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GUA RPIDA

Outlook Web Access

Gua rpida para uso de Outlook Web Access

Contenido
Ingresar a Outlook Web Access .............................................................................................................................................. 3
Enviar un nuevo correo ........................................................................................................................................................... 4
Organizar en carpetas ............................................................................................................................................................. 5
Vistas de correo ...................................................................................................................................................................... 6
Bsqueda de correo ................................................................................................................................................................ 7
Conversaciones ....................................................................................................................................................................... 8
Compartir carpetas de correo ................................................................................................................................................. 9
Crear una nueva reunin ...................................................................................................................................................... 10
Ver horarios disponibles de personas para una reunin ...................................................................................................... 11
Seguimiento de asistentes a reuniones ................................................................................................................................ 12
Compartir calendarios........................................................................................................................................................... 13
Reunin en lnea a travs de Lync......................................................................................................................................... 14
Agregar contactos ................................................................................................................................................................. 15
Buscar contactos ................................................................................................................................................................... 16
Lista global de direcciones .................................................................................................................................................... 17
Crear grupos de correo ......................................................................................................................................................... 18
Trabajar con tareas ............................................................................................................................................................... 19
Marcar correos para dar seguimiento como tarea ............................................................................................................... 21

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Ingresar a Outlook Web Access


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Instrucciones

1.
2.

3.

Ir a http://login.microsoftonline.com en el navegador
Ingresar
a. Usuario: usuario@dominio.com
b. Contrasea: contrasea asignada
Click en Iniciar sesin

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Enviar un nuevo correo


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Instrucciones
1.
2.

Haz click el botn


En el panel de la derecha llena los campos
a. Para: (Lista de destinatarios principales)
b. CC: (Lista de destinatarios secundarios)
c. Asunto: (Ttulo del correo)
d. Texto: (Contenido del correo)

3.
4.

Click en Insertar
Click en para ms opciones

5.

Click en Enviar para mandar el mensaje

para adjuntar uno o ms archivos

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Organizar en carpetas
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Instrucciones

Crear una carpeta nueva


1.
2.
3.

Haz click derecho sobre el nombre de la cuenta en la lista de carpetas del panel izquierdo
Selecciona la opcin Crear carpeta nueva
Ingresa el nombre de la carpeta

Mover correos a carpetas


1.

2.

Selecciona uno o ms correos de la lista de correos


a. Para seleccionar ms de un correo mantn presionada la tecla Shift o Ctrl mientras haces
click en los correos seleccionados
Con los correos seleccionados, arrstralos a la carpeta destino
a. Tambin puedes hacer click derecho y seleccionar la opcin Mover

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Vistas de correo
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Instrucciones

Seleccionar vistas de correo


Para modificar los correos que se muestran en el panel principal:
1.

Selecciona alguna de las opciones


a. Todo: Ver todos los correos
b. No ledo: Ver los correos no ledos
c.
Para m: Ver los correos que contienen tu cuenta en la opcin Para:
d. Marcados: Ver los correos que estn marcados para seguimiento

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Bsqueda de correo
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Instrucciones

Para buscar en correos


1.
2.

3.

4.

5.

Selecciona la carpeta donde deseas buscar.


Escribe en la casilla de la parte superior

el trmino de bsqueda (letras, palabra, frase).


Selecciona el mbito de bsqueda de las opciones del panel a la izquierda
a. Todo el buzn
b. Carpeta actual
c. Carpeta actual y subcarpetas
Opcionalmente, selecciona el conjunto de mensajes que quieres ver de la opcin Mostrar estos
mensajes.
Haz click en el smbolo

Cancelar la bsqueda
1.

Haz click en el smbolo

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Conversaciones
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Instrucciones

Las conversaciones agrupan los correos recibidos y enviados que estn con el mismo ttulo. Permiten tener
una vista ms fcil a una secuencia de correos enviados sobre el mismo tema.
Activar conversaciones
1.

Seleccionar la opcin Activar conversaciones del men superior de filtro

Seleccionar orden de conversaciones


1.

Selecciona la opcin Ordenar Por del men superior del filtro

Abrir y cerrar conversaciones


1.

Haz click en el botn

que aparece a un lado del correo que agrupa la conversacin.

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Compartir carpetas de correo


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Instrucciones

Es posible compartir carpetas de correo con el fin de permitir la colaboracin, delegacin o trabajo por parte
de terceros en las carpetas propias.
Para compartir
1.
2.

Haz click derecho sobre la carpeta que deseas compartir.


Selecciona la opcin Permisos

3.
4.
5.

Agrega la persona con quien desees compartir haciendo click en


Selecciona las opciones de compartir
Da click en Aceptar

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Crear una nueva reunin


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Instrucciones

Para crear un nuevo evento, sigue las instrucciones a continuacin:

1.
2.

3.

Haz click sobre el botn Nuevo Evento


En la pantalla nueva, ingresa los datos:
a. Evento: Ttulo del evento
b. Ubicacin: Lugar de la reunin. Se puede seleccionar una sala predeterminada. Si l
reunin es en lnea, este campo se llena solo.
c. Asistentes: El nombre o correo de los asistentes. OWA dar sugerencias automticas.
Tambin se puede usar el botn + para agregar desde la lista de contactos.
d. Ingresar los datos de duracin, aviso y mostrar en calendario.
e. Seleccionar la opcin de Repetir si es una reunin recurrente.
f. Agregar notas sobre la reunin
g. Si es una reunin en lnea, que se realizar a travs de Lync, utilizar la opcin
Outlook generar una liga automtica para ingresar a la reunin.
Haz click en Enviar

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Ver horarios disponibles de personas para una reunin


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Instrucciones

Es posible revisar las agendas de varias personas para asegurar su disponibilidad en una reunin:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Al momento de crear un evento, despus de ingresar los asistentes:


Haz click sobre el botn Asistente para programacin
Revisa la disponibilidad de las personas en el calendario.
Puedes mover das o semanas en el calendario para revisar la disponibilidad.
Selecciona la opcin de fecha final
Haz click en Aceptar

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Seguimiento de asistentes a reuniones


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Instrucciones

Una vez enviada una invitacin a asistentes para una reunin, es posible dar seguimiento a las
confirmaciones, cancelaciones y pendientes de respuesta de los asistentes:

1.
2.
3.
4.
5.

Selecciona la reunin que se quiere revisar.


Haz doble click sobre la misma.
En la ventana de la reunin, selecciona la opcin Asistentes
Revisa la lista de confirmaciones
De ser necesario, se puede enviar correo a los asistentes que no han respondido, seleccionando la
persona y haciendo click en el botn

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Compartir calendarios
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Instrucciones

Para compartir el calendario con una persona o grupo de personas:

1.
2.
3.

4.

Haz click derecho sobre la palabra Calendario en tu agenda


Selecciona la opcin compartir calendario
En la nueva ventana
a. En la seccin Compartir con escribe el nombre de la(s) persona(s) a quien quieras
compartir el calendario
b. En cada persona, selecciona el nivel de detalle para compartir
c. Cambia el Asunto si es necesario
Haz click en Enviar

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Reunin en lnea a travs de Lync


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Instrucciones

Para compartir el calendario con una persona o grupo de personas:


Para crear la reunin
1.

2.
3.

En la ventana para crear un evento, selecciona la opcin Reunin en lnea. Esto crear de manera
automtica una liga que se insertar en el cuerpo del mensaje del evento. Nota que la ubicacin de
la reunin cambia a Reunin en lnea
Llena los dems campos de la reunin.
Haz click en Enviar

Para unirse a la reunin


1. Selecciona la liga

2.

El sistema te permitir unirte a la reunin a travs del cliente de Lync o la versin web.

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Agregar contactos
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Instrucciones

Para crear un contacto en el directorio personal:


1.
2.
3.

Haz click en el botn Nuevo en la pgina de Contactos


En la ventana nueva, llenar los campos
Haz click en Guardar

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Buscar contactos
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Instrucciones

Para buscar contactos:


1.

Escribe parte del nombre o el nombre de la persona que ests buscando en la casilla de bsqueda

2.
3.

Haz click en el botn


Selecciona el criterio de bsqueda de entre las opciones en el panel de la izquierda
a. Mis contactos y directorio: Busca en el directorio personal y el de la empresa
b. Mis contactos: Busca en el directorio personal
c. Carpeta actual: Busca en el directorio seleccionado antes de la bsqueda
d. Directorio: Busca en el directorio de la empresa

4.

Los contactos buscados se muestra en el panel central

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Lista global de direcciones


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Instrucciones

Es posible explorar y buscar los contactos en el directorio de la empresa.


1.

En el panel de la izquierda, en la pgina de contactos, seleccionar una de las opciones:


a. All Rooms: Lista los salones u oficinas disponibles
b. All Users: Lista los colaboradores en el directorio
c. All Groups: Lista los grupos de correo creados en la organizacin
d. All Contacts: Lista los contactos externos dados de alta a nivel organizacional

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Crear grupos de correo


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Instrucciones

Los grupos de correo permiten enviar un correo a ms de dos destinatarios utilizando una sola direccin. Para
crear un grupo:
1.
2.

En la pantalla de Contactos, selecciona la opcin Nuevo


Selecciona la opcin Crear grupo

3.

En la pantalla, agrega los miembros y define un nombre para el grupo

4.

Haz click en Guardar

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Trabajar con tareas


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Instrucciones

Las Tareas son un mtodo de seguimiento muy efectivo para pendientes personales y de trabajo.
Para crear una tarea

1.

En la pantalla de Tareas, selecciona la opcin

2.

Llena los campos de la Tarea

3.

Haz click en Guardar

Cambiar el estado de una tarea


1.

Haz doble click sobre la tarea para mostrar los detalles

2.

En el campo Estado selecciona el estado actual de la Tarea

3.

Haz click en Guardar

Eliminar la tarea
1.

Selecciona la opcin marcada con una X sobre la tarea

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Marcar correos para dar seguimiento como tarea


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Instrucciones

Es deseable que un correo con actividades a realizar posteriormente pueda tener un seguimiento al igual que
tareas creadas manualmente. Para lograr esto,
1.

En la pantalla de Outlook, selecciona el correo que desees marcar como tarea

2.
3.
4.

Haz click en el cono


para marcarlo como seguimiento
En la pantalla de Tareas puedes ver el correo ahora como tarea.
Una vez completada la tarea, puedes marcarlo como completado o tambin en progreso si el
trabajo est en curso.
Si ya no lo deseas ver como tarea, puedes eliminar la marca haciendo click derecho sobre el correo

5.

y seleccionando la opcin borrar marca

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