TALLER SEMANA 1: INTRODUCCIN A LA MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

Nombre Estudiante:

CHRISTIAN JESUS SARMIENTO IMBETT

EMAIL:

Jesussar03@hotmail.com

FECHA:

04 / 09 / 2016

CODIGO CURSO:

1281244

Resultado de Aprendizaje del Taller: Conceptualizar y aplicar los conceptos y principios estudiados en los documentos sugeridos en la semana 1.
Excelente la Norma ISSO 9001:2008, cuya actualizacin esta acorde y acomodada al mejoramiento de las empresas y organizaciones y al concepto de
calidad total de todos los procesos que desarrollan independientemente de lo que se haga, pero se debe tener la gran responsabilidad en lograr la
interaccin de todos los procesos que las conforman para obtener los tan anhelados resultados; Uno de estos procesos indispensables para las empresas
y que debe ser liderado por personas visionarias es el direccionamiento del Talento Humano, de aqu que las personas que las conforman deben ser
ubicadas de acuerdo a sus perfiles y competencias con el fin de optimizar los resultados, logrando el equilibrio de bienestar y resultados ptimos de las
organizaciones, esto si queremos lograr los objetivos trazados en las Normas ISSO y el concepto de calidad total del que nos habla la estrategia EFQM
como modelo de excelencia en la ejecucin de los procesos en cualquier empresa, si es cierto que esta estrategia no esta incluida dentro de las normas
estndares de calidad ISSO, en verdad es un modelo gerencial basado en procesos ejecutoriados con alta calidad digno de ser imitado; Mi concepto va
encaminado a mi empresa Polica Nacional donde hasta el momento nos encontramos en un cuello de botella debido a esta problemtica que describe
una empresa en va de desarrollo e implementacin de todos sus procesos, esto debido a su complejidad y gran numero de personas que laboramos en
ella, el panorama institucional es el siguiente:
Aplicado a mi institucin, en el momento la Polica Nacional asumi un modelo gerencial basado en procesos, de los cuales contamos con 17 de estos,
todos perfectamente documentados y en constante actualizacin por parte del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, quienes someten estos
procesos a una constante revisin y actualizacin de acuerdo a las necesidades de la institucin, igual cada uno de estos procesos cuenta con sus
procedimientos o flujo gramas perfectamente acomodados a las necesidades de cada uno de los procesos, dentro de los cuales encontramos los
procesos de primer nivel o estratgicos, segundo nivel u operacionales y de tercer nivel o misionales; la institucin cuenta con una plataforma estratgica
virtual de consulta en la nube en la cual todos los integrantes de la institucin comprometidos con los y procesos y desde cualquier parte del pas, pueden
acceder a consultar toda la norma institucional actualizada, las caracterizaciones y despliegues de procesos y sus procedimientos a fin de hacer mas fcil
el trabajo de los funcionarios quienes ven en esta plataforma un instrumento de trabajo diario y como herramienta indispensable de trabajo.
De acuerdo a lo anterior mi empresa que a pesar de que esta certificada en la Norma NTCGP:2009 e ISSO 9001:2008, esta en plena toma de conciencia
en el paso a paso de adaptabilidad y reconocimiento de todos sus procesos y procedimientos por parte de los integrantes de la institucin policial, en el
momento me desempeo como integrante del grupo de Evaluacin y Mejora del Proceso de Gestin Documental en la Metropolitana de Medelln, con
competencias en la materia como Tecnlogo en Administracin Documental del SENA Regional Antioquia, ubicado dentro de la mejora e innovacin y en
el ciclo P.H.V.A en el verificar, como proceso de soporte en el mapa de procesos de la Polica Nacional, transversal a los dems procesos de la

institucin; Desde mi perspectiva ubicado en el tercer nivel y ejecutando el despliegue, esto quiere decir que me corresponde la verificacin al
cumplimiento de todo lo que integra la gestin documental en los dems procesos, para ello tomo como herramienta de evaluacin las caracterizaciones,
los despliegues de procesos y sus procedimientos estandarizados, control de registros y control de documentos Norma NTCGP 1000:2009, 4.2 Gestin
Documental, 4.2.1 control de registros y 4.2.2 control de documentos, todo para que la verificacin sea objetiva y productiva, de acuerdo a esto las visitas
de verificacin quedan soportadas mediante el informe de verificacin al responsable del proceso evaluado con sus acciones correctivas y a su vez por
competencia con copia al responsable del proceso de gestin documental lder del despliegue del D.P.G.D en la MEVAL, con el objetivo de asegurar un
Sistema de Calidad y as llegar a satisfacer las necesidades internas de la gestin de la organizacin. Por tanto, va ms all dela satisfaccin de los
requisitos que impone el cliente.
Desde este punto es necesario tener claro la complejidad del proceso de Gestin Documental dentro del aseguramiento de los trminos de calidad de que
hablan las Normas ISSO y de todas las actividades que conlleva como proceso soporte en aplicacin de los procesos y procedimientos, es funcin
nuestra orientar a los funcionarios que integran los archivos de gestin de la Metropolitana de Medelln respecto de sus actividades en cumplimiento de
los diferentes procesos que son objeto de evaluacin por parte nuestra, actividades que inician desde la produccin seguida por el tramite, la distribucin,
la recepcin, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final, cada uno de estos procedimientos estandarizado, de acuerdo a esto es nuestra
responsabilidad que todos los documentos que se produzcan en la institucin cumplan con los estndares de calidad y a su vez la integracin de estas
actividades nos consolidan los indicadores de gestin del despliegue, debemos asegurar el cumplimiento a los dems procedimientos que integran el
proceso y a partir de esta verificacin podremos garantizar un producto con calidad a nuestros tres grandes clientes, El estado, la Comunidad en general y
la comunidad policial
Es de anotar que para poder asegurar los resultados de calidad a la gestin de cada uno de los procesos por parte de los integrantes de la institucin
policial, se debe crear una conciencia soportada en la norma y en las polticas estratgicas institucionales las cuales estn enmarcadas y reglamentadas
en sus polticas estratgicas Misin, visin, Mega y las Polticas y Objetivos de Calidad, para ello tenemos las herramientas principales como lo son la
normatividad interna que por cierto es bastante extensa y por otro lado la norma externa en este caso las normas ISSO 9001:2008, y que para ello se
necesita preparacin y estudio de ellas, pues la falencia mas grande en la institucin esta precisamente en la ubicacin de funcionarios sin competencias
y sin conocimientos previos tal y como lo especifica la norma en mencin y por otro lado la alta rotacin de personal que para nada ayuda al
mantenimiento de un estndar de calidad pero si crea traumatismos en el desarrollo de los procesos llevando a que estas dos falencias reunidas creen
un detonante a la presentacin de un producto sin calidad que no es el objetivo.
Qu pretendemos al adoptar la norma ISO 9001?
Al estar certificados en las Normas NTCGP 1000:2009 e ISSO 9001:2008 se crea una conciencia de que estamos en niveles de alta competencia, y
elevada y difundida capacidad tecnolgica, logrando as la poltica estratgica MEGA, A 2014 la Polica Nacional de Colombia habr logrado los ms
altos estndares de calidad y abra contribuido notablemente al aseguramiento de la Convivencia y Seguridad Ciudadana a nivel de la totalidad del
sistema productivo.
La mejor forma de mejorar la produccin con los medios materiales existentes. Es mejorando la organizacin que maneja y gestiona los medios de
produccin como un todo, siguiendo principios de liderazgo, participacin e implicacin, orientacin hacia la gestin, el sistema de procesos que simplifica
los problemas, el anlisis de los datos incluyendo sobre todo al consumidor y la mejora continua. Consiguen conocer y mejorar las capacidades de la
organizacin. De este modo, es posible mejorar el producto de forma constante y satisfacer constantemente al cada vez mas exigente consumidor.

A. ELABORACIN DE UN PONQU
PROCESO

BATIDO
MESCLA

DE

DESCRIPCIN DE LA
PORCENTAJE DE
NO CONFORMIDAD
OCURRENCIA
La mescla lista para 10% de las mesclas, afecta el
hornear esta quedando en producto final
LA ocasiones muy aguada y
en ocasiones muy dura

SELECCIN
DE
PRODUCTOS PARA
LA ELABORACIN
DE PONQUS

EMPAQUE

POSIBLES CAUSAS

POSIBLES SOLUCIONES

1-Debido a la diferencia de Esto se soluciona con la

marcas que se adquieren para estandarizacin
de
las
la elaboracin de ponqus
medidas al momento de la
elaboracin y batido de las
2-Debido a esto no se pueden mesclas usando siempre
mismos
productos
estandarizar las medidas de los
los productos a mesclar, por reconocidos y de buena
los cambios de marcas pues calidad
se busca la economa al
momento de la compra de los
productos, pero se sacrifica la
calidad del producto final

Se
estn
comprando 50% de los productos
productos
para
la
elaboracin
de
los
ponqus en diferentes
partes y de diferentes
marcas, debido a esto
cambia el sabor y la
textura del producto final

1-Se compra en
partes y diferentes
busca
de
la
sacrificando los
finales

diferentes
marcas en
economa,
productos

Contratar con una empresa

reconocida
para
la
adquisicin de productos
para la elaboracin de los
ponqus,
adquiriendo
siempre los productos de la
misma marca y calidad,
esto
conlleva
a
la
satisfaccin del cliente final

El empaque del producto Todos los empaques

es de mala calidad y muy
delgado, debido a esto en
el transporte se esta
deformando el producto

1-El empaque es de mala

calidad pues se busca la
economa al momento de la
compra de estos, sacrificando
la integridad del producto al
momento
del
transporte,
encareciendo los costos por
reintegros y devoluciones.

Contratar con una empresa

dedicada al campo de
empaques de productos a
fin de adquirir un producto
de buena calidad que
garantice la integridad del
producto al momento del
transporte

B. PARA EL SERVICIO DE ATENCIN MDICA

DESCRIPCIN DE LA
PORCENTAJE DE
NO CONFORMIDAD
OCURRENCIA
Las
citas
medicas 15% de los pacientes se
asignadas desde el COOL quejan de la alteracin de los
no
son horarios
HORARIOS
DE CENTER
respetadas
por
los
CITAS
MEDICAS
mdicos
tratantes
GENERALES
PROCESO

POSIBLES CAUSAS

POSIBLES SOLUCIONES

1-Las citas correspondientes a

cada
medico
son
muy
simultaneas y no hay un
tiempo prudente para la
atencin del paciente

Los mdicos deben dedicar el

tiempo suficiente a cada paciente
de acuerdo a la prioridad o
problemtica del paciente, no
todas las enfermedades se deben
diagnosticar en el mismo tiempo,
2-Debido a la asignacin de por ello cada caso es diferente y
citas simultaneas cada 20 por consiguiente son diferentes
minutos el medico debe tiempos
proceder rpido dando lugar a
una mala atencin del paciente
contribuyendo a las quejas de
los pacientes

Los
medicamentos
formulados
no
estn
dentro
de
los
FORMULACION DE
medicamentos de manejo
MEDICAMENTOS
de la EPS

5% Los mdicos tratantes al

formular no conocen el
Vademcum de medicamentos
de manejo institucional de la
EPS

Los mdicos tratantes algunas

veces no formulan de acuerdo
al
vademcum
de
medicamentos
autorizados
para la EPS, dando lugar al
reingreso del paciente al
consultorio
creando
traumatismos con los turnos
asignados

Se debe dar instruccin al personal

medico
por
parte
de
los
farmaceutas de la EPS, de cuales
son los medicamentos aprobados
para esta EPS y como deben
manejar los vademcum de
medicamentos
aprobados
y
autorizados.

Las citas se dan en

tiempos muy prolongados,
ASIGNACION
DE las quejas constantes son
la
no
atencin
CITAS
MEDICAS por
oportuna de los pacientes
CALL CENTER

Se asignan citas medicas cada

20 minutos de ah el problema
de retardo y atraso en los
horarios

Las personas que laboran en

el CALL CENTER, asignan
citas con muy poco tiempo de
atencin,
creando
traumatismos y los problemas
de quejas reiteradas por la
mala atencin y poco tiempo
que les dedican los mdicos a
sus problemas

Se debe crear una estrategia

conjunta con el S.G.I de la EPS,
los mdicos tratantes y las
personas que laboran en los CALL
CENTER, a fin de asignar las citas
medicas generales de acuerdo a
cada caso, teniendo en cuenta la
enfermedad o padecimiento de la
persona solicitante, pues los
tiempos de atencin no pueden ser
los mismos

c. Para la elaboracin de un producto o prestacin de un servicio de la empresa donde labora:

PRODUCTO O SERVICIO: DISTRIBUCIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LA POLICA NACIONAL

DESCRIPCIN DE LA
NO CONFORMIDAD
Las
comunicaciones
OPORTUNIDAD EN oficiales no se estn
LA ENTREGA DE entregando en los tiempos
LAS
indicados en el Acuerdo
COMUNICACIONES 060
de
2002
OFICIALES
Administracin de las
Comunicaciones
Oficiales

PORCENTAJE DE
OCURRENCIA
Mas o menos el 10% de las
comunicaciones
no
son
entregadas en el tiempo
establecido

No
hay
horarios
establecidos
para
la
entrega
de
las
comunicaciones internas,
creando traumatismos y
retardos en la entrega de
estas a las oficinas del
Comando

En la mayora de los casos la

documentacin es recogida
por los mismos funcionarios de
las oficinas del Comando

1-No
hay
una
persona
nombrada para que cumpla
esta funcin
2-Los funcionarios de esta
rea no se preocupan por
destinar un tiempo del da
dedicado a la entrega de las
comunicaciones internas

El rea de Radicacin no
controla la produccin de
DE los documentos en los
formatos controlados por
el S.G.I

El 20% de la documentacin
producida por los funcionarios
no cumple con los requisitos
establecidos por el S.G.I

1-Los funcionarios a pesar de

haber recibido instruccin en
cuanto a la produccin de
documentos y Gua de Gestin
Documental no lo hacen
cumplir

PROCESO

PATINAJE DENTRO
DE
LAS
INSTALACIONES DE
LA EMPRESA

CONTROL
DOCUMENTOS

POSIBLES CAUSAS

POSIBLES SOLUCIONES

1-Falta de organizacin en
esta rea da lugar a la entrega
a
destiempo
de
las
comunicaciones
2-Falta instruccin al personal
que labora en esta rea de
acuerdo ala norma establecida

Darle
un
criterio
de
organizacin
a
las
comunicaciones a distribuir
con el fin de evitar perdidas
de informacin y demoras
en la misma
Realizar capacitaciones al
personal que all labora en
cuanto a la aplicacin
estricta el acuerdo 060 del
2002 Administracin de las
Comunicaciones Oficiales
que estipula un tiempo
mximo de 24 horas para la
entrega
de
las
comunicaciones oficiales

2-Debido
al
volumen
documental que se recibe en

Nombrar a una persona que

se encargara de distribuir
las
comunicaciones
internas a las diferentes
oficinas del Comando en
dos rondas una en la
maana y otra en la tarde
se acordaran los horarios
Acuerdo 060 del 2002
Administracin
de
las
Comunicaciones Oficiales
Capacitar
al
personal
encargado del rea de
radicacin en las normas
internas y externas, Gua
de Gestin Documental y
Produccin
de
las
comunicaciones oficiales a
fin de que le exijan a los
funcionarios
de
la
institucin
que
las

comunicaciones
sean
esta rea de radicacin, los elaboradas en los formatos
funcionarios manifiestan que estandarizados por el S.G.I
en ocasiones no revisan la
produccin de los documentos
3-Algunos
funcionarios
desconocen la normatividad
interna en cuanto a la
produccin de los documentos
debido a la rotacin del
personal
ALMACENAMIENTO No
existen
casilleros El 0,5% de las comunicaciones Faltan casilleros destinados a
DE
LAS destinados
al se pierde debido a la mala cada una de las dependencias
COMUNICACIONES almacenamiento de las organizacin del rea de del Comando diferenciadas
OFICIALES LISTAS comunicaciones
a radicacin.
por colores a fin de organizar
PARA
LA distribuir, debido a esto se
la documentacin a distribuir y
DISTRIBUCIN
producen
retardos
y
as evitar la perdida y demoras
perdida de la informacin
en la entrega de estas,
Acuerdo
060
de
2002
Administracin
de
las
Comunicaciones Oficiales.

Consecucin de casilleros
destinados
a
la
organizacin
de
la
documentacin en tramite,
asignndole un color a cada
una de las dependencias u
oficinas que conforman el
Comando de la MEVAL,
facilitando as la rpida
ubicacin
de
la
documentacin y mediante
el color asignado a la
oficina
correspondiente
cada funcionario vera que
la perdida de informacin
ser mnima, Acuerdo 060
de 2002 Administracin de
las
Comunicaciones
Oficiales.

RESULTADO
RESULTADO
Este mtodo me
Estos mtodos
debe asegurar que
deben demostrar
la
los productos
que
capacidad de
los
terminan en manos
procesos para
del cliente sean los
alcanzar losque cumplan con los
resultados estndares de
calidad

8.5.18.5.1- Debo
Debo mejorar
mejorar continuamente
continuamente
la
8.5.2eficacia
Debo
del
sistema
acciones
de
para
la8.5.2eficacia
Debo
deltomar
tomar
sistema
acciones
de gestin
gestin
parade
de
la
eliminar
calidad
las
mediante
causas
el
de
uso
las
de
no
laeliminar
calidad mediante el uso de la
la
poltica
conformidades
de la calidad
con
de
y los
de
poltica
conformidades
con objeto
objeto
de
objetivos
prevenir
que
calidad.
vuelvan
objetivos
prevenirde
que
vuelvan aa ocurrir.
ocurrir.
COMO
COMO
LO
HAGO?
COMO
COMOLO
LO
LOHAGO?
HAGO?
HAGO?

MEJORA
FELICITACIONES
VAS
CONTINUA
Y
RUMBO AL EXITO
ACCIN
CORRECTIVA

A-Se eliminan las causas de las no conformidades con el objeto de

prevenir que vuelvan a ocurrir
B-Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las

no conformidades encontradas.
C-Con estas acciones se determina la eliminacin de las causas de no
conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia.

3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo del presente taller.
Satisfacer al consumidor, es el objetivo final de la norma ISO 9001 y de toda empresa que pretenda permanecer en el mercado.

He aqu que las empresas siempre deben propender por el mantenimiento y fortalecimiento de su sistema de gestin integral, a fin de que sus
procesos sean medibles y alcanzables, todo esto se lograra en la medida del comprometimiento de cada uno de los intervinientes de la
realizacin de sus productos, personal que estara ubicado por perfiles y competencias a fin de agilizar y mantener estndares de calidad,
derivado de estas situaciones las empresas tendran asegurado su xito, si logramos que los procesos incluyan una medicin efectiva y plan
estratgico de evaluacin y mejora al interior de cada uno de estos procesos, repercutira en la entrega de un producto cada vez con mayor
calidad al consumidor final, manteniendo a flote la empresa implementadora, recordemos que la calidad nunca se obtiene en un 100% y que
las empresas siempre deben estar en busca de la mejora y la innovacin a fin de no colapsar en el mercado, mercado que cada vez es mas
exigente y voltil pues los consumidores de hoy da no son consumidores pasivos y conformistas, sino cada vez mas exigentes con los
productos que van a adquirir, son consumidores que siempre van en busca de la calidad y la satisfaccin, debido a esto una empresa que no
haga uso de los instrumentos de medicin e innovacin integrados a sus productos, son empresas que estn condenadas al fracaso.

Muchas Gracias!!!