7 Secretos del Sper

Organizado
junio 26, 2007 | Productividad y Organizacin, Traducciones

Unos aos atrs, mi vida era un desastre. As eran mi

casa, mi escritorio y mi mente. Luego aprend, uno a
uno, unos cuantos hbitos que me llevaron a
organizarme por completo.
Que si soy perfecto? Claro que no, y no planeo serlo.
Pero se donde est todo, se que tengo que hacer hoy,
rara vez olvido algo y mi casa est en orden y
relativamente limpia (bueno, tan limpia como se puede
cuando se tienen nios corriendo por ah).
Entonces Cul es el secreto? La verdad, no hay
secretos. Slo unos simples hbitos que usted puede
desarrollar con el tiempo y que lo llevarn a donde
quiere llegar. Estos son hbitos que usted puede aplicar
a su trabajo, a su hogar, a sus hijos, a sus pasatiempos,
a su vida. En cambio de decirle especficamente cmo
organizar algo, como su escritorio o su guardarropa, le
proveo de principios que usted puede usar una y otra
vez en todas las situaciones.
Son estos principios obvios? Seguro, si lo piensa
detenidamente. Los ha le´do en otros lugares.
Pero puede no estar aplicndolos a su vida diaria y ah
es donde reside el problema. Yo simplemente le proveo

de una gua paso-a-paso de lo que realmente funciona,

basado en mi experiencia y en la de otros.
Si su vida es un desastre, como lo era la ma, no
recomiendo tratar de organizar todo de una sola vez. Es
abrumador. Empiece con el primer hbito, y siga de ah
en adelante. Hgalo de a un poco cada vez, un rea de
su vida a la vez, un rea de su hogar o su oficina a la
vez. Trabaje sobre un hbito por un mes o ms, luego
pase al siguiente. O adopte dos o tres si cree que lo
puede manejar, pero no los haga todos a la vez.
Recomiendo tambin que separe un tiempo cada da
(30 o 60 minutos) para ordenar, al menos en un
principio, hasta que est bastante organizado y tenga
su sistema a punto. Luego, necesitar 10 minutos al
da, slo para mantener las cosas andando sin
problemas y de cada vez en cuando necesitar una
sesin de purga (cada 6 meses o ms) para librarse de
lo acumulado.
Aqu estn los 7 hbitos:
1. Reduzca antes de organizar. El error que la
mayora de la gente comete cuando trata de
ordenar sus cosas, sus tareas o sus proyectos es
que tienen un gran desorden de cosas para
organizar y es muy complicado. Si tiene un
guardarropa abarrotado de cosas, claro, puede ir y
comprarse un montn de organizadores pero al
final, an tendr un guardarropa abarrotado de
cosas. Lo mismo con el manejo del tiempo: puede
organizar su horario pero an estar lleno de
tareas. La solucin: reducir, eliminar y simplificar.
Si usted toma un guardarropa lleno de 100 cosas y

bota todo menos 10 cosas que usa y quiere, no

necesitar ya un organizador. Lo mismo con el
manejo del tiempo: si tiene 20 cosas para hacer
hoy y las reduce a solo las tres tareas ms
importantes, ya no necesitar un horario. Como se
reduce: saque todo de su guardarropa o cajn o
cualquier otro contenedor (incluso su horario),
lmpielo y vuelva a poner, nicamente, aquellos
artculos que usted realmente ama y usa
regularmente. Esto lo dejar con una pila de otras
cosas deshgase de ellas tirndolas, donndolas,
vendindolas o regalndoselas a un ser querido. Si
no soporta deshacerse de algunas cosas, pngalas
en una caja marcada tal vez y gurdelas en su
tico, en su stano o en cualquier otro lugar con
espacio para almacenar. Escrbale una descripcin y
fecha y, seis meses despus cuando no lo haya
necesitado, trelo.
2. Escrbalo, siempre. Nuestras mentes son algo
maravilloso, pero dejan pasar cosas como un
tamiz. No recordamos las cosas cuando las
necesitamos
recordar
y
continuamente
las
recordamos cuando no las necesitamos. En cambio
de usar su mente como un depsito de cosas que
necesita recordar, escrbalas. Yo cargo una pequea
libreta de bolsillo a todas partes donde voy y
escribo las cosas inmediatamente. Luego proceso
las ideas y las tareas en el calendario o en mi lista
de tareas, as no olvido las cosas.
3. Mantenga un buzn y procselo. Bueno,
realmente necesita dos buzones uno para la casa
y otro para el trabajo. Sin embargo mucha gente
tiene ms que eso. El papel llega a los escritorios y
termina en varios lugares. Los mensajes telefnicos

quedan por todas partes, lo mismo que nuestras

notas. En cambio, tenga un solo buzn y ponga
todo lo que llega all. Luego, una vez al da (o una
vez a la semana en la casa si lo prefiere), procese
su buzn hasta vaciarlo. Tome un tem de la caja y
decida que hacer con el, ah mismo: botarlo,
delegarlo, archivarlo, ponerlo es su lista de tareas o
hacerlo inmediatamente. Haga lo mismo con el
siguiente tem hasta que su buzn est vaco. No
deje estas decisiones para despus.
4. Un lugar para todo. Relacionado con el anterior
consejo est aquel de tener un lugar para cada
tem en su vida. Dnde van sus llaves? Debera
tener un lugar para ellas (cerca de la puerta es el
mejor sitio) y nunca las perder de nuevo. Dnde
van sus lapiceros? Qu tal las revistas? Yo le
enseńo a mis hijos a tener un lugar para
cada juguete o cualquier otro artculo en sus
habitaciones (an as, sus juguetes son en su
mayora errantes sin hogar, pero son nios) y ese
es un concepto que funciona con adultos tambin:
cada tem debe tener un lugar, y si no lo tiene,
necesitamos escogerle uno. Las etiquetas pueden
ayudarle a recordar dnde estn esos lugares.
Ahora, si usted encuentra algo es su mesa, en su
cama o en su escritorio, sabr que no pertenece
all. Encuntrele su lugar no es simplemente
tirarlo en cualquier parte. El mismo concepto aplica
para la informacin: Tiene usted un lugar para
donde poner toda su informacin? Si no, ensaye
con un wiki personal es accesible desde la casa
y el trabajo y puede crear pginas para cada tipo
de informacin en su vida horarios, metas,

tareas, pelculas a ver, libros a leer, notas sobre

proyectos, etc.
5. Gurdelo inmediatamente. La mayora de la
gente tiene el hbito de poner algo en la mesa o en
su escritorio con la intencin de guardarlo luego.
Bueno, as es como las cosas se tornan sucias y
desorganizadas.
En
cambio,
gurdelo
inmediatamente, en su lugar. Slo toma unos pocos
segundos, y este hbito le ahorrar un montn de
tiempo de limpiar, clasificar y ordenar luego.
Cuando se vea dejando algo en cualquier parte,
pare, y furcese a guardarlo inmediatamente.
Luego de un tiempo, se convierte en algo natural.
6. Limpie mientras lo hace. Muy relacionado con el
hbito 5, este hbito es efectivo porque es mucho
ms fcil limpiar las cosas mientras trabaja o
mientras avanza su da que dejarlas apilar y luego
hacer una sesin de limpieza despus. Entonces, si
est cocinando, trate de lavar los platos al irlos
usando, luego limpie todo, en vez de dejar un gran
desorden. El mismo principio aplica a todo lo que
hacemos. Si es ms fcil hacerlo en pequeos
pasos, ms probablemente lo haremos. Si hay un
gran desorden por limpiar, ms fcilmente nos
intimidar o abrumar la tarea y la dejaremos para
despus.
7. Desarrolle rutinas y sistemas. Si ya tiene todo
limpio y organizado, se podr sentar y disfrutar del
placer que ello brinda. Ser organizado y tener un
ambiente de trabajo o un hogar simplificado es
tremendamente satisfactorio. Pero el problema es
que luego de un tiempo, las cosas tienden a
desorganizarse y revolverse otra vez. Las cosas
tienden a gravitar hacia el caos. La solucin:

necesita desarrollar sistemas para mantener el

orden. Por ejemplo, el procesamiento del buzn
mencionado antes es un sistema: usted tiene
procedimientos especficos para procesar todos los
papeles entrantes, y tiene una rutina para hacerlo
(una vez al da). Todos los sistemas siguen los
mismos lineamientos procedimientos especficos
y una rutina que se hace a intervalos determinados
(tres veces al da, una vez al da, una vez a la
semana, una vez al mes, etc.). Es importante que
usted identifique los sistemas que tiene en su vida
(y existen, an sin que usted lo sepa pero tal vez
son complicados y caticos) y los escriba para que
as los pueda hacer eficientes, simples y
organizados. Desarrolle sistemas para tratar con el
papeleo y el email, con los nios, con sus horarios,
con los mandados, la lavandera, las tareas, el
ejercicio y todo lo dems. Una vez esos sistemas
estn implementados, necesitar estar pendiente
de mantenerlos andando, luego sus cosas se
mantendrn organizadas.
- Leo Babuata