Taller: “PUESTA EN MARCHA DE SOFIA

PLUS EN LOS CENTROS DE FORMACIÓN”

Enero 19 al 22 de 2010
Guía Día 2 – Proyectos y Formación Titulada
No a la medida

1. GESTIÓN DE PROYECTOS DE FORMACIÓN

La gestión de proyectos en SOFIA comprende la consulta, creación y modificación de

proyectos de formación. La creación de proyectos esta asignada al rol de “Equipo de
Desarrollo Curricular”, donde se encuentra activo el paquete funcional Desarrollo
Curricular.

Selección del Rol Desarrollo Curricular

Opciones de la pantalla Gestionar Proyectos de Aprendizaje

El equipo de planificación curricular del Centro consulta el banco de proyectos con el que
cuenta la entidad para determinar la existencia o no de proyecto(s) que estén asociados
con las necesidades del entorno socio-económico, las ocupaciones que podrá
desempeñar un aprendiz y los resultados de aprendizaje asociados a las competencias
del programa.

Cuando no existan proyectos que se ajusten a las necesidades identificadas, ó cuando la

cantidad de proyectos no sea suficiente para la ejecución del programa de formación, el
equipo de planificación curricular procede a formular proyectos teniendo en cuenta los

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aspectos consignados en el Formato Proyecto de Formación. Estos proyectos podrán

crearse y modificarse en el sistema SOFIA Plus y mientras no sean enviados para su
aprobación por parte de la Coordinación Académica, quedarán como proyectos “En
construcción”.

Una vez los proyectos se envíen para su aprobación, pasan a ser proyectos en estado
“Formulado”, momento en el cual el Coordinador Académico podrá aprobar o no la
formulación realizada a través de su rol en el paquete funcional “Desarrollo Curricular”.
Una vez aprobado un proyecto por el Coordinador Académico, el nuevo estado es
proyecto “Publicado” y puede ser utilizado en la construcción de Rutas de Aprendizaje
para el o los programas que fue creado.

a) Consulta de proyectos.

Esta opción permitirá consultar y verificar la existencia de proyectos de formación para

los programas que inician y para los que vienen en ejecución.

Para realizar la consulta se debe colocar en forma obligatoria el programa de

formación asociado al proyecto, los otros campos para el filtro de consulta son
opcionales. Una vez se hayan ingresado los valores de los campos da clic en el botón
de consultar lo que listará los proyectos que cumplan con dichas condiciones de filtro.

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Opciones con el listado de proyectos consultados

Al consultar los datos de un proyecto determinado podrá visualizar la información del

mismo de acuerdo a lo presentado en las siguientes pantallas:

Pantalla 1 - Información del proyecto

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Pantalla 2 - Información del proyecto

Pantalla 3 - Información del proyecto

b) Creación de Proyectos.

Esta opción se accede a través de la opción Gestión de proyectos.

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Opciones para la creación de proyectos

Al ingresar a Crear un proyecto de Aprendizaje, para un programa o interprograma,

deberá dar clic en el botón de “Crear proyecto de aprendizaje” y diligenciar la
información del proyecto en los diferentes tópicos.

Debe tener en cuenta que el formulario permite ir guardando la información

diligenciada de tal forma que puede diligenciarla en diferentes etapas, pero para esto
se hace necesario que se hayan diligenciado los campos: Información Básica del
Proyecto, Alcance, Innovación/Gestión Tecnológica, Valoración Productiva, Programa
de Formación y Equipo que participo en la formulación del proyecto. Este último tópico
es indispensable por qué solo los funcionarios incluidos en el equipo que formula el
proyecto, tendrá la alternativa de realizar cambios cuando el proyecto este en
construcción y/o formulado. Siempre que se guarde el proyecto, este quedará en
estado “En Construcción” y podrá ser editado por cualquier funcionario instructor que
tenga el rol “Desarrollo Curricular” y que pertenezca al equipo de formulación del
proyecto ingresado. Solo cuando al proyecto le hayan diligenciado todos los tópicos,
debe darse clic en el botón “Finalizar Proyecto” ya que esto permite que el proyecto
cambie de estado “En construcción” a “Formulado” y es en este último estado que
puede ser evaluado por el Coordinador Académico del Centro.

En el momento de Crear el Proyecto, es importante tener en cuenta los siguientes tips:

1. Asociar el o los programas de formación al proyecto.

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Opción para asociar un programa de formación al proyecto

En esta opción debe buscar el programa para el cual se construyó el proyecto y

posteriormente dar clic en el botón “Agregar Programa”. Esta acción permite
relacionar los Resultados de Aprendizaje del programa seleccionado a las
Actividades (organizadas por Fases) que se incluirán en el proyecto.

2. Incluir funcionarios al equipo de formulación del proyecto.

Incluir equipo de formulación del proyecto

Es necesario que se incluya el equipo de formulación del proyecto para que
posteriormente los funcionarios allí incluidos puedan tener acceso a la
modificación o envío del proyecto. Solo los funcionarios relacionados en este
listado podrán tener acceso al proyecto.

3. Incluir las Fases y Actividades del proyecto.

Para incluir las fases es necesario hacer clic en el símbolo que aparece en la
imagen, de tal forma que despliegue el formulario que permitirá ingresar el nombre
de la fase a incluir, ingresado el nombre posteriormente deberá hacer clic en el
botón “Agregar Fase”

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Opción de agregar y editar Fases del proyecto

Después de registrar la fase, se incluirá la información correspondiente a las

actividades del proyecto que se realizan en dicha fase, así como las
competencias, los resultados de aprendizaje y el presupuesto requerido. Para ello
se debe hacer clic en el símbolo de agregar una Actividad.

Para incluir una actividad la información solicitada es la siguiente:

Información básica para una actividad del proyecto

Adicional a la información básica de la actividad, se deben asociar los Resultados

de Aprendizaje que se desarrollaran a través de la Actividad del proyecto.

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Opción de relacionar Resultados de Aprendizaje para una Actividad

En la pantalla para relacionar los Resultados de aprendizaje, se deben marcar los

resultados que se deseen asociar. Debe tener en cuenta que pueden aparecer
más de una página con este listado, lo cual depende de las competencias del
programa o los programas que se han asociado al proyecto.

Posteriormente se deben ingresar los Recursos asociados (Equipos,

Herramientas, Talento Humano, Materiales de Formación), necesarios para el
desarrollo de la Actividad, para cada recurso a ingresar se debe hacer clic en
Guardar Recurso.

Opción de incluir los recursos de la Actividad y Guardar los cambios

Una vez incluidos los recursos se deben guardar los datos registrados para la
Actividad del proyecto.

Este proceso se deberá realizar para cada una de las actividades del proyecto
que se contemplan realizar en las diferentes Fases.

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Finalmente se debe incluir el presupuesto del proyecto.

Opciones para incluir el presupuesto del proyecto

Recuerde siempre utilizar la opción “Guardar Proyecto”, de esta manera se irá

realizando el almacenamiento parcial de la información registrada. Solo se debe
dar clic en “Finalizar Proyecto” cuando se hayan completado todos los tópicos.

c) Aprobación de un proyecto por parte del Coordinador.

En el momento de construir un proyecto y dar clic en la opción “Finalizar Proyecto”,

este queda en estado formulado y puede ser revisado por el Coordinador Académico
del centro al que este asociado. Para acceder a esta opción se debe ingresar con el
rol del “Coordinador Académico” y seleccionar el paquete funcional “Desarrollo
Curricular”.

Opciones con el rol Coordinador Académico, paquete funcional Desarrollo Curricular

Al ingresar a la opción “Gestionar Proyectos de Aprendizaje”, el Coordinador

Académico podrá listar los proyectos del Centro filtrando por el programa asociado y
otros campos adicionales que permiten realizar la búsqueda. De acuerdo al estado en
que se encuentren los proyectos listados, el sistema habilitará las opciones de ver
detalles del proyecto (consultarlo), Aprobar proyecto y/o Modificar proyecto.

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Opciones del Coordinador Académico para la gestión de proyectos

Al ingresar a la evaluación del proyecto el coordinador podrá revisar los diferentes

tópicos con la información registrada, seleccionar un estado para el proyecto
(publicado o en espera), registrar una justificación para el estado asignado al proyecto
y guardar y enviar la evaluación o incluso cancelar la evaluación.

Opciones para la evaluación de un proyecto

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d) Creación y consulta de Rutas de Aprendizaje.

Las opciones de creación y consulta de Rutas de Aprendizaje se encuentran

asociadas a la Gestión de proyectos, de tal forma que su acceso también se hace a
través del rol de Desarrollo curricular.

Opciones de creación y consulta de Rutas de Aprendizaje

Una Ruta de Aprendizaje se compone de uno o más proyectos que permitan el

desarrollo de los Resultados de Aprendizaje de un programa.

La creación de las rutas se debe realizar posterior al alistamiento de los proyectos que
se trabajarán asociados a un programa. Adicionalmente, la Ruta de Aprendizaje estará
asociada a un grupo de estudiantes determinado que pertenece a una Ficha.

La Ficha es el concepto que permite identificar a un curso de estudiantes en el

sistema, un curso respondía a un número de orden y oferta.

1. Creación de una ruta de aprendizaje.

La creación de una ruta se realiza dando clic en la opción “Generar Ruta de

Aprendizaje”, el primer paso consiste en buscar el programa al que estará
asociado la ruta, este programa es el que debe estar asociado al proyecto o
proyectos que se asociaran a la ruta y también está asociado con la Ficha en la
que se desarrollará la ruta a construir.

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Pantalla con las opciones para la creación de Rutas de Aprendizaje

Al seleccionar el programa y dar clic en el botón consultar, el sistema permite

incluir el nombre de la ruta, la ficha a la que se asociará y el proyecto o proyectos
que se desarrollarán en la ruta.

Tenga en cuenta que al seleccionar un proyecto, el sistema verificará cuales de las

competencias y resultados de aprendizaje asociados al programa serán
contemplados. El sistema solo le permitirá crear rutas que contemplen todos los
Resultados de Aprendizaje del programa, esto se podrá hacer a través de uno o
más proyectos.

Para finalizar deberá dar clic en el botón de Guardar que se encuentra en la parte
inferior de la pantalla.

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2. Consultar una ruta de aprendizaje. Las opciones de consulta se presentan en la

siguiente imagen.

Pantalla con opciones de consulta de Rutas de Aprendizaje

Para consultar una ruta se debe buscar y seleccionar el Programa de Formación y

la Ficha de Caracterización, que permiten filtrar las rutas a presentar.

Presentado el listado se puede consultar los detalles de una ruta, eliminarla o crear
una nueva ruta basada en una de las existentes, todo de acuerdo a las opciones
presentadas en la anterior imagen.

2. GESTIÓN DE LA FORMACIÓN TITULADA NO A LA MEDIDA

Para efectos de este trabajo inicial que se debe realizar en los centros se debe tomar
como un insumo las fichas de caracterización que han sido migradas a SOFIA y que
corresponden a los grupos que venian en ejecución y a la primera oferta que inicia en este
año 2010. La creación de nuevas fichas será contemplada al revisar la formación titulada
a la medida.

Para consultar las fichas de su centro que han sido migradas a SOFIA Plus, por favor
consulte el listado disponible en el FTP Nacional ftp://172.16.2.69/ en la carpeta
“DIRECCION FORMACION PROFESIONAL”, al interior de la subcarpeta “1. SOFIA
PLUS\ 2. FICHAS DE CARACTERIZACIÒN\”.

a) Planeación y asignación de recursos (instructores, ambientes de aprendizaje y

recursos)

Esta labor consiste en asociar instructores, ambientes y recursos a las fichas de

caracterización que se desarrollarán en el Centro y la debe realizar el Coordinador
Académico a través del paquete funcional Gestión de Ambientes. Esta asociación
responde a una planeación general que permite tener una mejor visión de los recursos

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