Subsecretara de Educacin Superior

Direccin General de

Direccin General de Educacin Superior

Tecnolgica

Educacin Superior Tecnolgica

INSTITUTO TECNOLGICO DE LERMA

REPORTE DE INVESTIGACIN
Unidad 1
Componentes del sistema de informacion de la mercadotecnia.
PROFESORA:
Margarita Molina
PRESENTA:
DZIB CANUL ANA GUADALUPE
INGENIERA EN GESTIN EMPRESARIAL
LERMA, CAMP., 2016

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 1

INTRODUCCIN
En el presente trabajo se dar a conocer el tema referente a los sistemas de
informacin de la mercadotecnia; se explicarn sus componentes as como su
importancia
en
la
actualidad
en
las
distintas
empresas.
La informacin de marketing es un elemento crtico para conseguir un marketing
efectivo como consecuencia de la evolucin de un marketing local a un marketing
internacional y global; de la transicin de un marketing de satisfaccin de
necesidades bsicas a satisfaccin de caprichos; del cambio de la competencia en
precios, a la competencia en base a otros factores de diferenciacin.
Todas las empresas tienen un sistema de informacin de mercadotecnia
conectado con el medio externo, pero los sistemas varan mucho en su nivel de
sofisticacin. En muchos casos la informacin de las empresas no se encuentra
disponible, llega demasiado tarde o no se puede confiar en ella. Un creciente
nmero de empresas desarrolla actualmente pasos para mejorar su sistema de
informacin
de
mercadotecnia.
El sistema de informacin de mercadotecnia se compone de cuatro subsistemas.
El primero es el sistema de datos internos, que proporciona informacin sobre las
ventas, costos, inventarios, flujo de efectivo, etc. Muchas empresas han
informatizado estos datos para permitir un acceso a la informacin ms rpido y
comprensivo. El segundo subsistema es el de inteligencia de marketing, que
proporciona a los gerentes de marketing informacin diaria sobre el entorno de
marketing de la compaa y se puede mejorar si se poseen equipos de ventas
especficamente preparados, se compra informacin de fuentes sindicadas y se
disea
una
oficina
con
un
sistema
de
inteligencia.
El tercer subsistema est compuesto por la investigacin de marketing, que
supone la recogida de informacin relevante para resolver un problema concreto
en el que se encuentra inmersa la empresa. El proceso de investigacin de
marketing supone desarrollar cinco pasos: definir el problema y los objetivos de
investigacin, desarrollar el plan de investigacin, recoger la informacin,
analizarla y presentar los resultados. Una buena investigacin de marketing se
caracteriza por utilizar un mtodo cientfico, creativo, mltiples metodologas,
desarrollo de modelos y valoracin del coste/beneficio de la informacin. Por
ltimo, el cuarto subsistema est integrado por el sistema de apoyo a las
decisiones de marketing, que consiste en las tcnicas estadsticas y en los
modelos de decisin que asisten a los directores de marketing para mejorar sus
anlisis
y
decisiones.
UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 2

En esta primera unidad se ahondar en el tema de los elementos bsicos que

componen el SIM los cuales son: las interconexiones de los usuarios, las bases de
datos, el software de aplicaciones y los apoyos administrativos; as como tambin
en el primer subsistema que es el SISTEMA DE DATOS INTERNOS

Sistema de Informacin de Mercadotecnia

Sistema Se define como un conjunto de elementos que se interrelacionan y cuyo

conjunto tiene una finalidad.
La informacin Es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje
sobre un cierto fenmeno. La informacin permite resolver problemas y tomar
decisiones, ya que su uso racional es la base del conocimiento.
Marketing; segn Philip Kotler es el proceso social y administrativo por el que los
grupos e individuos satisfacen sus necesidades al crear e intercambiar bienes y
servicios.
Tambin se le ha definido como el arte o ciencia de satisfacer las necesidades de
los clientes y obtener ganancias al mismo tiempo. Un sistema de informacin, es
un conjunto organizado de procedimientos y mtodos que continuamente recopila,
clasifica, analiza, evala, almacena y distribuye informacin conveniente, oportuna
y exacta, para uso de quienes toman decisiones.
La mayora de los sistemas de informacin de mercadotecnia, son
computarizados. En un SIM computarizado, existen dos subsistemas mayores: el
sistema de recoleccin de datos y el de respaldo a la decisin.
Un sistema de informacin, es un conjunto organizado de procedimientos y
mtodos que continuamente recopila, clasifica, analiza, evala, almacena y
distribuye informacin conveniente, oportuna y exacta, para uso de quienes toman
decisiones.
La mayora de los sistemas de informacin de mercadotecnia, son
computarizados. En un SIM computarizado, existen dos subsistemas mayores: el
sistema de recoleccin de datos y el de respaldo a la decisin.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 3

Los SIM son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:

Equipo computacional
El Recurso Humano
Los datos o informacin
Los programas

1-. COMPONENTES DEL SISTEMA

El sistema se compone bsicamente de dos elementos:

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 4

internos
DATOS
Externos

Las que servirn para realizar de forma sistemtica las func

APLICACIONES

Herramientas de consulta

Si una empresa quiere mantener la rentabilidad de sus productos necesita conocer

las fuerzas fundamentales de su entorno. Cmo puede la direccin de la
empresa conocer a tiempo los cambios en las necesidades y deseos de sus
clientes, las nuevas iniciativas de la competencia, las nuevas formas de
distribucin, etc.? La respuesta es clara: la direccin debe desarrollar y mantener
un sistema de informacin de marketing y tener la habilidad de contar con un buen
sistema
de
investigacin
de
mercado.
La historia de las empresas nos dice que la direccin de las mismas dedic la
mayor parte de su atencin a la gestin del dinero, materiales, mquinas y
personas. La direccin puso poca atencin en el quinto gran recurso de la
empresa: la informacin. Es difcil encontrar directores satisfechos con su
informacin de marketing. Sus quejas son diversas: afirman que no saben dnde
encontrar informacin relevante sobre la compaa; que tienen excesiva
informacin su disposicin, pero demasiada poca realmente; que la informacin
les llega demasiado tarde; que dudan de la precisin de la misma, etc.
Existen tres hechos que apoyan la necesidad de sistemas de informacin de
marketing, con ms intensidad que en cualquier momento pasado:
* La evolucin de un marketing local a un marketing nacional e incluso global: A
medida que las empresas expanden la cobertura de su mercado, sus gestores
necesitan
cada
vez
ms
informacin.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 5

* La evolucin desde la mera satisfaccin y necesidades bsicas a la satisfaccin

de los deseos y caprichos de los compradores: A medida que se incrementa el
nivel de renta de los compradores, estos se hacen ms exigentes con el producto
a escoger. Los vendedores encuentran cada vez ms difcil predecir la respuesta
de los compradores a diferentes caractersticas que incorpore el producto, estilos y
otros atributos, a menos que posean datos de investigaciones de mercado.
* La evolucin de la diferenciacin de los productos por el precio hacia otros
satisfactores: A medida que los vendedores aumentan el uso de las marcas,
diferenciacin de producto, publicidad, promociones, etc., necesitan ms
informacin sobre la eficacia de cada una de estas herramientas de marketing.
Esta demanda explosiva de informacin se encuentra compensada, de alguna
manera, con la aparicin de un gran nmero de nuevas tecnologas de
informacin. Slo algunas empresas han desarrollado sistemas avanzados de
informacin marketing que proporcionan a la gestin de las compaas datos y
anlisis
actualizados
de
mercado.
Se puede definir a un sistema de informacin de marketing de la siguiente
manera:
Un sistema de informacin marketing (SIM) es el conjunto de personas, equipos y
procedimientos diseados para recoger, clasificar, analizar, valorar y distribuir a
tiempo la informacin demandada por los gestores de marketing.
Philip Kotler

1.1 Elementos del sistema.

Un sistema de Informacin de la mercadotecnia (SIM) es un grupo organizado en
marcha, de procedimientos y mtodos creados para generar, analizar, difundir,
almacenar y recuperar informacin para la toma de decisiones de marketing. El
SIM ideal tiene la capacidad para:
Producir informes peridicos y estudios ad hoc segn se necesiten.
Integrar los datos antiguos y nuevos para proporcionar actualizaciones de
informacin e identificar tendencias.
Analizar datos usando modelos matemticos que representen el mundo
real.
Permitir a los gerentes obtener respuestas a preguntas del tipo de "qu
pasar si".
Los Sistemas de Informacin de Mercadeo se sustentan en una Base de
Datos de Mercadeo.
1.1.1 INTERCONEXIONES DE USUARIOS
UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 6

Son aquellos procesos y equipo a travs de los cuales se usara el SIM y estos
incluirn:
*Tipos de computadoras a utilizar.
*Presentacin de la informacin (Papel o en la pantalla)
*Conocimientos requeridos para el uso del sistema.
*Hardware adicional para la produccin de informes y documentos.
El diseo de la interconexin del usuario deber tener un diseo cuidadoso y
meticuloso considerando las necesidades y trayectoria de los gerentes para que
estos lo vean como de gran valor para su desempeo diario.

BENEFICIOS

Informacin rpida menos cara y mas completa para la toma de decisiones

Informacin mas frecuente y detallada para directivos

Las capacidades de almacenamiento y recuperacin del SIM permiten

reunir gran variedad de datos y hacer uso de ellos

La empresa cuenta con una importante herramienta del control. Se vigila

constantemente el desempeo del producto, mercados, vendedores y otras
unidades de marketing de manera mas detallada

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 7

LIMITACIONES

La informacin no siempre es evidente

Puede resultar costoso obtener, organizar y almacenar los datos

Un SIM no es adecuado para resolver problemas imprevistos

Las interconexiones de usuario es la interface del usuario. Son aquellos procesos

y equipo a travs de los cuales los gerentes de mercadotecnia usarn el sistema
de informacin de marketing (SIM).
Estos incluirn a su vez:
Tipos de computadoras a utilizar.
Presentacin de la informacin (Papel o en la pantalla).
Conocimientos requeridos para el uso del sistema.
Hardware adicional para la produccin de informes y documentos.
El diseo de las interconexiones de los usuarios deber tener un esquema
cuidadoso y meticuloso; considerando las necesidades y trayectoria de los
gerentes de mercadotecnia para que estos lo vean y le den el gran valor que
requiere tener para su desempeo cotidiano.
1.1.2 BASES DE DATOS
La Base de Datos de Mercadeo (BDM) es la columna vertebral de cualquier
Sistema de Informacin y ms an en programas de mercadeo Uno a Uno. La
BDM est constituida por dos componentes fundamentales: el software de base de
datos y los datos.
La base de datos es la columna vertebral de cualquier sistema de informacin y
ms an en programas de mercadeo uno a uno. Las bases de datos sern un
conjunto bien organizado de archivos de datos que se puedan utilizar entre s.
Los gerentes de mercadotecnia contaran con 2 tipos de categoras de datos que
son:
Datos internos.- Informacin de la compaa reunida en forma constante y
UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 8

rutinaria de sus actividades como son el desplazamiento interno de sus recursos

entre departamentos, as como sus intercambios hacia su exterior.

Datos externos.- Toda la informacin obtenida por fuentes ajenas a la

compaa.
Para una correcta utilizacin del SIM se deber de contar con una BASE DE
DATOS RELACIONAL que este correctamente sistematizada y bien documentada.
Esto es; un conjunto organizado de datos con criterios bien determinados para que
exista una vinculacin con lgica entre los distintos elementos que la compongan.
Los datos de las bases de datos, estn constituidos por toda la informacin de
relevancia que pueda ser incluida en el SIM. Datos de los clientes, de la
competencia, de los distribuidores, de las transacciones, de las ventas, etc. Es
necesario un banco de datos para recoger y almacenar (administrar) la
informacin interna de la empresa para su posterior consulta.
Permiten recuperar una variedad de informacin til en la toma de decisiones
sobre mercadeo; incluir artculos de peridicos, publicaciones sobre noticias de
empresas, informe de gobierno, datos econmicos y bibliografas. La calidad de
los datos es el elemento fundamental para cualquier actividad o decisin
soportada sobre el SIM, para lo cual debe tener tres caractersticas
fundamentales: que sea fiable, (lo cual depende de la fuente), que sea homognea
(lo cual depende del mantenimiento peridico) y que sea actual.
Por calidad de los datos se entiende que los mismos estn debidamente
actualizados, que los gneros se correspondan con el de los receptores de la
informacin, que la ortografa sea correcta, que el registro efectivamente
pertenezca al Target que se quiere alcanzar, que contengan todos los datos
necesarios para contactar a las personas, etc. Esto implica que se deben cumplir
criterios precisos, los cuales habr que establecer, para incorporar datos a la base
de datos. Ms que la cantidad de datos lo realmente importante es su calidad.
Las bases de datos pueden contar con diversas fuentes de datos: Informacin de
clientes capturados a travs de diferentes actividades de ventas. Los datos de
esos listados deben ser diagnosticados, depurados y homogeneizados de acuerdo
a un mismo formato antes de ser incorporados a la base de datos. Esto implica
establecer los criterios que deben cumplir los datos de cada registro antes de ser
transcritos o importados a la base de datos. Informacin de clientes y prospectos

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 9

capturados a travs de programas especialmente diseados con este fin

Informacin de prospectos provenientes de fuentes externas Estos datos deben
ser sometidos a un diagnstico previo, para luego proceder a su normalizacin de
acuerdo a los estndares que se hayan acordado.
Fuente de Informacin en un formato electrnico que es continuamente
actualizada.
Este ser un conjunto bien organizado de archivos de datos que se puedan
utilizar entre si. Los gerentes de mercadotecnia contaran con 2 tipos de
categoras de datos que son:

Datos internos.- Informacin de la compaa reunida en forma constante y

rutinaria de sus actividades como son el desplazamiento interno de sus
recursos entre departamentos, as como sus intercambios hacia su exterior.

Datos externos.- Toda la informacin obtenida por fuentes ajenas a la

compaa.

Base de datos Interna

Data Warehouse. Almacena datos procedentes de diversos sistemas

operacionales de la empresa.

Base de datos Externa GIS (Sistema de informacin Geogrfica),

Gestor de bases de datos que permite almacenar, manipular y visualizar

datos con un componente geogrfico referido a datos especiales.

1.1.3 SOFTWARE DE APLICACIONES

1.1.1 Software de aplicaciones
Estos son aquellos programas utilizados por los gerentes de mercadotecnia para
el fcil acceso a los datos contenidos en el sistema de base de datos que ayudan
para el anlisis de la informacin necesaria sobre las decisiones de
mercadotecnia.
El sistema de procesamiento de transacciones (TPS) el cual se encarga de
registrar informacin sobre cuestiones operativas como los pedidos, los
procesos, los cobros y los pagos, etc.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 10

 En un estadio inmediatamente superior se encuentra el sistema de

informacin para la gestin (MIS) donde ya se analizan costes,
rentabilidades y planificaciones de produccin. En este caso, suele ser
empleado por la lnea de mandos intermedios.
Por encima de este sistema encontramos el sistema de soporte de
decisiones (DSS) que complementa al anterior con informacin ms general
sobre presupuestos anuales, controles de inventarios. Este sistema es
empleado por la lnea intermedia y por directivos de lneas funcionales.
Por ltimo, encontramos el sistema de informacin para la direccin (EIS)
en el que se ofrecen datos bsicos y claves sobre la marcha del negocio
para facilitar la planificacin a largo plazo. Este sistema es empleado por la
direccin general.
Estos son aquellos programas utilizados por los gerentes de mercadotecnia para
el fcil acceso a los datos contenidos en el sistema de base de datos que ayudan
para el anlisis de la informacin necesaria sobre las decisiones de
mercadotecnia.
Existen diversos tipos de software de bases de datos diseados para fines
distintos. El software de base de datos de mercadeo no debe ser una adaptacin
de otro tipo de software. Las caractersticas bsicas de un software de base de
datos de mercadeo son las siguientes:
Debe ser un software relacional
Debe permitir el almacenamiento de datos histricos
Debe permitir el almacenamiento de actividades de seguimiento
Debe contar con interfaces que sean "amigables" a los usuarios
Debe contener rigurosos elementos de seguridad
Debe permitir la interconexin con otras bases de datos
Debe permitir generar comunicaciones (cartas, faxes y correo
electrnico)
Debe permitir discado de nmeros telefnicos directamente desde las
pantallas
Debe contar con interfaces con la central telefnica para la realizacin
de discado predictivo
Debe permitir interconectividad con la central telefnica para que se
ejecuten las funciones propias de CTI (Computer Telephone Integration)
Debe estar en capacidad de contener mdulos de guiones de Tele
mercadeo con ayudas en lnea.
Debe contener tablas con informaciones diversas para ayuda a los tele
operadores y sus respectivos motores de bsqueda
Debe permitir la generacin de mltiples tipos de reportes y estadsticas

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 11

 Debe permitir el almacenamiento de grandes cantidades de registros sin

que merme su desempeo
Debe tener una gran flexibilidad para introducir modificaciones
Existen diversas plataformas para este tipo de software como: SQL Server y
Access, ambas de Microsoft, as como MySQL, PostgreSQL y Oracle, entre otras.
Las plataformas ms recomendadas para este tipo de software son SQL Server y
Accsses97, ambas de Microsoft. La mayora de las bases de datos de mercadeo
en Venezuela son desarrolladas en MS Access 97(cuando se manejan hasta
100.000 registros) y SQL Server 7 (cuando se manejan de 100.000 a varios
millones3 de registros).
1.1.4 APOYOS ADMINISTRATIVOS
Son aquellos que aportan las normas, procesos, procedimientos y personal para
que el SIM pueda funcionar de forma correcta para la toma de decisiones de
mercadotecnia.
El proceso administrativo en el marketing se resume en 3 etapas.
Planeacin
Instrumentacin
Evaluacin del desempeo
Planeacin
Es la etapa que consiste en seleccionar los mercados meta como disear un plan
estratgico para satisfacer sus necesidades.
En esta etapa del proceso se definen: las metas y objetivos de mercadotecnia por
alcanzar, las estrategias y tcticas para alcanzar dichos objetivos y metas as
tambin la mezcla de marketing para los mercados que se pretende atender.
Instrumentacin
Es la etapa operacional en la que una organizacin trata de poner en prctica los
planes de mercadotecnia que se han establecido. Esta etapa abarca las siguientes
actividades:
a) La organizacin de toda la compaa; con respecto a la creacin del
departamento de mercadotecnia.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 12

b) La integracin de personal de la organizacin.

c) La direccin de las actividades de mercadotecnia, en la cual intervienen
elementos como la delegacin, coordinacin, motivacin y comunicacin.
Evaluacin del desempeo
En esta etapa se determina la eficacia con la que se est esta obteniendo las
metas incluidas en el plan estratgico.
El proceso de evaluacin se consideran los siguientes pasos:
a) Averiguar lo que ocurri
b) Averiguar porque ocurri
c) Decidir que hacer al respecto
Son aquellos que aportan las normas, procesos, procedimientos y personal para
que el sistema de informacin de mercadotecnia (SIM) pueda funcionar de forma
correcta
para
la
toma
de
decisiones
de
mercadotecnia.
Tambin se les conoce como sistema de apoyo a las decisiones de marketing
(S.A.D.E.M.)
y
se
puede
definir
como:
El conjunto de modelos y herramientas estadsticas, que contando con los
equipos informticos de la empresa, asiste a los ejecutivos en el anlisis de los
datos
con
objeto
de
mejorar
sus
decisiones
de
marketing.
Dada la compleja naturaleza de los mercados modernos y de las actividades de
marketing, sus ejecutivos necesitan familiarizarse con herramientas sofisticadas
de
anlisis
de
mercado
y
modelos
de
toma
de
decisin.
Teniendo en cuenta que los ejecutivos cada vez reciben una mayor formacin
sobre la investigacin de marketing, a la vez de otros tipos de formacin en los
que se emplean herramientas estadsticas avanzadas anlisis de regresin
mltiple, anlisis de optimizacin, etc., ser imprescindible que comprendan
dichas herramientas suficientemente, con objeto de revisar los datos crticamente.
Adems, teniendo en cuenta que muchas empresas proporcionan informacin en
red, los ejecutivos de marketing del futuro debern ser capaces de desarrollar sus
propios anlisis.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 13

La computadora es para el ejecutivo de marketing lo que la cabina de control para

el piloto de aviacin, proporcionando al director de marketing "el instrumental de
vuelo" para llevar los negocios en la direccin correcta. Un creciente nmero de
programas de software ayuda a los directores de marketing a analizar, planificar y
controlar
sus
operaciones.
Estos programas proporcionan una importante ayuda para el diseo de estudios
de investigacin, de segmentacin de mercados, de establecimiento de precios,
presupuestos de publicidad, de anlisis de medios, de planificacin de la fuerza de
ventas,
etc.
Un sistema de software, llamado Metaphor ayuda a los gerentes de marca mejorar
la gestin de sus bases de datos internas y externas y ayudarles a una toma de
decisiones ms rpida y eficaz. Continuamente estn apareciendo nuevos
programas de software que emplean sistemas expertos; y/o inteligencia artificial.
Existe un sistema que ayuda a los publicistas a seleccionar el tema que consiga
incrementar las compras en bienes de consumo; otro ayuda a los directores a
planificar
de
una
forma
ms
efectiva
sus
promociones.
Aquellas empresas que proporcionen ms informacin a sus ejecutivos, se
situarn en una posicin ms competitiva que aquellas organizaciones que se
limiten
a
dar
slo
la
informacin
necesaria.

1.2 EL SISTEMA DE INFORMACIN INTERNO.

El sistema de informacin interna de mercadotecnia es un sistema que ayuda a la
parte administrativa de la empresa ya que controla el ciclo de todas las
operaciones de compra y venta que realiza la empresa de una forma segura,
confiable y de acuerdo con la legislacin vigente; proporciona herramientas de
vanguardia tecnolgica que permite una administracin y comercializacin
eficiente, adems de que se mantiene informado oportunamente de cada
operacin
de
la
empresa.
El uso de sistemas de informacin permite que la informacin se encuentre
actualizada en todo momento para que cuando se requiera de tomar una decisin
rpida se realiza correctamente y con un mnimo de error, este sistema de
informacin interna permite un mejor control sobre el negocio y una reduccin muy
significativa en el tiempo invertido, ya que automatiza los procesos, optimiza sus
recursos humanos y tecnolgicos y facilita la supervisin del estado real de la
empresa en cualquier momento.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 14

Los gerentes de marketing basan su trabajo en informes internos de pedidos,

ventas, precios, costos, niveles de inventario, cuentas por cobrar, cuentas por
pagar, etc. Al analizar esta informacin pueden detectar importantes amenazas y
oportunidades.
La informacin interna es inherente a las organizaciones. Y es que, una empresa
es, al fin y al cabo, un conjunto de personas que interaccionan intercambiando
informacin. Por ello, la informacin interna en una organizacin se considera
mucho ms importante (su volumen es generalmente mayor) que la informacin
externa. La informacin debe fluir en la empresa sin ningn obstculo, y evitar
toda situacin de estancamiento, ya que es la forma ms adecuada de sacar el
mayor
provecho
a
la
informacin
que
maneja.
La informacin tiene un carcter instrumental, no finalista, y sirve de soporte en
todos los mbitos de la empresa. Ya no puede ser considerada como un mero
soporte o apoyo de las actividades de la empresa, sino como uno de sus
principales
recursos
o
activos.
Cuando se afirma que la informacin es un recurso estratgico en la empresa, se
quiere decir que la informacin es vital, e implcitamente, que la funcin
desempeada por quienes se dedican a manejar informacin en las empresas
debera ser ms valorada. Las empresas empiezan a darse cuenta de que el
verdadero objetivo de las tecnologas de la informacin debe ser el
aprovechamiento
estratgico
de
la
informacin.
Las caractersticas le confieren a la informacin un valor dentro la empresa son las
siguientes:
1. Relevancia. La empresa debe decidir qu informacin del entorno y para quin
es relevante, ya que las decisiones estratgicas adoptadas sin la informacin
correcta
pueden
causar
un
desastre
organizativo.
2. Calidad. La informacin debe ser precisa para tener calidad, y su coste aumenta
a
medida
que
la
calidad
sube.
3. Riqueza y cantidad. La riqueza hace referencia a la capacidad de transporte de
un canal de comunicacin. Los canales que transportan mucho significado son
ricos (comunicacin oral), y aquellos que transmiten menos significado, pobres
(medios de comunicacin escritos). En cuanto a la cantidad, debe haber suficiente
informacin
para
poder
desarrollar
el
trabajo.
4. Temporalidad. La rapidez es un factor importante a la hora de utilizar la
informacin. Por ello, la comunicacin escrita es un medio de comunicacin pobre
por la tardanza en elaborar los informes, es decir, su informacin puede quedar
UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 15

obsoleta.
5. Accesibilidad. Es una de las caractersticas ms importantes de la informacin.
Es determinante para el usuario la facilidad de acceso a la fuente de informacin,
aunque
sta
pueda
ser
de
menos
calidad.
6. Simbolismo. La informacin posee un valor simblico, ya que la posesin de
determinada informacin por determinados usuarios confiere un prestigio a esa
persona, aunque no le sea a sta de utilidad.
1.2.1 Informacin de compras y cuentas por pagar
Las cuentas por pagar son deudas que tiene su empresa por concepto de bienes y
servicios que compra a crdito. Llevar un registro de lo que debe y cundo son los
vencimientos le permitir gozar de una buena situacin crediticia y retener su
dinero el mayor tiempo posible.
En su registro de cuentas por pagar deber registrar la siguiente informacin:
fecha de la factura, nmero de factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago,
importe pagado, saldo (si corresponde) y nombre y direccin del proveedor.

DATOS DEL PROVEEDOR

Nit, nombre, direccin, ciudad, cantidad, descripcin, crditos,

costos, fechas.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 16

INFORMACION DE COMPRA

Factura (referencia, fecha, forma de pago, Nit, direccin, articulo,

cantidad, valor unitario, valor total, subtotal, IVA, rete fuente, costo
total)

INFORMACION DE TESORERIA

Comprobante de egreso (nm.; ciudad, fecha, valor pagado a, por

concepto de contabilizacin, firma, sello de beneficiario, costo, Nit)

Informacin de compras
La organizacin debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los
requisitos de compra especificados. El tipo y alcance del control aplicado al
proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto
adquirido en la posterior realizacin del producto o sobre el producto final.
Lo importante a resaltar en esta parte de la norma es que dependiendo del rol que
desempee el producto a comprar dentro del bien que elabora nuestra empresa,
as de acucioso ser el control que debemos ejercer tanto del proveedor como del
producto a comprar, por ejemplo si nuestra organizacin fabrica automviles, ser
muy diferente el control que ejerceremos sobre las pastillas para frenos que el
ejercido sobre las manijas internas de las puertas que permiten levantar sus
vidrios.
Lo otro que se plantea es el de asegurarnos "que el producto adquirido cumple los
requisitos de compra especificados" esto es apenas lgico si queremos
garantizarle al cliente que el producto elaborado por nuestra organizacin colmar
sus expectativas (por ejemplo en cuanto a su funcionamiento).
"La organizacin debe evaluar y seleccionar los proveedores en funcin de su
capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la
organizacin. Deben establecerse los criterios para la seleccin, la evaluacin y la
re-evaluacin. Deben mantenerse los registros de los resultados de las
evaluaciones y de cualquier accin necesaria que se derive de las mismas".
Este tem es muy importante ya que nos permite ir descartando proveedores que
no cumplan con nuestras necesidades y expectativas o mantener a aquellos
querenan los requisitos de nuestra organizacin.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 17

Cuando se habla de criterios para la seleccin del proveedor generalmente deben

estar incluidos los siguientes tems:
*
Oportunidad
* Precios

de

entrega

de

los

productos

solicitados

* Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o el lugar establecido por

nosotros)
* Cantidad de productos de acuerdo a nuestra solicitud
* Marca o especificaciones solicitada por nosotros
* Estabilidad financiera
* Credibilidad en el mercado
* Informacin oportuna acerca de nuestro pedido
* Respaldo de garanta en caso de existir no conformidades en los productos
solicitados.
Como deben mantenerse registros de los resultados de estas evaluaciones
sugiero disear una lista de chequeo por proveedor con filas y columnas que
incluyan los tems anteriormente relacionados y columnas de si cumple o no
cumple, esto permite realizar cuadros comparativos por proveedor y seleccionar el
que ms se adecue a los requisitos de nuestra organizacin. En caso de ocurrir
divergencias de tipo legal o de otro tipo con algn proveedor, deben registrarse en
algn formato adecuado al caso, esto permite evitar cometer este tipo de errores
en el futuro.
La informacin de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo,
cuando sea apropiado:
a) La calidad de los productos suministrados por el proveedor depender en gran
medida de la informacin acerca de los requisitos suministrada por nuestra
organizacin; para ello debemos apoyarnos si es necesario en catlogos con
especificaciones claras o en demostraciones por parte del proveedor de los
posibles productos a adquirir. Solo cuando tengamos la claridad suficiente es
cuando debemos proceder a la elaboracin y definicin de dichos requisitos.
b) Requisitos para la aprobacin del producto, procedimientos, procesos y
equipos,
c) En aquellos casos en que la organizacin adquiera equipos que lleven
involucrada una tecnologa para su manejo o montaje y dentro de la compra est

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 18

incluida la capacitacin o asesora de nuestro personal, debemos establecer

requisitos (tales como experiencia y dems) para la persona suministrada por el
proveedor
para
ejercer
dicha
capacitacin
o
asesora.
d)
Requisitos
para
la
calificacin
del
personal,
y
e)
Requisitos
del
sistema
de
gestin
de
la
calidad.
Por ser el proceso de compras uno de los ms vulnerables dentro de la
organizacin en cuanto al manejo inadecuado debido a las transacciones
monetarias que en l se efectan y los intereses que entran en juego, se requiere
que las personas que participan directamente en el, sean personas honestas y de
buena reputacin dentro de la organizacin; Igualmente debe quedar claro las
responsabilidades y autoridades dentro de todo el proceso; es necesario que
aquellas reas como produccin y almacn participen activamente en la definicin
de los requisitos. Si la organizacin se decide por la creacin de un rea o
departamento de compras, debe dotarse de la infraestructura necesaria
incluyendo la parte de comunicaciones para un desempeo eficaz del sistema. La
organizacin debe asegurarse de la adecuacin de los requisitos de compra
especificados
antes
de
comunicrselos
al
proveedor.
Es necesario que antes de comunicar el listado de los requisitos de compra al
proveedor, se obtenga el visto bueno de aquellas reas que se veran
directamente afectadas si no se cumple con dichos requisitos, esto permite
realizar las correcciones que sean necesarias antes de que la informacin llegue a
manos
del
proveedor.
Informacin

de

cuentas

por

pagar

Las cuentas por pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales
(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisicin de activos fijos o
contratacin
de
inversiones
en
proceso.
Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como cuentas por pagar a
corto plazo y si su vencimiento es a ms de doce meses, en cuentas por pagar a
largo
plazo.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de stos por
cada documento de origen (fecha, nmero del documento e importe) y por cada
pago efectuado. Tambin deben analizarse por edades para evitar el pago de
moras o indemnizaciones. Las cuentas por pagar a largo plazo al finalizar cada
perodo econmico, deben reclasificarse a corto plazo, (las exigibles el ao
prximo).
UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 19

Naturaleza de la Cuenta: Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por

cobrar, pero, por supuesto, en lugar de controlar los crditos a favor de la
empresa, estas cuentas controlarn deudas de la empresa. Son los contratos que
tienen como garanta bienes inmuebles. Se entiende por inmuebles, los terrenos y
edificios que son bienes permanentes, duraderos y no consumibles rpidamente.
Naturaleza del Saldo: Es por naturaleza de un saldo acreedor ya que representa
deudas que la empresa tiene con sus proveedores al momento de realizar una
compra
al
crdito.
Dinmica Contable: Se abona cuando registramos una factura o un documento de
compra al crdito y se carga cuando registramos el pago por dicho documento.
Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales
(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisicin de activos fijos o
contratacin de inversiones en proceso. Si son pagaderas a menor de doce meses
se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a ms
de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de stos por
cada documento de origen (fecha, nmero del documento e importe) y por cada
pago efectuado. Tambin deben analizarse por edades para evitar el pago de
moras o indemnizaciones.
Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada perodo econmico, deben
reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el ao prximo).
PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Cuentas por Pagar

Deben separarse las funciones de recepcin en el almacn, de autorizacin

del pago y de firma del cheque para su liquidacin.

Es preciso conciliar peridicamente los importes recibidos y pendientes de

pago segn controles contables, con los de los suministradores.

Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de

cada Factura, su correspondiente Informe de Recepcin (cuando proceda)
y el cheque o referencia del pago, cancelndose las Facturas con el cuo
de Pagado.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 20

Es preciso mantener al da los Submayores de Cuentas por Pagar, los de

Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.

Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse

por cada Factura recibida y cada pago efectuado; as como por edades y
analizarse por el Consejo de Direccin.

Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben

controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente
recibido.

Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los

Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de
control correspondientes.

PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:

Cuentas por Pagar a Corto Plazo.

Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analtico por

deudores.

Verificacin de los documentos en los expedientes de pago por acreedores

(proveedores).

Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza

de estas cuentas).

Anlisis por edades determinando los adeudos vencidos (ms de 30 das).

Verificar los convenios de pagos suscritos.

Cuentas por Pagar Diversas.

Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas

conforme a su contenido, comprobando su cuadre contable as como
analizar por edades para determinar las envejecidas (ms de das).

Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de

pago, as como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.

Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de

las operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor
Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 21

Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.

Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta

cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analtico por
acreedores.

Anlisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan

exclusivamente los que exceden de un ao.

Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos,

convenios, etc.).

Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.

Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, as como las

partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).
1.2.2 INFORMACIN DE INVENTARIOS

Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o
servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems
de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o
mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin
de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de
aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo
contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como
tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin
econmica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn
listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el
almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas.
Por medio del siguiente trabajo se darn a conocer algunos conceptos bsicos de
todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, mtodos, sistema y control.
El mdulo de inventarios permite manejar fcilmente las bodegas y/o almacenes
de la empresa. Desde almacenes de productos para la venta hasta almacenes de

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 22

insumos y materiales para el consumo en los diferentes procesos de la empresa.

Maneja tambin almacenes de producto terminado en la empresa y su costeo.

CARACTERSTICAS:
Permite el manejo de hasta 32000 bodegas, limitado nicamente por las
capacidades del computador.
Cdigos de elementos de control de hasta 20 caracteres.
Permite conocer las cantidades y costo de los productos en bodega por el
mtodo del promedio ponderado.
Permite saber el costo del inventario y mantenerlo sincronizado con la
contabilidad.
Calcula automticamente los ajustes por inflacin a inventarios en los
cierres de mes.
Utilizar el sistema de inventario permanente.
Permite conocer los proveedores de los elementos y los precios de compra
ltimos o histricos.
Permite ejercer un control total de las existencias de productos.
Permite conocer los consumos de materia prima en las diferentes
actividades, centros de costos, procesos o lneas de produccin de la
empresa.
Permite el embodegamiento de productos por centros de costos o
departamentos, realizando en forma automtica los asientos
correspondientes a inventarios y contabilidad.

Operaciones:

Operacin para el registro de consumos en los diferentes centros de costos

de la empresa.
Operacin para el registro de ajustes de inventario.
Operacin para el registro de embodegamientos de productos de las lneas
de produccin o de los centros de costos de produccin.
Operacin para el traslado de productos entre inventarios.
Operacin para el registro de devoluciones en compras.
Operacin para el registro de devoluciones en ventas.
Operacin de movimiento universal de inventarios.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 23

Relacin ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a

una fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que
representa el valor de las mercancas existentes en un almacn. En trminos
generales, es la relacin o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes
a una persona o comunidad, hecha con orden y claridad. En contabilidad, el
inventario es una relacin detallada de las existencias materiales comprendidas en
el activo, la cual debe mostrar el nmero de unidades en existencia, la descripcin
de los artculos, los precios unitarios, el importe de cada rengln, las sumas
parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario.
Tipos de inventarios
Inventarios finales: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal,
normalmente el 31 de diciembre.
Inventarios peridicos: aquel que se realiza cada determinado tiempo
dentro de una empresa.
Inventarios iniciales: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la
empresa. Solo se documenta los bienes existentes en el o en los das de
elaboracin. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que
suele ser el 1 de enero.
Inventarios de liquidacin legal.
Inventarios de Productos en Proceso de Fabricacin: Lo conforman los
bienes que ha adquirido una Empresa de tipo Manufacturera o Industrial y
estn en proceso an de manufactura. La forma de cuantificarlos se hace
mediante la cantidad de materiales, mano de obra y o gastos de
fabricacin, aplicables a la fecha de cierre.
Inventarios de Materias Primas: Est formado por los materiales que se
requieren para la elaboracin de los productos y que an no se han
procesado de ninguna manera.
Inventarios de Suministros de Fbrica: Incluye todos aquellos materiales
que se utilizan para la elaboracin de los productos, pero que no se pueden
cuantificar exactamente, por mencionar algunos como; pintura, lija, clavos,
lubricantes, etc.
Inventarios de Produccin en Proceso
Inventarios de Productos Terminados: Se refiere a todos aquellos que
adquieren Empresas Manufactureras o Industriales y despus modifican o
transforman para venderlos como productos elaborados por ellos.
Inventarios de Materiales y Suministros.
Inventarios puntuales.
Inventarios forestales.
Inventarios de gestin.
Inventario perpetuo: Nos ayudan a preparar los estados financieros por
periodos de tiempo (mensual, trimestral o de manera provisional) El negocio
puede calcular el costo del inventario final y el costo de las mercancas
vendidas directamente, sin realizar un inventario.
UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 24

Inventario fsico.
inventario mixto.
Inventario en trnsito.
Inventario en consignacin.
Inventario mximo.
Inventario mnimo.
Inventario disponible.
Inventario en lnea.
Inventario agregado.
Inventario en cuarentena.
Inventario de previsin.
Inventario de mercaderas.
Inventario de fluctuacin.
Inventario de anticipacin.
Inventario intermitente.
Inventario de lote o de tamao de lote.
Inventario estacional.
Inventario permanente.
Inventario cclico: permite contar con ms frecuencia los artculos de alta
rotacin que los artculos obsoletos.
Inventario Cero.
1.2.3 MERCADOTECNIA.

Para la American Marketing Asociation (A.M.A.):

"La mercadotecnia es una funcin de la organizacin y un conjunto de
procesos para crear, comunicar y entregar valor a los clientes, y para manejar
las relaciones con estos ltimos, de manera que beneficien a toda la
organizacin..." [5].

Para Philip Kotler, autor del libro "Direccin de Mercadotecnia":

"La mercadotecnia es un proceso social y administrativo mediante el cual
grupos e individuos obtienen lo que necesitan y desean a travs de generar,
ofrecer e intercambiar productos de valor con sus semejantes" [1].
Para Jerome McCarthy, Premio Trailblazer de la American Marketing
Asociation:
"La mercadotecnia es la realizacin de aquellas actividades que tienen por
objeto cumplir las metas de una organizacin, al anticiparse a los

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 25

requerimientos del consumidor o cliente y al encauzar un flujo de mercancas

aptas a las necesidades y los servicios que el productor presta al consumidor o
cliente".
Para Stanton, Etzel y Walker, autores del libro "Fundamentos del
Marketing":
"La mercadotecnia es un sistema total de actividades de negocios ideado
para planear productos satisfactores de necesidades, asignarles precios,
promover y distribuirlos a los mercados meta, a fin de lograr los objetivos de la
organizacin" [2].
Para John A. Howard, de la Universidad de Columbia
La mercadotecnia es el proceso de:
1
2
3
4
5

Identificar las necesidades del consumidor.

Conceptualizar tales necesidades en funcin de la capacidad de la empresa
para producir.
Comunicar dicha conceptualizacin a quienes tienen la capacidad de toma
de decisiones en la empresa.
Conceptualizar la produccin obtenida en funcin de las necesidades
previamente identificadas del consumidor
Comunicar dicha conceptualizacin al consumidor "

Para los consultores Al Ries y Jack Trout, autores del libro "La Guerra
de la Mercadotecnia":
El trmino mercadotecnia significa "guerra". Ambos consultores, consideran que
una empresa debe orientarse al competidor; es decir, dedicar mucho ms tiempo
al anlisis de cada "participante" en el mercado, exponiendo una lista de
debilidades y fuerzas competitivas, as como un plan de accin para explotarlas y
defenderse de ellas.

En sntesis, y complementando las anteriores definiciones, planteo la

siguiente definicin de mercadotecnia:
La mercadotecnia es un sistema total de actividades que incluye un
conjunto de procesos mediante los cuales se identifican las necesidades o deseos
existentes en el mercado para satisfacerlos de la mejor manera posible al
promover el intercambio de productos y/o servicios de valor con los clientes, a
cambio de una utilidad o beneficio.

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 26

Anlisis Estructural de la Definicin de Mercadotecnia:

Tomando en cuenta las anteriores definiciones, se puede identificar un
conjunto de "elementos crticos" que conforman la estructura bsica de
la mercadotecnia, los cuales, revelan su verdadero alcance, como se detalla a
continuacin:
1. La mercadotecnia es un proceso social y administrativo: Se considera
un proceso social porque intervienen grupos de personas, con necesidades,
deseos y demandas. Segn Kotler, el punto de partida de la disciplina de la
mercadotecnia radica en las necesidades y deseos humanos [1].
Adems, se considera un proceso administrativo, porque la mercadotecnia
necesita de sus elementos bsicos, como son: la planeacin, la
organizacin, la implementacin y el control, para el desarrollo de sus
actividades.
Ambas caractersticas bsicas y que forman parte de la "definicin de
mercadotecnia", nos ayudan a recordar dos puntos muy importantes:
1. La mercadotecnia es realizada por personas y dirigida hacia
personas (proceso social): Este aspecto es fundamental para no
perder de vista la "humanizacin" de sus distintas actividades.
2. La mercadotecnia necesita ser administrada: Hoy en da no es
suficiente tener ideas brillantes, hay que planificarlas, organizarlas,
implementarlas y controlarlas, para de esa manera, incrementar las
posibilidades de xito y que la empresa sea ms competitiva.
2. La mercadotecnia promueve el intercambio de productos de valor con
sus semejantes: Intercambio es el acto en el que alguien obtiene algo (p.
eje. un producto o servicio) entregando alguna cosa a cambio (p. eje.
dinero).
Segn Philip Kotler, para que el intercambio tenga lugar deben reunirse
cinco condiciones: 1) Que existan al menos dos partes, 2) que cada parte
posea algo que pueda tener valor para la otra parte, 3) que cada parte sea
capaz de comunicarse y hacer entrega, 4) que cada parte tenga libertad
para aceptar o rechazar la oferta, 5) que cada parte considere que es
apropiado o deseable negociar con la otra parte. Teniendo esto en cuenta,
se puede llegar a la conclusin de que la mercadotecnia promueve los
procesos de intercambio para lograr la satisfaccin de todas las partes que
intervienen en l.
3. La mercadotecnia es una funcin de la empresa: En un sentido amplio,
una empresa est compuesta por diferentes departamentos (p. ej.
Finanzas, Recursos Humanos, Marketing, etc...); los cuales, realizan
diversas funciones pero de una forma coordinada entre s.
La mercadotecnia, por su parte, es una funcin porque comprende una
serie de actividades (identificacin de oportunidades, investigacin de
mercados, formulacin de estrategias y tcticas, etc...) con objetivos
propios, pero que estn estrechamente interrelacionados con los otros

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 27

4.

5.

6.

7.

8.

9.

departamentos, para de esta manera servir a los objetivos globales de la

empresa [6].
La mercadotecnia est orientada a la identificacin y satisfaccin de
necesidades y deseos: Las necesidades estn relacionadas con los
satisfactores bsicos (alimento, abrigo, vivienda, seguridad), en cambio, los
deseos tienen que ver con los satisfactores especficos (por ejemplo: una
hamburguesa Mc Donald para saciar el hambre). Por tanto, una de las
tareas ms importantes de la mercadotecnia es identificar las necesidades
y deseos que existen en el mercado, para luego, satisfacerlos de la mejor
manera posible con un producto o servicio, lgicamente, a cambio de una
utilidad o beneficio.
La mercadotecnia evala
la
capacidad
productiva
de
la
empresa: Segn John A. Howard, una de las funciones de
la mercadotecnia consiste en conceptualizar las necesidades o deseos del
mercado meta en productos o servicios de acuerdo a la capacidad
productiva
de
la
empresa.
Para cumplir esta funcin, los mercadlogos necesitan evaluar las reales
capacidades productivas de la empresa por 3 razones fundamentales:
Asegurar la calidad, conocer el "tope" de su capacidad productiva y
determinar los puntos de equilibrio.
La mercadotecnia utiliza
un
sistema
total
de
actividades
comerciales: Un sistema es un conjunto de elementos que actan e
interactan entre s para lograr objetivos determinados en un periodo de
tiempo
especfico.
Entonces, la mercadotecnia es un sistema porque tiene un conjunto de
elementos que actan e interactan entre s para coadyuvar al logro de los
objetivos de la empresa.
La mercadotecnia debe cumplir las metas de la empresa para
mantenerla en vigencia: Las actividades de mercadotecnia se realizan
para coadyuvar al logro de aquellos objetivos (a corto, mediano y largo
plazo) que la empresa se ha propuesto. Para ello, debe participar de forma
sinrgica con todas las dems actividades (financiera, administrativa,
produccin, etc...).
La mercadotecnia se encarga de las relaciones con los clientes en
beneficio de la organizacin: "No tenemos un departamento de
mercadotecnia: tenemos un departamento de clientes" afirma el Director
General
de
Southwest
Airlines,
Hell
Kellner
[7].
Esta afirmacin muestra la conviccin de una empresa orientada a
mantener relaciones a largo plazo con sus clientes, lo cual, es sin lugar a
dudas, una de las actividades ms importantes de la mercadotecnia. En
todo caso, el establecer vnculos permanentes entre la empresa y los
clientes con la finalidad de generar (si es posible) "clientes de por vida", es
uno de los objetivos ms importantes de la mercadotecnia moderna.
La mercadotecnia es un instrumento para competir con otras
empresas: Segn Al Ries y Jack Trout, todas las empresas tienen un
segmento que conquistar y competidores que vencer o de quienes
defenderse [3]. Esta definicin, recuerda el principio bsico de que ninguna

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 28

empresa es una "isla"; por lo tanto, necesita interiorizarse de las

caractersticas de sus clientes y de las debilidades y fortalezas de sus
competidores; para luego, establecer un plan de accin que le permita
posicionarse, defenderse y atacar.
La empresa que quiera realizar un diseo de sistema de informacin orientado al
usuario (mercadotecnia) debe evitar caer en ciertas rutinas. En primer lugar, puede
crear un sistema que proporcione demasiada informacin. Cuando el director llega
a la oficina cada maana encuentre normalmente montaas de estadsticas de
datos, que o bien ignora, o le hacen emplear demasiado tiempo en su anlisis. En
segundo lugar, puede crear un sistema que proporcione informacin demasiado
actual. Los directores podran, por tanto, terminar con una reaccin excesiva ante
cualquier pequeo contratiempo en las ventas.
El sistema de informacin marketing de la empresa debe representar un equilibrio
entre lo que los directores piensan que necesitan, lo que realmente necesitan y lo
que es realizable en trminos econmicos. Una decisin til es designar un comit
responsable del sistema interno de informacin marketing que entrevistar a un
grupo representativo de ejecutivos de marketing, directores de producto, directores
de ventas y representantes para identificar sus necesidades de informacin.
El comit del SIM dedicar especial atencin a los deseos y quejas ms fuertes y
al mismo tiempo, eliminar parte de las demandas de informacin ya que algunos
ejecutivos, con grandes ansias de informacin, listan excesivas necesidades que
no distinguen lo que es agradable conocer y lo que es necesario. Es por ello por lo
que el comit debe determinar lo que los ejecutivos necesitan conocer para ser
capaces de tomar decisiones responsables. El sistema de informacin marketing
debe disearse de forma que proporcione los datos para poder tomar las
decisiones de marketing ms apropiadas.
1.2.4 CONTABILIDAD.
CONCEPTO DE CONTABILIDAD.

Segn el libro CONTABILIDAD BSICA Y DOCUMENTOS MERCANTILES

por Ayaviri Garca Daniel, describe el Concepto de Contabilidad como:
La Ciencia y/o tcnica que ensea a clasificar y registrar todas las
transacciones financieras de un negocio o empresa para proporcionar
informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre la
actividad [1].
De igual manera, el mismo autor plantea: La Definicin de Contabilidad,
como: Ciencia y rama de las matemticas, que tiene por objeto llevar

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 29

cuenta y razn del movimiento de las riquezas pblicas y privadas con el fin
de conocer sus resultados" [2].
Por otro lado segn McGraw-Hill en su coleccin La BIBLIOTECA
MCGRAW-HILL DE CONTABILIDAD conceptualiza: La contabilidad como
un sistema de informacin, cuya finalidad es ofrecer a los interesados
informacin econmica sobre una entidad. En el proceso de comunicacin
participan los que preparan la informacin y los que la utilizan [3].
Segn el libro TEMAS DE CONTABILIDAD BASICA E INTERMEDIA del
Autor Tern Gandarillas Gonzalo J., precisa al Concepto de Contabilidad,
de la siguiente manera: La contabilidad es un instrumento de
comunicacin de hechos econmicos, financieros y sociales suscitados en
una empresa, sujeto a medicin, registracin e interpretacin para la toma
de decisiones empresariales [4].
Segn el Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados (AICPA),
establecen la Definicin de Contabilidad, de la siguiente manera: "La
Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera
significativa y en trminos de dinero, transacciones y eventos que son en
parte, por lo menos, de carcter financiero e interpretar los resultados de
estos" [5].
Es indudable que el concepto de contabilidad como tcnica de
informacin ha logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de
considerarla slo un registro de hechos histricos, en la actualidad es una
herramienta intrnsecamente informativa, que es utilizada para facilitar el proceso
administrativo y la toma de decisiones internas (dentro de la misma organizacin,
este tipo de decisin implica variacin en el desarrollo habitual del negocio u
empresa) y externas (genera una conducta sobre el entorno de la empresa
vinculada con proveedores, bancos y accionistas, etc.).

CONCLUSIN
Se puede concluir que toda la informacin que es obtenida por parte de las
diferentes organizaciones a travs de la mercadotecnia es un elemento de mucho
valor para conseguir que sta cumpla su objetivo, el de satisfacer las necesidades
y deseos humanos.
Primero que nada cualquier empresa debe empezar desde dentro obteniendo
diversos tipos de informacin, desde quienes son sus clientes, sus proveedores,
su situacin contable, etctera para poder crear una estrategia interna con todos
esos datos recabados.
UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

PGINA 30

Ahora bien para que el sistema de datos internos funcione correctamente debe
haber una sinergia entre los componentes de ese sistema iniciando con las
interconexiones de usuarios, en esta caso se trata de las personas que harn uso
de la informacin, es decir, los gerentes de mercadotecnia o gerentes en general;
despus las bases de datos, que es se podra decir, el elemento ms importante
ya que sin stas no se podra conocer quines son los clientes, los proveedores,
entre otras cosas y sera muy complicado poder reunir la informacin que
complemente a estas bases de datos; en tercer lugar, se debe contar con un
software especializado para poder utilizar de manera adecuada la gran cantidad
de informacin que se generar en la recopilacin de datos para la creacin de las
bases de datos, uno de los programas ms usados es Access de Microsoft; y por
ltimo debe existir un sistema de apoyos administrativos para complementar toda
la informacin que se recopile para el sistema, como son los modelos y
herramientas que la estadstica aporta y que sern de gran utilidad para la toma
de decisiones por parte de los directivos de cualquier organizacin.
Todo lo anterior conforma lo que es el primer subsistema del SIM, es decir, el
subsistema de datos internos, que desde mi punto de vista es la base de todas las
dems partes que siguen, ya que sin ste, las dems partes estaran errneas y
no tendran informacin confiable.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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Implementacin y Control. 8 Edicin. Mxico: Prentice Hall, 1996, pp.
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