciones

maquetar texto y dibujo

escribir primer borrador
revisar poltica de la empresa
definir la audiencia
corregir los artculos

La lista de tareas y el tiempo necesario para su realizacin es el plan del proyecto. El plan dice
cundo se espera que empiece y acabe cada tarea, y cunto tiempo va a emplear. La cantidad de
tiempo que tarda en realizarse una tarea es su duracin. En Microsoft Project, la duracin puede
ser especificada en semanas, das, horas o minutos.
Identificacin de los hitos del proyecto
Un hito representa un evento o condicin que marca la finalizacin de un grupo de tareas
relacionadas o la finalizacin de una fase del proyecto. Los hitos le ayudan a organizar las tareas
en grupos lgicos o secuencias. Tambin le ayudan a seguir el progreso del proyecto. Al completar
un grupo de tareas, alcanza un hito del proyecto. Cuando haya finalizado todos los hitos del
proyecto, el proyecto estar completo. La siguiente tabla describe algunos ejemplos de hitos para
diferentes clases de proyectos.

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PROJECT

Campo del proyecto

construccin

Ejemplos de hitos
solar preparado
tejado finalizado
sistema de seguridad activado
parking cubierto

planificacin de eventos

proveedores contratados
equipo de oficina empaquetado
inventario realizado
ruta de maratn asegurada

desarrollo de productos

prueba de productos completada

especificaciones finalizadas
anlisis de mercado finalizado

publicaciones

copia lista para fotolito

esbozo completado
edicin de las copias completada

En Microsoft Project, los hitos, como todos los listados anteriores, suelen tener una duracin cero.
Esto se debe a que un hito marca un punto especfico del plan que designa la finalizacin de una
fase del proyecto.
Definicin de las tareas y los hitos de su propio proyecto
La identificacin de las tareas de su proyecto es una parte importante en el proceso de
planificacin. Aunque Microsoft Project puede ser de gran ayuda en esta parte, es una buena idea
identificar las tareas clave y los hitos antes de comenzar a introducir informacin. Para facilitar la
organizacin de las tareas a medida que su proyecto se va haciendo ms claro, considere la
opcin de escribir cada tarea en una hoja de papel separada, fichas individuales, o en esas
populares hojas adhesivas para notas.
1. Liste varias tareas importantes de su proyecto.
2. Determine qu tareas (si hay alguna) dependa de otras. Pueden llevarse a cabo
simultneamente algunas tareas? Ocurren regularmente algunas tareas durante el
proyecto? Hay alguna restriccin, tal como fechas especficas en las que una tarea deba
comenzar o finalizar?
3. Considere si las tareas estn o no relacionadas en algn sentido. Representan partes del
mismo proceso o completan una fase del proyecto?
4. Identifique los puntos del proyecto que representan los hitos.
Evaluacin de los recursos del proyecto
Para llevar a cabo una tarea necesita recursos, los cuales pueden incluir gente, equipos, y
facilidades especiales que son necesarias para realizar la tarea. La siguiente tabla ofrece ejemplos
de diferentes clases de recursos que podra necesitar gestionar en el transcurso de un proyecto.
Clase de recurso
persona

Ejemplos de recursos
vicepresidentes
carpinteros
contratistas
programadores
escritores

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PROJECT

nombres de individuos especficos

equipo

computadoras
impresoras
fotocopiadoras
excavadoras
camiones de mudanzas
flota de vehculos

facilidades

salas de conferencias
centros de computadoras
salas de exposiciones
almacenes

Como los recursos no suelen estar disponibles 24 horas al da, o siete das a la semana, a menudo
necesitar considerar la disponibilidad de los recursos. Asegrese de tener en cuenta estas
variables, tales como periodos de vacaciones, duracin de la jornada laboral, y acceso a edificios o
equipos.
Identificacin de recursos en su propio proyecto
Mientras sigue pensando en su proyecto, considere los recursos que va a necesitar para llevar a
cabo las tareas que ya ha identificado.
1. Identifique las personas o grupos de personas que necesita para realizar tareas especficas.
Para darle mayor flexibilidad, use ttulos generales (mecangrafo, analista, carpintero,
supervisor) antes que nombres especficos (Juan, Mara, Martnez).
2. Identifique cualquier equipo que necesita para realizar las tareas.
Considere nicamente el equipo para el que necesita hacer gestiones especiales o que se
encuentra en nmero limitado. Por ejemplo, si todo el equipo de su proyecto tiene una
computadora en su escritorio, no necesita especificar computadoras como un recurso de
equipamiento. Por otra parte, si sus colaboradores necesitan compartir material informtico con
otros miembros de su empresa, debe introducir computadoras en la planificacin de su
proyecto.
3. Identifique las instalaciones o facilidades que se requieren para las tareas.
Asegrese de considerar las instalaciones para el nmero determinado de personas o material
que va a utilizar. De nuevo, slo necesita planificar para facilidades que no se encuentren
continuamente disponibles o que requieren esfuerzos especiales.
Refinamiento del plan del proyecto
Ahora que ya ha identificado las tareas, hitos y recursos, necesita refinar su plan y completar
cualquier informacin que falte. Tambin forma parte del plan del proyecto otra informacin sobre
los recursos del proyecto y las tareas, como la disponibilidad y costo de los recursos, restricciones
de las tareas, o notas e informacin secundaria.
Por ahora, ya ha contestado a las siguientes preguntas acerca de su proyecto:
Cul es el objetivo del proyecto?

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PROJECT

Qu pasos son necesarios para alcanzar ese objetivo?

Qu o quin se necesita para llevar a cabo cada

paso? Aqu hay algunas otras cuestiones a tener
en cuenta:

Cunto costar?
Qu ajustes se pueden hacer para la ejecucin del plan?
Cmo puede presentarse un informe sobre el progreso del proyecto a los dems?
Cmo afectarn los cambios al plan?

Identificacin de aspectos adicionales para la planificacin de su proyecto

Ahora que ya ha recopilado la informacin bsica para su proyecto, piense en otros puntos de los
que es responsable en el proyecto. Revise las notas que hizo al principio en su valorizacin inicial
del proyecto mientras realiza este ejercicio.
1. Tiene su proyecto un presupuesto u otras restricciones de costo que deben ser controladas?
Por ejemplo, al producir un manual, hay costos especficos (para escritores independientes,
por ejemplo) que no puede exceder?
2. Quin necesita conocer el estado del proyecto? Recibirn los miembros del equipo de
proyecto listas de cosas pendientes?
Por ejemplo, necesita el vicepresidente de una empresa saber qu tareas se realizan de modo
puntual y cules van retrasadas en un proyecto de desarrollo de software? Comprendern los
miembros del equipo de programacin mejor las expectativas si les ofrece una lista de temas
pendientes para las tareas de programacin del mes?
3. Cmo de flexibles son sus plazos? Cules son las consecuencias de retrasarse en un plazo?
Por ejemplo, pueden demorarse sus planificaciones sin ninguna consecuencia negativa para el
proyecto, su empresa, o su carrera? Hay penalizaciones monetarias debido a retrasos o
recompensas por adelantos?
Cmo puede ayudar Microsoft Project
Con Microsoft Project en su computadora personal, es fcil crear y modificar un grupo de tareas
para realizar sus objetivos. El software de gestin de proyectos es una herramienta inapreciable
para el establecimiento de un plan de proyecto inicial. Adems, Microsoft Project recalcula
rpidamente los planes y le permite ver cmo los cambios en una parte del proyecto pueden
afectar al plan en conjunto. Tareas nuevas, tareas obsoletas, fechas provisionales que afectan a
otras tareas, o la disponibilidad irregular de un recurso podran pasar inadvertidas; pero con
Microsoft Project puede mantenerlo todo bajo control.
Adems, mantener a todos informados presentando a cada uno la informacin que necesita saber
sera un enorme trabajo sin la ayuda de un software de gestin de proyectos como Microsoft
Project. Algunos empleados necesitan saber lo que se espera que hagan y dnde se supone que lo
van a hacer. Su gestin necesita que se mantenga informado durante todo el desarrollo del
proyecto. Con Microsoft Project puede conseguir rpidamente los informes y la informacin que
necesite.

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PROJECT

Identificacin de las fases del proyecto

La siguiente ilustracin muestra las diferentes fases de un proyecto y el momento en el
que ocurren.
Crear un
Plan inicial
Gestionar el
plan
Comunicar
los resultados
y el progreso

Ajustar
el plan

Seguimiento
del progreso

Microsoft Project puede ser usado en cada fase de un proyecto. Use Microsoft Project para
ayudarle con las siguientes tareas.
Crear un plan realista del proyecto. Cuando establezca por primera vez las tareas, registros y
recursos de un proyecto, Microsoft Project le ayuda ofrecindole Asistentes de planificacin, los
cuales mantienen un registro de las decisiones y elecciones que realice. Entonces, los Asistentes
de planificacin ofrecen sugerencias y trucos para aumentar su efectividad basndose en el modo
en que usa Microsoft Project.
Microsoft Project facilita tambin el proceso de lluvia de ideas que suele acompaar a la creacin
del plan del proyecto. Utilidades tales como el arrastre y la colocacin en la edicin hacen que
resulte fcil mover tareas e introducir nueva informacin con rapidez. Por ejemplo, si tras introducir
tareas descubre que necesita aadir tiempo para alguna otra inspeccin sobre el terreno, puede
aadir la nueva tarea en la secuencia correcta en el proyecto.
Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios. Gestionar un proyecto implica un seguimiento
del estado de las tareas y la determinacin de s las tareas estn realizndose como se planearon.
Si alguna tarea se viene abajo, necesita determinar si seguir siendo capaz de alcanzar su
objetivo, y si es necesario un ajuste al plan. Adems, siempre se debe contar con lo inesperado en
un proyecto. Un recurso deja de estar disponible de repente; el presupuesto se acaba; se dispone
de equipos nuevos y ms rpidos; se contrata un nuevo empleado. Debido a la naturaleza de
interdependencia de un proyecto, tales cambios no suelen afectar a una simple tarea, sino a
menudo a todo el proyecto.
Microsoft Project ajusta automticamente el plan del proyecto basndose en los cambios que
realice. Incluso suele notificar cundo los recursos se hallan sobrecargados, o cundo una tarea no
va a ser llevada a cabo a tiempo para retrasar las tareas subsiguientes del plan. Adems, puede
identificar rpidamente las tareas que se estn retrasando o que sobrepasan los presupuestos
gracias a una gran variedad de vistas e informes.
Comunicacin de los resultados y el progreso. Como es natural, un proyecto incumbe a ms de
una persona. Para que todos puedan trabajar efectivamente, es importante comunicar las
planificaciones y expectativas del proyecto. Mediante el uso de varios informes (que puede
personalizar), puede coordinar efectivamente el proyecto. Adems, cuando la gestin que debe
realizar necesita la informacin sobre el desarrollo del proyecto, desea asegurarse de presentar la
informacin de un modo conciso.

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PROJECT

Utilice los informes disponibles en Microsoft Project para presentar nicamente la informacin que
requiera. Adems, puede adaptar cada informe para cubrir sus necesidades de comunicacin o
producir sus propios informes.
Uso de las herramientas de gestin de proyectos
Hay dos herramientas bsicas que le ayudan a conseguir las respuestas que necesita durante el
proyecto. El diagrama de Gantt le indica cundo estn previstas las tareas. El diagrama PERT le
ayuda a comprender las relaciones entre tareas y cmo estn planificadas para ser llevadas a
cabo. A medida que su necesidad de informacin va cambiando en el curso de un proyecto, las
herramientas que use tambin cambiarn.
Uso del diagrama de Gantt
Una de las herramientas ms familiares para la visualizacin del progreso en un proyecto es el
diagrama de Gantt, el cual utiliza barras horizontales, cada una de las cuales representa una sola
tarea del proyecto.
Las barras estn situadas a lo largo de un periodo de tiempo llamado escala temporal. La longitud
relativa de una barra de Gantt individual representa la duracin de una tarea, el periodo de tiempo
que conlleva completar esa tarea. Herramienta bsica en la gestin de proyectos, el diagrama de
Gantt es una herramienta excelente para evaluar rpidamente el estado de tareas individuales en
un proyecto. Las lneas que conectan barras individuales en un diagrama de Gantt, reflejan las
relaciones entre tareas; por ejemplo, cuando una tarea no puede empezar hasta que otra haya
terminado. El nombre del recurso asignado a una tarea tambin aparece en el diagrama de Gantt.
Uso del diagrama PERT
El diagrama PERT (a menudo conocido como el diagrama de red) puede ser ms ilustrativo que el
diagrama de Gantt cuando se hace ms importante centrarse en las relaciones entre tareas de un
proyecto (ms que en el plan en s). Como se muestra en la siguiente ilustracin, el diagrama
PERT muestra las interdependencias entre tareas.
Cada tarea est representada por un recuadro, llamado nodo, que contiene informacin bsica
sobre la tarea. Las tareas que dependen de otra para ser completadas o simplemente siguen a otra
en una secuencia de eventos aparecen conectadas por lneas. El diagrama PERT le ofrece una
representacin grfica de cmo se encuentran las tareas enlazadas entre s en el proyecto.

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PROJECT

LECCIN 2: Aprendizaje de las bases de Microsoft Project

Visualizacin de la informacin del proyecto en presentaciones
Una presentacin es uno de los distintos formatos en los que puede introducir y visualizar
informacin de proyectos. La presentacin por omisin recibe el nombre de Diagrama de Gantt.
Esta presentacin incluye la tabla de Gantt a la izquierda para introducir rpidamente la
informacin bsica de las tareas, y un diagrama de barras, el diagrama de Gantt, a la derecha.
La presentacin del diagrama de Gantt es simplemente uno de los muchos modos en que puede
examinar la informacin del proyecto. Esas presentaciones se dividen en tres categoras generales:
presentaciones de hoja, presentaciones grficas y de diagrama, y presentaciones de formulario.
Tambin puede mostrar dos presentaciones a la vez, que es lo que se denomina una presentacin
combinada.
Las presentaciones de hoja muestran informacin de tareas o recursos en un formato de filas y
columnas como una hoja de clculo. Puede usar las presentaciones de hoja para introducir
informacin de tareas o recursos. Utilice una presentacin de hoja cuando desee visualizar gran
cantidad de informacin a la vez.
Las presentaciones grficas y de diagrama ofrecen representaciones grficas de la informacin
del proyecto. Utilice una grfica o un diagrama cuando necesite presentar el cuadro general del
plan del proyecto a los dems.
Las presentaciones de formularios muestran informacin de tareas o recursos en un formato
similar al que se hace con lpiz y papel. Los formularios contienen la misma informacin que
aparece en la presentacin de hoja, pero le ayudan a centrar la informacin en un determinado
recurso o tarea. Utilice presentacin de formulario cuando desee examinar detalladamente la
informacin de una tarea o un recurso.
Desplazamientos en una presentacin
Una presentacin contiene a menudo ms informacin de la que aparece en ese momento en la
pantalla.
Desplazamientos a travs del proyecto
Cuando se desplaza horizontalmente a travs del diagrama de Gantt, se est desplazando a travs
de la escala temporal. Utilice la barra de desplazamiento horizontal para localizar el lugar donde
est planificado el fin del proyecto.
Utilizacin de una abreviatura de teclado para desplazarse al principio y al final del proyecto
Presione ALT+INICIO para llevar la escala temporal al principio del proyecto
Presione ALT+FIN para llevar la escala temporal al final del proyecto

Desplazamiento en la tabla de Gantt

En la tabla de Gantt se introduce informacin especfica del proyecto en campos y celdas. En las
fichas o formularios, el nombre del campo aparece junto al recuadro en el que se introduce la
informacin. En las tablas donde la informacin est alineada en filas y columnas, el nombre del
campo aparece en el extremo superior de la columna. La interseccin de una columna con una fila
es una celda. Ah es donde se introduce la informacin.
Aunque slo se puede ver las primeras tres columnas de la tabla de Gantt, hay ms columnas
adicionales ocultas en este momento. Por ejemplo, si desea seleccionar el nombre de recurso para
una tarea, puede desplazarse horizontalmente en la tabla de Gantt para mostrar campos
adicionales.

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PROJECT

Uso de la barra de entrada

Puede utilizar la barra de entrada para introducir y editar texto en celdas especficas.
Programacin de un proyecto
En el cuadro de dilogo Informacin del Proyecto se introducen las fechas de comienzo y de fin del
proyecto para hacer las programaciones bsicas de ste. Si no introduce el da de inicio o de fin de
un proyecto. Microsoft Project inicia su proyecto en el da que indica el reloj del sistema de su
computador.
Introducir una nueva fecha de comienzo
Fecha de comienzo
:
Programar a partir de :

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PROJECT

LECCIN 3: Manejo de las tareas de proyectos

Como se vio anteriormente, las tareas de un proyecto son los bloques bsicos en la programacin
de su proyecto. En esta leccin, introducir las tareas que constituyen el marco de su proyecto.
Tras introducir su duracin, enlazar las tareas para establecer las relaciones entre ellas, creando
una programacin de eventos. Tambin insertar, desplazar y borrar tareas para ajustarse a
condiciones cambiantes del proyecto.
Introduccin de tareas en el diagrama de Gantt
Una tarea es un paso individual que debe ser realizado para completar el proyecto. Cuando
introduce una tarea, puede ser tan detallado o tan general como desee, pero querr introducir
aquellas actividades que necesiten planificacin, requieran una cantidad considerable de tiempo, o
que no desee olvidar. Cuando introduce una tarea, a sta se le asigna un nmero de tarea. Este
nmero aparece en la primera columna de la tabla de Gantt.
Tras introducir una tarea, introducir una duracin para ella en unidades de semanas, das, horas,
o minutos. La siguiente tabla muestra abreviaturas para la introduccin de duraciones.
Unidad

Abreviatura

Meses
semanas
semanas corridas
das
das corridos
horas
horas corridas
minutos

ms
sem
st
d (por omisin)
dt
h
ht
m

Introduccin de una tarea y su duracin

1.

Pulse la primera celda de la columna Nombre de la tarea para introducir la primera tarea
del proyecto.
2.
Introduzca el nombre de la tarea.
3.
Pulse la columna Duracin para la tarea 1.
4.
Introduzca 2d para una duracin de dos das de trabajo.
Ir a una tarea seleccionada
Pulsar el botn Ir a la tarea seleccionada es una manera rpida de ver la barra de Gantt para una
tarea seleccionada.
Introduccin de una hito
Un hito es un objetivo o punto de control intermedio en su proyecto. Introducir un hito es como
introducir una tarea, excepto en que se introduce 0 (cero) para su duracin.
Vinculacin de tareas
Un proyecto es ms que una simple lista de tareas aisladas. Muchas tareas se encuentran
relacionadas entre s. Adems, aunque ha introducido estas tareas una tras otra en la lista de
tareas, todas se encuentran programadas para empezar al mismo tiempo. Aunque ya haya

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PROJECT

asignado las duraciones a las tareas, todava no le ha indicado a Microsoft Project cundo debe
empezar cada una en relacin con las dems. El mtodo ms rpido para relacionar tareas es
vincularlas con el botn Vincular tareas de la barra de herramientas Estndar o con la orden
Vincular tareas del men Edicin. Tambin puede vincular dos tareas dibujando una lnea que
conecte las dos barras de Gantt directamente en el diagrama de Gantt.
El enlace de tareas establece una relacin fin a comienzo entre las tareas seleccionadas. Cuando
una tarea finaliza, comienza la siguiente tarea. Adems, el enlace entre tareas le permite a
Microsoft Project calcular automticamente un programa para su proyecto. Cuando vincula tareas,
Microsoft Project determina la fecha de inicio y de fin para cada tarea en el proyecto
Seleccin de tareas
Primero seleccione las tareas que desee vincular. Puede seleccionar todas sus tareas o un grupo
de stas. Para seleccionar un bloque de tareas, seleccione la primera y arrastre hasta que haya
seleccionado la ltima tarea que desea.
Para seleccionar un grupo de tareas individuales, pulse la primera que desea seleccionar, y
entonces mantenga pulsada la tecla CONTROL y pulse cada tarea individual que desee aadir a la
seleccin.
Seleccionar y vincular todas las tareas
1.
2.

Primero, seleccione las tareas que desea vincular.

Pulse el botn Vincular tareas de la barra de herramientas Estndar.

Nota Puede desvincular tareas seleccionadas pulsando el botn Desvincular tareas de la barra
de herramientas Estndar.
Dividir una tarea
Se puede dividir una tarea de forma que se interrumpa y se reanude ms adelante en
la programacin.
1.

En la ficha Tarea, Grupo Programacin dar clic en el botn Dividir tarea

2. Desplace el puntero sobre la barra de tareas que desee dividir y, a continuacin, haga clic
en la barra de tareas donde desee que tenga lugar la divisin.
Insercin de nuevas tareas
Para insertar varias filas en blanco, se debe seleccionar las filas donde se desea insertar y luego
seleccionar Tarea nueva en el men Insertar o simplemente presionar la tecla Ins.
Desplazamiento de una tarea
Cuando desplaza tareas de una localizacin a la siguiente, Microsoft Project les hace sitio
automticamente; no necesita insertar filas en blanco previamente. Un modo de mover una tarea a
un nuevo sitio es cortar la tarea seleccionada de su lugar original en el proyecto y entonces pegarla
en su nueva posicin. Sin embargo, resulta ms rpido arrastrar simplemente la tarea con el ratn
a su nueva localizacin.

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PROJECT

Borrar una tarea

Utilice los siguientes pasos para eliminar la tarea.
1.
2.

Seleccione la tarea a eliminar.

Dar clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin Eliminar.
Introduccin de tareas recurrentes
Algunas tareas, como la revisin del estado del proyecto, aparecen a intervalos regulares a lo largo
de un proyecto. En vez de insertar cada una de esas tareas individualmente, puede aadirlas todas
a la vez mediante el uso de la orden Insertar tarea repetitiva del men Insertar.
En el proyecto, se rene cada semana con su equipo de proyecto para saber el estado de las
tareas individuales. Inmediatamente despus de la reunin, debe informar sobre ese estado a sus
superiores. Combinadas, esas dos reuniones duran unas cuatro horas. Aada esas reuniones a su
plan como tarea repetitiva para tener lugar una vez a la semana.
1. Situarse en la primera tarea de la tabla de Gantt (CONTROL+INICIO).
2. Seleccione la opcin Insertar tarea peridica del grupo Insertar de la ficha Tarea.

3. Complete el formulario de Informacin de tarea repetitiva:

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PROJECT

LECCIN 4: Establecimiento de vnculos entre tareas

Comprensin de las relaciones entre tareas
Puede utilizar Microsoft Project para configurar las relaciones entre tareas, tambin conocidas
como vnculos de dependencias o precedencia, de modo que puede hacer que el inicio o el fin de
una tarea dependan del inicio o fin de otra tarea. Una tarea debe comenzar o finalizar antes que
otra tarea pueda comenzar recibe el nombre de tarea predecesora. Una tarea que depende del
inicio o finalizacin de otra tarea es llamada tarea sucesora.
Una relacin fin a comienzo es la relacin por omisin con la que se vinculan las tareas. Una vez
que finaliza la primera tarea, la siguiente tarea da comienzo. Configurar la lista de correo antes de
imprimir las etiquetas es un ejemplo de relacin fin a comienzo.
Una relacin fin a fin es aquella en la que ambas tareas finalizan a la vez. Por ejemplo, desea que
su nueva computadora est completamente instalada y en marcha a la vez que ha acabado de
realizar la copia de seguridad de la informacin de su vieja computadora.
En una relacin comienzo a comienzo, dos tareas comienzan a la vez. Por ejemplo, cuando se
construye una casa, podra comenzar con los azulejos a la vez en la cocina y en los cuartos de
bao. Este tipo de relacin podra ahorrar tiempo y dinero si tiene un gasto econmico cada viaje a
la ubicacin.
La relacin comienzo a fin es menos comn que las anteriores. Pero puede ocurrir cuando la
finalizacin de una tarea depende del inicio de una tarea posterior. Por ejemplo, si un departamento
de sistemas de informacin se est pasando a un nuevo sistema de informes financieros, la tarea
Ejecutar informes con el antiguo sistema no terminar hasta que haya comenzado Ejecutar
informes con el nuevo sistema.
Especificaciones de relaciones entre tareas
Podra necesitar definir diferentes tipos de relaciones entre tareas que no sean fin a comienzo. Por
ejemplo, podra desear que el inicio de una tarea dependiera del inicio de otra (una relacin
comienzo a comienzo), o que la fecha de finalizacin de una tarea dependiera de la finalizacin de
otra (una relacin fin a fin). Establecer estas relaciones puede acortar a menudo la duracin de un
proyecto, y puede aprovechar mejor el uso de los recursos de su proyecto.
Introduccin de la informacin de relacin
Puede especificar las relaciones entre tareas en el cuadro de dilogo Informacin de la tarea o en
la tabla de Gantt.
Consejo Puede modificar una relacin entre tareas existentes pulsando dos veces sobre la lnea
de conexin entre dos tareas en el diagrama de Gantt. Esto muestra el cuadro de dilogo
Dependencias entre tareas, en el que puede especificar el tipo de relacin y un tiempo de adelanto
o de posposicin.

En la ficha Predecesora del cuadro de dilogo Informacin de la tarea, puede incluir el nmero de
identificacin de la tarea predecesora, tiempo de adelanto o posposicin, y la abreviacin para el
tipo de relacin: fin a comienzo (FC), comienzo a comienzo (CC), fin a fin (FF), o comienzo a fin
(CF).

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PROJECT

Conocimiento del tiempo de posposicin y de adelanto

Con Microsoft Project puede incluir tiempo de posposicin o de adelanto entre tareas para poder
trabajar con modelos de dependencias reales. Una superposicin de tareas se denomina tiempo de
adelanto, donde el inicio de la tarea precede la finalizacin de su predecesora. Por ejemplo, podra
desear comenzar a pintar las paredes de la sala de conferencias cuando haya terminado con la
mitad de las paredes de la sala de computadoras.
Un retraso entre dos tareas se denomina tiempo de posposicin. Por ejemplo, podra desear
empezar a poner la moqueta tres das despus de finalizar la tarea de pintar.
Puede introducir tiempo de adelanto o de posposicin entre tareas en minutos, horas, das o
semanas; minutos, horas, das o semanas transcurridas; o como un porcentaje de la duracin de la
tarea predecesora. Por ejemplo, puede especificar que una tarea comience tras la mitad de
duracin de su predecesora.
Especificacin del tiempo de posposicin
Cuando introduce un tiempo de posposicin, introduce un signo ms (+) frente a la duracin. Por
ejemplo, para especificar un tiempo de 4 das de posposicin, introducir +4d.
Especificacin del tiempo de adelanto
El tiempo de adelanto es la cantidad de superposicin entre tareas.
Si desea introducir un tiempo de adelanto en trminos de das (mejor que como un porcentaje de
trabajo completado), necesita incluir un signo menos (-) frente a la duracin cuando especifique el
tiempo de adelanto. Por ejemplo, para introducir un tiempo de adelanto de tres das, escribira -3d
en la celda Pos o Predecesoras.
Visualizacin de relaciones entre tareas usando el Formulario de tarea
Tambin puede examinar las relaciones entre tareas usando el Formulario de tarea. El Formulario
de tarea aparece en la mitad inferior de la vista del diagrama de Gantt cuando se pulsa dos veces
el divisor situado en la esquina inferior derecha de la ventana. Cuando se tienen dos
presentaciones abiertas a la vez se tiene una presentacin combinada. Trabajando en una
presentacin mientras se visualiza la otra, se pueden observar inmediatamente los efectos de cada
cambio. Puede ajustar el tamao de cada mitad de la presentacin arrastrando el divisor al tamao
que desee.

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LECCIN 5: Esquematizacin del proyecto

Qu son las tareas de resumen?
Las tareas de resumen son cabeceras generales con tareas subordinadas (llamadas subtareas)
indentadas debajo de ellas. Las tareas de resumen ofrecen una estructura de esquema que
identifica las grandes fases del proyecto. Como en cualquier esquema, cada nivel de subordinacin
representa un nivel adicional de detalle para la tarea. Crea una tarea de resumen cuando indenta
(o degrada) la tarea situada debajo de ella. Se elimina la estructura de esquema cuando anula la
sangra de las tareas detalle incluido bajo la tarea de resumen.
Una tarea de resumen es programada automticamente para que comience en la fecha ms
temprana de todas las fechas de inicio de las subtareas; su fecha final es la ltima fecha final de
las subtareas. La duracin de una tarea de resumen es el tiempo de trabajo total que hay entre la
fecha inicial ms temprana y la final ms tarda de las subtareas que incluye; la duracin de una
tarea de resumen no es simplemente la suma de las duraciones de todas las subtareas.
Las tareas de resumen tambin contienen informacin global de trabajo y costo.
Creacin de un esquema
Puede resumir el esquema para mostrar nicamente las tareas de resumen y ocultar las tareas
ms detalladas. Tambin puede expandir las tareas de resumen para revelar todas las subtareas
del plan. Al resumir y expandir tareas de resumen especficas o todas las tareas de resumen del
proyecto, tiene la posibilidad de visualizar e imprimir la cantidad de detalles que necesite.
Use los botones de esquema para:

Aplicar sangra
Anular Sangra
Mostrar subtareas
Ocultar subtareas
Mostrar todas las subtareas

Degradacin de las tareas

La degradacin de las tareas es el modo en el que establece una estructura de esquema para su
proyecto. La tarea que se encuentra inmediatamente sobre la tarea que degrada se convierte en
una tarea de resumen.
Degradacin de varias tareas
Resumir y expandir tareas
No todos los que estn interesados en su proyecto requieren el mismo nivel de informacin que
usted.
Para Resumir y Expandir tareas, basta con seleccionar la tarea de resumen y pulsar el botn
Ocultar subtareas o Mostrar subtareas.
Tambin se puede Mostrar todas las subtareas.

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Ajuste de la escala temporal

A veces el resultado de mostrar tareas de resumen podra ser ms claro si cambiara el rango de la
escala temporal. La escala temporal, situada a lo largo de la parte superior de su diagrama de
Gantt, representa el periodo de tiempo de duracin en que tienen lugar las tareas del proyecto. La
escala temporal principal de arriba contiene unidades mayores (por ejemplo, semanas). Se
encuentra sobre la escala temporal secundaria, que contiene unidades ms pequeas (por
ejemplo, das).
Con los botones Zoom para acercar y Zoom para alejar de la barra de herramientas Estndar,
puede ajustar las unidades de la escala temporal para darle ms o menos detalle.
Cambio de las unidades en la escala temporal
La imagen de su pantalla muestra actualmente a las semanas como escala temporal principal y a
los das como escala temporal secundaria. Cambie las unidades de la escala temporal para
mostrar un rango ms amplio de tiempo, meses y semanas, de manera que se puedan ver todas
las barras de tareas en el diagrama de Gantt.
Cambiar la escala temporal de una vista
Algunas vistas, como la vista Diagrama de Gantt y las vistas de uso, poseen una escala
temporal que aparece encima del diagrama o de la parte de fase temporal de la vista.
Puede mostrar hasta tres niveles de escala temporal en cada vista y dar formato a
cada uno de ellos de manera individual. Tambin puede personalizar la escala temporal
en la vista Calendario, de modo que se adapte a sus necesidades.
NOTA En este tema se describe cmo cambiar la escala temporal para las vistas. No
confunda la
escala temporal con la escala de tiempo, que se puede agregar a una vista para ver
el proyecto completo de un vistazo.

Cambiar la escala temporal en cualquier vista de fase temporal

Cambiar la escala temporal en la vista Calendario

Cambiar la escala temporal en cualquier vista de fase temporal

1. En la ficha Ver, seleccione una vista que use una escala temporal entre las
opciones del grupo Vistas de tareas o Vistas de recursos. Los ejemplos
incluyen las vistas Diagrama de Gantt, Uso de tareas y Uso de recursos.
2. En la ficha Ver, en el grupo Zoom, haga clic en la lista Escala temporal y, a
continuacin, en Escala temporal.
3. En el cuadro de dilogo Escala temporal, haga clic en la pestaa Nivel
superior, Nivel intermedio o Nivel inferior.
4. En la lista Mostrar, seleccione el nmero de niveles que desee mostrar en la
escala temporal. De forma predeterminada, se muestran dos niveles.
5. Realice el siguiente procedimiento en cada nivel de la escala temporal:

En el cuadro Unidades, seleccione la unidad de tiempo que desea

utilizar.

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En la lista Etiqueta, seleccione el formato de etiqueta que desee

usar para mostrar la unidad de tiempo.

En el cuadro Nmero, escriba o seleccione un nmero para

especificar la frecuencia de las etiquetas de unidad en el nivel de
escala temporal.

Por ejemplo, si la unidad es semanas y escribe 2, el nivel de la escala

temporal se dividir en segmentos de dos semanas.

En la lista Alineacin, seleccione Izquierda, Centro o Derecha

para alinear la etiqueta.

Para mostrar u ocultar las lneas verticales que aparecen entre las
etiquetas de unidad, active o desactive la casilla de verificacin
Separadores.

Para basar las etiquetas de nivel de escala temporal en la

configuracin del ao fiscal, active la casilla de verificacin Utilizar
ao fiscal, o bien desactvela para basar las etiquetas de nivel de
escala temporal en el ao natural.

Para mostrar una lnea horizontal entre los niveles de escala

temporal, active la casilla de verificacin Separador de escalas.

Para reducir o aumentar el tamao de las columnas del nivel de

escala temporal, escriba o seleccione un porcentaje en el cuadro
Tamao.

Accesos directos de la escala temporal

Para centrarse en un perodo o un grupo de tareas especficos, use el control

deslizante del zoom de la barra de estado situada en la parte inferior de la
pantalla. Mueva el control deslizante hacia la derecha para acercar la imagen y
ver los incrementos de tiempo ms pequeos. Mueva el control deslizante
hacia la izquierda para alejar la imagen y ver los incrementos de tiempo ms
grandes.

Tambin puede presionar CTRL + / (barra diagonal en el teclado numrico)

para mostrar unidades de tiempo ms pequeas y CTRL + * (asterisco en el
teclado numrico) para mostrar unidades de tiempo mayores.

Cambiar la escala temporal en la vista Calendario

1. En la ficha Ver, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Calendario.

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2. Haga clic con el botn secundario en la vista Calendario y, a continuacin,

seleccione Escala temporal en el men que aparece.
3. En el cuadro de dilogo Escala temporal, haga clic en la pestaa
Encabezado de semanas.
4. En los cuadros Ttulos mensuales, Ttulos diarios y Ttulos semanales,
haga clic en los formatos de fecha que desee usar en la vista Calendario.
5. En Mostrar, haga clic en 7 das para mostrar semanas de 7 das o en 5 das
para mostrar semanas de 5 das.
6. Para agregar calendarios en miniatura para el mes anterior y el posterior,
active la casilla de verificacin Mostrar panel de meses.
7. Para mostrar las fechas de inicio y finalizacin del perodo que seleccion para
verlo, active
Mostrar fechas de inicio y finalizacin de los ttulos mensuales.
8. Haga clic en la pestaa Cuadros de fecha.
9. En Fila superior y Fila inferior, seleccione la informacin que desee mostrar
en la parte izquierda y derecha de cada fila y, a continuacin, seleccione los
patrones y los colores que desee.
NOTAS

Para cambiar la apariencia de los das laborables y no laborables en la vista

Calendario, haga clic con el botn secundario en cualquier punto de la

vista Calendario y, a continuacin, haga clic en Escala temporal en el
men que aparece. En el cuadro de dilogo Escala temporal, haga clic en
la pestaa Sombreado de fechas y seleccione el nombre del calendario
que desea modificar en el cuadro
Mostrar perodo laborable para. En la lista Tipo de excepcin, haga
clic en el tipo de cuadro de fecha que desea modificar y seleccione un
patrn y un color.

Para cambiar el ancho de la columna, arrastre hacia la izquierda cualquier

lnea vertical entre dos cuadros de fecha para reducir el ancho de la

columna o hacia la derecha para aumentarlo. Para ajustar las columnas
mostradas exactamente al ancho del rea del calendario, haga doble clic
en cualquier lnea vertical entre dos cuadros de fecha.

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LECCIN 6: Gestin de los recursos del proyecto

Asignacin de recursos
La manera ms rpida de asignar recursos es seleccionar una tarea o grupo de tareas y entonces
pulsar el botn Asignar recursos en la barra de herramientas Estndar. Cuando asigne un nuevo
recurso a una tarea, se pueden aadir detalles opcionales sobre el recurso, como informacin
acerca del salario. Tambin existe una barra de herramientas llamada Administracin de recursos
que contiene el botn Asignar recursos, as como otros botones relacionados con el manejo de
recursos.
Cuando asigne un nuevo recurso a una tarea, su nombre de recurso se aade al conjunto de
recursos. Una vez que un recurso es aadido al conjunto de recursos, puede asignarlo a cualquier
tarea introduciendo su nombre, o seleccionndolo de la lista de nombres de recursos en el
conjunto.
Inclusin de recursos adicionales
Puede ingresar recursos sin tener que asignarlos a alguna tarea. Incluir los siguientes recursos
en la columna Nombre.
arquitecto
pintores
carpinteros
choferes

bolsa de
cemento camin
Introduccin de informacin acerca de recursos
1. En la ficha Tarea , cambiar a la vista Hoja de recursos.

2. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre del recurso.

Los nombres de recursos no pueden contener corchetes ([ ]), comas (,) ni puntos y comas (;).

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3. Si desea denominar grupos de recursos (grupo de recursos: conjunto de recursos que

comparte algunas caractersticas y se clasifica con un nombre de grupo. Por ejemplo, puede
clasificar los recursos segn la funcin del trabajo y utilizar nombres de grupo del tipo
fontaneros. O bien, puede categorizar los recursos segn el estado del empleo.), en el
campoGrupo del nombre del recurso, escriba el nombre del grupo.
4. Especifique el tipo de recurso.

a. Para especificar que este recurso es un recurso de trabajo (recurso de trabajo: recursos
humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los recursos
de trabajo consumen tiempo [horas o das] para completar las tareas.), en el campo Tipo,
haga clic en Trabajo.
b. Para especificar que este recurso es un recurso material (recursos materiales: materiales o
suministros consumibles, como hormign, madera o clavos.), en el campo Tipo, haga clic
en Material.
c. Recursos de costo, son aquellos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o
de la duracin de la tarea, por ejemplo son recursos de este tipo un pasaje de avin,
alojamiento, etc...
5. En el campo Etiqueta de material, especifique la etiqueta (etiqueta de material: unidad de
medida de un recurso material, por ejemplo, toneladas, metros cbicos o pies.) (por ejemplo,
metros, toneladas o cajas) del recurso.
6. En el campo Capacidad mxima del recurso, escriba el nmero de unidades (capacidad
mxima: porcentaje mximo o nmero de unidades que tiene un recurso para ser programado
en cualquier tarea. El valor de capacidad mxima indica la capacidad ms alta para trabajar
que tiene un recurso. El valor predeterminado es 100 por ciento..) totales disponibles del
recurso. La capacidad mxima especifica la cantidad de disponibilidad del recurso para el
proyecto, por ejemplo a tiempo parcial o mltiple.
Por ejemplo, si posee un recurso que est disponible para el proyecto dos das a la semana,
puede especificar la capacidad mxima como 40%. Se puede utilizar la capacidad mxima
para indicar la distinta disponibilidad (disponibilidad: indica cundo y cunto tiempo se puede
programar un recurso para el trabajo asignado. La disponibilidad viene determinada por los
calendarios de proyectos y recursos, las fechas de comienzo y fin de recursos o el nivel en el
que est disponible el recurso para trabajar.) de una designacin de recurso. Por ejemplo,
suponga que tiene un recurso denominado Ingenieros, que representa tres ingenieros
individuales de su equipo. Puede indicar la capacidad mxima de los Ingenieros como el
300%. Podr programar a los tres ingenieros a tiempo completo de una vez sin que el recurso
Ingenieros resulte sobreasignado (sobreasignacin: el resultado de asignar ms tareas a un
recurso de las que puede realizar en el perodo laborable disponible.).
Puede especificar la capacidad mxima en forma de porcentaje (50%, 100%, 300%) o de
decimal (0,5; 1; 3).
Notas
Puede agregar un recurso de trabajo y la informacin asociada a l mediante la libreta de
direcciones de correo electrnico MAPI (MAPI: el acrnimo en ingls de Interfaz de
programacin de aplicaciones de mensajera [Messaging Application Programming Interface],
que es la interfaz de programacin estndar sugerida y admitida por Microsoft para obtener
acceso a la mensajera electrnica.). En la Hoja de recursos, haga clic en Insertar,
seleccione Nuevo recurso de y, a continuacin, haga clic en Libreta de direcciones.

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Seleccione el recurso en su libreta de direcciones de correo electrnico y haga clic en

Aceptar.
Puede agregar recursos desde un fondo de recursos (fondo de recursos: conjunto de recursos
disponible para su asignacin a tareas del proyecto. Un fondo de recursos puede ser utilizado
exclusivamente por un proyecto, o bien puede ser compartido por varios proyectos.) si desea
compartir recursos (o si lo desea otro jefe de proyecto).
Introducir los costos de recursos materiales
Puede especificar una tasa nica o varias tasas para cada recurso material (recurso material:
suministros u otros elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un
proyecto.) del proyecto con el fin de calcular el costo de los recursos (recursos: personas,
equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) consumibles
(por ejemplo, suministros) y puede establecer un costo por uso (costo por uso: tarifa fija por el
uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o adems de, una variable. Para los
recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los
recursos materiales, el costo por uso se acumula slo una vez.) para los materiales utilizados.
Introducir una tasa para los recursos materiales
1. En el men Ver , haga clic en Hoja de recursos.
2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.
3. En el campo (campo: ubicacin en una hoja, un formulario o un grfico que contiene un
determinado tipo de informacin acerca de una tarea, un recurso o una asignacin. Por
ejemplo, cada columna de una hoja es un campo. En un formulario, un campo es un
cuadro con nombre o un lugar en una columna.) Nombre del recurso, seleccione un
recurso
material o escriba un nombre de recurso material nuevo.
4. En el caso de un recurso material nuevo, escriba o seleccione Material en el campo (campo:
ubicacin en una hoja, un formulario o un grfico que contiene un determinado tipo de
informacin acerca de una tarea, un recurso o una asignacin. Por ejemplo, cada columna
de una hoja es un campo. En un formulario, un campo es un cuadro con nombre o un lugar
en una columna.) Tipo.
5. En el caso de un recurso material nuevo, escriba un nombre de unidad de medida en el
campo Etiqueta de material.
6. En el campo Tasa estndar, indique una tasa de costo. Presione TAB para moverse al
campo si ste no est visible.
7. Para introducir varias tasas para los recursos materiales, haga clic en Informacin del
recurso
y, a continuacin, en la ficha General.
8. En el caso de un recurso material nuevo, escriba o seleccione Material en el cuadro Tipo.
9. En el caso de un recurso material nuevo, escriba un nombre de unidad de medida para
el recurso material en el cuadro Etiqueta de material.
10. Haga clic en la ficha Costos y, a continuacin, en la ficha A (Predeterminado) en las
Tablas de tasas de costo.
11. En la columna Tasa estndar, escriba una tasa.
12. En la fila siguiente, escriba un valor o un cambio porcentual de la tasa anterior en la
columna Tasa estndar.
13. En la columna Fecha efectiva, especifique la fecha en la que la tasa cambia de vigor.
14. Para introducir grupos de tasas adicionales, haga clic en la ficha B y, a continuacin,
repita los pasos del 11 al 13.
Notas
Especifique tasas para recursos materiales si desea que Microsoft Office Project 2003
calcule los costos de recursos materiales basndose en las tasas de recursos materiales.

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Por ejemplo, para asignar a una tarea el recurso material cemento con un precio unitario de
100 pesos por tonelada, seleccione el tipo de recurso Material e introduzca el nombre de
recurso Cemento, la etiqueta Tonelada y la tasa estndar de 100 euros.
Introduzca varias tasas por recurso material si trabaja con calidades diferentes de material o
tiene que incorporar cambios de tasas de material en fechas especficas. Por ejemplo,
puede utilizar las fichas de tablas de tasas de costo para introducir tasas para calidades de
moqueta diferentes e incluir los aumentos de costos o los descuentos que se prev que
tengan lugar en momentos especficos a lo largo del proyecto.
Introducir un costo por uso para los recursos materiales
1. En el men Ver , haga clic en Hoja de recursos.
2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.
3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso material o escriba un nombre
de recurso material nuevo.
4. En el caso de un recurso material nuevo, seleccione Material en el campo (campo:
ubicacin en una hoja, un formulario o un grfico que contiene un determinado tipo de
informacin acerca de una tarea, un recurso o una asignacin. Por ejemplo, cada
columna de una hoja es un campo. En un formulario, un campo es un cuadro con
nombre o un lugar en una columna.) Tipo.
5. En el caso de un recurso material nuevo, escriba un nombre de unidad de medida en el
campo Etiqueta de material.
6. En el campo Costo/Uso, indique un valor de costo. Presione TAB para moverse al
campo si ste no est visible.
7. Para introducir varios costos por uso para los recursos materiales, haga clic en
Informacin del recurso
y, a continuacin, en la ficha General.
8. En el caso de un recurso material nuevo, seleccione Material en el cuadro Tipo.
9. En el caso de un recurso material nuevo, escriba un nombre de unidad de medida en el
cuadro Etiqueta de material.
10. Haga clic en la ficha Costos y, a continuacin, en la ficha A (Predeterminado) en las
Tablas de tasas de costo.
11. En la columna Costo por uso, escriba un valor de costo.
12. En la fila siguiente, escriba un valor o un cambio porcentual del costo anterior en la columna
Costo por uso.
13. En la columna Fecha efectiva, escriba la fecha en que el cambio de costo entra en vigor.
14. Para introducir grupos de costos por uso adicionales, haga clic en la ficha B y, a
continuacin, repita los pasos del 11 al 13.
Notas
Introduzca un costo por uso por recurso material si desea introducir slo un costo por uso
para un recurso material y no desea incorporar cambios de costos en el futuro.
Introduzca varios costos por uso por recurso material si desea introducir ms de un costo
por uso para un recurso o incorporar cambios al costo por uso del material en el futuro.
Cambiar las tablas de tasas de costo en una asignacin de recursos
Si ha introducido tasas de costo diferentes para un recurso (recursos: personas, equipamiento
y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) en las tablas de tasas de
costo (tabla de tasas de costo: recopilacin de informacin sobre las tasas de un recurso,
incluida la tasa estndar, la tasa de horas extra, cualquier costo por uso y la fecha en la que
entra en vigor la tasa de pago. Se pueden establecer hasta cinco tablas de tasas de costo
distintas para cada recurso.), puede cambiar las
tasas del recurso de una

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asignacin (asignacin: recurso especfico asignado a una tarea concreta.) aplicando una tabla
de tasas de costo diferente.
1. Mostrar la vista Uso de tareas.
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione una asignacin de recursos. Si las
asignaciones de recursos estn ocultas, haga clic en el smbolo de esquema de la tarea
para mostrarlas.
3. Haga clic en Informacin de la asignacin
y, a continuacin, haga clic en la ficha
General.
4. En el cuadro Tabla de tasas de costo, haga clic en la tabla que contenga la tasa que
desee aplicar.
Definir un costo fijo para una tarea o un proyecto
Los costos fijos se asignan a una tarea y son tiles para la planificacin y captura el
costo de tarea que se producen tambin en los que se derivan de los recursos
asignados. Los costos fijos se aplican a una tarea y no a un recurso.
1.

En la Vista ficha, en el de Vistas de tareas grupo, haga clic en Diagrama de

Gantt .
2. En la Datos del grupo, haga clic en la flecha hacia abajo en Tablas y, a
continuacin, seleccione Costo .

4.

3. En la Nombre de tarea campos, seleccione el de tarea de para la que desea

establecer un costo fijo de .
En el de Costo fijo campo, escriba un valor de costo.
SUGERENCIA Se puede utilizar el Acumulacin de costos fijos de valor para
controlar cundo se obtienen los costos fijos y se pueden utilizar Utilice el recurso
de costo asignaciones para un control ms preciso de los costos.
Tambin puede introducir los costos fijos de todo el proyecto, que puede hacer si
est interesado nicamente en los costos generales de proyecto (y no en los costos
de tareas), o si desea agregar costos indirectos del proyecto (por ejemplo, el costo de
utilidades).

2.

1. En la Formato ficha, en el de Mostrar u ocultar grupo, seleccione Tarea de

resumen del proyecto .
En el Nombre de tarea campo, seleccione la tarea de resumen del proyecto de

3.

En el Costo fijo campo, escriba un costo para el proyecto.

Calcular costos de horas extra
De forma predeterminada, Microsoft Office Project calcula el necesario para completar una
tarea utilizando la tasa estndar de cada recurso asignado. No calcula el costo de las horas
adicionales de trabajo utilizando las tasas de horas extra que se han introducido mientras no
se especifiquen las horas adicionales como horas extra.
1. En la vista Uso de tareas.
2. Elija la Tabla de Trabajo.
3. Haga clic en el Trabajo.
4. En el men Insertar, haga clic en Columna.

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5. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Trabajo de horas extra y despus en

Aceptar.
6. En el campo Trabajo de horas extra, haga clic en la asignacin de recurso en la que
desea introducir trabajo de horas extra.
7. Presione la tecla TAB para moverse al campo si ste no est visible.
8. Si las asignaciones de recursos estn ocultas, haga clic en el smbolo de esquema
de la tarea para mostrarlas.
9. En el campo Trabajo de horas extra, escriba la cantidad de trabajo de horas extra
para la asignacin de recursos.
10. Para introducir trabajo de horas extra para otras asignaciones de recursos, repita los
pasos 6 y 7.
Nota La cantidad de trabajo de horas extra que especifique no se agrega a la cantidad de
trabajo para la tarea, porque trabajo siempre representa la cantidad total de trabajo. El trabajo
de horas extra representa tan slo el porcentaje del total de trabajo que debera considerarse y
tasarse como horas extra. Al introducir trabajo de horas extra, la duracin de la tarea se acorta.
Por ejemplo, si se ha programado que una persona trabaje 40 horas, que incluye 8 horas de
trabajo normal y 2 horas extra al da, se han de asignar 10 horas de trabajo al da y designar 2
horas de las mismas como horas extra, en lugar de 40 horas de trabajo y 8 horas extra.
Asimismo, el trabajo se realizar en 4 das y no en 5.

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LECCIN 7: Modificacin del horario laboral

Project tiene 3 calendarios predeterminados:
Estndar: lunes a viernes.
a. Maana de 9:00 a 13:00 (4 horas)
b. Tarde de 15:00 a 19:00 (4 horas)
2)
Turno de noche: lunes a sbado.
a. De 23:00 a 08:00 (con una hora de colacin entre las 03:00 y 04:00 hrs)
1)

LUNES

23:00 A 00:00

MARTES

MIERCOLE
S

JUEVES

VIERNES

SABADO

00:00 A 03:00

00:00 A 03:00

00:00 A 03:00

00:00 A 03:00

00:00 A 03:00

04:00 A 08:00

04:00 A 08:00

04:00 A 08:00

04:00 A 08:00

04:00 A 08:00

23:00 A 00:00

23:00 A 00:00

23:00 A 00:00

23:00 A 00:00

3) 24 horas: lunes a domingo de 00:00 a 00:00 hrs..

1)

LUNES

MARTES

MIERCOLE
S

JUEVES

VIERNES

SABADO

DOMIGO

00:00 A 00:00

00:00 A 00:00

00:00 A 00:00

00:00 A 00:00

00:00 A 00:00

00:00 A 00:00

00:00 A 00:00

Consideraciones para definir un nuevo calendario:

Creacion:
a. FICHA: Proyecto.
b. GRUPO: Propiedades, Cambiar Tiempo de Trabajo
c. Botn: Crear Calendario
d. ASIGNAR EL NOMBRE AL CALENDARIO.
e. Para definir la Jornada Laboral, seleccionamos la Ficha Semanas laborales,
Detalles
f. Seleccionar los das.
g. Elegir opcin: Establecer das(s) en estos perodos laborales
especficos e ingresar la(s) jornadas:
i. 07:30 a 13:00
ii. 15: 00 a 18:30
Definir la Configuracin de la Programacin:
a. Botn Opciones (u Opcin Archivo, Opciones, Programacin)
b. Definir:
i. Hora de comienzo predeterminada.
ii. Hora de fin predeterminada.
iii. Jornada laboral.
iv. Semana laboral.
v. Das por mes.
Definir Formato de Fecha: dd/mm/aa hh:mm

2)

3)

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CURSO DE MICROSOFT
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i.

Opcin Archivo, Opciones, General, Formato de fecha:

4) Denifir la Fecha de Comienzo del Proyecto con la Hora: Proyecto

Informacin del Proyecto, Fecha de comienzo.
5) Definir el Calendario asociado al Proyecto: Proyecto Informacin del Proyecto,
Calendario.

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LECCIN 8: Programacin con recursos

Crear el marco de trabajo para la programacin

Al crear un plan de proyecto, introduzca los tipos siguientes de informacin de manera que
Project pueda calcular la programacin, costos y carga de trabajo de los recursos:
Tareas
Duracin
Costos
Recursos
Dependencias entre tareas

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CURSO DE MICROSOFT PROJECT

Funciones bsicas de programacin de Project
Las frmulas y funciones bsicas funcionan
en segundo plano en Project siempre que
se crea un plan de proyecto. En esta leccin
se explica cmo puede adaptar estas
ayudas para programar con objeto de
obtener los resultados exactos que el
proyecto necesita.
Se tratarn los siguientes temas:
La frmula de programacin
Project utiliza una frmula de
programacin para calcular los
distintos elementos de una
programacin de proyecto, Duracin =
Trabajo Unidades de recurso.
Segn lo mucho que haya profundizado en la
programacin de Project en el pasado, es
posible que no est familiarizado con todas las
opciones de programacin.

Tipos de tareas
Los tipos de tareas son opciones que
pueden aplicarse a tareas y que
afectarn a la manera en que la
frmula calcular esas tareas. Por
ejemplo, si "cambia" la duracin de
una tarea, el valor que defina para la
duracin de la tarea permanecer
invariable ya que la frmula calcula el
trabajo y las unidades de recurso.
Programacin condicionada por
el esfuerzo
La programacin condicionada por el
esfuerzo surte efecto cuando se
agregan recursos o se quitan de las
tareas. Esta opcin de programacin
mantiene la cantidad de trabajo
constante cuando cambia las unidades
de recurso asignado, lo que le ayudar
a estimar la duracin de la tarea.

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CURSO DE MICROSOFT PROJECT

Introduccin a la frmula de programacin
Las fechas y las fechas lmites de un
proyecto suponen un objetivo de mxima
prioridad cuando se est planificando un
proyecto. A medida que desarrolla un plan
de proyecto, querr tener una idea de
cundo finalizan y comienzan las tareas ya
que puede que tenga una fecha concreta en
la que el proyecto entero debe terminarse.
La duracin de las tareas es un factor
fundamental. La fecha de fin de proyecto
viene determinada por las ltimas fechas de
fin de las tareas y dichas fechas de fin
dependen de cunto se tardar en
completar las tareas.
La duracin de cada tarea viene
determinada por las unidades de recursos
asignadas y el trabajo estimado (esfuerzo
del recurso) y se calcula mediante esta
frmula de programacin: Duracin =
Trabajo Unidades de recurso.
La frmula de programacin se calcula siempre en
segundo plano ajustando la programacin del
proyecto segn los valores que asigne a estos
tres elementos: Duracin = Trabajo Unidades
de recurso.

Puede controlar cules de los valores de la

frmula de programacin influye ms sobre
una programacin de tarea. A medida que
avance en esta leccin, ver cmo el
establecimiento de los tipos de tareas y la
aplicacin de la programacin condicionada
por el esfuerzo afectar a la frmula de
programacin.

Las tres partes de la frmula de programacin

Antes de asignar un recurso a una tarea de
proyecto, la tarea dispone de una duracin
pero no tiene ningn trabajo asociado. Por
qu? Porque el trabajo representa la
cantidad de esfuerzo que un recurso o
varios recursos invertirn en finalizar la
tarea.

Duracin es la longitud del perodo laborable entre

el comienzo y el fin de una tarea. Project basa el
clculo de la duracin de una tarea en la cantidad
de trabajo y la cantidad de unidades de recursos
que se le asignan. El perodo laborable de una
tarea se define mediante el calendario del
proyecto, el calendario del recurso, el calendario
de tareas o cualquier calendario personalizado que

Para aprovechar al mximo la programacin

de Project, es preciso que comprenda y
utilice de manera eficaz las tres partes que
componen la frmula de programacin:
Duracin = Trabajo Unidades de
recursos.
Cuando se asignan recursos a una tarea,
basndose en la frmula de programacin,

Pgina

31

CURSO DE MICROSOFT
PROJECT

se haya
definido para
el proyecto.

Trabajo
indica la
cantidad de
esfuerzo,
medido en
unidades de
tiempo (como
horas o das)
que un
recurso
necesita para
completar la
tarea. El
trabajo total
de una tarea
constituye la
suma de
todas esas
unidades
temporales,
con
independenci
a del nmero
de recursos
asignados a
la tarea.

Unidades
de
recursos
indica la
cantidad de
tiempo
disponible
de un
recurso,

segn el
calendario
de
recurso,
que se va
a emplear
para
trabajar
en una
tarea
concreta.
Los
recursos
son las
personas,
el equipo
o los
dems
materiales
que se
utilizan
para
realizar
una tarea.
En la
programa
cin de un
proyecto,
el
esfuerzo
del
recurso
se
expresa
como
unidades
de
asignaci
n o, en
ocasiones
, slo
como
unidades.

Project
calcula de
qu forma
influye la
tarea en la
programacin
mediante los
valores
asignados al
Trabajo, la
Duracin y
las Unidades
de recursos
asociados a
la tarea.

ota
En
esta
lecci
n,
se
habl
ar
slo
de
recur
sos
hum
anos
,
tamb
in
deno
mina
dos
recu
rsos
de
trab
ajo y
no,
de
recu
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mate

rial
es
co
mo
ma
der
a,
pin
tur
a,
ce
me
nto
o
cin
tas
de
vd
eo.
Estos tres
elementos
de la
frmula de
programaci
n tambin
se
correspond
en con
tipos de
tareas, un
valor que
se puede
aplicar a
tareas
individuales
, de forma
que le
permite
ajustar la
influencia
de ese tipo
de tarea en
la
programaci
n.

Pgina

32

CURSO DE MICROSOFT
PROJECT

Utilizar
los tipos
de
tareas

Utilice
esta tabla
para ver
cmo
influye
cada
configurac
in de tipo
de tarea
en las
otras dos
variables
de la
frmula de
programac
in.

Project
utiliza la
configura
cin del
tipo de
tarea
para
calcular
el
trabajo,
la
duracin
y las
unidades
de
recursos
de una
tarea. Al
aplicar
una
configura
cin de
tipo de
tarea a
las
tareas,
se puede
controlar
de qu
forma
calcula
Project
los otros
dos
valores
de la
frmula
cuando
se
modifica
la
program
acin.
Existen
tres tipos
de tarea
disponible
s:
D
ur
a
ci

n
fij
a

Tr
ab
aj
o
fij
o
U
n
i
d
a
d
e
s
f
i
j
a
s
(
u
n
i
d
a
d
e
s
d
e
a
s
i
g
n
a
c
i

n
d
e
r
e
c
u
r
s
o
s
)
La
configu
racin
del tipo
de
tarea
predete
rminad
a
cuando
Project

calcula
la
duraci
n es
Unidad
es
fijas.
"Fijas"
no
quiere
decir
que
usted no
pueda
modifica
r esos
valores;
s que
puede.
Quiere
decir
que la
frmula
de
program
acin
calcular
los
otros
dos
element
os de
acuerdo
con el
element
o que
est
definido
como
"fijo".
Ms
adelante
en esta
leccin,
crear
una
herramie
nta que
le
permitir
experim
entar
con
estas
configur
aciones.
Cuando
comience
a planear
un
proyecto,
tenga en

cuenta la
frmula de
programac
in y los
tipos de
tarea y
determine
la mejor
configurac
in para la
mayora
de las
tareas del
proyecto.
Si mezcla
demasiad
os tipos
de tareas
a lo largo
del
proyecto,
es posible
que olvide
la
configurac
in que ha
aplicado a
cada
tarea.
S
uge
ren
cia
Par
a
que
los
tipo
s de
tare
a se
ma
nte
nga
n
sie
mpr
e
en
la
vist
a
en

Pgina

33

el
pla
n
del
pro
yec
to,
agr
egu
e el
ca
mp
o
Tip
o a
la
vist
a
del
pro
yec
to.
Una vez
que haya
configura
do el tipo
de tarea
ms
eficaz
para el
proyecto,
podr
utilizar la
funcin
Etiquetas
inteligent
es para
efectuar
cambios
en tareas
de forma
individual
cuando
sea
preciso.
Si
cambia
un valor
de
programa
cin de
una
tarea, se

CURSO DE MICROSOFT
PROJECT

Tipo de
tarea de
unidades
fijas

Ejemplo del
comportamie
nto bsico de
programacin
que se
observa al
modificar el
elemento
Trabajo en
una tarea de
unidades
fijas:
Asigna
1 pintor
a
jornada
comple
ta (100
%)
para
que

pinte
las
pare
des
en 4
das
(la
durac
in).
El
trabaj
o (el
tiemp
o que
el
pintor
nece
sitar
para
finali
zar la
tarea
al
100
% de
su
esfue
rzo)
es de
32
horas
o4
das.
Si
aume
nta la
canti
dad
de
trabaj
oa
40
horas
,
Proje
ct
actua
lizar
la
durac
in
en 5
das.
El
pintor
tendr
,
enton
ces,
un
da
de
trabaj
o
extra

para la
tarea.

Si asigna
otro pintor
a jornada
completa,
ambos
pintores,
empleando
el 100 %
de
su
tiempo en
la
tarea,
tendrn el
trabajo listo
en 2 das.

mostrar
un
indicador
de Etiqueta
inteligente
, que
le ofrecer
opciones
segn la
manera
en que el
cambio
afecte a
los otros
dos
elementos
de la
frmula de
programa
cin y
pueda
modificar
la
programa
cin del
proyecto.
Vamos a
examinar
los tres
tipos de
tarea y
cmo
pueden
utilizarse
para
ajustar y
ejercer
control
sobre la
programa
cin.

D
ur
a
ci

n
=
Tr
a
b
aj
o

U
ni
d
a
d

es
de
rec
urs
os
Project
evala el
trabajo en
trminos de
unidades
de
asignacin
de
recursos;
es decir, el
porcentaje
de perodo
laborable
disponible,
segn el
calendario
de recurso,
que un
recurso
emplear
en una
tarea
asignada.
Las
unidades de
asignacin
de recursos
de Project
se expresan
en
porcentajes
o en
decimales.
El 100 % de
unidades
implica que

Pgina

34

un recurso
trabaja a
jornada
completa;
el 50 % de
unidades,
que el
recurso
trabaja a
media
jornada, y
as
sucesivam
ente.
La
configuraci
n de
programaci
n
predetermi
nada de
Project es
Unidades
fijas, que
implica que
sean
cuales
sean las
unidades
de recursos
que asigne,
ese valor
permanece
r fijo y que
los otros
dos
elementos
de la
frmula de
programaci
n se

CURSO DE MICROSOFT
PROJECT

Tipo de tarea de trabajo fijo

Ejemplo del comportamiento bsico de programacin que se observa al modificar el elemento

Duracin en una tarea de trabajo fijo:
Se han asignado dos pintores a jornada completa (100 %) para pintar las paredes en 2 das
(el trabajo equivale a 32 horas: 16 horas por pintor).
Si se incrementa la duracin de la tarea de 2 a 4 das, Project establecer las unidades de
asignacin de cada pintor en 50 % de manera que cada pintor trabaje slo media jornada
y que el trabajo permanezca fijo en 32 horas.

Pgina

35

CURSO DE MICROSOFT
PROJECT

Tipo de tarea de duracin fija

Ejemplo del comportamiento bsico de programacin que se observa al modificar el elemento

Unidades de recursos en una tarea de duracin fija:
Se ha asignado su pintor a jornada completa (100 %) para que pinte una sala en 4 das.
El trabajo es de 32 horas.
Ms tarde, usted asigna el mismo pintor para que pinte otra sala pero, desgraciadamente, el pintor
est comprometido en otra labor durante 4 das y no podr trabajar en la tarea hasta entonces. El
pintor slo puede trabajar a media jornada (50 %) pintando la sala adicional.
Al indicar 50 %, Project mantiene la duracin fija en 4 das y actualiza el trabajo en 16 horas.

Pgina

36