Qu es Excel?

Microsoft Excel es una aplicacin distribuida por la suite de oficina Microsoft Office, que se
caracteriza por ser un software de hojas, utilizado en tareas financieras y contables.
Es de aplicacin para cualquier frmula matemtica y lgica.
Microsoft comercializ originalmente un programa para hojas de clculo llamado Multiplan
en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MSDOS perdi popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft public la primera versin deExcel
para Mac en 1985, y la primera versin de Windows (numeradas 2-05 en lnea con el Mac
y con un paquete de tiempo de ejecucin de entorno de Windows) en noviembre de 1987.
Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayud a Microsoft a alcanzar la
posicin de los principales desarrolladores de software para hoja de clculo de PC,
superando al tambin muy popular1 Quattro Pro de Borland. Por esta razn Microsoft se
solidific como un competidor vlido y mostr su futuro de desarrollo como desarrollador
de software GUI. Microsoft impuls su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas
versiones de Excel, por lo general cada dos aos. La versin actual tanto para la
plataforma Windows y Mac OS X es el reciente Excel 2016.

Cul es el entorno de Excel?

Partes del Entorno de Excel:

*- Cinta de Opciones:
Se ha diseado para ayudarle a encontrar rpidamente los comandos necesarios
para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lgicos, que se
renen en fichas.

Para reducir la aglomeracin en pantalla, algunas fichas slo se muestran

cuando son necesarias. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen solo se

muestra cuando se selecciona una imagen.

*- Nombre de una celda:

Est compuesta por la letra de la columna y el nmero de la fila. Ejemplo A1

*- Cuadro de Nombres:

Lugar que muestra la posicin actual del puntero de celda, o del nombre asignado
a un rango.

*- Barra de Frmulas:
Muestra el contenido de una celda y permite la creacin de frmulas usando un
asistente el cual est ubicado en el lado izquierdo de la barra o mediante la
escritura de la frmula en forma manual.

Cmo hacer tablas dinmicas?

Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar
dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de
la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas.
Crear una tabla dinmica en Excel 2010
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la
nueva tabla dinmica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo
Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs

ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla

dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn
Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.

Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte

derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones,

primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo
una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea
como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea
correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar
como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como
valores colocar el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla

dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y
sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar

tablas dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la

informacin.

Ejemplos de tablas dinmicas

1. Listado de gastos por mes, importes y departamento.
Gastos

Mes

Importe

Departamento

Telfono

Enero

25

Agua

Enero

10

Alquiler

Enero

100

Salarios

Enero

1000

Aprovisionamientos

Enero

25

Transporte

Enero

20

Luz

Enero

30

Material de oficina

Enero

20

Telfono

Enero

50

Agua

Enero

20

Alquiler

Enero

200

Salarios

Enero

1500

Aprovisionamientos

Enero

25

En este caso las opciones son ms amplias por ejemplo puedes realizar el informe
de manera que muestre el gasto total por departamento en cada mes. Otra
opcin mostrar los gastos por departamento.

Nombre del vendedor

Artculo vendido

Importe

Juana

Secador

50

Luis

Lavadora

300

Paco

Batidora

25

Mara

Plancha

20

Ignacio

Batidora

25

Jos

Plancha

20

Luis

Secador

50

Marcos

Batidora

25

2. Listado de vendedores, productos vendidos e importes.

En este caso puedes realizar la tabla dinmica siguiente: En las columnas los
vendedores, en las filas los productos y en el campo valor los importes vendidos.
Una variacin de esta tabla sera en vez de mostrar los importes mostrar la cuenta
de las unidades vendidas.

Cmo hacer una factura en Excel?

1. Escoge un tamao de factura. Una vez que hayas escogido el tamao del
papel como se describe a continuacin, vers una serie de lneas de
puntos.
En Excel 2003, selecciona "Configuracin de pgina" en el men "Archivo". Luego
selecciona un tamao de papel de la lista desplegable en la seccin de "Pgina"
de la ventana de "Configuracin de pgina".

En Excel 2007 y 2010, haz clic en la pestaa de "Diseo de pgina", luego haz clic
en "Tamao", y escoge un tamao para el papel.
2. Crea el encabezado de la factura. El encabezado debera incluir la
informacin siguiente:
El nombre de tu empresa. Esto debe tener la misma fuente y el mismo tamao que
el resto de los materiales de tu empresa.
La palabra Factura, o una descripcin del tipo de factura, como Presupuesto si vas
a cotizar un precio por tus servicios a un cliente en ligar de facturarlos.
La fecha de facturacin.
El nmero de factura. Puedes usar un sistema global de numeracin para todos
tus clientes, o una numeracin individual para cada cliente. Si escoges una
numeracin para cada cliente puedes incluir el nombre del cliente en el nmero de
factura, como Westwood1.
3. Ingresa las direcciones del remitente y del destinatario. Esta informacin
debe aparecer cerca de la parte superior de la factura, debajo de tu
informacin.
Tu informacin de contacto debera incluir tu nombre o el del titular de la cuenta, la
direccin de tu empresa, el nmero de telfono, fax y correo electrnico.
La informacin de tu cliente debera incluir el nombre de la empresa, el nombre del
titular de la cuenta, y la direccin del cliente. Tambin puedes incluir su nmero de
telfono, fax y correo electrnico.
Puedes poner la informacin del cliente en una hoja separada de Excel, y utilizar
la funcin BUSCARV en la hoja de la factura para buscar la informacin correcta
del cliente.
4. Dispn la informacin de facturacin. Puedes dedicar una columna para
una breve descripcin del producto o servicio, una columna para la
cantidad, una columna para el precio unitario o la tarifa, y una columna en
la que se calcule el precio total por la cantidad comprada de ese elemento.
Si tienes una seleccin fija de productos o servicios, puedes poner esa lista en una
hoja separada y usar la funcin BUSCARV para buscar esa informacin y evitar
escribirla repetidas veces.

5. Muestra el monto total facturado. Esto debera aparecer al final de la

columna de los precios calculados de los cargos individuales, y puedes
generarla con la funcin SUMA de Excel.
Si cobras el impuesto a las ventas u otros cargos, deberas mostrar un subtotal de
los cargos y el monto de los impuestos y los dems cargos debajo, para luego
sumar el cargo total. En el caso de que tengas impuestos porcentuales, deberas
incluir la tasa porcentual en la informacin para el cliente.
6. Incluye los trminos de pago. Esto puede aparecer encima o debajo de la
informacin de facturacin. Los trminos ms comunes de pago son: pago
contra recibo, pago a 14 das, pago a 30 das, o pago a 60 das.
Quizs quieras incluir tambin un memo al final de la factura que contenga los
mtodos de pago aceptados, algo de informacin general, o una nota de
agradecimiento al cliente por comprar contigo.
7. Guarda la factura. Deberas guardar la factura con un nombre que signifique algo.
Debera incluir el nombre de tu empresa y el tipo de factura, y quizs incluir
tambin el nmero de factura y el nombre del cliente.

Cmo hacer Hipervnculos?

En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un
hipervnculo.
Sugerencia Tambin puede seleccionar un objeto, como una imagen o un
elemento de un grfico que desea usar para representar el hipervnculo.
En la ficha Insertar, en el grupo Vnculos, haga clic en Hipervnculo.

Sugerencia Puede tambin haga clic en la celda o el grfico y, a continuacin,

haga clic en hipervnculo, o puede presionar CTRL+K.
En Vincular a, haga clic en Crear nuevo documento.
Escriba el nombre del nuevo archivo en el cuadro Nombre del nuevo documento.
Sugerencia Para especificar una ubicacin distinta de que aparece en la ruta de
acceso completa, puede escribir la nueva ubicacin que precede al nombre en el

cuadro nombre del nuevo documento, o bien hacer clic en cambiar para
seleccionar la ubicacin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
En Cundo modificar, haga clic en Modificar documento nuevo ms adelante o
en Modificar documento nuevo ahora para especificar cundo desea abrir el
archivo nuevo para modificarlo.
En el cuadro Texto, escriba el texto que desea usar para representar el
hipervnculo.
Si desea que se muestre informacin til cuando coloque el puntero sobre el
hipervnculo, haga clic en Info. En pantalla y escriba el texto que desee en el
cuadro Informacin en pantalla. Haga clic en Aceptar.

Operaciones Matemticas en Excel

Clculos combinados
Cuando en una misma frmula tenemos que realizar diferentes tipos de clculo,
Excel resolver las operaciones dentro de la frmula con un determinado orden de
prioridad, siguiendo el criterio matemtico de separacin en trminos.
De este modo, el resultado de =3+4+5/3 es 8,67 que resulta de:

Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir parntesis en la

frmula, para indicarle a Excel que primero debe realizar los clculos que se
encuentran dentro de ellos. De este modo, el resultado de =(3+4+5)/3 es 4, que
resulta de:

Orden de prioridad
El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los clculos bsicos
que encuentra en una misma frmula es:

1) Clculos entre parntesis

2) Multiplicacin y divisin
3) Suma y resta

Operaciones de clculo en Excel

Para Excel, una frmula es una ecuacin que nos permite realizar clculos con los
valores que tenemos ingresados en la hoja de clculo. Para que Excel identifique
que estamos solicitando que realice un clculo, toda frmula debe comenzar con
el signo = (igual).
Para relacionar en una frmula los distintos valores que vamos a utilizar en un
clculo, tenemos que usar operadores.
Los operadores bsicos de Excel son:
+ SUMA
- RESTA
* MULTIPLICACIN
/ DIVISIN
En una frmula podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =5+2. El
resultado ser, por supuesto, 7; sin embargo, si tuviramos que cambiar esos
valores, el resultado ser siempre 7. En cambio, si en la frmula utilizamos
referencias a las celdas que contienen los valores, el resultado se modificar
automticamente cada vez que cambiemos alguno o ambos valores. Por ejemplo,
si en las celdas A1 y B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en una
frmula para calcular la suma, podemos escribir =A1+B1 y de este modo, si
modificamos cualquiera de esos valores, el resultado se ajustar automticamente
a los valores que encuentre en las celdas a las que se hace referencia en la
frmula.