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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO

GENERAL DE BIENES
CODIGO: SA-CRHMINISTERIO DE
DI-01-I-10
FINANZAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
INVENTARIO GENERAL DE BIENES

ELABORADO
COORDINACION DE
RECURSOS HUMANOS
DESARROLLO
INSTITUCIONAL
Cargo: Servidores Pblicos 6,
5, 4
Nombre: Carmen Fernndez
P., Consuelo Castro G. y
Paulo Surez N.
COORDINACION DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS DE SEGURIDAD
Cargo: Servidor Pblico 6
Nombre: Guillermo Ynez
Fecha Enero 2010

REVISADO
COORDINACION DE
RECURSOS HUMANOS
Cargo: Coordinador
Nombre: Jeannett Muoz A.
COORDINADOR DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS DE SEGURIDAD
Cargo: Coordinador
Nombre: Irma Mosquera

APROBADO
SUBSECRETARIA
ADMINISTRATIVA:
Nombre: Mara
Eugenia Vlez
Velsquez

Fecha: Enero 2010

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Firma:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO

GENERAL DE BIENES
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FINANZAS

CONTENIDO:

1. Objeto
El objeto del presente documento es normar la administracin de Bienes del Ministerio de
Finanzas y mantener actualizado los inventarios.

Determinar, armonizar y conjugar las actividades y tareas que le son inherentes

a Administracin de Bienes del Ministerio de Finanzas.

2. Alcance
El alcance de este manual esta orientado a los servidores responsables de la
Administracin de Bienes de la Unidad de Recursos Materiales y Servicios de
Seguridad del Ministerio de Finanzas.
3. Definiciones
Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad,
una institucin, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
Activos Fijos: Conjunto de bienes de una entidad o dependencia. Su importe
queda consignado en el captulo presupuestario del mismo nombre.
Comodato: Contrato de prstamo por el cual una de las partes entrega
gratuitamente a otra una cosa no fungible para que use de ella por cierto tiempo,
y se la devuelva.
Custodio: El que custodia
Donacin: Es un acto de liberalidad, por el cual una persona dispone
gratuitamente de una cosa en favor de otra que la acepta. Es necesaria la
aceptacin del donatario para la produccin de efectos jurdicos o servicios
prestados al donante, siempre que no constituyan deudas exigibles.

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Egreso: Los egresos son las salidas o las partidas de descargo.

Ingreso: Registro del bien adquirido o recibido mediante transferencia gratuita de
su propiedad, en el inventario correspondiente.
Inventario: Orden y organizacin del manejo interno de los bienes y su
correspondiente documentacin de respaldo.
Reposicin: Es la devolucin de un bien desaparecido que previamente ha sido
asignado a un custodio determinado, sea, con otro de iguales o similares
caractersticas, o, con el valor del mismo que es igual al precio especificado en
los documentos de respaldo de la tenencia de dicho bien.
Registro: Refiere al asiento de una informacin cualquiera y concreta.
Valoracin: Proceso de asignar un valor econmico a un bien o servicio.
Verificacin: Demostrar que es verdadero o autntico algo de lo que se duda o
que es necesario probar.
4. Marco Legal
Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificacin y
Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico;
Reglamento LOSCA; Decreto Ejecutivo 3410 del Libro III de la Organizacin y
Administracin del Ministerio, Publicado en el Registro Oficial No.5 de 22 de
enero de 2003; y Art. 17 del Levantamiento de procedimientos de la Norma
Tcnica de Diseo de Reglamento o Estatutos Orgnicos de Gestin
Organizacional por Procesos, publicada en el Registro Oficial 251 de 17 de abril
de 2006:
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del
Sector Pblico, publicado en el Registro Oficial No. 378 de 17 de Octubre de
2006

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5. Responsabilidad y Autoridad
La responsabilidad de elaborar el procedimiento la tiene la Subsecretara
Administrativa a travs de la Unidad de Recursos Humanos-Desarrollo
Institucional con la Unidad de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad.

6. Procedimiento

ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
MANEJO DEL INVENTARIO GENERAL DE BIENES DEL MF
Inventario General de Bienes de
propiedad del MF

Manejo del Inventario de bienes

Valoracin del Inventario

Estar conformado por los Activos Fijos y

los Bienes de Control Administrativo,
clasificados de conformidad con lo que se
establece en las Normas Tcnicas de
Contabilidad
Gubernamental y en el
Reglamento General Sustitutivo para el
Manejo y Administracin de Bienes del
Sector Pblico.
El inventario de los activos fijos y el de
control administrativo del MF, ser
automatizado, mediante un Sistema de
Inventarios reconocido y aprobado por la
autoridad competente.
Cada ao, durante la ltima quincena del
mes
de
diciembre,
el
funcionario
Responsable de la Administracin de
Bienes, remitir a la Unidad Financiera
Institucional, el Inventario General de los
Activos Fijos de propiedad del MF,
debidamente valorado, para que se
proceda a su actualizacin, depreciacin y
lo que corresponda a la Contabilidad
General del MF.

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INGRESO DE BIENES, ACTIVOS FIJOS Y DE CONTROL ADMINISTRATIVO, AL
SISTEMA DE INVENTARIOS
El
funcionario
responsable
de
Recepcin de documentos
Administracin de Bienes
recibe los
documentos de respaldo de la adquisicin
del bien.
El funciorio responsable de la Bodega y/o
Verificacin caractersticas del bien
el responsable del manejo del sistema de
inventarios, verificar las caractersticas del
bien adquirido de conformidad con la
factura, contrato, carta de adjudicacin,
acta de entrega - recepcin y otros
documentos de respaldo
Ingreso del bien al Sistema de El responsable de Bodega y/o el
responsable del manejo del sistema de
Inventarios
inventarios, comunicar por escrito, la
conformidad de la documentacin con la
verificacin fsica del bien adquirido, con lo
cual, el Lder de Administracin de Bienes,
dispondr el ingreso del bien al Sistema de
Inventarios, el que asignar un nmero de
inventario y se designar el custodio
respectivo.
funcionario
responsable
de
Elaboracin de Acta y designacin de El
Administracin de Bienes, dispondr al
Custodios
encargado del manejo del sistema de
inventarios, la elaboracin del acta de
responsabilidad y custodia del bien y su
suscripcin
conjuntamente
con
el
funcionario custodio designado.
funcionario
responsable
de
Ingreso al Sistema de Inventarios de El
los
bienes
recibidos
mediante Administracin de Bienes, recibe de la
Coordinacin de Recursos Materiales, la
donacin
documentacin de respaldo de los bienes
transferidos gratuitamente y dispondr al
funcionario responsable del manejo del

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Sistema de Inventarios, su registro
y
asignacin de nmero de inventario y se
designar como custodio al responsable de
la Bodega.
Designacin de Custodios de bienes Con la autorizacin del responsable de la
activos
fijos
y
de
control Unidad de Recursos Materiales, el
administrativo, recibidos mediante responsable de Administracin de Bienes
dispondr la elaboracin del acta de
transferencia gratuita
custodia y responsabilidad del bien o de los
bienes recibidos en donacin y se
suscribir con el funcionario (s) designado
(s) como custodio (s).
Elaboracin de Ficha individual del El responsable de Administracin de
una vez recibida el acta de
bien, activo fijo, adquirido o recibido Bienes,
entrega recepcin, dispondr la
mediante transferencia gratuita
elaboracin de la ficha individual del bien,
en la que se registrar sus caractersticas
ms relevantes
INGRESO AL REGISTRO ESPECIAL DE LOS BIENES QUE SE HAYA RECIBIDO
EN COMODATO
El responsable de Administracin de
Bienes,
recibe la documentacin de
respaldo de los bienes a recibirse en
calidad de Comodato.
El responsable de Administracin de
Verificacin caractersticas del bien
Bienes,
dispondr
al
funcionario
responsable de la Bodega y/o al
responsable del manejo del sistema de
inventarios,
la
verificacin
de
las
caractersticas fsicas del bien y su
conformidad con los documentos recibidos.
Suscripcin del acta de entrega- Los funcionarios delegados de las
instituciones participantes en el Contrato
recepcin
de Comodato suscribirn el acta de
entrega- recepcin de los bienes y la
Recepcin de documentos

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remitirn a la Subsecretara Administrativa
y de sta a Administracin de Bienes.
Ingreso de datos de los bienes en el El responsable de Administracin de
Bienes
dispondr
al
funcionario
Registro Especial de Comodatos
responsable se incluya en el Registro
Especial de Comodatos los bienes
recibidos. Estos bienes no formarn parte
del Inventario del MF
Designacin de custodios de bienes El responsable de la Unidad de Recursos
recibidos mediante Contrato de Materiales dispondr al responsable de
Administracin de Bienes la elaboracin
Comodato
del acta de custodia y responsabilidad del
bien o de los bienes recibidos mediante
comodato y su suscripcin con el
funcionario designado como custodio.
El responsable de Administracin de
Archivo
Bienes,
dispondr al funcionario
encargado, el archivo y custodia de la
documentacin de respaldo.
REPOSICIN DE BIENES POR PRDIDA O ROBO
Reposicin bien

Si as lo decide, el custodio cuando se le

ha perdido o le han robado un bien, podr
responder por la reposicin del mismo con
otro de iguales o similares caractersticas,
mediante solicitud escrita dirigida a la
Subsecretara
Administrativa.
Est
autoridad, dispondr a Administracin de
Bienes, la verificacin de las caractersticas
del bien que se propone restituir y su
correspondiente informe. Con ese informe,
la Subsecretara Administrativa, negar o
aprobar la solicitud del custodio. De
aprobarla, dispondr la elaboracin y
suscripcin de la correspondiente Acta de
Entrega Recepcin.

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Elaboracin acta entrega-recepcin Si el bien que se propone restituir cumple
con las caractersticas del desaparecido, el
bienes restituidos
Lder de Administracin de Bienes,
dispondr al responsable de la Bodega
elabore y suscriba conjuntamente con el
funcionario custodio el acta de entregarecepcin.
El responsable de Administracin de
Registro del bien entregado
Bienes,
dispondr al funcionario
responsable, se registre el ingreso del bien
en el Inventario General, asignando el
nmero que corresponda y emitir el Acta
Individual
de
Responsabilidades
debidamente actualizada y solicitar a la
Subsecretara
Administrativa
la
autorizacin correspondiente para eliminar
del Inventario General la denominacin y el
nmero de inventario del bien perdido o
robado.
INGRESO DE BIENES A BODEGA
Verificacin
bienes

de

caractersticas

Elaboracin
y
suscripcin
Traspaso de Custodio

de Una vez recibida la solicitud, suscrita por el

custodio, de retiro de bienes, el
responsable de Administracin de Bienes,
dispondr
la
verificacin
de
sus
caractersticas de conformidad con el Acta
Individual de Responsabilidad, y con el
informe respectivo, elaborar la ORDEN
DE RETIRO DE BIENES.
de El responsable de Administracin de
Bienes
dispondr,
al
funcionario
responsable del manejo del sistema, se
registre
el
traspaso
de
custodio,
suscribiendo las correspondientes actas
con el funcionario que entrega y el
responsable de la bodega.

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FINANZAS
Registro del bien en el Inventario de la El responsable de Administracin de
Bienes,
dispondr
al
funcionario
Bodega
responsable, registre en el Inventario el
ingreso del bien a la Bodega.
TRASPASO DE BIENES DE LA BODEGA A LOS CUSTODIOS
El responsable de la Unidad de Recursos
Materiales aprueba la solicitud de
requerimiento y dispone al responsable de
Administracin de Bienes, la verificacin de
la necesidad y la existencia en Bodega de
lo solicitado.
Elaboracin y suscripcin Acta de De existir en bodega el bien solicitado, el
responsable de Administracin de Bienes,
Traspaso
emitir la ORDEN DE ENTREGA DE
BIENES y dispondr la elaboracin del
Acta de Traspaso de Custodia de Bienes
que ser suscrita por el Bodeguero y el
funcionario solicitante, y, el funcionario
responsable, registrar dicho traspaso, en
el Sistema de Inventarios.
Actualizacin del Inventario de los El funcionario responsable de la Bodega de
bienes, mantendr actualizado el inventario
bienes que se encuentran en Bodega
de los mismos, en el que constar el
Cdigo del Inventario, denominacin,
marca, modelo serie, razn por la que se
encuentra en Bodega y fecha de ingreso.
El responsable de Administracin de
Archivo
Bienes, dispondr al responsable de la
Bodega mantener un archivo documental
de los informes tcnicos que respalden que
los equipos, especialmente los elctricos y
electrnicos, se encuentren en Bodega.
CUMPLIMIENTO LEY EN BENEFICIO INSTITUCIONES EDUCATIVAS FISCALES
DEL PAS (106)
Recepcin de solicitud

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FINANZAS
El responsable de la Bodega verificar el
estado de los bienes que no estn en uso y
elaborar un listado para conocimiento y
aprobacin
del
responsable
de
Administracin de Bienes.
El responsable de Administracin de
Aprobacin de listado
Bienes aprobar el contenido del listado y
lo enviar a la Unidad de Recursos
Materiales, quien a su vez lo remitir a la
Subsecretara Administrativa para que
disponga que la Unidad Financiera
Institucional realice la inspeccin previa y
emita el respectivo informe.
Con el informe de la Unidad Financiera
Elaboracin de oficio
Institucional,
la
Subsecretara
Administrativa, remitir al Ministerio de
Educacin,
el oficio con el cual se
informar sobre los bienes que estn
disponibles para cumplir con lo que
dispone la Ley No.106.
Elaboracin y suscripcin acta de Una vez que el Ministerio de Educacin
haya
manifestado
por
escrito,
su
entrega-recepcin
aceptacin para recibir los bienes que le
convenga, la Subsecretara Administrativa
dispondr a la Unidad Financiera
Institucional la elaboracin del Acta de
entrega recepcin, que la suscribirn los
delegados de los Ministerios de Educacin
y Finanzas.
Registro en el Sistema de Inventarios El Acta de entrega recepcin,
debidamente suscrita, ser remitida por la
Subsecretara
Administrativa,
a
Administracin de Bienes, disponiendo, al
funcionario responsable se registre en el
Sistema de Inventarios el traspaso de
propiedad efectuado, y se notificar a la
Verificacin de bienes

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FINANZAS
Unidad Financiera Institucional la baja de
los bienes del Inventario General.
El responsable de Administracin de
Archivo
Bienes, dispondr se archiven los
documentos de respaldo de los bienes
entregados al Ministerio de Educacin en
cumplimiento de la Ley 106.
TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES
El responsable de la Bodega verificar el
estado de los bienes que se encuentran en
buen estado de funcionamiento y que no
sern utilizados por los funcionarios del
Ministerio y elabora un listado de dichos
bienes.
El responsable de Administracin de
Aprobacin de listado
Bienes aprobar el contenido del listado y
lo enviar a la Unidad de Recursos
Materiales, quien a su vez lo remitir a la
Subsecretara Administrativa para que
disponga
a
la
Unidad
Financiera
Institucional se realice la inspeccin previa
y se emita el respectivo informe.
Elaboracin y suscripcin acta de Con el informe favorable de la inspeccin
previa y la autorizacin de la Subsecretara
entrega-recepcin
Administrativa, la Unidad de Recursos
Materiales
solicitar,
a
la
Unidad
Financiera Institucional, la elaboracin del
acta de entrega-recepcin, que ser
suscrita por los delegados de las Unidades
Financiera
Institucional
y
Recursos
Materiales, por parte del Ministerio; y, por
el representante legal de la institucin
beneficiaria.
Eliminacin de los bienes en el Con el Acta de entrega recepcin,
debidamente suscrita, y con la autorizacin
Inventario
Verificacin de bienes

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Archivo

de la Subsecretara Administrativa, el
responsable de la
Administracin de
Bienes,
dispondr
al
funcionario
responsable, la eliminacin de los bienes
entregados, del inventario correspondiente.
Al tratarse de activos fijos, la eliminacin
de los bienes del Inventario deber ser
notificada a la Unidad Financiera
Institucional para que efecten la
eliminacin del bien de los registros
contables del Ministerio, con los valores
constantes en los registros.
El responsable de Administracin de
Bienes, dispondr se archiven los
documentos de respaldo de los bienes

BIENES PARA LA BAJA

El responsable de la Bodega elaborar la
lista de los bienes que estn considerados
en
malas
condiciones
por
sus
caractersticas fsicas o de funcionamiento.
El responsable de Administracin de
Aprobacin de listado
Bienes aprobar el contenido del listado y
lo enviar a la Unidad de Recursos
Materiales, quien a su vez lo remite a la
Subsecretara Administrativa para que
disponga
a
la
Unidad
Financiera
Institucional se realice la inspeccin previa
y se emita el respectivo informe.
Solicitud de elaboracin de Acuerdo La Subsecretara Administrativa, con
sustento en el informe previo, solicitar a la
Ministerial
Subsecretara
General
Jurdica
la
elaboracin del proyecto de Acuerdo
Ministerial que legalice la baja del bien del
inventario.
La Unidad de Recursos Materiales y
Destruccin de bienes
Elaboracin de lista de bienes

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Servicios de Seguridad coordinar y
dispondr se conforme la Comisin para
proceder
con
la
destruccin,
de
conformidad con la normativa vigente, de
los bienes dispuestos para la baja. Los
integrantes de la Comisin elaborarn y
suscribirn el Acta de Destruccin.
Egreso de Bienes destruidos del El responsable de Administracin de
Bienes
dispondr,
al
funcionario
Inventario
responsable, el egreso de los bienes
destruidos, del Inventario General y
notificar de tal hecho a la Coordinacin
Financiera Institucional
EGRESO DEL INVENTARIO DE BIENES POR PRDIDA O ROBO
Recepcin de denuncia por prdida o El responsable de Administracin de
Bienes, recibe la denuncia de la prdida o
robo
robo del bien, efectuada por el custodio
ante la Polica Judicial, y remite la solicitud
a la Subsecretara Administrativa para que
ponga en conocimiento de la Subsecretara
General Jurdica y se contine con el
trmite
judicial
correspondiente.
La
Subsecretara Administrativa, adems,
dispondr al responsable del manejo de los
seguros generales, se realice, ante la
Compaa de Seguros, los trmites
pertinentes para su reposicin, al tratarse
de bienes asegurados por la Institucin.
Registro de la baja del bien por El responsable de Administracin de
Bienes recibir la sentencia o resolucin
prdida o robo
judicial por parte del Juez competente y
proceder a registrar la baja del bien en el
Inventario General de Bienes y de este
acto notificar a la Unidad Financiera
Institucional y remitir el expediente que

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respalde el egreso del bien perdido o
robado del Inventario.
TOMA FSICA ANUAL DE INVENTARIOS
para El responsable de Administracin de
Bienes elaborar el cronograma en el que
constarn los nombres de los grupos de
trabajo que efectuarn dicha inspeccin.
En el transcurso del ltimo trimestre de
Autorizacin para toma fsica
cada
ao,
el
responsable
de
Administracin de Bienes, remitir el
cronograma y solicitar a la Coordinacin
de Recursos Materiales se requiera de la
Subsecretaria
Administrativa
la
autorizacin para iniciar la toma fsica de
inventarios.
Los miembros de los grupos de trabajo
Elaboracin de informes
elaborarn y presentarn el informe que
contendr, entre otros aspectos, las
novedades detectadas respecto del
estado, custodia y utilizacin de los bienes
asignados y en bodega.
El
personal de Administracin de Bienes,
Actualizacin de Inventario de Bienes
realizar las correcciones y actualizaciones
del Inventario de Bienes en base a los
informes presentados.
El responsable de Administracin de
Elaboracin Informe
Bienes elaborar y remitir el Informe de
Actualizacin de Inventario de Bienes, sus
conclusiones y recomendaciones, a la
Unidad de Recursos Materiales para que
sea remitido a la Unidad Financiera
Institucional
y
expuesto
ante
la
Subsecretara Administrativa.
Elaboracin
cronograma
inspeccin de bienes

7. Anexos

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Se adjunta Matriz de Levantamiento de Procedimientos, en la que se levant el

Mapeo de las actividades que realizan en el rea.

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