Manual

de buenas prcticas en la

administracin
de los
voluntarios

Quetzaltenango
Guatemala

Fundado en el 2,001, EntreMundos es una organizacin no lucrativa localizada en

Quetzaltenango que tiene como misin fortalecer las capacidades de las organizaciones y
asociaciones que trabajan en el desarrollo y los derechos humanos en Guatemala. EntreMundos
logra esta misin a travs de nuestros tres programas principales: el programa de capacitacin
que ofrece talleres de capacitacin y clases de computacin a los trabajadores de las ONG
locales; el programa de voluntarios que conecta ms de 100 organizaciones guatemaltecas con
los voluntarios nacionales y extranjeros; y la revista EntreMundos, una publicacin bilinge que
trata de cuestiones de derechos humanos y desarrollo social en Guatemala.

Autora/Editora principal: Laurel Carlton

Autora contribuyente: Jocelyn Bates
Editoras contribuyentes: Yessica Pastor, Valeria Ayerdi, Marlen Ixcot

Copyright 2012 por EntreMundos

Todos los derechos reservados.
EntreMundos anima a las organizaciones tanto guatemaltecas como extranjeras a usar este
manual para fortalecer su programa de voluntarios. Por lo tanto, se deben respetar los derechos
de autor; EntreMundos solicita no reproducir ninguna parte de este manual sin citar directamente
a EntreMundos y al manual por su nombre completo, El manual de buenas prcticas en la
administracin de los voluntarios.
Impreso en Quetzaltenango, Guatemala
EntreMundos
6a Calle 7-31, Zona 1
Quetzaltenango, Quetzaltenango
Guatemala, C.A.
www.entremundos.org

Tabla de contenido
Introduccin I: Los voluntarios .............................................................................................................................. 4
Introduccin II: La administracin de los voluntarios .......................................................................................... 5
1: El anlisis preliminar y preparaciones ............................................................................................................. 6
2: Cmo establecer las posiciones para voluntarios ........................................................................................... 8
3: El anlisis de riesgo y la creacin de las polticas ......................................................................................... 11
4. La creacin de un programa de orientacin .................................................................................................. 15
5: La capacitacin de los voluntarios ................................................................................................................. 19
6. La supervisin de los voluntarios ................................................................................................................... 21
7: El reclutamiento, mercadeo y las comunicaciones ....................................................................................... 23
8: El filtro y la seleccin de los voluntarios interesados.................................................................................... 28
9: La motivacin y el reconocimiento ................................................................................................................. 32
10: Respuestas a incidentes: La resolucin de problemas .............................................................................. 34
11: Cmo despedir a un voluntario .................................................................................................................... 36
12: El cierre y la retroalimentacin ..................................................................................................................... 38
13. Cmo mantenerse en contacto con los voluntarios.................................................................................... 40
14. El resumen ..................................................................................................................................................... 44
Para ms informacin.......................................................................................................................................... 45
Obras citadas ....................................................................................................................................................... 46

Introduccin I: Los voluntarios

Quines son los voluntarios?
Las personas que trabajan como voluntarios vienen de todos los mbitos de la vida. En
Centroamrica, la mayora de los voluntarios encajan en una o varias de estas categoras:
Extranjeros o nacionales
Familias con nios
Estudiantes universitarios
Jubilados
Grupos de universidades y colegios
Grupos de misioneros
Profesionales en ao sabtico de su trabajo Voluntarios a corto plazo (turistas)
Estudiantes del idioma espaol
Voluntarios a largo plazo (unos meses ms)
Qu los motiva a ser voluntarios?
Los motivos que tiene la gente para trabajar como voluntarios varan y se relacionan con las dos
categoras siguientes:
1) Razones ideolgicas, ticas y morales los voluntarios quieren:
Trabajar por un cambio positivo social
Compartir sus conocimientos, habilidades y capacidades para contribuir a una causa social
Dar algo a la sociedad en lugar de slo recibir
2) Razones personales los voluntarios trabajan para:
La satisfaccin de ayudar a los dems
Aprender y adquirir experiencia de trabajo y nuevas habilidades
Aadir algo nuevo a su hoja de vida
Aprender y / o mejorar su espaol
Tener una oportunidad de interactuar con una cultura diferente
Tener una experiencia alternativa a los viajes convencionales
Hacer nuevos amigos, as como las redes personales y profesionales
Cmo puede beneficiarse nuestro proyecto con el apoyo de los voluntarios?
Dependiendo de su gestin y administracin, los voluntarios pueden ser un apoyo importante
para las organizaciones:
Traen nuevos conocimientos, experiencia y habilidades
Traen nuevas ideas y energa
Pueden ampliar la red de contactos de su organizacin, especialmente en el extranjero
Pueden ser un contacto y apoyo, incluso despus de terminar de colaborar en su proyecto
La relacin entre organizaciones y voluntarios se caracteriza por el Principio del Intercambio
Voluntarios dan

Organizaciones dan

Tiempo
Energa
Compromiso
Entusiasmo
Conocimientos y habilidades
Experiencia
Amistad

Orientacin y formacin
Tareas y programas
Supervisin
Apoyo
Recursos
Motivacin
Reconocimiento

Voluntarios reciben

Organizaciones reciben

Conocimiento
Experiencia
Nuevas habilidades
Amistad
Satisfaccin

Conocimiento y habilidades
Apoyo en el logro de sus metas
Sensibilizacin pblica
Representatividad
Contactos nuevos

Introduccin II: La administracin de los voluntarios

Qu es la administracin de los voluntarios?
La administracin de los voluntarios es el trmino que abarca todo en referencia a las
actividades relacionadas con la recepcin de los voluntarios. Se incluye el reclutamiento, la
seleccin y la supervisin de los voluntarios. Se trata de la formacin, la motivacin y el contacto
a largo plazo con dichos voluntarios. La administracin de voluntarios se refiere a las tcticas y
estrategias para aprovechar la ayuda de los voluntarios de forma eficaz para asegurarse de que
su contribucin potencial se pueda maximizar.
La administracin de voluntarios es importante para el xito de un programa en el que
contribuyen voluntarios, como tambin para asegurar el xito general de su organizacin en sus
esfuerzos de lograr sus metas. Tal como seala Idealist.org, la administracin de voluntarios es
fundamental para "la movilizacin de recursos de una organizacin, a la par de la recaudacin de
fondos / desarrollo y recursos humanos".
Por qu la administracin de voluntarios es importante?
"No estaba muy bien organizado y a veces yo no saba dnde estar / con quin / o qu hacer..."
"No estaba particularmente bien organizadoTuve la sensacin de que con una mejor organizacin, los voluntarios
pudieron haber sido utilizados de forma ms eficiente. "

Con regularidad, la retroalimentacin negativa que recibe EntreMundos de los voluntarios que
utilizan sus servicios est relacionada a la administracin de voluntarios de las organizaciones
que los reciben. Esto puede afectar la decisin de los voluntarios de permanecer en contacto con
la organizacin y tambin la decisin de recomendar la experiencia de voluntariado a los dems.
La investigacin explorada por Idealist.org revela que la cantidad tiempo que una organizacin
dedica a la administracin de voluntarios se correlaciona positivamente con la capacidad de la
organizacin para trabajar con ms voluntarios. Los mismos informes descubrieron que cuanto
ms tiempo pasa una organizacin en la administracin de voluntarios, es ms probable que esa
organizacin sea capaz de aprovechar mejor la ayuda de los voluntarios para lograr sus objetivos.
Los mitos que existen acerca de los voluntarios
Aunque hay muchos voluntarios al ao en Guatemala y otros pases de Centroamrica, persisten
muchos mitos acerca de los voluntarios y su administracin. Estos incluyen:
Los voluntarios representan mano de obra gratuita (reemplazan la necesidad de personal
pagado)
Todas las organizaciones, sin tener en cuenta sus proyectos y capacidades, pueden/deben
tener voluntarios
Todos los voluntarios interesados son una aportacin constructiva a la organizacin
Los voluntarios no necesitan capacitacin o direccin
Los voluntarios pueden autogestionarse
Los voluntarios trabajan gratis y por eso no se les pueden despedir
La administracin de los voluntarios es fcil y no necesita tiempo ni recursos
La perpetuacin de estos mitos es perjudicial para los programas de voluntarios de una
organizacin, pues dan lugar a oportunidad para desaprovechar la ayuda que les brindan los
voluntarios, o incluso puede causar grandes problemas para la organizacin en s.
El siguiente es el Manual de buenas prcticas en la administracin de voluntarios de
EntreMundos. El objetivo de este manual es ayudar a las organizaciones a disear un programa
de voluntarios que es beneficioso para sus proyectos, objetivos, beneficiarios, as como para los
mismos voluntarios.

1: El anlisis preliminar y preparaciones

Los voluntarios representan un recurso muy especfico que es til para algunas organizaciones.
No todas las organizaciones tienen la capacidad de hacer buen uso de este recurso, y esto no es
una crtica de la calidad o la importancia del trabajo de la organizacin.
Un anlisis de su organizacin y su capacidad de tener un programa de voluntarios es
fundamental para el xito de ambos. Como se ha sealado por Idealist.org: "una evaluacin de la
capacidad de una organizacin para contratar voluntarios, puede asegurar que el programa de
voluntariado est bien planeado, que los puestos de voluntarios sean a la vez valiosos y
significativos (es decir que son beneficiosos tanto para los voluntarios como para la organizacin)
y que hay infraestructura y recursos disponibles para apoyar a los voluntarios de la organizacin. "
El anlisis preliminar se puede dividir en 3 pasos igualmente importantes:
Paso # 1: Quines somos como organizacin?
Antes de evaluar su programa de voluntariado, considere la organizacin en s misma para crear
una base importante para el programa de voluntariado. Algunos puntos de partida son:
Cul es nuestra misin y visin?
Cules son nuestros objetivos como organizacin, a corto y largo plazo, e independiente de
los voluntarios?
De qu manera trabajamos para lograr estas metas?
A cul poblacin servimos?
Por qu trabajamos en este sector?
En segundo lugar, considere la historia de su organizacin.
La organizacin ha aceptado los voluntarios en el pasado?
Qu trabajo han realizado los voluntarios en el pasado?
Cules fueron los xitos y las fallas que resultaron de la participacin de dichos voluntarios?
En tercer lugar, evalu la cultura interna de su organizacin.
Cmo reaccionaran los miembros de su personal al trabajar con ayuda externa (voluntaria)?
Los voluntarios contribuiran o perjudicaran a la reputacin de la organizacin?
Quin sera responsable de la gestin de voluntarios y cmo se siente esta persona sobre la
responsabilidad extra?
Paso # 2: Justifique su programa de voluntarios.
Una vez que haya hecho estas preguntas importantes sobre la naturaleza de su organizacin,
debe ser capaz de identificar la necesidad real (si la hay) que tiene para los voluntarios. Al
identificar y justificar su necesidad de voluntarios, usted ser capaz de disear un programa ms
enfocado.
Por qu deberamos involucrar a los voluntarios?
De qu manera los voluntarios pueden contribuir con nuestra misin y metas?
Qu beneficios hay para la organizacin con la participacin de los voluntarios?
Cules necesidades de proyectos pueden ser satisfechas por los voluntarios?
Qu pueden hacer los voluntarios por nuestra organizacin?
Cules tareas son aptas para voluntarios, y cuales necesitan la atencin del personal?
Qu oportunidades significativas existen en nuestra organizacin para los voluntarios?
Qu habilidades y conocimientos necesitan los voluntarios para asumir sus tareas y funciones?

Qu capacidad tiene nuestra organizacin para un programa de voluntarios exitoso?

Cules recursos (financieros u otros) estn disponibles para el programa de voluntarios?
Quin puede gestionar directamente el programa de voluntarios, y cmo se siente sobre eso?
Cmo se comunican los voluntarios y el personal?
Paso # 3: Qu dicen los miembros del personal acerca de recibir los voluntarios?
Es fundamental que su personal se d por enterado para asegurar el funcionamiento exitoso del
programa de voluntariado. Al hablar sobre el programa de voluntariado con los otros miembros
del personal, se asegura que el programa de voluntarios est planeado con una comprensin real
de las diferentes necesidades. Adems, estas conversaciones demuestran la disposicin de su
organizacin para recibir voluntarios y las reas de la formacin y cambios necesarios tanto para
el personal como para los voluntarios.
Haga las siguientes preguntas a los miembros de su personal:
Ha trabajado alguna vez con voluntarios?
Alguna vez ha supervisado voluntarios?

Deberamos involucrar a los voluntarios en nuestro proyecto? Por qu?

A travs de cuales tareas los voluntarios podran contribuir a nuestra misin?
Quin tiene la mejor posicin para administrar y apoyar voluntarios?
Hay algo que tenemos que poner en prctica antes de comenzar, o mejorar el funcionamiento
de nuestro programa de voluntariado?

Cmo se siente usted acerca de trabajar directamente con los voluntarios en su posicin?
Hay algunas tareas que considere que los voluntarios no deben realizar?
Tiene alguna preocupacin personal sobre la recepcin de voluntarios en esta organizacin?
Una vez que haya respondido a todas estas preguntas, evalu la necesidad y capacidad que su
organizacin tiene para trabajar con voluntarios con un ojo crtico. Estas respuestas funcionan
como base para su programa de voluntariado, y son de suma importancia a la capacidad mxima
de su organizacin para canalizar el trabajo de los voluntarios en una contribucin constructiva a
sus objetivos.

2: Cmo establecer las posiciones para voluntarios

Muchas organizaciones reciben voluntarios para puestos no definidos. En estas situaciones, los
voluntarios son considerados como un cuerpo extra o un par de manos extra para hacer los
mandados, para apoyar a los miembros del equipo, y para ayudar cuando sea necesario.
Las ventajas de posiciones bien definidas
Aunque esta estrategia es utilizada por muchas organizaciones, este puede alterar la manera
en la cual voluntarios perciben su papel en la organizacin. De hecho, definir los roles aptos para
los voluntarios es fundamental para asegurar el xito de dicha contribucin a su proyecto. Las
ventajas de posiciones bien definidas son:
Una base clara para su programa de voluntariado
Estructura y formalidad para el programa de voluntariado
Un sentido de identidad e importancia por parte de los voluntarios
Un mayor sentido de responsabilidad y compromiso de los voluntarios
Mayor facilidad con el reclutamiento de voluntarios capacitados y serios
Cmo disear posiciones para voluntarios
Existen siete reas a considerar cuando se designa una posicin para voluntarios. Mientras ms
detalles se provean, ms seguro es que se recluten los voluntarios correctos, y de la misma forma
ser gratificante para los voluntarios.
1) Identifique tareas exactas para los voluntarios
Empiece por considerar las tareas que son apropiadas para voluntarios las que pueden ser
hechas por alguien que no es miembro del equipo permanente. Note que todos los voluntarios
necesitan una gua y apoyo, y que no deben crear roles para los cuales no hay una supervisin
adecuada. Por ejemplo, una organizacin que no cuenta con un psiclogo graduado no debera
aceptar voluntarios psiclogos, debido a que no van a recibir una gua del equipo de trabajo.
Considerando su misin, qu tareas seran ms exactas para los voluntarios?
Dada la capacidad de su equipo qu roles voluntarios pueden ser supervisados?
Considerando su capacidad de supervisin qu tareas seran inapropiadas?
Tiene sentido ofrecer posicin o mltiples posiciones?
2) Delimite las tareas y las responsabilidades
Una posicin claramente delimitada ayuda a los voluntarios a cumplir su rol y les facilita apoyo y
supervisin.
Cules son las tareas principales del puesto de voluntarios?
A quin (o qu) servirn?
Con quin van a trabajar?
Dnde van a trabajar y cundo?
Cules tareas secundarias la posicin requiere que se realicen?
3) Nombre la posicin(es) y su propsito(s)
Al darle un ttulo y un propsito expreso a un voluntario mejora fundamentalmente su identidad y
su sentido de propsito dentro de la organizacin mejorando su motivacin.
Cmo le llamara a la posicin(es) que se ha delimitado?
Cul es el propsito medible de esa posicin voluntaria? (por ejemplo: apoyo en clase:
enriquece el aprendizaje de los estudiantes al minimizar el espacio entre alumno-maestro,
proveyendo apoyo personalizado a los estudiantes.)
4) Otras calificaciones y requerimientos
Identifique las calificaciones y requerimientos necesarios para cada posicin identificada arriba.
Cules rasgos o cualidades est buscando?
Cules habilidades debe poseer el voluntario?
Qu tipo de experiencia requiere la posicin?

5) Especifique el nivel necesario de espaol

En Guatemala el nivel de espaol de un voluntario es a menudo la piedra angular de su xito.
Mediante la identificacin de las tareas relacionadas con el idioma, usted ser capaz de
identificar mejor el nivel de espaol necesario.
Los voluntarios necesitan ser capaces de operar en un ambiente local (es decir, tienen que
tomar el transporte pblico o realizar mandados)?
Hay algn miembro del equipo que pueda comunicar las instrucciones en otro idioma?
Qu tan disponible estara ese miembro del equipo para traducir (en trminos de tiempo)?
Cundo se requerir que un voluntario entienda el idioma de forma oral o escrita?
Cules tareas requieren que un voluntario hable con los funcionarios o beneficiarios del
proyecto en espaol?
Qu tan independiente se espera que los voluntarios lleven a cabo las tareas antes
mencionadas?
Teniendo en cuenta las respuestas anteriores, cul de los siguientes niveles de espaol se
requieren? Alguien con un nivel _________ de espaol podra:
Bsico
Intermedio
Avanzado
- Utiliza y entienden frases bsicas y
expresiones familiares
- Entiende si quien le habla lo hace
despacio y con simpleza
- Comunica informacin acerca de
tareas simples, rutinarias y de
importancia personal
- Realiza tareas bsicas en ambientes
donde se habla solo espaol

- Se comunica bsicamente con

hispano-hablantes sobre temas
familiares
- Produce textos simples sobre temas
familiares
- Realiza comunicacin tcnica sobre un
campo de especializacin /
conocimiento
- Maneja muchas situaciones mientras
viaja en un ambiente hispano-hablante

- Se expresa de manera
independiente, fluida y
espontnea
- Utiliza lenguaje flexible en un
rango de varios componentes
- Produce textos complejos sobre
reas tcnicas o de especialidad
- Entiende y lee virtualmente todo
lo que se encuentra

6) Especifique el tiempo mnimo de compromiso

Al articular el compromiso de tiempo para el cargo(s), incluya el tiempo de orientacin y
formacin, ya que este tambin lleva tiempo.
Cul es el tiempo mnimo que un voluntario puede trabajar con el fin de cumplir con xito las
tareas indicadas en el inciso 2 y para lograr el objetivo fijado en el 3?
Cuntas horas por semana se requiere la posicin de voluntario?
7) Capacitacin y apoyo
Es importante para su organizacin identificar los recursos disponibles para el voluntario, as
como el apoyo que puede proporcionar a la posicin(es) voluntaria(s).
Qu capacitacin su organizacin puede ofrecer?
Cules materiales su organizacin tiene disponibles para los voluntarios?
Qu tipo de apoyo adicional puede dar?
Una vez que haya contestado a todas las preguntas anteriores en detalle, se han establecido los
fundamentos bsicos de su programa de voluntariado y est listo para escribir las descripciones
de los puestos de voluntarios.
EntreMundos utiliza la siguiente plantilla en nuestro programa de voluntariado, sobre todo para la
base de datos para los voluntarios. Dicha plantilla le ayudar a conceptualizar los diferentes
puestos de voluntarios de su organizacin.

Nombre del proyecto

Resumen en una oracin
Descripcin del proyecto

Un resumen del trabajo del proyecto ver 1: Anlisis preliminar para ms direccin

Localizacin General
Ao de fundacin
Categora del trabajo (escoja
un mximo de tres)

agricultura / animales / arte y cultura / construccin / educacin / ancianos / medio

ambiente / salud y medicina / apoyo a la pequea empresa / mujeres / nios y jvenes

Informacin del voluntario

Descripcin de la
posicin

Una descripcin completa debe poseer la siguiente informacin:

- Ttulo de la posicin
- Descripcin (como es mencionado en el inciso 2)
- Propsito (como es mencionado en el inciso 3)

Requerimientos

Nivel de espaol
Tiempo de compromiso
Descripcin de la
posicin

Nada / bsico / intermedio / avanzado

Requerimientos

Nivel de espaol
Tiempo de compromiso
Proceso de aplicacin
Otros comentarios /
requerimientos

Nada / bsico / intermedio / avanzado

**Lo que incluye entrenamiento y apoyo como es mencionado en el inciso 7 (arriba)

Informacin de contacto
Persona de contacto y
lenguaje que habla
Direccin de e-mail
Nmero de telfono del
contacto
Pgina de internet
Direccin

10

3: El anlisis de riesgo y la creacin de las polticas

Los voluntarios pueden aportar valiosos conocimientos, experiencia, energa y recursos a su
organizacin, sin embargo aceptar el apoyo de dichos voluntarios viene con un conjunto de
riesgos - para sus clientes, beneficiarios, el personal y para la reputacin de su organizacin.
La nica manera de limitar estos riesgos es identificar y evaluar los problemas, y crear
posteriormente las polticas acerca de cmo controlar, minimizar y eliminar los mismos. Esto
tiene un enfoque de cuatro pasos:
Paso 1: Anlisis de riesgos - Identificar los riesgos
Todos los puestos voluntarios tienen riesgos asociados, de diferentes ndoles. Es importante
identificar todos los riesgos asociados a cada posicin independiente. Los riesgos se pueden
dividir en:
Las personas (ofensa a los beneficiarios, los all presentes, los miembros del personal)
La propiedad (daos a los edificios del proyecto, herramientas, equipo)
La reputacin (tergiversaciones o problemas de comportamiento que afectan a su
organizacin a los ojos de sus beneficiarios, patrocinadores, la comunidad, etc.)
El voluntario (lesiones personales, enfermedades o acoso que el voluntario puede sufrir)
Teniendo en cuenta a su organizacin, los beneficiarios, y el medio ambiente en el que trabaja:
Qu podra ir mal con respecto a cada una de las 4 reas mencionadas arriba?
Paso 2: Evaluacin de riesgos - Dar prioridad a los problemas
Una vez que haya identificado todos los riesgos individuales, es importante evaluarlos:
a. Qu seran las consecuencias para la organizacin de cada uno de estos problemas?
(por ejemplo, trato deficiente de una poblacin vulnerable, la relacin daada con los
beneficiarios, fondos perdidos, o lesiones a voluntarios
b. Identificar el nivel de riesgo
Alto - El riesgo y sus consecuencias debe ser prevenido
Medio - El riesgo y sus consecuencias pueden ser prevenidos o manejados
Bajo - El riesgo y sus consecuencias son aceptables
Paso 3: Respuesta a los riesgos - Identificar las estrategias para cada situacin
Es fundamentalmente importante que su organizacin tenga una respuesta planificada a cada
uno de los riesgos para evitar el dao a su proyecto, sus beneficiarios y sus voluntarios.
Las estrategias primarias incluyen:
Cambiar la actividad/posicin de los voluntarios para minimizar o eliminar el riesgo
Cancelar la posicin/actividad para eliminar el riesgo por completo
Establecer normas de conducta y polticas
Orientacin
La supervisin por un miembro de personal
Formacin
Seleccin (entrevistas, verificaciones de antecedentes) Seleccin y filtro (entrevistas,
antecedentes penales)
Una hoja de exclusin/Liberacin de responsabilidad
Paso 4: Aplicacin de estas estrategias
Qu son los recursos y materiales que su organizacin necesita desarrollar para responder a
estos riesgos?
Quin debe ser informado de los riesgos asociados con los voluntarios?
Quin ser el encargado de responder ante dichos riesgos?

Teniendo en cuenta estos riesgos, es razonable que un voluntario haga este trabajo?

11

Utilice la siguiente tabla para conceptualizar los cuatro pasos del anlisis de riesgos para cada puesto.
Identificar todos los riesgos

Evaluacin de riesgo
qu consecuencias potenciales existen?

Personas

Propiedad

Reputacin

Voluntario

12

Nivel

Respuesta ante el riesgo

Estrategias
Implementacin

El diseo de polticas para voluntarios

Las polticas escritas presentan una forma efectiva para el apoyo de los programas de
voluntarios, y son fundamentales en la prevencin y minimizacin de riesgos.
Por qu su organizacin necesita una poltica de voluntariado escrita? Para:
Dar a conocer los valores de su organizacin
Afrontar riesgos potenciales
Definir los lmites y reglas con claridad, y as evitar cualquier malentendido.
Aclarar las funciones, responsabilidades y relaciones.
Lograr la calidad y la coherencia en la gestin de los voluntarios.
Asegurar una planificacin profesional, intencional y estratgica con respecto a los voluntarios
Ayudar a la organizacin a maximizar el trabajo de sus voluntarios
El proceso de elaboracin de polticas tiene muchos pasos:
1) Investigacin: Establecer cules son las polticas escritas y no escritas que la organizacin ya
posee para garantizar que las polticas de voluntariado no entren en conflicto con ellas.
2) Consultar a los miembros del personal, beneficiarios, y voluntarios a largo plazo, las
conclusiones de su anlisis de riesgos, y de esta forma identificar polticas adecuadas.
Asegrese de que estas polticas coincidan con la cultura interna de su organizacin.
3) Escribir su poltica en un lenguaje claro, concreto y directo.
4) Aprobacin de la organizacin: Confirmar la aceptacin de las polticas por los miembros
apropiados de la organizacin, es decir miembros de la direccin y/o la junta directiva.
5) Distribuir, comunicar e implementar las polticas.
6) Revisin peridica: Evaluar sus polticas sobre una base regular para hacer los cambios y
actualizaciones que sean necesarios.
Utilice la siguiente plantilla para ayudar a estructurar el documento, una poltica slida de
voluntarios necesita las siguientes secciones.
Nombre de la Organizacin
Misin
Afirmacin sobre el propsito de los voluntarios: Por qu necesitamos voluntarios?
Afirmacin sobre las polticas y su propsito: Cules son los propsitos esperados de esta poltica?
Polticas de comportamiento en general: Qu comportamiento se espera de los voluntarios?
Comportamiento personal (con respecto al respeto, discriminacin, agresin, palabrotas, etc.)
Cdigo de vestir e higiene personal
Poltica en cuanto al uso y abuso de tabaco, drogas o alcohol
Tiempo mnimo de compromiso
Horario y ausencias
Confidencialidad

13

Polticas de comportamiento general (continuacin)

Polticas para minimizar los riesgos

Qu polticas minimizarn los riesgos identificados en el anlisis?
** Compare sus anlisis de riesgos para asegurarse que todos los riesgos han sido identificados**
Defina:
La relacin entre los voluntarios y los miembros de su equipo
La relacin entre los voluntarios y el grupo de clientes de la organizacin
Reglas de comportamiento en situaciones de riesgo en cuanto a poblaciones vulnerables o equipo del proyecto.
Ejemplos:
los voluntarios no saldrn del proyecto con beneficiarios sin ser supervisados
Los voluntarios no utilizaran el equipo del proyecto sin supervisin
Los voluntarios no representaran a la organizacin pblicamente sin el consentimiento previo de algn miembro de la
misma.

Polticas de proteccin de voluntarios

Qu proteccin puede su organizacin proveer a los voluntarios?
Trato con los voluntarios (respeto, discriminacin, acoso, seguridad, etc.)
en caso de ofensa o injuria al voluntario
en el caso de una mala comunicacin o malentendido
cules son los lmites de su proteccin

Supervisin y procedimiento conciliatorio

Quin es el principal contacto para los voluntarios? Cul es el medio para que los voluntarios expresen sus dudas
personales o laborales-?

Terminacin
En qu circunstancias tendran que despedir a un voluntario?

14

4. La creacin de un programa de orientacin

Antes de que su organizacin comience el reclutamiento y seleccin de voluntarios, es importante
que ustedes estn realmente dispuestos a aceptarles - y que tengan un programa de orientacin
diseado y listo.
Como en todo, las primeras impresiones son importantes para su programa de voluntariado. La
primera impresin que se d a los voluntarios, y la orientacin formal o informal que les
acompae, puede afectar seriamente la idea de un voluntario acerca de su organizacin y su
decisin de si desea o no dedicar tiempo a su causa.
Si usted tiene un programa de orientacin formal o informal, es importante tener una estrategia
establecida en cuanto a cmo los voluntarios sern introducidos a su organizacin.
Por qu es importante contar con un programa de orientacin planificado?
Compartir el conocimiento - El proceso de orientacin introduce a los voluntarios a su
organizacin, su historia, misin, objetivos, polticas y normas. Esto puede ayudar a crear un
sentido de identidad para el voluntario y un sentido de compromiso con su proyecto.
Motivacin y entusiasmo - Una orientacin bien desarrollada proporciona una motivacin
duradera y el entusiasmo para los voluntarios. Una orientacin positiva refuerza la decisin de
los voluntarios interesados en trabajar para su organizacin; no slo explica por qu su apoyo
es necesario, sino reafirma que mediante el apoyo a su organizacin, se estar contribuyendo
de manera significativa.
Confianza y comodidad - Un programa de orientacin fuerte explica el trabajo de su
organizacin mientras provee a los voluntarios confianza, direccin y comodidad en su trabajo.
Evitar problemas futuros - Al explicar la informacin importante desde el principio, usted puede
ahorrar tiempo, energa y evitar malentendidos. Al comunicar las reglas de su organizacin y
polticas, la orientacin puede desempear un papel clave en la minimizacin y prevencin de
riesgos.
Qu tipo de programa de orientacin sera el ms adecuado para su organizacin?
La estructura y nivel de detalle de los programas de orientacin varan. El nivel de formalidad de
su programa depender de lo siguiente:
El nmero de personas que necesitan la orientacin al mismo tiempo.
El nmero de miembros del personal disponible para la orientacin, y las posiciones que
ocupan.
La complejidad y el nivel de riesgo de los puestos de voluntariado que corresponden.
La experiencia de un nuevo voluntario si previamente ha realizado la tarea o alguna similar.
Si hay elementos de un programa de orientacin que ya son establecidos.
Las organizaciones ms grandes, las que tienen muchos voluntarios, y aquellas con posiciones
para voluntarios que son ms complicadas y riesgosas necesitarn una orientacin ms
detallada. Las organizaciones pequeas, con posiciones que son menos complejos y riesgosos, y
con altas tasas de rotacin de los voluntarios pueden desarrollar una orientacin ms breve.
Debido al hecho que la orientacin es fundamental para capacitar a sus voluntarios en sus
tareas, es muy importante que usted identifique los objetivos especficos del programa de
orientacin. Segn lo sugerido por la Community Tool Box de la Universidad de Kansas, algunas
de las preguntas estratgicas tiles son:
Al salir de la orientacin, qu deberan saber los nuevos voluntarios?
Qu deberan estar dispuestos a hacer?
** Recuerde que la orientacin no es la misma que la formacin, que se analiza en la Capitulo 5.

15

Decida el nivel de formalidad de la orientacin; las respuestas a las siguientes preguntas les
ayudarn a identificar el nivel apropiado de formalidad y estructura.
Su organizacin aceptar nuevos voluntarios continuamente de forma abierta, o tendr un
proceso de aplicacin especfica?
La orientacin formar parte de su primer da de trabajo, o se har en otra ocasin? **La
orientacin no es lo mismo que el Filtro y Seleccin de los voluntarios, que se explorarn en el Capitulo 8.

Quin ser el encargado de la orientacin de los nuevos voluntarios?

Cunto tiempo puede dedicar esa personal a la orientacin?
Un programa de orientacin - Tres etapas
Una orientacin para voluntarios tiene tres etapas. Cada etapa es fundamental para el xito de
un programa de voluntarios.
1) El contacto inicial
El contacto inicial que recibe un voluntario de su organizacin, ya sea por email, telfono, o en
una entrevista, sirve como la primera fase de la orientacin. Por ms informal que sea el contacto
inicial, este contacto inicial comunica la siguiente informacin al voluntario:
Como funciona su organizacin
Que tan organizada y seria es la organizacin
La importancia que dan los voluntarios
La amabilidad y sinceridad de su organizacin
Sus prioridades (puntualidad, organizacin y receptividad)
Sus expectativas sobre el voluntario y el puesto
El inters que tiene un voluntario en trabajar con su organizacin depende mucho del primer
contacto. Hay que tener ms cuidado en su comunicacin con extranjeros porque por falta de
habilidad en espaol y diferencias de cultura pueden interpretar mal el mensaje de maneras
inesperadas.
** En esta etapa, su organizacin todava no ha aceptado oficialmente al voluntario; el contacto
inicial es antes de la seleccin y filtro de los voluntarios. Para obtener ms informacin sobre la
seleccin de los voluntarios, vase Capitulo 8.
2) El componente personal
La segunda fase de la orientacin implica alguna forma de comunicacin personal, ya sea
en persona, por correo electrnico o por telfono. Se trata de una introduccin de la organizacin
por un miembro del personal (o un voluntario a largo plazo) al nuevo voluntario, y tambin que
esa persona responde a cualquier pregunta o duda que tiene el voluntario. Este elemento de la
orientacin permite que los voluntarios se familiaricen con la organizacin, as como su carcter
personal y la cultura interna.
El componente personal de su programa de orientacin puede ser tan formal como usted desea
ya sea una reunin oficial o una breve charla. El contenido especfico de este componente vara
en funcin de las necesidades de su organizacin, pero este componente tiene los siguientes
objetivos:
Introducir el voluntario en su organizacin
Explicar sus operaciones globales y el papel del voluntario dentro de la organizacin
Dar a conocer las normas y polticas
Familiarizar a los voluntarios con sus instalaciones y el personal
Dar la bienvenida al voluntario para que se sienta cmodo
Resaltar las prioridades o expectativas que la organizacin tiene con respeto al voluntario

16

3) El componente escrito
Como en el caso de las polticas y reglas de su organizacin, es til que algunas partes de la
orientacin sean escritas. Una orientacin escrita es beneficiosa porque puede:
Subrayar las prioridades de su organizacin
Proporcionar ms detalles y formalidad que el componente personal
Expresar los valores de su organizacin
Definir claramente los roles, responsabilidades y relaciones para evitar cualquier malentendido
Lograr la calidad y la coherencia en la orientacin de los voluntarios
Dar a los voluntarios un mayor sentido de claridad y comprensin de su organizacin
La extensin del componente escrito depende de las necesidades de su organizacin y de la
cantidad de informacin detallada que necesitan compartir con los voluntarios. Cuanto ms
compleja es una posicin, y mayor es el riesgo asociado a ella, tambin ms el componente debe
ser detallado. Este componente tiene los siguientes objetivos:
Formalizar oficialmente las polticas, directrices, y las expectativas para los voluntarios
Subrayar, aclarar o elaborar la informacin dada en el componente de personal
Poner de relieve las prioridades de la organizacin
Asegurarse de que los voluntarios tienen una comprensin profunda de los puntos importantes
Facilitar la comunicacin y permitir que los voluntarios puedan revisar la informacin y el
vocabulario de forma independiente, sobre todo si hay una barrera idiomtica.
Si el voluntario es de fuera de su comunidad - especialmente si no es de Guatemala - los
siguientes puntos son tambin aconsejables incluir en el programa de orientacin, ya sea en o en
el componente personal, el componente escrito, o ambos:
Consejos sobre el comportamiento cultural
Un mapa de la zona
Las instrucciones de transporte pblico
Las recomendaciones de seguridad personal y los nmeros de telfono importantes
Cualquier otra informacin especfica al contexto cultural y ambiental de su trabajo
** Tenga en cuenta que los extranjeros no estn familiarizados con la informacin y normas culturales que son
fcilmente entendidos entre los guatemaltecos. Su programa de voluntarios se beneficiar si la orientacin es
tan clara como sea posible, sobre todo si hay una barrera idiomtica.

17

Utilice la siguiente tabla para identificar cul de los siguientes componentes listados abajo
involucraran a su componente personal o escrito, y cules no se aplican a su organizacin.
Personal

Escrito

Misin y visin
Planeacin de proyectos y programas
Objetivos a corto y largo plazo
Descripcin de sus clientes
Historia de la organizacin
Estructura burocrtica e institucional
Informacin sobre otros miembros del
equipo
Propsito del programa de voluntarios
Descripcin de la(s) posicin(es) de
voluntarios
Horario de trabajo
Horario de capacitacin
Beneficios para los voluntarios
Polticas y reglas de la organizacin
Restricciones legales y poltica de
confidencialidad
Expectativas y pautas de comportamiento
Atuendo apropiado

Expectativas financieras de los voluntarios

Poltica de reembolso
Recorrido por las instalaciones
Un mapa de la zona
Consejos de seguridad y nmeros de
telfono importantes
Procedimientos de emergencia
Informacin cultural
Definicin de la jerga tcnica
Procedimiento de quejas formales
Poltica de terminacin
Declaracin de agradecimiento por el
apoyo de voluntarios
Otro: ___________________________

18

No aplica

Comentarios

5: La capacitacin de los voluntarios

A muchos voluntarios se les asignan tareas sin la comprensin y el conocimiento necesarios para
llevarlas a cabo. Es cierto que algunos llegan con las habilidades y experiencia que usted est
buscando, pero la gran mayora de los voluntarios necesitan algn tipo de capacitacin para
ayudarles a tener xito en su trabajo.
No todos los puestos requieren capacitacin. Las tareas como asistir a una tienda, la limpieza o
recoleccin de basura, algunas formas bsicas de trabajo fsico, o la colocacin de publicidad
pueden requerir muy poco entrenamiento. En estos casos, una orientacin completa puede servir
como formacin bsica.
La orientacin difiere de la capacitacin debido a que la orientacin pinta un panorama general
de introduccin sobre su organizacin y su propsito, mientras que la formacin habla sobre
habilidades especficas.
*Una nota sobre las calificaciones profesionales y la experiencia de extranjeros
Muchos de los voluntarios extranjeros estn dispuestos a utilizar sus habilidades profesionales
en el trabajo voluntario en Guatemala, como abogados, psiclogos, trabajadores sociales,
enfermeras y maestros. Dicho esto, es importante recordar que los ttulos extranjeros no
representan la misma formacin que los ttulos guatemaltecos.
Las calificaciones pueden significar cosas muy diferentes en distintos pases.
Una licenciatura en psicologa de Guatemala aborda la metodologa para la terapia, un
estudiante de psicologa al extranjero es menos prctico y ms acadmico.
En algunos pases, las enfermeras tienen responsabilidades importantes en trminos de
atencin al paciente, las enfermeras en Guatemala son ms parecidas a asistentes mdicos
Un "trabajador social" se refiere a algo diferente en Guatemala de lo que es en el extranjero
Adems, la experiencia en el extranjero no necesariamente prepara a un voluntario para el
contexto guatemalteco.
Un abogado extranjero no estar familiarizado con las leyes de Guatemala
Un voluntario que trabaja con mujeres indgenas no comprender a plenitud los retos
especficos que enfrenta esa poblacin
Un maestro no estar familiarizado con el plan de estudios de Guatemala, el sistema de
educacin, ni con las estrategias de manejo de las aulas.
En algunas situaciones, los voluntarios extranjeros pueden ser muy tiles, pero es posible que su
experiencia y calificacin no sean lo que est buscando. Esto es algo que debe tenerse en cuenta
en el diseo de puestos de voluntarios, en los procedimientos de capacitacin, y cuando se debe
decidir si tiene sentido trabajar con un voluntario extranjero a nivel profesional.
Cules son los beneficios de un programa de capacitacin?
Debe tomar en cuenta los siguientes puntos al decidir si su organizacin necesita un programa de
capacitacin:
Establecer el nivel: Mediante la capacitacin de los voluntarios, una organizacin establece
que hay una competencia mnima que todos los voluntarios deben obtener para seguir
trabajando con el proyecto.
La profesionalidad y la seriedad de su propsito: Al capacitar a los voluntarios, la organizacin
demuestra que es profesional, que realiza un trabajo importante, y que est comprometida a
hacerlo bien.
Evaluacin: A travs del proceso de formacin, se pueden evaluar las competencias de los
voluntarios Tienen las habilidades, la personalidad, y el nivel de lenguaje necesarios para
desempear la posicin?
Beneficios para el voluntario: Gracias a su formacin muchos voluntarios se sienten ms
seguros en su desempeo.

19

El desarrollo de un programa de capacitacin

1) Identificar lo que usted quiere ensear a los voluntarios
Identifique los objetivos de la formacin de antemano. Si el entrenador no tiene las ideas claras
de lo que los voluntarios deben saber, los voluntarios pueden salir de la formacin confundidos.
Qu deben saber cuando termine la capacitacin?
Qu deberan ser capaces de hacer?
2) Decidir cmo se va a lograr
Qu estrategias va a utilizar para compartir informacin con los voluntarios? Los procedimientos
de formacin ms simples son apropiados para puestos de trabajo simples y de baja
responsabilidad, mientras que los procedimientos de formacin ms largos son apropiados para
trabajos ms complejos. Las opciones incluyen:
'Remedo' - Un nuevo voluntario observa a un miembro del personal o de otro voluntario en sus
tareas, pero no participa activamente.
Compaerismo Los voluntarios trabajan al principio con un miembro del personal o
voluntario, apoyndole en su trabajo; esta persona dar respuestas y har sugerencias.
Un 'ensayo general' - Un miembro del personal o voluntario trabaja uno-a-uno o con un
pequeo grupo de nuevos voluntarios para demonstrar el trabajo y practicarlo en un entorno
controlado, sin la presencia de beneficiarios de la organizacin. Esto es particularmente til
para situaciones de mayor riesgo, cuando se necesita de voluntarios capacitados para dar
talleres, dirigir las sesiones de grupo, o ensear.
Todos los programas de capacitacin deben cubrir lo siguiente:
Cmo hacer el trabajo: Explique en detalle, y demuestre los pasos involucrados en la tarea - esto
tomar la mayor parte de la formacin. Instrucciones que son aparentemente sencillas como
"pintar el saln de clases" necesitan una elaboracin: Con qu herramientas? Qu parte de la
pared? Cuntas capas? Debera cubrir los pisos y los muebles para su proteccin? Cmo
debera el proyecto ser limpiado?
Qu no hacer: Hay ciertas cosas que los voluntarios no deben hacer, o no se les permite hacer?
La capacitacin debe clarificar los lmites para un voluntario. Por ejemplo es apropiado para los
voluntarios tomar fotografas en el proyecto?
Qu hacer si algo sale mal: Su orientacin debe incluir esta informacin, pero es un recordatorio
til. Qu se debe hacer si un voluntario genera un problema (como un desacuerdo entre los
beneficiarios, falta de comunicacin, intimidacin, o equipo quebrado)? A quin contactar? Hay
un botiqun? Qu deben hacer en caso de emergencia (como un incendio o una lesin)?
3) Evaluacin y seguimiento
La evaluacin es el ltimo paso importante en su programa de capacitacin - este paso le permite
a su organizacin identificar qu tanto han comprendido de la capacitacin, para identificar las
dudas, y de esta forma proveer retroalimentacin. Algunas de las posibilidades para la evaluacin
incluyen:
Preguntas para comprobar la comprensin. Pida a los voluntarios una serie de nuevas
preguntas para revisar lo que se ha enseado. "Dnde vas a verter el cemento?" "Qu vas a
decirle a los clientes?" "Cules vitaminas se estudiarn en este taller de nutricin y por qu?"
Co-enseanza. Que nuevos voluntarios expliquen el uno al otro, o al personal del proyecto,
cmo hacer la tarea para la que se prepararon. Si usted ha proporcionado capacitacin sobre
cmo ejecutar una actividad para los nios, el voluntario tiene que explicarle la informacin.
Demostracin. Haga que los voluntarios demuestren lo que han aprendido bajo observacin.
Recuerde que aunque usted puede tener una idea clara acerca de cmo desea que el trabajo se
haga, esto no ser evidente para el voluntario. Especialmente cuando se trata de una barrera
idiomtica o de las diferencias culturales, la formacin debe ser clara, completa y tener algn tipo
de evaluacin para garantizar que el voluntario ha entendido.

20

6. La supervisin de los voluntarios

"Los voluntarios no necesitan supervisin - se pueden manejar solos." Este es uno de los mitos
ms grandes y dainos sobre la administracin de los voluntarios. La supervisin es fundamental
para asegurar que los voluntarios triunfarn en su trabajo, y que los proyectos se beneficiarn de
su apoyo.
La supervisin constante de voluntarios tiene varias ventajas:
Ayuda a identificar los problemas de los voluntarios o las personas que les rodean
Ayuda con la motivacin al dar un sentido de importancia para el trabajo voluntario
Muestra a los voluntarios que son apoyados y apreciados
Es una oportunidad para dar a los voluntarios retroalimentacin positiva y constructiva
Es una oportunidad para voluntarios de dar retroalimentacin a su organizacin y de expresar
sus inquietudes
Dicho esto la supervisin de los voluntarios lleva algunos desafos especficos:
Los voluntarios suelen trabajar a tiempo parcial o en un horario inconsecuente.
El tiempo de la supervisin puede ser difcil de conseguir.
Algunos voluntarios trabajan a una distancia de la organizacin y de su supervisor.
A diferencia de personal pagado, los voluntarios pueden irse si no les gusta su supervisor.
Es importante explicar el sistema de supervisin a los voluntarios antes de que comiencen su
trabajo e de indicar quien ser su supervisor. Esto se puede hacer en el Componente Personal o
Escrito del programa de orientacin, como se discute en el Capitulo 4.
Estrategias de supervisin
Hay muchas estrategias relacionadas con la supervisin de los voluntarios. La estrategia de
supervisin de su organizacin depender de muchos factores, que incluyen:
El encargado de los voluntarios y la cantidad de tiempo que tiene disponible para supervisar
El nmero de voluntarios que participan
El lugar de trabajo - ya sea que trabajen en un solo lugar o en varios
El horario del trabajo de cada voluntario
Los trabajos que los voluntarios realizan - ya sean simples o complejos, de forma
independiente o grupal, de alto o bajo riesgo. ** La supervisin es una de las principales estrategias
para evitar y minimizar riesgos; mientras mayor es el riesgo que implica una tarea, mayor es el nivel de
supervisin necesario.

Varias estrategias se pueden utilizar, dependiendo de los factores anteriormente mencionados.

Los siguientes puntos son algunas sugerencias para proporcionar una supervisin concienzuda.
Considere cada una y decida cul(es) opcin(es) es la ms adecuada para su organizacin.
a. Citas personales La supervisin se puede lograr a travs de entrevistas uno-a-uno
organizadas por el voluntario o el supervisor. Esta es una excelente estrategia para los
voluntarios en papeles con mayores riesgos asociados y una mayor responsabilidad, ya que las
reuniones personales permiten que se aborden todos los temas importantes. Las citas se
pueden realizar con la frecuencia necesaria, pero le da ms importancia a la posicin si las
reuniones estn programadas con regularidad.
b. "Horas de voluntariado" Calendarizar las horas regulares en que los voluntarios puedan
reunirse con el supervisor, por ejemplo el viernes por la maana o diariamente despus de las
horas de trabajo. Esta estrategia demuestra que el supervisor de voluntarios es abierto y
accesible. Esta estrategia es mejor para las tareas que son simples y de bajo riesgo porque los
voluntarios tienen que tomar la iniciativa de las reuniones.

21

c. Las reuniones regulares de grupo Reuniones con grupos de voluntarios ofrecen una forma
de supervisin eficaz y de bajo costo, especialmente cuando muchos voluntarios estn
involucrados. Las reuniones grupales pueden proporcionar oportunidades para que los
voluntarios compartan sus experiencias y construyan un sentido de camaradera. Por otro lado,
las reuniones grupales tienen la desaventajada de que los voluntarios pueden estar menos
propensos a compartir sus preocupaciones o problemas en un ambiente de grupo, por lo que
la organizacin de un encuentro ms personal tambin puede ser necesaria.
d. Observancia informal Una opcin mucho menos formal implica que el supervisor est
fsicamente presente y observando a los voluntarios mientras que llevan a cabo sus tareas.
Esto puede hacerse en tres formas:
Observancia general Que un miembro del equipo est presente en algunas de las
actividades del proyecto
Observancia informal - Que visite a un voluntario en el trabajo
Observancia manifiesta Que un miembro del le observe directamente en un taller o una
actividad a cargo del voluntario
Esta opcin es una buena manera de evaluar la calidad y el estilo de trabajo de un voluntario.
Tenga en cuenta sin embargo, que en el caso de observancia manifiesta, los voluntarios
pueden sentirse nerviosos y bajo el escrutinio, por lo que este debe mantenerse al mnimo.
e. Informes de los voluntarios A los voluntarios se les puede pedir que llenen informes

peridicos sobre su trabajo. Estos informes pueden incluir las tareas que realizaron, sus
objetivos y resultados, los problemas que surgieron, los cambios que consideren necesarios, o
cualquier otro tema. Esto no slo es una manera eficaz de mantener un registro de las
acciones de los voluntarios, sino que tambin permite que los voluntarios den
retroalimentacin a la organizacin. Las estrategias varan, y los informes se pueden dar en
forma de un diario semanal o de un formulario estructurado.
f. Evaluaciones peridicas por los supervisores Las evaluaciones son un elemento importante

del proceso de supervisin, as como la motivacin y el proceso de retencin. Se pueden hacer

por va oral o escrita. Las evaluaciones pueden ser tan frecuentes como sean necesarias, pero
deben ser siempre en las primeras etapas del voluntariado pues permitir a los voluntarios
hacer cambios en su conducta o rendimiento.
Cmo llevar a cabo una sesin de supervisin
A continuacin hay preguntas sugeridas para ayudar a dirigir una sesin de supervisin de
voluntarios. Ellos pueden ser incorporados en cualquiera de las estrategias anteriores.
Qu hizo hoy / esta semana / esta sesin?
Con quin trabaj usted?
Qu fue el propsito de sus tareas?
Se logr ese objetivo? Por qu o por qu no?
Cules fueron los otros beneficios de esta actividad, aparte del objetivo principal?
Qu funcion bien y qu necesita ser cambiado?
Cules recursos utiliz, y qu podra haber hecho que su trabajo fuera ms fcil?
El entrenamiento que le proporcionamos adecuado para el puesto / actividad?
Recomendara ejecutar esta actividad otra vez?
Hay actividades de seguimiento que son necesarias?
Qu prximas actividades o responsabilidades se han previsto, o planeado para usted?
Qu tipo de apoyo necesita usted de la organizacin para ejecutar estas actividades?
** El seguimiento con los voluntarios es una parte clave en el proceso de supervisin. Al revisar
de forma regular a los voluntarios en cuanto a sus sentimientos generales sobre el proyecto, y al
ofrecerles la oportunidad de dar retroalimentacin, los voluntarios se sentirn ms valorados,
motivados, apoyados - y por lo tanto ms comprometidos con su organizacin.

22

7: El reclutamiento, mercadeo y las comunicaciones

Qu es el mercadeo? Por qu es importante para las ONG? Cmo se relaciona con la
comunicacin?
Muchas veces, cuando pensamos en el trmino mercadeo, pensamos en una promocin o la
venta de productos. Pero mercadeo es mucho ms que solo este concepto. Siempre que nos
conectamos con un grupo de personas fuera de su organizacin, se puede considerar como una
forma de mercadeo.
El mercadeo abarca desde mejorar el servicio al cliente hasta promociones; desde colocar afiches
y volantes hasta incluir su logo en un documento; y tambin puede incluir el reclutamiento de los
voluntarios. Es todo lo que contribuye a la imagen pblica de su organizacin, la cual, cuando se
desarrolla con eficacia, ayuda a desarrollar la confianza de los beneficiarios, donantes, lideres en
la comunidad y otros socios locales. Una campaa de mercadeo efectivo puede mejorar la
habilidad de su organizacin de conseguir fondos, servir a sus beneficiarios, y de contribuir a la
misin. Adems, puede aumentar la sostenibilidad de su ONG.
El arte de comunicarse con xito depende de las habilidades interpersonales y del liderazgo del
gerente del proyecto. El gerente tiene la capacidad de comunicar la visin de la organizacin?
Los mensajes estn organizados con claridad y lgica? Qu tan alta es la calidad de las
comunicaciones escritas? Qu tan convincentes son las comunicaciones verbales?
El xito de las comunicaciones de su organizacin depender de la planificacin y la ejecucin de
su estrategia de mercadeo y comunicacin.
Una estrategia de comunicaciones: Como realizar su plan de comunicaciones.
Un plan de comunicaciones es una hoja de ruta que provee direccin en como formar su imagen,
crear demanda para sus servicios, captar la atencin y los pensamientos de su pblico, y abrir
nuevas posibilidades para la accin futura.
El plan o estrategia de comunicaciones define lo que su organizacin quiere lograr con su
comunicacin y lo que tienen que hacer para conseguirlo. Como cualquier proceso de
planificacin, el diseo del plano de comunicaciones empieza con algunas preguntas bsicas:
Qu queremos comunicar? (Su mensaje de la comunicacin)
Porqu queremos comunicarlo a nuestra audiencia? (Su propsito)
Con quin queremos comunicarnos? (Su audiencia)
Quin va a realizar la comunicacin del mensaje? (Su(s) mensajero(s))
Cmo lo vamos a comunicar? (Los mtodos)
Con que frecuencia lo vamos a comunicar? (La frecuencia)
Las respuestas a estas preguntas formarn la base de su plan de accin de comunicaciones. Una
vez que hayan desarrollado esta base, su organizacin necesita desarrollar los materiales
efectivos, diseminar el mensaje, monitorear y la evaluar sus esfuerzos, y hacer los cambios segn
que sea necesario.

23

Utilice la tabla siguiente para formular y estructurar su plan de comunicacin. La primera fila
representa un ejemplo de un plan de reclutamiento bsico para voluntarios en Quetzaltenango.
Mensaje de la
Comunicacin
Campaa de
reclutamiento

Propsito

Audiencia

Reclutar a
voluntarios para
nuevo proyecto

Voluntarios
potenciales
(estudiantes de
espaol en Xela)

Mensajero
Coordinador de
voluntarios

Mtodo
Afiches
(distribuidos en
escuelas de espaol)

Frecuencia
Bi-mensual

Entre las clases de comunicacin que pueden ser tiles para su organizacin son:
Un boletn a donantes, interesados y ex-voluntarios
Un informe a sus donante
Un comunicado de prensa que explica una actividad planificada
Una actualizacin de su pgina web o pagina de Facebook
Una invitacin a un evento
Una reunin de la junta directiva para ponerles al da.
Es necesario actualizar su plan de comunicaciones con regularidad para revisar las actividades y
analizar si las estrategias distintas han logrado sus metas y objetivos y para ver si hay que
disear un nuevo plan de comunicaciones.
El mercadeo y reclutamiento de voluntarios
Uno de los retos ms grandes de trabajar con voluntarios es conseguir suficientes voluntarios con
las habilidades necesarias. La alta rotacin de voluntarios es un reto para cualquier organizacin,
como el hecho de que no todos los voluntarios van a satisfacer las necesidades de la
organizacin. Una estrategia de reclutamiento es fundamental para tratar estos asuntos.
Resumen: Por qu quieren voluntarios?
La identificacin de los motivos que tienen para trabajar con los voluntarios ayuda a proveer la
estructura para su estrategia de reclutamiento. Antes de determinar cmo van a reclutar a los
voluntarios, deben contestar las siguientes preguntas:
Porque debemos involucrar a los voluntarios?
De qu manera puede un voluntario contribuir a la misin y objetivos de la organizacin?
Qu puede ganar la organizacin al involucrar a los voluntarios?
Qu necesidades puede satisfacer un voluntario?
Resumen: Quin queremos reclutar?
Para xito, su estrategia de reclutamiento debe estar enfocada al grupo correctamente. Vase el
Captulo 2 para obtener ms informacin sobre este, ya que esta seccin le ayudar a identificar
lo siguiente:
Qu tareas son apropiadas para los voluntarios?
Cules son las tareas primarias de cada posicin voluntaria?
Qu clase de voluntarios queremos?
Cules son las habilidades y experiencias necesarias para el trabajo?
Preferimos trabajar con voluntarios nacionales o extranjeros? O no importa?

24

Segn las repuestas a las preguntas anteriores, su organizacin necesita voluntarios generales
(para trabajos donde no hay necesidad de habilidades especficas) o voluntarios profesionales
(para puestos que requieren capacitacin y experiencia). Las respuestas tendrn un impacto
grande en su estrategia de reclutamiento.
Su mensaje de reclutamiento
Antes de explorar ms sobre como reclutar a los voluntarios, su organizacin necesita un
Mensaje de Reclutamiento. Este mensaje es representativo de su organizacin y debe contestar
a la pregunta general: Por qu debo yo (el voluntario) dedicar mi tiempo a su organizacin?
Este mensaje corto debe contestar las siguientes preguntas:
A qu necesidad social est dedicada su organizacin?
Cmo puede el voluntario ayudar a satisfacer esta necesidad o resolver el problema?
En qu consiste el trabajo voluntario exactamente?
Cmo el voluntario puede beneficiar de la experiencia (practica de espaol, inmersin
cultural, habilidades nuevas, sentido de que han hecho una diferencia)?
Cmo el voluntario puede encontrar ms informacin?
Como dice Peter Hammond, de la organizacin britnica Samitarans, las organizaciones que
quiere trabajar con voluntarios Deben recordar que estn vendiendo un producto, una
experiencia, una sensacin de propsito, y que la genta va a comparar precios, es decir que va a
considerar organizaciones diferentes hasta que encuentre la opcin que le conviene ms. Y lo
mismo se puede decir de la situacin en Guatemala o cualquier otro pas, entonces hay que
prestar mucha atencin en crear un mensaje convincente, interesante y tentador.
La creacin de un perfil verstil
Como se elabor en el Captulo 2, la creacin de un puesto voluntario verstil e interesante
puede ser de gran ayuda para el proceso de reclutamiento. Su organizacin puede publicar estos
puestos voluntarios en los sitios web que tratan de voluntariado, enviarlos por correo electrnico
a los voluntarios interesados, o puede publicarlos en su propio sitio web. El perfil de la posicin
debe contener toda la informacin relevante en relacin con el trabajo, que incluye:
El nombre del puesto voluntario
Una breve descripcin de su organizacin
Una corta descripcin sobre el objetivo del trabajo
El horario de trabajo incluyendo el mnimo de horas por semana
El compromiso mnimo del trabajo
Los requisitos
Los beneficios y oportunidades para el voluntario
La supervisin y si el voluntario trabaja slo o con otros trabajadores
Los datos de contacto correctos
La direccin y como llegar a su organizacin
Publicidad para reclutar a voluntarios
Dependiendo de los voluntarios que su organizacin reclutar, ya sean que son voluntarios
generales o profesionales, se puede usar una amplia gama de tcnicas:
a. Redes y comunicacin personal Se pueden reclutar muchos voluntarios verbalmente, ya sea
por voluntarios actuales, personal, beneficiarios, miembros de familia, apoyadores u otros.
Entonces, es muy importante que todo el equipo de su organizacin, y cualquier otra persona
que est conectada a su organizacin, est consciente del hecho que ustedes estn buscando
apoyo de voluntarios. Se puede elaborar una lluvia de ideas con su equipo para identificar
todas las redes que ya tiene su organizacin.

25

Se puede compartir su mensaje de reclutamiento y su necesidad para voluntarios en persona,

por correo o por telfono. Es particularmente importe que usen las conexiones de redes para
buscar los voluntarios locales. Tambin, se puede establecer relaciones con grupos
comunitarios, escuelas o universidades para que ellos les manden voluntarios a su
organizacin constantemente.
b. Reclutamiento selectivo dirigido a voluntarios profesionales Se debe hacer contacto con
empresas locales apropiadas que trabajan en el campo desde el cual quieran reclutar, o con
universidades que ensean los temas relevantes. Asegurase que ustedes hayan diseado un
perfil de trabajo bueno para que sean claros las ventajas que existen para la personal o los
estudiantes si traban como voluntarios con su organizacin.
c. Presentaciones a grupos Identifique lugares donde es probable que estn grupos de
voluntarios potenciales (por ejemplo, para voluntarios extranjeros se pueden concentrar en
escuelas de espaol, hostales o cafs centrales; para voluntarios locales se puede concentrar
en escuelas y universidades locales). Pngase en contacto con el lugar sobre la posibilidad de
realizar una presentacin para mostrar su organizacin, el trabajo que realiza, sus retos, y sus
necesidades con respeto a los voluntarios. Esta es una manera buena para tambin aumentar
la consciencia de su proyecto mientras que comparte su mensaje de reclutamiento.
d. Relaciones pblicas y los medios de comunicacin Las organizaciones pueden aprovechar
los medios de comunicaciones pblicos como la radio, los peridicos, las revistas, y la
televisin para aumentar la consciencia pblica de sus temas mientras tambin corre la voz
sobre su Mensaje de Reclutamiento.
Para proyectos locales en Guatemala, la revista EntreMundos provee una plataforma excelente
para empezar. La revista no solo provee una seccin de Oportunidades para Voluntarios que
es leda por muchos voluntarios prospectos en el altiplano, sino tambin parte de la misin de
la revista es sensibilizar sobre temas importantes en Guatemala y proveer a organizaciones
locales una voz para su trabajo y sus necesidades. Se puede contactar con la editora atreves
de revista@entremundos.org.
e. Libros de gua El voluntariado es una atraccin muy importante para muchos viajeros, y
entonces organizaciones a menudo reciben voluntarios por recomendaciones en varias guas.
Para ser incluido en una de estas guas, hay que contactar directamente a los escritores para
(concisamente) explicar su trabajo y sus necesidades para voluntarios. Se muestran algunas
guas apropiadas a continuacin:
Lonely Planet
Rough Guide
Moon Guide
Fodors

sitio web: http://www.lonelyplanet.com/contact/business_listing/new

correo: viajeros@geoplaneta.es
sitio web: http://www.roughguides.com/website/aboutus/ContactUs/Default.aspx
correo: mail@roughguides.com
sitio web: http://www.moon.com/contact
correo: feedback@moon.com.
sitio web: http://www.fodors.com/contact-us/

26

f. El internet Existen muchos sitios web que permiten a las organizaciones a anunciar gratis
sus puestos voluntarios. Abajo se muestran algunas de las pginas ms populares:
En ingles
http://www.idealist.org/
http://www.goabroad.com/volunteer-abroad
http://healthcarevolunteer.com/organizations/
http://www.volunteersouthamerica.net/
http://www.freevolunteering.net/

En espaol
http://es.idealist.org/

http://www.losviajeros.com/
g. Materiales impresos Se puede compartir su Mensaje de Reclutamiento con varios materiales
impresos, como folletos, afiches, trifoliares, y boletines de noticias.
Con cualquier mensaje, asegrese que los materiales sean sencillo y claro, y tambin atractivo
y llamativo. Ponga los materiales en lugares donde los voluntarios prospectos los vern en
las universidades, los hostales, los restaurantes, los cafs, las agencias de viajes y las
escuelas de espaol (hay una lista de escuelas de espaol en Xela en el sitio de web de
EntreMundos: http://www.entremundos.org/en/schools.html).
Consejos para los materiales impresos efectivos:
Contenido Mantenga su Mensaje de Reclutamiento lo ms sencillo que sea posible, y
asegrese de incluir los detalles del contacto (correo, nmero de telfono, pgina web).
Menos es ms Use la menor cantidad palabras que sean posibles para llamar la atencin;
prrafos largos no sern ledos.
Imgenes Ya sea una foto o una ilustracin dibujada a mano, las imgenes pueden ayudar a
llamar la atencin de su folleto. Sin embargo, asegrese de que las imgenes estn
relacionadas directamente a su proyecto y al trabajo de voluntario porque el no tener ninguna
imagen es mejor que tener una imagen sin parentesco.
Deje el suficiente espacio que le sea posible; es difcil leer materiales impresos que estn
metidos y demasiado abarrotados.
Fuentes Evite usar fuentes decorativas, muchas fuentes diferentes o bloc mayus porque
estos son difciles de leer. Tambin, use negrita en vez de una fuente cursiva o subrayada para
dar nfasis.
Use tamaos de fuentes 40 a 60pt para titulares; evite fuentes menores que 20pt para el
texto en afiches y menos que 14pt para el texto en folletos y trifoliares.
Use color para llamar la atencin, ya sea que imprima los materiales en papel colorado, aada
color a mano o que imprima los materiales con tinta colorada.

27

8: El filtro y la seleccin de los voluntarios interesados

Uno de los mitos relativos a la gestin del voluntariado es que "todos los voluntarios interesados
son una aportacin constructiva a su organizacin." Sin embargo, permitira usted que cualquier
persona sea parte del personal de su organizacin sin ningn proceso de seleccin? Ms bien, es
probable que su organizacin tenga un proceso de seleccin de los miembros del personal, y es
importante que tambin tenga un proceso de seleccin para los voluntarios.
Por qu es importante tener un proceso de seleccin?
La seleccin y filtro de los voluntarios:
Asegura que su organizacin selecciona a la persona apta para el puesto voluntario (que
cumpla con los requisitos).
Ayuda a su organizacin a comprender las expectativas, motivaciones y metas de los
voluntarios y ayuda a decidir si coinciden con los de la organizacin.
Provee un nivel de proteccin para su organizacin.
Da al voluntario la impresin que su organizacin es profesional y que toma en serio el
reclutamiento de voluntarios.
Se puede seleccionar a los voluntarios con varias estrategias, incluyendo:
Un formulario de solicitud
Una entrevista
Una carta de las referencias de los voluntarios
Los antecedentes penales
Si su organizacin tiene el tiempo y los recursos, y / o tiene puestos voluntarios en su
organizacin que implican un alto nivel de riesgo, es altamente recomendable que el proceso de
seleccin implica cada uno de las estratgicas antes mencionadas.
Formularios de solicitud
Los formularios de solicitud varan en funcin de las prioridades de cada organizacin y lo que
quiere saber acerca de los voluntarios interesados. Si su organizacin tiene un sitio web, puede
ser til incluir el formulario de solicitud en la pgina web para que los voluntarios interesados
puedan rellenarlo antes de hacer el contacto inicial.
La pgina siguiente presenta un ejemplo de un formulario de solicitud para un programa de
voluntariado general.

28

Formulario de solicitud para los voluntarios

Fecha ________________
Puesto Voluntario __________________________________________
Nombre ___________________________________________________________
Direccin (pas de origen) ____________________________________________________
Direccin (Guatemala) ____________________________________________________
Telfono celular ___________________ Correo electrnico ________________________
Nacionalidad ___________________Numero de pasaporte ________________________
Educacin
Nivel de educacin __________________________
Idiomas que habla _________________________ que nivel _________________________
Puesto de trabajo actual _________________________________________________
Otra informacin
Habilidades, intereses etc. _______________________________________
Membreca de grupos /sociedades etc. ______________________________
Describa su experiencia previa como voluntario (donde, cuando etc.)
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
Qu experiencias ha tenido que le prepara para trabajo en el campo de ______________________
(Descripcin de campo, violencia domestica, trabajo con jvenes, trabajo con gente discapacitados etc.)
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
Por qu quieres ser voluntario con nuestra organizacin?
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
Tiene usted antecedentes penales?
__________________________________________________________________
Referencias: Favor de escribir los nombres de dos personas quienes le conocen bien, y quienes pueden dar fe
a sus capacidades, carcter y disponibilidad. Incluya un empleador anterior o actual.
Nombre
Relacin con el solicitante
Datos de contacto
1.
2.
Favor de leer antes de firmar:
Entiendo que este formulario es para solicitar un puesto, y no es un compromiso del trabajo por parte de la
organizacin. En acuerdo con mi firma de abajo, acepto que la informacin en este formulario sea la verdad, y
que estoy dispuesto a dar ms informacin personal durante el proceso de seleccin, segn sea necesario.
Nombre __________________________________________
Firma __________________________________________ Fecha_________
Gracias por su inters en apoyar a nuestro trabajo!

29

Entrevistas
Las entrevistas representan una oportunidad de evaluar al solicitante y qu tan bien cumple con
los requisitos de la organizacin de una manera ms profunda que con un formulario de solicitud.
Las preguntas de la entrevista dependern de la posicin especfica. Las preguntas pueden estar
relacionadas con las experiencias del pasado, las opiniones, el carcter del solicitante, y otros
temas. Planifique sus preguntas de antemano para asegurarse de que la entrevista parece
profesional y bien organizada. Algunos ejemplos incluyen:
Por qu quieres trabajar como voluntario para esta organizacin?
Usted ha tenida una experiencia con trabajo de esta clase?
A qu se dedica usted? (trabajo y/o estudio)
Cmo le describira un amigo?
Qu es lo que menos le gust de su ltimo trabajo?
Qu quiere lograr con su trabajo voluntario?
Referencias: Las cartas y los antecedentes
Muchas organizaciones sabiamente requieren que todos los voluntarios dan una revisin de
antecedentes penales oficial, lo que no es tan fcil en Guatemala. Hay algunas organizaciones
aqu en Guatemala que slo aceptan los voluntarios que solicitan su voluntariado desde el
extranjero, y que requieren que los voluntarios den una verificacin de antecedentes antes de
que lleguen al pas. Desafortunadamente, esto no es una opcin prctica para las organizaciones
que buscan los voluntarios que ya estn en el pas, especialmente porque el proceso puede
tomar mucho tiempo.
Algunas alternativas a las referencias oficiales
a. Identificacin personal o pasaporte Solicite una copia de un pasaporte o identificacin oficial
de todos los voluntarios. Si un voluntario se niega a proporcionar la informacin, esta es una
seal de alerta y las organizaciones no deben trabajar este voluntario.
b. Una carta de referencia Las organizaciones pueden requerir que los voluntarios den una
carta de referencia escrita por un ex empleador o por alguien que los conoce bien. Esta carta
no debera ser escrita por una escuela de espaol de un voluntario, ya que las escuelas de
espaol no conocen a sus estudiantes ms all del corto perodo de tiempo que han
estudiado, es decir no pueden comentarios sobre su pasado.
c. Referencias Es posible que las personas que escriben las cartas de referencia para los
voluntarios extranjeros no pueden escribirlas en espaol. Una alternativa es que su
organizacin puede crear un cuestionario bsico en ingls (se puede usar
http://www.translate.google.com aunque no es 100% fiel, da traducciones aceptables), y
pedir que un ex empleador a alguien que conoce bien al voluntario marque las casillas y firmar
su consentimiento en la parte inferior. Vase la pgina siguiente por un ejemplo.

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Formulario de referencia para los voluntarios

Volunteers name / nombre del voluntario interesado: __________________________
Organization / nombre de la organizacin: __________________________
Volunteer position / puesto voluntario: __________________________

I known volunteers name closely enough to judge their readiness and ability to volunteer (Yo conocido a nombre del
voluntario lo suficientamente para juzgar a su disposicin y capacidad de hacer trabajo voluntario).

Yes

No

I would recommend volunteers name as a positive addition to your organization (Yo le recomendara como una
adicin positive a su organizacin).

Yes

No

I have concerns about volunteers names potential performance in your organization (Tengo dudas sobre el
rendimiento potencial de nombre del voluntario en su organizacin).
Yes No
Referees Name / Nombre de la persona que da la referencia: ________________________
Relationship to volunteers name / Relacin al voluntario: ______________________
Referees Signature / Firma de la persona que da la referencia: ____________________________ Date / Fecha: _______

31

9: La motivacin y el reconocimiento
La clave para la retencin de los voluntarios es asegurarse de que su experiencia como voluntario
cumpla con sus necesidades y expectativas. Es decir, si los voluntarios estn satisfechos con su
trabajo como voluntario, continuarn dedicando su tiempo a la organizacin. Cuando los
voluntarios de todo el programa disfrutan de su trabajo, se crea un ambiente positivo y
entusiasta, que en s mismo alienta a todos los voluntarios para continuar con su voluntariado.
Motivando a los voluntarios
La motivacin de los voluntarios es la esencia de la retencin de los mismos y de su rendimiento.
Se trata de la creacin de una experiencia de voluntariado que permita a un individuo realizar sus
motivaciones en formas que sean satisfactorias para el voluntario y productivas y significativas
para la organizacin. Los voluntarios bien motivados no slo estn ms dispuestos a continuar
trabajando con la organizacin, sino es probable que lo hagan a un nivel de rendimiento superior.
Cada voluntario tiene expectativas y objetivos distintos, y al reconocer las motivaciones de cada
voluntario, se puede asegurar que el voluntario este satisfecho con su experiencia.
Resume: Qu los motiva a ser voluntarios?
Como discutimos en la introduccin, los motivos que tiene la gente para trabajar como
voluntarios varan y se relacionan con las dos categoras siguientes.
1) Razones ideolgicas, ticas y morales los voluntarios quieren:
Trabajar por un cambio positivo social
Compartir sus conocimientos, habilidades y capacidades para contribuir a una causa social
Dar algo a la sociedad en lugar de slo recibir
2) Razones personales los voluntarios trabajan para:
La satisfaccin de ayudar a los dems
Aprender y adquirir experiencia de trabajo y nuevas habilidades
Aadir algo nuevo a su hoja de vida
Aprender y / o mejorar su espaol
Tener una oportunidad de interactuar con una cultura diferente
Tener una experiencia alternativa a los viajes convencionales
Hacer nuevos amigos, as como las redes personales y profesionales
Es importante que su organizacin planee varias estrategias para motivar a los voluntarios, ya
que la motivacin a los voluntarios est asociada con la planificacin de un programa de
voluntariado eficaz, y esas estrategias estn relacionadas con un sistema de supervisin y apoyo
(vase Captulo 6). La organizacin Volunteer Centers Ireland (los Centros de voluntarios de
Irlanda) sugiere las siguientes estrategias para motivar a los voluntarios:
Hacer elogios y comentarios positivos sobre las tareas realizadas o sobre un trabajo bien
hecho.
Variar las tareas siempre que sea posible y apropiado.
Responder a las solicitudes de ayuda o asistencia lo ms rpidamente posible.
Resolver los problemas con rapidez y eficacia de una manera proactiva.
Asegurarse de que los voluntarios no estn sobrecargados con demasiadas responsabilidades.
Apoyar y supervisar a todos los voluntarios (vase Captulo 6).
Dar participacin a los voluntarios en las reuniones de personal.
Incorporarles en el proceso de planificacin de proyectos relacionados con su puesto.
Demonstrar cmo su papel ha impactado en su organizacin.
Proporcionar oportunidades para aprender ms acerca de la organizacin a travs observacin
de trabajo de personal, asistencia a reuniones, conferencias, formacin, etc.

32

Reconocimiento a los voluntarios

Las estrategias de reconocimiento a los voluntarios estn estrechamente relacionadas con la
motivacin de los mismos. Es decir, el agradecimiento y el reconocimiento a la labor de los
voluntarios, ya sea a travs de medios formales o informales, pueden jugar un papel importante
en el mantenimiento de la motivacin de los voluntarios.
Reconocimiento informal
Las estrategias ms eficaces de reconocimiento a los voluntarios se producen a travs de las
interacciones diarias, cuando miembros del equipo de la organizacin expresa una apreciacin
sincera y agradecen al voluntario por su trabajo. Las prcticas informales de reconocimiento
incluyen:
Decir "gracias" sinceramente
Dar retroalimentacin positiva decir a los voluntarios que hicieron un buen trabajo
Escribirles notas cortas de agradecimiento
Involucrar a los voluntarios en las decisiones que les afectan
Preguntar sobre las familias de los voluntario y mostrar un inters en su vida afuera del
proyecto
Asegurarse de que los voluntarios reciban el mismo trato y respecto que el personal
Permitir que los voluntarios asistan a capacitaciones para aumentar sus capacidades
Recomendar al voluntario para la promocin de un trabajo con ms responsabilidades
Reconocimiento formal
Las estrategias formales de reconocimiento pueden facilitar el reconocimiento especial para los
voluntarios, y tambin puede servir como un incentivo para buen desempeo de los voluntarios.
Algunos ejemplos son:
Una "identidad" para los voluntarios Deles un ttulo oficial (vase Captulo 2)
Uniformes De a los voluntarios camisetas, tarjetas de identificacin, u otro smbolo oficial de
su papel.
Regalos de agradecimiento o certificados Reconozca los esfuerzos y el servicio mediante la
concesin de pequeos regalos que conmemoren el tiempo invertido. Esto se puede hacer de
forma informal o durante un evento especial.
Dar a conocer los esfuerzos voluntarios Pide a un peridico local o revista que publicar un
artculo sobre uno de los voluntarios que tiene una historia personal, una motivacin, o u otras
caractersticas de inters periodstico.
Promover el trabajo de los voluntarios en sus comunicaciones - Incluya informacin sobre la
importancia y la extensin del trabajo de sus voluntarios en los boletines, informes anuales, u
otras comunicaciones que tiene su organizacin.
El Voluntario del Mes Destaque el trabajo de un voluntario cuyo rendimiento ha superado
las expectativas a travs de una ceremonia, con una tarjeta de agradecimiento, o por medio de
comunicacin, como se mencion anteriormente. La revista bilinge EntreMundos ofrece
espacio para dos 'Voluntarios del Mes' en cada edicin para organizaciones guatemaltecas.
Para nominar a un voluntario de su organizacin, pngase en contacto con
volunteering@entremundos.org.
Eventos sociales Festeje el trabajo de los voluntarios a travs de eventos para mostrar su
agradecimiento. Estos eventos pueden incluir cualquier cosa, como ir a tomar una copa,
almorzar juntos, organizar un evento temtico, o ir a una pelcula.
Aunque el reconocimiento formal puede dar ms atencin a la labor de los voluntarios, se puede
hacer el reconocimiento informal en el da a da para transmitir una sensacin constante de
reconocimiento y de pertenencia al voluntario. Esta sensacin puede ser mejor transmitida por
los miles de pequeas interacciones que componen la vida cotidiana que por un evento anual.

33

10: Respuestas a incidentes: La resolucin de problemas

Un incidente es cualquier problema imprevisto que sucede durante la operacin de su proyecto.
Los incidentes pueden ser problemas causados directamente por el comportamiento de los
voluntarios o que son causados por factores externos por ejemplo, un derrumbe que les
previene de llegar a la comunidad donde trabajan.
A pesar de la calidad de su Anlisis de Riesgos y sus estrategias de orientacin, formacin y
supervisin, siempre habr incidentes imprevistos que sucedern cuando se trabaja con los
voluntarios.
Por eso, un plan para responder a incidentes es fundamental para:
Proteger la reputacin y propiedad de su organizacin
Identificar los recursos que su organizacin tiene para responder a incidentes
Asegurar la conformidad de sus respuestas a incidencias
Evitar los mismos incidentes y problemas en el futuro
Antes de la respuesta: Preparacin y deteccin
Revise el Captulo 4 que trata sobre un Anlisis de Riesgos y las estrategias para evitar y
minimizar dichos riesgos. Estos temas son fundamentales para el xito general de su programa
de voluntarios y ofrecen una fundacin importante para su respuesta a cualquier incidente.
Como en el caso del Anlisis de Riesgos, la identificacin de la(s) persona(s) responsable(s) es un
paso importante en el proceso del diseo de una respuesta a incidentes.
Quin es la persona responsable de los voluntarios y de su supervisin?
Quin es el responsable para la gestin de riesgos, incidentes, y problemas?
Quines deberan ser contactados o informados en caso de incidentes?
Aparte de lo anterior: Cmo van a detectar los incidentes? Cmo van a enterarse de los
problemas que existen?
La supervisin frecuente y la comunicacin regular con los voluntarios, los miembros del equipo y
los beneficiarios son las mejores maneras de detectar incidentes. El mantenimiento de
comunicacin y supervisin hace que los incidentes sean ms fciles de detectar y de resolver de
manera eficaz y eficiente.
Para ms informacin sobre supervisin, vase Captulo 6.
La respuesta a un incidente
Una vez que haya identificado los puntos fundamentales para la preparacin y la deteccin de los
incidentes, hay 4 pasos importantes para la respuesta.
1) Identificar el incidente. Una vez que un incidente haya sido detectado, hay que identificar:
Exactamente qu fue lo que paso?
Qu personas y/o cual equipamiento estuvieron involucrados?
Quin fue la fuente de la informacin sobre el incidente?, y Es necesario consultar con
otras personas o testigos para verificar los acontecimientos?
**Este ltimo es importante para asegurar que individuales no estn acusados injustamente por incidentes que
no fueron su culpa.

2) La causa. Al considerar el incidente, es importante identificar cmo, o por qu, sucedi.

Quines estuvieron involucrados y cules fueron sus papeles en el incidente?
Hubo algo que hubiera debido pasar para evitar al incidente pero que no ocurri?
Hay algo que faltaba en su estrategia para minimizar riesgos?

34

3) El efecto. Al identificar los efectos o consecuencias de un incidente, uno puede tambin

identificar la respuesta adecuada.
Cules son los efectos o consecuencias del incidente?
Como explorado en el Anlisis de Riesgos, Este incidente representa problemas para
personas, propiedad, reputacin de su proyecto, o el voluntario mismo?
Hay otras maneras en las cuales este incidente afecta a su organizacin?
Qu tan severo es el problema que representa este incidente?
4) La accin. Una vez que haya considerado los tres puntos anteriores los detalles del
incidente, sus causas y sus efectos hay que decidir la respuesta y las acciones especficas
que van a tomar:
Qu clase de respuesta sera adecuada para este incidente especfico?
Qu acciones deberan tomar y quien estar involucrado?
El voluntario debera ser involucrado en dicha accin?
Necesitan notificar a las autoridades legales?
**Toda actividad ilegal (robos, asaltos, etc.) debera ser denunciado a la polica. Al no hacerlo, no solo
muestra mucho sobre las ticas y la transparencia de su organizacin, sino tambin tiene
repercusiones legales para su organizacin ms adelante.

A quin ms necesitan notificar sobre el incidente? (Las posibilidades incluyen: la

direccin, miembros del equipo, otros voluntarios, beneficiarios, patrocinadores, etc.)
**Si el incidente es severo, puede ser mejor informar a todas las personas relacionadas para asegurar
que el mensaje est controlado y para que no se formen rumores exagerados o incorrectos.

Prevencin y evitacin futura

Una vez que haya resuelto el problema, es importante que su organizacin establezca un plan
para prevenir y evitar incidentes similares en el futuro.
Qu polticas necesitan cambiar o aadir para evitar el incidente en el futuro?
Cmo pueden mejorar las estrategias de orientacin y/o formacin?
Cules otras estrategias de supervisin podran ser implementadas?
Qu otros cambios se necesitan hacer al proyecto o al programa de voluntarios?

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11: Cmo despedir a un voluntario

Uno de los mitos acerca de la administracin de los voluntarios es que Los voluntarios trabajan
gratis y por eso no se les pueden despedir, pero eso no es verdad.
El disparo de un voluntario es una situacin de pesadilla para cualquier administrador de
voluntarios, y muchos coordinadores de voluntarios deciden retrasar o evitar esta situacin por
completo, independientemente de lo problemtico que es el voluntario. En algunos programas de
voluntarios hay un nfasis en los beneficios del voluntariado, con ello se ve a los voluntarios
como "clientes" y es difcil justificar su despido.
Al evitar el despido de un voluntario problemtico, su organizacin comunica sin querer que no
haya una manera incorrecta de hacer el trabajo voluntario, dando la impresin de que el trabajo
realizado por los voluntarios es irrelevante y sin sentido. Adems, la organizacin va tener que
seguir trabajando con el voluntario problemtico que puede llegar a daar su proyecto o a su
reputacin.
Al disear su programa de voluntariado, es importante incluir a una discusin sobre cmo y bajo
qu circunstancias un voluntario debe ser despedido. Estos procedimientos se deben incluir
tambin en sus polticas que tratan de los voluntarios.
Algunas alternativas al despido de un voluntario
Como sugiere el artculo de Steve McCurley "How to Fire a Volunteer and Live to Tell About It
(Cmo despedir a un voluntario y vivir para contarlo), el despido de es un verdadero seal de que
la administracin de los voluntarios ha fallado. Esto significa que el diseo del puesto era
deficiente, que el proceso de seleccin era inadecuado, o que la formacin y la supervisin no
funcionaban correctamente. Si una organizacin tiene que despedir a un voluntario, no dice
mucho sobre la organizacin ni tampoco sobre el voluntario.
Antes de que su organizacin despida a un voluntario, considere las siguientes opciones ya que
puedan ser apropiadas:
Reconsiderar. Renase con el voluntario en un entorno de uno-a-uno y sinceramente
pregntele si se enfrenta a algn desafo, ya sea en la organizacin o en su vida personal que
est afectando su rendimiento. Si es posible, pregunte si hay algo que se puede hacer en
nombre de la organizacin para mejorar la situacin.
Recapacitar. Es posible que el voluntario no entienda las reglas de la organizacin, o el hecho
que hay que respetarlas. Adems, el problema del voluntario puede ser una falta de
conocimiento o entendimiento, en lugar de una falta de motivacin. Recapacitar a los
voluntarios para ver si mejora su trabajo.
Re-supervisar. Tambin es posible que el voluntario no recibi una orientacin adecuada para
su trabajo, que se sienta sin apoyo. Hable con el voluntario acerca de las estrategias de
supervisin diferentes que podran alentar y apoyar su trabajo.
Re-asignar. Sea por lo que sea, tal vez el voluntario no puede sobresalir en su posicin actual.
Transfiera al voluntario a una nueva posicin y vea si hay un cambio en su rendimiento. Esto
puede significar que se refiere al voluntario a un nuevo departamento, o incluso a otra
organizacin.
Todas estas alternativas son ms fciles de implementar que de solo despedir al voluntario, y
reconocen que hay muchas razones por las que un voluntario puede estar batallando con su
voluntariado. Le recomendamos que tenga en cuenta cada uno de las alternativas antes
mencionadas antes de despedir a un voluntario.

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Un sistema de despido
Es til tener en marcha un sistema para tratar con despidos por si su organizacin encuentra una
situacin en la que ninguna de las alternativas anteriores es una opcin. Como recomienda Steve
McCurley, el sistema de las siguientes tres etapas puede servir al coordinador de voluntarios para
tomar y justificar la decisin de despedir a un voluntario.
1. Advertencia / Aviso
El primer paso del sistema es el de desarrollar polticas claras e informacin sobre la posibilidad
del despido de los voluntarios. Estas pueden incluir:
Las polticas oficiales que tratan de asuntos entre el personal y los voluntarios. Es
especialmente importante contar con polticas claras que estn relacionadas con expulsin
temporaria y la terminacin de los voluntarios.
Una descripcin del trabajo voluntario que explique los requisitos del trabajo y que tenga
objetivos medibles para determinar si el trabajo se llev a cabo (o no) (vase Captulo 2).
2. Investigacin / Determinacin
Un voluntario no debe ser despedido inmediatamente, independientemente de la gravedad de la
transgresin, as que este paso implica una evaluacin de la situacin. Es aconsejable que el
coordinador establezca un proceso para revisar el comportamiento de los voluntarios y para
mantener un registro de problemas. Adems, es prudente exigir pruebas de que el voluntario ha
hecho algo mal, como un testimonio de los dems voluntarios o del personal.
3. Aplicacin
Este ltimo paso requiere que el coordinador de voluntarios lleve a cabo el sistema. Las reglas
deben ser aplicadas con igualdad y justicia a todos los voluntarios, se deber aplicar las
sanciones apropiadas y, si es posible, se debe implementar un proceso de revisin para que la
decisin no se vea como algo personal.
Consejos para la reunin de despido
Si usted decide que no hay otra alternativa que despedir a un voluntario, alguien tiene que
comunicar la decisin al voluntario. Estos son algunos consejos que pueden ser tiles para este
proceso:
Privacidad. Llevar a cabo la reunin en un ambiente privado para respectar y preservar la
dignidad del voluntario, tanto como la suya.
Que sea rpido. Sea claro y directo con el voluntario, y asegrese de que ha entendido que se
trata de una decisin final.
Preprese. Practique las palabras exactas que usted va a usar para comunicar la decisin final
al voluntario, y asegrese de que son finales y que el mensaje es claro. No recule para ser una
persona amable; las etapas de negociacin y discusin con el voluntario ya habrn sucedido
a travs del Sistema de Despido.
Declare, no discuta. El propsito de la reunin no es el de explorar y de discutir la decisin de
nuevo (ya que este ya ocurri a travs del Sistema de Despido). El propsito es slo para
comunicarse con el voluntario que est siendo expulsado de la organizacin. Adems, no
discuta con el voluntario para no meter la pata y arrepentirse.
Seguimiento. D seguimiento con una carta dirigida que reitera la decisin y que informa al
voluntario sobre las detalles de su salida (por ejemplo, si necesitan devolver sus llaves, su
uniforme, etc.). D tambin seguimiento con otras personas pertinentes, como el personal y
los beneficiarios, para informarles del despido del voluntario. No hay necesidad de explicarles
las razones detrs de la decisin de la organizacin.

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12: El cierre y la retroalimentacin

Muchas organizaciones terminan el proceso de administracin de los voluntarios una vez que
hayan formado y que hayan comenzado la supervisin. Sin embargo, es fundamental para el xito
del programa de voluntariado que contine el proceso hasta que el voluntario ha terminado de
trabajar para la organizacin.
Cuando un voluntario decide dejar de trabajar la organizacin por cualquier razn, es importante
que su organizacin sea consciente de las respuestas a cada una de las siguientes preguntas:
Por qu el voluntario ha decidido de irse de la organizacin?
Qu le pareci la organizacin en general y su experiencia como voluntario?
Podra haber trabajado ms tiempo con su organizacin, si las circunstancias hubieran sido
diferentes?
Al voluntario le interesa mantenerse en contacto con la organizacin?
Mediante un proceso de cierre que implica una entrevista de salida y un agradecimiento su
organizacin puede recibir retroalimentacin y sugerencias valiosas de los voluntarios, y tambin
puede hacer que el voluntario se vaya de la organizacin satisfecho y apreciado.
La entrevista de salida
Es importante tener un sistema para recopilar informacin de los voluntarios cuando se van de la
organizacin, ya que esto puede ser de gran ayuda para futuras mejoras a su programa de
voluntariado. Hay dos formas principales para realizar una entrevista de salida: a travs de un
formulario por escrito o a travs de una entrevista verbal. Tambin hay organizaciones que eligen
utilizar ambas estrategias.
a. Un formulario por escrito Un formulario estandarizado permite a los voluntarios pensar ms
en sus respuestas de lo que pueden en una entrevista espontnea. Adems, los formularios
pueden ser archivados y se puede usar los comentarios de los voluntarios ms adelante. Se
puede encontrar un ejemplo de un formulario para una entrevista de salida en la pgina
siguiente.
b. Una entrevista verbal Al hacer tiempo para una entrevista verbal muestra a los voluntarios
que su trabajo fue muy valorado por su organizacin y que sus comentarios les importan. Las
entrevistas tambin permitirn a los voluntarios a expresar sus observaciones en una manera
ms personal.
Independientemente de cul (o ambos) de las opciones que su organizacin utiliza, estandarice
las preguntas que darn a los voluntarios para asegurarse de que este proceso se ejecuta de
manera organizada.
Agradecer a sus voluntarios
Finalice la entrevista de salida con unas palabras de agradecimiento sinceras, agradeciendo al
voluntario por su contribucin, as como por sus comentarios y sugerencias.
Adems, en funcin de sus recursos y la cantidad de tiempo que el voluntario ha dado a su
organizacin, usted puede desear darles las gracias de una manera ms formal, ya sea a travs
de un certificado, una carta de referencia, un pequeo regalo, o cualquier otra idea creativa que
usted pueda tener. Vase el Captulo 9 sobre la motivacin y el reconocimiento para obtener ms
informacin sobre este punto.
Actuar
Por ltimo, si el voluntario se ha planteado ninguna preocupacin o problemas que se pueden
resolver, es importante que lo haga. Si el problema es urgente, siga el Plan de Respuesta a
Incidentes en el captulo 10. Si el problema es menos urgente, incluir en su anlisis de riesgo y
potencialmente en el futuro cambios en sus polticas de las organizaciones (ver captulo 3).

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El formulario de entrevista de salida del programa de voluntarios

Nombre de voluntario:
Puesto:
Nombre de supervisor:
Fechas de trabajo:
Fecha de hoy:
Agradecemos mucho su colaboracin y valoramos sus comentarios. Consideramos que su experiencia es muy valiosa
para mejorar los servicios que ofrecemos a los voluntarios, por lo que le solicitamos contestar esta encuesta con la mayor
veracidad posible.
Seale con una X su respuesta o escriba su opinin en los espacios con letra clara.
1)Por cul de las razones decide Ud. dejar de trabajar como voluntario? Seale con una X su respuesta
Viaje/Salida de la regin
Diferencia entre el trabajo publicado y la realidad
Calidad de supervisin y apoyo
Falta de oportunidad de desarrollo profesional
Horario de trabajo
Falta de reconocimiento a su labor
Problemas personales y/o enfermedad
Ambiente fsico de trabajo
Otro:
2) Qu era lo que ms le gustaba de su trabajo voluntario?

3) Las responsabilidades y labores de su puesto correspondan a lo que Ud., esperaba? SI ( ) NO ( )

Por qu?

4) Se sinti preparado/orientado adecuadamente para su trabajo?

5) Recibi supervisin y apoyo adecuado durante su trabajo?

6) Cree que nuestras polticas o procedimientos le ayudaron o le impidieron en su trabajo como voluntario? Cmo?

7) Que sugerencias tiene para mejorar el programa de voluntarios?

8) Recomendara el programa a otros voluntarios? SI ( ) NO ( )

9) Otros comentarios:

10) Le gustara mantenerse en contacto con la organizacin y recibir noticias por email? SI ( ) NO ( )
En caso que si, favor de escribir su correo electrnico: _________________________________
Agradecemos mucho su colaboracin con nuestra organizacin. Muchas gracias y esperamos que siga en contacto!

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13. Cmo mantenerse en contacto con los voluntarios

La relacin de su organizacin con un voluntario no tiene por qu terminar una vez que haya
terminado su voluntariado, y es en el mejor inters de su proyecto que mantenga este
contacto. Al mantenerse en contacto con los ex voluntarios, su organizacin tiene otra
oportunidad para agradecerles y reconocer su trabajo, los voluntarios pueden seguir informados
sobre los acontecimientos y metas de su organizacin, y ustedes pueden asegurar que los
voluntarios sigan sintindose conectados con su causa.
Adems, al mantenerse en contacto con los ex voluntarios, su organizacin puede beneficiarse
directamente:
Reclutamiento de voluntarios Los ex voluntarios pueden decidir regresar a su organizacin, o
pueden recomendar la experiencia a familiares, amigos, u otras personas calificadas que
estn buscando una oportunidad de voluntariado.
Representacin - Los ex voluntarios pueden ser representantes de su organizacin en el
extranjero o en otras partes de Guatemala. Pueden aumentar la conciencia sobre su causa y
llamar la atencin de otras organizaciones no gubernamentales o grupos comunitarios
solidarios, o de financiadores interesados en apoyar su trabajo.
Creacin de redes Los ex voluntarios tambin pueden ayudar a crear redes entre su
organizacin y otros con los valores y objetivos similares, as como con las redes de donantes
potenciales.
Recaudacin de fondos - Muchos estudios demuestran que las personas son ms propensas
a donar dinero a causas con las que se sientan una relacin personal. Si bien no
es aconsejable pedirles dinero a los voluntarios mientras que estn trabajando en su proyecto,
muchos voluntarios extranjeros apoyan a una causa una vez que hayan regresado a sus
propios pases.
Cmo mantener el contacto
Hoy en da, el correo electrnico es la mejor manera de mantenerse en contacto con los ex
voluntarios. El correo electrnico no slo supera los lmites fsicos, sino tambin permite que su
mensaje llegue rpidamente a una gran audiencia. Por lo tanto, como se explora en el Captulo
12, es importante preguntar a los voluntarios si les gustara mantenerse en contacto con su
organizacin, y para asegurar que usted obtiene su nombre completo y direccin de correo
electrnico - y compruebe que es legible!
Una vez que tenga los contactos de correo electrnico, es importante que los aproveche.
Organizaciones con muy pocos voluntarios pueden optar por mantenerse en contacto
directamente con cada voluntario, la mejor manera de mantenerse en contacto con ex
voluntarios es a travs de un boletn de noticias o de las redes sociales como Facebook y Twitter.
Tambin se pueden usar los blogs, pero esta opcin suele necesita ms tiempo y recursos, por lo
que vamos a enfocar esta seccin en las dos opciones antes mencionadas.
Los voluntarios no son las nicas personas que podran ser interesados de mantenerse en
contacto con su proyecto a travs de un boletn de noticias o de las redes sociales. Deberan
tambin pedir la informacin de contacto de los visitantes de su proyecto, los donantes, los
amigos del proyecto, y todos los dems interesados en recibir actualizaciones.
Consejos generales
Extensin Priorice la informacin. Los boletines deben ser cortos, con un mximo de 2
pginas y las secciones que tienen informacin no deben ser ms de 100 a 150 palabras. Los
anuncios compartidos por las redes sociales deben ser de 50 palabras como mximo. Es
posible que sus lectores slo vayan a echarle una ojeada, por lo que necesita asegurar que
vean la informacin ms importante.

40

 Regularidad - Los boletines son ms eficaces si se los envan cada 3 o 4 meses. Se puede
compartir informacin por las redes sociales con mucha ms frecuencia, hasta varias veces
por semana, pero asegrese de limitar estas actualizaciones a informacin nueva e
interesante sino, sus lectores pueden perder el inters.
Variacin - Elija algunas de las estrategias abajo para mantener un boletn y una presencia en
las redes sociales interesante. Usted puede elegir diferentes opciones para boletines
diferentes por ejemplo, una seccin de flashbacks sera una buena opcin si su
organizacin est celebrando un aniversario o un Reportaje Especial sobre un Cliente
si hay una historia de xito actual.
Imgenes Para los boletines tanto como para las redes sociales, use imgenes y grficos
relevantes para llamar la atencin de sus lectores. Recuerde de incluir una leyenda debajo de
cada imagen que explique su relevancia.
Idioma - Si la audiencia es bilinge y su organizacin tiene personal que puede escribir con
fluidez en dos idiomas, sin duda su organizacin puede dar informacin de forma bilinge.
Dicho esto, si su organizacin no tiene la capacidad o el tiempo para un formato bilinge, lo
mejor es elegir el lenguaje ms fuerte de su organizacin - errores gramaticales no
representan bien a su organizacin!
Algunas sugerencias finales sobre los boletines
Diagramacin estndar - A pesar de que el contenido de su boletn de noticias puede variar de
edicin a edicin, establezca un diseo bsico y estndar: un fondo estndar, el diseo de las
imgenes, el texto, su logo y su informacin de contacto, etc., para que boletines futuros sean
ms fciles de disear.
Fuente - Elija una fuente simple como Arial o Franklin Gothic, ya que son ms fciles de leer.
Formato - Independientemente del programa informtico que usa para hacer su boletn de
noticias, convirtalo al formato PDF antes de enviarlo para aumentar su aspecto
profesional. Los sitios web que convierten documentos a PDF incluyen www.doc2pdf.net/es/ y
http://www.zamzar.com/.
El contenido
El contenido de sus comunicaciones depender de las respuestas a las preguntas siguientes:
Qu hace su organizacin? (su misin y visin)
Qu quiere lograr al compartir la informacin? **Respuestas pueden incluir el reclutamiento
de voluntarios, la creacin de redes, el agradecimiento de ex voluntarios, la recaudacin de
fondos, etc.
Quin va a recibir la informacin? Quines son sus lectores?
Una vez que haya identificado el propsito del contacto, elija entre las siguientes opciones de
contenido para cumplir con sus objetivos. Para un boletn de 2 pginas, es probable que
slo sea capaz de incluir unas cuatro a siete de las siguientes opciones. Para las redes sociales,
solo use una de esas opciones por cada actualizacin.
A. Actualizaciones y noticias pueden ser de inters para sus lectores, y tambin ayudan a lograr
que sus boletines y su presencia en las redes sociales estn al da y que sean relevantes.
Noticias de su organizacin - Qu sucesos nuevos e interesantes han pasado desde la
ltima actualizacin? Noticias pueden incluir nuevos logros, nuevos proyectos, nuevos
miembros del equipo, y eventos como fiestas y das festivos.
Noticias pblicas Los sucesos del momento o los cambios pertinentes de las
leyes relacionadas al trabajo de su organizacin podran ser de inters para sus lectores y
podra dar relevancia e importancia a su trabajo.

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B. Informacin detallada informan sus lectores sobre sus actividades, y puede servir tambin
como una herramienta educativa para llamar la atencin sobre su causa. Adems, la
informacin detallada puede aumentar la comprensin de sus lectores de las necesidades de
su organizacin.
Editoriales Comparta sus opiniones a travs de editoriales breves sobre un tema
relacionado con su proyecto.
Artculos Comparta un artculo acerca de su organizacin, o sobre otros temas
relacionados, tanto escritos por su personal o como los de las noticias locales.
Entrevistas con expertos Entreviste un experto o un miembro del personal sobre sus
proyectos y su causa.
Destacar un reto - Publique la respuesta a la pregunta "Cul es el mayor reto que
enfrentan actualmente (el proyecto)?"
C. Puntos destacados son pequeos puntos de informacin que son particularmente
importantes o llamativos para los lectores. Aunque informacin detallada puede comunicar
sus ideas en una forma muy profunda, los puntos destacados son tiles para llamar la
atencin a los xitos o a las necesidades especficas de su proyecto, o a hechos que le
gustara destacar.
Top Cinco Una lista de los Top Cinco puede articular sus puntos o prioridades con
claridad, como Los Top 5 retos del proyecto de nutricin o Los Top 5 xitos de 2,011.
Estadsticas que son relevantes para su causa o su organizacin representan a los xitos o
retos de su proyecto de manera muy clara. Las estadsticas pueden ser de gran efecto si
son de forma visual, como grficos.
Fotos son una manera muy importante de captar la atencin de los lectores, y una foto bien
elegida con una leyenda puede dar buenos resultados. Identifique el mensaje que quiere
dar con las fotos y eljalas con cuidado.
Eventos Mencione los eventos importantes que se acercan. Si sus lectores estn en el
extranjero y no van a poder asistir, la fecha y una breve explicacin es suficiente, pero si
usted est en contacto con un pblico local, asegrese de dar la fecha y la explicacin tanto
como la hora, la direccin, y los datos de contacto.
D. Enfoques llaman la atencin a historias de xito. Los enfoques no solo proporcionan
reconocimiento y agradecimiento a los voluntarios o donantes que ya estn involucrados con
su organizacin, tambin sirven como inspiracin para los dems de involucrarse.
Voluntarios Los boletines de noticias y las redes sociales representan una oportunidad
para agradecer y dar reconocimiento a los voluntarios. Una nota de agradecimiento a todos
los voluntarios con sus nombres, o un destacado "Voluntario del Mes" con una foto y una
breve explicacin puede ser una motivacin positiva.
Donantes Informe a sus lectores cuando las fundaciones, empresas o individuos hacen
una donacin importante. Agradezca al donante y explique para que servir ese dinero
para adelantar en su misin.
Clientes/beneficiarios Comparte una historia de xito inspiradora sobre los beneficiarios
de su organizacin. Por ejemplo, publique cuando un estudiante se haya graduado de
bsico, o cuando una familia reciba una nueva casa. Una pequea foto y una explicacin
sobre el acontecimiento es una gran manera de hacer esto.
E. Recomendaciones permiten a otras personas poner su proyecto por las nubes, lo que puede
aadir a su credibilidad e importancia.
Voluntarios Pida a un voluntario responder a una pregunta especfica que pondr de
relieve los elementos positivos de su proyecto, como Por qu a usted le encanta trabajar
como voluntario para (el nombre de su organizacin)?.

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 Donantes Pida a un donante especficamente generoso, o alguien quien ha sido donante

durante mucho tiempo, responder a una declaracin como Por qu creo que (su
organizacin) merece mi donacin.
Clientes/beneficiarios Pida a uno de sus clientes o beneficiarios responder a una
declaracin especfica, como Cmo (su organizacin) me ha cambiado la vida o Cmo (su
proyecto) ha mejorado las condiciones para la prxima generacin.
F. Exhibicin de progreso Hay varias maneras de mostrar el progreso que su proyecto ha
realizado que destacan su buen trabajo y las razones por las cuales su organizacin necesita
apoyo constante.
Flashbacks Una vieja foto con una leyenda puede ser una manera excelente de
mostrar el progreso que su organizacin ha realizado - ya sea una foto de la comunidad, de
su equipo, de los beneficiarios, o de un proyecto de construccin. Esto tiene gran efecto si
su organizacin est celebrando un hito como 10 aos o un evento especial como el
Da internacional de la mujer.
Antes y Despus Los xitos Las historias de transformacin son inspiradoras y muestran
resultados concretos del trabajo de su organizacin. Describa uno de sus beneficiarios y lo
que era su vida antes y despus de haber trabajado con su organizacin, o muestre el antes
y el despus de un proyecto de construccin.
Antes y Despus Las necesidades Una representacin del antes y del despus de un
cambio en su comunidad como un desastre natural o un cambio en las leyes que afectan
a su proyecto puede decir mucho acerca de por qu se necesita apoyo continuo. Esto
puede ser articulado a travs de palabras, pero las fotos muestran la situacin de una
forma ms llamativa.
G. Llamada a la accin. Sus boletines de noticias o su presencia en las redes sociales deberan
dejar espacio para una llamada a la accin que informa a sus lectores sobre cmo
pueden seguir apoyando a su organizacin.
Una invitacin para voluntarios Haga una breve declaracin invitndoles a sus lectores a
trabajar como voluntarios para su organizacin y a sus ex voluntarios a regresar.
Cmo involucrarse Explique las maneras en las que los lectores pueden ayudar a
su proyecto si deberan correr la voz acerca del trabajo de su proyecto, comprar en las
tiendas de productos orgnicos en su pas de origen, o escribir a su gobierno local acerca
de las cuestiones relacionadas con su causa. Sea especfico y claro sobre la accin que su
organizacin necesita.
Una Lista de Deseos Proporcione una breve lista de las cosas que su proyecto necesita
para seguir con su trabajo exitoso, una explicacin de esa necesidad, as como el coste
aproximado de cada elemento. Recuerde que si usted pide demasiadas cosas, es posible
que repugne a los lectores.
Un objetivo especfico de recaudacin de fondos Exprese un objetivo financiero que su
organizacin y explique la importancia de esa meta para su trabajo por ejemplo, para
construir una casa para un beneficiario, para otorgar becas para 10 nios, o para abrir una
biblioteca. Una imagen funciona particularmente bien para esto, como un termmetro que
muestra cunto dinero se ha recaudado hasta el momento.
Datos de Contacto Independientemente de qu opciones de las anteriores que usted
elija, incluya los datos de contacto relevantes que expliquen cmo los interesados pueden
ponerse en contacto para involucrarse ms.
Una vez que usted ha elegido entre todas las opciones, favor de revisar los Consejos generales
anteriores para asegurarse que el diseo de su boletn de noticias o de su presencia en las redes
sociales sea llamativo y que maximice la atencin de sus lectores.

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14. El resumen
Este manual ha explorado a fondo todos los elementos que estn involucrados en la administracin
exitosa de los voluntarios. Segn lo anterior, muchos de estos aspectos estn interrelacionados,

y un programa de voluntarios exitoso no sera completo sin cada uno de ellos.

Este manual ha presentado los diferentes elementos de la administracin de los voluntarios en el
orden en que deberan desarrollarse, en preparacin para recibir a los voluntarios. En la prctica,
sin embargo, el proceso de gestin de voluntarios trabaja en un ciclo:
El ciclo de la administracin de los voluntarios

Un programa de voluntarios bien gestionado incluir todas las fases de este ciclo de manera
constante. Si ms de un voluntario est participando, su organizacin puede trabajar diferentes
etapas de este ciclo al mismo tiempo. Dicho esto, algo que necesita ser consistente para el xito
del programa de voluntarios es que su organizacin tiene que siempre seguir evaluando,
actualizando, y modificando todos los elementos del programa segn sea necesario, y
especficamente en respuesta a sus experiencias con los voluntarios.

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Para ms informacin
Con esto se concluye el Manual de buenas prcticas en la administracin de los voluntarios de
EntreMundos.
Para ms informacin sobre los servicios variados que EntreMundos ofrece para los voluntarios y
para las organizaciones en Guatemala, o para inscribir su organizacin en nuestra red de
organizaciones que reciben voluntarios, sintase libre de contactar con la Coordinadora de
programas de voluntarios, en volunteering@entremundos.org.
Para ms informacin y otros recursos que tratan sobre la administracin de los voluntarios,
vase la siguiente seccin de Obras citadas.
Para cualquier otra informacin sobre las actividades de EntreMundos, favor de contactar con el
equipo de EntreMundos en mail@entremundo.org o 502-7761-2179.
Finalmente, gracias por su inters en el Programa de Voluntarios y el Programa de Capacitacin
de EntreMundos, les deseamos mucho xito en su trabajo.

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Obras citadas
Aunque este Manual de buenas prcticas en la administracin de los voluntarios es en gran parte
el resultado de los aos de experiencia que EntreMundos lleva trabajando con los voluntarios y
las organizaciones que trabajan con los mismos, las siguientes fuentes tambin fueron
consultadas.
Auld, Christopher and Graham Cuskelly. 2000. Volunteer Management Program, Volunteer Management Policy..
Australian Sports Commission. The Australian Government.
http://www.ausport.gov.au/__data/assets/pdf_file/0006/115539/8._Volunteer_Management_Policy.pdf.
Ellis, Jennifer. 2005. Best Practices in Volunteer Management: An Action Planning Guide for Small and Rural
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Appointed Special Advocate. http://www.worldvolunteerweb.org/resources/how-to-guides/managevolunteers/how-do-i-manage-volunteers-additional-reading/doc/how-to-fire-a.html.
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