PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE

CALIDAD DE ALMACENADORA Y
DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CODIGO:

REVISIN:

NIVEL:

HOJA:

PR-CC-035-01 ISO 4.2

Ene-15

02

1 DE 9

REA: CALIDAD

1.0

TITULO: PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR

DOCUMENTOS

OBJETIVO:
Asegurar que los documentos del Sistema de Calidad sean elaborados, revisados, aprobados, emitidos y
controlados, en el marco del Sistema de Gestin de Calidad de ADASA.

2.0

ALCANCE:
Este procedimiento contempla los diferentes niveles de documentacin del Sistema de Calidad; as como la
codificacin y estructura que deber cumplir cada documento. Debe ser aplicado por todo el personal de la
empresa que elabore documentos para el Sistema de Calidad.

3.0 RESPONSABILIDADES:
3.1.

Cada responsable de rea de ADASA entregarn el documento original con las firmas correspondientes a
Calidad. (Manuales, procedimientos e instrucciones).

3.2.

El responsable de cada rea debern llevar el control de sus documentos externos, (tales como normas, cdigos,
especificaciones) mediante el FO-CC-035-02 Lista maestra de documentos y entregar una copia de dicho listado
(siempre actualizada), a Calidad.

3.3.

El responsable de cada rea debe implementar los documentos de su departamento; as como dar a conocer a
su personal los documentos que apliquen a su rea, registrndolo en el FO-CC-035-01, donde el original de esta
pltica permanecer con el responsable del rea.

4.0

POLITICAS:

4.1

Todos los documentos relacionados con el Sistema de Calidad se regirn por este documento.

4.2

Todo puesto de la Estructura Organizacional, puede elaborar documentos si y solo si estos cumplen con la
estructura mencionada por este documento.

4.3

Cuando se requiera una copia controlada, se deber solicitar a Calidad.

4.4

El cdigo de identificacin de todos los manuales, procedimientos, instrucciones, especificaciones, polticas del
Sistema de Calidad lo asignar el rea de Calidad.

4.5

Aprobacin, Revisin y elaboracin de los documentos del Sistema de Calidad debern estar siempre descritos
en el calce de todas las hojas de un documento.

5.0 DEFINICIONES:
5.1

Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.

5.2

Copia Controlada: Es una reproduccin de los documentos revisados y aprobados del Sistema de Calidad y
que son proporcionados a las reas relacionadas en su aplicacin con una codificacin que identifica al rea.
Elabor
Coordinador de Calidad
Ren Quijada

Revis
Gerencia
Manuel Lpez

Aprob
Gerencia
Manuel Lpez

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE

CALIDAD DE ALMACENADORA Y
DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

REA: CALIDAD

5.3

CODIGO:

REVISIN:

NIVEL:

HOJA:

PR-CC-035-01 ISO 4.2

Ene-15

02

2 DE 9

TITULO: PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR

DOCUMENTOS

Copia Slo Informacin: Es una reproduccin de los documentos revisados y aprobados del Sistema de
Calidad que son slo proporcionados a organizaciones externas (clientes, proveedores, empresas filiales, etc.).

5.4

Diagrama de Flujo: Representacin grfica de las etapas de un procedimiento o de una actividad definida.

5.5

Documento: Datos que poseen significado y son un medio de soporte (registro, procedimiento, instruccin,
especificacin, poltica).

NOTA: El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una
combinacin de stos.
5.6

Escritor: Persona a la que por su experiencia, conocimientos de una actividad, proceso y/o normas o
especificacin se asigna para elaborar documentos.

5.7

Instructivo de Trabajo: Es el documento que describe secuencialmente los pasos de una misma operacin o
actividad realizada por una sola rea.

5.8

Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de Calidad de ADASA.

5.9

Obsoleto: Documento original que no est actualizado y que dej de ser vigente en su aplicacin.

5.10 Procedimiento: descripcin de actividades generales de un departamento para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
5.11 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
5.12 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.
5.13 Responsabilidad: Conjunto de actividades propias de una persona y/o rea por las que puede ser llamado a
responder.
5.14 Revisin de un documento: Es el acto por el cual a un documento se le modifican partes o el total de su texto
original, o bien se eliminan o agregan requisitos, con el propsito de adecuarlo a las actividades para las que
fue elaborado.
5.15 Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan.
5.16 Sistema de Calidad ADASA: Conjunto de elementos mutuamente relacionados para dirigir y controlar a la
Administradora y Distribuidora Aquarius con respecto a la calidad, los 14 estndares de calidad del Cliente
Colgate Palmolive y en trminos generales convalidados con la norma ISO-9001.

Elabor
Coordinador de Calidad
Ren Quijada

Revis
Gerencia
Manuel Lpez

Aprob
Gerencia
Manuel Lpez

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE

CALIDAD DE ALMACENADORA Y
DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

REA: CALIDAD

CODIGO:

REVISIN:

NIVEL:

HOJA:

PR-CC-035-01 ISO 4.2

Ene-15

02

3 DE 9

TITULO: PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR

DOCUMENTOS

6.1 DIAGRAMA DE FLUJO:

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR DOCUMENTOS

PR-CC-035-01

Responsable de Area
Inicio

Calidad

Estandares,
Especificaciones,
Manuales

Lista de Distribucin /
Difusin FO-CC-035-01

Necesidad de
documentar un
proceso y/o
actividades

Reproduccin
y Distribucion
de Documento

Documento
Externo

Sellar como
copia
Controlada

6.2.10

6.2.1

No

Lista de Distribucin /
Difusin FO-CC-035-01

6.2.11

6.2.2

Si
Sesin de
Difusin/
Implementacin

No
Adopcin a
Interno

Si

6.2.3

Lista Maestra
de Control
Documental

Asignacin de
Escritor

6.2.12

Lista Maestra
FO-CC-035-02

6.2.13
6.2.4

Fin

Definicion de
estructura
documental
6.2.5

Revisin y
Anlisis de
Borrador
6.2.6

Signaturas de
Elaboracin,
Revisin y
Aprobacin

6.2.7

No

Copia
informativa ?
6.2.8

Si
Reproducir y
Marcar solo
como
Informativo

6.2.9

Fin

Elabor
Coordinador de Calidad
Ren Quijada

Revis
Gerencia
Manuel Lpez

Aprob
Gerencia
Manuel Lpez

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE

CALIDAD DE ALMACENADORA Y
DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

REA: CALIDAD

CODIGO:

REVISIN:

NIVEL:

HOJA:

PR-CC-035-01 ISO 4.2

Ene-15

02

4 DE 9

TITULO: PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR

DOCUMENTOS

6.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:

6.2.1 Al responsable de rea le surge la necesidad de elaborar un documento en funcin de las actividades y de
acuerdo con normas, especificaciones, manuales.
6.2.2 El responsable del rea y Calidad identifican la necesidad surge de un documento de origen externo?, si es
SI pasa a la siguiente actividad, si es NO pasa a la actividad 6.2.4
6.2.3 El responsable del rea determina Es necesario transferirlo a documento interno?, SI pasa a la siguiente
actividad, NO pasa a la actividad 6.2.8
6.2.4 El responsable del rea emisora asigna a una persona de su rea que por su experiencia y conocimiento de las
actividades relacionadas con el documento pueda desarrollarlo (escritor).
6.2.5 El escritor define la estructura del documento con base en el anexo 9.2 y lo desarrolla.
6.2.6 El escritor y Calidad revisan y analizan el borrador del documento para que cumpla con los requisitos del Sistema
de Calidad; en caso de que hubiesen modificaciones, el escritor es responsable de realizarlas en el documento.
6.2.7 Los puestos y/o personas responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin firman de elaborado.
6.2.8 El responsable del rea determina Se requiere una copia solo para informacin?, SI pasa a la siguiente
actividad, NO pasa a la actividad 6.2.11.
6.2.9 El responsable de rea o Calidad ADASA reproduce el documento, e inmediatamente despus marca cada copia
como Copia slo informacin de acuerdo con el anexo 9.5 y slo en el caso que el documento no lo permita
por su configuracin se sella como copia solo informacin. FIN.
6.2.10Para emitir copias controladas, el responsable del rea elabora Lista de Distribucin (FO-CC-035-01)
especificando los departamentos a los que va a compartir. Al mismo tiempo reproduce ya sea en copia papel o
en copia electrnica el documento para proporcionarlo entre las reas que intervendrn en las actividades
descritas.
NOTA: En los casos en que se solicite una copia controlada de un documento ya emitido (interno o externo) solo se
anexaran los datos a la lista de distribucin vigente.
6.2.11El responsable de calidad coloca sello de copia controlada de acuerdo con el anexo 9.5. al rea que emiti el
documento. En el caso de las reas que intervienen en el proceso se les proporcionara una copia electrnica y
que debido a esa caracterstica no contaran con el sello, as mismo al rea emisora se le escribir en el
documento controlado el nmero de copia proporcionada de acuerdo al anexo 9.5.
6.2.12El emisor realiza platica de capacitacin de documento y cuando aplica distribuye las copias controladas del
documento controlado requiriendo a cada responsable de rea que lo recibe firme en la Lista de distribucin
FO-CC-035-01.Finalmente el emisor entrega documento original en papel y/o medio electrnico a Calidad para
su resguardo.
Nota: cada responsable del rea emisora y/o reas relacionadas, realizaran la difusin en su rea de trabajo e implantacin del documento.
Para dar cumplimiento con esta actividad el jefe de rea tendr que contar con el FO-CC-035-01 del documento que est dando a conocer
a su personal, (solo el que intervenga en la aplicacin de dichos documentos, firmado por los mismos. Para estos casos la copia del original
permanecer con el coordinador de rea que este llevando a cabo esta actividad).

Elabor
Coordinador de Calidad
Ren Quijada

Revis
Gerencia
Manuel Lpez

Aprob
Gerencia
Manuel Lpez

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE

CALIDAD DE ALMACENADORA Y
DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CODIGO:

REVISIN:

NIVEL:

HOJA:

PR-CC-035-01 ISO 4.2

Ene-15

02

5 DE 9

TITULO: PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR

DOCUMENTOS

REA: CALIDAD

6.2.13Calidad elabora la Lista Maestra FO-CC-035-02 de los documentos internos del Sistema de Calidad, en donde
se considere los siguientes datos: # de Documento, Ttulo, Nivel, rea Emisora, Tipo de Documento (Interno
Externo/ PAPEL-MEDIO ELECTRNICO) y la fecha en que entra en vigor el documento.
7.0 REGISTROS DE CALIDAD:
No.

CODIGO DEL REGISTRO DE

CALIDAD

NOMBRE DEL REGISTRO

RESPONSABLE

FO-CC-035-01

LISTA DE DISTRIBUCIN

CALIDAD

FO-CC-035-02

LISTA MAESTRA DE
DOCUMENTOS

CALIDAD

TIEMPO DE

DISPOSICIN

RESGUARDO

FINAL

VIGENCIA DEL
NIVEL DEL
DOCUMENTO
SIEMPRE VIGENTE
Y ACTUALIZADA

DESTRUCCIN
DESTRUCCION

8.0 BIBLIOGRAFA Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

8.1 14 QUALITY STANDARS REQUERIMENTS COLGATE PALMOLIVE
8.2 NMX-CC-9000-IMNC-2000 SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO.
8.3 NMX-CC-9001-IMNC-2000 SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD REQUISITOS.
8.4 MANUAL DE CALIDAD

9.0 ANEXOS
9.1 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

NIVEL

RAZN Y DETALLES DEL CAMBIO

REALIZADO POR:

Mar-08

00

Jul-11

01

- Revisin general del procedimiento PC-CG-01

- Divide el PC-CG-01 en 2 procedimientos:
1. Procedimiento para elaborar documentos
2. Control de cambios.
- Cambia la forma de codificar todos los documentos del
sistema de calidad
- Se incluyen los apartados de polticas, definiciones y
diagrama de flujo
- Se elimina la portada
- Se modifica la lista maestra de documentos
- Se incluye la lista de distribucin y la platica sobre
capacitacin del documento.
Se revisa procedimiento y se difunde al personal.

Ene - 15

02

Actualizacin del Procedimiento de acuerdo a 14 estndares de

Colgate Palmolive.

Elabor
Coordinador de Calidad
Ren Quijada

Revis
Gerencia
Manuel Lpez

Aprob
Gerencia
Manuel Lpez

Ericka Ramirez

Ericka Ramirez
Ren Quijada G

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE

CALIDAD DE ALMACENADORA Y
DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CODIGO:

REVISIN:

NIVEL:

HOJA:

PR-CC-035-01 ISO 4.2

Ene-15

02

6 DE 9

REA: CALIDAD

TITULO: PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR

DOCUMENTOS

9.2 ESTRUCTURA DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS

ENCABEZADO el encabezado en el manual de calidad, procedimientos, instrucciones y plan de calidad debe contener:
Logotipo, especificacin del tipo de documento que se trata haciendo hincapi que es del Sistema de Calidad, rea
que emite el documento, ttulo, identificacin, revisin, nivel, paginacin.
TITULO: Nombre del documento.
IDENTIFICACIN: Cdigo de identificacin establecido conforme al anexo 9.5, el cual debe de ser nico e irrepetible.
REVISIN: Fecha (mes-ao) en que se realiza emisin (entra en vigor) y/o cambios al documento.
NIVEL: Nmero consecutivo que se actualiza de acuerdo a los cambios junto con la revisin (01, 02, 03 ...10, 11, etc.)
ELABOR: Nombre y firma del (los) puesto (s) y de la persona que est elaborando el documento.
REVISO: Nombre y firma del (los) puesto (s) y de la persona que est revisando el documento.
APROB: Nombre y firma del (los) puesto (s) y de la persona que aprueba el documento.
RESPONSABILIDADES: Actividades obligatorias de puestos o reas para la ejecucin del documento.
OBJETIVO: Describir brevemente la razn de ser del documento.
ALCANCE: Indicar el campo de accin donde se desarrolla el documento.
DEFINICIONES: Enunciar palabras, siglas, etc. Junto con el significado, que se requieren para la mejor comprensin
del documento.
POLTICAS: Redactar los lineamientos que se deben cumplir en la aplicacin del documento.
BIBLIOGRAFA: Enunciar los documentos en los cuales se basa el documento
DIAGRAMA: Elaborar figura grfica, representando la relacin entre las diferentes actividades, basndose en la
simbologa de los diagramas de flujo de ofimtica.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES O PASOS: Redactar con detalle las actividades, anotando responsable de la
ejecucin, numeracin secuencial de las actividades (en el caso de los procedimientos debe de coincidir con el
diagrama), la descripcin especifica de la actividad, en tiempo presente indicativo en 3ra. persona. Por ejemplo:
revisa, analiza, recibe, disea, etc. Y hace referencia con los documentos con los que se relaciona.
REGISTROS: Especificar los registros de calidad, el departamento responsable de su generacin, tiempo de retencin
y disposicin final.
ANEXOS: Detallar o hacer mencin de aquella informacin complementaria y necesaria para el ptimo desarrollo del
documento.
CONTROL DE CAMBIOS: Indicar la parte que se modifica, elimina o integra al documento ya emitido.
APLICACIN: Indicar donde se emplea, utiliza o usa la instruccin.

Elabor
Coordinador de Calidad
Ren Quijada

Revis
Gerencia
Manuel Lpez

Aprob
Gerencia
Manuel Lpez

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE

CALIDAD DE ALMACENADORA Y
DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

REA: CALIDAD

CODIGO:

REVISIN:

NIVEL:

HOJA:

PR-CC-035-01 ISO 4.2

Ene-15

02

7 DE 9

TITULO: PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR

DOCUMENTOS

MAQUINARIA, EQUIPO Y/O MATERIAL UTILIZADO: Indicar la maquinaria, equipo y/o material utilizado para ejecutar
el documento.
FRECUENCIA: Indicar cuando se debe realizar el documento.
CRITERIOS DE ACEPTACIN: Enumerar los aspectos que se deben cubrir para aprobar una actividad, material,
maquinaria, etc
ACTIVIDADES: Describir brevemente la tarea u operacin que se ejecuta.
SMBOLO: Especificar signo que esta representando alguna actividad en el diagrama de flujo.
PARMETRO Y CARACTERSTICA DE CONTROL: Definir cuales son los parmetros de proceso y caractersticas
del producto que se van a controlar durante el proceso.
RESPONSABLE: Definir el puesto especfico que ejecuta la actividad.
TAMAO DE MUESTRA: Especificar el nmero de piezas, material, productos, etc., definiendo el tipo de unidad que
aplica.
TCNICA ESTADSTICA: Definir la tcnica estadstica que se emplea en cada actividad.
9.4 CLAVE DE IDENTIFICACIN DE DOCUMENTO
La clave de identificacin de documentos (procedimientos, manuales, instrucciones) es la siguiente:

XX-YY-000-01

ISO 0.0
Punto de la norma ISO 9001:2000 que da cumplimiento
Nmero consecutivo 01 en adelante
Estndar colpal (Colgate Palmolive) que da cumplimiento
Clave del rea emisora del documento
Tipo de documento

NOMENCLATURA:

CLAVE (XX)
MC
MM
PR
IT
FO
AV

TIPO DE DOCUMENTO
MANUAL DE CALIDAD
MANUAL DE OTRAS AREAS
PROCEDIMIENTO
INSTRUCCIN DE TRABAJO
REGISTRO DE CALIDAD
AYUDA VISUAL

Elabor
Coordinador de Calidad
Ren Quijada

Revis
Gerencia
Manuel Lpez

Aprob
Gerencia
Manuel Lpez

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE

CALIDAD DE ALMACENADORA Y
DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

REA: CALIDAD

CLAVE (YY)
CG
GO
AD
OP
IN
CC
DE
SI
RH
SH
MT

ESTANDAR

CODIGO:

REVISIN:

NIVEL:

HOJA:

PR-CC-035-01 ISO 4.2

Ene-15

02

8 DE 9

TITULO: PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR

DOCUMENTOS

CLAVE DEL REA

CORPORATIVO GRUPO SID
GERENCIA DEL CEDIS
COORDINACIN DE ADMINISTRACION
COORDINACIN DE OPERACIONES
COORDINACIN DE INVENTARIOS
COORDINACIN DE CALIDAD
COORDINACIN DE DESPACHO
COORDINACIN DE SISTEMAS
COORDINACIN DE RECURSOS HUMANOS
COORDINACIN DE SEGURIDAD E HIGIENE
COORDINACIN DE MANTENIMIENTO

DESCRIPCION DEL ESTANDAR

COLPAL

ESTANDAR

DESCRIPCION DEL ESTANDAR

COLPAL

010

QUALITY MANAGEMENT

034

QUALITY TRAINING AND EMPLOYEE

012

EXTERNAL AUDITS

035

DOCUMENTATION

013

PRODUCT RECOVERY & RECALL

036

INTERNAL AUDITING

014

PRODUCT CONFORMANCE

041

FACILITIES

030

CORRECTIVE AND PREVENTIVE ACTION

042

STORAGE AND HANDLING

031

CHANGE CONTROL

051

SUPPLY NETWORK PLANING

033

CUSTOMER PRODUCT QUALITY ISSUES

054

RAW MATERIAL AND PRODUCT

PRACTICES

TRACEABILITY

PUNTO
ISO 9001
4

DESCRIPCIN
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

PUNTO
ISO 9001
7

DESCRIPCIN
REALIZACIN DEL PRODUCTO
PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN
DEL PRODUCTO
PROCESOS RELACIONADOS CON EL
CLIENTE
DISEO Y DESARROLLO
COMPRAS
PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL
SERVICIO
CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE
SEGUIMIENTO
MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

4.1

REQUISITOS GENERALES

7.1

4.2

REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN

7.2

5
5.1

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
COMPROMISO DE LA DIRECCIN

7.3
7.4

5.2

ENFOQUE AL CLIENTE

7.5

5.3

POLTICA DE CALIDAD

7.6

5.4

PLANIFICACIN
RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y
COMUNICACIN
REVISIN POR LA DIRECCIN

8.1

GENERALIDADES

8.2

GESTIN DE LOS RECURSOS

8.3

PROVISIN DE RECURSOS
RECURSOS HUMANOS
INFRAESTRUCTURA
AMBIENTE DE TRABAJO

8.4
8.5

SEGUIMIENTO Y MEDICIN
CONTROL DEL PRODUCTO NO
CONFORME
ANLISIS DE LOS DATOS
MEJORA

5.5
5.6
6
6.1
6.2
6.3
6.4

Elabor
Coordinador de Calidad
Ren Quijada

Revis
Gerencia
Manuel Lpez

Aprob
Gerencia
Manuel Lpez

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE

CALIDAD DE ALMACENADORA Y
DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CODIGO:

REVISIN:

NIVEL:

HOJA:

PR-CC-035-01 ISO 4.2

Ene-15

02

9 DE 9

REA: CALIDAD

TITULO: PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR

DOCUMENTOS

9.5 FORMAS DE MARCAR LOS DOCUMENTOS

ALM. Y DIST. AQUARIUS, S.A DE C.V.

COPIA CONTROLADA
N___________________
COORDINACIN DE CALIDAD

Sellado de copia controlada (utilizando tinta azul para el sello), el Nmero de Copia Controlada (para indicar este
nmero, se deber utilizar tinta azul) se asigna de acuerdo a lo establecido en el anexo anterior.
ALM. Y DIST. AQUARIUS, S.A DE C.V.

COPIA SOLO
INFORMACIN
COORDINACIN DE CALIDAD

Sellado de copia solo informacin (utilizando tinta negra)

ALM. Y DIST. AQUARIUS, S.A DE C.V.

OBSOLETO
FECHA:_________________
COORDINACIN DE CALIDAD

Sellado de obsoleto, cuando el documento pierda validez (utilizando tinta roja)

Elabor
Coordinador de Calidad
Ren Quijada

Revis
Gerencia
Manuel Lpez

Aprob
Gerencia
Manuel Lpez