Artculo para XIII Jornadas de Actualizacin y Desarrollo Profesional de la

Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales de la UCV del 06 al 07 de mayo de 2015

LO QUE TODO ADMINISTRADOR DEBE SABER SOBRE CONTRATOS

No se siente usted seguro haciendo negocio con los contratistas y proveedores?
En este artculo se exponen algunas ideas que pueden ayudarlo a contratar y administrar
contratos con mayor seguridad y confianza.
El contrato constituye una valiosa herramienta en las relaciones sociales y econmicas del
ser humano para satisfacer sus necesidades. En tal sentido, el Estado, la empresa pblica y
privada, los comerciantes y los particulares en general frecuentemente contratan.
Por lo general, en la empresa pblica y privada, la responsabilidad de preparar el contrato es
del abogado, el ingeniero tiene el rol de elaborar las especificaciones tcnicas y de controlar
su ejecucin, mientras que el gerente y administrador se encargan respectivamente, de
dirigir su desarrollo y asegurar un adecuado control y seguimiento.
Podemos intuir que un contrato tiene demasiadas implicaciones legales en una empresa, sea
pblica o privada, para dejarlo nicamente en manos de los ingenieros; a su vez, el contrato
tiene muchas implicaciones econmicas para que quede slo en manos de los abogados y
finalmente, un contrato puede tener ciertas implicaciones tcnicas y de negocio que seran
difcilmente manejadas nicamente por los administradores.
Resulta claro entonces, que el contrato en cualquier empresa, organismo o ente es un
trabajo de equipo, y que no depende de una sola persona o individuo, disciplina o
especialidad profesional.
Entender los principios que determinan los contratos, y en particular, los diversos tipos de
contratos usados en la empresa pblica y privada, puede ser de gran utilidad.
El propsito de este artculo es establecer algunas bases fundamentales, de acuerdo con la
legislacin aplicable en los contratos de obra, bienes o servicios, con fines meramente
didcticos, y en ningn momento se pretende sustituir la asistencia legal personalizada,
razn por lo cual debe ser tomado slo como referencial.
En el pasado, muchas empresas conducan sus negocios sin contratos formales escritos.
Hoy en da, en nuestra sociedad cada vez ms litigante, las compaas difcilmente entran en
un negocio con sus proveedores, basadas nicamente en la declaracin de intencin o
buena fe y se atreven a cerrar algn negocio con tan slo un apretn de manos.
Los administradores o gerentes necesitan entender los principios bsicos de los contratos;
sin embargo, ellos no necesitan entrar en todos y cada uno de los detalles de estos
principios, de la misma manera que los abogados, ingenieros u otros profesionales
especializados en las diversas reas requeridas en un determinado contrato a realizar. En
este artculo se establecen los principios generales que permiten determinar las reas de
especializacin en las cuales, la asistencia de algn otro profesional puede ser requerida.
Definicin de Contrato:

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Un contrato es un acuerdo de voluntades entre dos o ms Partes, para hacer o no hacer

algo. No obstante, existen algunos requisitos que deben ser cumplidos con la finalidad que el
contrato pueda tener validez legal.
Estos requisitos, segn la legislacin aplicable son: que exista el consentimiento entre las
Partes, que el objeto sea apropiado o lcito, y que las Partes sean competentes o estn
capacitadas para actuar. La falta de alguno de ellos puede ocasionar la nulidad absoluta del
contrato.
Consentimiento entre las Partes:
Es la coincidencia de las declaraciones de voluntades que procediendo de Partes distintas y
capaces, concurren en un fin comn, que sera la voluntad contractual. La existencia del
consentimiento o acuerdo entre las Partes se evidencia con la presentacin de una oferta y
su debida aceptacin.
Objeto apropiado o lcito:
Otro requisito para la validez del contrato, es que su objeto sea de naturaleza apropiada o
lcita, segn la legislacin aplicable. En tal sentido, cada una de las Partes debe cumplir las
obligaciones establecidas en el contrato, estas obligaciones deben quedar escritas y
explicitas para poder ser entendidas por cualquier persona. No obstante, las Partes no
pueden suscribir un contrato que obligue a una de ellas a realizar acciones en contra de la
ley o que vayan en detrimento al orden pblico o de las buenas costumbres.
Competencia de las Partes:
Cada una de las Partes que suscribe el contrato debe ser competente para asegurar su
validez ante la ley. Esto significa que cada una de las Partes debe entender la importancia
de la naturaleza del acuerdo y estar en capacidad de ejecutarlo. Por lo tanto, un contrato
suscrito por personas mentalmente incapacitadas (menor de edad, enferma o bajo efectos
del alcohol o drogas) puede producir la nulidad del contrato.
Condicin adicional:
Otra condicin importante en todo contrato es la consideracin o la relacin de causalidad; lo
cual significa algo de valor que da una de las Partes a cambio de una promesa dada por la
otra Parte.
Bajo la mayora de los contratos de negocios, esta consideracin est definida en dinero (por
ejemplo, un pago o depsito en efectivo), pero puede ser cualquier otra cosa de valor
acordada entre las Partes, siempre y cuando, sea lcita y claramente definida. Si los tres (3)
requisitos de un contrato se cumplen, pero no existe algo de valor que fluya entre las
Partes, entonces el contrato no tiene mucho sentido, y podra tambin carecer de validez,
dependiendo de rgimen legal aplicable.
An cuando, existen muchas excepciones, calificaciones e interpretaciones que no sern
tratadas aqu, los principios fundamentales aplican a todo tipo de contrato, y el administrador
o gerente debe estar consciente de ellos, cuando se encuentre involucrado en algn proceso
de contratacin.

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Elementos bsicos del contrato:

Entre los trminos y condiciones de un contrato, se contempla algn conocimiento sobre la
oportunidad en la que se llevar a cabo la actividad u objeto del contrato. Particularmente en
los contratos de obra, bienes o servicios, el tiempo es un elemento esencial. Esto significa
que la ejecucin slo es aceptable si se cumple dentro del perodo de tiempo especificado en
el contrato. Cualquier ejecucin fuera del lapso establecido, se considera que la Parte
responsable no ha cumplido con su obligacin de ejecucin (al menos oportunamente) y
podra ser objeto de alguna penalizacin.
Los contratos en los cuales el tiempo no es un elemento esencial; normalmente contempla
alguna informacin sobre su vigencia. En cualquier caso, siempre existir explcita o
implcita, la fecha de terminacin del contrato. El hecho que el contrato tenga un perodo de
tiempo limitado (determinado) y que terminar en cierta oportunidad debe ser especificada y
entendida por las Partes. En caso de controversia o disputa, los trminos y condiciones
deben estar suficientemente claros para que cualquier tribunal pueda determinar si las
obligaciones de cada una de las Partes ha sido o no cumplida.
El novsimo Decreto 1.399 con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Pblicas
publicado en Gaceta Oficial Extraordinaria 6.154 de la Repblica Bolivariana de Venezuela,
de fecha 19 de noviembre de 2014, contempla una definicin de Contrato, como sigue:
Instrumento jurdico que regula la ejecucin de una obra, prestacin de un servicio o
suministro de bienes, incluidas las rdenes de compra u rdenes de servicio, que se podrn
utilizar para la adquisicin de bienes o suministros de servicios. Deber contener: precio,
cantidades, forma de pago, tiempo, forma de entrega, especificaciones contenidas en el
pliego de condiciones o condiciones de la contratacin y oferta.
Como se puede observar, no basta que el contrato cumpla con los tres requisitos bsico para
su validez, sino tambin debe incluir otros elementos fundamentales que contribuyen a una
sana administracin y control.
Tipos de Contratos
A nivel internacional existen tres (3) tipos bsicos de contratos, empleados en la ejecucin
de obras, prestacin de servicios y suministro de bienes, de acuerdo con el nivel de riesgo
de ejecucin o de acuerdo con la responsabilidad asumida por el contratista y la modalidad
de pago o arreglo del precio convenido entre las Partes:

Suma Global (Lump Sum)

Precio Unitario (Unit Price)
Costos Reembolsables (Reimbursable o Cost Plus)

Un contrato puede combinar partidas, renglones, facilidades o caractersticas de cada uno de

estos tres (3) tipos bsicos en un mismo contrato, en cuyo caso podra denominarse un
contrato de naturaleza mixta. A continuacin veamos las caractersticas particulares de cada
uno de estos tipos de contratos por separado.
Contrato a Suma Global:

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Uno de los tipos ms comunes de contratos es el Suma-Global. Aqu, el contratista acuerda

hacer el trabajo por un precio fijo, y asume el riesgo de no ser capaz de ejecutar la totalidad
del trabajo previsto en el contrato por ese precio. En otras palabras, el contratista tendr la
oportunidad de ganar mayor o menor utilidad, si tiene la habilidad de hacer el trabajo por
menos o ms dinero que la cantidad establecida en el contrato como monto global, fijo y
firme. Debido al nivel de riesgo involucrado, este tipo de contrato es utilizado cuando el
alcance del trabajo est claramente definido y el diseo de la obra est bastante completo.
Las ventajas de este tipo de contrato para el cliente, comprador o dueo son:

El presupuesto queda establecido por adelantado y es firme.

El tiempo y costo de administracin son bajos, porque las cantidades de trabajo no
tienen que ser monitoreadas por el comprador o dueo, durante su ejecucin. Este
ltimo se concentra su esfuerzo en conformar las especificaciones y verificar la
calidad de los hitos de completacin o productos entregados.

Las desventajas son:

La definicin del proyecto o diseo de la obra, servicio o especificaciones los bienes a

adquirir, puede requerir mayor tiempo, porque la construccin, ejecucin o prestacin
del servicio no puede comenzar hasta que el diseo est completado; y si el diseo o
especificaciones no est lo suficientemente completo antes de la construccin,
normalmente surgen modificaciones en los trabajos que deba hacer el contratista, y
que pueden resultar onerosos. Todo este riesgo, en caso de tener una pobre
definicin del proyecto, diseo o especificaciones es percibido por el contratista,
mediante la presentacin de una oferta de mayor precio.

Contrato a Precio Unitario:

En este tipo de contrato, el trabajo a ser ejecutado es dividido en renglones, partidas o
unidades, donde cada unidad de trabajo es definida y asignada con un precio fijo. Los pagos
son realizados de acuerdo con el nmero de unidades de trabajo realmente ejecutado
durante un perodo de tiempo determinado. Este tipo de contrato es utilizado cuando la
cantidad de trabajo requerido no est claramente definida, y por lo tanto no puede ser
estimado con suficiente precisin.
Aqu el cliente, comprador o dueo debe monitorear la cantidad de unidades realmente
ejecutadas por parte del contratista.
Una de las ventajas de este tipo de contrato, es que el trabajo puede comenzar sin
necesidad de tener el diseo de detalle completado. Sin embargo, el alcance de la obra o
servicio debe estar bien definido para poder determinar el alcance de los renglones, partidas
o unidades que sern necesarias, aunque no se conozcan con precisin sus cantidades.
Las desventajas para el cliente, comprador o dueo de este tipo de contrato son:

El costo de la obra o servicio no est determinado con precisin y anticipacin.

La administracin del contrato requiere mayor esfuerzo y tiempo, debido a que la
cantidad de trabajo completado durante un perodo de tiempo dado debe ser
verificado o confirmado por el cliente, comprador o dueo.

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La ventaja de este tipo de contrato para el contratista, es que el riesgo global de la ejecucin
de la obra o prestacin del servicio es moderado. La desventaja es que la cantidad de
trabajo no est definitivamente especificada, y el alcance del contrato est sujeto a muchas
modificaciones, lo cual pudiera afectar la recuperacin de algunos costos fijos o
estructurales.
Contrato a Costos Reembolsables:
Este tipo de contrato se utiliza para ejecutar el trabajo por parte del contratista al costo real,
correspondiente a materiales, equipos, maquinarias, mano de obra o labor, ms una porcin
que determina la ganancia o utilidad del contratista. Esta ganancia o utilidad puede ser una
cantidad fija (Cost Plus a Fixed Fee) o un porcentaje fijo del costo real (Cost Plus a
Percentage Fee).
La ventaja de este tipo de contrato para el cliente o dueo, es que el trabajo puede comenzar
sin la definicin del proyecto o la completacin de las especificaciones de la obra o servicio.
La ventaja para el contratista es que prcticamente no tiene riesgo de ejecucin y su
capacidad financiera es reducida. A su vez, el cliente, comprador o dueo tambin se
beneficia de esta reduccin del riesgo porque el contratista no tiene que incluir costos por
concepto de las contingencias por riesgo o incertidumbre en su oferta, y en consecuencia, el
precio del trabajo pudiera ser menor.
Las desventajas de este tipo de contrato para el cliente, comprador o dueo son:

El presupuesto de la obra o servicio no es conocido con anticipacin,

Normalmente presenta modificaciones no previstas, por promover poco incentivo a la
productividad y conclusin oportuna del trabajo.
La administracin del contrato requiere mayor esfuerzo, tiempo y dedicacin.

Debido a que el contratista asume un menor riesgo de ejecucin, el cliente o dueo puede
otorgar el contrato a un contratista de menor capacidad o calificacin para hacer el trabajo,
en caso que no exista suficiente capacidad o disponibilidad de contratistas en el mercado.
Contrato y Convenio Marco:
Otras definiciones de contratos que se contemplan en el recin aprobado Decreto-Ley 1.399
en Venezuela, que amerita mencin especial en este artculo son el Contrato Marco y el
Convenio Marco, en los cuales los rganos o entes de la Administracin Pblica pueden
aplicar cuando tengan dificultades en la planificacin de los bienes y servicios requeridos
para su funcionamiento, principalmente aquellos de carcter recurrente:
Contrato Marco:
Contrato suscrito entre los contratantes y contratistas para regular la adquisicin de bienes,
prestacin de servicios y ejecucin de obras que por sus caractersticas o recurrencia
dificulten establecer la contratacin por cantidades fijas. Para ello, los contratantes debern
aplicar el procedimiento de seleccin correspondiente, con una estimacin global mxima de
precio y cantidades. En estos casos, la adjudicacin establecern los precios unitarios de los
rubros o partidas que conforman la contratacin, con un monto total mximo del contrato, el

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cual se ejecutar por rdenes de compra, servicio y de ejecucin de obra, en las cuales se
establecern las condiciones y trminos especficos de las cantidades a ejecutar, no
existiendo la obligacin por parte del contratante de ejecutar una cantidad determinada ni de
pagar al contratista el monto mximo establecido
Convenio Marco:
Mecanismo mediante el cual el Servicio Nacional de Contrataciones, selecciona
proveedores con los que los contratantes podrn contratar, bienes y servicios que requieran
y que sean ofertados a travs de catlogos electrnicos que se elaboren para este tipo de
contrataciones. Los contratos resultantes de estos convenios sern suscritos por cada uno
de los contratantes requirentes de los bienes o servicios
Terminacin del Contrato:
Existen varias formas en las cuales un contrato puede ser terminado. Ellos son:
Terminacin como consecuencia de la ejecucin normal o esperada del trabajo objeto
del contrato.
Terminacin por rescisin o ruptura del contrato.
Terminacin anticipada de mutuo acuerdo entre las Partes o resolucin del contrato.
Administracin del Contrato:
Sin importar el tipo de contrato en el cual se est trabajando, existen ciertos principios y
criterios que deben ser seguidos:
1) Conocer el contrato:
Independientemente de cuantos contratos usted haya manejado en el pasado, con los cuales
piensa que conoce bien y que ahora seguramente se trata de una versin con
modificaciones menores, debe leerlo nuevamente para asegurarse que ninguna de las
provisiones conocidas ha cambiado significativamente desde la ltima vez que lo utiliz.
Tambin debe determinar aquellos Trminos (Ts) y Condiciones (Cs) relacionadas con su
rea de responsabilidad e identificar los deberes que la otra Parte debe realizar, las
previsiones o provisiones donde usted sea responsable por su validacin, seguimiento o
control.
2) Actuar en concordancia con las provisiones del contrato:
Una vez que usted haya identificado las provisiones y previsiones relacionadas con su rea
de responsabilidad, cualquier rea que requiera su atencin, actu tal como especifica el
contrato que usted debe hacer. Cualquier conducta de las Partes inconsistente con los Ts y
Cs puede constituir una renuncia, incumplimiento o modificacin. Si el contrato establece
que el contratista debe notificar al dueo, dentro de los 10 das hbiles de la revisin de
planos de construccin para su aprobacin, o de cualquier reclamo por pago de
compensacin adicional, el representante del cliente o dueo debe exigirlo oportunamente.
Como representante del cliente o dueo, usted puede haber renunciado a algunos de sus
derechos sin darse cuenta y por eso no se cumplen algunas clusulas, porque usted no lo
exigi del contratista desde el inicio de la obra o servicio. Si ha estado utilizando un modelo

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estndar de contrato y existen provisiones que usted no sabe que existe o nunca hace
cumplir, lo mejor que podra hacer es modificar el modelo de contrato. En la etapa de
negociacin y elaboracin del contrato, usted slo debe obligarse a si mismo para aquellas
acciones que espera realizar, y obligar a la otra Parte a aquellas acciones que usted
efectivamente espera controlar y asegurar su ejecucin. El mejor contrato que uno puede
firmar es aquel que nunca se necesita sacar de la gaveta, porque todas las provisiones o
previsiones que regulan la relacin entre las Partes deben estar perfectamente claras. No
depende del tamao ni de la cantidad de clusulas que tenga el contrato, sino de la precisin
y sencillez de su redaccin as como la definicin y claridad que tenga del trabajo a realizar
objeto del contrato.
3) Mantener toda la Documentacin
No existe sustituto para una documentacin exacta, oportuna y precisa para mostrar la
intencin que una de las Partes o que ambas Partes pretenden tener en un momento dado.
Si el contratista le solicita al cliente o dueo una extensin del plazo de ejecucin, y usted se
la otorga, sea cuidadoso en documentar que dicha extensin slo aplica al tiempo y no
impactar a los dems Ts y Cs del contrato, principalmente erogaciones adicionales por
concepto de la extensin. Frecuentemente las variaciones por actividades o trabajo adicional
implican mayor plazo de ejecucin y no al revs. Si usted no documenta bien el tipo de
modificacin, corre el riesgo de haber renunciado al derecho de hacer cumplir la provisin
del contrato original en otras circunstancias de tiempo. Sin importar las razones que justifican
y a quien pueden ser atribuidas la necesidad de extender la vigencia del contrato, la
contratista debe formalizar ante el cliente o dueo la solicitud de prorrogas.
En cada etapa del contrato, usted debe documentar y comunicar por escrito todas las
informaciones, conocimientos, hechos, acuerdos, actuaciones y lecciones aprendidas. Una
adecuada documentacin es necesaria para mantener el avance de la ejecucin del trabajo
objeto del contrato, y esta informacin se considera invalorable, cuando surgen conflictos y
disputas relacionadas con la actuacin o desempeo del contratista durante la ejecucin de
la obra o servicio. Se requiere de gran esfuerzo y disciplina poder llevar control y
seguimiento del record histrico de la actuacin y desempeo del contratista para poder
emplear esta informacin como referencia en futuras contrataciones, de manera objetiva y
transparente.
FIN
Pausides A. Martinez S.
e-mail: pams13@cantv.com
Es Ingeniero Qumico, egresado del Instituto Universitario Politcnico de Barquisimeto en 1974, con una Maestra
en Refinacin de Petrleo en Colorado School of Mines de EEUU en 1978. Tiene ms de 30 aos de
experiencia en la Industria Petrolera venezolana, ocupando diversas posiciones tcnicas y supervisorias en las
filiales Lagoven, PDVSA Petrleo y Gas, Bariven, PDVSA Gas y CVP, destacado como especialista en el rea de
contratacin de Ingeniera y Proyectos. En 1991 actu como asesor de Contratacin en la Coordinacin de
Recursos Tcnicos de Petrleos de Venezuela, S.A. (PDVSA). Desde mediado de 2007 se desempe como
Gerente Corporativo de Contratacin, adscrito a la Direccin Ejecutiva de Finanzas de PDVSA, ltima posicin
ocupada antes de su Jubilacin en 2012. Actualmente tiene una Firma Personal con el objeto de prestar servicios
profesionales de asesora y formacin en materia de contrataciones de obras, bienes o servicios, tanto del sector
pblico como del sector privado en Venezuela.

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