LEY 594 DE 2000

(Julio 14)
Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de
2004, 1100 de 2014.
por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones.
El Congreso de Colombia
Ver la Circular de la Procuradura General 035 de 2009, Ver el
Documento de la Procuradura General 1707 de 2009, Ver el pargrafo 3,
art. 144, Ley 1448 de 2011, Ver Acuerdo AGN 5 de 2013, Ver Decreto
2578 de 2012
DECRETA:
TITULOI
OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES
FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
ARTCULO 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las
reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del
Estado.
ARTCULO 2. Ambito de aplicacin. La presente ley comprende a la
administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas
que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por
la presente ley.
ARTCULO 3. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los
siguientes conceptos, as:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la
persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia.

Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la

gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades
oficiales y aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico
por entidades privadas.
Archivo privado de inters pblico. Aquel que por su valor para la historia,
la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado
como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por
una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del
documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.
Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su
valor histrico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informacin,
segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel
existente los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos,
orales y sonoros.
Tabla de retencin documental. Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria de informacin con todos los
rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.

ARTCULO 4. Principios generales. Los principios generales que rigen

la funcin archivstica son los siguientes:
a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de
disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la
informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin
en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;
Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado,
en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de
los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los
de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en
las decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la ley;
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la
administracin y la cultura, porque los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en
antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;
c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan
las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y
cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los
hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las
instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la
eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en
el servicio al ciudadano;
d) Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la
organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los
mismos.
e) Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General
de la Nacin es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar
la funcin archivstica para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del
Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la
riqueza cultural de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del Estado,
segn lo dispone el ttulo I de los principios fundamentales de la
Constitucin Poltica;

f) Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la

administracin de los archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos
el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;
g) Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de
la racionalidad de la administracin pblica y como agentes
dinamizadores de la accin estatal. As mismo, constituyen el referente
natural de los procesos informativos de aqulla;
h) Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la
infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin,
estableciendo programas eficientes y actualizados de administracin de
documentos y archivos;
i) Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho
cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora;
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y
aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la
naturaleza de la administracin pblica y a los fines del Estado y de la
sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica sustitutiva;
k) Interpretacin. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos
reglamentarios se interpretarn de conformidad con la Constitucin
Poltica y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia
celebre el Estado colombiano.
T I T U L O II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES
ARTCULO 5. El Sistema Nacional de Archivos:
a) Es un conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que
posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos
archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la
salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a
la informacin y a los documentos;

b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la

Nacin, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes
niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios.
Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de
Archivo. Las entidades del Sistema actuarn de conformidad con las
polticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la
Cultura;
c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de
unidad normativa, descentralizacin administrativa y operativa,
coordinacin, concurrencia y subsidiariedad;
d) El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la
modernizacin y homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica
y propiciar la cooperacin e integracin de los archivos. As mismo,
promover la sensibilidad de la administracin pblica y de los
ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos,
como centros de informacin esenciales para la misma, y de los
histricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva;
e) Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que
conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y
regularn siguiendo los principios de participacin, cooperacin,
descentralizacin y autonoma;
f) El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema
Nacional de Archivos.
ARTCULO 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del
Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a
cabo los procesos de planeacin y programacin y desarrollarn
acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control, seguimiento y
coordinacin, as:

a) La planeacin y programacin la formularn las instituciones

archivsticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes
sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales;

b) La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin,

los consejos territoriales de archivos, los comits tcnicos, las entidades
de formacin de recurso humano, las asociaciones y las entidades
pblicas y privadas que presten este servicio;
c) La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de
desarrollo sern responsabilidad de los archivos del orden nacional,
territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del
Estado;
d) La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de
conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas
reglamentarias.
T I T U L O III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
ARTCULO 7.. Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y
competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin y
competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Nacin;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
PARGRAFO. El Archivo General de la nacin tendr las funciones
sealadas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las
incorporadas en la presente ley.
ARTCULO 8. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de
vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;

d) Archivos de entidades del orden metropolitano;

e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la ley los
desarrolle.
ARTCULO 9. Los archivos segn la organizacin del Estado.
a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Organos de Control;
e) Archivos de los Organismos Autnomos.
ARTCULO 10. Obligatoriedad de la creacin de archivos. La creacin de
los archivos contemplados en los artculos 8o. y 9o. de la presente ley,
as como los archivos de los organismos de control y de los organismos
autnomos ser de carcter obligatorio.
T I T U L O IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
ARTCULO 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos
pblicos. El Estado est obligado a la creacin, organizacin,
preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios
de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la
normatividad archivstica.
ARTCULO 12. Responsabilidad. La administracin pblica ser
responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus
archivos.

ARTCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administracin

pblica deber garantizar los espacios y las instalaciones necesarias
para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de
construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o
arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas
existentes sobre reas de archivos.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 08 de 2014
ARTCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos
pblicos. La documentacin de la administracin pblica es producto y
propiedad del Estado, y ste ejercer el pleno control de sus recursos
informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no
son susceptibles de enajenacin.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 08 de 2014
PARGRAFO 1. La administracin pblica podr contratar con
personas naturales o jurdicas los servicios de custodia, organizacin,
reprografa y conservacin de documentos de archivo.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 08 de 2014
PARGRAFO 2. Se podr contratar la administracin de archivos
histricos con instituciones de reconocida solvencia acadmica e
idoneidad.
PARGRAFO 3. El Archivo General de la Nacin establecer los
requisitos y condiciones que debern cumplir las personas naturales o
jurdicas que presten servicios de depsito, custodia, organizacin,
reprografa y conservacin de documentos de archivo o administracin
de archivos histricos.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 08 de 2014
ARTCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los
servidores pblicos. Los servidores pblicos, al desvincularse de las
funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo
debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que
establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique
exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.

ARTCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los

archivos de las entidades pblicas. Los secretarios generales o los
funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes
a las entidades pblicas, a cuyo carga estn los archivos pblicos,
tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern
responsables de su organizacin y conservacin, as como de la
prestacin de los servicios archivsticos.
ARTCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo.
Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos
principios de la tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin
Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a
las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre guiados
por los valores de una sociedad democrtica que les confe la misin de
organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la
documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte
del patrimonio documental de la Nacin.
ARTCULO 18. Capacitacin para los funcionarios de archivo. Las
entidades tienen la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios
de archivo, en programas y reas relacionadas con su labor.
PARGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar
programas de formacin profesional y de especializacin en archivstica,
as como programas de capacitacin formal y no formal, desarrollados
por instituciones educativas.
ARTCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrn
incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin
de su archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico,
informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los
siguientes requisitos:
a) Organizacin archivstica de los documentos;
b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo
en cuenta aspectos como la conservacin fsica, las condiciones
ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin
de la informacin contenida en estos soportes, as como el
funcionamiento razonable del sistema.

PARGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios

gozarn de la validez y eficacia del documento original, siempre que se
cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la
autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin.
PARGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores
histricos no podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos
y/o almacenados mediante cualquier medio.
ARTCULO 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades
pblicas. Reglamentado por el art. 1, Decreto Nacional 029 de 2015. Las
entidades pblicas que se suprimen o fusionen debern entregar sus
archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o
entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
PARGRAFO. Las entidades pblicas que se privaticen debern
transferir su documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a la
cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 41 de 2002
TITULO V
GESTION DE DOCUMENTOS
Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012
ARTCULO 21. Programas de gestin documental. Las entidades
pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya
aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos.
PARGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarn
de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede
garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los
requisitos exigidos por las leyes procesales.
ARTCULO 22. Procesos archivsticos. La gestin de documentacin
dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la
produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la
recuperacin y la disposicin final de los documentos.

ARTCULO 23. Formacin de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital

de los documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestin. Comprende toda la documentacin que es
sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza
para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados;

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los

distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no
es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo
central los documentos de archivo de conservacin permanente.
ARTCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser
obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retencin documental. Ver Acuerdo Archivo General
de la Nacin 39 de 2002
ARTCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El
Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el del
sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables,
reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin documental,
organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales,
documentos contables y documentos notariales. As mismo, se
reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades
privadas que presten servicios pblicos.
ARTCULO 26. Inventario documental. Es obligacin de las entidades de
la Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que
produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el
control de los documentos en sus diferentes fases.

T I T U L O VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

ARTCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las

personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos
pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a
la ley.
Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados
garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen
nombre de las personas y dems derechos consagrados en la
Constitucin y las leyes.
ARTCULO 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modifcase el inciso
2o. del artculo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva
legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos de su
expedicin. Cumplidos stos, el documento por este solo hecho no
adquiere el carcter histrico y podr ser consultado por cualquier
ciudadano, y la autoridad que est en su posesin adquiere la obligacin
de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

ARTCULO 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los

documentos histricos presenten deterioro fsico manifiesto tal que su
estado de conservacin impida su acceso directo, las instituciones
suministrarn la informacin contenida en estos mediante un sistema de
reproduccin que no afecte la conservacin del documento, certificando
su autenticidad cuando fuere del caso.
T I T U L O VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
ARTCULO 30. Documentos administrativos. Slo por motivos legales las
entidades del Estado podrn autorizar la salida temporal de los
documentos de archivo.
ARTCULO 31. Documentos histricos. En los archivos pblicos de
carcter histrico se podr autorizar de manera excepcional la salida
temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del
archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la
seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha
autorizacin en los siguientes trminos:

a) Motivos legales;
b) Procesos tcnicos;
c) Exposiciones culturales.
PARGRAFO. Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por
motivos legales, procesos tcnicos especiales o para exposiciones
culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del
territorio nacional.
T I T U L O VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
Reglamentado por el Decreto Nacional 106 de 2015.
ARTCULO 32. Visitas de inspeccin. El Archivo General de la Nacin
podr, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento
visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con el fin
de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus
normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular, requerir a
la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar
o dar traslado, segn el caso, a los rganos competentes con el fin de
establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas
pertinentes.
ARTCULO 33. Organo competente. El Estado, a travs del Archivo
General de la Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos
declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o
poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado.
ARTCULO 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el
artculo 8o. de la Constitucin Poltica, el Archivo General de la Nacin
fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la
creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los
archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus
disposiciones.
ARTCULO 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del
Archivo General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de
sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades

dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la

presente ley y sus normas reglamentarias, as:
a) Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato
las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos
pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y
correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de
las rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado por
la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del
tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el caso, de
hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el
tiempo que persista el incumplimiento;
b) Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas
gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de
conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995;
c) Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del
patrimonio documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo
establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Cdigo
Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere
flagrancia, poner inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad
de polica ms cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales
previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y
archivos histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a
rdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los
esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan
sido extrados ilegalmente del territorio colombiano.
T I T U L O IX
ARCHIVOS PRIVADOS

ARTCULO 36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes

a personas naturales o jurdicas de derecho privado y aquellos que se
deriven de la prestacin de sus servicios.

ARTCULO 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimular

la organizacin, conservacin y consulta de los archivos histricos
privados de inters econmico, social, tcnico, cientfico y cultural. En
consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar especial
proteccin y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de
investigacin y enseanza cientfica y tcnica, empresariales y del
mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos
polticos, as como a los archivos familiares y de personalidades
destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica.
ARTCULO 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurdicas
propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta
significacin histrica, debern inscribirlos en el registro que para tal
efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios,
poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de inters
cultural, continuarn con la propiedad, posesin o tenencia de los
mismos y debern facilitar las copias que el Archivo General de la Nacin
solicite.
ARTCULO 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados.
La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del
derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca
para el efecto, podr declarar de inters cultural los documentos privados
de carcter histrico. Estos formar parte del patrimonio documental
colombiano y en consecuencia sern de libre acceso.
ARTCULO 40. Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional establecer
y reglamentar un rgimen de estmulos no tributarios para los archivos
privados declarados de inters cultural, tales como: premios anuales,
asistencia tcnica, divulgacin y pasantas.
ARTCULO 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y a
las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras
de documentos declarados de inters cultural:
a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del
Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de
una multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes.
Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters
cultural, objeto de la exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados
y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos

los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan

sido extrados ilegalmente del territorio colombiano;

b) Transferir a ttulo oneroso o gratuito la propiedad, posesin o tenencia

de documentos histricos, sin previa informacin al Archivo General de la
Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cincuenta
salarios mnimos legales mensuales vigentes.
PARGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la
investigacin correspondiente y a la imposicin de las sanciones
establecidas en la ley.
ARTCULO 42. Obligatoriedad de la clusula contractual. Cuando las
entidades pblicas celebren contratos con personas naturales o jurdicas,
nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacin
cultural, cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los contratos una
clusula donde se establezca la obligacin de aqullas de entregar
copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos,
siempre y cuando no contraren las normas sobre propiedad intelectual y
no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artculo
15 de la Constitucin Poltica.
PARGRAFO. Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales
en Colombia, en relacin con sus documentos de archivo, se regularn
por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo
caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir los documentos y
archivos que deseen transferir.
ARTCULO 43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales
pertenecen a la Nacin. Los que tengan ms de treinta aos debern ser
transferidos por la correspondiente notara al Archivo General Notarial del
respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del
Archivo General de la Nacin, tomar las medidas pertinentes.

TITULOX
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

ARTCULO 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los

archivos histricos pblicos podrn recibir donaciones, depsitos y
legados de documentos histricos.
ARTCULO 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de
carcter histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos
por la Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta.
Declrase de inters pblico o de inters social, para efectos de la
expropiacin por va administrativa a la que se refiere la Constitucin
Poltica, la adquisicin de archivos privados de carcter histrico-cultural
que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o
prdida.

T I T U L O XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
ARTCULO 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la
Administracin Pblica debern implementar un sistema integrado de
conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
ARTCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo,
sean originales o copias, debern elaborarse en soportes de comprobada
durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o
internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General
de la Nacin.
PARGRAFO. Los documentos de archivo de conservacin permanente
podrn ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deber preverse
un programa de transferencia de informacin para garantizar la
preservacin y conservacin de la misma.
ARTCULO 48. Conservacin de documentos en nuevos soportes. El
Archivo General de la Nacin dar pautas y normas tcnicas generales
sobre conservacin de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos
en nuevos soportes.
ARTCULO 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo
2o. de la Ley 80 de 1989 quedar as: "En ningn caso los documentos

de carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido

reproducidos por cualquier medio".

T I T U L O XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION
ARTCULO 50. Estmulos. El Gobierno Nacional establecer premios y
estmulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus
acciones y trabajos tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a la
salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del pas,
as como a los autores de estudios histricos significativos para la
historiografa nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales
premios y estmulos podrn consistir en: becas, concursos,
publicaciones, pasantas, capacitacin y distinciones honorficas.
T I T U L O XIII
DISPOSICIONES FINALES
ARTCULO 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuradura
General de la Nacin y la Contralora General de la Repblica prestarn
todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nacin,
para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.
ARTCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha
de su publicacin y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le
sean contrarias.
El Presidente del honorable Senado de la Repblica,MIGUEL
PINEDO VIDAL.
El Secretario General del honorable Senado de la
Repblica,MANUEL ENRQUEZ ROSERO.
La Presidenta de la honorable Cmara de Representantes,NANCY
PATRICIA GUTIRREZ CASTAEDA.
El Secretario General de la honorable Cmara de
Representantes,GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO.

REPUBLICA DE COLOMBIA GOBIERNO NACIONAL

Publquese y ejectese.
Dada en Santa Fe de Bogot, D. C., a 14 de julio de 2000.
ANDRES PASTRANA ARANGO
El Ministro de Hacienda y Crdito Pblico,Juan Camilo Restrepo
Salazar.
El Ministro de Cultura,Juan Luis Meja Arango.
NOTA: Publicada en el Diario Oficial 44084 de julio 14 de 2000.