Introduccin

Son los documentos comerciales las comunicaciones y mensajes escritos que en el mbito empresarial
son oficiales y determinantes a la hora de conocer una figura distinguida o abrir un negocio. El poseer las
herramientas que faciliten la gestin documental en de gran importancia, ya que estas simplifican y
organizan el manejo de las comunicaciones impresas y electrnicas, lo que a su vez contribuye con la
disminucin del tiempo y costos, brindando una buena calidad.

Justificacin
Se conocern las formas de elaboracin de los diferentes documentos comerciales para la comunicacin
tanto interna como externa de las diferentes empresas. Adems, determinar la importancia de la
1

realizacin de los distintos documentos comerciales que se manejan en una organizacin o empresa.

Objetivo
Como objetivo principal, est la demostracin de la debida adquisicin de los conocimientos por medio
del presente trabajo escrito, que espero contenga la informacin necesaria para aprobar
satisfactoriamente el logro que se evala con el siguiente texto.
Adems, esta mi intencin de que ente trabajo sirva como gua para la elaboracin de diferentes tipos de
documentos, para que aquellos que estn buscando ayuda, se les pueda facilitar proyectar una buena
imagen corporativa.
2

Documentos Comerciales Negociables

Son documentos que en su mayora son utilizados en el comercio, y en el campo bancario, se denominan
tambin ttulos o valores, ttulos de crdito, efectos de comercio y documentos comerciales.
Los documentos negociables son sin duda alguna una fuente importante de financiamiento a corto plazo
para las empresas, ya que al no tener fcil acceso a otro tipo de financiamientos constituyen una buena
alternativa para hacer frente a sus necesidades particulares.
En este sentido, es necesario ubicar a los documentos negociables en lo que son las finanzas de las
empresas. Existen bsicamente dos tipos de financiamiento: a corto plazo y a largo plazo. El
financiamiento a corto plazo se entiende en general aquel que se obtiene por un periodo menor o igual a
un ao; en contraste, el financiamiento a largo plazo tiene un plazo mayor a un ao y generalmente se
3

obtiene para invertir en activos fijos o proyectos de un monto de dinero considerable.

A su vez, el financiamiento a corto plazo puede ser con garanta o sin garanta; es en esta ltima
categora de financiamiento en la que se encuentran los documentos negociables, adems de lo que son
el crdito comercial de proveedores, los prstamos bancarios, los pasivos acumulados, el anticipo de
clientes y los prstamos privados.
Requisitos de los documentos negociables
Firmados por el expedidor o el librador
Contener una promesa o una orden incondicionales de pago de cierta suma de dinero
Ser pagadero al requerimiento o en fecha futura determinada o susceptible de serlo
Ser pagadero a la orden o al portador
Cuando el documento este dirigido a un librado y dicho librado est designado en el mismo por su
nombre o de alguna manera que implique razonable certeza

Tipos
Letra de Cambio
La letra de cambio es un ttulo de crdito que contiene la orden incondicional que una persona llamada
girador da a otra llamada girado, de pagar una suma de dinero a un tercero que se llama beneficiario, en
poca y lugar determinados.
La letra de cambio es un ttulo de crdito representativo de dinero. En ella se consigna una cantidad
determinada o determinable de dinero que debe pagarse a su tenedor o beneficiario.
Es el caso cuando se acepta una letra en pago del precio de una compraventa. En este caso el
comprador tendr dos obligaciones: una emanada de la compraventa y otra, de la aceptacin de la letra.
Para evitar esto se debe expresar que se acepta la letra en pago del precio o para garantizar o facilitar el
cobro del mismo.

Partes integrantes de la letra de cambio

El artculo 76 de la Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito establece que la letra de cambio
debe contener:
4

* I.- La mencin de ser letra de cambio, inserta en el texto del documento;

* II.- La expresin del lugar y del da, mes y ao, en que se suscribe;
* III.- La orden incondicional al girado de pagar una suma determinada de dinero;
* IV.- El nombre del girado;
* V.- El lugar y la poca del pago;
* VI.- El nombre dela persona a quien ha de hacerse el pago (beneficiario); y
* VII.- La firma del girador o de la persona que suscriba a su ruego o en su nombre.
Sus caractersticas son:

Es una orden de pago.

En su emisin intervienen las siguientes tres personas: librador, librado y beneficiario.

Debe llevar la firma del suscriptor.

Cantidad en nmeros.

Requisitos que debe contener la letra de cambio son los siguientes:

La denominacin de Letra de Cambio inserta en el mismo texto del Ttulo y expresado en el

mismo idioma empleado en la redaccin del documento.

La orden de pagar una suma determinada.

Nombre, apellido y direccin del que debe pagar o librado.

La fecha de vencimiento.

Lugar donde el pago debe efectuarse.

Nombre y apellidos de la persona a quien debe hacerse el pago o a cuya orden debe realizarse,
beneficiario o tomador.

Lugar y fecha en la que se emiti la letra.

La firma del que gira o emite la letra.

Pagar
El pagar, es un ttulo de crdito o ttulo valor que contiene la promesa incondicional de una persona a la
cual se le denomina suscriptora, de que pagar a una segunda persona llamada beneficiaria o tenedora,
una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo.
El pagar, a diferencia de la letra de cambio, posee una promesa de pagar una suma incondicional en
5

moneda nacional o su equivalente internacional. La suma se debe expresar en nmero(s) y en palabras,

junto en la moneda en que se efectuar el pago. Si se paga en moneda extranjera, se debe indicar el da
de pago el equivalente entre las monedas. Este requisito es lo que la distingue de los otros ttulos de
crdito.
Condiciones para la validez del Pagar
Nombre del Beneficiario: Se debe identificar a la persona a quien debe hacerse efectivo el pagar.
Fecha y lugar del pago
Fecha y lugar en que se suscribe.
Firma del Suscriptor: No se exige el nombre del suscriptor, sino solamente su firma.

Sus caractersticas son:

Es una promesa de pago

Intervienen dos personas: suscriptor y beneficiario.

Debe llevar la firma del suscriptor.

Datos que deben figurar en el pagar.

La denominacin de pagar.

El vencimiento o la fecha en la que deber abonarse.

El importe de la cantidad a abonar.

El lugar en el que debe efectuarse el pago.

El nombre de la persona a la que debe efectuarse el pago o a cuya orden se deba efectuar o
tenedor.

El lugar y la fecha de libramiento.

La firma del deudor.

Cheque
Documento escrito a travs del cual se ordena un instituto de crdito donde se tenga una cierta cantidad
de dinero entregarle a un tercero el monto especificado en el mismo.
El cheque es un ttulo de crdito en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena
incondicionalmente a una institucin de crdito, que es el librado, el pago de una suma de dinero en favor
de una tercera persona llamada beneficiario.
6

Requisitos para su expedicin

Para que se puedan expedir cheques son indispensables dos requisitos:
* Tener fondos disponibles en poder de la institucin de crdito y
* Que la institucin haya autorizado al librador para expedir cheques a cargo de ella.
Como se observa, la expedicin de cheques est ligada con una operacin de crdito que despus
estudiaremos: el depsito bancario de dinero.
Una persona entrega una suma de dinero a una institucin de crdito y convienen en que la suma
depositada podr ser retirada, total o parcialmente, a la vista, es decir, en el momento en que lo pida el
depositante.
En estos casos la institucin puede autorizar al depositante para retirar los fondos depositados mediante
cheques. La autorizacin se entiende concedida si la institucin de crdito proporciona al librador
esqueletos especiales para la expedicin de cheques, o le acredita la suma disponible en cuenta de
depsito a la vista.
Naturaleza del cheque
Es un instrumento de pago y de compensacin. La letra de cambio y el pagar son instrumentos de
crdito, estn destinados a circular por determinado tiempo y sus tenedores pueden obtener crdito
mediante la negociacin de esos ttulos.
En cambio, el cheque tiene por objeto retirar en forma inmediata fondos disponibles que se encuentran
depositados en una institucin de crdito y por eso decimos que es un instrumento de pago.
Condiciones para el pago de un Cheque
Debe estar bien emitido,
La cantidad en nmeros debe ser igual a la cantidad expresada en letras.
No debe tener enmiendas.
La firma del emisor debe ser igual a la que tiene registrada el Banco en su espcimen de firma.
El emisor debe tener fondos
Sus caractersticas son:
- Es una orden de pago.
- Posee un nmero que lo identifica.
- Cantidad en nmero.
Condiciones para el pago de un Cheque
* Debe estar bien emitido, estar fechado para la fecha de la presentacin.
* La cantidad en nmeros debe ser igual a la cantidad expresada en letras.
* No debe tener enmiendas.
* El emisor debe tener fondos suficientes para efectuar el pago.
Partes que intervienen
7

* Librador o cuentacorrentista.
* Girado o Banco Librado.
Documentos Comerciales No Negociables
Son aquellos que se requieren para la buena marcha de una empresa, ya que son de uso diario,
constante y corriente; son indispensables para el control de la empresa ya que permite sustentar los
gastos, de la misma, es decir las transacciones frecuentes y no frecuentes.
Tambin se entiende como los documentos que permiten sustentar o dan soporte a una transaccin
comercial o la informacin necesaria para poder realizarla.
En lo que respecta a los documentos mercantiles no negociables se puede decir que su principal utilidad
es servir como prueba escrita a la contabilidad de una empresa de que una operacin mercantil se ha
llevado satisfactoriamente.
En este caso, hemos de apuntar dos ejemplos: el recibo y la factura. En primer lugar, el recibo es un
documento en que la persona que firma acepta haber recibido una cantidad de dinero a cambio del
prstamo/ venta de un bien o servicio. En el recibo han de aparecer, obligatoriamente, el lugar, da, mes y
ao de emisin del mismo; el nombre de la empresa que emite el recibo; la cantidad de dinero manejada;
el concepto por el cual se realiza el recibo; y una rbrica comprobante de la validez del mismo
documento.
En segundo lugar, la factura es un documento vlido para presentar ante la administracin tributaria con
el fin de desgravar impuestos y en el que han aparecer los mismos datos que en el recibo (datos del
vendedor, de la operacin.), pero adems un desglose completo del precio del producto o servicio y los
datos del comprador.
Funcin de los documentos no negociables
Es permitir al comprador la confrontacin de la mercanca reciba con la solicitada en el pedido. Este
documento solo es informativo y contiene:
1. Membrete Nombre del documento: Remisin
2. Nmero consecutivo
3. Datos del transportador
4. Nombre y direccin del comprador
5. Datos de la mercanca
6. Observaciones.
Tipos
Recibo de caja
8

Los recibos de caja, comprobantes de egresos o notas de contabilidad son vlidos como documento
equivalente siempre que cumplan con los requisitos de ley.
Esto quiere decir que no es necesario que el documento equivalente lleve impresa la leyenda
Documento equivalente sino que basta con el cumplimiento de los diferentes requisitos contemplados
para cada situacin, y la ley no exige que el documento de llame de una u otra forma.
En el caso de la factura, el artculo 617 del estatuto tributario de forma expresa contempla que la factura
de venta debe llamase expresamente factura de venta, requisito no contemplado por ninguna norma para
el caso de los documentos equivalentes.
En este orden de ideas, una nota de contabilidad, un comprobante de egresos, un recibo de caja o un
comprobante de caja, puede servir como documento equivalente en la medida que contenga los
requisitos que si exige la norma para los documentos equivalentes.
Para la mayora de las operaciones, los requisitos de un documento equivalente son:
* Nombre o razn social y Nit del vendedor o quien presta el servicio.
* Nmero consecutivo de la transaccin.
* Fecha de la operacin.
* Descripcin de los bienes o servicios.
* Valor total de la transaccin.
As, con que los documentos antes mencionados cumplan con estos requisitos, se debe entender
cumplida la obligacin de elaborar el documento equivalente aun cuando no tengan impresa la leyenda
Documento equivalente.
Este punto es importante porque algunos funcionarios de la Dian han llegado a rechazar costos y
deducciones por el simple hecho de que el documento presentado como equivalente por el contribuyente,
no tiene el ttulo o leyenda que lo identifique como tal, requisito que no est contemplado por la ley, y por
tanto no puede ser exigido por ningn funcionario, al igual que no se puede rechazar un derecho con
fundamento en un requisito no exigido de forma expresa en la norma.

Factura
Es un documento tributario de compra y venta que registra la transaccin comercial obligatoria y
aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderas u otros afectos, porque
con ella queda concluida la operacin.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestacin de
servicios cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan
derecho al crdito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y
costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportacin.
Las facturas slo se emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero de Registro nico de
Contribuyentes - RUC, exceptundose este requisito en operaciones de exportacin.
9

En dicho vendedor hace constar en forma detallada las mercaderas vendidas, indicando condiciones y
debe ser extendida por duplicado o triplicado y sirve para justificar los registros en los libros respectivos.
Uso
Se emiten en los siguientes casos:
a. Cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al
crdito fiscal.
b. Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario.
c. En los servicios de comisin mercantil presentados a sujetos no domiciliados, en relacin con la venta
en el pas de bienes provenientes del exterior, siempre que el comisionista acte como intermediario
entre un sujeto domiciliado en el pas yotro no domiciliado la comisin no pagada al exterior.
d. Slo emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero de Registro nico de Contribuyente
RUC, exceptundose de este requisito a las operaciones de exportacin.
Caractersticas
La factura conformada tiene las siguientes caractersticas:
a. Se origina en la compra venta de mercaderas, as como en otras modalidades contractuales de
transferencia de la propiedad de bienes susceptibles de ser afectados en prenda, en las que se acuerde
el pago diferido del precio;
b. El objeto de la compra venta u otras relaciones contractuales antes referidas debe ser mercaderas o
bienes de comercio distintos a dinero, no sujetos a registro;
c. Los bienes y mercaderas pueden ser fungibles o no, identificables o no. No deben estar sujetos a
carga o gravamen alguno, salvo al que el titulo representa;
d. La conformidad puesta por el comprador o adquiriente en el texto del ttulo se muestra por s sola y sin
admitirse prueba en contrario, que ste recibi la mercadera o bienes descritos en la Factura
Conformada, a su total satisfaccin;
e. Slo una vez que cuente con la conformidad, el ttulo puede ser objetivo de transmisin;
f. Desde su conformidad, representa adems del crdito consistente en el saldo del precio sealado en el
mismo ttulo, el derecho real de prenda que queda constituida sobre toda la mercadera y bienes
descritos en el mismo documento, a favor de tenedor;
g. Dimensiones mnimas: veintin (21) centmetros de ancho y catorce (14) centmetros de alto.
h. Copias: La primera y segunda copias sern expedidas mediante el empleo de papel carbn, carbonado
o autocopiado qumico;
Leyenda relativa al no otorgamiento de crdito fiscal de las copias ser impresa diagonal y
horizontalmente y en caracteres destacados, salvo en la facturas por operaciones de exportacin, en las
cuales no ser necesario imprimir dicha leyenda.
Dentro de un recuadro cuyas dimensiones mnimas sern de cuatro (4) centmetros de alto por ocho (8)
centmetros de ancho, enmarcado por un filete, debern ser impresos nicamente, el nmero de RUC, la
denominacin del comprobante de pago y su numeracin.
Dicho recuadro estar ubicado en el extremo superior derecho del comprobante de pago.

10

Orden de Compra
Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderas a un determinado
proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no enva vendedores para
ofrecer el producto. Es decir, es el documento formal que utiliza el departamento de compras para
solicitar la mercadera que requiere. Debe ser concreto, claro y especfico en lo que se solicita.
Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotizacin a cada uno de los
proveedores que pueden abastecernos de las mercaderas requeridas las cotizaciones por los
proveedores se proceder a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido.

Cotizacin
La cotizacin es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociacin. Es decir, la
cotizacin es darle valor a un bien, de esta manera se cotizan los valores que participan en el mercado
burstil. Tambin se cotiza el trabajo.
Precio registrado en una Bolsa cuando se realiza una negociacin de valores, o tambin expresin de
uso burstil para sealar el valor de acciones y otros instrumentos que se venden a travs de bolsas de
valores. As tambin, la primera acepcin de este trmino hace referencia al precio de equilibrio para un
ttulo en funcin de la oferta y la demanda. Por otra parte, tambin se utiliza este nombre para el precio al
que se ha realizado la compra o la venta de un valor o de una divisa en la bolsa, o en los mercados
monetarios.
Nota de Crdito
La Nota de Crdito ser emitida al mismo adjudicado o usuario para modificar comprobante de pago
emitidos con anterioridad. Especficamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a
la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba
conceder un determinado descuento, as como por la anulacin de operaciones.

11

Conclusin
En este trabajo hemos aprendido que los documentos comerciales son de gran importancia para la
empresa o cualquier otra institucin. Los documentos mercantiles permiten realizar transacciones legales
en cualquier pas. Los documentos no negociables son aquellos que garantizan y permiten representar
los gastos e ingresos que tenga la empresa.

12

Infografa
http://tecnicasdeoficinammye.blogspot.com/2012/01/documentos-mercantiles-negociables.html
http://empresayeconomia.republica.com/contabilidad/documentos-no-negociables.html
http://www.biamericas.com/presentaciones/2012/gestionDeCobros/documentos-negociables.pdf
http://documentosmercantilesnonegociables.blogspot.com/
http://www.monografias.com/trabajos96/documentos-no-negociables/documentos-no-negociables.shtml
http://www.buenastareas.com/ensayos/Documentos-Negociables-y-No-Negociables/964427.html
https://prezi.com/ppd8gctswqjl/documentos-comerciales-negociables-y-no-negociables/

13