Gua de usuario

OpenKM es una herramienta para la administracin de documentos generados dentro de una

compaia, para mejorar el acceso al ambiente corporativo en general y para mantener controlado la
innecesaria duplicacin de la informacin.
OpenKM provee una solucin para:
Controlar el creciente volumen de informacin a ser manejado
Poner fin a la diversificacin de las fuentes de almacenamiento de informacin
Prevenir la duplicacin de la informacin
Obtener informacin vlida a travs del control de versiones de documentos
Reducir el tiempo y recursos usados en la localizacin de la informacin
Evitar la fuga de conocimiento o el acceso ilcito de los usuarios, cumpliendo de esta forma
con las obligaciones establecidas el LOPD (Ley de Proteccin de Datos)
Restringir el acceso a la informacin por los usuarios no autorizados

La informacin til y relevante puede ser encontrada en menor tiempo posible a travs del Sistema
OpenKM para resolver problemas y tomar decisiones. OpenKM ayuda a mejorar los procesos
corporativos, integrando tareas comunes (y tareas inter-relacionadas) en un simple herramienta, y
permitiendo a los diferentes departamentos de la organizacin el acceso controlado y supervisado a
la informacin.
Acceso al Sistema
Interfase de usuario
Pantalla del Escritorio
Barra de Men
Barra de herramientas
Identificacin del Usuario
Barra de Estado
rea de Trabajo
Ruta
Taxonoma (rbol de carpetas)
Navegador de Documentos
Panel de Propiedades
Operaciones bsicas con documentos y carpetas
Creacin de carpetas
Bsqueda de carpetas
Insertando documentos
Asistente
Renombrar
Mover
Copiar
Agregar a favoritos
Definir inicio
Eliminar
Atajos de teclado
Subiendo archivos desde el escritorio de la computadora
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Acceso al sistema
El acceso al sistema es realizado a travs del navegador web usando la URL que corresponde a tu
instalacin de OpenKM. En esta pantalla de acceso debers ingresar el nombre de usuario (Login) y
la contrasea que ha sido proporcionada por el administrador del sistema.

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Pantalla del Escritorio

En el acceso al sistema, el escritorio es visualizado con tres reas de trabajo diferentes bien
definidos: Opciones de Men, rbol de Carpetas, Navegador de Documentos y Propiedades de
Documentos y Carpetas, adems de la informacin del usuario que est conectado en ese momento.

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Barra de Men
La barra de men esta formada por todos los mens desplegables con sus diferentes opciones. Si
una opcin del men aparece en gris, esta opcin no est disponible.

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Identificacin del Usuario

En este rea del escritorio la identificacin del usuario que est conectado es mostrada.

En el caso de detectar algunos usuarios con el rol AdminRole, el identificador aparecer con otro
color con el propsito de indicar que operaciones estn siendo llevadas a cabo por el super-user
sin ninguna restriccin de acceso a documentos.

Barra de Estado
En esta rea de la pantalla del escritorio el usuario accede a alguna informacin general como el
tamao del repositorio usado, el nmero de documentos bloqueados, nmero de documentos en
check out (editados), carpetas y documentos subscritos, nmero de notificaciones pendientes a ser
leidos y nmero de tareas en el workflow pendientes de ser asignados a los usuarios.

En la esquina derecha, existe una barra de mensajes de estado que OpenKM usa para mostrar
alguna informacin al usuario.

rea de Trabajo
Las reas de trabajo te permiten intercambiar entre la bsqueda y la lista de carpetas y documentos.

Existen cuatro pestaas para permitir los cuatro modos de trabajo:

Escritorio: Modo para completar las tareas principales con carpetas y sus documentos
(crear, aadir, mover, descargar, etc.).
Bsqueda: Modo para buscar documentos.
Tabln: Modo para acceder al workflow, a la vista de documentos de usuario, a vista general
de documentos y el servicio push de noticias.
Administracin: Utilidades de Administracin, solo dispobible para usuarios con con
privilegios de AdminRole.

Ruta
La ruta permanentemente indica tu localizacin dentro del rbol (Taxonoma, Thesaurus, Personal,
etc. dependiendo de la vista en que ests habilitado en un momento dado)

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Taxonoma
En primer lugar, a la izquierda del escritorio, esta el rbol de Carpetas o tambien llamada
Taxonoma. Esta muestra una vista del distribucin del repositorio agrupado por carpetas. Existen
varios tipos de carpetas simbolizadas por los siguientes iconos:

Funciones bsicas con el ratn

Haciendo clic con el botn derecho del ratn aparece un men pop-up. En este men existen
opciones para crear nuevas carpetas, eliminar, renombrar, etc.
Drag & drop (Arrastra y suelta). Selecccionando un documento o carpeta y manteniendo
presionado el botn izquierdo del ratn, puedes mover un documento o carpeta a un nodo
del rbol (Taxonoma).

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Navegador de Documentos
En la seccin superior puede ser visto el navegador de documentos. El navegador de documentos
permite ver la lista de documentos y carpetas disponibles en un nodo del rbol especfico
(Taxonoma).

1 Funciones bsicas con el ratn

2 Descripcin de las diferentes opciones
3 Hasta la versin 4.x y superiores
4 Descripcin de las diferentes opciones

Funciones bsicas con el ratn

Doble-clic con el botn izquierdo sobre una carpeta, abre la carpeta.

Doble-clic con el botn izquierdo sobre un documento, descarga el documento.
Clic con el botn derecho, podra aparecer un men pop-up.
Arrastrar y Soltal (Drag & drop). Seleccionando un documento o una carpeta y
mantenimiento presionado el botn izquierdo, puedes mover un documento o una carpeta
hacia un nodo del rbol (Taxonoma).

Men Pop-up

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Descripcin de las diferentes opciones

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Panel de Propiedades
En la parte inferior estn detallados las propiedades de documentos y carpetas con las propiedades
generales, de seguridad, histrico y propiedades especficas relativas a los documentos definidas por
el usuario (parametrizacin de documentos)

Opciones disponibles para las carpetas

Pestaa de Seguridad.
Pestaa de propiedades.

Opciones disponibles para los documentos

Pestaa de Seguridad.
Pestaa de Propiedades.
Pestaa de Histricos (control de versiones).
Notas.
Pestaas de grupo de propiedades.
Pestaa de Previsualizacin

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Operaciones bsicas con documentos y

carpetas
Taxonomia
La Taxonoma esta definida como un rbol de conocimiento a travs del cual la compaa organiza
su informacin. La seccin de panel del escritorio ofrece una vista taxonmica de los conceptos,
organizados es una estructura de carpetas jerrquicas.

Categoras
Las Categoras estn definidas como un rbol de conocimiento a travs del cual las compaas
organizan su informacin como una vista de repositorio organizada por categoras y sub-categoras.
La seccin de panel del escritorio ofrece una vista de los conceptos de categoras, organizadas en
una estructura de carpetas jerrquicas. Debe entenderse que no solo es una forma especial de ver el
repositorio, sino que realmente el repositorio est organizado fsicamente como se ve en la vista de
taxonoma.

Tesauros
Un tesauro es un libro que lista las palabras agrupadas de acuerdo a un significado similar
(conteniendo sinnimos y a veces antnimos), a diferencia de un diccionario, el cual contiene
definiciones y pronunciaciones. El Tesauro est definido como un rbol de conocimiento a travs
del cual las compaas organizan su informacin como una vista del repositorio organizado por
trminos. La seccin de panel del escritorio ofrece una vista de los trminos conceptuales,
organizados en una estructura de carpetas jerrquica. Se debe entender que no slo es una forma
especial de ver el repositorio, sino que realmente el repositorio est organizado fsicamente como se
ve en la vista de taxonoma.
Las relaciones jerrquicas entre los trminos, dependen de como el tesauros est definido.

Documentos Personales
Los documentos personales del usuario es un rbol de conocimiento personal para cada usuario
donde ellos pueden guardar algn tipo de documentos. Estos son solo accesibles por los mismos
usuarios.

Plantillas
Contiene plantillas de documentos que pueden ser usados como una base por los usuarios para crear
nuevos documentos.

Correo Electrnico
Contiene los correos electrnicos importados personales, textos y documentos adjuntos desde la
cuenta de correo del usuario usando el servicio de correo electrnico IMAP.
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Insertando Documentos
Disponible en

Men Pop-up del rbol de carpetas.

Men Pop-up del navegador de documentos.
Editar del Men Principal.
Barra de Herramientas.

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La opcin "Importar documentos desde ZIP" te permite importar el contenido de un archivo ZIP
respetando la jerarqua del rbol de carpetas. Cuando la ventana de insercin aparece en la pantalla,
selecciona la carpeta local haciendo clic en el botn "Examinar...". Si quieres notificar por correo
electrnico a los usuarios que has subido un nuevo archivo, marca el check "Notificar usuarios". De
otro modo, dejar esta opcin deshabilitada. Puedes notificar a usuarios o grupos.

Para finalizar, haz clic en "enviar". Una vez que la subida del nuevo documento ha finalizado,
puede subir mas documentos con la opcin "Aadir otro archivo".
Para grandes organizaciones puede permitirse el filtro avanzado usando la caracterstica de
administracin de Perfiles. Esto permite filtrar usuarios y grupos.

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Renombrar

Mover
Icono de la Operacin:
Disponible en
Men Pop-up del rbol de carpetas.
Men Pop-up del explorador de documentos.
Editar del men principal.

Una caja de dialogo aparece para seleccionar la nueva ubicacin del documento o carpeta :clic
Mover. Si no tienes permiso en la nueva ubicacin el botn Mover aparecer desactivado.
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Copiar
Icono de Operacin:
Disponible en
Men Pop-up del rbol de carpetas.
Men Pop-up del explorador de documentos.
Editar del men principal.

Un dialogo aparece para seleccionar lo ubicacin para copiar el documento o carpeta: clic Copiar.
Si no tienes permiso en la nueva ubicacin el botn Copiar aparecer desactivado.

Agregar a favoritos
Operation icon:
Disponible en
Men Pop-up del rbol de carpetas.
Men Pop-up del explorador de documentos.
Selecciona el documento o carpeta sobre el cual quieres hacer la operacin. Ejecutar la operacin y
una ventana aparecer en la cual puedes poner una descripcin del marcador.

Una vez que el marcador ha sido creado puedes verificar que este aparece en el men principal de
"Marcadores". Los marcadores son grficamente distinguidos dependiendo del momento que ellos
son carpetas o documentos, y ordenados de acuerdo a su categora y nombre.

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Definir inicio
Icono de la operacin:
Disponible en
Men Pop-up del rbol de carpetas.
Men Pop-up del explorador de documentos.
Puedes configurar una carpeta o un documento como inicio por defecto en el ambiente del usuario.
De esta forma, en el acceso a la aplicacin la ruta a la carpeta o documento que ha sido configurado
como inicio se abrir automticamente.
La operacin para configurar un documento o carpeta como inicio siempre te pedir tu
confirmacin.

Eliminar
Icono de Operacin:
Disponible en

Men Pop-up del rbol de carpetas.

Men Pop-up de explorador de documentos.
Men Edicin.
Barra de Herramientas.

Simplemente escoge la carpeta y selecciona la opcin "Eliminar". La aplicacin siempre preguntar

por tu confirmacin para esta opcin. Cuando el documento o carpeta ha sido eliminado puede ser
recuperado desde la Papelera.

C.I.Pol.

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Atajos de teclado
Existen algunas atajos con teclado que puedes usar con OpenKM.

En carpetas, documentos y correos electrnicos

F2
SUPR
CTRL+C
CTRL+X
CTRL+V

para renombrar
para eliminar
para copiar
para cortar
para pegar

Otros
F1
F5
INSERT
CTRL+Q
CTRL+D
CTRL+Z
CTRL+N
CTRL+B

para mostrar ayuda

para refrescar el ambiente
para mostrar una ventana flotante de insercin de documentos
para salir de OpenKM
para descargar un documento o correo electrnico
para habilitar la consola de depuracin
para crear una carpeta nueva
para mostrar los marcadores

Subiendo archivos desde el escritorio

Icono de Operacin:
Disponible en
Barra de Herramientas.
Al centro de la pantalla aparecer el logo de OpenKM. Simplemente arrastra y suelta los archivo o
carpetas desde el escritorio de tu computadora hacia el logo y los archivos y las carpetas ser
automticamente subidos al OpenKM en la actual ruta del carpeta seleccionada.

Para cerrarlo, simplemente haciendo clic con el botn derecho en el logo aparecer el men, y
debers seleccionar salir.

C.I.Pol.

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