1.

ANALISIS DE PUESTO
Objetivo de la unidad. Al finalizar la unidad el alumno identificara la
definicin, fundamentos, importancia, mtodos y descripcin de un
anlisis de puesto.
1.1

Fundamentos e importancia.
Anlisis de puestos

El Anlisis del Puesto, consiste en separar las diversas partes integrantes de

un todo, con el fin de estudiar en forma independiente cada una de ellas, su
finalidad estriba en determinar las actividades que se realizan, as como, las
diversas relaciones que existen afines. As pues, es el proceso de reunir,
analizar y registrar informacin relativa a los puestos dentro de una
organizacin, centrndose en el contenido, aspectos y condiciones que le
rodean, como son: conocimientos, experiencias, habilidades entre otras, que
debe satisfacer la persona que va a desempearlo y las condiciones
ambientales que privan en el sistema donde se encuentran enclavados. Este
anlisis es la base para la evaluacin de puestos dicha informacin se registra
en lo que comnmente se denomina descripciones y especificaciones del
puesto.
A travs del anlisis y descripcin de puestos, conseguimos ubicar su sitio
en la organizacin, describir su misin, funciones principales y tareas
necesarias para desempearlas de modo perfecto.
Segn necesidades, esta estructura puede completarse con apartados
relativos a seguridad y medios de proteccin propios del puesto de trabajo,
relaciones internas y externas, perfil profesiogrfico idneo de la persona que
deber ocupar el puesto.
El objetivo principal del anlisis de los puestos es el de conseguir definir y
acotar las responsabilidades del trabajador para su conocimiento y el de la
direccin de la empresa, establecer las relaciones entre departamentos o
puestos, ubicar correctamente la categora dentro del organigrama de la
empresa, analizar las cargas de trabajo de las personas y redistribuir o
reasignar contenidos entre diferentes puestos. Se trata de una herramienta de
fcil desarrollo e implantacin, aplicable a cualquier tipo de organizacin, con
independencia del sector de actividad, volumen de trabajadores y cualquier otro
parmetro que quisiramos analizar.
As mismo, nos permite cumplir con creces las exigencias que las diferentes
normativas de calidad exigen en la descripcin de las funciones y
responsabilidades del personal de la organizacin.
Son mejoras muy importantes las ya conseguidas con su implantacin para
cualquier organizacin pero, adems, nos puede servir de punto de partida
para continuar desarrollando otro tipo de instrumentos de gestin de recursos
humanos ms complejas como: sistemas de evaluacin del desempeo,
elaboracin de perfiles del puesto para futuras selecciones de personal,

reduccin del tiempo de acopios de datos del personal, identificacin de

necesidades de formacin, elaboracin de mapas de competencias.
Por tanto, sirve de apoyo a otras necesidades como: reclutamiento,
seleccin de personal, formacin, evaluacin del rendimiento, valoracin de
puestos, anlisis de retribuciones, seguridad y salud, planes de carrera.
En definitiva, podemos decir que se trata de un importante sumario de
gestin del desarrollo de los recursos humanos de la empresa y de la propia
organizacin interna del trabajo que resulta sencillo de implantar, aporta
resultados positivos medibles de modo inmediato y establece las bases para
continuar desarrollando otro tipo de instrumentos de gestin ms avanzados.
Los beneficios ms importantes que nos aporta son:
Permitir acotar y definir claramente para cada puesto de trabajo las funciones
y responsabilidades propias de su posicin;
Eliminar repeticiones funcionales entre diferentes personas;
Determinar claramente las responsabilidades y asegurarse de que todas las
tareas y funciones de la organizacin tienen un responsable.
Pero antes de seguir con el desarrollo de este proceso, es necesario tener
bien en claro qu significa tener un "puesto" o los que algunos denominan
tambin "cargo" dentro de una organizacin. Un PUESTO es un conjunto de
funciones con posicin definida dentro de la estructura organizacional.
Ubicar un puesto en el organigrama implica definir cuatro aspectos:
Nivel jerrquico
rea o departamento en que est localizado
Superior jerrquico y,
Los subordinados
Por qu es importante el anlisis de puesto? Porque se genera la
tecnificacin de la empresa e inicia la administracin del talento humano con
este proceso, ya que todo puesto o cargo integrado en una entidad debe ser
analizado y evaluado con frecuencia en funcin de su definicin, resulta
evidente que a partir de su correcta explicacin y estructuracin se estar
concretando,
las tareas o el trabajo a efectuar en
las divisiones,
departamentos o secciones que existan.
Ahora bien, dependiendo de las funciones que se tengan que cubrir, se
requerirn ciertas habilidades, estudios, experiencia e iniciativa, puesto que las
condiciones de trabajo, la responsabilidad y el esfuerzo, variarn en cada caso.
Por ello es importante examinar las caractersticas de cada puesto, a fin de

establecer los requisitos necesarios para desempearlos con posibilidades de

xito; para esto, nada mejor que efectuar un anlisis del mismo.
Dado que los puestos no existen aisladamente, es necesario estandarizar
un procedimiento que permita establecer comparaciones y ah
diferenciaciones; es decir, se requiere un patrn de cuya aplicacin resulten
datos comparables entre s. Debe definirse con claridad que dicha tcnica se
refiere exclusivamente al puesto.
La conveniencia de utilizar el anlisis de puestos radica en el hecho de que
por medio del mismo se satisfacen diferentes tipos de requisitos.
I.
Ayuda a la elaboracin de la demarcacin del mercado
de mano de obra, elegir donde debe reclutarse.
II.
Determina el perfil ideal del ocupante del cargo, de
acuerdo con la aplicacin de pruebas adecuadas; como base para la
seleccin de personal.
III.
Suministra el material necesario segn el contenido de
los programas de capacitacin.
IV.
Es la base para despus, mediante la evaluacin de
puestos determinar las franjas salriales, segn la posicin de los
cargos en la empresa y el nivel de los salarios en el mercado.
V.
Estimula la motivacin del personal, para facilitar la
evaluacin del desempeo y verificar el merito funcional.
VI.
Sirve de gua al supervisor en el trabajo con sus
subordinados, y gua para el trabajador para el desempeo de sus
funciones.
VII.
Suministra datos relacionados con la higiene y seguridad
industrial, en el sentido de minimizar la inseguridad y peligrosidad
comunes a ciertos cargos.
Generalmente, en las medianas y grandes empresas existe un
Departamento de Personal que es el principal responsable del programa de
anlisis de puestos, pero en las empresas ms pequeas en las que no existe
esta divisin en su estructura, puede ser un administrador o el dueo el que
realice esta actividad.
Lo que hay que tener siempre en cuenta es que aunque este proceso est a
cargo de un departamento o de una sola persona, para que el programa tenga
xito deber recibir la cooperacin de los supervisores y subordinados del
puesto, quienes sern los encargados de suministrar informacin.

Etapas del anlisis de puestos

El anlisis de puestos consiste en la obtencin, evaluacin y organizacin de
informacin sobre los puestos de una organizacin. Se debe aclarar que esta
funcin tiene como meta el anlisis de cada puesto de trabajo y no de las
personas que lo desempean. Las principales actividades vinculadas con esta
informacin son:
Compensar en forma equitativa a los empleados
Ubicar a los empleados en los puestos adecuados
Determinar niveles realistas de desempeo
Crear planes para capacitacin y desarrollo
Identificar candidatos adecuados a las vacantes
Planear las necesidades de capacitacin del Talento Humano
Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral
Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afecten el
desempeo de los empleados

Eliminar requisitos y demandas no indispensables

Conocer las necesidades reales del Talento Humano de una
empresa

OBTENCIN DE INFORMACIN
Antes de estudiar cada puesto los analistas deben conocer la organizacin, sus
objetivos, sus caractersticas, sus insumos (personal, materiales y
procedimientos) y los productos o servicios que brindan a la comunidad.
Estudian tambin informes que la misma empresa genera o de otras entidades
del mismo rubro e informes oficiales.
Provistos de un panorama general sobre la organizacin y su desempeo
los analistas:
Identifican los puestos que es necesario analizar
Preparan un cuestionario de anlisis del puesto
Obtienen informacin para el anlisis de puestos
Identificacin del puesto, en una organizacin pequea resulta una tarea
simple. En una grande el analista debe recurrir a la nmina y a los
organigramas vigentes, o a una investigacin directa con los empleados,
supervisores y gerentes.
Desarrollo del cuestionario Tienen como objetivo la identificacin de labores,
responsabilidades, conocimientos, habilidades y niveles de desempeo
necesarios en un puesto especfico. En el cuestionario, primero se procede a
identificar el puesto que se describir ms adelante, as como la fecha en que
se elabor. Muchos formatos especifican el propsito del puesto y la manera en
que se lleva a cabo. Los deberes y responsabilidades especficos permiten

conocer a fondo las labores desempeadas, especialmente en los puestos

gerenciales. En otra parte del cuestionario se describen las aptitudes humanas
y condiciones de trabajo, es decir los conocimientos, habilidades, requisitos
acadmicos, experiencia, etc. Asimismo, esta informacin permite la
planeacin de programas de capacitacin.
Obtencin de datos. Dada la gran gama de ocupaciones que existen, no es
posible aplicar siempre la misma tcnica para la recoleccin de datos. El
analista deber aplicar la combinacin ms adecuada de ellas, manteniendo la
mxima flexibilidad. Una de las tcnicas ms usadas es la entrevista que le
realiza el analista a la persona que puede proporcionarle informacin del
puesto (nivel operativo o supervisores). Se puede basar en el cuestionario
general.
Otra es recabar informacin de un grupo de expertos lo que da un alto grado
de confiabilidad. Otra alternativa es la verificacin del registro de las
actividades diarias del empleado, segn lo consigna l mismo en su cuaderno o
ficha de actividades diarias. La observacin directa es otro mtodo pero
susceptible de conducir a errores, ya que se pueden perder detalles de las
actividades.
En conclusin el analista debe desarrollar su creatividad para poder lograr la
mezcla optima para los procedimientos de descripciones de puestos.
Un programa de anlisis de puestos incluye normalmente las siguientes etapas:
1)- Etapa de Planeacin: en esta etapa se planea y organiza cuidadosamente
todo el trabajo de anlisis de cargos para minimizar cualquier tipo de
resistencia. Dependiendo de la situacin en que se encuentra la empresa,
pueden darse los siguientes pasos:
Determinacin de los cargos que van a describirse: deben examinarse
cuidadosamente cules son los cargos que van a referirse, e incluir sus
caractersticas.
Elaboracin del organigrama: al colocarse el puesto en el organigrama, se
obtiene informacin adicional.
Elaboracin del cronograma de trabajo: especificando los tiempos y
movimientos se iniciar el programa de anlisis. El xito de un programa puede
verse afectado si el programa se inicia durante un perodo de incertidumbre
econmica o intranquilidad laboral, ya que los empleados podran considerar al
programa como una amenaza para su seguridad.
Eleccin de los mtodos de anlisis que se aplicarn: los mtodos se
escogen segn la naturaleza y las caractersticas del cargo.
Seleccin de los factores de especificaciones: se realiza sobre la base de
dos criterios.

Criterio de generalidad: abarca aquellos factores que deben estar presentes

en la totalidad de los cargos.
Criterio de variedad o diversidad: comprende los factores que deben
variar segn el cargo.
Dimensionamiento de los factores de especificaciones: Los factores de
especificacin constituyen un conjunto de medidores que sirven para analizar
un cargo, por lo que se hace necesario dimensionarlos para establecer que
segmento de su totalidad servir para analizar un determinado conjunto de
cargos.
Graduacin de los factores de especificaciones: un factor de especificacin
se grada para facilitar y simplificar su aplicacin. La graduacin consiste en
asignarles valores que representan segmentos de su amplitud de variacin.
2)- Etapa de Preparacin: en esta etapa se renen a las personas y se
preparan los esquemas y materiales de trabajo. Esta fase comprende las
siguientes actividades:
Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de las personas que conformarn
el equipo de trabajo: las personas a cargo del proyecto deben comprender los
propsitos que se persiguen y cmo se obtendrn con objeto de poder explicar
el programa a otros miembros de la organizacin.
Preparacin del material de trabajo: confeccin del material impreso para
que ayude al personal a familiarizarse con los propsitos y beneficios del
anlisis de puestos.
Disposicin del ambiente
Recoleccin previa de datos
3)- Etapa de Ejecucin: en esta etapa se proceder a recolectar los datos
relativos a cada uno de los cargos que se analizarn y luego se redactar el
anlisis. Un detalle de las actividades que se realizarn en esta etapa son:
Recoleccin de los datos: el analista obtiene la informacin del puesto
segn el mtodo escogido. Para que el anlisis de puestos cumpla los
objetivos, los datos proporcionados deben ser precisos. Las personas
responsables de reunir y revisar los datos deben estar atentas a la omisin de
hechos importantes, la inclusin de declaraciones imprecisas, la tendencia a
exagerar la dificultad o importancia del cargo.

Seleccin de los datos obtenido

Redaccin provisional del anlisis

Presentacin de la redaccin provisional: Las descripciones provisionales de

cada puesto se entregan al supervisor inmediato para que las compruebe y
apruebe.

Redaccin definitiva del anlisis

Presentacin de la redaccin definitiva del anlisis: para la aprobacin por el
organismo responsable de su oficializacin en la empresa.
1. 3 Mtodos del anlisis de puestos.
Los mtodos que ms se utilizan en el anlisis de cargos son:
a)

Entrevista

b)

Cuestionario

c)

Observacin

d)

Mtodo mixto

e)

Mtodo de informes sucesivos

A) La entrevista
Existen tres tipos de entrevistas que pueden utilizar para obtener datos por el
anlisis de puestos:

Entrevistas individuales con cada empleado

Entrevistas colectivas con grupos de empleados que desempeen en el

mismo trabajo

Entrevistas con uno o ms supervisores que tengan un desarrollo del

conocimiento a fondo del puesto que se est analizando.
La entrevista grupal se emplea cuando un gran nmero de personas realiza
un trabajo similar o idntico, de esta manera se obtienen rpidamente y a bajo
costo datos sobre el puesto.
Por lo general, el supervisor inmediato del trabajador asiste a la sesin de
grupo; si no es as, es bueno entrevistar al supervisor por separado para
obtener su punto de vista sobre los deberes y responsabilidades del puesto.
Cualquiera que sea el tipo de entrevista que se utilice, es importante que el
entrevistado entienda perfectamente la razn de la misma, ya que existe una
tendencia a mal interpretar estas entrevistas como evaluaciones de eficiencia.
B) Cuestionarios
Otro medio eficiente para obtener informacin en el anlisis del puesto es que
los empleados respondan cuestionarios en los que describan los deberes,
responsabilidades relacionadas con su empleo.

Lo que hay que decidir en este caso, es qu tan estructurado debe ser el
cuestionario y las preguntas que se tienen que incluir.
El cuestionario puede ser abierto y slo pedir al empleado que describa las
actividades principales o con listas de verificacin muy estructuradas. Un
cuestionario tpico de anlisis de puestos puede tener varias preguntas abiertas
as como preguntas estructuradas.
Ventajas
Una forma eficiente y rpida de obtener informacin de un gran nmero de
empleados
- Es menos costoso que entrevistar, por ejemplo, a cientos de empleados
Desventajas
- El desarrollo y revisin del cuestionario puede ser un proceso costoso y
tardado
C) Observacin
La observacin directa es especialmente til en los trabajos, consisten
principalmente entre actividad fsica observable. Ejemplos de estas
ocupaciones son las del empleado de limpieza, de lnea de ensamblaje y de
cualquier puesto de produccin.
Por otra parte, la observacin a menudo no es apropiada cuando el puesto
requiere de una gran cantidad de actividad mental difcil de evaluar o con
frecuencia se espera que el empleado particip en actividades importantes que
podran ocurrir slo ocasionalmente, como una enfermera que maneja
emergencias.
La observacin directa se utiliza por lo regular junto con las entrevistas. Una
forma de hacerlo es observar al empleado en su trabajo durante un ciclo
completo de labores. Ciclo es el tiempo que le llev a realizar el trabajo; puede
ser 1 minuto para un empleado de lnea de ensamblar o 1 hora, un da o ms
para trabajos complejos.
En este punto se toman notas de todas las actividades observadas durante
el desarrollo del trabajo. Despus de acumular tanta informacin como sea
posible, se entrevista al trabajador.
Es necesario alentar a la persona a que aclarar los puntos no entendidos y
que explique las actividades adicionales que realiza que no se hayan
observado. Otra forma de hacerlo es observar y entrevistar al mismo tiempo
que el empleado realiza su trabajo.

Sin embargo, es mejor no hacer algunas preguntas hasta despus de la

observacin, ya que eso permite observar al empleado sin interrumpir su
trabajo. A su vez ayuda a reducir las posibilidades de que el empleado se
ponga nervioso o que modifique de alguna manera su rutina normal.
D) Mtodo mixto
Cuando no es posible desarrollar en su totalidad cualquiera de los mtodos
anteriores, se debe tomar la decisin de combinarlos para hacer prctico el
anlisis de puestos.
E) Mtodo de informes sucesivos (Bitcora del participante)
Se puede pedir a los trabajadores que lleven un diario o bitcora o listas de
cosas que hacen durante el da. El trabajador debe anotar cada actividad que
realice.
En trminos generales los datos que rene el anlisis de cargos se
concentra en el cuestionario que se disee. Los datos que debe obtener son:
1)

Identificacin y actualizacin

2)

Deberes y responsabilidades

3)

Aptitudes humanas y condiciones de trabajo

4)

Niveles de desempeo

En forma ms ampliada, podemos ver otros datos, as:

1. Generalidad del puesto
2. Descripcin genrica de las funciones del puesto
3. Descripcin analtica de las funciones
4. Requerimientos del puesto

Escolaridad formal necesaria Conocimientos y habilidades especiales

Experiencia

Responsabilidad

Esfuerzo, medio ambiente y riesgos

Perfil del ocupante y descripcin sinttica


Referencias (antecedentes de los sujetos que intervienen en la

contestacin, entrevista, revisin y anlisis del cuestionario, as como las
fechas, lugares y telfonos.

1.4 LA DESCRIPCION DEL PUESTO

La descripcin de puestos definicin:
Es un proceso que consiste en enumerar las tareas que conforman un cargo y
que lo diferencian de los dems puestos que existen en la empresa; es la
enumeracin detallada de las atribuciones del cargo, la periodicidad de la
ejecucin, los mtodos aplicados para la ejecucin y los objetivos del mismo,
establece el siguiente proceso:
El siguiente es un ejemplo de la estructura que podra tener una descripcin de
puestos:

IDENTIFICACIN DEL PUESTO

Descripcin general
Nombre de la Organizacin:
Nombre del puesto:
Departamento:
Nivel Jerrquico del puesto:
Subordinacin:
Comunicaciones colaterales:
Descripcin detallada
1 Seccin de identificacin del puesto: mediante el ttulo del puesto y
otros datos de identificacin, ayuda a distinguir un puesto entre los dems de la
organizacin.
2 Seccin de resumen del puesto o Establecimiento del puesto: sirve para
proporcionar una visin general que deber ser suficiente para identificar y
diferenciar las obligaciones de ese puesto.
3 Seccin de deberes del puesto: deben ser descriptos por declaraciones
breves, en las que debe indicarse:
-

Lo que hace el trabajador

- Cmo lo hace
- Por qu lo hace
- Herramientas y equipos utilizados, materiales empleados y procedimientos
a seguir.
El anlisis del cargo pretende estudiar y determinar todos los requisitos,
responsabilidades comprendidas y condiciones que el cargo exige para poder
desempearlo de manera adecuada. Es una verificacin comparativa de las
exigencias que dichas tareas o atribuciones imponen al ocupante.
Cuando se enumeran la lista de las tareas, responsabilidades, relaciones
de informes, condiciones de trabajo, y responsabilidades de supervisin de un
puesto producto de un anlisis de puestos, se esta refiriendo a la descripcin
del cargo, con estos menesteres.
I.
Requisitos intelectuales. Las exigencias del cargo, requisitos
intelectuales que debe poseer el ocupante del cargo, tales como:
a.

Instruccin bsica

b.

Experiencia bsica anterior

c.

Adaptabilidad al cargo

d.

Iniciativa necesaria

e.

Aptitudes necesarias

II.
Requisitos fsicos. La cantidad y continuidad de energa y de
esfuerzos fsico y mental requeridos y la fatiga provocada:
a.

Esfuerzo fsico necesario

b.

Capacidad visual

c.

Destreza o habilidad

d.

Complexin fsica necesaria

III.
Responsabilidades implcitas. Adems del trabajo normal y sus
atribuciones:
a.

Supervisn de personal

b.

Material, herramientas o equipo

c.

Dinero ttulos o documentos

d.

Contactos internos o externos

e.

Informacin confidencial

IV.
Condiciones de trabajo. Se refiere a las condiciones
ambientales del lugar donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores,
que pueden hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgos, exigiendo
al ocupante del cargo una fuerte adaptacin para mantener su
productividad y rendimiento:
a.

Ambiente de trabajo

b.

Riesgos

Tambin es posible reunir informacin sobre el comportamiento humano

como sensibilidad, comunicacin, toma de decisiones y escritura. En este punto
se incluye informacin referente a las exigencias personales del puesto en
trminos de gasto de energa, caminar largas distancias y otros.
Responsabilidad
Se especifica la responsabilidad del ocupante con respecto al uso,
supervisin y mantenimiento de las mquinas, herramientas, equipo y
auxiliares utilizados en el cargo o sus dependientes directos.
Contexto del puesto
Este Comprende la informacin referente a cuestiones como condiciones
fsicas y horario de trabajo y el contexto social y organizacin, por ejemplo, la
gente con la que el empleado deber interactuar habitualmente. Tambin
puede reunirse aqu informacin sobre los incentivos financieros y no
financieros vinculados con el empleo.
Requerimientos del puesto
Es usual reunir informacin con respecto a los requerimientos humanos del
puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona
(educacin, capacitacin experiencia laboral), as como los atributos
personales (aptitudes, caractersticas fsicas, personalidad, intereses) que se
requieren, a continuacin se determina un ejemplo de lo que podra realizarse
para generar un anlisis de puestos, ya que cada organizacin organiza esta
estructura de acuerdo a sus experiencias y necesidades.
La descripcin del puesto es una relacin por escrito de las actividades y
responsabilidades inherentes al puesto, as como de sus caractersticas
importantes como las condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad. La
especificacin del puesto resume las cualidades personales y es la base sobre
la que se decide qu tipo de personas se reclutan y contratan.