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Tutorial Office 2007 PDF
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Que se complementa con una fichas para tareas especficas, como cuando se inserta una
imagen:
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La barra de herramientas de acceso rpido, ubicada junto al botn de Office, ofrece algunas
acciones generales de utilidad, y es personalizable:
En los cuadros de dilogo aparecen unos pequeos indicadores que, al pulsarlos, abren un panel
de tareas que proporciona algunas opciones extra en relacin a la funcin de ese cuadro:
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Mediante estos paneles se pueden modificar tambin los valores preestablecidos que aparecen
al abrir un documento nuevo. As, en la ventana de Fuente se puede escoger, por ejemplo, la
fuente Courier New y, tras pulsar en Predeterminar, aparece otra ventanita que solicita la
confirmacin del cambio a realizar en el formato predeterminado:
Al aceptar, la prxima vez que se abra Word 2007 el cuadro Fuente reflejar la modificacin:
Esto se puede hacer con todas las funciones que son seleccionables en el panel de tareas que
aparece al pulsar los indicadores antes mencionados. De esta forma se puede escoger un
formato ms personalizado para futuros documentos. Si se va a utilizar Word 2007 para la
creacin de cartas, documentos, ensayos o trabajos escolares, por ejemplo, es una buena opcin
establecer de manera predeterminada la justificacin del texto:
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2.1 Fuente.
En el grupo denominado Fuente se encuentran las opciones tipogrficas aplicables al texto. La
opcin de la fuente base se encuentra en la casilla:
Junto a esta opcin se hallan otras dos para el cambio del tamao de la fuente punto por punto,
aumentndolo o disminuyndolo:
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Las opciones tpicas de estilo aportan una novedad, la posibilidad de elegir la forma del estilo
subrayado, en la flechita ubicada al lado del icono correspondiente:
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La funcin de resaltacin del texto simula el uso de un rotulador fluorescente, pudiendo escoger
el color en el men que se despliega al pulsar la flechita lateral:
El color de la fuente del texto es la ltima opcin del cuadro y tambin cuenta posibilidad de
escoger el color:
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2.2 Prrafo.
Las tres primeras funciones del cuadro Prrafo permiten estructurar un texto con vietas y
numeracin.
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Tambin es posible definir vietas personalizadas, ya sea con imgenes o smbolos:
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El botn contiguo permite ordenar un texto de forma alfabtica, numrica o por fecha, ya sea
en orden ascendente o descendente:
La opcin siguiente sirve para mostrar las marcas y smbolos de formato que no son visibles
normalmente:
Los botones que permiten el alineado del texto estn agrupados en cuatro opciones (derecha,
centro, izquierda y justificacin):
La opcin de interlineado permite modificar la distancia entre las lneas de un texto o prrafo,
que viene predeterminado por un punto:
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2.3. Estilos.
El cuadro de estilos contiene conjuntos preestablecidos de caractersticas de formato que pueden
aplicarse para simplificar la elaboracin de documentos.
Las posibilidades de combinacin son enormes, dado que se pueden escoger otras opciones de
configuracin, como colores y fuentes:
En el siguiente ejemplo se selecciona la primera lnea del texto para darle un estilo de
encabezado:
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En el cuadro Pginas se puede aadir una portada al documento con el que se est trabajando,
as como una pgina en blanco en la posicin que se indique o definir un salto de pgina
tambin en una posicin determinada.
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que en el caso del ejemplo creara automticamente una tabla de 7x5 (7 columnas y 5 filas):
que al ser escogida, abre una ventanita de seleccin para determinar las caractersticas:
As, por ejemplo, en el caso de seleccionar 5 columnas y dos filas con un autoajuste relativo al
contenido, la tabla se muestra de esta forma:
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Como ya se coment, al insertar un elemento Word 2007 ofrece una ficha con herramientas
adicionales para ese elemento, en este caso una tabla:
As, se pueden realizar mltiples cambios de forma y color para personalizar una tabla de la
manera que se estime ms conveniente.
Las formas que Word 2007 ofrece son variadas, como se contempla en la seleccin que
aparece al pulsar el botn correspondiente:
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Algunas pueden ser de utilidad, como por ejemplo las llaves en caso de querer mostrar parte
del texto de forma esquemtica:
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la cual aparece en la pgina al hacer click en ella. Ahora slo queda arrastrar la forma (llave)
a la posicin adecuada:
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Los grficos ofrecen tambin un aspecto vivo a un texto relativo a clculos. Son algo complejos
de desarrollar en un principio, pero en esos casos la solucin es la prctica. Un ejemplo sencillo
para su uso en un documento:
En este texto se presentan dos valores, as que habr que realizar un grfico que los represente,
por lo que se selecciona el botn grfico y se escoge el que ms convenga:
Una vez hecho esto, se abre una ventana de Excel para introducir los valores apropiados para
la creacin del grfico. En este caso, vienen predefinidos cuatro, pero slo son necesarios dos:
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Puesto que el rango preestablecido usaba ms celdas, se debe ajustar tambin el mismo,
delimitando slo los valores necesarios:
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Microsoft Office Excel 2007 es una completa aplicacin para el diseo y elaboracin de hojas
de clculo, que mejora, con diferencia, las prestaciones de las versiones anteriores.
Las hojas de clculo de Excel son documentos que se utilizan para trabajar con datos, en una
organizacin de tabla formada por celdas, distribuidas en filas y columnas.
Excel 2007 incluye la tecnologa Excel Services, que permite compartir informacin con
seguridad.
Este tutorial pretende mostrar las funciones generales de Excel 2007 y ayudar a la comprensin
de diversos conceptos bsicos para la elaboracin de las hojas de clculo.
1. Caractersticas de Excel 2007.
Al iniciar la aplicacin Excel 2007 aparece una ventana en la que se muestra una hoja (de
clculo) cuadriculada compuesta por columnas y filas mediante celdas. Cada columna tiene en la
parte superior un ttulo en forma de letra y, en el caso de las filas, estas tienen un ttulo
mostrado por nmeros en el lateral izquierdo:
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Este es el documento base principal, al cual se le introducirn los datos en las celdas (las cuales
sirven tambin para los clculos matemticos). En realidad se denomina libro de trabajo , y
consta de tres hojas:
En el caso de no ser necesarias tres hojas, se puede eliminar una o dos pulsando con el botn
derecho del ratn sobre la pestaa de la hoja a quitar y seleccionando eliminar:
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En esa ventanita que se abre al pulsar el botn secundario del ratn se observa tambin la
funcin Cambiar nombre, la cual es til para denominar a cada hoja de manera ms especfica,
como por ejemplo los meses de un ao en los trabajos que utilicen una hoja por cada mes.
Tambin se puede aadir una hoja (o las que sean necesarias, hasta un mximo de 255)
mediante la pestaa situada a la derecha de las hojas existentes:
De esta manera quedan agrupadas todas las hojas pertenecientes a un estudio, trabajo o
proyecto en un mismo libro.
Las celdas se activan al presionar sobre ellas o desplazarse mediante el teclado con los cursores
(flechas), y es muy importante realizar una hoja de clculo de manera ordenada, puesto que
una hoja contiene hasta 17.179.869.184 celdas. En un documento corto o pequeo, es fcil
localizar un dato concreto, pero en trabajos extensos resulta un poco ms laborioso. Para
facilitar esta labor estn los ttulos de columna y fila. En el siguiente ejemplo, la celda
seleccionada pertenece a la columna E y a la fila 5, as que su posicin es E5 y su contenido es
Compras:
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Al igual que los otros programas del paquete Office 2007, Excel presenta sus herramientas y
opciones en unas fichas de tareas compuestas por cuadros con los botones correspondientes:
Excel cuenta con botones que facilitan la representacin numrica y matemtica en el cuadro
Nmero, en la ficha Inicio:
As, en el ejemplo antes mostrado, se puede aadir el smbolo monetario del euro () a las
cantidades, seleccionando la celda corresponiente y pulsando el botn:
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Lo mismo se puede hacer para insertar el smbolo de porcentaje (%) o aadir decimales a una
cifra mediante los botones que muestran tres ceros.
2. Formatos.
2.1. Celdas.
Con la posibilidad de cambio de formato para las celdas y su contenido, Excel permite una
mejor organizacin de un documento, ofreciendo una estructura ms fcil de visualizar.
Todas las celdas tienen una configuracin predeterminada de formato general, con el texto
alineado a la izquierda y los valores numricos a la derecha:
Para cambiar el formato de una celda se debe acceder a la opcin que se encuentra en la ficha
Inicio, en el cuadro celdas. Si el cambio se quiere aplicar a varias celdas, es preciso
seleccionarlas previamente. Esto se puede hacer seleccionando una celda y, con la tecla
maysculas presionada, desplazarse con los cursores en la direccin adecuada:
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En la ventana que se abre, se selecciona una opcin, en este caso se escoge el formato nmero
con una presentacin de las cifras negativas resaltadas en color rojo:
Otra manera de realizar estos cambios es utilizar el botn secundario del ratn pulsando sobre
la celda o grupo seleccionado, apareciendo as la ventanita de opciones. Dentro de esta se
escoge Formato de celdas:
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Esto se poda haber hecho de manera an ms simple, puesto que al pulsar el botn secundario
del ratn sobre una o varias celdas aparece, adems del men de opciones, otro con algunos
botones para el cambio rpido de formato:
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No presenta todas las herramientas, pero es til si se va a realizar un cambio en alguna de las
caractersticas que se representan en esos botones, no siendo necesario abrir la ventana de
Formato de celdas.
2.2. Alineacin.
Como ya se coment, Excel presenta un formato predeterminado para el texto y los nmeros.
Esto se puede modificar mediante las opciones de alineacin.
Estas opciones tambin se encuentran en la ventana de Formato de celdas, en la pestaa
Alineacin:
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se puede emplear la opcin Ajustar texto para adaptar el tamao de la celda a su contenido:
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En este caso la celda cambia su tamao, pero la apariencia esttica del documento se ve
afectada. Otra opcin es Reducir hasta ajustar, dentro de la misma ventana Formato de celdas:
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Pero en este caso tampoco resulta estticamente apropiado. Para mantener el tamao del texto
y ajustar la celda al contenido, la opcin de autoajuste de columna se encuentra en el botn
Formato, dentro del cuadro Celdas, en Inicio.
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2.3. Bordes.
Las delimitaciones que se aprecian entre columnas y filas no son aplicadas a la hora de imprimir
un documento elaborado con Excel, como tampoco ocurre con los encabezados. Para modificar
esto, en el caso de que se desee imprimir un documento con estos elementos, se debe seleccionar
esa opcin a travs de los botones correspondientes, en el cuadro Opciones de la hoja, dentro de
la ficha Diseo de pgina:
Del mismo modo se puede desactivar la vista de los encabezados y las delimitaciones de filas y
columnas en la pantalla, quitando la marca positiva de los botones Ver respectivos.
Para imprimir un documento haciendo visibles los bordes del texto, hay que seleccionar las
celdas previamente y acceder a la ventana de Formato de celdas:
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En la pestaa Bordes se accede a las opciones, donde se puede escoger el estilo del mismo y la
delimitacin. Para el ejemplo se ha escogido un borde externo (contorno):
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Para hacer ms atractivo el resultado del documento impreso, se puede utilizar un color de
relleno para las celdas y un borde tambin de color. En este caso se va a seleccionar un color
interior para la fila de ttulo y un borde para delimitar la primera columna del texto:
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En este ejemplo se ha escogido la opcin Barras de datos, mediante el cual el relleno de color va
en funcin de las cifras.
Se puede dar a un cuadro de datos como el del ejemplo un aspecto de tabla con variedad de
color, a travs de la opcin Dar formato como tabla, en el cuadro Estilos, en Inicio:
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Como se ve en la imagen, la tabla ofrece unos botones de seleccin, que posibilitan ordenar la
columna de datos correspondiente de mayor a menor o de menor a mayor, adems de otras
opciones.
Microsoft Office PowerPoint 2007 es una aplicacin que permite la creacin de presentaciones
grficas, al estilo de diapositivas que pueden combinar texto, diagramas, imgenes, vdeos,
msica y efectos especiales diversos.
Este tutorial de PowerPoint 2007 pretende acercar al usuario a la creacin de presentaciones
atractivas, haciendo un repaso a las funciones y herramientas que el programa ofrece.
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En la parte superior se advierte una clasificacin por fichas que a su vez contienen varios
cuadros de manera similar a la que muestra Word 2007, cada una con sus herramientas
correspondientes, mostradas en botones, para controlar la creacin de diapositivas.
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Este cuadro contiene las opciones de creacin de diapositivas y de eleccin de diseo. Tambin
presenta la opcin de borrado individual:
La plantilla que se observa al iniciar PowerPoint es de estilo bsico, ideal para realizar
prcticas de inicio. Para escoger otros modelos, esa opcin se encuentra en la flechita ubicada
en el lado derecho de Nueva diapositiva:
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1.4. Cuadro de dibujo.
Aqu se ofrecen tanto opciones de coloreado como de insercin de objetos de diseo rpido:
Las formas son bsicamente las mismas que incorpora Word 2007:
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Mediante Estilos rpidos se puede establecer un estilo visual para un elemento:
Los tres botones agrupados ofrecen la posibilidad de modficar el color de relleno o el aspecto
del borde exterior y la adicin de efectos visuales como sombreado, reflexin, resplandor,
suavizado de bordes, bisel o efectos de rotacin:
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Adems de la aportacin visual que supone la utilizacin de imgenes, tablas y grficos, los
elementos que pueden dar an mayor dinamismo a un documento de PowerPoint son las formas
y los objetos de WordArt.
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El estilo visual que aporta WordArt enriquece el documento tambin, y ampla la cantidad de
recursos disponibles a la hora de confeccionar un trabajo:
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En la ficha Insertar, dentro del cuadro Texto, es posible aadir informacin para el encabezado
y pie de pgina, en los botones
3. Diseo.
En realidad, las opciones de diseo no estn limitadas a la ficha que lleva su nombre,
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sino que ms bien es el conjunto de todas las herramientas y posibilidades que ofrece
PowerPoint 2007, as que las posibilidades creativas estn a la par de la imaginacin del
usuario, que a travs de la experimentacin puede llegar a vislumbrar las dimensin que
alcanza el programa.
En la ficha Diseo se ofrecen algunos diseos temticos para ser usados como base, con colores
y fondos preestablecidos que pueden ser modificados tambin:
4. Plantillas.
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PowerPoint 2007 ofrece tambin una serie de plantillas para facilitar la creacin de
presentaciones de forma rpida, con temtica y diseo variados que pueden ser modificados a
conveniencia.
El acceso a las plantillas se encuentra en el botn de Office, situado en la esquina superior
izquierda:
Al pulsar el botn, se abre una ventanita de opciones variadas, donde se debe seleccionar
Nuevo:
para as acceder a la ventana de Nueva presentacin, donde se puede acceder a las plantillas
incluidas en la aplicacin,
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o conectar con el servicio online de Office para obtener las plantillas desde ah:
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En la seccin Presentaciones se ofrecen cinco temas diferentes (acadmico, empresa, diseo,
curso y otras) y, al seleccionar el adecuado, por ejemplo empresa, se realiza la conexin con el
servicio para la obtencin de los modelos:
1. Iniciacin.
Al abrir la aplicacin Access 2007, aparece una pantalla de introduccin como la de la imagen:
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Se puede crear una nueva base de datos a travs del icono Base de datos en blanco:
o tambin con la combinacin de teclas Ctrl + u, o desde el botn de Office situado en la parte
superior izquierda de la ventana, en la opcin Nuevo. Al hacer esto, en la parte derecha de la
ventana aparece un cuadro en el que se debe introducir el nombre de la nueva base de datos:
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Es posible crear una base de datos desde las plantillas prediseadas que Access incluye en
Plantillas locales:
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En este caso se ha seleccionado la plantilla Alumnos y, tras ser introducido un nombre, la base
de datos se crea a partir de esta plantilla:
El sistema suele informar de la posibilidad de que ficheros de este tipo incluyan contenido
maligno, y puede deshabilitarlo. Esta medida de seguridad no es necesaria para las bases de
datos creadas por el propio usuario, as que se pulsa en el botn Opciones del mensaje de
seguridad
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En el caso de abrir un fichero de Access vaco, la ventana del programa que se abre muestra el
siguiente aspecto:
Al igual que las otras aplicaciones de Office 2007, las herramientas y funciones se presentan en
fichas con sus correspondientes cuadros y botones.
En el lado izquierdo se dispone de un panel de exploracin, que muestra los objetos (tablas,
formularios, informes, consultas, macros...), y permite acceder a estos. Tambin se pueden crear
grupos personalizados de objetos pertenecientes a una base de datos. El panel de exploracin
sustituye a la Ventana base de datos presente en anteriores versiones de Access.
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Las bases de datos sirven para recopilar y gestionar la informacin relativa a un determinado
tema o propsito, y para administrar los datos Access emplea diversos objetos:
Tablas. Los datos se organizan en registros y campos. Para aadir una tabla, se
accede a la ficha Crear, donde se encuentra el cuadro Tablas.
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tareas. Los pasos a efectuar se reemplazan de este modo por una combinacin
de claves o nombres.
2. Tablas.
Access 2007 organiza la informacin de las bases de datos en tablas. Una base de datos
puede contener una sola tabla o varias, dependiendo de las caractersticas. En las tablas la
informacin se distribuye de forma similar a una hoja de Excel, con filas que contienen
informacin llamadas registros y columnas (denominadas campos), que son utilizadas para
introducir datos sobre el elemento registrado en cada fila.
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De este modo aparece en pantalla una ventana dividida en dos secciones, la parte superior, con
la tabla a configurar y la parte inferior, con las propiedades de los campos.
Nombre del campo: en esta columna se introduce el nombre que identifica los
datos que contendr la tabla.
Tipo de datos: mediante un desplegable que incorpora esta columna en su ttulo
se puede elegir la categora adecuada para el tipo de informacin que se
vaya a guardar.
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Pulsando el botn Examinar se abre el explorador de Windows para obtener el archivo desde
su ubicacin.
Al seleccionar el archivo que se pretenda importar, Access abre una ventana denominada
Asistente para importacin de hojas de clculo, en la que muestra una previsualizacin del
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contenido del archivo y las hojas que estn includas en el libro de Excel que forma ese archivo.
Se selecciona la hoja de clculo que se quiera importar y se pulsa Siguiente.
La siguiente opcin permite especificar los campos que van a ser importados. Al seleccionarlos,
se pueden modificar ciertos parmetros en el cuadro Opciones de campo:
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A continuacin el asistente solicitar al usuario que defina un campo como clave principal para
la identificacin nica de cada registro de la tabla y acelerar el proceso de acceso a los datos.
Si se opta por dejar a Access definir esta clave, aplicar un campo para ese fin:
Si al contrario se quiere definir un campo especfico como clave principal, se puede escoger
desde la lista desplegable que ofrece esta opcin:
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Cuando la importacin se ha realizado, aparece una ventana informativa que permite guardar
los pasos realizados en el proceso para realizar las futuras importaciones con ms rapidez.
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De este modo se incorpora la hoja de clculo a Access formando una tabla nueva:
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de esta forma se abre un men desplegable, donde hay que pulsar en la opcin Archivo de
dBASE:
A continuacin se selecciona el tipo de archivo de base de datos que se quiera importar, Access
abrir un asistente para la obtencin de datos externos, en el cual se selecciona el archivo a
importar.
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Lo mismo sucede con las otras opciones (calendario, contatos y tareas). El calendario abre una
tabla detallada, en la que figuran los eventos o citas importantes, en el caso de que se hayan
introducido previamente.
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Estas herramientas sirven para ejecutar las acciones ms usuales, como escribir un mensaje nuevo,
El siguientes botn ofrece la posibilidad de clasificar un email por categoras, representadas por
colores:
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La opcin Enviar y recibir permite comprobar el estado de la cuenta de correo, para comprobar
tanto la recepcin como el envo de un email. Aunque Outlook comprueba de forma automtica
la entrada y salida de correos, esta opcin permite hacerlo de manera inmediata.
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En el caso de recibirse un correo electrnico con elementos de riesgo, como imgenes jpg en la
estructura o una procedencia sospechosa, Outlook informa de ello mediante un mensaje en la
parte superior del panel, e incluso bloquea las imgenes, hasta que el usuario permita la
visualizacin, si lo estima conveniente. Para un email de suplantacin de identidad (phising), en
este caso un fraude bancario, se muestra la correspondiente advertencia:
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tras lo cual se abre la ventanita Cuentas de correo electrnico, donde, en la opcin primera
(Correo electrnico) hay que seleccionar la pestaa Nuevo:
Se abre as otra ventana para la eleccin del servicio (el habitual, POP3, viene establecida por
defecto):
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NOTA: Para el caso de las cuentas de correo electrnico de Google (Gmail), es necesario
acceder a esta previamente desde el navegador de Internet y, una vez ah, seleccionar la
opcin Configuracin, que se halla en la esquina superior derecha de la pgina principal de
Google Gmail:
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y ah hay que escoger la opcin Habilitar POP para todos (incluso si ya se han descargado)
dentro del cuadro Descarga correo POP:
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