GESTION DOCUMENTAL

Se entiende por gestin documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas

para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la
recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los
documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa.

Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de

administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales bsicas eran
los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los
documentos de papel (y ms tarde los audiovisuales y los documentos en soportes
magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten hacer referencias cruzadas y
una larga lista de tcnicas de recuperacin de informacin mediante sistemas de
codificacin y clasificacin. Ms recientemente se fueron sumando a ellos los informticos,
que son cada vez ms necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticacin que van
alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque
los informticos benefician sustancialmente la gestin documental, aun los profesionales
en sistemas de informacin son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de
cada documento de soporte papel o electrnico.
El uso del ordenador en la gestin documental se inicia en la prctica a partir de la
experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglfonas, la Biblioteca del Congreso
de los Estados Unidos de Amrica y la British Library, que en los aos 60 del siglo XX
crean el formato bibliogrfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogacin
legible por mquina, para sus bases de datos. Unos aos ms tarde el uso de las
tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn en la administracin pblica y
privada, con el uso generalizado de bases de datos y la aparicin de los procesadores de
textos y otras aplicaciones ofimticas.
En la actualidad, coexisten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin documental:
desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los ms
sofisticados sistemas informticos que manejan no slo la documentacin administrativa
propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrnico, sino que adems controlan
los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los expedientes, capturan informacin
desde bases de datos de produccin, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de
archivos, bibliotecas, centros de documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas
y recuperar informacin de cualquier lugar.
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