Diagrama de Gantt en Excel

Si pensabas que crear un Diagrama de Gantt en Excel es complicado, en

este artculo te mostramos que puede ser muy sencillo en realidad.
Tan slo necesitars un par de trucos para obtener un grfico de
Gantt que te permita seguir la evolucin a lo largo del tiempo de todo tu
proyecto.
A diferencia de otros diagramas de Gantt basados en tablas dinmicas,
ste no precisa que actualices la tabla dinmica para que a su vez se
actualice el diagrama cada vez que se modifican los datos de origen;
cualquier modificacin de los datos se reflejarn inmediatamente en el
diagrama.Para crear el diagrama de Gantt en un libro de Excel tan slo
necesitaremos:
o
Los datos origen
o
Insertar una grfica de barras
o
Unos toques para darle un aspecto ms personalizado y atractivo

Los datos origen

Partiremos de una tabla como la que muestra la siguiente imagen:

Datos origen de nuestro diagrama de Gantt

En nuestro ejemplo, el proyecto que deseamos controlar est formado por
cuatro etapas, cada una de ellas a la vez precisa de la realizacin de cuatro

procesos. Cada proceso tiene una fecha de inicio y precisa de unos das
para llevarse a cabo (la duracin); la suma de estos dos valores nos ofrece
la fecha en la que debera finalizarse el proceso.
Disponemos tambin de una columa en la que certificamos qu porcentaje
del proceso se ha realizado; en funcin de este porcentaje y de la duracin
del proceso calculamos las columnas completado y pendiente.

Insertar el grfico de barras

Si insertamos un grfico de barras seleccionando toda la tabla, o bien,
seleccionando slo las columnas necesarias, obtendremos un resultado no
muy adecuado a nuestros deseos.
Por ello vamos a insertar el grfico inicialmente con tan slo tres
columnas: Etapa, Proceso y Fecha Inicio, y en un segundo paso
agregaremos las columnas Completado y Pendiente.
Para insertar el grfico seleccionamos previamente las celdas
correspondientes a las tres primeras columnas, como muestra la imagen:

Insertaremos inicialmente el grfico seleccionando previamente las

columnas Etapa, Proceso y Fecha Inicio
A continuacin insertamos el grfico de barras, subtipo Barras en 2-D
apiladas en nuestra hoja de Excel.

El subtipo de grfico de barras elegido es 2D apilado

Vamos ahora a aadir al grfico insertado las columnas que nos faltan. Con
el grfico seleccionado se muestra la barra Herramientas de grficos;
desde la ficha Diseo, hacemos clic sobre el botn Seleccionar datos.

El botn Seleccionar datos nos permitir agregar las dos columnas que
necesitamos
Se mostrar el dilogo Seleccionar origen de datos:

Dilogo Seleccionar origen de datos

Hacemos clic sobre el botn Agregar; se mostrar el dilogo Modificar
serie, que nos permite agregar una nueva serie al grfico de barras

El dilogo Modificar serie nos permite agregar una nueva serie de datos al
grfico

Completamos los datos que solicita de la siguiente forma:

En Nombre de la serie indicamos la celda que contiene el
encabezado de la columna
o
En Valores de la serie indicamos el rango de celdas que contiene
los valores de la columna
Repetimos el proceso para agregar la columna Pendiente:
o

El grfico ofrecer un aspecto similar al que muestra la siguiente imagen:

Convertir un grfico de barras en un

diagrama de Gantt
Ahora daremos una serie de pasos que nos permitirn convertir este grfico
de barras en un diagrama de Gantt. Todos estos pasos consisten en
modificar las propiedades de algunos de los elementos que conforman el

grfico. Para modificar las propiedades de un elemento del grfico

podemos:
o
Seleccionar por su nombre el elemento desde el desplegable
presentado en la barra Herramientas de grficos, ficha Presentacin,
para posteriormente hacer un clic sobre el botn Aplicar formato a la
seleccin situado justo debajo:

Seleccionar un elemento del grfico desde la barra Herramientas de

grficos, ficha Presentacin.
O en su lugar, hacer un clic sobre el elemento y desde su men
contextual seleccionar la opcin Dar formato
aNombredelElemento, habitualmente la ltima del men contextual
o
O en su lugar, hacer un doble clic directamente sobre el elemento
En todos los casos se mostrar un dilogo desde el que podremos dar
formato al elemento.
o

Invertir el orden de las categoras

Empezaremos por invertir el orden en que se presentan las tareas y los
procesos, de forma que los ms antiguos se muestren arriba, y los ms
recientes abajo. Para ello seleccionaremos el elemento EjeVertical,
correspondiente a lasCategoras, en el grfico las etiquetas de las etapas y
los procesos.
El dilogo Dar formato a eje presenta el siguiente aspecto en su
ficha Opciones del eje, desde el que marcaremos la opcin Categoras
en orden inverso.

Marcando la opcin Categoras en orden inverso haremos que se muestren

los procesos en orden del ms antiguo al ms reciente

Hacer invisible una serie de datos

Seleccionamos la Serie Fecha inicio. Observa que deben quedar
seleccionados todos los segmentos de barra correspondientes en todos los
procesos; si slo se muestra seleccionado uno, en realidad estars
modificando slo un punto de la serie, lo que no es lo que pretendemos.
Desde el dilogo Formato de serie de datos, en su fichaRelleno,
seleccionamos la opcin Sin relleno.

Eliminamos el relleno de la serie Fecha Inicio para hacerla invisible

Formato personalizado de fecha para los valores

del Eje Horizontal
Vamos a aplicar un formato personalizado de fecha a los valores mostrados
en el EjeHorizontal, correspondiente a losValores. Desde el dilogo Dar
formato a eje, en su ficha Nmero, definimos un formato de fecha
personalizado, escribiendo en el cuadro Cdigo de formato el siguiente
cdigo: dd/mm, que presentar la fecha con dos dgitos para el da y dos
para el mes. Dado que en nuestro caso todo el proyecto transcurre en un
ao, no necesitamos ver los dgitos del mismo; si precisas verlos, puedes
elegir el tipo de formato que desees de la categora Fecha.

Personalizamos el formato de las fechas del eje de valores

Mostrar las barras ms gruesas

Las barras que conforman las series de datos se muestran muy delgadas;
parece que no les dan mucho de comer
Si deseas modificar su aspecto, puedes hacer que engorden o adelgacen
modificando el espacio entre intervalos; un espacio menor (por ejemplo, del
50%) har que engorden, mientras que un espaciado mayor (del 300%)
har que adelgacen.
Seleccionando una serie cualquiera, desde el dilogo Formato de serie de
datos, ficha Opciones de serie, podemos modificar el valor Ancho del

intervalo para modificar el grosor de las barras. Los cambios afectan a

todas las series.

Modificamos el grosor de las barras cambiando el ancho del intervalo

Cambiar el relleno de las series de datos

Desde el mismo dilogo podemos modificar el relleno de las series de
datos. Recuerda, al seleccionar la serie, se modifican todas sus barras.
Tambin se puede modificar un punto de datos de forma independiente,
pero en nuestro caso, no es lo que buscamos.
Desde el dilogo Formato de serie de datos, ficha Relleno, puedes
seleccionar diversos rellenos, desde un color (Relleno slido) hasta una
imagen, sin olvidar tramas o degradados. En nuestro caso hemos optado

por un color, como muestra la imagen, aunque al final, y tras varias

pruebas, optamos por otros tonos ms marinos

Podemos rellenar las series de datos con un color, un degradado, una

imagen o textura o una trama a nuestra eleccin.

Maximizar el rea de trazado

El grfico posee un elemento que se denomina rea del grfico, que se
corresponde con todo el rectngulo que conforma el grfico; tambin
dispone de un elemento llamado rea de trazado, que est conformado
por los dos ejes y lo que nosotros consideramos el verdadero grfico.
Seleccionando este elemento nos muestra sus manejadores, desde los que
podremos fcilmente modificar su tamao para que ocupe todo el espacio
posible.

Podemos tambin fcilmente cambiar el fondo de cada uno de estos

elementos, con lo que nuestro grfico mostrar un aspecto ms
personalizado.

Modificar la leyenda
Seleccionando la Leyenda, y desde la ficha Inicio, hemos cambiado el
tamao y propiedades de su fuente. Hemos modificado la disposicin de
sus etiquetas cambiando la forma desde sus manejadores, y desde su borde
la hemos arrastrado hasta un lugar ms adecuado a nuestro gusto. Tambin
le hemos puesto un fondo de color.
Como no resulta interesante, hemos hecho un clic sobre la etiqueta Fecha
Inicio, que tras quedar seleccionada hemos podido eliminar simplemente
pulsando la tecla Supr.

Hemos personalizado el aspecto de la leyenda, para hacerla ms visible y

comprensible

Mostrar las Lneas de divisin principales

Desde el men contextual del Eje Vertical podemos fcilmente hacer que
se muestren u oculten las Lneas de divisin
principales y secundarias del grfico; en nuestro caso hemos optado por
mostrar slo las primeras.

Tambin podemos hacer que se muestren u oculten las lneas de divisin

principales y secundarias desde la ficha Presentacin

Ajuste de la escala del grfico

Para finalizar, realizaremos un ajuste en la escala del grfico. A pesar de
que la informacin oficial disponible indica que el eje de valores debera
mostrar desde el valor menor al valor mayor del rango de fechas (en
nuestro caso, del 15/05 al 20/08, que son las fechas de inicio del primer y
ltimo proceso que contiene la tabla de datos) el grfico muestra un rango
mayor, lo que deja a ambos lados un espacio vaco que consideramos
inadecuado.
Podemos ajustar manualmente la escala del grfico para evitar este
problema, pero deberemos tener en cuenta que en caso de modificar las
fechas deberemos de nuevo ajustar la escala a los nuevos valores.
Si no hacemos nada, en caso de modificar las fechas del primer y ltimo
proceso, el grfico se adaptar automticamente a los cambios, pero
siempre mostrar esas bandas vacas inadecuadas.
El ajuste de la escala del grfico nos permite definir los valores inicial y final
mostrados, y el nmero de pasos entre cada valor mostrado. Hemos
pensado que sera adecuado mostrar las fechas separadas por semanas
naturales. Adems, los valores de la escala deben indicarse como un
nmero, y no como una fecha; no es problema, pues las fechas en Excel en

realidad son nmeros. Tan slo tenemos que cambiar el formato numrico
de una fecha para ver que es un valor numrico entero.

Esta pequea tabla calcula por nosotros los valores a introducir en la escala
manual del grfico
Para facilitar estos ajustes hemos creado una pequea tabla que nos
permite, dadas la fecha de inicio del primer proceso y de finalizacin del
ltimo de los procesos calcular los valores que deberemos introducir en la
escala del grfico de forma que empiecen y terminen en lunes. En caso de
modificar las fechas, tan slo deberemos modificar en la escala los datos
que nos calcula esta pequea tabla.
Editaremos las propiedades del EjeHorizontal y desde el dilogo Dar
formato a eje, en su ficha Opciones del eje, modificaremos los
valores Mnima, Mxima y Unidad mayor de la escala para que el grfico
se ajuste como un guante a nuestros datos; utilizaremos los valores
calculados por la pequea tabla auxiliar.

Podemos personalizar los valores de escala marcando los valores fijos que
utilizar el grfico. Lamentablemente, no se puede hacer referencia al
contenido de una celda en estas propiedades.

El resultado
Tras aplicar las tcnicas descritas anteriormente, hemos conseguido crear
un diagrama de Gantt en Excel, que se actualiza inmediatamente y de
forma automtica en el momento en que modificamos los datos de la tabla
(a excepcin de los valores mnimos y mximo de la escala como
comentamos ms arriba). El aspecto puede ser similar al mostrado a
continuacin:

El diagrama de Gantt que hemos creado con estos sencillos pasos; haz clic
sobre la imagen para verla a tamao