[ MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS de 20 eee eS eee ee Y — FECHA | aseatoiamavor | Procedimiento Elaboractén, implementacién y 2orsovn | -BESOGETADE | modificacion de Tablas de Retencién Documental CéDIGO arwnceva? | peeps 1. OBJETIVO Elaborar las Tablas de Retencién Documental, socializarlas y realizar los ajustes necesarios, para controlar la produccién, trémite, identificacién, almacenamiento, proteccién, recuperacién y administracién documental en cada una de las dependencias de la Secretaria Distrital del Habitat. 2, BASE LEGAL Norma (ndmero y fecha) 5 Deseripeién Constitucién Politica de Colombia “Articulos 8, 15, 20, 23, 72, 74 y 209. | Ley Nacional 80 de 1989 Por la cual se crea el Archivo General de Ia) Nacién. | Por medio de la cual se dicta la Ley General de | Ley Nacional 594 de 2000 Archivos y se dictan otras disposiciones. Por la cual se expide el Codigo Diseiplinario Ley Nacional 734 de 2002 Unico. Articulo 34, numeral 5. Articulo 35, numeral 13. ‘Acuerdo Nacional 039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracién y aplicacién de las Tablas de Retencién Documental en desarrollo del articulo. 24 de la Ley 594 de 2000. Acuerdo Nacional 042 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la| organizacién de los archivos de gestién en las entidades piiblicas y las privadas que cumplen | funciones publicas, se regula el Inventario Unico Documental y se desarrollan los articulos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. | Pecreto Nacional 4124 de 2004 Por el cual se regiamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. | | Decreto Distrital 173 de 2004 l Por el cual se establecen normas para la proteccién| de la memoria institucional, el patrimonio| bibliogréfico, hemerogréfico y documental en el Distrito Capital. ful toa ES Orlando Rueda Biaz | Juan José Bustacara Largo Anabela Femindez Osorio Cargo: Cargo: Cargo: Profesional Universitario Profesional Especializado Subdirectora Administativa Subdireccién Administrativa Subslireccién Administrativa| MANUAL DE PROCESOS ¥ PROCEDIMIENTOS | _Pégina 2 de 20 | _ PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION 5 FECHA Procedimiento Elaboracién, implementacién y 2013/01/21 1odificacin de Tablas de Retencién Documental CODIGO PS03-PRO6 Por medio del cual se crea el Consejo Distrital de Archivos de Bogoté, D.C. Por el cual se establece que toda entidad pablica a nivel Distrtal debe tener un Subsistema Intemno de Decreto Distrital 514 de 2006 Gestién Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Informacién Administrativa del Sector Piiblico. _ Por medio del cual se modifica la estructura Decreto Distrital 121 de 2008 organizacional y las funciones de la Secretaria Distrital del Habitat Por la cual se modifica la Resolucion 206 del 30 Resolucién Distrital SDHT 904 de | de mayo de 2007, por la cual se conformé el 2010 Comité de Archivo de la Secretaria Distrital del 3. DEFINICIONES Actividad Administrativa: conjunto de tareas, operaciones, acciones y trémites regladas por las normas de procedimiento y Hevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas. Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucién piblica o privada, en el ‘ranscurso de su gestién. Archivo Central: unidad administrativa donde se agrupan documentos transferides por los. distintos Archivos de Gestidn de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo de Gestién: archivo de la oficina productora que retine su documentacién en trémite, sometida a continua utilizacién y consulta administrativa. Archivo Historico: aquel al cual se transfiere la documentacién del Archivo Central o del Archivo de Gestién que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para 1a investigacién, la ciencia, la cultura y administracién de la memoria institucional Clasificacién Documental: labor intelectual mediante la cual se identifican series que componen cada agrupacién documental (fondo, seccién, subseccit la estructura orgénico — funcional de la entidad. establecen las ) de acuerdo a Cédigo: identificacién numérica 0 alfanumérica que se asigna tanto a las unidades Productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificacién documental establecido en la entidad.MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS | __ Pagina 3 de 20 PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION 5 ~ FECHA ‘Acatpiamaror | Procedimiento Elaboracién, implementacién y 2013/01/21 -DEBOGOTADE. | modificacién de Tablas de Retencién Documental copIGo "cre WADE ETAT : PS03-PROG : grupo asesor de la alta direccién, responsable de cumplir y hacer cumplit isticas, definir los programas de gestién de documentos y hacer funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organizacién de fondos acumulados es pertinente el uso del término correspondencia, hasta el momento en que se adopts la definicién de comunicaciones oficiales, sefialada en el Acuetdo 60 del 2001, expedido por el Archivo General de la Nacién, Conservacién Preventiva de Documentos: conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, politico y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Cuadro de Clasifieacion: esquema que refleja la jerarquizacién dada a la documentacién producida por una institucién y en el que se registran las secciones y subsecciones, y las series y subseries documentales. Depurar: operacién, dada en la fase de organizacién de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminacién. Descripcién Documental: fase del proceso de organizacién documental que consiste en el anilisis de los documentos de archivo y dé sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripcién y de consulta Disposicién Final de Documentos: decisidn|resultante de la valoracién hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retencién y/o tablas de valoracién documental, con miras a su conservacién total, eliminacién, seleccién y/o reproduccién. Documento: informacin registrada, cualquiera que Sea su forma o el medio utilizado, Documento de Apoyo: el generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hacen parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de Archivo: registro de informacién producido 0 recibido por una persona 0 entidad en razén de sus actividades o funciones, qué tiene valor administrativo, fiscal, legal, cientifico, econémico, histérico o cultural y debe ser objeto de conservaci6n. Documento Esencial: aquél necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, ain después de su desaparicién; por fo cual hace posible la reconstruccién de la historia institucional. Documento Misional: aquel producido o recibido por una institucién en razén de su objeto social.MANUAL DE PROCESOS ¥ PROCEDIMIENTOS | __Pigina 4 de 20 PROCESO GESTION DOCUMENTAL “VERSION 5 FECHA 1 Procedimiento Elaboracién, implementacion y 2013/0021 smodificacin de Tablas de Retencién Documental ‘CODIGO PS03-PRO6 Eliminacién de Documentos: actividad resultante de la disposicién final seffalada en las tablas de retencién o de valoracién documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacién en otros soportes. Gestién Documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, orientadas a la planificacién, manejo y organizacién de la documentacién producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacién y conservacién. | Normalizacin Archivistica: actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicacién de la practica archivistica, Ordenacién Documental: fase del proceso de organizacién que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificacién. Procedimiento: forma especificada para Hlevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas © que interactiian para generar valor y que transforman elementos de entrada en resultados. Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de politicas y estrategias, fijacién de objetivos, provisién de comunicacién, aseguramiento de la isponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin. Proceso de apoyo: aquellos empleados para la provisién de los recursos necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medicién, andlisis y mejora. Procesos de evaluacién: aquellos necesarios para medir y recopilar datos destinados @ realizar el andlisis del desempefio y la mejora de la eficacia y Ia eficiencia. Incluyen procesos de medicién, seguimiento y auditoria intema, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. Procesos misionales: incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por Ie entidad en el cumplimiento de su objeto social o razon de ser. Retencién de Documentos: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben petmanecer en el archivo de gestidn 0 en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencién documental. Seleccién Documental: disposicién final sefialada en las tablas de retencién 0 de valoracién documental y realizada en el Archivo Central con el fin de escoger una muestra de documentos de cardcter representativo para su conservacién permanente. Usense también depuracién y expurgo. Serie Documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo érgano 0 sujeto productor como consecuencia delMANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS | __Pigina 5 de 20 PROCESO GESTION DOCUMENTAL | __ VERSIONS FECHA acatviamavon | Procedimiento Elaboracién, implementacién y | __2013/0121__| “BEBoGSTADE. | modificaciin de Tablas de Retenéién Documental [~ _ CODIGO Seorannoerarns PS03-PRO6 ejercicio de sus funciones especificas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Sistema Integrado de Conservacién: conjunto de estrategias y procesos de conservacién que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad fisica y funcional en cualquier etapa del ciclo vital. Subserie: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus caracteristicas especificas. Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestién y cuyo contenido temitico se refiere a tun asunto especifico. Ejemplo: Serie: Contratos,| Subserie: Contratos de Prestacién de servicios. Contrato de obra, etc. ‘Tabla de Retencién Documental: listado de series con sus correspondiente tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Transferencia Primaria: Traslado de los documentos del Archivo de Gestién al Archivo Central, teniendo en cuenta las tablas de retencién documental. Unidad Administrativa: unidad técnico-operativa de una institucién, Valoracién Documental: labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. 4, LINEAMIENTOS 0 POLITICAS ‘© El grupo o equipo de trabajo para la elaboracién de las tablas de retencién documental, se reunira en comités técnicos y mesa de trabajo para la identificacién documental y preparacin de esta herramienta archivistica. Estaré conformado interdisciplinariamente, por el lider del Subsistema Intemo de Gestion Documentos y Archivo - SIGA- 0 archivista(s) asignado(s), ingeniero(s) _ industrial(es), abogado(s) ¢ historiador 0 profesional en ciencias sociales, teniendo en cuenta la disponibilidad en la Entidad de las disciplinas o profesiones anteriormente nombradas. © La elaboracién de las Tablas de Retencién Documental (T-R.D.) debe basarse en la estructura organica funcional y en los procesos y procedimientos, reflejando la produccién documental agrupada en series y subseries de cada una de las dependencias que conforman la estructura vigente de la Entidad y se deberdn tener en cuenta lo ya establecido en las ‘uias para la gestién normalizada de los documentos misionales y transversales que genera la Direceién Archivo de Bogoté. Por lo tanto, 1a adopcién de las gufas normalizadas de gestién documental debe contener la identificacién y valoracién de aspectos como la funcién dentro de la entidad, la unidad administrativa responsable, los procesos y procedimientos asociados, las series y subseries documentales, y los tipos documentales que las componen y que apliquen. El resultado de este andlisis sera la base paraMANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS | Pagina 6 de20 PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION $ T FECHA Procedimiento Elaboracién, implementacin y 2013/01/21 ‘modificacion de Tablas de Retencién Documental CODIGO PS03-PRO6 conformacién del cuadro de clasificacién documental y la Tabla de Retencién Documental La denominacién de las series y subseries, asi como sus tiempos de retencién y disposiciones finales establecidos en las guias normalizadas de gestién documental no pueden ser modificados por la SDHT sin previa justificacién, dirigida a la Direccién Archivo de Bogotd, en la que se manifiesten las causas de esa decisién. Los tiempos de retencién se establecen con el fin de racionalizar la produccién y garantizar la proteccién del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicién final. Los periodos de retencién y las modalidades de seleccién de la documentacién los fija la Tabla de Retencién Documental. EI responsable del Proceso de Gestién Documental’ de la SDHT estableceré un cronograma de seguimiento para la verificacién de la aplicacién de las Tablas de Retencién Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento, para atender las modificaciones suscritas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las TRD y sus ajustes deberdn ser ajustadas por el responsable del SIGA, y avaladas por el Comité de Archivo de la SDHT. Las actualizaciones, modificaciones o ajustes que ameritan una nueva formulacién de las T.RD., se darin dentro de los siguientes eventos: a) cambios estructurales totales de la SDHT producidos mediante acto administrativo; b) traslado 0 recepcién de funciones misionales entre entidades producidos mediante acto administrativo y c) actualizacién completa de las Guias de Gestion Documental para procesos transversales. En estas actualizaciones se deben formalizar los pasos establecidos dentro de la metodologia de normalizacién de la Gestién Documental y deberén ser remitidas a la Direccién Archivo de Bogoté junto con sus anexos para su concepto de viabilidad técnica y demés trémites pertinentes, Si cualquier serie o subserie de las T-R.D. aprobadas, presentan alguna modificacién posterior que proponga el cambio de disposicién final, ésta deberd ser presentada a la Direccién Archivo de Bogota a través del formato de ficha de valoracién documental secundaria, para estindares de Gestién Documental para su concepto de viabilidad técnica y demas tramites pertinentes. ara la elaboracién de las tablas de retencién documental se deben tener en cuenta las instrucciones de la “Gufa para: elaboracién, presentacién, aprobacién, aplicacién, seguimiento tablas de retencién documental para las entidades distritales”, de la Alcaldia Mayor de Bogota.| MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS | _ Pagina 7 de 20 PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION 5 FECHA Procedimiento Etaboracién, implementacién y | _2013/01/21_ ‘modificacién de Tablas de Retencién Documental ‘CODIGO a PS03-PROG 5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO. ” ACTIVIDAD TIEMPO | RESPONSABLE PUNTO DE | REGISTRO YO ConTROL | DOCUMENTO Verificar cuales ‘Compiler rm guias emitidas informacién relacionada 1 | con la administracién de los por el Archivo documentos generados en oe ggBotots casos transverstles 0 contienen isons, clementos que pueden ser de Realizar andlisis de los tpoyo en la 2 | datos © informacién oeacion de recolectada, fa] gla _normalizacion de la gestién documental de cada | uno de los procesos misionales y_ transversales fue desarrollada por la Direccién Archivo de Bogoté? Si es asi continie | con la siguiente actividad, de lo contrario pase a la) 4 meses actividad 10, | — ree Profesionales que |yesicarque las - Revisar y buscar la relacién Comite Teneo y | fseiones estén entre las funciones de cada Comite Teenie | asignadas por dependencia y los procesos tabalo | acto 4 | tomtos do eada ua as eset | ainsi guias, e identificar Ia a que ia tunidad administrativa que dependencia se produce la serie. refleje en el | organigrama. ‘Analizar © identificar dentro de cada una de las Guias de Gestién Documental para 5 | procesos transversales qué 1 anasto #e | series y subseries Ie comesponde a cada | dependencia Revisar dentro de las Guias | |e Gestién Documental para procesos transversales los nombres de los procesos 6 |¥ provedimientos —y | compararlos contra los nombres de los procesos y procedimientos establecidos por el Sistema Integrado de Gestién de laentidad. | anilisis de guias, 6 mesesFECHA Aucatpiauaror | Procedimiento Elaboracin, implementacin y 2013/0021 DE BOGOTA D.C. modificaciin de Tablas de Retencién Documental ‘CODIGO SNE PS03-PROG PUNTO DE | REGISTRO ¥/O ACTIVIDAD treo | RESPONSABLE | TUNTODE | REGISTRO YO Coigjar Tos tps Profesionales que documentales de cada cconforman : procedimiento _ teniendo Comité Técnico y PS05-FO27 . Instrumento de como referencia los Mesa de trabajo Instrumento de formatos del Sistema parala Weacién Integrado de Gestién de la claboracién de las entided _| | tRp. TTodos los , responsables de yaiezneiiemcots| | Saas, a Profesionales que: PS03-FO271 los tipos documentales de conforman Instrumento de las series y__subseries nfo , tsabeidas ens Cul de Comité Tesco y vetifiacién de Gestién Documental para esa de trabajo i Guia procesos transversales para la | elaboracién de las | TRD. Verificar que si | se encuentran Shes | ‘poamenles Aion 6 tinier Qo se documents) str uy | Sian” Se | PS08FO2T Sewanee Gey Sizes ik) Hume de conn oT stv Sinimeioa 9) ea 3 sealctn Seat Siscma imegras de Profesionales que | Gestién. Stem [Votioa ea Comité Técnico y | retina ‘Mesa de trabajo | informacién para la referente a elaboracién de las | disposiciones TROD. legales, actos administrativos ¥ otras normas Compilar y revisar ta relativas a la informacién institucional. creacién sy | cambios | estructurales de la SDHT, estructura | interna, | organigrama actual, creacién i de_grupos deMANUAL DE PROCESOS ¥ PROCEDIMIENTOS | __ Pina 9 de 20 PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION $ FECHA Procedimiento Elaboracién, implementacion y 2013/0021 ‘modificacién de Tablas de Retencién Documental ‘CODIGO PS03-PROS ACTIVIDAD ‘TIEMPO | RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO YO DOCUMENTO | trabajo y | ssignacion de | funciones, | manuales’ de | funciones, | documentacién del Sistema | Integrado de | Gestion, Procesos oy procedimientos rmisionales documentados y de documentos, centre otros. listado maestro | ldentificar y analizar 1a} produccién documental de cada proceso que no tenga guia desarrolladapara_la normalizaci6n de la gestién Verificar que la identificacion documental se | base en los siguientes | aspectos fundamentales: 1. Los formatos del Sistema Profesionales que | Integrado de ‘conforman | Gestién. 2. Los Comité Técnico y | documentos que 45 dias | Mesadetrabajo | son recibidos para la por [a entidad claboracién de las | que no figuran TRD. en el Sistema | Integrado de | Gestién. 3. Los documentos que se generan y que Caracterizacién incorporaron en el Sistema Integrado de ___| Gestién. Profesionales que cuatro conforman campos del Comité Técnico y Cuadro de | 55dias | Mesa de trabajo para la elaboracién de las, TROD. PS03-FO272 Cuadro de Caracterizacién DocumentalMANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Pagina 10 de 20 PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION 5 FECHA Procedimiento Elaboracién, implementactén y 013/021 ‘modifieacién de Tablas de Retencién Documental CODIGO PUNTO DE | REGISTRO Y/O ’ ACTIVIDAD ‘HEMPO | RESPONSABLE | PUNTODE | REGISTRO vio Profesionales que cconforman Comité Técnico y Realizar el Comité Téenico Mesa de trabajo de Identificacién para la Actas de 13 | Documental para que claboracién de tas reuniones y ratifique la produccién TROD... el Lider smesas de trabajo documental. de cada proceso, Responsables de | Tas reas involueradas | | tcsncacion ye adi Profesional ate | realizado a la produccién cone tent documental de cada Nendenakane. | 4 ne ral Mesa de trabajo ooeio? Si se spec paral continia con la siguiente cabo a elas actividad de lo contrario ea. vuelve ala actividad 1 RD. Profesionales que conforman | Verificar que se Realizar 1a. caracterizacién Comité Técnico | iitisencien los documental para cada tipo | Mesa de trabajo | omeO csvientes | PS03-FO272 5 documenta Oe lisse | Labs pa tas | campos del! Cuadro de identificado y analizado | elaboracién de las ode dentro de la produccién | TRD,et Lider | Formate Cusdro | Coreterizaion documental de cada de cada proceso, | $2 erizacién proceso. Responsables de | Caractere las reas 7 involucradas Verificar que Ta clasificacion documental se defina en series, subseries con iblecer las agrupaciones Profesionales que | “°° m PS03-FO272 1s | © Slasificacién documental ‘eonforman Pan Cuadro de | de acuerdo con la estructura Comité Técnico y | Gocumentalee ve | Caracterizacién | organica funcional. 50 dias | Mesade trabajo | Gocumentales ©) “Documental sts | sine ae del Formato TRD. Cuado de Caracterizacién Documental _ entificar_y analizar Tos I 17 | valores primarios de los documentos.| MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS | Pagina 11 de 20 | —— FECHA | mucaoiamaron | Procedimieato Elaboracién implementacin y 2013/0121 ZoEnosork De: | moaincacin de Tablas de Retencioa Documental coDIGo | Seow PS0s-PRO6 | PUNTO DE | REGISTRO W/O * ACTIVIDAD tummro | respoxsapie | PUNTODE | REGISTRO ¥/0 7g | Blaborar —propuesta de “Acta valoracin primaria _ Verificar que sean convocados a reunién los Lideres de mec lL at ami dl Subsistema | Acide Com to | Definiren sim instancia | 9 ya, Tmemo de Tenicoy Mes los tiempos de retencién Gestion de trabajo para Documental ¥ | de las RD. Profesionales que | Archivo -SIGA- conforman | y un Comité Técnico y | representante Mesa de trabajo. | del trea paral | Juridica Se apracba Ta propuesta de elaboracién de las Valoracién primaria? Si se TROD. aprucba continda con la) 4, 20 | siguiente actividad de to| * “is contrario wielve a la actividad 17. - PSOSFORS Elaborar propuesta de cha de 21 | valoracién ”-documental | 55 dias Valoracion secundaria. Documental : _ Seoundaria Eoudiar —y—avalar Te 22 | propuesta “de valoracion | 2 dla Acta documental secundaria. _| 28e aprucban las fichas de comitéde (Sec 8) | Se siguiente actividad de lo contrario vuelve a la actividad 21. Enviar Tas fichas de Ofcio valoracién secundaria a la pois Division Archivo de| 5 4. | 24 24a | Fichas de Bogoté, Subdirec | Fichas de Sistema Distrial de Yatoracion ‘Archivo para concepto. Subsector) Administratvo(a) Oficio PS03-FO273 Recibir tas fichas de | 6p gp Fichas de 25 | valoracién secundaria. 50 dias j Valoracién Secundaria jo ConceptoMANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS | __Pégina 12 de 20 PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION 5 FECHA Procedimiento Elaboracin, implementacién y 2013701721 smodificaciin de Tablas de Retencién Documental CODIGO S03-PROS ’ ACTIVIDAD Tiempo | Resronsante | COntmoL | DOCUMENTO. | ‘enico we Tormularon | observaciones? Sino hay | 26 | continta con la. siguiente | ividad de lo contrario | vuelve ala actividad 21. | _ PS03-FORT4 40 dias Céadigo del Codificar las dependencias Productor a |¥ Ias series y subseries Documental documentales “que se producen, 803-0275 Cédigo de la Documentacién Verificar que se consigne toda la Profesionales que | agrupacién conforman | documental Comité Técnico y | definida, ast Mesa de trabajo | como las series parala | subseries | PS03-FO276 | og | Elaborar el Cuadro de} 55 igs. | clsboracion de las | esablcidas Cuadro de | 78 | Clasificacién Documental. fas TROD. para estindares | Clasificacién | transversales y | Documental | misionales y que se deseriban los | actos administrativos de las funciones creadoras. Realizar andlisis de los 29 | datos informacién recolectada Diligenciar el formato para| 55 dias PS03-FOI48 jp | l estructuracién de la Tabla de propuesta de Tabla de Retencién | Retencién Documental. | | Documental _| Comunicr y _ presentar Yariicar que i propuesta de T.R.D. a los sea por el produetores documentales | cic 3 | Para observaciones o firma | 99 4... | _Subdirector(a) Lider a SIGs Memorando y de aprobacién, fijando un | Administativots) | (onde y at| TD término no superior de 5 | Active do dias habiles para su | Jependencia aprobacin producto,MANUAL DE PROCESOS ¥ PROCEDIMIENTOS | Pagina 13 de 20 PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION 5 —— FECHA ‘Acauoiauavor | Procedimiento Elaboracién implementacién y 2013/0121 DEBOGOTADE | modification de Tablas de Retencién Documental CODIGO sccm PSOsPRO6 ~ PUNTO DE | REGISTRO ¥/0 | # ACTIVIDAD tiempo | Responsanie | PUNTODE | REGISTRO vi0 Be presentan observaciones de las &reas? Si se_presentan Profesionales que 32 | observaciones vuelve a la| 22dias | _ conforman el actividad 12 de lo contrario Comité Técnico y continéa con la siguiente Mesa de trabajo | actividad, para la 2 Blaborar documento tecnico | elaboracién de las Documento | 55 | que sustente el proceso de) 49 dias TRD. Documenta. | 53 | Sractondelaee.y | 404 nico |__| preparar sus ancxos. _ [Convocar a reunidn del 34 | Comité de Archivo para el Subdirector(a) emorando 34 | studio y aval de las Tablas | 7% | a dministrativo(a) Memorand | de Retencién Documental _ Presentar TR. al Comité Profesionales que ‘Acta Comité de ° conforman | Archivo _-valdaeién, | Comité Técnico y TiSeaprucbanlasTRD?Si) 15 gig | eeedeabere | se aprueban continGia con la aE 36 | siguiente actividad, de lo labo abr de las | comtrario vuelve a la | actividad 29. TROD. [Envier lis TRD, a la | Direccién de ‘Archivo de | yp | Bogoté, Subdireccién del wc 37 | Bogor, Subsirecsion | 2a Oficioy TR, Archivos, para revisién |__| viabitdad tésnica, Subdirector (a) __| Recibir el Concepio de ‘Administrativo(a) Viabildad Técnica, emiido Concepto de ag | Por, Diressiém Archivo | 40 gas | | Siaitidod dde Bogots, Subdireccién del viii || sistema" Distrital de | Archivos. | _ | Profesionales que 1 Gay inconsistencias 0 conforman | comrecciones? Si no las hay Comité Técnico y | 39 | continéa con la siguiente | 2 dias | Mesa de trabajo | actividad de lo. contrario para la | vuelve a la actividad 29. claboracién de las I 7 TROD.MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS | __Pigina 14 de 20 PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION 5 FECHA Procedimiento Elaboracién, implementacin y 2013/01/21 modificacién de Tablas de Retencién Documental CODIGO PS03-PRO6 PUNTO DE | REGISTRO Y/0 | ' acrivipan | timo | nesroxsante | UMTOOE | REGISTRO Ne | | Verificar que en | 1 | caso. de ser) Acuerdodel | | requerido | Consejo | ag | Recibir las TRD.| 55 dias Subdirector(a) | sustenten ante el | Distrital de | aprobadas. Administrative) | Consejo | Archivos | | Distal de | eprobando las Archives ls) TRD TRD. pedir Reto 5 | 1 | Adtinistaivo ‘para | op ggg | Soe) | : i fusic lias Distrital del | Resolucién Adopcién y difusién de las Habitat | TRD. _ | Distribuir las Tablas de Retencién Documental aprobadas por Resoluion a | 55 gg | _Subzecto(a) ® | has ferentes dependencias 25 dias Administrativofa) Memorando de la Entidad, para su | conespondient aplcacén | ‘Capacitar, en el tema de | | g. | TRD. al personal encarsado | 55 4, Lista de | ingen drumenten | 25488 | Asistencia la Entidad. [ | _ Elaborar Cronograma de | | Cronograma de | vistas por dependencas | 19 4, ca ea “ Para seguimiento y control | ‘control de fm aplicacion dels TRD. | | smueld Realizar visita a cada ~ dependencia para verificar | rofesonaes de | as | Ruplegstonde le Tabla de) | tasubdiecisn | Borador | | ‘Adinisvativa | totems | resolver dudas ° } inquietudes que se puedan | presenta. | | {Como producto del seguimiento a la aplicacién de las T.R.D., se evidencié | la necesidad de | 46 | mosifcaciones 0 sists? | 8 dis Sino se presentaron pas a ta “actividad 48 de To contariocontinia con Ta siguiente actividad. _ Presentar informe dirigido a ConttolIntero para tomar , 47 | fas aciones prtaenesen | 15dias | Sublets) Infome caso de incumplimiento en Ja aplicacién de las TablasMANUAL DE PROCESOS ¥ PROCEDIMIENTOS | _ Pia 15 de20 PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION 5 ~ FECHA acaoiamsvor | Procedimlesto Elaboracién implementacin y 2013/0121 ‘Den0GorABS. | qoditeacin de Tablas de Retencion Documental coDIGO owe on1c0. PUNTO DE] REGISTRO VIO [« ACTIVIDAD ‘tiempo | responsante, | PUNTODE | REGISTRO Yi [Jie Retenciéa Dosumentad \__|@rp) | Pitramitar ante ef | ‘Subdirector(a) | Administrativo(a), | | responsable del Proceso de | Gestién Documental, | da |Soitot amma | 22s | Tosi Menara | modificacién a las ‘Tablas | de Retencién Documental | (LR.D.) de Tas dependencias que lo | __| requieran. 4} (se aprieban las | modificaciones de las | | 4g | TRD2? Si no se aprucban | | ‘pasa a la actividad 52, de lo contrario continéia con la | } siguiente actividad. _ | {Las modificaiones | 55 4, Comité de | fameritan_ una nueva) 50 8s “Archivo | formulaciéa de las TRD.? | ‘Si amerita una nueva | 50 | formulacién vuelve a la actividad 1, de lo contario continia con In. siguiente actividad, Profesionales que conforman Actualizar las TRD. de Comité Técnico y PRD. 51 | acuerdo con lo aprobado en | 29 dias Mesa de trabajo el Comité de Archivo. para la actuali claboracin de las | TRD 1 sut | 52 | Informar al érea solicitante. | 5 dfas | Subdirector(a) Memorando | “Archivar Tos documentos | 53 | generados en el desarollo | 3.dias | a Subdirecsién | del procedimient, ‘AdministrativaMANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS | _Pégina 16 de 20 PROCESO GESTION DOCUMENTAL ‘VERSION 5 ~~ FECHA AucaLolamavor | Procedimiento Elaboracién, implementacién y 2013/0021 -DEBOGOTAD.C | modificacin de Tablas de Retencién Documental CODIGO somncnnar | PSOS-PROS FLUJOGRAMA ‘PROFESIONALES QUE CONFORMAN COMIITE TECNICO Y MESADE | TODOS LOS RESPONSABLES ‘TRABAJO PARA LA ELABORACION DE LAS ERD. DE LAS DEFENDENCLAS (Camco) .Compllaroremirinfama a elaioade cons adniseaion dls dscumeass seueradosen process wansverslesomisionies. 2 Realizar anise delosdatve (nfmadisnrecclecads, 3, cLanormalizndin dela gesica “dscamensl fedesalinda por EnDacclen Active de Boge? 4. Revs bascarlaedacén ne las Fons de cada dependeacaTosprecess ‘omadosdecada uma dels gus, eideriGcara unidadadmanirativa que produela ‘5, analiza idence dente decade unade as Gus de Geriéa Documental prt rocesortanoversles que seer aubereslecomeende a cada dependenca. T Cuadrode ails | 1 Lowe ‘Revise dene dels Gass de Gera Docemeral pan process tanseraesion nombres delorprocersty provements companies contalor nombre eos, rocesosyproceémicatsesablecds pare Sistema ntegao de Gesion dela aia Caro de wil {7 Conarlos pos decumenaes de cada proctiniewo enlends comorefaeasales | termator del Seta tcegrado de Gest dela enbdnd PREFONE §. Vaden coniunoconlasdgpmindasproducterstos pos documents dela sees eubeeiesesublsdes en lat Guas de Gest Dosen pas proeror vere, PSO aALCALDIA MAYOR. DeBocorAne, MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS | Pagina 17 de 20 PROCESO GESTION DOCUMENTAL ‘VERSION 5 — FECHA Procedimiento Elaboracién, implementacién y 2013/01/21 modificacion de Tablas de Retencién Documental ‘CODIGO 2 PS03-PROG PROFESI SALES QUE CONFORMAN COMITE TECNICO ¥ |MESA DE TRABAIO PARA LA ELABORACION DE LAS TRD, LIDER DE CADA PROCESO Y RESPONSABLES DE LAS AREAS INVOLUCRADAS 10. Compllar evista infra instaoua 1. Mleitiary analiza la prodedén domumenal de cada proceso quemo tenga gus desrslidaprala [omulizadon dela gestion doctmen 12. Dilignciar fos eum prmeres campos del Fr Guadrode carutetzaciee Docume 16. Erublecelas agupadoncso asian documenta de acuerdo cen nestor oganicafneal, prodnein dcomen 14 :Seaprucba iteosiecen + silierelinsds? enttieaioy nlizade devo dlapreducicn document dec dooumence Tent Scaryanallzarlor vor priavis delos L 18 Elabrarpropuesadevlonsion praia Defic en tina lnsenca os empor deren 13, Realizar el Comité Tecnico deTdemtficacién Documental pra queraifiquels 15 Reslzarla crating document para cada po documeral quesedene adaproceMANUAL DE PROCESOS ¥ PROCEDIMIENTOS | __Pégina 18 de 20 PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION § FECHA ‘Avcatplamavor | Procedimiento Elaboracin, implementacién y 2013/01/21 DEBOGOTADS. | modificacién de Tablas de Retencién Documental CODIGO Seo PSOnPRO6 FROFESTONGLES QUE CONFORSINN COMITE TECNICO ‘MESA DE TRABAJO PARA LA ELABORACTON DE LAS. ‘COMITE DE ARCHTVO. DMINISTRATINOVA) |[Soamanles gurseprotices bare Go te aeciaDoga a [osioy Ta S18 pinecone a TH) Execs sein| MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS | Pagina 19 de20 | PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION 5 i FECHA ncauoiauavor | Procedimiento Elaboracion, implementacién y 2013/01/21 _DEBOGOTA D.C. ‘modificacion de Tablas de Retencion Documental ‘CODIGO |_Sexorionenr PS03-PRO6 FERREIRA Gor CORO CE SenpmrcroRGn SECRETARIAO DISRETAL COV MESA DETRABMO a ASuBIsTEATTOey tena S_ Noncedan oy (esse} i Bape Aso Adaiinevopen mea seaboard ‘emapeaaere | Lees Thien deeded fe SCRDIRECCION ADMINISTRATIVA olMANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS | Pagina 20 de 20 PROCESO GESTION DOCUMENTAL ‘VERSION 5 FROCESO GESTION POCUMENTAY __| _Ver Arcatnlauavor | Procedimiento Elaboracién, implementacién y 2013/01/21 BEBOGOTADS. | modificacién de Tablas de Retencién Documental ‘CODIGO EERE PS03-PRO6 seaoimeccros abirismeama | _aDMiNstRaTIvoLy ‘ODAS LAS DEPENDENCEAS cone De ARCHEVO | Sateopuersendeta 1 a3) eisioeaacare ls was] [ronstoxaurs gurcowromsn) ‘coun racucorsuscoe ‘muibno raga LAfrabonaclos 7. ANEXOS Anexo 1; PS03-FO148 Tabla de Retencién Documental Anexo 2: PS03-FO271 Instrumento de verificacién de la Guia Anexo 3: PS03-FO272 Cuadro de Caracterizacién Documental Anexo 4: PS03-FO273 Ficha de Valoracién Documental Secundaria Anexo 5: PS03-FO274 Cédigo del Productor Documental Anexo 6: PS03-FO275 Codigo de la Documentacién Anexo 7: PS03-FO276 Cuadro de Clasificacién Documental ‘Anexo 8: Guia para: elaboracién, presentacién, aprobacién, aplicacién, seguimiento tablas de retencién documental para las entidades distritales