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GUA AUDITORAS
INTERNAS DE
CALIDAD
rea de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
Ciudad Universitaria Melndez
Edificio 301- Oficina 3016 3er. Piso
Telfono Fax: 321 22 23
Consltelo en http://gicuv.univalle.edu.co
DEFINICIN ...................................................................................................................... 2
ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AUDITORIA ................................................... 3
Actividades y responsabilidades del equipo auditor........................................................ 3
Actividades y responsabilidades adicionales al auditor jefe ........................................... 4
Actividades y responsabilidades de los guas y observadores ....................................... 4
La palabra auditora proviene del latn auditorios, que significa or. Si bien se
puede considerar que se trata de un ejercicio de escucha, tambin es vlido decir
que necesariamente incluye otro sentido esencial: la vista. Teniendo en cuenta
estos dos aspectos, es posible afirmar que la auditora es un ejercicio en el que se
combinan audicin y visin dentro de un marco de anlisis.
Se suele afirmar que la auditora proviene de tiempos antiqusimos, tanto que
algunos se atreven a sostener que el primer libro en donde se hace referencia a
ella es la Biblia, en el Gnesis, en especial cuando Dios terminaba una de sus
magnficas obras y vea que era buena
obtener conclusiones.
Ser sensible a cualquier influencia que se pueda ejercer sobre su juicio
mientras lleva a cabo una auditora.
Documentar las observaciones.
Tratar la informacin confidencial con discrecin.
Reportar las debilidades encontradas.
Verificar la implantacin de las acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
Reportar cualquier obstculo importante encontrado al ejecutar la auditora.
Realizar reunin de cierre con el auditado, dndole a conocer los
resultados de la auditora.
Realizar el seguimiento y cierre de las acciones correctivas tomadas por los
procesos auditados para subsanar las debilidades detectadas durante a la
auditora. Esta funcin solamente aplica para el auditor jefe.
Utilizar los formatos de trabajo establecidos para registrar las actividades de
la auditora.
Conocer los riesgos asociados a la auditora.
Organizacin
que
es
auditada,
corresponde al proceso o subproceso
objeto del ejercicio de auditora.
Actividades de auditora
P
H
Implementar
el
programa
(Competencia de auditores,
actividades de auditora).
A P
V H
Inicio de la auditora.
Revisin de la
documentacin.
Preparacin de actividades en
sitio.
Realizacin de actividades
en sitio.
Preparacin, aprobacin y
distribucin del informe.
Finalizacin de la auditora.
Actividades de seguimiento
de la auditora.
Responsable
por
la
planeacin,
programacin de los ciclos de las
auditoras.
Es una herramienta que se utiliza para establecer las situaciones que pueden
ocasionar riesgos (potenciales) y que obstaculicen el normal desarrollo del
programa de auditoras. La identificacin, valoracin y seguimiento de los riesgos
en el Programa de Auditoras se realiza segn lo establecido en el subproceso
Gestin de Riesgos del Proceso Planeacin Institucional.
Cambios organizacionales.
Implantacin de nuevos procesos o subprocesos.
Cambios coyunturales (normativos, reestructuracin de personal).
La priorizacin del programa de auditora se realiza con base:
El estado del proceso y subproceso (Indicadores de gestin, PQRS
encuesta de satisfaccin anterior)
La importancia de los procesos y subprocesos (riesgo para la organizacin,
solicitud del responsable, impacto en la satisfaccin del usuario).
Los resultados obtenidos en auditoras previas (tiempo desde la ltima
auditora, resultados de auditoras anteriores y su seguimiento, acciones
correctivas, preventivas y de mejora no planteadas).
En cada ciclo de auditoras anual se priorizarn, de los procesos del nivel central,
de las Facultades, Institutos Acadmicos y de las Sedes Regionales, los
subprocesos a auditar, cubriendo todos los procesos del GICUV durante el ciclo.
PROGRAMA DE AUDITORAS
Ciclo No. ________
FECHA DE ELABORACIN
DA
MES
AO
SUBPROCESO
FECHA
PROGRAMADA
FECHA
REAL
EQUIPO AUDITOR
AUDITADO
OBSERVACIONES
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Auditor Lder
Representante de la Direccin
F-03-MP-13-01-01
V-03-2010
A P
V H
A P
V H
Pgina web
Manuales de
procedimientos
Plan de accin
Resultados de
auditoras anteriores
Encuestas de
satisfaccin
Normatividad del
proceso /subproceso
Otros
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo
Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
LISTA DE VERIFICACIN
FECHA DE ELABORACIN
DA
MES
AO
PROCESO:
SUBPROCESO:
REQUISITO
PREGUNTAS
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
COMENTARIOS / OBSERVACIONES
/CONCLUSIONES
F-05-MP-13-01-01
V-05-2010
A P
V H
Reunin de apertura:
La reunin de apertura tiene como propsitos:
La presentacin de los participantes,
incluyendo los observadores y los guas.
Una descripcin general de las funciones
del equipo auditor.
Ratificar el objeto y alcance de la auditora,
Definir la metodologa a emplear para el
desarrollo de la misma.
Resolver posibles dudas de los auditados
Confirmar los canales de comunicacin
entre el equipo auditor y el auditado, Aclarar el
proceso de presentacin del informe.
Aclarar cualquier aspecto delicado o
confidencial.
Determinar aspectos o requisitos relacionados con la seguridad.
Visita de Campo:
Mediante las entrevistas con los auditados, observacin
directa del desarrollo de las actividades, verificacin de
registros, sistemas de informacin, revisin de bases de
datos y pginas web se renen las evidencias objetivas
que permiten verificar y/o comprobar el desarrollo de las
actividades previstas y/o planificadas, y que se estn
adelantando planes y acciones, orientadas al mejoramiento
del desempeo del proceso y del GICUV.
EVIDENCIAS
NCIAS
Revisin Documental
Documento
Entrevista
Declaracin de
hechos
Encuesta
Personas
Muestra
N confiable
Observacin
Visita en sitio
Entorno
Recorrido
Inspeccin
CRITERIOS
Ley
Partes
Interesadas
Ms graves
Norma
Organizacin
Todo resultado obtenido en el desarrollo de una auditora debe ser corroborado en
el sitio de trabajo donde fue encontrado con evidencia clara y objetiva, la claridad
en las evidencias permitir que las causas de las situaciones a mejorar sean ms
fcilmente identificables.
OBJETIVO
Qu se quiere?
CRITERIOS
EVIDENCIAS
Qu se debe hacer?
RESULTADOS
Comparacin
POSITIVOS
CONFORMIDAD
No se redactan en el
informe
FORTALEZA
POR MEJORAR
OPORTUNIDAD
DEBILIDADES
Se establecen
acciones preventivas
o de mejora
Se establecen
acciones correctivas
SEGUIMIENTO
Si en el desarrollo de una auditora, un equipo auditor detecta
dificultades para el logro de los objetivos inicialmente propuestos, debe
informar las razones al auditado para solucionarlas o comunicarlas al
auditor lder.
Preguntas durante la auditora
Los auditores participativos no solamente hacen preguntas que involucran al
auditado, sino que tambin adoptan un estilo o tono que se ajusta a la intencin de
sus preguntas.
Un auditor hace preguntas de manera que:
El auditado sienta que el auditor est interesado sinceramente en la
respuesta.
Es amable, amistoso y no es arrogante ni condescendiente.
Es metdico y profesional, sin ser frio ni indiferente.
Da tiempo al auditado para elaborar su respuesta, en vez de disparar
preguntas rpidamente una detrs de otra, lo que puede dar la sensacin
de un interrogatorio.
Acta con naturalidad y de acuerdo con las declaraciones del auditado, en
vez de avanzar rgidamente a travs de una larga lista de preguntas
predeterminadas que se deben responder, ya sean pertinentes o no.
A P
V H
Informe de auditora
Documento en donde se depositan las
conclusiones de la auditora.
BENEFICIO
(Qu situacin?)
(Por qu?)
BENEFICIO CONDICIONAL
(Qu situacin?)
Redaccin de Debilidades
Una debilidad debe expresar la situacin que presenta desviacin frente a los
criterios establecidos, cul es el criterio del GICUV que se est incumpliendo y qu
evidencia clara y objetiva soporta la decisin de establecer una debilidad.
DECLARACIN
CRITERIO INCUMPLIDO
EVIDENCIA
(Incumple, no se hizo,
fallo)
(Dnde, cundo,
cunto)
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Informe Preliminar
INFORME DE AUDITORA
FECHA DE LA AUDITORIA
DA
MES
AO
Informe Final
OBJETIVO
ALCANCE
EQUIPO AUDITOR
PROCESO
SUBPROCESO
DOCUMENTOS EXAMINADOS
FORTALEZAS
No.
DESCRIPCIN
Debilidades
Oportunidades
OBSERVACIONES
Equipo Auditor:
F-07-MP-13-01-01
V-05-2012
Auditado:
Cada auditor jefe deber entregar al auditor lder todos los soportes y
registros de la auditora llevada a cabo conjuntamente con el informe de
la auditora.
El auditor lder consolida la informacin de los informes preliminares en el informe
final y conserva los informes preliminares.
A P
V H
A P
V H
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Ciclo de Auditoras:
Fecha de Inicio:
Fecha de Finalizacin:
Auditor Evaluado:
Por favor califique de 1 a 5 los aspectos relacionados.
No.
Conocimiento tcnico
Relacin con
atencin, etc.)
Puntualidad
tica e imparcialidad
Mente abierta
Expresin verbal
Capacidad de escucha
10
11
12
13
auditado
No
aceptable
CALIFICACION AUDITADO
ASPECTO
el
Malo
TOTAL
A ceptabl
e
Bueno
Muy
bueno
TOTAL
PROMEDIO
(amabilidad,
OBSERVACIONES
Firma Evaluador
(Auditado):
Firma Evaluador
(Auditor jefe/lder):
Proceso Auditado:
F-06-MP-13-01-01
V-06-2013
A P
V H
de
los
las
las
los
Los documentos
El responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo
(segn se requiera):
Ubique, conozca, domine, tenga actualizados y
En la apertura
El responsable del proceso auditado:
Participa en el momento de la apertura y
Demuestran con evidencias objetivas que para la mejor gestin del proceso
Con respecto
oportunidades
al
tratamiento
inmediato
dado
las
debilidades