URL: https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.

co/SedeElectronica

Identificador : +0GZ CRX4 gZQD gA7I JBmk BqC2 Fp4=

Ref. 1-2014-2401 - 1894/2014/SGC - 420

Bogot D.C., 21 de julio de 2014 14:42

No. 2-2014-4038

ACERO

Cordial saludo,
El Archivo General de la Nacin - AGN, ha recibido su comunicacin radicada con el N 12014- 2401 relacionada con la solicitud de informacin sobre la manera correcta de procesar un
archivo almacenado en formato CD. Al respecto nos permitimos atender su solicitud en los
siguientes trminos:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de direccin y coordinacin de la funcin archivstica del
Estado Colombiano expresamente sealadas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
cindonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de la
Nacin viene trabajando en su reglamentacin, en especial con el uso de las nuevas
tecnologas y de hecho por la iniciativa cero papel en articulacin con las entidades del
Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones,
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y la Presidencia de la Repblica.
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVSTICAS
La Ley 594 de 2000 en su Artculo 19 establece que las entidades del Estado podrn
incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos,
empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y
cuando cumplan con los siguientes requisitos:

ESTABLECIMIENTO PBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA

www.archivogeneral.gov.co ink
nformacin al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos;
contacto@archivogeneral.gov.co ra. 6  6-91 el
328 2888 Fax
337 2019 ogot, olombia. 
800128835-6

a) Organizacin archivstica de los documentos;

b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta
aspectos como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la
seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes,
as como el funcionamiento razonable del sistema.
Adicionalmente, en el Artculo 21 de la misma Ley, se estipula que las entidades pblicas
debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos
archivsticos; y en el pargrafo del mismo artculo, determina que los documentos emitidos por
los citados medios o soportes gozarn de la validez y eficacia de un documento original,
siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los
requisitos exigidos por las leyes procesales.
As mismo, la Ley 594 de 2000 en su Artculo 47, establece que los documentos de archivo,
sean originales o copias, debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad,
de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el
Archivo General de la Nacin, y en el pargrafo del mismo artculo, determina que los
documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser copiados en nuevos soportes
y, para tal caso, deber preverse un programa de transferencia de informacin para garantizar
la preservacin y conservacin de la misma.
De otra parte, el Decreto 2609 de 2012 que reglamenta el Ttulo V de la Ley General de
Archivos sobre Gestin de Documentos, establece en su Artculo 2, que las normas del citado
decreto se aplicarn a cualquier tipo de informacin producida y/o recibida por las entidades
pblicas, sus dependencias y servidores pblicos, y en general por cualquier persona que
desarrolle actividades inherentes a la funcin de dicha entidad o que hayan sido delegados por
sta, independientemente del soporte y medio de registro (anlogo o digital) en que se
produzcan y que, entre otros, se conservan en disco duros, servidores, discos o medios
portables, cintas o medios de video y audio (anlogo o digital).
En virtud de las disposiciones presentadas anteriormente, la manera correcta de procesar un
archivo almacenado en formato CD o en cualquier tipo de medio de almacenamiento, es una
decisin de la entidad, que debe tener como fundamento su poltica de gestin documental y
programa de gestin documental, de conformidad con lo estipulado en el Decreto 2609 de 2012
y normas complementarias, especialmente lo concerniente al Captulo IV sobre La gestin de
documentos electrnicos de archivo.
Es importante tener en cuenta todos los aspectos relacionados con la organizacin tcnica del
archivo, de conformidad con el Acuerdo 05 de 2013, que establece los criterios bsicos para la


    
  
     

 !"!#  $"%& '"()*" # +//"4 ::<!) /! =!<"!:4 >+!?: G !#):H
"<<J !"!#  K Q VW QXYZ [!#& \]^ ]^^^ _`& \\z ]{ZY | <}4 K#)~ V'[& ^{{Z]^^\XQ

clasificacin, ordenacin y descripcin de archivos en las entidades pblicas y privadas que

cumplen funciones pblicas, y el Acuerdo 002 de 2014 por medio del cual se establecen los
criterios bsicos para la creacin, conformacin, organizacin, control y consulta de los
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.
En materia de conservacin, el Acuerdo 049 de 2000 en su Artculo 3, establece que los
sistemas de almacenamiento para documentos en formatos o soportes como el CD, deben
contemplar mobiliario especial como gabinetes, armarios o estantes con diseos desarrollados
acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y
antiestticos a que haya lugar, de tal manera que se garantice la perdurabilidad de los medios
de almacenamiento, en este caso medios pticos.
As mismo, los CD`s podrn contar con una unidad de conservacin plstica en polipropileno u
otro polmero qumicamente estable y que no desprenda vapores cidos o contener molculas
cidas retenidas en su estructura, que puedan alterar sus caractersticas fsicas y generar
perdida de informacin. Cada unidad de conservacin contendr slo un CD y el rtulo o
etiquetado debe realizarse segn las caractersticas tcnicas del CD, con materiales o
instrumentos de escritura que no afecten de ninguna manera la integridad fsica del mismo, para
lo cual es conveniente consultar al fabricante del medio de almacenamiento.
En el Artculo 4 del Acuerdo 049 de 2000, se establece que los espacios destinados para
albergar este tipo de medios, deben cumplir con una temperatura entre 16 C y 20 C, y un
humedad relativa entre el 35% y el 45%.
Para garantizar la preservacin de la informacin por el tiempo que sta deba conservarse, los
estudios tcnicos sobre los medios de almacenamiento que debe realizar la entidad, han de
tener en cuenta como mnimo, la calidad de los soportes, su capacidad de almacenamiento, la
expectativa de vida til estimada y el riesgo de obsolescencia tecnolgica; con base en estos
aspectos tcnicos, el tiempo de retencin de los documentos y, en general, la poltica de gestin
documental de la entidad, se establecer el programa de migracin y/o renovacin de medios,
con el fin de preservar y facilitar el acceso a los documentos por el tiempo que sea necesario.
Para este efecto, puede tener como referencia las guas tcnicas colombianas GTC-ISO-TR
15801: Gestin de documentos. Informacin almacenada electrnicamente. Recomendaciones
para la integridad y la fiabilidad, y la GTC-ISO-TR 18492: Preservacin a largo plazo de la
informacin basada en documentos electrnicos.
Finalmente le informamos que la Subdireccin de Tecnologas de Informacin Archivstica y
Documento Electrnico, realiz la identificacin de las principales normas tcnicas
internacionales de diferentes organismos de normalizacin como: ISO,AFNOR,BS, ANSI, AIIM,
ARMA, IEC, AENOR, Australian Standard, las cuales involucran temas como gestin de

documentos, sistemas de informacin, almacenamiento, repositorios digitales, medios pticos,

entre otros, y estarn paulatinamente a disposicin del pblico para su consulta. La matriz con
las principales normas tcnicas, resultado de esta labor, puede ser consultada en:
http://preservandoparaelfuturo.org/herramientas-y-publicaciones/herramientaslineamientos .
En los anteriores trminos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro
de los parmetros establecidos en el Art. 28 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.
Cordialmente,

JHON ALEXANDER GONZLEZ FLREZ

Subdirector de Tecnologas de Informacin
Archivstica y Documento Electrnico

Anexos: N/A
Copia: N/A
Proyect: Claudia Castillo Segura - Grupo de Preservacin Digital y Medios Tecnolgicos
Revis: Carlos Enrique Rojas Nez Coordinador Grupo de Preservacin Digital y Medios Tecnolgicos
Archivado en: Oficina Asesora Jurdica - Serie Documental Conceptos Tcnicos

Firmado digitalmente por :JHON ALEXANDER GONZALEZ

FLOREZ

F x 7 0 B b 005