FIDEICOMISO EMPRESARIAL DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA (FIDEM) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA RENDICION DE CUENTAS DE PROYECTOS Y GASTO OPERATIVO DEL FIDEICOMISO EMPRESARIAL DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA io Numero de Registro: FIDEM-1-2016 Vigencia: 25 de Enero de 2016.FIDEICOMISO EMPRESARIAL DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA RENDICION DE CUENTAS DE PROYECTOS Y GASTO OPERATIVO CONTENIDO Pagina PRESENTACION 4. Marco Normativo 2 2. Objetivo 3 3. Ambito de Aplicacién 3 4. Sujetos 4 5. Definiciones 4 6. Procedimientos de generacién de cuentas por proyectos 7 7. Procedimientos de rendicién de cuentas de los proyectos 12 8. Comprobacién de aplicacién de recursos en gastos de proyectos 17 9. Cofiiprobacién de aplicacion de recursos en inversién de proyectos 29 10. Verificacion de aplicacién de recursos por organismo intermedio 37 11. Procedimientos de registro de la rendicién de cuentas de proyectos 39 12. Procedimiento para la integracién y entrega de gasto operativo 42 13. Vigilancia 42 14, Transitorios 42 15. Anexos 45FIDEICOMISO EMPRESARIAL DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA RENDICION DE CUENTAS DE PROYECTOS Y GASTO OPERATIVO PRESENTACION Los Fideicomisos Publicos deben elaborar y mantener actualizados los manuales de procedimientos que les permitan desarrollar sus actividades de manera eficiente de acuerdo a las funciones que tienen asignadas. Por lo que a fin de Proporcionar al organismo intermedio y al organismo ejecutor, elementos que los orienten en la comprobacién y rendicién de cuentas de proyectos y del gasto operativo, se presenta el manual de procedimientos para rendicién de cuentas de proyectos y gasto operativo, mismo que esta encaminado a coadyuvar en la mejora de la regulacién, la gestion, comprobacién y transparencia de los recursos financieros del Fideicomiso Empresarial del Estado de Baja California. 1. MARCO NORMATIVO De conformidad con lo dispuesto en el Contrato de Fideicomiso Empresarial del Estado de Baja California (FIDEM) de fecha 7 de septiembre de! 2000, en la Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Baja California que regula los fideicomisos ptiblicos, de fecha 26 de septiembre de 2003 y en el convenio modificatorio al contrato del Fideicomiso Publico de Administracién del 30 de julio je 2004, asi como de las reglas de operacién del referido fideicomiso del 18 de acorn 2014, son atribuciones del Comité Técnico emitir las reglas que fquen los procedimientos particulares para ejecutar las acciones del jeicomiso aplicando las politicas, normas y procedimientos para la administracién de los recursos financieros y materiales del Fideicomiso; asi como organizar, dirigir y controlar la administracién de los recursos materiales y financieros, asi como la prestacién de los servicios generales en el Fideicomiso; establecer y operar los sistemas administrativos para el ejercicio y control presupuestales; y atender las necesidades administrativas de los érganos del Fideicomiso, por lo cual, y para dar debido cumplimiento con lo previsto en el articulo 2 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental publicada en el Diario. Oficial de la Federacién el 31 de diciembre de 2008, reformada el 9 de diciembre de 2013; el Comité Técnico del Fideicomiso Empresarial del Estado de Baja California de conformidad con Ia fraccién VII y Vill de la Cldusula Séptima y Clausula Octava de! convenio modificatorio, emite el presente "MANUAL DE TERE EEREFIDEICOMISO EMPRESARIAL DEL ESTADO DE BAIA CALIFORNIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA RENDICION DE CUENTAS DE PROYECTOS Y GASTO OPERATIVO PROCEDIMIENTOS PARA RENDICION DE CUENTAS DE PROYECTOS Y GASTO OPERATIVO DEL FIDEICOMISO EMPRESARIAL DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA", mismo que reglamenta la comprobacién de los recursos financieros recibidos del FIDEM, asi como el registro contable y presupuestal del mismo. 2. OBJETIVO Establecer y uniformar los términos bajo los cuales los Organismos del Fideicomiso Empresarial del Estado de Baja California (FIDEM) realizarén la rendicién de cuentas de proyectos y las normas de gasto operativo, establecer y dar a conocer las normas, lineamientos y procedimientos para la comprobacién de la correcta aplicacién de recursos financieros o apoyos recibidos del FIDEM para proyectos (organismo ejecutor) y para gasto operativo (organismo intermedio); asi como para el registro contable de la rendicién de cuentas realizada por los mencionados organismos. Dar cumplimiento con lo establecido en el Art, 2 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental que establece que los entes publicos aplicaran la contabilidad gubernamental para facilitar el registro y fiscalizacién de los activos, pasivos, ingrasos y gastos y, en general, contiibuir a medir la eficacia, economia y eficienciadel gasto e ingreso piblico. 3. AMBITO DE APLICAGION Y VIGENCIA Este Manual es de observancia obligatoria para el organismo ejecutor, organismo intermedio y comité técnico como partes en la entrega, manejo y rendicién de cuentas del Fideicomiso Empresarial del Estado de Baja California, asi como del secretario técnico como responsable del registro de la referida entrega y rendicion de cuentas. Tendré vigencia a partir del 26 de Enero del 2016 y hasta que quede sin efecto por la emisi6n de otro que lo sustituya.FIDEICOMISO EMPRESARIAL DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA RENDICION DE CUENTAS DE PROYECTOS Y GASTO OPERATIVO 4. SUJETOS Aplicable exclusivamente al organismo ejecutor que se encuentre como sujeto pasivo por recursos financieros recibidos del Fideicomiso Empresarial de! Estado de Baja California, asi mismo aplica exclusivamente al érgano intermedio por los recursos financieros recibidos como gasto operative, y exclusivamente al secretario técnico por el registro de la comprobacién y rendicion de cuentas de las ministraciones y recursos otorgados. 5. DEFINICIONES. Para efectos de este manual y en apego a las Reglas de Operacién del propio Fideicomiso, se entendera como: a) FIDEM: Fideicomiso Empresarial del Estado de Baja California. b) SEDECO: Secretaria de Desarrollo Econémico del Poder Ejecutivo del Estado de Baja california. c) FIDE(COMITENTE: Gobiemo del Estado de Baja California, a través del Podgt Ejecutivo. d) FIDUCIARIA: Institucién Bancaria BBVA Bancomer Servicios, Sociedad Anénima, Institucién de Banca Multiple, Grupo Financiero BBVA Bancomer, Division Fiduciaria. ) FIDEICOMISARIOS: Las instituciones pblicas y privadas, as! como las comisiones 0 consejos empresariales reconocidos legalmente en el Estado de Baja California a las que el Comité Técnico designe como beneficiarias. f) CONVENIO MODIFICATORIO: Convenio modificatorio al contrato del Fideicomiso PUblico de Administracién denominado Fideicomiso Empresarial del Estado de Baja California (FIDEM) celebrado y firmado el 30 de Julio del afio 200. rgFIDEICOMISO EMPRESARIAL DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA RENDICIGN DE CUENTAS DE PROYECTOS Y GASTO OPERATIVO g) REGLAS DE OPERACION: Documento que establece la mecanica operativa general, que rige la asignacién de los recursos recibidos por el Fideicomiso Empresarial del Estado de Baja Califomia asi como la evaluacién y autorizacién de los programas y acciones encaminadas a las reas susceptibles de apoyo objeto del Fideicomiso, suscritas el 18 de diciembre de 2014 por el Comité Técnico del FIDEM. h) COMITE TECNICO: Al Organo Colegiado integrado por los Secretarios de Desarrollo Econémico, de Seguridad Publica, de Educacién y Bienestar Social, de Planeacién y Finanzas, todos del Estado de Baja California, tos Presidentes Ejecutivos de los Consejos de Desarrollo Econémico de Mexicali, A.C., Tijuana A.C., Ensenada A.C., Tecate, A.C. y el Presidente del Consejo Consultivo de Desarrollo Econémico de Playas de Rosarito, AC. Asimismo, se entiende como parte de este Organo Colegiado los titulares de la Secretaria General de Gobierno y el Director de Control y Evaluacién Gubernamental, ambos del Estado de Baja California, quienes tendran solo el derecho de voz. i) ORGANISMO INTERMEDIO: Los organismos intermedios son los Consejos -de Desarrollo Econémico de Mexicali, A.C., Tijuana A.C., Ensenada A.C., Teck te, AC. y el Consejo Consultivo de Desarrollo Econémico de Playas de Rosafito, A.C. i) ORGANISMO EJECUTOR: Los organismos piiblicos o privados, ast como los consejos ciudadanos que estén legalmente constituidos, que presenten sus proyectos a través de los organismos intermedios. Los organismos intermedios también podran ser organismos ejecutores. k) SECRETARIO EJECUTIVO. Persona designada por el Comité Técnico o por el Presidente mismo quien se encarga de ejecutar los acuerdos del Comité. Goza de voz pero no de voto. 1) SECRETARIO TECNICO: Persona ajena al FIDEM, encargada de asistir al COMITE TECNICO en la administracién y operacién del FIDEM.FIDEICOMISO EMPRESARIAL DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA RENDICION DE CUENTAS DE PROYECTOS Y GASTO OPERATIVO m) ANEXO TECNICO: Documento oficial que esta integrado por la cédula que describe en forma detallada los proyectos susceptibles de apoyo, para atender las tres areas previstas dentro del CONVENIO MODIFICATORIO. Asimismo, forma parte de este documento, la tabla de evaluacion remitida por el Comité de Evaluacién del ORGANISMO INTERMEDIO. n) AREAS SUCEPTIBLES DE APOYO: Consiste en las tres dreas de influencia en la promocién y ejecucién de programas y acciones objeto del FIDEM establecidas dentro del CONVENIO MODIFICATORIO: Seguridad Publica, Educacién y Desarrollo Econémico. APLICACION DE RECURSOS: A los rubros 0 partidas del egreso destinadas a los proyectos susceptibles de apoyo de los érganos ejecutores 0 al gasto operative del érgano intermedio. 9) p) MINISTRACION(ES): La salida o entrega de recurso monetario por parte del FIDEM al ORGANISMO EJECUTOR que sera destinado para el pago de Proyectos y al ORGANISMO INTERMEDIO que serd destinado al gasto operativo; recurso que es aprobado por parte del COMITE TECNICO g).GASTO OPERATIVO: Recurso asignado al organismo intermedio para la adminjstracién, seguimiento y evaluacién de los proyectos aprobados por el cont técnico de conformidad a los “Lineamientos a observar en el jerCicio de los recursos de! 15% destinado para el gasto operativo de los organismos intermedios" aprobado por el comité técnico en fecha 10 de agosto de 2006. DISPOSICIONES FISCALES: A toda aquella Ley, Reglamento, Decreto o Norma en materia de Impuestos Federales y estatales emitidas por la Camara de Diputados del Congreso de la Unién, por el Congreso del Estado de Baja California y por las autoridades fiscales mexicanas. COMPROBANTE: Documento que segiin la normatividad del FIDEM, ampare el monto de la aplicacién de los recursos autorizados para su egreso por parte del COMITE TECNICO. 8)©? FIDEM FIDEICOMISO EMPRESARIAL DEL ESTADO DE BAIA CALIFORNIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA RENDICION DE CUENTAS DE PROYECTOS Y GASTO ‘OPERATIVO t) COMPROBANTE FISCAL: Documento que ampare el monto de la aplicacién de los recursos que retina requisitos fiscales de conformidad al Cédigo Fiscal de la Federacién vigente al momento de su emisién u) ENTREGABLES: Consiste en el documento 0 producto final que dé certeza a la realizacin y ejecucién del proyecto en cumplimiento a los requisitos y lineamientos aprobados por el COMITE TECNICO. v) MANUAL: Al presente documento, Cualquier otro concepto no establecido en el presente manual, se regiré por las normas, lineamientos y procedimientos de comprobacién y rendicién de cuentas aprobadas por el COMITE TECNICO del Fideicomiso Empresarial del Estado de Baja California, 6. PROCEDIMIENTOS DE GENERACION DE CUENTAS POR PROYECTOS. El Estado de Baja California el 7 de septiembre del 2000 constituyé un Fideicomiso Publico de Administracién el cual denomind Fideicomiso Empresarial de-Baja California (FIDEM) el cual tiene por objeto la promocién y realizacion de programas y acciones que incidan en ta circunscripcién territorial del Estado de Baja Califo)nia dentro de las siguientes areas: a) Apoyar a la Seguridad Publica en el Estado; b) Fomentar la participacién social en la Educacién; y ©) Fortalecer las comisiones y consejos de Desarrollo Econémico La operacién del FIDEM esta reglamentada y determinada por un fidelcomitente integrado por el gobierno de! Estado a través del Poder Ejecutivo, una fiduciaria y Por fideicomisarios que son las instituciones piblicas y los consejos de desarrollo econémico de Mexicali, Tijuana, Ensenada y Tecate y el Consejo Consultivo de Desarrollo Econémico de Playas de Rosarito. Sa] SEERFIDEICOMISO EMPRESARIAL DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA RENDICION DE CUENTAS DE PROYECTOS Y GASTO OPERATIVO El FIDEM opera bajo un érgano denominado Comité Técnico quien evalda y aprueba los proyectos a beneficiarse, los cuales estén dirigidos a reas estratégicas del desarrollo de los municipios y deberd relacionarse con areas estratégicas de la Constitucién Politica de los Estados Unidos Mexicanos, del Plan Nacional de Desarrollo, del Plan Estatal de Desarrollo o de los planes estratégicos formuiados, promovides y desarrollados por el Sector Empresarial de cada municipio. 6.1. DEFINICION DE PROYECTOS SUSCEPTIBLES DE APOYO, De conformidad con el articulo 6 de las Reglas de Operacién del Fideicomiso Empresarial del Estado de Baja California (FIDEM), se considerarén proyectos susceptibles de apoyo dentro de las tres Areas mencionadas en el punto 6 anterior, todos aquellos que encuadren en una o mas linea de apoyo que @ continuacién se sefiala: a) Elaboracién de Estudios y Proyectos. b) Programas de promocién. c) Campajias de difusién. @) Programas de Capacitacién. e) Programas de Becas f) Programas de apoyo a las Micro, Pequefias y Medianas Empresas. jestién de Proyectos. hh) Cohstruccién de Obra Publica. i) Apoyo para Equipamiento. 8 de la aplicacion de este manual se definen los proyectos susceptibles dé apoyo conforme a lo siguiente: a) ELABORACION DE ESTUDIOS Y PROYECTOS: Se consideran todos aquellos andiisis @ investigaciones en materia econémico-financiero, juridico y estratégicos, que tengan como objetivo la identificacién de oportunidades de apoyo y promocién dentro del Estado de Baja California y todos aquellos que se establecen en el Art. 11 de las Reglas de Operacion. b) PROGRAMAS DE PROMOCION: Consiste en Ia participacién y apoyo de eventos que tengan como objetivo la atraccién de proyectos de inversion privada y proyectos de promocién de exportaciones de productos —<-FIDEICOMISO EMPRESARIAL DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA RENDICION DE CUENTAS DE PROYECTOS Y GASTO OPERATIVO a) 9) bajacalifornianos, asi como también de actividades de participacién en la promocién econémica que genere la atraccién de recursos para el Estado de Baja California y todos aquellos que se establecen en el Art. 12 de las, Reglas de Operacién. CAMPANAS DE DIFUSION: Relacionado con apoyo en publicidad y promocién de eventos en materia econémica, de seguridad publica y educativa que tengan como objeto el crecimiento y desarrollo del Estado de Baja California y todos aquellos que se establecen en el Art. 13 de las Reglas de Operacién. PROGRAMAS DE CAPACITACION: Consiste en la participacin y apoyo a programas que tengan como objeto transmitir herramientas y conocimientos a trabajadores de empresas privadas y entes pliblicos y privados, asi como también para alumnos, profesores, policias preventivos y ministeriales que formen parte del Estado de Baja California y todos aquellos que se establecen en el Art. 14 de las Reglas de Operacién PROGRAMAS DE BECAS: Promover el otorgamiento de Apoyos econémicos para estudiantes de escasos recursos y alto desempefio académico con el objeto de asegurar su permanencia en los programas educativos, asi como estimular el desarrollo educative y apoyar en la estancia en aquellos lugares fuera de su municipio o residencia; en los diferentes niveles educativos de! Estado de Baja California y todos aquellos establecen en el Art. 15 de las Reglas de Operacién. IAS DE APOYO A LAS MICRO, PEQUENAS Y MEDIANAS SAS: Apoyar el desarrollo y crecimiento empresarial MiPyME del ‘Stado de Baja California con el objeto de promover la libre competencia en los distintos sectores comerciales, mediante el fortalecimiento de los esquemas de financiamiento, asistencia técnica para la calidad, implementacién de programas de mejoras de productividad y desarrollo de emprendedores e incubadoras de empresas y todos aquellos que se establecen en el Art. 16 de las Reglas de Operacion. GESTION DE PROYECTOS: Apoyar en la organizacién, desarrollo y realizacion de planes y estudios que incidan en el desarrollo sustentable, la seguridad y la educacién de una zona o regién del Estado de Baja California y todos aquellos que se establecen en el Art. 17 de las Reglas de